Office2007 Access 初級講習会

Office2007 Access 初 級 講 習 会 2011 年 2 月 25 日 マルチメディアセンター 角 薫

目 次 Accessの 基 礎 知 識 データベースの 設 計 と 作 成 テーブルの 作 成 リレーションシップの 作 成 クエリの 作 成 フォームの 作 成 レポートの 作 成 2

実 習 の 準 備 ファイルの 保 存 先 マイドキュメント 以 下 のページにアクセスし 必 要 ファイルを マイド キュメント に 保 存 MMCホームページ 講 習 会 テキスト Office2007Access ダウンロードするファイル: Access2007_Work.exe ダウンロード 後 ダブルクリックで 自 動 解 凍 3

Accessの 基 礎 知 識 Accessの 概 要 Accessの 起 動 ファイルの 構 成 要 素 オブジェクトの 役 割 Accessの 主 なビュー

Accessの 概 要 Access: 大 量 のデータを 蓄 積 し 必 要 に 応 じてデータを 抽 出 した り 集 計 したりできるデータベースソフトウェア ( 例 : 売 上 に 関 するデータを 月 別 支 店 別 に 集 計 する) 商 品 台 帳 売 上 伝 票 得 意 先 名 簿 デ ー タ ベ ー ス Access 5 月 別 支 店 別 売 上 集 計 得 意 先 宛 名 ラベル その 他 さまざまな 帳 票 など 目 的 に 応 じて 欲 しいデータが 得 られる

Accessの 概 要 データベース: 特 定 のテーマや 目 的 にそって 集 められたデータの 集 まり ( 例 : 商 品 台 帳 得 意 先 名 簿 売 上 伝 票 など 関 連 する 情 報 をひ とまとめにしたファイルなど) 商 品 台 帳 売 上 伝 票 得 意 先 名 簿 デ ー タ ベ ー ス 6

Accessの 概 要 リレーショナル データベース:データを 目 的 ごとに 分 類 し 相 互 に 関 連 付 けたデータベース データの 入 力 ミスや 記 述 ミスがおきやすい データが 重 複 するの でデータ 量 が 増 える Excel Access 売 上 データ 得 意 先 名 や 商 品 名 を 入 力 する 必 要 がない 関 連 付 け 関 連 付 け 7 得 意 先 名 商 品 名

Accessの 起 動 スタート すべてのプログラム 02 文 書 Microsoft Office 8 MMC 管 理 パソコンでの 操 作 Microsoft Office Access 2007

ファイルの 構 成 要 素 Accessの 一 つのファイルは データベースオブジェクト (テーブル 等 ) から 構 成 される 売 上 管 理. accdb (データベース) テーブル クエリ フォーム レポート 商 品 テーブル 担 当 者 テーブル 得 意 先 テーブル 売 上 テーブル 9

オブジェクトの 役 割 主 なオブジェクト テーブル クエリ フォーム レポート データを 格 納 する データをさまざまに 加 工 する (データの 抽 出 集 計 分 析 などが 可 能 ) データを 入 力 表 示 する データを 印 刷 する その 他 のオブジェクト ページ:AccessのデータベースをもとにWebページを 作 成 する マクロ: 複 雑 な 操 作 や 繰 り 返 しを 行 う 操 作 を 自 動 化 する モジュール:マクロでは 作 成 できない 複 雑 かつ 高 度 な 処 理 を 行 う 10

Accessの 主 なビュー データシートビュー データの 入 力 表 示 などを 行 うビュー デザインビュー 条 件 などを 定 義 するビュー(データの 入 力 編 集 はできない) フォームビュー データ 入 力 編 集 専 用 のビュー 印 刷 プレビュー 印 刷 イメージを 表 示 するビュー ビューの 切 り 替 え 表 示 メニューから 各 ビューに 切 り 替 える 11

データベース 設 計 と 作 成 AccessとExcelの 違 い データベース 設 計 Accessでのデータベース 構 築 の 流 れ データベースファイルの 作 成

ExcelとAccessの 違 い Access データベースソフト Excel 表 計 算 ソフト データの 格 納 管 理 が 得 意 文 字 列 や 数 列 を 含 んだ 大 量 のデー タを 管 理 する 時 に 使 用 データを 蓄 積 する 時 に 使 用 自 由 なレイアウトで 印 刷 できる データの 計 算 編 集 が 得 意 数 字 を 中 心 としたデータを 計 算 集 計 する 時 に 使 用 小 さなデータの 管 理 をする 使 い 捨 て のデータに 使 用 印 刷 レイアウトの 自 由 度 は 低 い 13

