第三部 交付決定後の各種変更手続きについて 63
第三部目次 1. 様式の作成 提出方法について 2. 電子申請システムを通じて様式を作成する手続き 3. よく行われる よく問い合わせのある手続きについて 1. 研究代表者が所属研究機関を変更した場合 2. 補助事業者 ( 研究分担者 ) を変更する場合 3. 補助事業を廃止する場合 4. 助成金を前倒し請求する場合 ( 基金 一部基金のみ ) 4. その他の手続きについて 1. 2 年度目以降の助成金の請求について ( 基金 一部基金のみ ) 2. 補助事業期間を延長する場合 ( 基金 一部基金のみ ) 3. 産前産後の休暇又は育児休業の取得により補助事業を中断する場合 64 64
1. 様式の作成 提出方法について 日本学術振興会の科研費のホームページ 使用ルール 様式集 平成 25 年度交付決定後に使用する様式 (B C 様式 ) http://www.jsps.go.jp/j-grantsinaid/16_rule/index.html 電子申請システムに対応している種目の一覧表を掲載しました 今年度から 様式の提出方法について という項目を設けました 65
様式をホームページからダウンロードし 紙媒体を作成し 機関が保管しておく書類 様式をホームページからダウンロードし 紙媒体を作成し 提出する書類 電子申請システムにアクセスし 必要事項を入力し 電子データの送信と印刷した紙媒体を提出する書類 66
2. 電子申請システムを通じて様式を作成する手続き 基金分 ( 平成 23 年度以降に採択された基盤研究 (C) 挑戦的萌芽研究 若手研究 (B)) 支払請求 ( 様式 F-2) 前倒し支払請求 ( 様式 F-3) 実施状況の報告 ( 様式 F-6-1,F-7-1) 実績の報告 ( 様式 F-6-2,F-7-2) 研究分担者の変更 ( 様式 F-9) 研究代表者の所属機関変更 ( 様式 F-10) 産前産後の休暇又は育児休業の取得に伴う補助事業期間の延長 ( 様式 F-13-2) 補助事業期間の延長 ( 様式 F-14) 67
補助金分 ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 ) 基盤研究 (S) 基盤研究 (A) 若手研究 (S) 平成 23 年度以前に採択された基盤研究 (B) 若手研究 (A) 平成 22 年度以前に採択された基盤研究 (C) 若手研究 (B)) 実績の報告 ( 様式 C-6,C-7-1) 補助事業者の変更 ( 様式 C-9) 研究代表者の所属機関変更 ( 様式 C-10-1) 6 月 28 日から追加されました 68
3. よく行われる よく問い合わせのある手続きについて 1. 研究代表者が所属研究機関を変更した場合 日本学術振興会 研究代表者所属研究機関変更届は 変更後速やかに 変更後の研究機関 が提出してください 研究代表者所属研究機関変更届の提出にあたっては 該当する補助事業の交付申請書の写しを必ず添付してください なお 交付申請書の記載内容をすでに変更している場合は その変更承認申請書等の写しも添付してください 69
研究代表者所属研究機関変更にあたっての注意事項 1 研究機関内での連携 例えば人事担当者との情報共有をはかるなどし 研究代表者の異動について速やかに対応できるよう体制の整備につとめてください 2 変更前の機関においては 変更後の所属研究機関が科研費を受給できる 科研費指定機関 かどうか また 当該研究者は変更後の所属研究機関で応募資格を有しているのか確認してください なお 異動先で応募資格がない場合は補助事業廃止の手続きが必要です 3 補助金又は助成金に未使用額がある場合には 変更前 変更後の研究機関は 未使用額の送金及び受領に係る手続きについて相互に連絡調整ください 4 収支簿等関係書類の写しを変更前の機関から変更後の機関へ送付してください なお 原本は変更前の機関が保管しておいてください 5 補助金又は助成金に未使用額がある場合 実績報告書提出を変更後の機関が行ってください なお 基金分の実施状況報告書の提出については 原則 変更後の機関が行ってください 70
研究代表者変更前の研究機関変更後の研究機関日本学術振興会e-Rad 研究代表者所属研究機関変更届の提出研究代表者所属研究機関変更届の提出科研費電子申請システム研究代表者所属研究機関変更届の作成 ダウンロード 電子データの送信電子データの受領電子データの確認 送信電子データの流れ紙媒体の流れ 電子申請システムを通じた手続きの流れ 研究者情報の変更研究者情報の同期変更後の研究機関71
