資 料 番 号 SOL-007 内 部 統 制 文 書 の 運 用 と 管 理 株 式 会 社 アイグラフィックス
(1) 内 部 統 制 の 一 元 管 理 Solution とは igrafx 内 部 統 制 一 元 管 理 Solution とは igrafxファイル プロセスず SOX 文 書 Wordファイル Excelファイル PDFファイル その 他 のファイル SOX 文 書 や 業 務 関 連 文 書 の 保 管 庫 登 録 管 理 運 用 リンク 情 報 管 理 検 索 履 歴 管 理 igrafx Process Central は 業 務 プロセス 図 やSOX 文 書 などを 代 表 とする 業 務 に 関 連 する 様 々な 文 書 ファ イルを 一 元 的 に 管 理 するシステムです igrafx 製 品 と 高 い 親 和 性 を 持 ち 他 の 文 書 管 理 システムにない 特 徴 を 持 っています igrafx 内 部 統 制 一 元 管 理 Solution の 優 位 性 導 入 が 簡 単 にでき 管 理 負 担 が 少 ない igrafx FlowCharter や SOX+との 親 和 性 が 高 い 導 入 コストが 他 社 に 比 べて 安 価 簡 単 操 作 で 現 場 で 使 える Webブラウザーで 文 書 の 閲 覧 が 可 能 一 般 文 書 管 理 セキュリティー 管 理 承 認 Webブラウザ 閲 覧 1
Rep o sito ry Be ne fi ts.ig x Re pository Ben efits.i gx (2) 内 部 統 制 一 元 管 理 Solution の 活 用 イメージ 作 成 編 集 管 理 監 査 / 外 部 委 託 会 社 専 用 アドレスを 利 用 しWebブラウザー 又 は 専 用 ビューアで 文 書 などを 閲 覧 / 確 認 閲 覧 コメント 挿 入 SOX 文 書 や 業 務 関 連 文 書 の 保 管 庫 支 店 や 工 場 各 支 店 や 工 場 からWebブラウザーで 業 務 関 連 文 書 の 閲 覧 ( 編 集 可 能 な 担 当 者 は 管 理 者 が 設 定 ) 支 店 工 場 管 理 者 経 営 者 IT 責 任 者 igrafx でプロセス 図 やSOX 文 書 の 作 成 / 修 正 / 管 理 / 運 用 アクセス 制 限 などのセキュリティー 管 理 業 務 や 内 部 統 制 の 現 場 担 当 者 igrafxでプロセス 図 やSOX 文 書 の 作 成 / 編 集 / 管 理 / 運 用 WebブラウザーでSOX 文 書 や 業 務 関 連 文 書 の 閲 覧 ( 編 集 可 能 な 担 当 者 は 管 理 者 が 設 定 ) 本 社 Holdings 業 務 現 場 部 門 2
(3) 文 書 の 登 録 と 更 新 igrafx 文 書 保 管 庫 (サーバ 側 ) 2009 年 度 SOX 2010 年 度 SOX 販 売 プロセス 保 管 庫 を 開 く 簡 単 な 操 作 で 文 書 の 取 り 出 しと 格 納 ができます igrafx ファイル 以 外 の 一 般 的 なWordやExcelなどのあらゆる 文 書 ファイルを 原 本 として 保 管 庫 に 格 納 します 担 当 者 が 文 書 の 取 り 出 しを 行 うと 自 動 的 に 排 他 制 御 が 機 能 し 他 の 担 当 者 は 閲 覧 のみ 可 能 となります 簡 単 な 操 作 で 現 場 で 誰 でも 活 用 することができます 保 管 庫 エクスプローラー 画 面 2009 年 度 内 部 統 制 文 書 チェックアウト ( 取 り 出 し) SOX 文 書 やその 他 の 業 務 関 連 文 書 作 成 編 集 操 作 ( 端 末 側 ) チェックイン ( 格 納 ) その 他 の 外 部 ファイル 3
