1/8 航 空 宇 宙 審 査 登 録 管 理 委 員 会 (JRMC) 運 営 要 領 1. 目 的 この 文 書 の 目 的 は,SJAC9104 シリーズ 規 格 に 基 づき 日 本 国 内 の JISQ9100 認 証 制 度 の 維 持 管 理 に 責 任 を 有 する 航 空 宇 宙 審 査 登 録 管 理 委 員 会 (JRMC)の 運 営 要 領 を 定 めることである 2. 引 用 規 格 この 文 書 に 引 用 される 規 格 を 以 下 に 示 す JIS Q 9100 品 質 マネジメントシステム 航 空, 宇 宙 及 び 防 衛 分 野 の 組 織 に 対 する 要 求 事 項 SJAC 9101 品 質 マネジメントシステム 航 空, 宇 宙 及 び 防 衛 分 野 の 組 織 に 対 する 審 査 要 求 事 項 SJAC 9104-1 品 質 マネジメントシステム 航 空, 宇 宙 及 び 防 衛 分 野 の 組 織 に 対 する 要 求 事 項 SJAC 9104-2 航 空 宇 宙 品 質 マネジメントシステム 審 査 登 録 制 度 のオーバーサイト 要 求 事 項 SJAC 9104-3 航 空 宇 宙 審 査 員 の 力 量 及 び 研 修 コースに 関 する 要 求 事 項 3. 関 連 文 書 JRMC 規 則 102 JRMC による 認 定 機 関, 品 質 マネジメントシステム 認 証 機 関, 審 査 員 資 格 証 明 機 関 及 び 研 修 提 供 者 承 認 機 関 に 対 するオーバーサイト 活 動 要 領 4. 定 義 定 義 は SJAC9104-1,SJAC9104-2 及 び SJAC9104-3 による 5.JRMC の 構 成 JRMC は IAQG メンバー 会 社 であり, 且 つ JAQG 幹 事 会 メンバー 会 社 に 所 属 する,JAQG 幹 事 会 に よって 任 命 されたメンバー(3 名 以 上 )で 構 成 され,JAQG に 事 務 局 を 置 く 各 メンバーは JRMC の 議 決 にあたり 投 票 権 を 有 する JRMC メンバーの 任 期 は 1 年 とし, 再 任 を 妨 げない JRMC メンバーは,SJAC9104 シリーズ 規 格 に 基 づき 監 視 等 を 行 う 対 象 の 関 係 機 関 と JRMC 活 動 の 公 平 性 を 損 なう 可 能 性 のある, 以 下 に 示 す 様 な 利 害 関 係 を 有 してはならない 注 : 下 記 項 目 はガイドラインであり,これに 限 定 しない 関 係 機 関 との 雇 用 関 係 ( 過 去 も 含 む) 関 係 機 関 との 何 らかの 契 約 上 の 関 係 関 係 機 関 の 諮 問 会 議 等 への 参 加 ( 報 酬 が 伴 うもの) JRMC 活 動 に 影 響 を 及 ぼす 過 去 の 紛 争 及 びクレーム 等 尚,JRMC メンバー 候 補 者 は,JAQG 幹 事 会 により 指 名 される 前 に IAQG が 定 める, 守 秘 義 務 にかかわ る ICOP 申 告 書 (SJAC 9104-2 附 属 書 参 照 )の 写 しを, に 提 出 しなければならない JRMC 議 長 は,13 項 に 従 いその 写 しを 保 管 する また,9 項 の OPMT メンバーは,IAQG が 定 める, 守 秘 義 務 にかかわる ICOP 申 告 書 (SJAC 9104-2 附 属 書 参 照 )の 写 しを OPMT 議 長 に 提 出 しなければならない 6. 議 長 の 任 命 と 役 割 は, 任 命 された JRMC メンバーの 中 から 選 任 し,JAQG 幹 事 会 の 議 決 に 基 づき JAQG 幹 事 長 が 任 命 する 任 期 は 1 年 間 とし 再 任 を 妨 げない は,JRMC の 意 思 疎 通 の 中 心 となり 主 な 役 割 として, 以 下 の 項 目 を 行 う は, 以 下 の a)~d) 項 の 実 施 において 議 長 を 支 援 する 者 を JRMC メンバーの 中 から 指 名 することができる a) 会 議 の 召 集 及 び 実 施 b) 議 題 の 設 定 c) 会 議 結 果 の 連 絡
2/8 d) 議 事 録 の 維 持 管 理 e) 関 係 機 関 に 対 する 監 視 活 動 の 推 進 (JRMC 規 則 102 参 照 ) f)iaqg/apaqg 会 議 等 への 代 表 者 派 遣 など 7.JRMC メンバー 会 議 の 開 催 7.1 JRMC の 業 務 は 原 則, 対 面 会 議 によるものとするが, 内 容 に 応 じて 電 話 会 議,E-メール,FAX, などその 他 の 通 信 手 段 により 業 務 を 遂 行 することは 可 能 である JRMC メンバー 会 議 の 議 題 には 以 下 の 項 目 を 含 む ( 注 :これらに 限 定 しない) a) 関 係 機 関 に 対 するオーバーサイト 計 画 及 び 結 果 概 要 報 告 ( 報 告 書 のレビュー 含 む) b)iaqg OPMT Resolution を 含 む,SJAC9104 シリーズ 規 格 及 び 関 連 する JRMC 発 行 文 書 の 制 定, 適 合 状 況 の 確 認 及 び 改 定 要 否 c)jrmc 規 則 及 び 関 連 する JRMC 文 書 の 最 新 版 リストの 維 持 と JAQG ウェブによる 公 開 d)supplemental オーバーサイト 実 施 状 況 の 確 認 e) 認 証 制 度 運 用 上 の 問 題 点 の 検 討 f) 関 係 者 へのガイダンス 等 補 足 資 料 の 作 成 及 び 公 開 g) 審 査 員 資 格 証 明 機 関 による 審 査 員 資 格 評 価 結 果 の 追 認 h)jrmc 運 用 上 のリソース 問 題 の 対 応 i)jrmc に 対 する 異 議 申 し 立 て 及 び 苦 情 等 の 対 応 7.2 SJAC9104 シリーズ 規 格 において JRMC による 決 議 を 必 要 とする 項 目 については JRMC メンバーが 全 員 投 票 することで 公 式 決 議 がなされる 投 票 は, 上 記 6.1 項 のどの 会 議 形 態 が 取 られてもよい すべての 決 定 は,JRMC メンバー 全 員 の 合 意 によりなされるのが 望 ましいが, 