運用マニュアル ( 地域連携部門 ) 1. 連携患者情報... 2 (1) 連携機関登録 ( 医療機関からの紹介 )... 2 (2) 連携機関登録 ( 医療機関への提供 )...3 (3) 連携機関登録 ( 患者への提供 その他 )... 4 (4) 連携機関マスタ保守... 5 (5) 連携機関からの文書取込 ( 紹介状 )... 6 (6) 連携機関への FAX 報告... 7 (7) 連携機関への手紙作成... 8 (8) 連携機関への手紙作成 ( 連携機関が未定 )... 9 (9) 連携機関への手紙送付... 10 (10) 連携機関への返書確認 ( 外来 )... 11 (11) 連携機関への報告確認 ( 退院 )... 11 2. 共通病床の利用...12 1
1. 連携患者情報 (1) 連携機関登録 ( 医療機関からの紹介 ) 時期 1 紹介状を持った外来 ( 即日入院 ) 患者が来院した時 2 治癒その他の理由により 連携が終了した時 部署 1 地域医療連携センター 各診療科 2 各診療科実施者 1 地域医療連携センター地域連携部門 患者の担当医師 2 患者の担当医師画面連携患者情報 連携機関登録事由患者データと紹介元病院を紐付けるため 方法 1 紹介状を持った外来 ( 即日入院 ) 患者が来院した時 < 地域医療連携センター > 受付時に 患者様から紹介状の封書を預かる ( 開封しない ) 連携機関登録 画面で 以下を入力する 連携目的 医療機関からの紹介 連携期間 開始日 九大病院 診療科 ( 診察申込書を参照 ) 連携機関情報 病院名 ( 連携機関マスタより選択 ) 紹介元の機関名が 連携機関マスタ に未登録の場合 新規登録の上 入力を行う < 医師 > 診療時に 患者様から紹介状を受け取る ( 開封する ) 情報系 連携患者 画面で 紹介元の機関名を選ぶ 連携先機関の登録 変更 の 変更 ボタンを押下し 以下を入力する 九大病院 診療科 ( 既に入力してあっても要確認 ) 医師 連携機関情報 診療科 医師名 ( 診療所等は入力がなくても可 ) 2 治癒その他の理由により 連携が終了した時 < 医師 > 以下のような理由により連携が終了した場合は 連携期間の 終了日 を入力する 治癒等により一連の診療行為が終了した場合九大の他診療科に完全に転科し 以後連携の必要がない場合過去の連携登録において 上記にも関わらず終了日の入力が行われていないのを発見した場合備考 連携機関の 診療科 医師名 について 紹介状の封筒に記載がある場合は 地域医療連携センターが入力する 連携機関は 機関名 + 診療科名で1 機関と識別する 例えば A 病院眼科と A 病院皮膚科は それぞれ異なる機関として連携が必要 九大病院において 診療科が異なる場合も新たな登録が必要 ただし 以下のような転科のケースについては 新規登録は不要 < 例 > 消化管内科で登録をした患者が 第 1 外科に転科して手術を受けた場合 紹介元の病院側は 消化管内科を連携の診療科と考えており 診療の全体に関する報告や情報提供については 消化管内科が統括する必要があるため 2
(2) 連携機関登録 ( 医療機関への提供 ) 時期部署実施者画面事由方法備考 1 患者紹介やその他の用務で 他機関あての文書を作成する時 2 治癒その他の理由により 連携が終了した時 各診療科患者の担当医師連携患者情報 連携機関登録 連携機関検索患者データと紹介先病院等の連携機関を紐付けるため 1 患者紹介やその他の用務で 他機関あての文書を作成する時 情報系 連携患者 画面を開く 連携先機関の登録 変更 の 新規登録 ボタンを押下し 以下を入力する 連携目的 医療機関への提供 連携期間 開始日 九大病院 診療科 医師 連携機関情報 病院名 ( 連携機関マスタより選択 ) 診療科 医師名 ( 診療所等は入力がなくても可 ) 連携機関の機関名は 