平成 30 年 8 月 30 日 学習奨励費に係る Q&A 目次 1. 推薦事務及び受給者の条件について... 3 Q1. 渡日後 6 か月未満でもゆうちょ銀行で送金機能がついた総合口座を開設できるか. 3 Q2. 9 月に新入生として入学してくる学生がおり 前年度の成績がないが 推薦は可能か 3 Q3. 10 月の推薦時に推薦依頼数の人数を超えた次点 ( 補欠 ) の者の推薦調書は必要か 3 Q4. 毎月送金される仕送り以外に 留学生の父親が直接家賃を支払っているが それは仕送りにあたるか... 3 Q5. 在日扶養者とはどのような者を指すのか... 3 Q6. 他の団体等から受けている貸与型の奨学金は 他の奨学金 の対象となるか... 4 Q7. 研究助成金は 他の奨学金 の対象となるか... 4 Q8. 授業料減免を受けている場合 他の奨学金 の対象となるか... 4 Q9. 他の奨学金 を一括で年額として給付された場合は どのように月額を算出すればよいか... 4 Q10. 外国政府が派遣する留学生とはどのような者か... 4 Q11. 就職支援特別枠 にて推薦対象となる 卒業 修了の前年次 とは具体的に何年生を指すのか... 4 Q12. システムでの 推薦者の報告 処理完了後に推薦者を確認するにはどうしたらよいか... 5 Q13. システムでの 推薦者の報告 処理完了後に登録したデータに修正が必要な場合はどうしたらよいか... 5 Q14. 新規に採用された学生の奨学生番号がわからない場合は どのような処理をするのか... 5 2. 在籍確認について... 5 Q15. 夏季休暇による帰国や入院等により 1 か月以上長期欠席をするため在籍確認が取れないが 給付対象にはならないのか... 5 Q16. 遠隔地にある他の大学に赴き 1 か月以上に渡り研究を行う学生がいるが その期間は学習奨励費の給付対象になるのか... 6 Q17. 海外の大学に 2 か月間 語学研修プログラム にて留学する者がいる その期間の学習奨励費は給付の対象になるのか... 6 Q18. システムで在籍確認報告を行ったが 報告内容と振込者の確認方法を知りたい.. 6 1
Q19. システムで在籍確認報告を行った後 同月の同じ回の在籍報告期間中に新たに署名が取れた学生がいる 1 度送信処理をした後で 追加の在籍確認報告はできるのか 7 Q20. 第 1 回目の在籍確認報告期間中に 1 人も署名が取れなかった 第 1 回目の在籍確認報告はせず 2 回目で在籍確認報告処理をすればよいのか... 7 3. 異動 補欠 返納について... 7 Q21. 学習奨励費採用時に大学院レベルの研究生であったが 1 月から正規生として修士課程に進学することになった 継続して受給することは可能か... 7 Q22. 11 月に辞退する受給者がいるが 11 月分の学習奨励費は在籍確認が未確認であったため受給していない 異動届 ( 様式 3) の給付終了年月 ( 給付対象最終年月 ) の記載はどうしたらよいか... 7 Q23. 受給者が遡って辞退する場合に 補欠者の給付開始希望月を辞退した翌月にすることは可能か... 8 Q24. 受給者が退学により辞退することになり 1 月に退学届を受理したが 退学日は 1 1 月 30 日付の場合 受給した学習奨励費はどうしたらよいか... 8 4. その他... 8 Q25. 学習報告書 を提出する際に 辞退者も提出対象となるのか... 8 Q26. 留学生から 受給証明書 を依頼されたが どのように発行するのか... 8 学習奨励費の事務については 募集要項 事務処理の手引き 留学生給与等給付システムの取扱いについて 及び本 Q&A をよく読んで対応をお願いいたします 2