データベースの 設 計 目 的 を 明 確 にする 業 務 の 流 れを 分 析 し データベースの 目 的 を 明 確 にする 印 刷 結 果 や 入 力 項 目 を 考 える テーブルを 設 計 する 決 定 した 入 力 項 目 をもとに テーブルを 設 計 する テーブル 同 士 は 共 通 の 項 目 (コードなど)で 関 連 付 け 必 要 に 応 じで データを 参 照 各 入 力 項 目 を 分 類 してテーブルを 分 けること で 重 複 するデータ 入 力 を 避 け ディスク 容 量 の 無 駄 や 入 力 ミスなどが 起 こりにくいデータベースを 構 築 できる 14

テーブル 設 計 例 売 上 伝 票 NO 売 上 日 得 意 先 商 品 CD 商 品 名 単 価 数 量 金 額 1 2008/1/29 滋 賀 商 事 1020 パソコン(タワー \ 150,000 型 ) 5 \ 750,000 分 類 して 別 テーブルに 分 け 参 照 する 売 上 テーブル NO 売 上 日 得 意 先 商 品 CD 数 量 1 2008/1/29 滋 賀 商 事 1020 5 商 品 テーブル 商 品 CD 商 品 名 単 価 1010 パソコン(ノート 型 ) 180,000 1020 パソコン(タワー 型 ) 150,000 15 関 連 付 け

Accessでのデータベース 構 築 の 流 れ ファイルを 新 規 に 作 成 ( 各 オブジェクトをまとめて 収 納 するためのデータベースファイルを 作 成 ) テーブルを 作 成 (テーマごとにデータを 格 納 するための 表 を 作 成 ) クエリを 作 成 ( 表 から 条 件 に 合 うデータの 抽 出 や 集 計 ) フォームを 作 成 (データを 入 力 するための 画 面 を 作 成 ) 16 レポートを 作 成 (データを 印 刷 するためのレイアウトを 作 成 )

データベースファイルの 作 成 作 成 するファイルの 確 認 データベースファイル 名 : 売 上 管 理.accdb 売 上 管 理.accdb 売 上 テーブル 商 品 テーブル 関 連 付 け 売 上 テーブル 売 上 日 商 品 CD 数 量 商 品 CD 商 品 名 クエリ 単 価 商 品 テーブル 17 売 上 日 商 品 CD 数 量 商 品 名 単 価 金 額

データベースファイルの 作 成 データベースの 作 成 Officeボタン 新 規 作 成 または 空 のデータベース をクリック ファイル 名 に 売 上 管 理 と 入 力 をクリックしてデータ ベースの 保 存 場 所 を 指 定 し 作 成 をクリック 18

データベースファイルの 作 成 19 空 のデータベースを 作 成 すると 自 動 的 に 新 規 テーブルが 作 成 されるが 一 旦 閉 じておく

< 参 照 > ナビゲーションウインドウの 表 示 切 替 ナビゲーションウィンドウとは: テーブルやフォーム 等 のオブジェクトの 一 覧 が 表 示 される 場 所 ナビゲーション ウィンドウ クリックで 切 替 できる ナビゲーションウィ ンドウの 非 表 示 20

テーブルの 作 成 テーブルの 概 要 テーブルのビュー テーブルの 作 成 フィールドの 設 定 主 キーの 設 定 テーブルの 保 存 データの 入 力 データのインポート

テーブルの 概 要 テーブル:データを 格 納 するためのオブジェクト テーブルの 要 素 フィールド: 商 品 CD や 商 品 名 などのようなテーブルに 格 納 する 項 目 名 レコード:テーブルに 格 納 する 一 件 分 のデータ 主 キー: 商 品 CD のように 各 レコードを 固 有 のものとして 認 識 するためのフィールド 重 複 データの 入 力 はできない 主 キー レコード 22 フィールド

テーブルの 作 成 作 成 するテーブルの 確 認 テーブル 名 : 商 品 テーブル 売 上 管 理.accdb 売 上 テーブル 商 品 テーブル フィールド 名 : 商 品 CD 商 品 名 単 価 23