研究代表者所属機関変更届を 作成する ボタンが表示される条件 科研費の研究課題を実施中の研究者が 当該課題の所属機関とは異なる機関に e-rad 上で 科研費応募資格あり として転入 ( 所属追加 ) 処理された場合 72
基金分でもっともよくお問い合わせのある事項について 8. 本事業に関する確認事項 に関する留意事項 (1) 分担金も含め すでに受領した助成金を全額使用済みの場合は 1 を選択し 未使用額がある場合は 2 を選択してください (2) 後期分の支払いがある場合は 1 か 2 を選択 後期分支払いがない場合は 3 が自動選択されます 2 を選択した場合 F-10 別紙が自動で作成されます (3) 当該年度 とは事実発生日が属する年度をさします よって 平成 26 年 4 月 1 日に異動した場合は 平成 27 年 5 月末までに提出する平成 26 年度の実施状況報告書又は実績報告書の提出先を指すため 2 を選択してください なお 平成 25 年度の実施状況報告書の提出は変更前の機関が行ってください (4) 研究代表者が間接経費を受け入れられる機関から受け入れられない機関に異動した場合等 間接経費の交付決定額の変更が必要な場合には 1 か 2 を選択してください 該当がない場合は 3 を選択してください 73
研究代表者が補助事業期間の途中で所属研究機関を変更した場合の実績報告書 ( 実施状況報告書 ) の補助事業者欄の記入について 昨年度まで : 日本学術振興会への届出日 ( 研究代表者所属研究機関変更届の作成日 ) 今年度から : 事実発生日 ( 変更後の研究機関に着任した日 ) 74
2. 補助事業者を変更する場合 2-1. 研究分担者を追加する場合 研究分担者を追加する場合には 事前に承認を得なければならいことを研究代表者に対し 十分周知してください 補助事業者変更承認申請書又は研究分担者変更承認申請書の提出にあたっては 該当する補助事業の交付申請書の写しを必ず添付してください なお 交付申請書の記載内容をすでに変更している場合は その変更承認申請書等の写しも添付してください 75
研究分担者の追加にあたっての注意事項 1 研究分担者を追加する場合には 研究分担者の 応募資格 や 重複制限 について 十分確認してください 2 研究分担者として加わることについて 本人の承諾をとっているか ( 研究分担者承諾書を研究代表者が受け取っているか ) 確認してください なお 研究代表者と異なる研究機関に所属している研究分担者に係る研究分担者承諾書 ( 様式 C 11,F 11,Z 11) には 研究分担者が所属する機関の長の押印が必要です 3 追加される研究分担者が分担金を使用できるのは 日本学術振興会承認後となるので 研究分担者 研究分担者が所属する研究機関に十分に周知してください 76
2-2. 研究分担者を削除する場合 研究分担者を削除する場合には 事前に承認を得なければならいことを研究代表者に対し 十分周知してください 補助事業者変更承認申請書又は研究分担者変更承認申請書の提出にあたっては 該当する補助事業の交付申請書の写しを必ず添付してください なお 交付申請書の記載内容をすでに変更している場合は その変更承認申請書等の写しも添付してください 77
研究分担者の削除にあたっての注意事項等 1 研究機関内での連携 例えば人事担当者との情報共有をはかるなどし 研究分担者が異動等により応募資格を喪失する場合には 速やかに対応できるよう体制の整備につとめてください なお 研究分担者と研究代表者の所属機関が異なる場合には 研究代表者の所属機関へ連絡してください 2 配分を受けた分担金に未使用額がある場合には 研究代表者が所属する研究機関は 研究分担者が所属する研究機関から未使用の分担金の返還を受けてください 78
本学術振興会研究代表属研究機関担者の所 電子申請システムを通じた手続きの流れ 科研費電子申請システム 研究者情報の同期 補助事業者変更承認申請書 ( 研究分担者変更承認申請書 ) の作成 ダウンロード 電子データの送信 電子データの確認 送信 電子データの受領 研究分属究研代補助事業者変更承認申請書究表補助事業者変更承認申請書 ( 研究分担者変更承認申請者研書機者関日の所) の提出 ( 研究分担者変更承認申請書 ) の提出 研究者情報の変更 e-rad 初めて研究者番号を取得する場合等 先に手続きが必要な場合があります 電子データの流れ 紙媒体の流れ 79