1. 推薦事務及び受給者の条件について Q1. 渡日後 6 か月未満でもゆうちょ銀行で送金機能がついた総合口座を開設できるか A1. 平成 27 年 12 月までは 送金機能つきの総合口座は 6 か月以上の滞在条件がついておりましたが 平成 28 年 1 月より 渡日後 6 か月未満であっても 送金機能つきの総合口座の開設が可能となりました なお 学習奨励費の給付は 送金 ではなく ゆうちょ銀行の 預入 サービスを使用するため 送金機能付口座は必要ありません Q2. 9 月に新入生として入学してくる学生がおり 前年度の成績がないが 推薦は可能か A2. 新入生のため 前年度の成績による成績評価係数を算出することができない場合は 大学院レベル 学部レベルで定められた成績評価係数以上で特に成績が優秀と認められ かつ 受給期間中においてもそれを維持する見込みがあると大学等が判断する者であれば推薦可能です なお その場合は 必ず 留学生給与等給付システム ( 以下 システム という ) の カナ氏名等の入力 画面で 成績評価係数相当以上と判断した理由を記入してください Q3. 10 月の推薦時に推薦依頼数の人数を超えた次点 ( 補欠 ) の者の推薦調書は必要か A3. 10 月の推薦時は機構からの推薦依頼数を超えて申請することはできません 申請書 推薦調書 ( 補欠者推薦用 )( 様式 4) は次点の者に使用するものではありません なお システムにて登録する人数も機構からの推薦依頼数を超えないようにしていただき 次点の者は入力しないでください Q4. 毎月送金される仕送り以外に 留学生の父親が直接家賃を支払っているが それは仕送りにあたるか A4. 仕送りにあたります 年間の家賃を一括で支払った場合も同様です Q5. 在日扶養者とはどのような者を指すのか A5. 日本国内で留学生に経済的援助をしている者を指します 留学生が扶養 ( 経済的援助 ) している者 ( 配偶者 子供等 ) のことではありません 3
Q6. 他の団体等から受けている貸与型の奨学金は 他の奨学金 の対象となるか A6. 返還義務のある奨学金は 他の奨学金 にはあたらないため システムへの入力や 申請書 推薦調書 ( 補欠者推薦用 )( 様式 4) への記入の必要はありません Q7. 研究助成金は 他の奨学金 の対象となるか A7. 使途が研究のための書物の製本費や交通費等にあたるものであれば該当しないため システムへの入力や 申請書 推薦調書 ( 補欠者推薦用 )( 様式 4) への記入の必要はありません ただし 内容が生活費等 ( 食費等日常生活の補てん ) にあたるものであれば対象となります Q8. 授業料減免を受けている場合 他の奨学金 の対象となるか A8. 授業料減免は対象とはなりません また 使途が授業料に限られる奨学金等も 他の奨学金 にはあたらないため システムへの入力や 申請書 推薦調書 ( 補欠者推薦用 ) ( 様式 4) への記入の必要はありません Q9. 他の奨学金 を一括で年額として給付された場合は どのように月額を算出すればよいか A9. 年額を月ごとの額に換算して 1 か月分の額を算出してください Q10. 外国政府が派遣する留学生とはどのような者か A10. 外国政府の経費負担により日本に派遣される外国人留学生を指します 外国政府 とは 当該国の各省庁及びその業務を担う公的機関を含み 経費 とは 日本留学にかかる生活費 学費 渡航費等を指します 具体例 : タイ政府派遣留学生 (ODOS=One District One Scholarship を含む ) 中国政府派遣留学生 ( 国家建設高水平大学公派研究生を含む ) 台湾政府派遣留学生 ( 教育部等 ) 等 Q11. 就職支援特別枠 にて推薦対象となる 卒業 修了の前年次 とは具体的に何年生を指すのか A11. 以下の表のとおりとします 以下の表に当てはまらない場合は 個別にお問い合わせください 4
