本 システムの 構 成 : 本 システムは Excel マクロ 言 語 にて 動 作 するアプリケーションです -システム 本 体 は 1ブック 9 シートより 構 成 されます -システムご 利 用 の 際 は Excel の マクロセキュリティ 設 定 を 有 効 にしていただく 必 要 があります -[シートの 保 護 ] [ブックの 保 護 ]を 適 用 していますが パスワードは 公 開 のため 一 部 の 書 体 などの 変 更 が 可 能 です 概 要 : 本 システムは Fax& 書 類 送 付 状 の 作 成 を 効 率 化 するために 作 成 された Excel 業 務 効 率 化 ツールです 主 機 能 としては 以 下 の3つの 機 能 を 活 用 いただけます (1) Fax& 書 類 送 付 状 の 作 成 (2) 上 記 の 作 成 には 顧 客 マスタ と 履 歴 マスタ より 検 索 ~ 転 記 (3) 任 意 レイアウトの 宛 名 ラベル の 作 成 特 徴 : 2 本 立 てデータベース( 顧 客 データベース& 履 歴 データベース)の 標 準 実 装 により 過 去 に 作 成 された 送 付 状 の 呼 出 しを はじめ 顧 客 マスタ から 宛 先 欄 セットが 行 えます さらに 宛 名 ラベル 印 字 機 能 も 実 装 しました 最 大 の 特 徴 は シンプルさ で 難 しい 設 定 はなく 誰 にでも 簡 単 に 操 作 できます Sample データを 同 梱 しておりますので まずは そのままの 状 態 で 動 作 をお 試 しください アドイン などは 使 用 せず 単 純 な Excel ブックのため インストールも 不 要 で すぐにご 利 用 いただけます 不 要 になった 場 合 は ゴミ 箱 への 削 除 だけで OK です - FAX 送 付 状 は Fax/ 書 類 の 切 り 替 え 相 互 利 用 ができるので 書 類 の 別 管 理 も 不 要 に - FAX 送 付 状 は FAX 注 記 文 言 会 社 ロゴ 書 体 サイズなどの 変 更 が 可 能 です - FAX 送 付 状 の 本 文 データ 入 力 は Excel であるにもかかわらず Enter キーに 対 応 データ 改 行 の 度 に Alt + Enter キーのショートカット 操 作 ももちろん 不 要 - 顧 客 マスタ は フリーフォーマット 対 応 のため 現 在 お 使 いの 住 所 録 をそのまま 再 利 用 できます - 顧 客 マスタ は 取 込 み& 書 き 出 し の 機 能 を 実 装 しています 履 歴 DB の 書 き 出 しも 可 能 です - 履 歴 マスタ は Access データベースのように データ 管 理 効 率 の 高 い 1 件 1 行 で 管 理 されます - 履 歴 マスタ キーワード 検 索 の 対 象 とする 列 ( 項 目 )は 任 意 に 変 更 が 可 能 本 文 でも 検 索 できます - 1 -
- 宛 名 ラベル の 元 データは ダブルクリックにより [ 確 定 ] され 転 記 エリアがピンク 色 でマークされます - 宛 名 ラベル へのデータ 転 記 先 は カーソルの 位 置 となりますので ご 注 意 ください 顧 客 マスタ は Sample フォーマットを 同 梱 社 内 での 顧 客 マスタが 利 用 できない 場 合 や 住 所 リスト などをお 持 ちでない 方 は こちらをご 利 用 ください なお 本 バージョンでは 顧 客 マスタ の 登 録 更 新 削 除 などのマスタ 入 力 支 援 機 能 は 実 装 しておりません データの 追 加 や 修 正 は [ 書 き 出 し]ボタンにより いったん Excel 出 力 のうえ 修 正 のうえ 再 度 取 り 込 みのうえ 最 新 状 態 でお 使 いください はじめに 行 ってください! 本 システムでは システム 誤 動 作 防 止 を 目 的 として 不 注 意 によるシート 名 の 修 正 や レイアウト 変 更 を 防 止 のため ブックの 保 護 シートの 保 護 を 適 用 しております また 可 能 な 限 り お 客 様 での 微 調 整 の 実 現 も 目 指 すことから パスワード:123 は 公 開 とさせていただいております ご 注 意 としましては 公 開 パスワードは プログラムで 固 定 文 字 列 として 利 用 しているため お 客 様 自 身 で 誤 って 異 なるパスワードを 設 定 された 場 合 動 作 を 行 えくなるため 本 システムをご 利 用 いただく 前 に 必 ず システムの 複 製 を 作 成 いただき 万 が 一 の パスワード 変 更 ~ 忘 れ 対 策 を 行 ってください お 客 様 の 不 注 意 による パスワード 変 更 につきましては 弊 社 では 対 応 致 しかねますので 