テーブルの 作 成 テーブルの 作 成 作 成 タブ テーブル グループの テーブルデザイン ボタン をクリックする 24

フィールドの 設 定 データ 型 フィールドに 格 納 するデータの 種 類 を 指 定 データ 型 説 明 テキスト 型 文 字 ( 計 算 対 象 にならない 数 字 含 む)[ 最 大 255 文 字 ] メモ 型 長 文 [ 最 大 6536 文 字 ] 数 値 型 数 値 ( 小 数 含 む) 日 付 時 刻 型 通 貨 型 オートナンバー 型 Yes/No 型 OLEオブジェクト 型 ハイパーリンク 型 添 付 ファイル ルックアップウィザード 日 付 時 刻 金 額 自 動 的 に 連 番 をつける 二 者 択 一 ExcelやWordなどのWindowsオブジェクト ホームページ 電 子 メールのアドレス ファイルへのリンク 画 像 やOffice 製 品 で 作 成 したファイルを 添 付 する 別 のテーブルに 格 納 されてる 値 を 参 照 25

フィールドの 設 定 フィールドサイズ データ 型 が テキスト 型 または 数 値 型 の 場 合 フィー ルドサイズを 指 定 データに 合 わせて 適 切 なサイズを 指 定 すると ディスク 容 量 が 節 約 でき 無 駄 のないテーブルが 作 成 できる フィールド 設 定 の 確 認 主 キー フィールド 名 データ 型 フィールドサイズ 商 品 CD テキスト 型 4 商 品 名 テキスト 型 30 単 価 通 貨 型 - 26

フィールドの 設 定 フィールド 設 定 : 商 品 CD フィールド 名 にカーソルを 移 動 商 品 CD と 入 力 し Tabキーを 押 す データ 型 で テキスト 型 を 選 択 フィールドプロパティ の フィールドサイズ に 4 を 入 力 Enterキーを 押 して 商 品 名 単 価 のフィールド 設 定 も 同 様 に 行 う 27

主 キーの 設 定 商 品 CD フィールドに 主 キーを 設 定 商 品 CD フィールド 行 の 先 頭 をクリック 主 キー( 鍵 マーク) をクリック 28

テーブルの 保 存 テーブルの 保 存 Officeボタン 名 前 を 付 けて 保 存 名 前 を 付 けてオブジェク トを 保 存 を 選 択 名 前 を 付 けて 保 存 ダイアログに テーブル1 の 保 存 先 に 商 品 テーブル と 入 力 し OK をクリック 29

データの 入 力 1 データの 入 力 デザイン タブ 表 示 グループ 表 示 ボタンから データ シートビュー を 選 択 フィールド 間 ( 商 品 CD 商 品 名 など)をTabキーで 移 動 し 以 下 の 内 容 を 入 力 する 商 品 CD 商 品 名 単 価 30 1010 MacBook 88800 ( 全 て 半 角 英 数 )

データの 入 力 2 テーブルを 閉 じる ボタンでテーブルを 閉 じる 31

データのインポート データのインポート Excelファイルやテキストファイルなどの 外 部 ファイルをAccess に 取 り 込 むこと 商 品 テーブル にデータをインポートする 外 部 データタブ インポートグループ Excelを 選 択 32

データのインポート 参 照 ボタンをクリックし 商 品 テーブル.xlsx を 選 択 レコードのコピーを 次 のテーブルに 追 加 する にチェック が 入 っていることを 確 認 し 商 品 テーブル を 選 択 し OK をクリック 33

データのインポート ワークシートインポートウィザードが 起 動 する ワークシート にチェック Sheet1 を 選 択 し 次 へ をクリック 次 へ をクリック 34

データのインポート 完 了 をクリック インポート 操 作 の 保 存 を 閉 じる 35

データのインポート 商 品 テーブルをダブルクリックし データがインポートされている ことを 確 認 する 36

テーブルの 作 成 2 作 成 するテーブルの 確 認 テーブル 名 : 売 上 テーブル 売 上 管 理.mdb 売 上 テーブル 商 品 テーブル 37 フィールド 名 : NO 売 上 日 商 品 CD 数 量

テーブルの 作 成 2 売 上 テーブル の 作 成 以 下 の 条 件 で 商 品 テーブル と 同 様 に 売 上 テーブル を 作 成 する テーブル 名 : 売 上 テーブル フィールド 設 定 主 キー フィールド 名 データ 型 フィールドサイズ NO オートナンバー 型 長 整 数 型 売 上 日 日 付 / 時 刻 型 商 品 CD テキスト 型 4 数 量 数 値 型 整 数 型 38 名 前 を 付 けて 保 存 で テーブル 名 を 付 けることを 忘 れずに!

