OHD 電子取引システム [EDI] マニュアル 目次 1. はじめに 2. トップページ 3. 発注確認 / 発注請け 4. 作業完了報告 5. 支払一覧 6. よくある質問 2~3ページ 4ページ 5~6ページ 7~8ページ 9~10ページ 11ページ 2017 年 3 月 株式会社オープンハウス ディベロップメント
1: はじめに EDI とは電子取引システム [EDI] とは 弊社との受発注 請求 支払に関する書面によるやり取りを インターネット上で行うためのシステムです 発注 / 受注 / 請求 / 支払までの一連の管理をリアルタイムに一括して行うことができます EDI を導入することによるメリット 発注 請求 支払の情報をインターネット上でご確認いただけます 請書 請求書をお送りいただく必要はなく 送料や郵送の手間が省けます 電子取引となるため 請書への印紙貼付は不要です EDI を導入に必要なもの インターネットが使用できる環境 電子取引システム [EDI] 使用同意書の提出 ( 弊社での確認後 数日でログインできるようになります ) 1-1. ブラウザ ( インターネット ) を起動する本システムはホームページ形式のシステムです [Internet Explorer]( 以下 ブラウザ ) を使用します パソコンのメニューより ブラウザを起動して下さい chrome 等のブラウザでも使用することが出来ますが バージョン等により一部機能が動作しない場合もあります 1-2. 電子取引システム [EDI] にアクセスする 接続先 URL https://ohd-edi.openhouse-group.com/ http ではなく https です (s がつきます ) [ 接続先 URL] 入力後 キーボードの [Enter] を押すと画面が表示されます 検索エンジンを利用する場合 検索バー ではなく その上にある アドレスバー に URL を入力して下さい ( オープンハウスのホームページが表示される場合 URL の入力箇所が誤っている場合があります ) https://ohd-edi.openhouse-group.com/ ここではありません 2 / 11 ページ
1-3. はじめてのログインログイン ID と初期パスワードは 別紙 重要 御社のログイン ID パスワード にてご確認ください ( お手元にない場合はお問い合わせください ) アルファベットは大文字と小文字が混合しております アルファベット大文字と小文字の切り替え方 入力モード が半角英字になっている ことを確認 そのままキーを押す 小文字 Shift を押しながらキーを押す 大文字 の入力が出来ます お知らせしたパスワードは初回ログイン時のみ有効です 初回ログイン時に パスワードの有効期限が切れています というメッセージが表示されますので 新しいパスワードを設定してください パスワードは アルファベット大文字 小文字 数字のうち 2 種類以上の組み合わせ 8 文字以上 すべて半角である必要があります こんなときは 1 ログイン認証に失敗しました というエラーメッセージが出る ID またはパスワードの入力に誤りがあります ID パスワードは共に半角 アルファベットは大文字 小文字が混合しております ご確認ください 2 何度かログインに失敗し ロックがかかってしまった EDI 問い合わせ窓口 (ml-edi-help@openhouse-group.com) へご連絡ください パスワード再設定後 ご連絡いたします メモ 3 / 11 ページ
2: トップページ ( ポータル ) 2-1. トップページ ( ポータル ) ログイン後 最初に表示される画面です 1 2 1 お知らせ OHD からのお知らせが表示されます 質疑登録 からのお問い合わせに対する返信はこちらに通知されます 2 現在の発注の状態が表示されます 件数をクリックすると関連する画面に移動します 発注状況の種類 OHD からの発注内容の確認を行っていない状態です 定期的に確認し 毎月 25 日には 0 件になるようにしてください OHDからの発注内容を確認したが [ 受注するのか / しないのか ] の操作を 行っていない状態です 発注内容をご確認いただき もしくは を行ってください 必ずどちらかを選択して下さい 一度 受注却下 を押した発注は取り戻せませんので 慎重に行ってください こんな時どうする? 1その現場の工事を請け負わない場合 を押してください 2その現場を請け負う予定だが金額が違う 質疑登録 からお問い合わせください 5ページ (3-2. 発注請け ) 参照 OHDからの発注を受注した状態です= 注文請書を送ったと同じ状態です 作業や納品の完了後 の登録を行ってください 受注した発注に対して 作業が完了したことを報告した状態です = 請求書を送ったのと同じ状態です を押した発注に関しては 月末に物件担当者が作業が完了しているかを精査します 支払条件を満たしていない場合はお支払いできません 詳しくは 物件担当者へお問い合わせください 当月または前月分の支払予定 または実績です 前月以前の支払実績は 左上メニュー 支払一覧 から検索することができます 支払通知の確定はお支払予定日の 2~3 日前です 当月または前月に却下した発注です 一度受注却下した発注は取り戻せません 誤ってを押した場合はEDIお問い合わせ窓口までメールにてご連絡ください (ml-edi-help@openhouse-group.com) 4 / 11 ページ
3: 発注確認 / 発注請け 3-1. 発注一覧発注内容を確認します 1 発注状況の未確認件数 または左上メニューの 発注一覧 をクリックします 1 2 発注番号 ( 青字 ) をクリックすると 詳細画面が表示されます 2 5 / 11 ページ
