バージョン 2.0 ユーザーマニュアル 第 1 版 サイボウズ株式会社
はじめに はじめに このマニュアルは SP ディスカッションの機能や操作方法を説明しています 対象読者 SP ディスカッションを使用する一般ユーザー 本書で使用している表記本書では 次の表記を使用しています 表記 意味 注意 操作に注意が必要な事項や制限事項 補足 操作の補足説明や別の操作方法 知っていると便利な情報 [ ] 画面上のボタン リンクまたはタブ - ### ページ 参照先のページ 用語や操作などを補足する説明 本書の作成環境本書の作成環境は 次のとおりです OS: Windows 7 Web ブラウザー : Internet Explorer 9 製品バージョン : SP ディスカッション 2.0.0 SharePoint 2013 Outlook 2010 本書で掲載している画面表示は お使いの Web ブラウザーによって異なります 本書で使用している製品名称と略称本書では 次の略称を使用しています 略称 製品名 SP Apps Cybozu SP Apps 2.0.x SP ディスカッション Cybozu SP ディスカッション 2.0.x SharePoint 2013 Microsoft SharePoint 2013 Outlook 2010 Microsoft Outlook 2010 本書の取り扱いについて この文書内における掲載情報の二次利用においては ご自身の判断と責任の下に行ってください サイボウズ株式会社は それらの情報をご利用になることにより発生したあらゆる商業的損害 損失を含め一切の直接的 間接的 特殊的 付随的または結果的損失 損害について責任を負いません また 本文書を二次利用し作成した文書には 次のような当社の著作権表示文を記載してください 本文書は サイボウズ株式会社による を一部引用しています 商標について 記載された商品名 各製品名は各社の登録商標または商標です また 当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります 2
はじめに 個別の商標 著作物に関する注記については 弊社の Web サイトを参照してください http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html なお 本文および図表中では (TM) マーク (R) マークは明記していません OpenSSL (Copyright (c) 1998-2001 The OpenSSL Project. All rights reserved.) This product includes software developed by the OpenSSL Project for use in the OpenSSL Toolkit. (http://www.openssl.org/) This product includes cryptographic software written by Eric Young (eay@cryptsoft.com) This product includes software written by Tim Hudson (tjh@cryptsoft.com) 3
目次 目次 はじめに... 2 目次... 4 1 章 SP ディスカッションの概要... 6 2 章画面の見かたと操作方法... 11 2.1 トップページの見かた... 11 2.2 ディスカッションを閲覧する... 12 2.3 ディスカッションを投稿する... 12 2.4 ディスカッションにコメントを書き込む... 14 2.5 ディスカッションの本文や参加者を変更する... 15 2.6 ディスカッションを削除する... 15 2.7 ディスカッションを検索する... 16 2.8 ディスカッションをタグで分類する... 16 2.8.1 タグを作成する... 17 2.8.2 ディスカッションにタグを付ける... 17 2.8.3 ディスカッションのタグを外す... 18 2.9 タスクリストと連携する... 18 2.9.1 コメントを基にタスクを登録する... 18 2.9.2 コメントを基に登録されたタスクをディスカッションごとに確認する... 18 2.9.3 登録先のタスクを表示する... 19 2.10 通知を解除する... 20 3 章個人設定... 21 3.1 Web パーツを設定する... 21 3.1.1 Web パーツを追加する... 21 3.1.2 Web パーツを設定する... 21 3.2 ユーザーをグループ化する (My グループの設定 )... 22 3.2.1 My グループを追加する... 22 3.2.2 My グループのタイトルや登録するユーザーを変更する... 23 3.2.3 グループを並び替える... 23 3.2.4 My グループを削除する... 24 3.3 電子メール通知を設定する... 24 4