連携機関検索 画面で検索し 選択する 紹介先の機関名が検索しても見つからない ( 連携機関マスタ に未登録) 場合 地域医療連携センターに登録を依頼する ( 方法は 次項 連携機関マスタ保守 を参照 ) 新規登録が行われた後 上記の入力を行う 2 治癒その他の理由により 連携が終了した時 以下のような理由により連携が終了した場合は 連携期間の 終了日 を入力する 患者の治癒や 用務の終了等により以後連携の必要がない場合過去の連携登録において 上記にも関わらず終了日の入力が行われていないのを発見した場合 連携機関は 機関名 + 診療科名で1 機関と識別する 例えば A 病院眼科と A 病院皮膚科は それぞれ異なる機関として連携が必要 九大病院において 診療科が異なる場合も新たな登録が必要 ただし 以下のようなケースについては 新規登録は不要 < 例 > 消化管内科から紹介をした患者のことで 第 1 外科から紹介先の病院に問い合わせをする必要が生じた場合 紹介先の病院側は 消化管内科を連携の診療科と考えており 診療の全体に関する報告や情報提供については 消化管内科が統括する必要があるため 3
(3) 連携機関登録 ( 患者への提供 その他 ) 時期部署実施者画面事由方法備考 1 患者本人やその家族あてに文書を作成する時 2 医療機関以外の機関や 連携機関マスタに登録の必要なしと判断される機関あてに文書を作成する時 3 治癒その他の理由により 連携が終了した時 各診療科 患者の担当医師 連携患者情報 連携機関登録 患者データと文書の宛先を紐付けるため 1 患者本人やその家族あてに文書を作成する時 情報系 連携患者 画面を開く 連携先機関の登録 変更 の 新規登録 ボタンを押下し 以下を入力する 連携目的 患者への提供 連携期間 開始日 九大病院 診療科 医師 提供情報 個人名 ( 住所は手書きとなる ) 2 医療機関以外の機関や 連携機関マスタに登録の必要なしと判断される機関あてに文書を作成する時 情報系 連携患者 画面を開く 連携先機関の登録 変更 の 新規登録 ボタンを押下し 以下を入力する 連携目的 患者への提供 連携期間 開始日 九大病院 診療科 医師 提供情報 団体名 : 連携機関マスタから選択 マスタにない場合は地域医療連携センターに登録依頼 その他 : 連携機関マスタに登録不要と判断される場合は 相手先名をここに入力 ( 住所は手書きとなる ) 3 治癒その他の理由により 連携が終了した時 以下のような理由により連携が終了した場合は 連携期間の 終了日 を入力する 患者の治癒や 用務の終了等により以後連携の必要がない場合過去の連携登録において 上記にも関わらず終了日の入力が行われていないのを発見した場合 住所を手書きする場合 手紙本体の左上に書き込んで窓空き封筒を使用するか 一般の封筒に入れて送付する 4
(4) 連携機関マスタ保守 時期 1 新規の機関情報の登録が必要な時 2 既存の機関情報の変更が必要な時 部署地域医療連携センター実施者地域医療連携センター地域連携部門 ( 医師は 登録または変更をセンターに依頼することができる ) 画面連携患者情報 連携機関メンテナンス ( 入力制限あり ) 事由電子カルテシステムで手紙を作成する際に 宛先として指定できる機関を マスタで一元的に制限 管理するため 方法 < 地域医療連携センター > 連携機関登録 画面で 連携機関名( 漢字 カナ ) 住所情報 電話番号 FAX 番号を入力する 電話番号 1には代表電話を 電話番号 2には地域医療を担当する部署等を入力 FAX 番号は 相手の連携機関から次項 連携機関への FAX 報告 のため特別に使用が許可された番号を登録する ( 地域医療連携センター職員以外が一覧で見ることはできない ) その他 マスタのデータ管理に必要な 連携機関コード 有効期間 等を入力 < 医師 > 連携機関検索 により 