3-2. 発注請け ( 受注却下 ) 発注された工事を 受注するか却下するかを選択します をクリックすると ボタンが表示されます 質疑登録 屋根工事 発注内容を確認し をクリックします 受注を却下する場合は [ 却下理由 ] を入力した後 をクリックして下さい 一度受注却下すると 元には戻りません ご不明な内容等は物件担当者へご相談の上で 操作して下さい 質疑登録について発注内容や 発注金額に関するお問い合わせや 追加分の請求をする場合 質疑登録 から問い合わせすることが出来ます 追加見積書はこちらに添付して頂いても構いません 担当確認後 返信させていただきます 返信な内容はポータル画面の お知らせ に通知されます 発注以外に関するお問い合わせは 物件担当者に直接ご連絡ください をクリックすると 以下のような画面に切り替わります 屋根工事 請求書出力 ボタンをクリックすると 請求書の PDF ファイルが出力されます お送りいただく必要はございませんので 御社控えとして必要な場合のみ出力してください 6 / 11 ページ
4: 作業完了報告 4-1. 作業完了報告工事 納品の完了を報告します (= 請求 ) 完了報告は工事が完了した日 ( または翌日 ) に行ってください 毎月 25 日までに 当月分の作業完了報告に漏れがないことをご確認ください 1 [ トップページ ( ポータル )] 画面の発注状況のをクリックします 1 重要! 毎月 25 日までに 未確認 と 確認済み が 0 件になるよう 確認して下さい このとき に件数が表示されている場合は 必ず全ての発注を確認し を行ってください 2 発注番号 ( 青字の数字 ) をクリックすると詳細画面が表示されます 2 3 作業完了報告書や現場写真等 必要な書類はこちらに添付して下さい 源泉所得税の計算書の提出が必要な設計事務所様もこちらに添付して下さい 必ずボタンを押す前に添付して下さい 4 ファイル添付方法 新規 を選択し 参照 ボタンをクリックします 3 添付したいファイルを選び 開く を選択するとファイルが添付されます 屋根工事 7 / 11 ページ
4 ボタンをクリックします 作業完了 = 請求です 作業が完了している発注は必ず毎月 25 日までに作業完了報告を行ってください 5 ボタンをクリックすると 左上の状況欄が から に 変わります 5 請求に必要な操作はこれで完了です 作業完了登録後 担当者が精査し お支払確定後でご確認頂けます に支払確定額が反映されるのは お支払予定日の2~3 日前です 8 / 11 ページ
5: 支払通知一覧と支払通知承諾 5-1. 支払一覧 ( 状態確認 ) 作業完了報告を行った発注の支払状況を確認します 1 支払通知の件数 または 支払一覧 をクリック 1 2 検索画面に移動するので 検索条件を選択し 検索 ボタンを押す 確定したお支払いを確認する 1 支払日を入力する 2 状況 の 支払確定 にチェックを入れ 検索 ボタンをクリック 支払いが確定していない発注の状況を知りたい 1 状況 の 査定済 支払手続中 にチェックを入れ 検索 タブで 状況 を切り替える 9 / 11 ページ
査定済 : 物件担当者の精査が済んだ状態 支払手続中 : 経理処理中の状態 5-2. 支払通知への承諾 / 不服 ( 内容に不服がなければ操作は不要です ) 支払通知内容確認後 承諾 または 不服 を選択し 確認 ボタンを押します 下記画面が表示されたら OK をクリックして下さい 不服 を選択した場合は 担当者よりご連絡いたします 10 / 11 ページ
6: よくある質問 ログインに関する質問 Q: ロックがかかり ログインできない A: ご連絡いただき次第 ご登録のメールアドレスに再設定したパスワードを送付します ( 3 ページ ) Q: ログインできるパソコンは 1 台だけか 複数名で管理したい A: インターネット環境とログイン ID パスワードがあれば どちらのパソコンでもログイン可能です パスワードのお取り扱いにはご注意願います 発注に関する質問 Q: 発注分が EDI に切り替わるタイミングは?( 2 ページ ) A: ご登録のメールアドレスに登録完了のメールが届いた日以降に発注されたものが対象となります Q: 発注金額が多いまたは少ない A: 発注詳細画面の 質疑登録 からご連絡ください ( 6 ページ ) 精査の上 差額分を発注致します 作業完了に関する質問 Q: 作業が完了していないのに 作業完了 をクリックしてしまった A: 作業完了は取消できません 誤って作業完了報告をされた場合には EDI お問い合わせ窓口 (ml-edi-help@openhouse-group.com) まで対象の発注番号をお知らせください Q: いつ作業完了をすればいいのか A: 工事 納品完了ごとに都度 作業完了 登録を行ってください また 毎月 20 日までの工事 ( 納品 ) 分の報告漏れがないかを 毎月 25 日までにご確認の上 作業完了 登録を行ってください ( 7,8 ページ ) Q: 作業完了報告時にファイルを添付したいが 容量の制限はあるのか A: 添付ファイル容量には制限はありませんが 大量の画像等 容量の大きいデータは 別途従来通りご提出ください お支払いに関する質問 Q: 今月の支払金額が足りないようだ A1: 紙で発行された発注は 紙の請求書をご提出いただく必要があります 紙の請求書分は EDI システム上には表示されません 従来通り FAX もしくは郵送にて明細が届きます A2: 作業完了の登録をされた発注が すべてお支払いになるとは限りません 物件担当者が精査しますので 支払条件を満たしていない等でお支払いが実行されなかった可能性があります ご不明な点は 物件担当者 または EDI お問い合わせ窓口 (ml-edi-help@openhouse-group.com) までお問い合わせください その他の質問 Q: メールが届かない 登録のメールアドレスを変更したい A:EDI お問い合わせ窓口 (ml-edi-help@openhouse-group.com) までメールにてご連絡ください 11 / 11 ページ