テーブルのインポート2 売 上 テーブル にデータをインポートする 商 品 テーブル と 同 様 に 売 上 テーブル へデータをインポート する テーブルを 閉 じることを 忘 れずに! インポートするファイル 名 : 売 上 テーブル.xlsx インポート 先 テーブル 名 : 売 上 テーブル 39

リレーションシップの 作 成 リレーションシップの 概 要 主 キーと 外 部 キー リレーションシップの 作 成

リレーションシップの 概 要 リレーションシップ 複 数 に 分 けたテーブル 間 の 共 通 フィールドを 関 連 付 ける 主 キーと 外 部 キー 2つのテーブル 間 にリレーションシップを 作 成 するには 2つのテーブルに 共 通 のフィールドが 必 要 となる 共 通 フィールドのうち 主 キー 側 のフィールド に 対 して もう 一 方 のフィールドを 外 部 キー という 主 キー 41 外 部 キー

リレーションシップの 作 成 リレーションシップの 作 成 商 品 テーブル と 売 上 テーブル 間 にリレーションシップを 作 成 する テーブルを 閉 じる データベースツール タブ 表 示 / 非 表 示 グループ リレーションシップ をクリック テーブル タブをクリックし Shiftキーを 押 しながら 商 品 テーブル 売 上 データ を 選 択 して 追 加 をクリック 閉 じる をクリック 42

リレーションシップの 作 成 商 品 テーブル の 商 品 CD を 売 上 テーブル の 商 品 CD まで ドラッグする 参 照 整 合 性 をチェックし 作 成 をクリック ドラッグ 43 参 照 整 合 性 矛 盾 のないデータ 管 理 をするための 規 則 たとえば 商 品 テーブル に 存 在 しない 商 品 CD を 売 上 テーブル に 入 力 してしまうといったデータの 矛 盾 を 制 御 する

リレーションシップの 作 成 結 合 線 の 商 品 テーブル 側 に 1( 主 キー) 売 上 テーブル 側 に ( 外 部 キー) が 表 示 されていることを 確 認 する Officeボタン 上 書 き 保 存 を 選 択 ボタンで 閉 じる 44

クエリの 作 成 クエリの 概 要 クエリの 作 成 クエリの 実 行 並 べ 替 え フィールドの 入 れ 替 え

クエリの 概 要 クエリ: テーブルに 格 納 されたデータをさまざまに 加 工 するためのオ ブジェクト 以 下 の 加 工 が 可 能 フィールドの 加 工 テーブルから 必 要 なフィールドを 抽 出 したり 複 数 のテーブルを 結 合 し たりすることで 仮 想 テーブルを 編 成 フィールドのデータをもとに 計 算 レコードの 加 工 抽 出 条 件 を 設 定 してレコードを 抽 出 レコードをグループ 化 して 集 計 レコードを 並 べ 替 える 46

クエリの 作 成 作 成 するクエリの 確 認 商 品 テーブル と 売 上 テーブル を 結 合 させた 仮 想 テーブルを 編 成 し 売 上 日 順 に 並 べ 替 える 商 品 テーブル 商 品 CD 商 品 名 単 価 NO 売 上 日 商 品 CD 数 量 商 品 CD 商 品 名 単 価 売 上 日 数 量 売 上 テーブル クエリの 作 成 作 成 タブ その 他 グループ クエリデザイン をクリック 47

クエリの 作 成 テーブル タブを 選 択 し 商 品 テーブル と 売 上 テーブル をShift キーを 押 しながら 選 択 し 追 加 ボタンをクリック 後 閉 じる をクリック クエリウィンドウにリレーションシップの 結 合 線 が 表 示 された 状 態 で 表 示 される 48

クエリの 作 成 クエリの 作 成 (つづき) 商 品 CD 商 品 名 単 価 売 上 日 数 量 の 順 に ダブルクリックし フィールドを 登 録 する 売 上 日 フィールドの 並 べ 替 え をクリックし 昇 順 を 選 択 表 示 データシートビュー に 切 り 替 えて 確 認 登 録 する 項 目 をWク リックし フィールド に 登 録 する 49

50 クエリの 作 成 演 算 フィールドの 作 成 演 算 フィールド 既 存 のフィールドをもとに 式 を 入 力 し その 計 算 結 果 を 表 示 するフィールド 作 成 するクエリの 確 認 クエリ 名 : 金 額 金 額 を 表 示 する 演 算 フィールドを 追 加 する 金 額 = 単 価 数 量 商 品 CD 商 品 名 単 価 売 上 日 数 量 金 額

クエリの 作 成 演 算 フィールドの 作 成 表 示 デザインビュー に 切 り 替 える 数 量 フィールドの 右 のフィールドに 次 のように 入 力 する 金 額 :[ 単 価 ] * [ 数 量 ] ( 記 号 は 半 角 入 力 ) 51

