第 6 章 データベース 6.1 MS-Access 2013 の 起 動 終 了 1.Access2013 の 起 動 (1)マウスの 左 ボタンでスタートボタンをクリックします (2) 表 示 されるメニューの[すべてのプログラム]にマウスカーソルを 移 動 します (3) 表 示 されるプログラム 一 覧 から[Microsoft Office] [Microsoft Access 2013]の 順 にクリックすると Access2013 が 起 動 しま す 2. 空 のデータベースの 新 規 作 成 (1) 初 期 画 面 で 使 用 できるテンプレート 内 の 空 のデータベース をクリックします (2) ファイル 名 を 記 入 し 保 存 先 を 選 択 して 作 成 ボタンをクリックします Access では まずデータベースファイルを 保 存 して 作 業 を 行 います (3)データベースウインドウが 開 きます 1 図 6-1 初 期 画 面 3.より 速 い 起 動 方 法 デスクトップまたはフォルダ 内 にある Access 2013 データベースファイルをダブルクリックすると Access 2013 が 起 動 され そのデー タベースファイルが 開 きます 4.Access 2013 の 終 了 ( 方 法 1)タイトルバーの 右 端 にある[ ]をクリックします ( 方 法 2) ファイル メニューで 終 了 を 選 択 します Campus System Guide 2014-59
6.2 Access 2013 の 仕 組 み Access 2013 はテーブル フォーム クエリー レポート マクロ モジュールといった 複 数 の 要 素 から 成 り 立 っています これらの 要 素 の ことをオブジェクトと 呼 びます それぞれの 働 きを 理 解 してください 1.テーブル データベースにおけるデータを 蓄 積 するための 器 です エクセルのワークシートによく 似 ています 実 際 エクセルのファイルをテーブル として 取 り 込 むこともできます Access 2013 のもっとも 基 本 的 なオブジェクトです データを 入 力 する 際 このテーブルに 直 接 入 力 する こともできますが 一 般 的 にはフォームを 使 います 図 6-2 テーブル 2.フォーム テーブルのデータをカード 形 式 や 伝 票 形 式 などで 入 力 / 表 示 させるためのものです フォームを 使 えば 入 力 時 に IME( 日 本 語 入 力 システム)の ON/OFF 制 御 などを 行 うこともできます 3.クエリー データの 抽 出 並 べ 替 え 計 算 といった 処 理 をあらかじめ 指 定 しておくものがクエリーで す クエリーを 実 行 するだけで 自 動 的 に 抽 出 結 果 や 並 べ 替 えの 結 果 などを 表 示 すること ができます 図 6-3 フォーム 60 - Campus System Guide 2014
第 6 章 データベース 4.レポート 主 に 印 刷 する 際 に 使 います テーブルのデータを 分 類 し 集 計 したりして 印 刷 する 機 能 です 普 通 の 印 刷 では 一 覧 形 式 で 印 刷 する だけですが レポートを 使 うと 多 彩 な 印 刷 が 行 えます 図 6-4 レポート 5.マクロ モジュール マクロやモジュールは コマンド 操 作 やデータ 処 理 を 自 動 化 するときに 使 います 上 級 者 向 けですのでここでは 扱 いません 6. 各 オブジェクトの 関 係 Access 2013 では フォームを 使 ってテーブルにデータを 入 力 し 逆 にフォームにデータを 表 示 します また クエリーで 加 工 したり レ ポートで 印 刷 したりします フォーム データの 入 力 表 示 入 力 表 示 表 示 テーブル データの 蓄 積 選 択 結 合 印 刷 レポート データの 印 刷 出 力 クエリー データの 加 工 印 刷 図 6-5 各 オブジェクトの 関 係 Campus System Guide 2014-61