(4) 文 書 の 履 歴 と 旧 版 の 管 理 更 新 履 歴 のログを 自 動 的 に 記 録 します 保 管 庫 に 格 納 された 全 ての 文 書 ファイルに 更 新 履 歴 が 自 動 的 に 付 けられます 過 去 にどの 担 当 者 が 文 書 の 作 成 し 更 新 したのかが 一 目 で 確 認 できます また 古 い 文 書 を 自 由 に 取 り 出 すことができ それを 最 新 の 版 として 登 録 すること も 可 能 です 販 売 に 関 するRCM 最 新 版 2009 年 度 内 部 統 制 文 書 旧 版 4 受 注 - 売 上 計 上 に 関 する 業 務 フロー 図 旧 版 7 4
(5) 文 書 の 申 請 と 承 認 ワークフローを 利 用 して 文 書 の 申 請 と 承 認 ができます 事 前 に 設 定 した 承 認 ワークフローに 従 って 文 書 の 申 請 と 承 認 が 可 能 です 承 認 のステータスは 画 面 上 で 確 認 でき 承 認 された 文 書 のみを 公 開 することも 出 来 ます 通 達 は 既 存 のE-Mailを 利 用 することも 可 能 です 承 認 ワークフローの 設 定 承 認 依 頼 の 確 認 審 査 中 承 認 否 認 承 認 状 況 の 確 認 承 認 者 メール 通 知 承 認 依 頼 者 5
(6) 操 作 権 限 の 設 定 とセキュリティーの 確 保 2010 年 度 SOX 販 売 プロセス アクセス 権 限 を 設 定 しセキュリティーを 確 保 します igrafx 文 書 保 管 庫 (サーバ 側 ) それぞれの 文 書 保 管 ホルダーに 詳 細 な 操 作 権 限 が 設 定 できます 管 理 者 現 場 2009 年 度 SOX 担 当 者 外 部 監 査 や 契 約 社 員 など それぞれで 必 要 な 操 作 基 準 を 与 えることで 文 書 のセキュリティーを 確 保 します 作 業 端 末 側 2009 年 度 内 部 統 制 文 書 公 開 編 集 操 作 権 限 の 設 定 非 公 開 閲 覧 のみ 6
(7) 文 書 の 検 索 クエリーによる 文 書 検 の 索 ができます 全 文 検 索 機 能 (igrafx Process Central 2009から 機 能 追 加 )による 文 書 の 検 索 が 可 能 です クエリー ビルダーにより 複 数 条 件 を 組 み 合 わせたクリエーを 作 成 することができます 検 索 の 結 果 は 作 業 ウインドウ に 表 示 されます また 次 ページに 説 明 されているWeb Central の 機 能 を 利 用 してWeb 画 面 からも 同 じ 検 索 機 能 が 利 用 できます 文 書 検 索 条 件 の 設 定 文 書 検 索 結 果 の 表 示 7
(8) Web ブラウザーでの 参 照 HTLM 形 式 で 文 書 の 参 照 ができます 文 書 保 管 庫 (データベース)に 登 録 されている 文 書 はWeb Central の 機 能 でWebブラウザー 形 式 で 参 照 がで きます 通 常 のiGrafx 操 作 と 同 等 にリンクされた 文 書 も 参 照 が 可 能 です 加 えて igrafxのライセンスを 必 要 と しないため 文 書 の 共 有 化 に 関 わる 投 資 コストを 大 幅 に 削 減 できます 接 続 端 末 の 数 に 制 限 はありません Repository Benefits.igx Web 画 面 リンク 情 報 も 保 持 igrafx FC SOX+ と 同 じ 画 面 表 示 文 書 保 管 庫 の 内 容 確 認 コメントの 挿 入 8
(9) リンク 付 けした 関 連 文 書 の 格 納 igrafx 図 表 とリンク 図 表 を 一 元 的 に 格 納 します 業 務 プロセス 図 に 関 連 するRCM, 帳 票 や 規 程 文 書 など 各 種 データがリンクされた 状 態 で 管 理 することができます これにより 文 書 が 点 在 せず 一 体 型 で 管 理 運 用 が 可 能 です igrafx 文 書 保 管 庫 (サーバ 側 ) 2012 年 度 SOX 2011 年 度 SOX 販 売 プロセス 受 注 売 上 計 上 プロセス 関 連 文 書 RCM 表 2009 年 度 内 部 統 制 文 書 サブプロセスフロー 図 否 認 各 種 帳 票 類 9
