管理者向けの Groups for Business 設定 このガイドの内容 1. Google Groups for Business がチームのコミュニケーションに どのように役立つかを確認する 2. Groups for Business のおすすめの設定を選択する 3. 自動返信を使用するメーリングリスト 外部 ユーザーを含むメーリングリスト 共有メールボックスを作成する 4. ユーザーをトレーニングする 必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分
Groups for Business とは Google グループを使用すると 組織の内外のユーザーと 効率的なコミュニケーションを図ることができます グループ の作成と管理をチームに任せることができ コラボレーショ ンが容易に実現します Groups for Business を使用すると もっとたくさんのことが できるようになります 組織外部のユーザーを含むグループを作成する 配信リストの管理をユーザーに任せる 共有メールボックスやオンライン フォーラムなどの特別 な種類のグループを設定する まず何よりも グループの作成は無料であり G Suiteユー ザー ライセンスにカウントされません
Groups for Business でコミュニケーションをもっと簡単に 組織での Groups for Business の使い方の例をいくつか紹介します メーリング リストへの自動返信 チームによるグループの自主管理 潜在顧客からの問い合わせ先として info@your-domain.com を作成します 自動返信を設定すれば 顧客から問い合わせの メールを受け取ったときに たとえば お問い合わせありがとうご ざいます 24 時間以内にこちらからご連絡いたします といった 自動返信を送信できます 組織のイベントを管理するためのメーリング リスト meetup@your-domain.com を作成します チームのメンバーが メーリング リストでイベント参加者の追加または削除を行うことがで きるようにします 変更を行うたびに管理者に確認を求める必要は ありません プロジェクト チームとニュースレター 共同 共有 メールボックス Groups for Business では 組織のメンバーと外部の関係者で 構成されるプロジェクト グループを作成できます グループのメー ルアドレスを作成すれば そのアドレス 1 つだけでニュースレター や最新情報をグループのメンバー全員に簡単に送信できます サポートチーム用の共同トレイ support@your-domain.com を使 用して サポートのリクエストを管理できるようにします サポート チームの各メンバーはチケットに個別に対応し 解決したリクエスト には解決済みのマークを付けたり リクエストを別のメンバーに割り 当てたりできます
管理コンソールから Groups for Business に アクセスする 始めに 管理コンソールの [Groups for Business] ページにアクセス してみましょう 1. 管理者のメールアドレスとパスワードで管理コンソール にアクセスします 2. [アプリ] [G Suite] の順にクリックします 3. サービスの一覧を下にスクロールして [Groups for Business] をクリックします 注: ダッシュボードには 基本的なメーリング リスト機能を 提供する [Google グループ] も表示されていますが この ガイドで説明しているのは Groups for Business です ステップをクリックすると移動します
Groups for Business をオンにする Groups for Business はデフォルトでオンになりますが 手 動でオンにする必要がある場合は 次の手順に従います 1. [Groups for Business] ページの右上にある をクリックします 2. [オン すべてのユーザー ] をクリックします 3. [すべてのユーザーに対してオンにする] をクリックして 確定します
おすすめの設定を行う 1. [共有設定] をクリックします 2. 下に示されるおすすめの設定を選択します 3. 選択が終わったら [変更を保存] をクリックします この設定を使用すると 各グループのユーザーを追加または削 除できる グループ マネージャー を指定できます これは 外 部 ユーザーをグループに追加できるのは管理者だけということ も意味します 設定は必要に応じて後で変更できます
自動返信を使用するメーリング グループを作成する 自動返信を使用するメーリング リストを作成しましょう ここで は 例として Solarmora.com というドメインを使用します メーリング リスト info@solamora.com をグループとして設定し て サポートチームのメンバー全員が潜在顧客に返答できるよう にします 次に グループ用の自動返信を設定して info@solarmora.com にメールを送信したすべての顧客が次 のメッセージを受け取るようにします お問い合わせありがとうございます 24 時間以内にこちら からご連絡いたします では 設定の手順を見ていきましょう 同じグループを以前に管理コン ソールで作成してある場合 Groups for Business を有効にすると 基本の Google グループで以前に作成したグループはす べて自動的に移行されます グループを検索するには 管理コンソールに移動 し [グループ] をクリックします これでグループを 管理できます 詳細: グループの移行