機関名 郵便番号 住所 代表電話番号を見ることができる 手紙作成等のため 連携機関検索 画面を操作しても 機関名が見つからない場合は 以下の要領でマスタ登録を依頼する 地域医療連携センター ( 内線 5165) に電話する 機関の名称と 電話番号を告げる 地域医療連携センターは 原則として医師からの電話を切らずその場で登録を行う 再び検索して登録を確認する 機関情報に関して もし誤りや修正すべき点を発見した場合は 地域医療連携センターに知らせる 備考 連携機関マスタに登録されているのは 病院 診療所 健診センター 行政機関等 九州については ほぼ全域の病院 診療所 ( 医科は約 12,000 件 歯科は約 7500 件 ) が登録されている 九州以外の地域については これまでに九大病院との間で患者紹介等の連携があった機関 ( 約 900 件 ) が登録されている 依頼の際に 機関の電話番号がわからない場合は 住所でも可 5
(5) 連携機関からの文書取込 ( 紹介状 ) 時期 他院からの紹介患者の紹介状を電子カルテに保管する時 部署 診療録管理室 実施者 診療録管理室担当者 画面 事由 方法 ( 作成中 ) 備考 6
(6) 連携機関への FAX 報告 時期 1 他院から紹介された患者が外来を受診した時 2 他院から紹介された患者が入院 転科 退院をした時 部署地域医療連携センター実施者地域医療連携センター地域連携部門画面 1 予約管理 地域連携一覧 紹介患者 ( 外来 ) 2 予約管理 地域連携一覧 紹介患者 ( 入院 ) 事由 1 紹介元病院に 患者が外来を受診したことを FAX で報告するため 2 紹介元病院に 患者が入院 転科 退院したことを FAX で報告するため 方法 1 他院から紹介された患者が外来を受診した時 連携期間 開始日 と 受診日 が一致する患者を抽出 複数診療科を受診した患者や 事務受付後にキャンセルをした患者は 抽出したリストから削除する お知らせ FAX を押下し PDF ファイル化した文書をリムーバブルメディアに取り出して FAX 送信端末に取り込む PDF ファイルを FAX 送信する お知らせ の状況が 未 済に変わる 2 他院から紹介された患者が入院 転科 退院をした時 入院日 転科日 退院日 の欄に 日付の入力があった患者を抽出 < 入院及び退院 > お知らせ FAX を押下し PDF ファイル化した文書をリムーバブルメディアに取り出して FAX 送信端末に取り込む PDF ファイルを FAX 送信する お知らせ の状況が 未 済に変わる < 転科 > 転科の場合は 患者の診療科名が文書に記載されているため FAX での報告は不可 お知らせ印刷 を押下して出力し 封書で送付する お知らせ の状況が 未 済に変わる 備考 外来受診 入院及び退院の FAX 報告には 患者の氏名と受診日 ( 入退院日 ) を掲載 診療科及び担当医師名は示さず 診察結果については 後日担当医より文書にてご報告させていただきます と記載している お知らせ FAX お知らせ印刷 ボタンは 地域医療連携センターのみ使用可 FAX 報告を行わない機関 ( 健診センター等 ) については 当初から FAX 番号が登録されていないため お知らせ の状況も未ではなく無で表示される 7
(7) 連携機関への手紙作成 時期部署実施者画面事由方法備考 連携機関として登録された病院 診療所 その他機関に対し 手紙を作成する時 各診療科患者の担当医師連携患者情報 手紙作成 手紙ステータス選択 帳票一覧 1 御返事 : 紹介患者の受診報告やお礼 問い合わせへの回答等のため 2 診療情報提供書 : 主に紹介先病院や 患者 家族に対する診療情報の提供のため 患者紹介元の病院に対しても 必要な場合は 患者の同意の下に 診療情報提供料 を請求するという前提で 本様式を用いてよい 3 御照会 : 