目次 付録 A Outlook 2010 と連携して使う... 25 付録 A.1 インストールとアンインストール... 25 付録 A.2 Outlook 2010 からディスカッションを投稿する... 25 5
1 章 SP ディスカッションの概要 1 章 SP ディスカッションの概要 SP ディスカッションとは? SP ディスカッションは ユーザー同士がコミュニケーションするための場を作成できるコラボレーションツールです すべてのユーザーが参加するディスカッションや 参加者を指定したディスカッションに使用します SP ディスカッションには ほかにも次の特長があります ディスカッションをタグで分類できます SharePoint 2013 のタスクリストに ディスカッションのコメントを基にタスクを登録できます ディスカッションのなかで浮上したやるべきタスクが 埋もれてしまったり 見落とされたりすることを防げます Outlook 2010 で受信したメールの内容を基に 新しいディスカッションを投稿できます 投稿するディスカッションには メールの内容や受信者が自動的に入力されます ディスカッションを開始する ディスカッションのテーマを SP ディスカッションに投稿して ディスカッションを開始します 6
1 章 SP ディスカッションの概要 ディスカッションする コメントを書き込んで ユーザー同士でディスカッションします 7
1 章 SP ディスカッションの概要 コメントを基にタスクを登録する チーム内のやり取りで浮上したタスクを SharePoint 2013 のタスクリストに登録できます やるべきタスクが埋もれてしまったり 見落とされたりすることを防げます 8
1 章 SP ディスカッションの概要 ディスカッションの更新を確認する 次のタイミングで通知を受け取れます 自分が参加者としてアサインされているディスカッションが投稿された自分が参加としてアサインされているディスカッションの本文や参加者が変更された参加しているディスカッションにコメントが書き込まれた 次の方法で通知を確認できます 最新情報 Web パーツを見る電子メールを受信する最新情報 Web パーツ 通知をクリックすると 該当するディスカッションが表示されます ディスカッションを一覧で表示する 自分が参加としてアサインされているディスカッションの一覧を表示できます 9
1 章 SP ディスカッションの概要 ディスカッションをタグで分類する ディスカッションにタグを付けて カテゴリー別に整理したり 重要なディスカッションに印を付けたりできます タグをクリックすると そのタグが付いたディスカッションが一覧で表示されます これで SP ディスカッションの概要の説明は終了です 各機能の詳細や操作方法は 次の章を参照してください 2 章画面の見かたと操作方法 - 11 ページ 3 章個人設定 - 21 ページ 10
2.1 トップページの見かた 2 章画面の見かたと操作方法 2.1 トップページの見かた SP ディスカッションのトップページ 1 2 3 4 5 13 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 ディスカッションを投稿します 2.3 ディスカッションを投稿する - 12 ページ 選択したディスカッションに タグを付与します 2.8 ディスカッションをタグで分類する - 16 ページ 選択したディスカッションを削除します 2.6 ディスカッションを削除する - 15 ページ 電子メール通知を設定します 3.3 電子メール通知を設定する - 24 ページ My グループの追加 削除または並び替えを行います 3.2 ユーザーをグループ化する (My グループの設定 ) - 22 ページ 6 参加しているすべてのディスカッションを表示します 7 すべてのユーザーに公開されたディスカッションを表示します 8 自分が投稿したディスカッションを表示します 9 下書きとして保存したディスカッションを表示します タグを作成します 10 2.8 ディスカッションをタグで分類する - 16 ページ 11