同 意 に 至 らない 場 合 は, 多 数 決 で 決 定 する 7.3 いずれの 会 議 形 態 においても,JRMC メンバーの 2/3 以 上 は 出 席 しているものとする JRMC メンバーからの 書 面 による 投 票 は 容 認 される 複 数 代 理 (1 人 の 個 人 に 別 のメンバーの 投 票 権 をあたえること)は, 容 認 されない 7.4 JRMC メンバーは,JRMC の 会 議 議 題 を 提 案 することができる 認 定 機 関, 品 質 マネジメント システム 認 証 機 関, 審 査 員 認 証 機 関, 研 修 提 供 者 承 認 機 関 及 び 研 修 提 供 者 または JRMC メンバー 以 外 の 他 の 関 係 当 事 者 から 議 題 の 提 案 を 受 けた 場 合 は,JRMC メンバー1 名 が 合 意 す れば, 議 題 としなければならない 議 題 の 提 案 があった 場 合 は, 議 長 は 可 及 的 速 やかに JRMC メン バー 会 議 を 開 催 する また,JRMC メンバーではない 人 が 会 議 に 参 加 するためには,JRMC メンバー 1 名 の 紹 介 と 議 長 の 同 意 を 必 要 とするが, 投 票 権 はもたない 尚,その 場 合, は, 参 加 者 に 対 し 事 前 に 守 秘 義 務 にかかわる ICOP 申 告 書 (SJAC 9104-2 附 属 書 参 照 )の 提 出 を 求 めなけれ ばならない (OP 監 査 員 が 参 加 する 場 合 は,ICOP 申 告 書 は 既 に 提 出 済 であるため, 参 加 の 都 度 の 提 出 は 不 要 ) 7.5 JRMC は,この 規 格 に 基 づく JIS Q 9100 の 認 証 制 度 の 見 直 しや 問 題 点 の 審 議 等 に 際 して 関 係 する 認 定 機 関, 品 質 マネジメントシステム 認 証 機 関, 審 査 員 認 証 機 関, 研 修 提 供 者 承 認 機 関 及 び 研 修 提 供 者 等 の 関 係 機 関 に JRMC 拡 大 会 議 への 出 席 を 求 めなければならない この 場 合, 関 係 機 関 の 出 席 者 は,いずれも 助 言 を 与 える 立 場 で 出 席 し, 投 票 権 はもたない また,JRMC 拡 大 会 議 では, 守 秘 義 務 を 伴 う 案 件 は 扱 わないこととするが, 何 らかの 事 情 で 取 り 扱 う 場 合 は, は, 参 加 者 に 対 し 事 前 に 守 秘 義 務 にかかわる ICOP 申 告 書 (SJAC 9104-2 附 属 書 参 照 )の 提 出 を 求 めなければならない 8. 関 係 機 関 に 対 する 監 視 活 動 JRMC は,JRMC 規 則 102 に 基 づき, 関 係 機 関 ( 認 定 機 関, 品 質 マネジメントシステム 認 証 機 関, 審 査 員 認 証 機 関 及 び 研 修 提 供 者 承 認 機 関 )の 監 視 活 動 を 行 う
3/8 9. IAQG OPMT 会 議 への 参 加 9.1 JRMC は, 年 2 回 開 催 される IAQG OPMT 会 議 に 出 席 するため,JRMC メンバーの 中 から OPMT 投 票 メ ンバーを 含 め, 代 表 者 を 派 遣 する APAQG 内 の 他 国 メンバーが OPMT 投 票 メンバーとして 任 命 され ている 場 合 で 欠 席 となる 場 合 は,その 代 理 者 を 派 遣 する 9.2 JRMC は,AQMS 認 証 制 度 に 関 する APAQG 内 の 他 国 の 状 況 も 含 め 展 開 活 動 を 示 す 適 切 なデータを IAQG OPMT へ 報 告 する 必 要 なデータには, 航 空 宇 宙 品 質 マネジメントシステム(AQMS) 審 査 員 の 人 数 [すなわち, 承 認 済, 非 承 認 の 航 空 宇 宙 審 査 員 (AA) 及 び 航 空 宇 宙 産 業 経 験 審 査 員 (AEA)の 人 数 ], 認 証 機 関 (CB)の 数 (すなわち, 承 認 済, 非 承 認 ), 審 査 員 研 修 及 び 資 格 証 明 を 行 う 機 関 の 数,AQMS 規 格 認 証 の 発 行 数 及 び,JRMC 及 び IAQG メンバー 会 社 によるオーバーサイト 活 動 に 関 する 情 報 を 含 む 10. IAQG OPMT による 相 互 監 査 への 対 応 JRMC は,SJAC9104-2 に 従 い IAQG OPMT により 定 期 的 に 実 施 される 相 互 監 査 ( 他 セクター/ 国 による 監 査 )を 受 審 する 尚,IAQG OPMT による 相 互 監 査 の 結 果, 是 正 処 置 を 要 求 された 事 項 については,JRMC 会 議 にて 協 議 の 上, 処 置 を 決 定 する 11.Resolution の 作 成 及 び 提 案 11.1 JRMC は,SJAC 9104 シリーズ 規 格 の 適 用 において 明 確 化 を 図 るため Resolution の 作 成 及 び IAQG OPMT への 提 案 を 行 う 11.2 JRMC は,JRMC メンバー 会 議,JRMC 拡 大 会 議, 研 修 会 や 関 係 者 からのフィードバック 等 により SJAC 9104 シリーズ 規 格 について 明 確 化 を 必 要 とする 項 目 を 検 出 した 場 合,Resolution の 作 成 及 び IAQG OPMT への 提 案 の 要 否 を JRMC メンバー 会 議 で 検 討 する 検 討 の 結 果,Resolution の 作 成 及 び IAQG OPMT への 提 案 を 行 う 場 合 は, は 担 当 するメンバーを 指 名 し, Resolution 案 の 作 成 を 指 示 する 作 成 された Resolution 案 は JRMC メンバーの 確 認 後, より OPMT の APAQG セクターリーダーを 通 じて IAQG OPMT へ 提 案 を 行 う 11.3 Resolution 案 が JRMC メンバー 以 外 から 起 草 された 場 合 は, は,JRMC メンバーによる 検 討 結 果 を 起 草 者 に 通 知 する 11.4 JRMC は, 他 セクターの 承 認 を 含 め,OPMT の 承 認 が 得 られ,OASIS データベースにて 公 表 される まで 当 該 Resolution を 展 開 してはならない 12. 