予 めご 了 承 ください ブックの 保 護 PassWord 123 本 製 品 では システム 起 動 時 に ブックの 保 護 をかけているため 次 の 操 作 は 行 えません (1)シートの 移 動 削 除 挿 入 名 称 変 更 など [ツール]-[ 保 護 ]-[ブック 保 護 の 解 除 ]により 解 除 可 能 ですが 解 除 後 の 不 具 合 は 動 作 保 障 外 と 致 します シートの 保 護 PassWord 123 本 製 品 では システム 起 動 時 に シートの 保 護 をかけているため 次 の 操 作 は 行 えません (1) 書 式 の 変 更 や 行 列 の 高 さ 幅 文 字 の 入 力 など [ツール]-[ 保 護 ]-[シート 保 護 の 解 除 ]により 解 除 可 能 ですが 解 除 後 の 不 具 合 は 動 作 保 障 外 と 致 します 本 システムのブック 構 成 ( 実 装 シート)について: [11 送 付 書 ]... シート 保 護 あり Fax/ 書 類 送 付 状 の 作 成 において 共 有 する 基 本 シートです [21 顧 客 ]... シート 保 護 なし 宛 先 エリアへセットする 顧 客 マスタのシートです [22LIST]... シート 保 護 なし FAX 送 付 の 際 の 注 記 コメント や ビジネス 定 型 文 の 設 定 用 シートです [31 履 歴 ]... シート 保 護 なし 作 成 された FAX/ 書 類 送 付 状 データが 全 てデータベース 蓄 積 されます [41 宛 名 ]... シート 保 護 なし [21TEMP]... シート 保 護 なし 但 し システムで 常 に 非 表 示 [31TEMP]... シート 保 護 なし 但 し システムで 常 に 非 表 示 [91 設 定 ]... シート 保 護 なし 但 し システムで 常 に 非 表 示 [99 管 理 ]... シート 保 護 なし 但 し システムで 常 に 非 表 示 - 2 -
宛 名 ラベル フォーマットについて: - 弊 社 サンプルでは A-one(エーワン 株 式 会 社 ) 製 の12 面 フォーマット F12A4-1 品 番 31255 に 合 わせました 24 面 12 連 単 票 などの あらゆるレイアウトへの 対 応 を 最 優 先 したため フォーマット 依 存 はありません この 為 ラベル フォーマット については お 客 様 自 身 にて 作 成 いただく 必 要 がございます 弊 社 でのフォーマット 制 作 も 賜 っております ( A4 1レイアウト=8400 円 : 税 込 ) [ 名 前 の 定 義 ] について [ 挿 入 ]-[ 名 前 ]-[ 定 義 ]-[ 名 前 の 定 義 ]によるテーブル 定 義 です [L_22FAX 注 記 ]... ユーザーによる 任 意 設 定 を 管 理 [L_22 定 型 文 01]... ユーザーによる 任 意 設 定 を 管 理 [L_91 顧 客 列 名 ]... 顧 客 DB は 取 込 み File フォーマットにより 変 動 する 項 目 名 称 を 管 理 履 歴 サンプルデータ 履 歴 データは 3 件 のサンプルが 既 に 保 存 されています 自 動 採 番 により 既 に No.1~No.3までは 使 用 済 のため 新 規 データを 作 成 の 際 は No.4からの 連 番 にて 採 番 されます 本 採 番 NO の 初 期 値 は 変 更 できませんのでご 了 承 願 います こんな 方 に 是 非 - 無 料 でシンプルな FAX 送 付 書 テンプレート が 欲 しい -できれば 書 類 送 付 書 も 欲 しい もちろん 無 料 で - 過 去 の 送 付 履 歴 をキーワードで 呼 出 したい - 社 内 の 顧 客 リスト をそのまま 利 用 したい -ついでに 宛 名 ラベル 印 字 も 行 いたい 仕 様 制 限 ご 注 意 など: 無 料 版 に [ 利 用 期 間 の 制 限 ] はありませんが 機 能 に 制 限 があります 製 品 のラインナップ 比 較 表 ( 現 在 作 成 中 ) (A) 無 料 Free 版 (B)Silver 版 (C)Gold 版 3ラインナップを 予 定 しています (A) 無 料 Free 版 - FAX/ 書 類 送 付 書 テンプレートをご 利 用 いただけます - 顧 客 マスタ からのデータ 検 索 表 示 呼 出 し 宛 先 欄 へのセット 取 込 み/ 書 き 出 しも 制 限 なく 行 えます - 履 歴 データベース も 利 用 可 能 ですが 履 歴 マスタ への 登 録 は 最 大 30 件 となります - 宛 名 ラベル も 利 用 可 能 ですが 顧 客 マスタ からの 転 記 は30 行 目 までのデータが 対 象 です (B) 有 料 Silver 版 - FAX/ 書 類 送 付 書 テンプレートをご 利 用 いただけます - 顧 客 マスタ からのデータ 検 索 表 示 呼 出 し 宛 先 欄 へのセット 取 込 み/ 書 き 出 しも 制 限 なく 行 えます - 履 歴 データベース の 制 限 はありません - 宛 名 ラベル も 利 用 可 能 ですが 顧 客 マスタ からの 転 記 は30 行 目 までのデータが 対 象 です (C) 有 料 Gold 版 - FAX/ 書 類 送 付 書 テンプレートをご 利 用 いただけます - 顧 客 マスタ からのデータ 検 索 表 示 呼 出 し 宛 先 欄 へのセット 取 込 み/ 書 き 出 しも 制 限 なく 行 えます - 履 歴 データベース の 制 限 はありません - 宛 名 ラベル の 制 限 はありません - 3 -
顧 客 マスタの 仕 様 / 制 限 事 項 / 留 意 点 について: - 取 込 み 可 能 なデータ 形 式 は *.xls または *.xlsx のいずれかの Excel ブック 形 式 のみとなります - 取 込 み 対 象 となるシート 番 号 は 選 択 不 可 とし [シート1 枚 目 ] を 取 り 込 みます Sample 顧 客 マスタ_ 架 空 データ_A100 件 _ 15 項 目 Sample 顧 客 マスタ_ 架 空 データ_A100 件 _ 05 項 目 - 以 下 項 目 に 対 し 転 記 セル 番 地 を 個 々に 設 定 する 仕 様 の 為 取 込 可 能 データは 最 低 5 列 の 列 が 必 要 です (A) 会 社 名 (B) 部 署 名 (C) 担 当 者 名 (D)TEL (E)FAX - DB 形 式 を 採 用 の 為 Excel データ 構 成 としては 見 出 し 行 が 1 行 のみで 構 成 されている 必 要 があります - 取 込 みデータのデータ 件 数 は Excel2003 仕 様 に 準 拠 とし 理 論 上 最 大 65536 行 となります 但 し 処 理 スピードやブックサイズなど データ 量 に 応 じて 重 くなりますので 現 実 的 な 運 用 目 安 としては 1ブック 内 で 1000 件 以 内 の 運 用 を 推 奨 いたします - 一 行 目 の 見 出 し 項 目 に 空 欄 セルが 存 在 する 場 合 は 動 作 保 障 は 行 えませんので ご 注 意 ください -ブック 内 の 最 終 行 原 則 A 列 の 最 終 データ 行 により 決 定 されます -ブック 内 の 最 終 列 原 則 1 行 目 の 最 終 データ 列 により 決 定 されます - 上 記 の 仕 様 につき 見 出 し 列 のデータ 欠 落 などが 存 在 する 場 合 正 しくデータ 取 得 できない 場 合 があります - 顧 客 マスタ は データベースとしての 利 用 を 前 提 とするため セル 結 合 は 動 作 保 障 を 行 えません - 顧 客 マスタ は データベースとしての 利 用 を 前 提 とするため 見 出 し 行 の 項 目 欠 落 は 動 作 保 障 を 行 えません 顧 客 マスタ は 一 般 的 なデータ 一 覧 表 を 想 定 し 設 計 しており 以 下 のデータ 状 態 も 動 作 保 障 を 行 えません 関 数 他 ファイルとのリンク マクロ 実 装 フィルターの 適 用 集 計 アウトラインの 適 用 画 像 オブジェクトなどの 実 装 など 製 品 版 をお 買 い 求 めの 際 は 十 分 にテストを 行 ったうえでお 買 い 求 めください - 4 -
[11 送 付 書 ]シート - 明 細 エリアの 本 文 データ 明 細 01~22 に 対 し REC01 xxxx REC02 で 連 結 した 結 果 を ひとつのセルに 統 合 セル 内 最 大 1024 文 字 が 仕 様 です 本 文 エリアを 文 字 で 埋 め 尽 くしたケース も テストは 行 っておりますが Excel2003 仕 様 に 準 拠 し 明 細 1~22 迄 の 文 字 数 合 計 が 1024 文 字 を 超 過 しないこと を 本 システムの 仕 様 としております 厳 密 には 連 結 文 字 を 含 むため 7 文 字 22 個 =154 文 字 マイナスした 文 字 数 が 最 大 数 となります Excel2003 アプリケーション 仕 様 では セル 内 の 文 字 列 の 長 さ 32767 文 字 セルに 表 示 できるのは 1024 文 字 まで 数 式 バーでは 32767 文 字 すべて 表 示 履 歴 DB の 仕 様 / 制 限 事 項 / 留 意 点 について: - 本 シートには 作 成 された Fax/ 書 類 送 付 状 データが 1 件 1 行 の 構 成 で 蓄 積 されます - 本 文 の 明 細 データは 計 22 行 で 構 成 