Google グループの使用を開始する 最初にグループを開きましょう 1. G Suite管理コンソールのページ上部にある アプリ ランチャー をクリックします 2. [グループ] をクリックします [グループ] が表示されない 場合は [もっと見る] をクリックします 3. [グループ] ページでは 次の操作を行うことができます グループを作成 管理する [自分のディスカッション] をクリックして グループの メッセージを読んで返信する 受信トレイでも同じメッ セージを閲覧できます
メーリング リスト グループを作成する では グループを作成しましょう [グループ] ページで 次の操作を行います 1. ページ上部の [グループを作成] ボタンをクリックします 2. グループ名 メール受信者が見るグループの名前 Solarmora チーム など メールアドレス info@solarmora.com など 説明 ユーザーだけに表示される を入力します 3. 次に [グループの種類を選択] プルダウン メニューから [メーリング リスト] を選択します 注: [作成] ページのその他の設定を使って 組織内のどのユーザーがメッセージの閲覧 メッセージへの返信 グループへの参加ができるかを指定できます デフォルトは 組織内のすべてのユーザーです 4. ページ上部の [作成] をクリックします 5. 確認のウィンドウで [OK] をクリックすると グループが作成されます
グループ用の自動返信を設定する 作成したグループが [グループ] ページの [マイグループ] に表示されています 1. 右側の [管理] をクリックします 2. 横のリストにある [設定] をクリックし [メール オプション] を選択します 3. 次の変更を行って [保存] をクリックします 件名の プレフィックス 自動返信の受信者の [件名] 行に表示されるテキストを入力します お問い合わせありがとうござ います など メールフッター すべてのオプションをオフにします これらのオプションは通常 外部のメンバーを含む社内のメーリング リ ストやグループ用に使用され ニュースレターなど 自動返信には使用されません 自動応答 [組織外のメンバー以外への自動返信を有効にする] チェックボックスをオンにし 受信者のメールの本文 に表示されるメッセージを入力します カスタムのメールフッターがないので 会社情報を記載することもで きます 詳細: グループ用の自動返信
グループにメンバーを追加する 1. [ グループ ] ページで 自分のグループの下にある [ 管理 ] をクリックします 2. 左側のリストにある [ メンバー ] をクリックし [ メンバーを直接追加 ] をクリックします 3. 追加したいユーザーのメールアドレスを入力し グループのウェルカムメッセージを入力します 注 : 入力するアドレスは 事前に管理コンソールでユーザーとして追加されている必要があります 外部ユーザーを追加する方法については このガイドの後半で説明します 4. [ メール登録オプション ] セクションの [ すべてのメール ] を選択します 5. ページ上部の [ 追加 ] をクリックします グループのメンバーを見るには [ すべてのメンバー ] をクリックします
新しいメーリング リスト グループをテストする 新しいグループを作成したところで グループがどのように機能するかを見ていきましょう グループがアクティブになる までに最長で 6 時間ほどかかる場合があることに留意してください 自動返信を見る ドメイン外部のメール アカウントからグループに対してメールを送信して 自動返信のメッセージを確認します メールに返信する ドメインの受信トレイをチェックして 外部のメール アカウントから送信したメールが届いていることを確認します グループの他のメンバーからもメールを受信できることを確認します グループからメールを見る グループから直接メールを見るには [マイグループ] に移動し 自分のグループをクリックします 外部のメール アカウ ントから送信したメールを開き [返信] をクリックします 返信はグループまたは個人のメールアドレスから行うことがで きます 詳細: グループの編集
外部ユーザーを含むグループを作成する 引き続き Solarmora.com の例を使って 外部ユーザーを含むグループを設定しましょう Solarmora では 社内スタッフと外部のコンサルタントやボランティアが参加するイベントを実施します イベント責任者は プロジェクトの関係者全員を新しいメーリング リスト event-planning@solarmora.com に追加したいと考えています Groups for Business では 次のことができます solarmora.com 以外のメールアドレスを持つユー ザーを含むメーリング リストを作成する Solarmora のイベント責任者が管理者のサポー トなしにグループのメールアドレスを追加 削除できるようにする event-planning@solarmora.com から返信できる ようにする