異 議 申 立 て 及 び 苦 情 12.1 JRMC は,JRMC が 行 う 活 動 に 対 して 直 接 的 な 異 議 申 立 てあるいは 苦 情 を 受 領 した 場 合 は, 受 領 した 日 より 30 日 ( 暦 日 ) 以 内 にその 処 置 結 果 について 申 立 て 者 に 回 答 する 正 当 な 理 由 により 30 日 を 超 過 する 場 合 は,その 理 由 とともに 処 置 結 果 回 答 の 見 込 み 時 期 を 申 立 て 者 に 通 知 する 12.2 異 議 申 立 て 及 び 苦 情 の 対 応 窓 口 及 び 取 りまとめは, が 行 う 異 議 申 立 て 及 び 苦 情 の 内 容 及 び 処 置 の 記 録 は,13 項 に 従 い, 保 管 する 12.3 JRMC の 処 置 内 容 が 申 立 て 者 に 受 け 入 れられず JRMC によって 解 決 できない 場 合 は は IAQG OPMT に 照 会 する は,IAQG OPMT の 決 定 事 項 を 最 終 結 論 として 申 立 て 者 に 通 知 する 13. 記 録 の 管 理 JRMC は,JRMC が 行 う 活 動 に 伴 い 作 成 された 全 ての 記 録 (JRMC 会 議 議 事 録, 監 視 活 動 等 における 監 査 報 告 書 等 )を JAQG 事 務 局 にて 以 下 に 規 定 する 期 間 の 間 保 管 する また, 閲 覧 の 効 率 化 のため JRMC メンバーのみアクセスできる JRMC メンバー 専 用 ウェブに 掲 載 する 保 管 する 記 録 と 責 任 者, 保 管 場 所 及 び 保 管 期 間 を 以 下 に 示 す
4/8 記 録 保 管 場 所 保 管 責 任 者 保 管 期 間 JRMC 承 認 文 書 ( 認 定 機 関 及 び 審 査 員 資 格 証 明 機 関 / 研 修 提 供 者 承 認 機 関 ) 承 認 取 消 まで JRMC メンバー 会 議 議 事 録 JRMC 拡 大 会 議 議 事 録 オーバーサイト 報 告 書 / 関 連 記 録 ( 不 適 合 報 告 書 含 む) または サーベイランス チームリーダー 審 査 員 追 認 記 録 ICOP 申 告 書 ( 誓 約 書 : 写 し) OP 監 査 員 資 格 承 認 / 更 新 記 録 または サーベイランス チームリーダー 研 修 会 等 実 施 記 録 ( 資 料, 参 加 者 リスト 等 ) 異 議 申 立 て 及 び 苦 情 の 記 録 14. 機 密 保 持 及 び 利 害 抵 触 JRMC は, 業 界 による 監 視 制 度 (ICOP)スキームの 管 理, 実 施 及 びオーバーサイトにおいて 自 身 の 参 画 及 び 顧 客 及 び 依 頼 者 との 交 流 について JRMC メンバー 会 議 等 において 定 期 的 にレビューすると ともに,SJAC 9104-2 に 規 定 されているように, 既 知 の 利 害 抵 触 又 は 潜 在 的 な 利 害 抵 触 について 明 らかにしなければならない 15. 料 金 及 び 財 務 JRMC は, 業 界 による 監 視 制 度 (ICOP)スキーム 運 用 のための 費 用 が 必 要 となった 場 合,その 費 用 の 徴 収 方 法 について JAQG 幹 事 会 を 通 じ,JAQG 運 営 委 員 会 へ 提 案 することができる これらの 費 用 及 び 徴 収 方 法 は JAQG 運 営 委 員 会 によって 承 認 されなければならない 以 上
5/8 Japan Registration Management Committee Operating Procedures 1. PURPOSE The purpose of this document is to define the operating procedure for JRMC (Japan Registration Management Committee) which has the responsibility for the control and maintenance of JIS Q 9100 certification system in Japan in accordance with SJAC9104 series standards. 2. REFERENCE SPECIFICATIONS Reference specifications relative to this document are shown below; JIS Q 9100 Quality Management Systems - Requirements for Aviation, Space and Defense Organizations SJAC 9101 Quality Management Systems Audit Requirements for Aviation, Space, and Defense Organizations SJAC 9104-1 Requirements for Aviation, Space, and Defense Quality Management System Certification Programs SJAC 9104-2 Requirements for Oversight of Aerospace Quality Management System Registration/Certification Programs. SJAC 9104-3 Requirements for Aerospace Auditor Competency and Training Courses 3. REFERENCE DOCUMENTS JRMC Procedure 102 4. DEFINITIONS The definition is referred to SJAC9104-1, SJAC9104-2 and SJAC9104-3. 