2 章画面の見かたと操作方法 11 タグを並び替えます 12 ディスカッションの一覧です 13 サイドリンクバーを表示または非表示にします 2.2 ディスカッションを閲覧する ディスカッションの本文やコメントなどを閲覧します 補足 SP ディスカッションのリストに対する権限の設定によっては ディスカッションを閲覧できません 1 SP ディスカッションのトップページにアクセスします トップページには 参加しているディスカッションの一覧が表示されます トップページの画面の見かたや 一覧に表示されるディスカッションの絞り込みかたは 次の節を参照してください 2.1 トップページの見かた - 11 ページ 2 閲覧するディスカッションをクリックします 2.3 ディスカッションを投稿する この節では ディスカッションを投稿する手順を説明します 既存のディスカッションの参加者や本文などを再利用して投稿したり Outlook 2010 で受信したメールの内容を基にディスカッションを投稿したりすることもできます 既存のディスカッションを再利用して投稿する - 14 ページ 付録 A Outlook 2010 と連携して使う - 25 ページ 補足 SP ディスカッションのリストに対する権限の設定によっては ディスカッションを投稿できません 1 SP ディスカッションのトップページで Cybozu SP ディスカッション タブの [ 新しいディスカッション ] をクリックします 2 各項目を指定します ディスカッションの作成画面の項目 項目タイトル参加者 説明タイトルを入力します 参加者を選択します すべてのユーザーを参加者としてアサインする場合は 全員に公開する のチェックボックスを選択し 参加者や本文の編集を許可するユーザーを選択します 参加者を指定した場合は 参加者としてアサインしたすべてのユーザーに ディスカッションの本文や参加者を編集する権限が付与されます 12
2.3 ディスカッションを投稿する ユーザーの選択方法は 次の項を参照してください ユーザーを選択する - 13 ページ 本文 ディスカッションのテーマや ディスカッションに関する連絡を入力します 3 [ 保存 ] をクリックします [ 下書きとして保存 ] をクリックすると ディスカッションを下書きとして保存できます ユーザーを選択する SP ディスカッションでは SharePoint 2013 標準のリストと同様にユーザーを検索して指定する方法のほかに ユーザーをグループから選択して指定することもできます ここでは ユーザーをグループから選択して指定する手順を説明します 1 をクリックします 2 グループからユーザーを選択し [OK] をクリックします 1 3 2 1 入力したユーザーの名前またはログイン名と 部分的に一致するユーザーを検索します 2 グループからユーザーを選択します 管理者の設定により 表示されるグループは異なります 管理者が設定したグループとは別に 個人用のグループを作成することもできます 3.2 ユーザーをグループ化する (My グループの設定 ) - 22 ページ 3 選択したグループに所属するユーザーが表示されます ユーザーをクリックして [ 追加 ] をクリックし 参加者に追加します 13
2 章画面の見かたと操作方法 既存のディスカッションを再利用して投稿する 既存のディスカッションの参加者や本文などを再利用して 新しいディスカッションを投稿できます 再利用するディスカッションを開き 表示 タブの [ 再利用して作成 ] をクリックします 2.4 ディスカッションにコメントを書き込む この節では ディスカッションにコメントを書き込む手順を説明します 補足 SP ディスカッションに対する権限の設定によっては コメントを書き込めません 1 コメントを書き込むディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 コメントを入力 またはファイルを添付し [ 書き込む ] をクリックします ディスカッションの詳細画面の項目 項目コメントファイル コメントを入力します [ 参照 ] をクリックし ファイルを添付します 説明 14
2.5 ディスカッションの本文や参加者を変更する 2.5 ディスカッションの本文や参加者を変更する この節では ディスカッションの本文や参加者を変更する方法を説明します 補足 SP ディスカッションに対する権限の設定によっては ディスカッションの本文や参加者は変更できません すべてのユーザーに公開されているディスカッションは ディスカッションの作成者と ディスカッションの編集を許可するユーザーとして設定されているユーザーだけに ディスカッションを編集する権限が付与されます 1 変更するディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 [ アイテムの編集 ] をクリックします 3 必要な項目を変更し [ 保存 ] をクリックします 各項目の説明は 次の節を参照してください 2.3 ディスカッションを投稿する - 12 ページ 2.6 ディスカッションを削除する この節では ディスカッションを削除する方法を説明します 注意削除したディスカッションは 元に戻せません 補足自分が作成したディスカッションだけを削除できます 1 削除するディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 [ アイテムの削除 ] をクリックします 3 [ 削除する ] をクリックします 15
