別 紙 1 郵 送 請 求 に 係 る 業 務 内 容 1 開 庁 時 準 備 作 業 8 時 30 分 端 末 プリンター 及 びレジスターの 起 ち 上 げ 書 庫 の 開 錠 改 ざん 防 止 用 紙 のセット 2 郵 便 物 の 受 取 り 及 び 分 類 (1) 第 一 便 9 時 30 分 頃 総 務 課 から 送 付 される 郵 便 物 を 受 け 取 り 下 のとおり 分 類 する なお それまでは 前 日 までに 受 け 付 けた 請 求 分 の 処 理 等 を 行 う 第 二 便 13 時 頃 委 託 者 が 集 荷 してくる 郵 便 物 を 受 け 取 り 同 様 に 分 類 する 1 速 達 個 人 職 務 上 請 求 2 第 三 者 請 求 3 公 用 請 求 ( 庁 内 等 公 用 請 求 分 を 含 む) 4 住 基 事 務 関 連 通 知 5 戸 籍 事 務 関 連 通 知 6その 他 3のうち 公 用 請 求 には 庁 内 各 課 又 は 官 公 署 からの 逓 送 便 又 は 持 参 による 請 求 分 も 含 むものとし 持 参 及 び 交 付 の 際 に 身 分 証 明 書 を 確 認 するものとする また 3の 身 上 調 査 照 会 等 のうち 犯 歴 調 査 が 含 まれるもの 及 び4 5 6の 文 書 については 仕 分 け のうえ それぞれ 別 の 書 類 箱 に 入 れ 委 託 者 に 渡 す 第 一 便 第 二 便 以 外 にも 郵 便 物 が 送 付 されてくる 場 合 があるので 同 様 に 分 類 する なお 速 達 については 原 則 として 17 時 00 分 まで 受 付 処 理 を 行 う (2) 分 類 した 郵 便 物 を 開 封 し 上 から 請 求 書 添 付 資 料 等 手 数 料 ( 定 額 小 為 替 等 ) 返 信 用 封 筒 受 信 封 筒 の 順 に 重 ねてクリップで 留 め(この 際 手 数 料 や 添 付 資 料 等 に 不 備 があってもクリップで 留 める ) 1は 黒 コンテナ 2は 白 コンテナに 入 れて 金 品 整 理 票 等 を 作 成 する 従 事 者 へ 渡 す 3は 青 コンテナに 入 れ これは 手 数 料 がかからないので 金 品 整 理 票 等 は 作 成 せず 開 封 して 請 求 書 添 付 資 料 返 信 用 封 筒 受 信 封 筒 の 順 でクリップ 留 めした 後 証 明 書 を 出 力 する 速 達 は 優 先 処 理 をするので 一 番 始 めに 開 封 し 金 品 整 理 票 等 を 作 成 する 従 事 者 へ 1
渡 す なお 証 明 書 の 出 力 一 次 照 合 及 び 二 次 照 合 においても 優 先 処 理 をする 3 金 品 整 理 票 等 の 作 成 黒 コンテナ 及 び 白 コンテナに 入 ったクリップ 留 めされた 文 書 ごとに 金 品 整 理 票 等 ( 金 品 整 理 票 等 とは 金 品 整 理 票 郵 送 請 求 処 理 票 清 算 書 が1セットになった 複 写 用 紙 ) を 作 成 する これを 黒 コンテナ 白 コンテナの 順 に 処 理 する 事 務 処 理 の 内 容 1 請 求 書 に 収 受 印 を 押 印 する 2 金 品 整 理 票 及 び 郵 送 請 求 処 理 票 に 日 付 印 を 押 す 手 数 料 免 除 のものは 手 数 料 免 除 印 も 押 す 3 手 数 料 及 び 返 信 切 手 の 数 量 を 数 えて 金 品 整 理 票 に 記 入 する この 際 不 足 があっ てもそのまま 記 入 する 速 達 の 場 合 はチェック 欄 にチェックを 記 入 する また 返 信 が 特 定 記 録 又 は 簡 易 書 留 の 場 合 は 書 留 特 定 記 録 郵 便 等 差 出 票 及 び 受 領 証 を 作 成 し(お 