Groups for Business の共有設定を更新する 最初に 組織内のユーザーがメーリング リストのグループに外 部ユーザーを追加できるようにし その後でグループのオー ナーを指定します 3. 前に行った設定はそのままにして 次の 2 つのチェック ボックスを追加でオンにします 1. 管理コンソールから [アプリ] [G Suite] [Groups for Business] の順にクリックします 2. Groups for Business の設定ページで [共有設定] をクリックします 4. [保存] をクリックします 注: Groups for Business でのメーリング リストの管理につ いて グループのオーナーをトレーニングすることが重要で す このガイドの終わりにあるトレーニング リソースをご覧く ださい
グループの使用を開始する 設定の更新が終わったら グループを作成して 外部のユー ザーとグループとの間でメールの送受信ができるようにします 1. 管理コンソールのページ上部にあるアプリ ランチャー をクリックします 2. [グループ] をクリックします 3. ページ上部の [グループを作成] をクリックします 4. 前のセクションで行ったように グループ名 メール アドレス 説明を入力します 5. [作成] をクリックしてグループを保存します
メーリング リスト グループへのアクセス 権を外部ユーザーに与える では グループの外部メンバーにメーリング リストへの アクセス権を与えましょう 1. ページ上部の [メンバー] をクリックし [管理] ボタン をクリックします 2. 横にある [権限] をクリックします 3. リスト内の [基本的な権限] をクリックします 4. [トピックを表示] と [投稿] の両設定で [グループの すべてのメンバー] の横にチェックマークが付いてい ることを確認します 5. 設定が終わったら ページ上部の [保存] をクリック します
外部メンバーをグループに追加する 1. [グループ] ページに戻り [マイグループ] をクリックします 2. 自分のグループの下にある [管理] をクリックします 3. [メンバー] の下のリストから [メンバーを招待] を選んでクリックし 外部ユーザーのメールアドレスを入力します 注: 外部ユーザーは 招待 する必要があります 直接追加すること はできません 内部ユーザーのアドレスを追加するためには 対象の ユーザーが G Suiteドメインに事前に登録されている必要がありま す 4. [招待状を送信] をクリックします グループのメンバーは [メンバー] の下のリストから [すべてのメンバー] をクリックすることでいつでも確認できます
グループのマネージャーを指定する 次に グループのマネージャーを指定します マネージャー はグループのメンバーを追加または削除できます 1. 横のリストで [マイグループ] をクリックし 自分のグルー プの下にある [管理] をクリックします 2. メンバーの一覧で グループのマネージャーにしたい人 の横のチェックボックスをオンにします 3. ページ上部の [操作] をクリックし [役割に追加] を選択 して [マネージャー] をクリックします ページが更新され 指定したユーザーがマネージャーに なっています 4. グループ マネージャーが Google グループの使用をす ぐに開始できるように 時間を設定します 詳細: グループの管理
グループを使って共同トレイを設定する 共同メールボックスは 顧客からの技術サポートのリクエストな ど メール リクエスト キューの管理に役立ちます リクエストに 個別に対応し 解決したリクエストには解決済みのマークを付 けることができます 共同メールボックスを設定するには 前のセクションで行ったよ うに新しいグループを作成する必要があります 1. グループを作成する際に [グループの種類を選択] プル ダウン メニューで [共同トレイ] を選択します 2. [参加者] の横で 共同トレイの機能を使用できるユーザー を選択します 3. [基本的な権限] で 他の設定を選択します 共同メールボックスの作成と使用について 詳しく学び 動画を見る
ユーザーをトレーニングする その他のトレーニング リソースについては G Suiteラーニング センター gsuite.google.jp/learning-center をご覧ください ラーニング センターを見る Google グループのデータシート グループを作成 管理する 効果的な仮想チームを作る よくある質問
これで Groups for Business の設定は完了です 学習した内容: グループを作成する アクセス権と設定をカスタマイズする グループ用の自動返信を設定する グループのマネージャーを指定する ユーザーをトレーニングする