2 章画面の見かたと操作方法 ディスカッションを一括して削除する 1 SP ディスカッションのトップページにアクセスします トップページには 自分が参加としてアサインされているディスカッションの一覧が表示されます トップページの画面の見かたや 一覧に表示されるディスカッションの絞り込みかたは 次の節を参照してください 2.1 トップページの見かた - 11 ページ 2 画面左側の [ 投稿済み一覧 ] をクリックします 3 削除するディスカッションのチェックボックスを選択し Cybozu SP ディスカッション タブの [ ディスカッションの削除 ] をクリックします 4 [ 削除する ] をクリックします 2.7 ディスカッションを検索する SharePoint 2013 のエンタープライズ検索を使用して ディスカッションの本文やコメントを検索します 1 SP ディスカッションが動作するサイトのページで 参照 タブを表示します 2 ページ右上の検索ボックスに検索する単語またはフレーズを入力し [Enter] キーを押します 2.8 ディスカッションをタグで分類する 各ディスカッションを 個人用のタグで分類できます ディスカッションに付けたタグは ほかのユーザーに共有されません 補足 SharePoint Server 2010 の 個人用のタグ と同じように SP ディスカッションで付けたタグは自分の個人用サイトに表示されます SP ディスカッションに対する権限の設定によっては タグを作成できません 16
2.8 ディスカッションをタグで分類する 2.8.1 タグを作成する 1 SP ディスカッションのトップページで [ 新しい個人用タグ ] をクリックします 2 作成するタグの名前を入力し [ 作成 ] をクリックします タグ名の入力欄では タグ名の候補として 自分やほかのユーザーが作成したタグの名前が表示されます 2.8.2 ディスカッションにタグを付ける 1 タグを付けるディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 個人用タグ 欄のをクリックします 3 タグを選択し [ 保存 ] をクリックします 複数のディスカッションに一括してタグを付ける 1 SP ディスカッションのトップページにアクセスします トップページには 自分が参加者としてアサインされているディスカッションの一覧が表示されます トップページの画面の見かたや 一覧に表示されるディスカッションの絞り込みかたは 次の節を参照してくださ 17
2 章画面の見かたと操作方法 い 2.1 トップページの見かた - 11 ページ 2 タグを付けるディスカッションのチェックボックスを選択し Cybozu SP ディスカッション タブの [ 個人用タグの付与 ] をクリックします 3 タグを選択し [ 保存 ] をクリックします 2.8.3 ディスカッションのタグを外す 1 タグを外すディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 個人用タグ 欄のをクリックします 3 外すタグのチェックボックスの選択を外し [ 保存 ] をクリックします 2.9 タスクリストと連携する この節では SP ディスカッションを SharePoint 2013 のタスクリストと連携する方法を説明します 補足管理者によって タスクリスト連携が設定されている必要があります 連携先のタスクリストに対する権限の設定によっては タスクを登録できません 2.9.1 コメントを基にタスクを登録する 1 コメント右側のをクリックします 2 必要な項目を指定し [ 保存 ] をクリックします 2.9.2 コメントを基に登録されたタスクをディスカッションごとに確認する コメントを基に登録されたタスクを ディスカッションごとに表示できます 1 タスクを確認するディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 18
2.9 タスクリストと連携する 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 関連するタスク 欄の [xx 件 ] をクリックします xx は そのディスカッションのコメントを基に登録されたタスクの数です 2.9.3 登録先のタスクを表示する ディスカッションの詳細画面から タスクの登録先のタスクリストを表示できます 1 任意のディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 関連するタスク 欄に表示された 登録先のタスクリストの名前をクリックします 19