されます 明 細 データは 自 動 連 結 後 反 映 されます -[ 履 歴 検 索 ]ボタンにより 特 定 のデータを 呼 び 出 し 表 示 することができます - 列 数 と 見 出 し 名 称 は 以 下 固 定 としております (A) REC-NO (B)FORM 区 分 (C) 発 信 年 月 日 (D) 会 社 名 (E) 部 署 名 (F) 担 当 者 (G)TEL (H)FAX (I) 件 名 (J) 送 付 枚 数 (K)タイトル (L) 本 文 本 製 品 は あくまで Excel 版 の FAX 送 付 書 テンプレート という 位 置 づけですので 顧 客 マスタは 必 ずしも 必 要 となる 仕 様 ではございません 手 入 力 での 運 用 も 可 能 ですので 是 非 ご 利 用 ください - 5 -
データ 量 が 増 えた 際 の 検 索 呼 出 しや 既 に 顧 客 データがある 際 に より 便 利 にお 使 い 頂 く 為 の 機 能 です 宛 名 ラベル 印 字 について: 元 となるデータは 顧 客 マスタ のデータです 本 機 能 をご 利 用 いただくには まず 初 めに シート 上 のラベルレイアウトをお 客 様 自 身 にて 作 成 いただく 必 要 がございま す フォーマット 調 整 作 業 は たいへん 手 間 のかかる 作 業 ですが 一 度 作 成 しておけば ラベルを 変 更 が 無 い 限 り ご 利 用 いただけますので 是 非 チャレンジいただければ 幸 いです 本 システムは ライセンス 認 証 により 1ライセンスで1 台 の PC 上 でのみ 動 作 可 能 ですが 同 一 PC 内 でのシステム 複 製 に 制 限 はありませんので 複 数 パターンのレイアウトを 作 成 ~ 利 用 することも 可 能 です 現 行 のレイアウトは A-One 準 拠 となりますのでご 了 承 ください レイアウト 作 成 においては セル 上 に 罫 線 を 引 くことで 調 整 を 行 う 必 要 があります この 罫 線 は 印 刷 時 には クリアされますが 印 刷 後 は 元 の 状 態 を 復 元 いたします カーソル 位 置 に データが 転 記 される 仕 様 のため データをダブルクリックで 確 定 した 際 に 該 当 のエリアが ピンク 色 でマークされます 印 字 制 御 では この 色 塗 りを 自 動 リセットしますが 範 囲 をとわず シート 全 体 の 塗 りが 解 除 されますので シート 内 に 色 塗 りは 行 えない= 行 っても 常 にクリアされる という 仕 様 となりますので ご 了 承 ください データの 転 記 を 行 う 前 に 必 ず 行 なう 必 要 があること: 作 成 されたフォーマットに 対 し 必 ず 印 刷 範 囲 の 設 定 を 行 ってください 上 記 が 完 了 した 後 の データ 転 記 の 流 れは 以 下 のとおりとなります (1)フォームを 表 示 し 転 記 を 行 いたい 欄 へ カーソルを 配 置 してください ご 注 意 :データ 転 記 位 置 は 常 に カーソルの 位 置 です カーソル 位 置 が エリア 外 に 置 かれている 場 合 は 無 条 件 で その 位 置 に データが 反 映 されます このため 意 図 しない 結 果 となった 場 合 は [クリア]ボタンにより いったんデータをクリアし - 6 -
再 度 実 行 していただく 必 要 があります (2)ダブルクリックでデータを 確 定 します データ 転 記 を 行 う 前 の 確 認 メッセージは 右 記 のとおりです [はい]を 選 択 いただくと データが 転 記 されます ご 注 意 :データ 転 記 位 置 は 常 に カーソルの 位 置 です (3) 印 刷 プレビューでの 確 認 プレビューを 行 うと シート 上 の 罫 線 が 消 去 され 印 字 イメージが 表 示 されます 内 容 に 問 題 がなければ 印 刷 を 行 ってください 仕 様 上 は ランダムな 位 置 に 自 由 にデータを 転 記 可 能 ですが 都 度 転 記 先 をカーソルで 指 定 いただく 必 要 がございますので ご 注 意 ください 顧 客 マスタ データ 検 索 では フォーム 画 面 のダブルクリックにより 3 段 階 の 高 さに 切 り 替 え 表 示 されます - 7 -
宛 名 ラベル レイアウトは エーワン A4 判 12 面 ( 品 番 31255)に 合 わせています 商 品 の 詳 細 :http://www.mimosa.gr.jp/a-one/40_840.html 01_V101 製 品 の 詳 細 情 報 _Ver1.1.docx お 問 い 合 わせ 先 : 株 式 会 社 セルネッツ http://www.cellnets.co.jp/ TEL:03-5336-8891-8 -