6.3 データベースの 作 成 データベースの 作 成 にはテーブルやクエリーなどを 自 分 で 作 る 方 法 と データベースウィザードを 使 って 簡 単 にデータベースを 作 る 方 法 があります しかし 最 初 からウィザードを 使 う 方 法 だと 決 まったデータベースしか 作 ることが 出 来 ません ここでは 例 として 住 所 録 を テーブルやフォームから 作 ってみたいと 思 います 1.テーブルを 作 成 する (1) 空 のデータベースを 作 成 します (2) 作 成 テーブルデザイン の 順 にクリックします (3) 新 規 テーブルがデザインビューで 開 かれます フィールド 名 を 入 力 し データ 型 を 選 択 します ここを 選 択 図 6-6 テーブルデザイン 1 フィールド 名 を 入 力 し [Tab]キーを 押 します 2ここをクリックします 3ここを 選 択 図 6-7 デザインビュー (4)その 他 の フィールド 名 と データ 型 も 同 じ 手 順 で 設 定 し 閉 じる ボタンをクリックします 2ここをクリック 1その 他 の フィールド 名 データ 型 も 入 力 します 図 6-8 テーブル( 住 宅 録 ) (5) 保 存 するか 聞 いてくるので はい ボタンをクリックします (6) テーブル 名 を 記 入 し OK ボタンをクリックします テーブル 名 を 入 力 ここをクリック ここをクリック 図 6-9 テーブルの 保 存 図 6-10 テーブル 名 の 入 力 62 - Campus System Guide 2014
(7) 主 キーを 設 定 するか 聞 いてきますので はい ボタンをクリックします データベースでは 主 キーの 設 定 は 重 要 ですが ここでは 自 動 設 定 にまかせます 第 6 章 データベース ここをクリック 図 6-11 主 キーの 設 定 (8) 画 面 左 側 のナビゲーションウィンドウで 作 成 したテーブルを 確 認 することができます (9) 作 成 したテーブルを 選 択 し 開 く ボタンをクリックします ここをクリック 図 6-12 テーブルを 開 く (10) 空 のテーブルが データシートビュー で 開 きます データシ ートビュー とは Excel のような 表 形 式 の 表 示 方 式 のことです 図 6-13 データシートビュー データ 型 よく 使 うデータ 型 には 以 下 のようなものがあります 表 6-1 データ 型 データ 型 説 明 テキスト 型 文 字 列 最 大 255 バイト メモ 型 文 字 列 最 大 65535バイト 数 値 型 数 値 日 付 / 時 刻 型 日 付 や 時 刻 通 貨 型 金 額 オートナンバー 型 数 値 が 自 動 的 に 入 力 される Campus System Guide 2014-63
2.フォームを 作 成 する (1) 作 成 フォームウィザード の 順 にクリック します ここをクリック (2)フォームに 含 めるフィールドを 選 択 します 1 前 に 作 成 したテーブルが 選 択 さ れていることを 確 認 します 2ここをクリック すると 選 択 可 能 な フィールドがすべて 選 択 されます 図 6-14 フォームウィザード 3 次 へ をクリック 図 6-15 フィールド 設 定 (3)フォームのレイアウトを 指 定 します 4フォームの 名 前 に 名 前 をつける 1 名 前 を 入 力 します 次 へ をクリック 2 完 了 をクリック 図 6-16 フォームのレイアウト 図 6-17 フォームの 名 前 入 力 これでテーブルと 入 力 用 フォームができました ウィザードで 作 成 されたフォームも レイアウトの 変 更 やフィールドの 追 加 削 除 などを 自 由 にできます ここでは 詳 細 を 省 略 します 64 - Campus System Guide 2014
6.4 データの 入 力 第 6 章 データベース 1.データを 入 力 します (1) 作 成 したファイルを 開 くと 図 のような 画 面 が 表 示 されます データを 入 力 するにはテーブルに 直 接 入 力 することもできますが たいて いはフォームを 使 って 入 力 します 画 面 左 側 のナビゲーションウィンドウから フォームを 開 きます ここをクリック 図 6-18 フォームの 入 力 (2) 入 力 用 フォームが 開 かれます 次 のレコードへ ( 一 つのフォームを 入 力 し 終 わったらこれを 押 します ) 先 頭 のレコードへ 新 規 レコード 追 加 先 頭 のレコードへ 現 在 編 集 中 の レコード 番 号 一 つ 前 のレコードへ 図 6-19 入 力 用 フォーム Campus System Guide 2014-65