2 章画面の見かたと操作方法 2.10 通知を解除する ディスカッションごとに 通知の受信を解除できます 1 通知の受信を解除するディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 タイトル 欄のをクリックします 20
3.1 Web パーツを設定する 3 章個人設定 3.1 Web パーツを設定する サイトのトップページに 次の Web パーツを追加できます SP ディスカッションの Web パーツディスカッションの一覧が表示されます 最新情報 Web パーツログインユーザーに関連するディスカッションが更新されると 通知が表示されます SP ディスカッションの通知だけでなく SP スケジューラーなどの SP Apps のすべての機能の通知が表示されます 最新情報 Web パーツには 未確認の通知だけが表示されます SP ディスカッションの通知は 次の場合に表示されます 自分が参加者としてアサインされているディスカッションが投稿された 自分が参加者としてアサインされているディスカッションの本文や参加者が変更された 参加者しているディスカッションにコメントが書き込まれた 補足 サイトに対する権限の設定によっては Web パーツを追加できません 3.1.1 Web パーツを追加する 1 Web パーツを設定するサイトのページで ページ タブの [ ページの編集 ] をクリックします 2 Web パーツを挿入する位置の [Web パーツの追加 ] をクリックします 3 Cybozu SP Apps カテゴリーから追加する Web パーツを選択し [ 追加 ] をクリックします 3.1.2 Web パーツを設定する Web パーツの設定項目を説明します SP ディスカッションの Web パーツ 項目 Cybozu SP ディスカッション表示する項目表示するディスカッション数 説明 サイトに複数の SP ディスカッションを追加している場合は Web パーツにカレンダーを表示する SP ディスカッションを選択します また Web パーツに表示するビューを選択します Web パーツに表示する項目を選択します Web パーツに表示するディスカッションの最大数を指定します 21
3 章個人設定 最新情報 (Cybozu SP Apps)Web パーツ 項目 表示する項目 表示する通知数 Web パーツに表示する項目を選択します 説明 Web パーツに表示する通知の最大数を指定します 3.2 ユーザーをグループ化する (My グループの設定 ) 組織やプロジェクトのメンバーなど ディスカッションの参加者に頻繁に指定するユーザーを My グループとして登録します 作成したグループは ディスカッションの参加者を選択する際に利用できます My グループは 作成したユーザーだけが利用できます 補足 サイトに対する権限の設定によっては My グループを設定できません 3.2.1 My グループを追加する My グループの追加には ディスカッションの詳細画面で追加する方法と グループの設定画面で追加する方法とがあります ディスカッションの詳細画面では そのディスカッションの参加者を My グループとして登録できます ディスカッションの詳細画面で追加する 1 参加者を My グループとして登録するディスカッションを開きます ディスカッションを開く手順は 次の節を参照してください 2.2 ディスカッションを閲覧する - 12 ページ 2 参加者 欄のをクリックします 3 各項目を指定します 新しい My グループ ダイアログボックスの項目 項目タイトルユーザー並び順 説明 My グループの名前を入力します My グループに登録されるユーザーです 必要に応じて ユーザーを追加または削除します 作成するグループを表示する位置を選択します 4 [ 保存 ] をクリックします 22
3.2 ユーザーをグループ化する (My グループの設定 ) グループの設定画面で追加する 1 SP ディスカッションのページで Cybozu SP ディスカッション タブの [ グループ設定 ] をクリックします 2 [ 新しい My グループ ] をクリックします 3 各項目を指定します 項目 タイトル ユーザー My グループの名前を入力します 説明 My グループに登録されるユーザーを選択します ユーザーの選択方法は 次の項を参照してください ユーザーを選択する - 13 ページ 施設 並び順 SP ディスカッションでは使用しません My グループを表示する位置を選択します 4 [ 保存 ] をクリックします 3.2.2 My グループのタイトルや登録するユーザーを変更する 1 SP ディスカッションのページで Cybozu SP ディスカッション タブの [ グループ設定 ] をクリックします 2 情報を変更する My グループをクリックします 3 必要な項目を編集し [ 保存 ] をクリックします 各項目の説明は 次の項を参照してください グループの設定画面で追加する - 23 ページ 3.2.3 グループを並び替える システムで設定されているグループと My グループを並び替えます 1 SP ディスカッションのページで Cybozu SP ディスカッション タブの [ グループ設定 ] をクリックします 2 [ 並び替え ] をクリックします 3 矢印アイコンをクリックしてグループを並び替えます 4 [ 保存 ] をクリックします 23
