東京 2020 オリンピック競技大会開催周年 (3 年前 1000 日前 ) イベント 業務委託仕様書 1 委託業務の目的 2020 年には東京オリンピック パラリンピック競技大会が 県内の4 会場 ( オリンピック4 競技 パラリンピック1 競技 ) で開催されることとなっている 一方で 昨年の7 月に実施した 埼玉県県政世論調査 では 県内の開催競技や会場について約 6 割の県民が いずれも知らない との結果であり 一層の取組が必要であると認識している そこで 大会の成功に向けた県民気運の醸成を目的として 東京 2020 オリンピック周年イベントを実施することから その企画 提案 当日の会場設営 イベントの運営等について委託するものである 2 契約主体 2020 オリンピック パラリンピック / ラグビーワールドカップ 2019 埼玉県 推進委員会 3 契約期間 契約締結日から平成 29 年 11 月 30 日まで 4 委託内容本事業の目的を十分理解した上で 企画提案において提案した企画に基づき 本事業の円滑な開催に向けた全体実施計画 運営マニュアル 進行台本策定 計画に基づく全体の進捗管理及び全体を取りまとめる運営管理等を行うとともに 下記に掲げる業務を実施すること なお 受託者は委託者等と綿密に連絡調整を行い 業務を遂行すること 併せて 業務遂行に当たり支障が出ないよう必要な人員を配置すること (1) 次のア及びイの事業について 企画 実施運営を行う ア東京 2020 オリンピック競技大会開催 3 年前イベント日程 : 平成 29 年 7 月 24 日 ( 月 ) 会場 : 以下 1 又は2のいずれか 1 けやきひろば1Fプラザ ( 仮確保済み 使用料なし ) 2 企画提案内容により1 以外の会場を提案する場合には 提案者側で予算も含め確保すること 留意事項 : 1 大会組織委員会 東京都及び他の会場自治体が開催するイベントやその他の関連する事業等と連携を図り企画 実施運営を行うこと 2 フラッグツアーの引き渡し式 ( 主催 運営 : 東京都 大会組織委員会 ) 及び SAITAMA PRIDE アンバサダー認
定ブースを組み入れ 企画運営すること イ東京 2020 オリンピック競技大会開催 1000 日前イベント日程 : 平成 29 年 10 月 28 日 ( 土 ) 会場 : 以下 1 及び2 又は3のいずれか 1 さいたま新都心駅改札前コンコース ( カウントダウンボード設置場所 仮確保済み 使用料なし ) 2 けやきひろばサンクンプラザ ( 仮確保済み 使用料なし ) 3 企画提案内容により12 以外の会場を提案する場合には 提案者側で確保すること 留意事項 : 1 大会組織委員会 東京都及び他の会場自治体が開催するイベントやその他の関連する事業等と連携を図り企画 実施運営を行うこと 2 カウントダウンボード除幕式及び SAITAMA PRIDE アンバサダー認定ブースを組み入れ 企画運営すること 3 カウントダウンボードは 別途 委託者が準備する (2) 企画立案業務での留意事項 東京 2020 オリンピック パラリンピック競技大会 / ラグビーワールドカップ 2019 埼玉県推進基本計画 及び 気運醸成実施計画 に基づき 以下のア及びイの内容に即した企画を盛込んで事業を提案すること 委託者の承認を得るまで提案の修正及び追加提案を行うとともに 委託者の承認を得た上で イベント会場の手配 イベント開催に必要なスタッフの確保を行うこと イベントの出演者等については 委託者と連携し調整を行い 基本は受託者において手配すること アイベントの主たるターゲット及び会場選定等に関すること ( ア ) 多くの集客を図るためのターゲット 開催時間及び会場を選定すること ステージイベントの実施においては 会場を満員とするよう努めること 特に3 年前イベントは開催日が平日であることを踏まえ 工夫をすること ( イ ) 夏季による猛暑やアクセシビリティを考慮した会場の選定 開催時間の設定に配慮すること ( ウ ) 屋外施設を使用する場合は 雨天時を想定した対策を施すこと ( エ )3 年前イベントでは必要に応じて熱中症対策を施すこと イイベント内容に関すること ( ア ) 上記 (1) アの3 年前及び (1) イの1000 日前を象徴する内容であり 広く県民等が参加でき 独自性やインパクトがある内容とすること また 両イベント ( イベント間の期間を含む ) を横断する企画等を検討してもよい ( イ ) メディアの取材意欲をかき立てる内容とすること
( ウ ) 本事業の目的を十分理解した上で 委託者と協議の上 出演者を決定し出演交渉を行うこと 出演予定者は 司会者及びオリンピアン ( スポーツに造詣の深いタレント等を含む ) 等を想定している (3) イベント実施に係る業務全体実施計画に基づき 以下ア~コまでの事項を含め 事業の参加者の取りまとめ 設営 運営 演習 進行等 本事業実施に係る一切の業務を行うこと また 業務に係る費用は 会場費を含め全て受託者が負担すること ア参加者の取りまとめ参加者を事前に募る企画内容の場合には 受託者は 参加者受付事務局を受託者所在地に設置の上 参加希望者の取りまとめを行うこと イ事業の円滑な運営委託者と調整の上 事業当日の状況に応じて柔軟に対応すること ウ司会者 出演者 登壇者 関係者等に対するアテンド ( 接遇 飲食物提供 誘導等を含む ) エ必要となるイベント保険等への加入参加者 出演者 スタッフ等本イベントに係る者の怪我や事故 物損等が発生した場合に備え 