(3)では 実 際 にデータを 入 力 してみましょう 新 規 データの 画 面 を 出 します サンプルデータが 表 示 されている 場 合 は 下 の 方 にあるボタンで 新 規 データへと 移 動 します 住 所 録 ID の 欄 は 自 動 的 に 決 められる オートナンバー となっているので 入 力 はできません 入 力 するデータは 自 分 や 友 だちのデータでいいでしょう ただし 個 人 情 報 を 入 力 した 場 合 はそのファイルが 他 人 の 手 に 渡 らないよう にしっかりと 管 理 してください 表 6-2 ショートカット 主 なショートカットキー Tab キー 次 のフィールドへ 移 動 Shift+Tab 前 のフィールドへ 移 動 Esc 修 正 内 容 の 取 り 消 し Page Up 一 つ 前 のレコードへ Page Down 一 つ 後 ろの( 次 の)レコードへ フィールド 間 の 移 動 フォームに 入 力 したら テーブルにもデータが 入 力 されたかどうかを 確 認 してみましょう ナビゲーションウィンドウの テーブル 内 にあ る 住 所 録 をクリックするか 住 所 録 のテーブルタブをクリックすることでテーブルを 開 いて 確 認 できます このテーブルの 中 に 先 ほど 自 分 が 入 力 したものがそのまま 入 っているはずです ここをクリック 図 6-20 住 宅 録 のテーブルタブ 66 - Campus System Guide 2014
6.5 データの 印 刷 第 6 章 データベース 1.レポートの 作 成 アクセスではテーブルやフォームを 印 刷 することも 出 来 ますが 一 般 的 にはレポートを 印 刷 します ここでは 印 刷 するレポートを 作 成 し てみます (レポートがすでにある 場 合 や テーブルやフォームを 印 刷 したい 場 合 はこの 項 目 を 読 む 必 要 はありません 飛 ばして 次 の 項 目 に 行 っ て 結 構 です ) (1)リボン 部 の 作 成 レポートウィザード をクリックします フォーム 作 成 と 同 じように 画 面 の 指 示 に 従 って 入 力 していき ます (2)レポートに 含 める 項 目 を 選 択 し 次 へ をクリックします (3)グループレベルを 設 定 します 変 更 不 要 の 場 合 そのまま 図 6-21 レポートウィザード 次 へ をクリックします (4) 各 フィールドの 並 べ 替 えを 4 つまで 行 うことができます 変 更 不 要 の 場 合 そのまま 次 へ をクリックします (5) 印 刷 形 式 を 選 択 します レイアウト 形 式 と 印 刷 の 向 きを 指 定 し 次 へ をクリックして 下 さい (6) 最 後 にレポート 名 を 入 力 し 完 了 をクリックします これでレポートが 作 成 され プレビューが 表 示 されます フォント 配 色 などを 変 更 したい 場 合 はレポートデザインツールから 変 更 することができます 図 6-22 レポートデザインツール 2.プレビュー (1)レポートのプレビュー ナビゲーションウィンドウの レポート 内 にある 住 宅 録 をクリックすることで プレビューが 表 示 されます (2)テーブルやフォームのプレビュー レポートと 同 じくナビゲーションウィンドウの テーブル または ウォーム 内 の 住 宅 録 をクリックします 図 6-23 プレビューの 表 示 Campus System Guide 2014-67
3. 印 刷 テーブルやフォーム レポートなど 印 刷 したいものを 開 いた 状 態 で [ファイル]メニューの[ 印 刷 ]をクリックします [ファイル]メニューの[ 印 刷 ]をクリックすると 印 刷 するページを 指 定 することが 出 来 ます データベースは 大 量 のデータが 登 録 できる 為 印 刷 枚 数 が 思 ってもみないほど 大 量 になり 紙 の 無 駄 になってしまうことがあります 印 刷 プレビューで 確 認 し 本 当 に 必 要 なページだけ 印 刷 するようにしましょう 図 6-24 印 刷 68 - Campus System Guide 2014