3 章個人設定 3.2.4 My グループを削除する 1 SP ディスカッションのページで Cybozu SP ディスカッション タブの [ グループ設定 ] をクリックします 2 削除する My グループのチェックボックスを選択します 3 [ 削除 ] をクリックします 4 [ 削除する ] をクリックします 3.3 電子メール通知を設定する 電子メール通知を設定すると 次のタイミングで電子メールを受信します 自分が参加としてアサインされているディスカッションが投稿された自分が参加としてアサインされているディスカッションの本文や参加者が変更された参加しているディスカッションにコメントが書き込まれた 補足 電子メール通知を使用するためには SharePoint 2013 のユーザー情報に 電子メールアドレスが設定されている必要があります 1 SP ディスカッションのページで Cybozu SP ディスカッション タブの [ 一般設定 ] をクリックします 2 電子メール通知を受信する を選択し [OK] をクリックします 24
付録 A Outlook 2010 と連携して使う 付録 A Outlook 2010 と連携して使う Outlook にアドオンをインストールすると Outlook 2010 で受信したメールの内容を基に ディスカッションを投稿できるようになります 投稿するディスカッションには メールの内容や受信者が自動的に入力されます 補足 アドオンの動作環境は Outlook 2010 に準拠します Outlook 2010 の動作環境については マイクロソフト社の Web サイトを参照してください http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/ee624351(v=office.14).aspx#section10 SP スケジューラーのアドオンと SP ディスカッションのアドオンは共通です SP スケジューラーのアドオンをインストール済みの場合は SP ディスカッションのアドオンをインストールする必要はありません 付録 A.1 インストールとアンインストール アドオンを Outlook 2010 にインストールするには インストーラー cbspapps-outlook-2.x.x-ja.exe を起動して 画面の指示に従って操作します アドオンのインストーラーは 弊社 Web サイトからダウンロードできます http://spapps.cybozu.com/jp/products/archive.html SP ディスカッションのアドオンをアンインストールするには Windows のコントロールパネルで Cybozu SP Apps Outlook Integration をアンインストールします 付録 A.2 Outlook 2010 からディスカッションを投稿する この節では Outlook 2010 で受信したメールの内容を基に ディスカッションを投稿する手順を説明します 1 投稿するメールを選択し ホーム タブの [ ディスカッションに投稿 ] をクリックします または メールを右クリックして ディスカッションに投稿 を選択します 2 各項目を指定します Cybozu SP ディスカッションの URL を指定 ウィンドウの項目 項目 SP ディスカッションの URL URL を保存添付ファイルをコピーする 説明投稿先の SP ディスカッションの 任意のページの URL を入力します SP ディスカッションの URL に入力した URL を保存する場合は選択します URL は 5 つまで保存できます 投稿するディスカッションにメールの添付ファイルを添付する場合は選択します この項目は 選択したメールに添付ファイルがあるときだけ表示されます 3 [ 下書きを作成 ] をクリックします 4 ユーザー名とパスワードを入力するウィンドウが表示されたら SharePoint 2013 の認証情報を入力して 25
付録 A Outlook 2010 と連携して使う [OK] をクリックします すでに SharePoint 2013 にログインしている場合は この手順は必要ありません 5 投稿する内容を確認し [ 投稿 ] をクリックします 26
発行日発行者 2014 年 3 月第 1 版発行サイボウズ株式会社 112-0004 東京都文京区後楽 1-4-14 後楽森ビル 12F Copyright (C) 2014 Cybozu