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グループ (@ml.kindai.ac.jp) 管理者用マニュアル 第 1.1 版 平成 30 年 4 月 12 日 総合情報システム部 (KUDOS) 1 / 14

目次 1. グループ (@ml.kindai.ac.jp) について... 3 2. グループの管理方法... 4 2-1. Google へのログイン... 4 2-2. グループの表示... 5 2-3. グループメンバーの追加... 6 2-4. グループメンバーの削除... 8 2-5. グループ名の変更... 9 2-6. 件名のプレフィックスの変更... 11 3. 禁止事項... 12 4. 注意事項... 14 2 / 14

1. グループ (@ml.kindai.ac.jp) について グループ (@ml.kindai.ac.jp) は Google グループを使ってメーリングリスト機能 ( 以下 グループ ) を実現しています グループのメールアドレス ( 以下 グループアドレス ) xxxxx@ml.kindai.ac.jp に届いたすべてのメールが 登録したメンバーへ配信されます グループ管理者の ID を使って メンバーの追加 削除を行うことができます グループ管理者 (MLxxxx@ml.kindai.ac.jp) は自動的にグループメンバーに追加されますが グループ管理者のメールボックスには グループアドレス宛に届いたメールは残りません 管理者が行える設定 管理者は グループ管理者用ログイン ID MLxxxx でログインすることで 下記の操作を行うことができます グループメンバーの確認 グループメンバーの登録 削除 グループ名の変更 件名のプレフィックスの変更 ( メンバーが受信したメールの件名の頭に付く文字列 ) 利用環境 Google グループは G Suite に含まれる機能の一つです 快適かつ安全にご利用頂くため ブラウザは最新バージョンを利用してください 推奨ブラウザ ( 詳細はこちら https://support.google.com/a/answer/33864) Chrome Firefox Internet Explorer/Microsoft Edge Safari 3 / 14

2. グループの管理方法 2-1. Google へのログイン http://g.ml.kindai.ac.jp/ へアクセスし グループ管理者用ログイン ID パスワードを入力後 ログイン ボタンをクリックします KUDOS WEB( http://kudos.kindai.ac.jp/ ) の サービス > 教職員向けサービス > メール関連 > (1) グループ (@ml.kindai.ac.jp) の利用方法 内のリンクからもアクセスできます 4 / 14

2-2. グループの表示 1 ログイン後 画面右上の をクリックして グループ を選択します 2 マイグループをクリックします 3 ご自身が管理するグループが一覧で表示されます 5 / 14

2-3. グループメンバーの追加 1 マイグループを表示して メンバーを追加したいグループの 管理 をクリックします 2 画面左側ツリーの メンバー の メンバーを直接追加 をクリックします 3 メンバーとして追加するメールアドレスと 招待メッセージを作成 欄にメッセージを入力して 追加 ボタンをクリックします メンバーの追加 (@ml 以外のアドレス ) は 1 度に 10 アドレスまで 1 日に 100 アドレスまで登録可能です 11 アドレス以上追加する場合は 本手順を繰り返し行ってください 複数のメールアドレスを指定する場合は 改行 もしくは,( カンマ ) で区切ってください 招待メッセージの入力は必須となります 6 / 14

4 メンバーが追加されました と表示されますので 完了 ボタンをクリックします 5 マイグループ画面でメンバーを追加したグループの 管理 をクリックしてメンバーが追加されていることを確認します 追加が完了すると 追加したメールアドレス宛に グループに追加された旨の通知メールが送信されます 通知メールの本文には 3 で入力したメッセージが表示されます 7 / 14

2-4. グループメンバーの削除 1 マイグループを表示して メンバーを削除したいグループの 管理 をクリックします 2 画面左側ツリーの メンバー の すべてのメンバー をクリックすると登録されているメンバーの一覧が表示されますので 削除するメンバーのチェックボックスにチェックを入れて 操作 の グループから削除 を選択します 3 確認画面が表示されますので 削除 ボタンをクリックします 4 メンバー一覧に戻りますので 削除されていることを確認します 8 / 14

2-5. グループ名の変更 グループ名を変更することで 下記 マイグループ画面の赤枠の表示が変更されます ひらがな カタカナ 漢字の入力も可能ですので より分かり易いグループ名にすることもできます メーリングリストサービスを Google グループへ移行する際 一部の ( 以前のメーリングリストサービスで ML 名を変更している ) グループを除き グループ名には グループアドレス の @ より前の文字列を設定しております 以下 変更手順となります 1 マイグループを表示して グループ名を変更したいグループの 管理 をクリックします 2 画面左側ツリーの 情報 の 全般情報 をクリックします 9 / 14

3 グループ名 を入力して 保存 ボタンをクリックします グループ名 以外は変更しないでください 4 グループ名が変わったことを確認します グループ名変更後 マイグループ画面に表示されるグループ名が変わるまでに 時間を要する場合がございますのでご留意ください 最大 5 日 10 / 14

2-6. 件名のプレフィックスの変更 件名のプレフィックス とは グループアドレス宛にメールが送られた際 メンバーが受信したメールの件名の頭に付く文字列です 1 マイグループを表示して 件名のプレフィックス を変更したいグループの 管理 をクリックします 2 画面左側ツリーの 設定 の メールオプション をクリックします 3 件名のプレフィックス に文字列を入力して 保存 ボタンをクリックします 入力する文字列は [] で囲うことをお勧めします プレフィックスを表示しない場合は 空白にして 保存 ボタンをクリックします 11 / 14

3. 禁止事項 グループをご利用頂くにあたり 禁止操作を記載します 本章記載の操作は システム側では制限することができないうえ 誤って操作した場合 グループの運用に影響を及ぼします 原則 このマニュアルに記載のない設定は行わないでください 1 マイグループ画面の操作について マイグループ画面を閲覧する場合は 下記の の項目はクリックしないでください 編集 メッセージごと このグループからの退会 ワンクリックでグループから管理者 ID を削除してしまいます マイグループ画面でグループ名をクリックした後の画面で る下記の の項目はクリックしないでください メンバーシップとメール設定 このグループからの退会 Google グループの設定 のプルダウンメニューに表示され 下記のような画面が表示された場合は 必ずキャンセルをクリックしてください 12 / 14

2 グループ管理画面の操作について グループ管理画面の下記の の項目はクリックしないでください メッセージ 設定 メールオプション ID 管理 タグ カテゴリ 権限 役割 情報 全般情報ディレクトリ コンテンツ管理 ウェブ表示のカスタマイズ 詳細設定 13 / 14

4. 注意事項 グループをご利用頂くにあたり 以下に注意事項を記載致しますのでご確認ください グループ管理者用ログイン ID(MLxxxx) のパスワードは変更できません 自身が登録されているグループアドレス宛へ自身がメールを送信した場合 自身の受信トレイにはメールが届きません 送信者アドレス (From) がグループに登録されているアドレスと一致する場合は届かない仕様となっております メールの上限サイズについてグループアドレスへ送信が可能なメールの上限サイズは 25 MB です メールのヘッダーおよび本文 添付ファイルも含んだ容量となります グループメンバーの閲覧についてグループに登録されているメンバーを閲覧できるのは グループ管理者のみとなります グループメンバーの登録アドレス変更についてグループに登録されている @itp ドメイン や 学部ドメイン のメンバーが Gmail 上で自身のメールアドレスを変更 または削除した場合 グループ上でもその内容が自動で反映されます ただし Google の仕様上 反映までに最大 24 時間ほどかかることがございます その他の制限事項について Google グループにはメールの送受信数など いくつかの制限があります 詳細については こちらよりご確認ください 14 / 14