学種課程推薦対象 大学学部 4 年制 3 年生 大学学部 6 年制 5 年生 大学院修士課程 2 年制 1 年生 大学院博士課程 3 年制 2 年生 短期大学 2 年制 1 年生 高等専門学校 5 年制 4 年生 秋入学者については 最終学年の学生も対象とすることができます Q12. システムでの 推薦者の報告 処理完了後に推薦者を確認するにはどうしたらよいか A12. システム ( 学校担当者用ページ ) から 新規留学生振込口座届確認 の処理種別で (4) 給付予定者または推薦者の一覧表の印刷画面で報告内容を確認する を選択して確認してください 一覧表の画面に学生の情報が表示されていれば 登録完了となります ( システムの取扱いについて 第 5 章参照 ) なお (2) 口座届の確認 カナ氏名等の入力 訂正 処理及び (3) 給付予定者または推薦者の報告 の処理が正しく終了していないと (4) 給付予定者または推薦者の一覧表の印刷画面で報告内容を確認する の処理での確認はできません Q13. システムでの 推薦者の報告 処理完了後に登録したデータに修正が必要な場合はどうしたらよいか A13. (3) 給付予定者または推薦者の報告 処理修了後は システム ( 学校担当者用ページ ) でデータの修正はできません 採用決定前に修正が必要な場合は 機構ホームページ 留学生受入れ促進プログラム ( 文部科学省外国人留学生学習奨励費 ) 受給者の推薦について に掲載している 推薦者報告後のシステム訂正様式 を送付してください なお 採用決定通知後の訂正は 異動届 ( 様式 3) を使用してください Q14. 新規に採用された学生の奨学生番号がわからない場合は どのような処理をするのか A14. システム ( 学校担当者用ページ ) から 新規採用データ等の取込 を行い 新規採用データで確認してください ダウンロードの期間は 留学生給与等給付システムデータ処理日程表 を参照してください 2. 在籍確認について Q15. 夏季休暇による帰国や入院等により1か月以上長期欠席をするため在籍確認が取れないが 給付対象にはならないのか 5
A15. 1 か月以上の長期欠席等のため 大学等において署名を得ることができない月は 学習奨励費の給付はできません 署名の得られない月は システムで 在籍未確認者 として報告 (1 回目と 2 回目の両方 ) をお願いします Q16. 遠隔地にある他の大学に赴き 1 か月以上に渡り研究を行う学生がいるが その期間 は学習奨励費の給付対象になるのか A16. 遠隔地にある教育施設等 ( 以下 遠隔施設等 という ) で学業 研究活動を行う場合 下記の条件を全て満たす場合は 学習奨励費の給付対象とします 1. 遠隔施設等で行う学業 研究活動が 在籍大学等における明確な指導方針の下に実施されるものであり かつ 履修課程 科目を修める上で必要であると在籍大学等が認めるものであること 2. 遠隔施設等で当該学生を指導監督する者 ( 在籍大学等から同行している指導教官 もしくは当該遠隔施設等の教官 事務担当者等 ) がおり 当該学生の在籍確認簿を管理し 毎月署名させて 在籍大学等に在籍確認簿を送付し 報告を行う体制が整っていること Q17. 海外の大学に2か月間 語学研修プログラム にて留学する者がいる その期間の学習奨励費は給付の対象になるのか A17. 留学の目的が履修課程 科目を修める上で必修でない場合は その期間の学習奨励費は給付の対象にはなりません その場合は 異動届 ( 様式 3) を提出する必要があります 異動事項は 8 休学 留学 としてください 留学の目的が履修課程 科目を修める上で必修であり A15 に記載する条件を全て満たしている場合は 学習奨励費の給付対象とします Q18. システムで在籍確認報告を行ったが 報告内容と振込者の確認方法を知りたい A18. 在籍確認報告が正しく終了している場合 在籍確認報告期間内は 当該報告期間に報告 ( 送信 ) した内容について システム ( 学校担当者用ページ ) から確認できます 在籍確認 の処理種別で (5) 在籍確認報告状況の確認 を選択し 登録状況と報告状況欄にて確認してください 報告内容に間違いがあることが判明した場合は 必ず在籍確認報告期間内に日本学生支援機構学習奨励費担当に連絡してください 在籍確認報告期間終了後に振込内容と振込者を確認するには 振込者データダウンロード 期間内に 新規採用データ等の取込 の振込者データをダウンロードしてください ダウンロードの期間は 留学生給与等給付システムデータ処理日程表 を参照してください 6