様式作成にあたっての注意事項 研究分担者の変更が生じた理由 欄について 研究分担者を削除する場合削除する理由について 科研費応募資格の有無 転出先の有無 も含め 具体的に記載しているか以下の例を参考にして確認してください 例 ) 平成 XX 年 XX 月 XX 日付で退職し 科研費応募資格を喪失するため ( 転出先 : 病院 ) 平成 XX 年 XX 月 XX 日付で退職し 科研費応募資格を喪失するため ( 転出先 : なし ) 平成 XX 年 XX 月 XX 日付で 大学へ転出し 科研費応募資格はあるが 遠方のため連携が困難となるため 当初予定していた担当部分の研究が完了したため 研究分担者を追加する場合追加する理由について 単に 応募資格を得たため や 研究代表者の所属機関に採用されたため といった内容ではなく 記入例を参考に なぜ 分担金の配分が新たに必要になったのか 具体的に記載しているか確認してください 例 ) 研究遂行上 の調査が必要となったため 研究分担者から外れる予定の の行っていた の調査について 代わりに実施するため 80
確認事項 欄について 研究分担者を削除しても研究計画の遂行に支障がない理由 外そうとする研究分担者の役割分担 当該分担分の代替手段 研究計画の進捗 目的達成について支障がない理由 を網羅したうえで 具体的に記載しているか確認してください 例 ) 研究分担者の本研究課題での担当は の調査 分析であったが その手法については 研究代表者や他の研究分担者が十分に引き継ぎを受けており 研究計画の遂行 目的の達成に支障はない 研究分担者の本研究課題での担当は の解析であったが 担当部分が完了し その結果については 研究代表者が詳細に報告を受けおり 今後 研究の取りまとめに当たっては全く支障はない なお 電子申請システムを通じて作成する様式 C-9 と様式 F-9 については 外そうとする研究分担者本人の承諾 のチェック欄を設けましたので 確認事項に 研究分担者本人承諾を得ている といった文言の記載を不要としました 81
確認事項 欄について 新しく研究分担者として追加する者の適格性 追加しようとする研究分担者の役割分担 当該分担者を追加する必要性 ( 追加することで得られる効果 分担者としての適格性 当該研究課題との関係性等 ) を網羅したうえで 記入例を参考に具体的に記載しているか確認してください 例 ) 新しく分担者に追加する は 分野を専門とする研究者で 同分野において優れた研究業績を残している 本課題の遂行上 新たに調査が必要になった にも精通しており 研究分担者として適任である なお 電子申請システムを通じて作成する様式 C-9 と様式 F-9 については 研究分担者本人承諾を得ている 分担金の使用について日本学術振興会承認後であることを認識している のチェック欄を設けましたので 確認事項に 研究分担者本人承諾を得ている 分担金の使用について日本学術振興会承認後であることを認識している といった文言の記載を不要としました 82
補助事業者 ( 研究分担者 ) の変更に関してよくあるお問い合わせについて Q. 研究分担者が所属機関を変更したのですが 手続きを行う必要はありますか? A. 変更後の研究機関において科研費応募資格を有し 引き続き研究分担者として参画するのであれば 日本学術振興会への手続きの必要はありません ただし 研究代表者は研究分担者承諾書を当該研究分担者から 再度徴する必要があります よって 研究代表者の所属機関においては 研究代表者が当該書類を再度徴し 保管しているか確認してください また 研究代表者の所属機関 研究分担者の変更前所属機関 変更後所属機関で 未使用額の送金 収支簿等関係書類の写しの送付等の手続きについて相互に連絡調整ください Q. 交付申請書又は支払請求書に記載の分担者への分担金の配分を変更したいのですが手続を行う必要はありますか? A. 使用ルール ( 補助条件 交付条件 ) に記載の 軽微な変更 にあたるため 日本学術振興会への手続きは必要ありません 研究代表者の所属機関と研究分担者の所属機関間で分担金の配分額の変更を行ったことがわかるよう 証拠書類を保管しておいてください 83
Q. 研究代表者が科研費応募資格を喪失するのですが 研究代表者を交替することはできますか? A. 研究代表者を交替することはできません ただし 以下の種目の課題の一部において研究代表者の交替を認めることがあります A) 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 ) の 総括班研究課題 生命科学系 3 分野支援活動 B) 特別研究員奨励費の 外国人特別研究員の受入に係る研究課題 なお これらの研究課題で研究代表者を交替する必要が生じた場合には 事前に日本学術振興会に連絡してください 84
3. 補助事業を廃止する場合 補助事業廃止承認申請書は 応募資格の喪失等により 補助事業を廃止しなければならない場合 事前に申請し 承認を得なければならないことを研究代表者に十分周知してください 補助事業廃止承認申請書の提出にあたっては 該当する補助事業の交付申請書の写しを必ず添付してください なお 交付申請書の記載内容をすでに変更している場合は その変更承認申請書等の写しも添付してください 研究代表者が死亡等により欠けた場合には 研究機関の代表者から速やかに研究代表者死亡等報告書を提出してください 85