他機関への問い合わせ等のため 4 御報告 : 紹介患者の入院 転科 退院等に伴う報告のため < 宛先の選択 > 連携患者 画面に登録された連携機関の中から 宛先を選択 < 手紙の編集 > 手紙作成 ボタンを押下する 手紙 について 御返事 診療情報提供書 御照会 御報告から選択 報告種別 について ( 外来を含む ) その他 入院 転科 退院から選択 宛先の機関名を確認し 担当者を入力する ( 連携機関登録時の医師名がデフォルトで表示されるが 変更できる ) 診療科名も表示されるよう システム変更を依頼中 差出人は ログインした医師の診療科及び医師名が表示される ( 連携機関登録をした診療科 医師名とはリンクしていない ) < 手紙の保存 印刷 > プレビュー で確認し 一時中断 または 確定 ボタンを押下する 確定 とした場合 手紙ステータス選択 画面が現れるので 送付ステータスを 送付済 として登録する ( 診療情報提供書については 文書料を選択する ) 登録により 帳票一覧 画面が現れるので 印刷する文書にチェックして 印刷する ボタンを押下する 印刷した手紙に押印し 必要な添付書類等とともに三つ折りにして 専用の窓空き封筒に入れ封をする 一旦 診療情報提供書等を送付した後で 追加の資料を送る場合がある その際も 電子カルテシステムの手紙作成機能により送り状を作成すれば カルテに通信の記録が残る 連携機関名は同じでも 異なる診療科に宛てて手紙を作成する場合は 新規の登録が必要である ( 本マニュアルの (1) 連携機関登録 備考を参照 ) 九大病院において 診療科が異なる場合も新たな登録が必要 ただし 以下のようなケースについては 新規登録は不要 < 例 > 消化管内科で登録をした患者が 第 1 外科に転科して手術を受けた場合 手紙作成にあたって差出人はログインした医師の診療科名 氏名が表示されるため 新規登録をしなくても 消化管内科が登録した機関あてに第 2 外科の医師が手紙を作成できる 8
(8) 連携機関への手紙作成 ( 連携機関が未定 ) 時期以下のように宛先となる連携機関を確定できないまま 手紙作成する時 1 在宅療養支援室への退院支援依頼 2 時間外等で 連携機関マスタへの新規登録を担当者に依頼できない部署各診療科実施者患者の担当医師画面連携患者情報 連携機関登録 手紙作成 手紙ステータス選択 帳票一覧事由 1 退院支援にあたっては 患者が転院する先を探す目的で診療情報提供書を仮作成すので 連携機関名が未定であるため 2 連携機関マスタ登録担当者が不在で 機関名をマスタから選べないため 方法 1 在宅療養支援室への退院支援依頼 < 連携機関の仮登録 > 情報系 連携患者 画面を開く 連携先機関の登録 変更 の 新規登録 ボタンを押下し 以下を入力する 連携目的 医療機関への提供 連携期間 開始日 九大病院 診療科 医師 連携機関情報 病院名 ( 連携機関マスタから * を検索 選択) 診療科 医師名 ( 入力不要 ) < 仮の診療情報提供書の編集 > 前項 (7) を参照 < 手紙の保存 在宅療養支援室への送信 > プレビュー で確認し 一時中断 または 確定 ボタンを押下する 確定 とした場合 手紙ステータス選択 画面が現れるので 送付ステータスを 送付済 として登録する ( 診療情報提供書は 仮作成の時は請求しない ) 登録により 帳票一覧 画面が現れるので 印刷しない を選択 < 連携機関の正式登録 > 情報系 連携患者 画面を開き * で行った登録をハイライトする 連携先機関の登録 変更 の 変更 ボタンを押下し 以下を入力する 連携機関情報 病院名 ( 連携機関マスタより選択 ) 診療科 医師名 ( 診療所等は入力がなくても可 ) < 診療情報提供書の正式編集 > 上記で正式に登録された連携機関を 宛先として選択 手紙作成 ボタンを押下する 下部にこれまで作成済みの手紙一覧が現れるので 仮に作成した手紙をハイライトし コピー ボタンを押下する プレビュー で宛先を確認し 確定 ボタンを押下する 送付ステータスを 送付済 として登録する 仮に作成した手紙を 内容確認 破棄 する 2 時間外等で 連携機関マスタへの新規登録を担当者に依頼できない 運用は1に同じ * で作成した手紙に 手書きで宛先を記入し送ってもよい 備考 9