5. CONSTRUCTION OF JRMC The JRMC shall be comprised of members (more than three) from JAQG council and JRMC members have vote for an official decision to be reached. JAQG secretariat is also secretariat of JRMC. The duration of member is 1 year, however, extension is allowed. JRMC member shall not have any conflicts of interest as shown below which affect the fairness for JRMC activities concerning the assessed relative organization based on SJAC9104 series standards. Note: the followings are guideline. Conflicts of interest are not limited to the following: Employment of a JRMC member by an assessed organization (including past employment). A contractual relationship between JRMC member and the assessed organization. Participation on Advisory Boards of the assessed organization, when compensated. Past conflict or complaint(s) which affect JRMC activities. JRMC member shall submit a copy of ICOP declaration form (refer to SJAC9104-2 appendices) for confidentiality to prior to assignment. shall retain copies of all completed declaration forms in accordance with Sec 13. OPMT members per Sec 9 shall submit a copy of ICOP declaration form (refer to SJAC9104-2 appendices) for confidentiality required by IAQG OPMT to IAQG OPMT chairperson. 6. ASSIGNMENT OF CHAIR PERSON AND HIS/HER ROLE The chairperson of this committee () is elected from JRMC members and assigned by the decision of JAQG council. The duration of the chairperson is 1 year, however, extension is allowed. shall be a focal point for communications for JRMC and conduct the items as shown below as a main role of the chairperson. can assign the applicable person from JRMC members, who support for conducting following items from a) to d). a) Calls & holding the meeting b) Preparation of the agenda c) Distribution of meeting results d) Retention of meeting minutes, etc.
6/8 e) Oversight activities of related organization (Refer to JRMC Procedure 102) f) Dispatch representative to IAQG/APAQG meeting 7. JRMC MEMBERS MEETING 7.1 Basically, all business of the JRMC are completed face to face at meetings, and other methods of communication, conference calls, e-mail, fax, etc. are acceptable to conduct JRMC business. The subject discussed at JRMC members meeting includes the followings (not limited to the followings) a) Oversight plan and summary oversight report for the related organization (including review of oversight report) b) The establishment, confirmation of status of conformance and necessity of revision for SJAC9104 series standard and associated JRMC documents including IAQG OPMT resolution. c) Maintenance of the latest list of JRMC Procedures and associated JRMC documents, and post on JAQG website. d) Status of implementation of supplement oversight e) Review of issues on operation of AQMS certification system f) Generation and open of supplemental materials such as guidance to the stakeholders. g) Endorsement of auditor authentication evaluation results by AAB(Auditor Authentication Body) h) Handling of resource issue on operation of JRMC activities. i) Handling of appeal and complaints to JRMC activities. 