(10) 独 自 操 作 メニューの 作 成 視 覚 的 で 組 織 に 合 った 簡 単 操 作 メニューが 作 成 できます 保 管 庫 に 格 納 された 全 ての 文 書 はエクスプローラ 表 示 とは 別 に 勘 定 科 目 や 業 務 やごとに 視 覚 的 に 解 り 易 い 操 作 メニュー 画 面 を 作 成 することが 出 来 ます これにより 現 場 で 使 えるシステムとなります 独 自 メニュー 画 面 保 管 庫 (サーバ 側 ) 2009 年 度 SOX 2010 年 度 SOX 販 売 プロセス エクスプローラ 2009 年 度 内 部 統 制 文 書 組 織 に 合 ったメニューの 定 義 2012 年 度 内 部 統 制 文 書 2010 年 度 内 部 統 制 文 書 販 売 プロセス 部 門 別 業 務 プロセス 格 納 されている 文 書 類 SOX 文 書 3 点 セット 販 売 プロセス 総 務 工 場 人 事 開 発 経 理 営 業 営 業 関 連 文 書 10
(11) igrafx FlowCharter との 互 換 性 igrafx と100 % シームレスに 連 係 します 文 書 格 納 庫 の 情 報 igrafxと100%の 互 換 性 を 保 ちます 今 までご 利 用 されていた igrafxの 操 作 場 面 上 に 保 管 庫 の 情 報 がエクスプローラ 形 式 で 表 示 されます 他 の 文 書 管 理 システムと 併 用 する 違 和 感 を 全 く 感 じさせません igrafx FlowCharter SOX+ の 操 作 画 面 RCMシート シート.xls 完 全 な 互 換 性 11
(12) リンクナビゲーション リンクされた 図 表 が 視 覚 的 に 確 認 できます igrafx 図 表 にリンクされたRCM サブ プロセス 図 表 帳 票 類 などエクスプローラーの 一 覧 から 簡 単 に 検 索 と 確 認 ができます それぞれの 関 連 文 書 が 点 在 せず 一 体 型 で 管 理 することで 記 述 ミスなどを 防 ぐことが 可 能 です 元 図 表 逆 引 きナビゲーション このエクセルやRCM( 破 線 枠 )がリンクされて いるiGrafx 図 表 の 元 図 表 を 逆 引 きして 参 照 リンク 図 表 ナビゲーション このiGrafx 図 表 にリンクされている エクセルやワード( 破 線 枠 )を 参 照 元 図 表 リンク 図 表 RCM 表 サブプロセスフロー 図 各 種 帳 票 類 12
(13) 部 門 辞 書 部 門 名 の 変 更 が 一 括 して 行 えます ディクショナリーに 部 門 名 を 定 義 できます 組 織 や 部 門 の 変 更 が 生 じた 場 合 この 定 義 リストの 部 門 名 称 を 変 更 するだけで 関 連 するフローチャート 図 上 に 記 載 された 名 称 が 自 動 的 に 変 更 されます これによりミスや 修 正 作 業 を 大 幅 に 削 減 することが 可 能 です igrafx 図 表 部 門 辞 書 (ディクショナリー) 部 門 名 の 自 動 変 換 13
詳 しい 説 明 をご 希 望 される 場 合 は 表 紙 右 上 に 記 載 してあります 資 料 番 号 を 添 えて 下 記 までご 連 絡 ください お 問 い 合 わせ 先 : 160-0022 東 京 都 新 宿 区 新 宿 4-3-17 ダヴィンチ 新 宿 ビル 6F 株 式 会 社 アイグラフィックス 担 当 : 若 松 電 話 : 03-6880-1232 Email: igrafxjapan@igrafx.com