この章では キャビネットデータの一括ダウンロードや名刺データのインポート / エクスポートについて説明します 一括ダウンロード 122 名刺データインポート 125 名刺データエクスポート 127
一括ダウンロード 一括ダウンロード 指定したキャビネット配下の全データをダウンロードします 一括ダウンロード画面を表示する 1 ツール画面を表示し キャビネットの 一括ダウンロード をクリックします ツール画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) 一括ダウンロード画面が表示されます データを一括ダウンロードする 選択したキャビネットに登録されている全ファイルを 1 つのファイルに圧縮します 圧縮ファイルが一括ダウンロード画面の一覧に追加され ダウンロードできるようになります ( 圧縮ファイルの作成には時間がかかります ) 有効期限は作成後 7 日間です 期限を超えると自動的に削除されます 1 一括ダウンロード画面を表示し キャビネットを選択 ボタンをクリックします 一括ダウンロード画面の表示方法 一括ダウンロード画面を表示する (P.122) 一括ダウンロードファイルの作成画面が表示されます 2 一括ダウンロードするキャビネットを選択し 作成する ボタンをクリックします 入力制限について 一括ダウンロード (P.165) キャビネット配下のキャビネット内データを圧縮ファイルに含めない場合は 配下を含める のチェックを外します メッセージと情報画面が表示されます 122
一括ダウンロード 3 情報画面で OK ボタンをクリックします ファイルの作成が開始され 状態 に 新規 ファイル名 に ( 作成中 ) と表示されます 4 10 分程度待ってから 一括ダウンロード画面を表示します 表示内容を更新するには画面右上のをクリックします 5 状態 の表示が 完了 に変わったら ダウンロードするファイルのチェックボックスにチェックを入れ ダウンロード ボタンをクリックします 表示内容を絞り込むには画面右上の欄にファイル名を指定します ファイルがダウンロードされます ダウンロードしたファイルを解凍するには圧縮ファイルの解凍には 解凍ソフトを利用してください フリーソフトとして数多くの解凍ソフトが配布されています データを削除する データは 登録者本人と管理者のみが削除できます 1 一括ダウンロード画面を表示し 削除するファイルのチェックボックスを選択して 削除 ボタンをクリックします 一括ダウンロード画面の表示方法 一括ダウンロード画面を表示する (P.122) 確認画面が表示されます 削除対象のをクリックし 削除 を選択することでも 確認画面を表示できます 2 削除してよければ OK ボタンをクリックします メッセージが表示されます 123
一括ダウンロード 登録可能容量を確認する 1 一括ダウンロード画面を表示し 登録可能容量 に表示されている値を確認します 一括ダウンロード画面の表示方法 一括ダウンロード画面を表示する (P.122) ディスク領域に保管されます作成された圧縮ファイルは ディスク領域に保管されます ディスク領域とは キャビネットやファイル送受信に登録されるファイルが保管される領域です 124
名刺データインポート 名刺データインポート CSV ファイルに収めたデータを名刺データとして一括登録できます 名刺データをインポートする 登録する名刺情報が多い場合は CSV ファイルに名刺データを収めて一括登録することをお勧めします CSV ファイルはユーザー自身が作成することもできますが 入力する項目が記載されている入力フォームをダウンロードして利用することもできます ここでは 入力フォームを利用する方法について説明します 1 ツール画面を表示し 名刺の インポート をクリックします ツール画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) 名刺インポート画面が表示されます 2 入力フォーム (meishiform.csv) をクリックし 入力フォームをダウンロードします 3 ダウンロードした入力フォーム (meishiform.csv) を開き 登録する情報を入力して保存します 社名 社名読み 所属 役職 氏名 ( 姓 ) 氏名 ( 名 ) 会社名を入力します 会社名の読み ( フリガナ ) を入力します 所属部署名を入力します 役職を入力します 氏名のうち姓を入力します 氏名のうち名を入力します 氏名読み ( 姓 ) 氏名のうち姓の読み ( フリガナ ) を入力します 氏名読み ( 名 ) 氏名のうち名の読み ( フリガナ ) を入力します 電子メール 携帯 URL メールアドレスを入力します 携帯電話番号を入力します 会社のホームページの URL を入力します 125