7.2 An official decision for the subject which needs decision by JRMC concerning SJAC9104 series standard is made by voting of all JRMC members. all votes mayl be taken in a manner per Sec 6.1. All decisions should be reached by consensus of JRMC members whenever possible. When consensus can not be reached, the vote must be taken and shall be at least a simple majority of the total voting membership. 7.3 A quorum for an official meeting of JRMC shall be two-third (2/3) of JRMC members. Proxy votes presented in writing will be acceptable from JRMC members. Proxies giving one individual the vote of another entity will not be accepted. 7.4 Any member of the JRMC can place items on the agenda for the JRMC members meeting. When any subject for the agenda is raised from AB (Accreditation Body), QMS CB( Certification Body), AAB (Auditor Authentication Body), TPAB (Training Provider Approval Body) and TP (Training Provider) or other interested parties outside the JRMC with agreement of one member of the JRMC members, JRMC shall get an issue on the agenda and hold JRMC members meeting ASAP. The person except JRMC members may attend the meeting by invitation of one of the JRMC members with the concurrence of, but, the attendee shall not have voting right. shall request the attendee except JRMC members to submit ICOP declaration form (refer to SJAC9104-2 appendices) for confidentiality prior to JRMC members meeting. (ICOP declaration form is not required for OP Assessor who attends JRMC members meeting because OP Assessor has already submitted a copy of ICOP declaration form) 7.5 JRMC shall request the related organization such as AB, QMS CB, AAB, TPAB, TP and regarding certification of JIS Q 9100 to attend the enlarged JRMC meeting in order to deliberate issues/problems and review of JIS Q 9100 certification scheme. In this case, the attendees except JRMC member attend as an advisor without voting right. Basically, the confidential subject is not handled at the enlarged JRMC meeting. When the confidential subject is handled by specific reason, JRMC chairperson shall request the attendee to submit ICOP declaration form (refer to SJAC9104-2 appendices) for confidentiality prior to the enlarged JRMC meeting. 8. OVERSIGHT OF RELATED ORGANIZATION JRMC shall conduct an oversight assessment of the operation of related organization, i.e. AB, QMS CB, AAB,TPAB in accordance with JRMC Procedure102. 9. PARTICIPATION TO IAQG OPMT MEETING 9.1 JRMC shall dispatch the representative from JRMC members including voting member of IAQG OPMT to attend IAQG OPMT meeting held twice a year.