(9) 連携機関への手紙送付 時期部署実施者画面事由方法備考 電子カルテシステムで作成した手紙を 連携機関に郵送する時 1 各診療科 2 地域医療連携センター 1 各診療科の担当者 2 地域医療連携センター地域連携部門なし電子カルテシステムで作成した手紙を 患者等に手渡しせず郵送により連携機関に送付するため < 対象となる郵便物 > 電子カルテシステムで作成した御返事 診療情報提供書 御照会 御報告を第 1 頁とし三つ折りにして 専用の窓空き封筒に入れて封をしたもの < 各診療科 病棟の担当者 > 発送分について 所定の様式に通数を記入したものを添えて 院内便で地域医療連携センターに送付するか または持参する 専用封筒が無くなった場合は 在庫支給 ( 消耗品払出 ) の運用に従い経理課用度係に請求する < 地域医療連携センター > 各診療科から集まった通数を集計し 郵便局所定の様式に記入する 1 日 1 回郵便局の集荷があるので 料金後納郵便として発送する 地域医療連携センターへの依頼にあたり 送付先機関名の一覧は添付不要である ( 診療科がもし必要と考える場合は 各自で記録を残す ) 外来の各診療科については 専用封筒を用いない郵便物であっても地域連携に関するものであれば 従来どおりの方法により 地域医療連携センターで受け付ける 10
(10) 連携機関への返書確認 ( 外来 ) 時期毎月 1 回程度 部署地域医療連携センター実施者地域医療連携センター地域連携部門画面予約管理 地域連携一覧 紹介患者 ( 外来 ) 事由紹介状に対して 医師による返書が行われているかを確認するため 方法 < 未送付分の抽出 > 地域連携一覧 画面の紹介患者( 外来 ) タグにおいて 送付ステータスが 未送付 の件数を抽出する < 医師への連絡 > 外来医長あてに 各診療科の返書状況を通知し 確認を依頼する 備考 (11) 連携機関への報告確認 ( 退院 ) 時期毎月 1 回程度 部署地域医療連携センター実施者地域医療連携センター地域連携部門画面予約管理 地域連携一覧 紹介患者 ( 入院 ) 事由退院した患者について 紹介元病院に対し 退院サマリーの送付等による報告が行われているかを確認するため 方法 < 未送付分の抽出 > 地域連携一覧 画面の紹介患者( 入院 ) タグにおいて 退院患者に関し送付ステータスが 未送付 の件数を抽出する < 医師への連絡 > 病棟医長あてに 各診療科の報告状況を通知し 確認を依頼する 備考 11
2. 共通病床の利用 時期部署実施者画面事由方法備考 随時 1 地域医療連携センター 2 夜勤看護師長 ( 時間外 ) 1 地域医療連携センター看護師長 病床管理担当者 2 当番の夜勤看護師長 ( 時間外 ) 画面切替 ( 病床マップ ) 共通病床共通病床の利用状況を確認するとともに 医師からの依頼に応じて 共通病床の利用に供するため < 医師 > 共通病床の空き状況を確認の上 地域医療連携センター看護師長 ( 内線 5081) に利用を申し出る 共通病床利用依頼書を 地域医療連携センターに提出する 時間外の場合は 夜勤看護師長 (PHS 2098) に利用を申し出るのみ 確保状態が解除になった病床について 入院予約を行う < 地域医療連携センター >< 夜勤看護師長 > 医師からの依頼を受けて 病棟に受入れを依頼 利用可能な病床について 確保状態を解除する 共通病床利用依頼書は 院内ホームページの 地域医療連携センター に掲載 12