必要となる保険への加入など事業全体に係る補償対策を講じること オ当日の様子の記録写真 イベント内での記念撮影 出演者 参加者の撮影を行うこと 撮影は参加者等の許諾を得た上で 行うこと なお その際に使用する各イベントのバナー ( 想定サイズ : 横 5400mm 900mm) を制作すること カ安全管理について本イベント実施の上で 暑さ対策 警備 誘導等について 参加者の安全を第一に考えた運営の配慮を施すこと また 突発事案に対応できる体制を整えること キ運営マニュアル及び進行台本の作成全体実施計画に沿った運営マニュアル及び進行台本を作成し イベント実施の10 営業日前までに提出すること ク当日の運営に必要な係員を配置すること ケ撮影 取材スペースの確保イベントがメディアを通じて日本国内外に発信されることを意図して メディアへの取材動員 メディアに対して適切な撮影 取材スペースを設けること コ一般来場者 出演者 関係者等の受付 誘導 警備等を行うこと (4) 広報媒体の制作及び広報業務ア本イベントの集客に必要な広報戦略を提案し 実施すること イ広報媒体の制作及び本イベントの募集に必要な広報を委託者と連携して行うこと
ウメディアへの広報 当日の取材周知を県政記者クラブ以外の媒体へ広く案内すること また そのリスト 案内計画を作成すること (5) 司会者 出演者 協力団体 関係団体及び自治体等との連絡調整に係る業務を行うこと この際に必要となる資料作成 説明を行うこと (6) 手配物及び制作物に係る業務本イベントの実施に必要な手配物及び制作物に係る業務を行うこと (7) 会場の設営 撤去等に係る業務ア会場図面を作成すること イイベントプログラム実施に必要な装飾ほかイベント開催に必要な看板 展示物等の制作を行い 会場の設営及び撤去を行うこと ウイベント開催に必要な音響機材 照明機材 その他イベント進行に必要な機材等の設営及び撤去を行うこと (8) 報告書の作成に係る業務ア報道モニター実施イベントに関してテレビ 新聞 WEB での報道をモニターし 露出成果として納品すること また 露出成果を一覧にまとめ広告換算を行うこと イ実施報告書実施報告書 ( 事業内容 実績 当日の様子 記録写真等 ) を作成し 紙媒体 電子媒体で提出すること 提出期限は 次のとおりとする 東京 2020 オリンピック競技大会開催 3 年前イベント平成 29 年 8 月 31 日 ( 木 ) まで 東京 2020 オリンピック競技大会開催 1000 日前イベント平成 29 年 11 月 30 日 ( 木 ) まで (9) その他ア受託者決定から契約締結の間に委託者と契約内容を詳細に協議すること イ契約締結後 10 日以内に全体実施計画 ( スケジュール表を含む ) を提出すること スケジュールは 委託者と常時進捗状況を確認し合うこととし 必要に応じて適宜修正を行うものであること ウ全国で開催される同様のイベント情報及び本県の事業展開に参考となる情報を適宜委託者に報告すること エ提案内容は 契約締結時に 協議により詳細を詰めるものであること 協議の過程で提案した内容の一部修正や 提案した内容以外のものを仕様に追加する場合があること 特に 委託者が指定する出演者やステージイベント等について 内容に組み入れるよう調整すること オ事業内容については 大会組織委員会の承認を必要とすることから 大会組織委員会の判断 指導により事業内容が変更となる場合もあることを了承し 委託者側と調整するとともに事業内容の修正を行うこと
5 委託業務実施にあたっての留意事項詳細は 委託契約時に定めるものとする (1) 第三者への委託委託業務の全部又は一部を第三者に委託し 又は請け負わせてはならない ただし あらかじめ委託者の承諾を得た場合は この限りでない (2) 委託業務に関して知り得た秘密委託業務に関して知り得た秘密を他に漏らし 又は委託業務以外の目的に使用してはならない 委託期間が終了し 又は委託契約が解除された後においても同様とする (3) 個人情報の取扱い委託業務を通じて取得した個人情報の適切な管理のために 必要な措置を講じるものとする 受託者が取り扱う個人情報については 県の保有する個人情報として埼玉県個人情報保護条例の適用を受けるものとする (4) 委託者への損害賠償受託者は 委託業務の履行に当たり 自己の責めに帰すべき事由により委託者に損害賠償を与えたときは その賠償の責めを負うものとする (5) 第三者への損害賠償受託者は 委託業務の履行に当たり 受託者の故意が原因で利用者その他の第三者に損害が生じた場合には その賠償の責めを負うものとする (6) 著作権の取扱い受託者は 成果物の著作権 ( 著作権法第 27 条及び28 条に規定する権利を含む 以下同じ ) を委託者に無償で譲渡するものとし 著作権人格権を行使しないものとする (7) 第三者が権利を有する著作物納入される成果物に 第三者が権利を有する著作物 ( 以下 既存著作物 という ) が含まれる場合には 受託者は当該既存著作物の使用に必要な費用の負担及び使用許諾契約等に関わる一切の手続きを行うこと また 著作権関係の紛争が生じた場合 一切の受託者の責任において処理するものとする (8) 人物画像の取扱い本人の承諾を得ることのできない人物画像については 本人と識別できない程度の修正を行うこと また 掲載後の肖像権或いは個人情報に関わる問題が発生した場合は 受託者においてその責めを負うこと (9) 定めのない事項等本仕様書に定めのない事項及び本仕様書に関し疑義が生じたときは 遅滞なく委託者と協議して定めるものとする