7/8 If OPMT voting member in other country of APAQG cannot attend IAQG OPMT meeting, JRMC dispatch alternative to IAQG OPMT meeting. 9.2 JRMC reports appropriate data about AQMS certification system including the status of deployment in other country of APAQG to IAQG OPMT. Appropriate data includes number of AQMS auditors (i.e. Number of approval/rejection for AA( Aerospace Auditor) and AEA (Aerospace Experienced Auditor) ), Number of CBs (i.e. Accredited/Rejection), Number of AAAB and TPAB, Number of issued AQMS certificates and information of oversight activities by JRMC and IAQG member company. 10. OVERSIGHT OF JRMC BY IAQG OPMT JRMC activities will be assessed at mutual oversight by IAQG OPMT periodically in accordance with SJAC9104-2. If IAQG OPMT requires JRMC to take the corrective action as a result of oversight, then JRMC shall discuss and make a decision for a corrective action at JRMC members meeting. 11. PREPARATION AND PROPOSAL OF RESOLUTION 11.1 JRMC prepares resolution and makes a proposal to IAQG OPMT to clarify the requirement on the operation of SJAC9104 series standards.. 11.2 When JRMC detects any subject to be clarified for SJAC9104 series standards by feedback from JRMC members meeting, the enlarged JRMC meeting, Workshop and stakeholders, JRMC reviews the necessity of resolution at JRMC members meeting. As a result of review, when JRMC decides to prepare resolution and makes a proposal to IAQG OPMT, assigns the person in charge and instructs to prepare the resolution. The draft of resolution will be reviewed by JRMC members and then makes a proposal for the resolution to IAQG OPMT through APAQG sector leader of OPMT. 11.3 If the draft of resolution is raised from the outside of JRMC, informs the review results by JRMC members to the requestor. 11.4 JRMC shall not deploy the resolution until the resolution is approved by IAQG OPMT including approval by other sector and is published officially by OASIS database. 12. APEAL AND COMPLAINTS 12.1 When JRMC receives the appeal or complaint concerning JRMC activities directly, JRMC responds the results of action to the originator within 30 calendar days. If the response cannot be completed within 30 calendar days with justifiable reason, JRMC informs the originator ECD of the response with justifiable reason for the delay. 12,2 is a focal person who handle and prepare the response for the appeal and complaint. The record of content and action for the appeal and complaint is retained per Sec 13. 12.3 If the response/action by JRMC is not acceptable to the originator and the issue cannot be resolved by JRMC, refers to IAQG OPMT. informs the originator the decision by IAQG OPMT as final conclusion. 13. CONTROL OF RECORD All records generated as a result of JRMC activities (JRMC meeting minute, assessment report of oversight, etc) shall be retained as shown below as minimum at JAQG secretariat. And JRMC posts these records on specific website which only JRMC members use to make access to these records more efficient.
8/8 Record Location of storage Person in charge of storage Storage duration JRMC approval document (AB and AAB/TPAB) Until cancellation of approval Minutes of JRMC members meeting Minutes of enlarged JRMC meeting Oversight report/associated Record (including NCR) or Surveillance team leader Record of endorsement for Auditor authentication ICOP declaration form (Copy) Record of OP assessor authentication/ re-authentication or Surveillance team leader Record of Workshop, etc. (Material,attendee list, etc.) Record for appeal and complaint 14. CONFIDENTIALITY AND CONFLICT OF INTERESTS JRMC shall periodically review their participation and interactions with their customers and clients for, the management, implementation, and oversight of the ICOP scheme and shall disclose any known conflicts of interest or potential conflicts of interest, as described in SJAC9104-2 standard. 15. FEE AND FINANCE When money is necessary for the operation of ICOP scheme in Japan, JRMC can make a proposal for the method of collection of money (fee) to JAQG Governing Board through JAQG Council. The fee and method of collection shall be approved by JAQG Governing Board. End