6.6 カスタマイズ 第 6 章 データベース もし データベースを 作 っている 途 中 で 要 らない 項 目 や 足 りない 項 目 が 出 てきても 後 から 項 目 を 削 除 したり 追 加 したりすること ができます 1.テーブルからフィールドを 削 除 する/テーブルにフィールドを 追 加 する 住 所 録 テーブルを 開 いてください フィールド 名 フィールド 図 6-25 フィールドの 編 集 ここでは 身 長 を 削 除 します ウィザードの 時 点 でこのフィールドをはずしてある 場 合 は 他 の 名 前 に 読 み 替 えてください (1) 身 長 のフィールド 名 をクリックするとフィールド 全 体 が 選 択 されます この 状 態 のと き 選 択 された 場 所 の 上 で 右 クリックすると 下 の 図 のようなポップアップメニューが 出 ま す (2)このメニューの フィールドの 削 除 を 選 択 すればそのフィールドは 削 除 されます 同 様 にしていらないフィールドを 消 してください 次 に 項 目 を 追 加 します フィールド 名 は E-メール とします (1)フィールドを 挿 入 したい 場 所 で 右 のポップアップメニューを 表 示 させます (2)このメニューの 列 の 挿 入 を 選 択 します そのフィールドの 左 側 に 新 しいフィールド ができます できたばかりのフィールドには フィールド 1 という 名 前 が 付 けられていますが これで はなんのフィールドかわかりにくいので 名 前 を 変 えましょう (1) 名 前 を 変 えたいフィールドを 選 択 してポップアップメニューを 表 示 させます (2)このメニューの フィールド 名 の 変 更 を 選 択 して 名 前 を 変 更 します テーブルの 内 容 を 変 更 すると その 影 響 は 他 のフォームやレポートにも 及 びます 図 6-26 ポップアップメニュー Campus System Guide 2014-69
2.フォームからフィールドを 削 除 する/フォームにフィールドを 追 加 する 住 所 録 フォームを 開 いてください メインメニューの 住 所 録 の 編 集 でも 同 じです (1)フォームを 編 集 するには 画 面 を 右 クリックし 表 示 されるポップアップメニュー 内 の デザインビュー ボタンを 押 します ラベル フィールド 図 6-27 フォームの 編 集 フィールドはテーブルのデータが 表 示 されるところです ラベルはフィールドに 対 する 見 出 しです (2) 削 除 したいフィールドを 選 択 して 右 クリックしてください 出 てきたメニューから 切 り 取 り を 選 択 します 次 にテーブルに 追 加 した E-mail をフォームに 追 加 します (1)フォームデザインツール 内 の デザイン 既 存 のフィールドの 追 加 をクリックし フィールドリストを 表 示 させます 図 6-28 フォームデザインツール (2) E-mail というフィールドをクリックすれば 新 しいフィールドができます (3) 変 更 が 終 わったら 上 書 き 保 存 ボタン を 押 して 保 存 します 尚 レポートの 変 更 もフォームとほぼ 同 じ 操 作 でおこないます 図 6-29 フィールドリスト 70 - Campus System Guide 2014
6.7 他 のOffice ソフトとの 連 携 第 6 章 データベース Access 2013 は Excel 2013 等 の 表 計 算 ソフトのファイル(ワークシート)をテーブルとして 取 り 込 んだり その 逆 にテーブルを 出 力 す ることもできます 1.Excel のワークシートをテーブルとして 取 り 込 む (1) 外 部 データ タブの インポートとリンク グループの Excel を 選 びます 図 6-30 インポート (2) 取 り 込 みたいファイル 現 在 のデータベースのデータの 保 存 方 法 と 保 存 場 所 を 指 定 し OK をクリックします 図 6-31 インポート 設 定 Campus System Guide 2014-71
2.テーブルを Excel のワークシートとして 出 力 する (1) 出 力 したいテーブルが 選 択 されているのを 確 認 して 外 部 データ エクスポート 内 の Excel を 選 択 します 図 6-32 エクスポート (2) 出 力 先 のファイル 名 ファイル 形 式 オプションを 選 択 し OK をクリックします 図 6-33 エクスポート 設 定 72 - Campus System Guide 2014