名刺データインポート 名刺交換日 備考 共有 事業所名 (1) ~ (3) (1)~(3) ( 都道府県 ) ( 市区町村 ) ( 番地 ) ( ビル名等 ) 電話番号 (1) ~ (3) FAX (1) ~ (3) 名刺交換日を入力します 備考を入力します 共有する場合 を入力します 事業所名を入力します 郵便番号を入力します 都道府県名を入力します 市区町村名を入力します 番地を入力します ビル名などを入力します 電話番号を入力します FAX 番号を入力します 入力制限について 名刺インポート (P.165) 4 ファイル選択 ボタンをクリックし 作成した CSV ファイルを選択して インポートする ボタンをクリックします インポートの結果画面が表示されます 5 戻る ボタンをクリックします 名刺インポート画面が表示されます 何らかのエラーが発生した場合は その内容が表示されます CSV ファイルを作成し直してください 126
名刺データエクスポート 名刺データエクスポート フォーマットと条件を指定して 名刺データをエクスポートできます 名刺データをエクスポートする 共有データ およびユーザー本人の個人データのエクスポートが可能です 1 ツール画面を表示し 名刺の エクスポート をクリックします ツール画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) エクスポート画面が表示されます 2 必要事項を入力し エクスポートする ボタンをクリックします エクスポートフォーマット 出力対象エリア 付箋 更新日 エクスポートする CSV ファイルのフォーマットを選択します 汎用 CSV ( エクセル等で加工して使用 ) : Microsoft Excel などの表計算ソフトウェアで加工して使用できるフォーマットです SMILE 標準フォーマット CSV : SMILE 標準フォーマットです vcard 形式 (UTF-8:iPhone, ipad 向け ) : vcard 形式のフォーマットです 出力対象を選択します 出力対象とする名刺に設定されている付箋を選択します 更新日を入力します 名刺データがダウンロードされます 3 保存したファイルを開き 内容を確認します 名刺 No. 氏名 ( 姓 ) 氏名 ( 名 ) 名刺 No. が表示されます 氏名のうち姓が表示されます 氏名のうち名が表示されます 氏名読み ( 姓 ) 氏名のうち姓の読み ( フリガナ ) が表示されます 氏名読み ( 名 ) 氏名のうち名の読み ( フリガナ ) が表示されます 社名 社名読み 所属 会社名が表示されます 会社名の読み ( フリガナ ) が表示されます 所属部署名が表示されます 127
名刺データエクスポート 役職 電子メール 携帯 URL 名刺交換日 名刺所有者 備考 登録日 登録者 更新日 更新者 チェック済み 共有 事業所名 (1) ~ (3) (1)~(3) ( 都道府県 ) ( 市区町村 ) ( 番地 ) ( ビル名等 ) TEL(1)~(3) FAX (1) ~ (3) 緯度 (1) ~ (3) 経度 (1) ~ (3) カスタマバーコード (1)~(3) 付箋 1 ~ 50 役職名が表示されます メールアドレスが表示されます 携帯電話番号が表示されます 会社のホームページの URL が表示されます 名刺交換日が表示されます 名刺所有者名が表示されます 備考が表示されます 登録日が表示されます 登録者名が表示されます 更新日が表示されます 更新者名が表示されます チェック済みの場合 が表示されます 共有している場合 が表示されます 事業所名が表示されます 郵便番号が表示されます 都道府県名が表示されます 市区町村名が表示されます 番地が表示されます ビル名などが表示されます 電話番号が表示されます FAX 番号が表示されます 緯度が表示されます 経度が表示されます カスタマバーコードが表示されます 付箋が設定されている場合 が表示されます SMILE 標準フォーマット CSV を選択した場合に カスタマバーコードが出力されます vcard 形式を選択した場合 以下の項目の内容は出力されません 名刺 No. 名刺交換日 名刺交換者 登録日 登録者 更新日 更新者 チェック済み 共有 緯度 経度 付箋 付箋 1 ~ 50 には 登録している付箋の名称が表示されます 128