Q19. システムで在籍確認報告を行った後 同月の同じ回の在籍報告期間中に新たに署名が 取れた学生がいる 1 度送信処理をした後で 追加の在籍確認報告はできるのか A19. 一旦 (4) 在籍確認報告書の提出 処理を行うと 同月の同じ回にシステムで追加の報告処理はできません 1 回目の報告後 2 回目の報告期限までに署名が取れた場合は 2 回目で確認の報告をしてください 2 回目の報告後に署名が取れ 報告内容の修正が必要となった場合は 在籍確認報告期間内に日本学生支援機構学習奨励費担当に連絡してください Q20. 第 1 回目の在籍確認報告期間中に1 人も署名が取れなかった 第 1 回目の在籍確認報告はせず 2 回目で在籍確認報告処理をすればよいのか A20. 在籍確認報告期間は月に 2 回ありますが 1 回目で 1 人も署名が取れない場合でも その月の 1 回目の締切日までに全ての受給者に関して報告 ( 在籍未確認で報告 ) を行ってください 1 回目に在籍確認ができない受給者については 未確認であることを報告し 2 回目の報告期間中に 在籍確認報告を行ってください 3. 異動 補欠 返納について Q21. 学習奨励費採用時に大学院レベルの研究生であったが 1 月から正規生として修士課程に進学することになった 継続して受給することは可能か A21. 同じ大学院レベルであるため 継続して受給することは可能です 進学により大学院レベルの種別が変更になる場合 異動届 ( 様式 3) を提出する必要があります 異動事項は 9 その他 ( 振込口座 所属 氏名等の変更 ) としてください Q22. 11 月に辞退する受給者がいるが 11 月分の学習奨励費は在籍確認が未確認であったため受給していない 異動届 ( 様式 3) の給付終了年月( 給付対象最終年月 ) の記載はどうしたらよいか A22. 給付終了年月 ( 給付対象最終年月 ) は11 月分までと記載してください 受給条件を満たさなくなった月が給付終了年月となります 例 : 受給者が遡って12 月 31 日付で退学となった 退学の決定は3 月だったため 3 月に異動届を提出する 給付終了年月は12 月分までとしてください 7
Q23. 受給者が遡って辞退する場合に 補欠者の給付開始希望月を辞退した翌月にすること は可能か A23. 受給者が遡って辞退する場合でも 異動届 ( 様式 3) を提出し 日本学生支援機構が処理を行った月が書類の受付月となり 補欠者の給付対象月は受付月の翌月からとなります 例 : 受給者が遡って11 月 30 日付で退学となったが 退学の決定は1 月だったため 1 月に異動届を提出した 異動届の 補欠推薦者採用希望月 欄は2 月以降の月を記入してください 補欠者が12 月から遡って受給を開始することはできません Q24. 受給者が退学により辞退することになり 1 月に退学届を受理したが 退学日は11 月 30 日付の場合 受給した学習奨励費はどうしたらよいか A24. 退学日が遡って決定した場合は 退学日以降の学習奨励費は返納いただくことになります 受給者が在籍確認簿に署名をしていたとしても 退学日以降は学習奨励費の給付対象期間とはなりません 返納が必要な場合は 速やかに日本学生支援機構学習奨励費担当までご連絡ください 例 :1 月に学習奨励費受給者から退学届の提出があり 退学を決定した 学費未納があったため退学日は 11 月 30 日付と決定した 学習奨励費は 12 月分から返納になります 4. その他 Q25. 学習報告書 を提出する際に 辞退者も提出対象となるのか A25. 学習奨励費に採用された者について 全員分を作成してください 補欠採用者 途中辞退者 採用されたがすぐに辞退し 結果として全く受給しなかった者についても作成をお願いします Q26. 留学生から 受給証明書 を依頼されたが どのように発行するのか A26. 受給証明書 ( 様式 5) を使用して 受給年度に在籍していた学校から発行してください 8