クエリの 作 成 演 算 フィールドの 作 成 (つづき) ホーム タブ 表 示 グループ デザインビュー に 切 り 替 え て 金 額 フィールドが 作 成 されたことを 確 認 Officeボタン 名 前 を 付 けて 保 存 をクリック クエリ1 の 保 存 先 に 金 額 クエリ と 入 力 し OK をクリック で 閉 じる 52

フォームの 作 成 フォームの 概 要 フォームの 作 成 データの 入 力

フォームの 概 要 フォーム 効 率 よくデータを 入 力 したり 更 新 したりするためのオブジェクト 作 成 するフォームの 確 認 下 図 のように 商 品 テーブル に 簡 単 にデータを 入 力 するための フォームを 作 成 する 54

フォームの 作 成 フォームの 作 成 作 成 タブ フォームグルー プ の その 他 のフォーム をク リック フォームウィザード を 選 択 テーブル/クエリ のプルダウン から 商 品 テーブル を 選 択 する 55

フォームの 作 成 フォームの 作 成 (つづき) >> をクリックし 次 へ をクリック 単 票 形 式 をチェックし 次 へ をクリック 56

フォームの 作 成 フォームの 作 成 (つづき) Accsess2007 を 選 択 し 次 へ をクリック フォーム 名 を 商 品 テーブル と 入 力 し 完 了 をクリックする 57

フォームの 作 成 フォームの 作 成 (つづき) をクリックしてレコードが 表 示 されていることを 確 認 58

データの 入 力 データの 入 力 次 のデータをフォームから 入 力 し 商 品 テーブル に 入 ることを 確 認 する をクリックする 表 の 内 容 を 入 力 し 最 後 にEnterキーを 押 す ボタンで 閉 じる 商 品 CD 商 品 名 単 価 6010 Mac OS X 3300 59

データの 入 力 データの 入 力 (つづき) 商 品 テーブル をダブルクリック 最 終 行 に 入 力 したデータが 格 納 されたのを 確 認 ボタンで 閉 じる ダブルクリック 60

レポートの 作 成 レポートの 概 要 レポートの 作 成 レポートの 書 式 設 定 レポートの 印 刷

レポートの 概 要 レポート データを 印 刷 するためのオブジェクト 作 成 するレポートの 確 認 金 額 クエリ をもとに 下 図 の 売 上 一 覧 表 を 作 成 する 62

レポートの 作 成 レポートの 作 成 作 成 タブ レポート グループ レポートウィザード をクリック テーブル/クエリ プルダウンメニューから クエリ: 金 額 クエリ を 選 択 63

レポートの 作 成 レポートの 作 成 (つづき) 商 品 CD 以 外 のフィールドを > で 移 動 し 次 へ をクリック 次 へ をクリック 64

レポートの 作 成 レポートの 作 成 (つづき) 1 のプルダウンメニューで 売 上 日 を 選 択 し レコードの 並 び 替 え 方 法 を 昇 順 に 設 定 し 次 へ をクリックする レイアウト を 表 形 式 印 刷 の 向 き を 縦 にし 次 へ をクリック 65

レポートの 作 成 レポートの 作 成 (つづき) Accsess2007 を 選 択 し 次 へ をクリック レポート 名 を 指 定 してください に 売 上 一 覧 表 と 入 力 レポートをプレビューする をチェックし 完 了 をクリック 66

レポートの 作 成 レポートの 作 成 (つづき) レポートがプレビューされる プレビューを 閉 じる グループの 印 刷 プレビューを 閉 じる をクリックする 67

レポートの 書 式 設 定 レポートの 書 式 設 定 デザイン タブ 表 示 グループ 表 示 デザインビュー に 切 り 替 え 以 下 の 部 分 を 修 正 する 売 上 日 = 幅 を 広 げる 左 揃 え 金 額 = 右 揃 え 68

レポートの 書 式 設 定 レポートの 書 式 設 定 (つづき) デザイン タブ 表 示 グループ 表 示 印 刷 プレビュー に 切 り 替 え 表 示 を 確 認 印 刷 プレビューを 閉 じる をクリック 売 上 一 覧 表 を で 閉 じ Officeボタン 上 書 き 保 存 する 69

参 考 文 献 よくわかるAccess2007 基 礎 FOM 出 版 アクセスとは(http://www.murun.net/murun15.htm) Microsoft Access 初 心 者 入 門 講 座 (http://ms-access.seesaa.net/category/613955-1.html) 70