3-1. 補助事業を廃止する必要がある場合 1 研究代表者が応募資格を喪失する場合 2 研究代表者が産前産後の休暇又は育児休業を取得する以外の事由により 1 年を超えて補助事業を中断しなければならない場合 3 研究代表者が体調不良等により 補助事業を遂行できない場合 4 研究代表者が死亡等により欠けた場合 86
補助事業廃止にあたっての注意事項 1 研究機関内での連携 例えば人事担当者との情報共有をはかるなどし 研究代表者が異動等により応募資格を喪失する場合に 速やかに対応できるよう体制の整備につとめてください 2 補助金または助成金の執行がある場合 廃止承認日から 30 日以内に実績報告書を提出することとなっていますので 研究代表者に速やかに作成させてください なお 補助金分 基金分については 科研費電子申請システムを通じて 実績報告書を作成してください 3 日本学術振興会から返還の通知にしたがい 期日までに未使用額を返還する手続きを行ってください なお 研究分担者に分担金を配分している場合には 研究代表者の所属機関は 研究分担者の所属する機関から未使用の分担金の返還を受け 研究代表者の未使用額とあわせて返還する手続を行ってください 科研費管理口座の残高証明書や当該口座の通帳の写しを提出する必要はありません 科研費の執行がない場合 実績報告書の作成は不要です 87
様式作成にあたっての注意事項 補助事業廃止の発生年月日及びその理由 欄について 事実発生年月日 科研費応募資格の有無 退職の場合 退職後の所属機関の有無 異動先での科研費応募資格の有無 などについて記載があるか確認してください 88
3-2. 補助事業を廃止する際の間接経費の返還額の考え方 ( 研究代表者が研究機関の途中で所属研究機関を変更した場合も同様です ) 1 補助金分は 直接経費の残額の 30% に相当する間接経費を 直接経費とともに返還してください 2 基金分は直接経費の残額 ( 既受領額 - 支出済額 ) の 30% に相当する額の間接経費を 直接経費とともに返還してください ただし 補助事業を廃止するにあたって 前年度以前に間接経費の執行を終了している場合は返還する必要はありません 例 1) 平成 26 年 3 月 31 日付で科研費応募資格を喪失した場合には 直接経費の未使用額の 30% に相当する額の間接経費を返還してください 例 2) 平成 26 年 4 月 30 日付で科研費応募資格を喪失した場合には 平成 25 年度以前に受領した間接経費を平成 25 年度中に執行済みであれば返還する必要はありません 3 一部基金分については 補助金は補助金分 助成金は基金分の取扱いに従います 4 間接経費に端数が生じた場合 支出済額は円未満を切り捨てた額となるため 返還する額は円未満を切り上げてください 89
4. 助成金を前倒し請求する場合 ( 基金分 一部基金分 ) 基金 一部基金の助成金については 研究の進捗状況により 補助事業期間全体を通じた助成金の交付決定額の範囲内であれば 次年度以降に予定していた研究費を前倒して使用することが可能です 前倒し支払請求書提出にあたっては 該当する補助事業の交付申請書の写しを必ず添付してください なお 交付申請書の記載内容をすでに変更している場合は その変更承認申請書等の写しも添付してください 前倒し請求の時期 1 回目請求書提出時期 : 9 月 1 日まで 助成金送金時期 :10 月頃 2 回目請求書提出時期 :12 月 1 日まで 助成金送金時期 : 1 月頃 基金分の様式が電子申請システムで作成可能となる時期については別途お知らせします 90
前倒し請求にあたっての注意事項 1 前倒し請求することによって 補助事業期間を短縮することはできません 2 追加配分 ( 交付決定額の増額 ) は行いませんので 次年度以降の研究計画が遂行できなくなるような多額の前倒し支払請求を行うことは避けてください また 応募資格の喪失等に伴う研究の廃止が見込まれる場合に 応募資格の喪失等を理由として助成金を前倒すことができないことを 研究代表者に周知してください 3 基金分 一部基金分の前倒し支払請求は承認事項ではありませんが 前倒し支払請求を求める理由によっては 前倒し支払に応じられない または執行状況の確認を求める場合があります 91
様式作成にあたっての注意事項 変更後の交付 ( 予定 ) 決定額変更後の交付決定額を円単位で記入してください いずれかの年度の交付予定額を 0 円 とすることは可能ですが そのことによって補助事業期間が短縮されるものではなく 補助事業期間は継続していることとなります 前倒し支払請求の必要性 前倒しを求める背景例 ) 研究の進展に伴う次年度以降の計画の一部前倒し ( 物品の購入や成果発表のための経費 ) 新たな知見の発見に伴う研究計画の変更 設備等の故障による当初計画の見直し など 前倒し支払請求の必要性 前倒しを求める背景について記載しているか確認してください 後年度の交付予定額を減額しても目的を達成できる理由例 ) 後年度研究計画の一部前倒しのため 後年度の交付予定額を減額しても当初の目的を達成できる 研究計画を見直し 次年度以降に発注を予定していた消耗品や成果発表のための学会参加経費等を減額しても 当初目的を達成できるめどがたったため 使途の定めのない学内経費により 不足分を補えるめどがたったため 当初目的を達成できる など 後年度の交付予定額を減額しても目的を達成できる理由を記載しているか確認してください 92
本年度以降の研究実施計画 前倒し支払請求の必要性 前倒しを求める背景 後年度の交付予定額を減額しても目的を達成できる理由 を踏まえ 当初計画からの変更点がわかるよう年度ごとに記載しているか確認してください 新たに購入する予定の主要な物品の内訳前倒し支払請求により新たに購入することとなった 50 万円以上の物品がある場合に記載してください なお 交付申請書に記載の物品については記載しないでください 93
4. その他の手続きについて 1.2 年度目以降の助成金の請求について 基金 一部基金の助成金の 2 年度目以降の請求については 支払請求書により行ってください 支払請求書提出時期は 毎年 2 月頃 助成金の送金時期は 4 月初旬を予定しています 手続きの時期については別途お知らせします なお 平成 25 年度については 2 月上旬ごろお知らせしております 94
2. 補助事業期間を延長する場合について 基金 一部基金の助成金において 最終年度に未使用額が発生する場合には 事前に補助事業期間延長承認申請手続きを行い 日本学術振興会の承認を得ることで 1 年度に限り 補助事業期間を延長して 助成金を次年度に使用することが可能です 提出時期については 日本学術振興会よりお知らせします なお 平成 24 年度については 平成 25 年 1 月中旬にお知らせしております 95
3. 産前産後の休暇又は育児休業の取得により補助事業を中断する場合 3-1. 補助金の場合日本学術振興会 補助金の場合には 研究中断承認申請書を提出し 補助事業を中断し 補助金の返還 実績報告 額の確定の手続きを行います そして 翌年度以降 研究再開時に補助金の再交付を受けるという流れになります 96
3-2. 基金の場合 研究を中断する場合 産前産後の休暇または育児休業の取得により 1 年を超えて研究を中断する場合に研究中断届を提出してください 1 年以下の中断の場合には 手続きの必要はありません 中断中の助成金の管理は 機関で適切に行ってください 97
3-2. 基金の場合 研究期間の延長を希望する場合 育児休業等の取得により研究を中断し 研究期間の延長を希望する場合には 研究再開前に産前産後の休暇又は育児休業の取得に伴う補助事業期間延長承認申請書を提出してください 補助事業を延長できる期間は研究中断期間によって異なります 例 ) 産前産後の休暇又は育児休業に伴う中断期間 :1 年以下延長可能期間 :1 年度産前産後の休暇又は育児休業に伴う中断期間 :1 年を超えて2 年以下延長可能期間 :2 年度産前産後の休暇又は育児休業に伴う中断期間 :2 年を超えて3 年以下延長可能期間 :3 年度 98
3-3. 一部基金の場合 翌年度以降に補助金を使用することを希望する場合 育児休業等の取得により 当該年度の補助金を翌年度以降に使用することを希望する場合には研究中断承認申請書を提出してください 補助金同様 一旦 補助事業を中断し 補助金の返還 実績報告 額の確定の手続きを行います そして 翌年度以降 研究再開時に補助金の再交付を受けるという流れになります 99
3-3. 一部基金の場合 翌年度以降に当該年度の補助金を使用することを希望しないが 基金分のみ補助事業期間の延長を希望する場合 当該年度の補助金が執行済である場合など 当該年度の補助金を翌年度以降に使用することを希望しないが 産前産後の休暇又は育児休業の取得により 研究期間の延長を希望する場合には 産前産後の休暇又は育児休業の取得に伴う補助事業期間延長承認申請書 を提出してください 助成金に未使用額がある場合 助成金の返還は不要です 研究機関において適切に管理してください また 研究再開時には交付申請の手続きが必要です 100