届 け 先 の 名 前 欄 の 上 に 金 品 整 理 票 の 受 付 番 号 を 記 入 し 請 求 書 に 付 箋 を つける ) 返 信 用 封 筒 にクリップ 留 めする 4 請 求 者 を 確 認 し 金 品 整 理 票 のあて 名 欄 に 記 入 する 5 金 品 整 理 票 のみ 剥 離 し まとめる 残 った 郵 送 請 求 処 理 票 及 び 清 算 書 の 方 は 請 求 書 等 の 書 類 と 一 緒 にクリップ 留 めする 6 5まで 完 了 したものは 同 色 のコンテナに 入 れ( 受 信 又 は 返 信 が 速 達 のものは 赤 フ ァイルに 入 れ 返 信 が 特 定 記 録 又 は 簡 易 書 留 のものは 黄 ファイルに 入 れて 同 色 のコ ンテナに 入 れる ) 証 明 書 の 出 力 従 事 者 へ 渡 す 海 外 からの 請 求 については 手 数 料 がインターナショナル ポスタル マネーオー ダー( 国 際 郵 便 為 替 )や 外 貨 等 で 送 付 されてくるので これについては 郵 便 局 等 で 換 金 又 は 外 貨 両 替 を 行 い 残 金 がある 場 合 には 切 手 により 返 金 する 4 証 明 書 の 出 力 等 (1) 証 明 書 の 出 力 1 速 達 個 人 職 務 上 請 求 ( 黒 コンテナ) 従 事 者 は 請 求 者 の 資 格 内 容 等 を 審 査 のうえ 証 明 書 を 出 力 し 郵 送 請 求 処 理 票 の 入 力 欄 に 押 印 し 請 求 書 類 と 共 にクリップ 留 めして 透 明 ファイルに 入 れ( 赤 ファイル や 黄 ファイルの 書 類 も 入 れ 替 えはせず 二 重 になるがそのまま 透 明 ファイルに 入 れ る ) 黒 コンテナに 入 れ 受 託 者 の 一 次 照 合 者 へ 渡 す 2 第 三 者 請 求 ( 白 コンテナ) 1と 同 様 の 処 理 をし 白 コンテナに 入 れ 受 託 者 の 一 次 照 合 者 へ 渡 す 2
3 公 用 請 求 ( 青 コンテナ) 従 事 者 は 請 求 書 に 収 受 印 入 力 照 合 枠 印 出 力 欄 印 を 押 印 し 1と 同 様 の 処 理 を し( 郵 送 請 求 処 理 票 はないので 請 求 書 の 入 力 欄 に 押 印 する ) 青 コンテナに 入 れ 受 託 者 の 一 次 照 合 者 へ 渡 す (2) 請 求 者 との 連 絡 調 整 及 び 進 捗 管 理 請 求 書 疎 明 資 料 等 の 添 付 書 類 金 品 など( 以 下 請 求 書 類 という )に 不 備 があ り 請 求 要 件 を 満 たさないものに 関 しては 不 備 の 補 正 を 依 頼 するため 請 求 者 との 連 絡 調 整 が 必 要 となる よって 連 絡 したうえで 保 留 し 不 備 が 補 正 され 次 第 処 理 を 行 う 保 留 する 書 類 は 担 当 従 事 者 ごとに 保 留 簿 に 記 載 し 赤 コンテナに 保 管 のうえ 進 捗 管 理 を 行 う なお 連 絡 調 整 は 電 話 を 基 本 とし 電 話 番 号 の 記 載 のないもの 電 話 の 繋 がらない ものに 関 してはハガキにより 伝 達 する また 両 手 段 によっても 本 人 と 連 絡 調 整 がで きず 不 備 の 補 正 ができない 場 合 は 請 求 書 類 を 所 定 の 期 間 (2 週 間 程 度 ) 保 留 した 後 請 求 者 へ 返 送 する (3) 該 当 がない 場 合 の 処 理 ア 個 人 職 務 上 請 求 該 当 なしの 旨 を 電 話 にて 連 絡 した 後 ( 本 籍 や 住 所 など 請 求 者 が 勘 違 いしている 場 合 があるため 確 認 の 連 絡 ) 郵 送 請 求 処 理 票 及 び 清 算 書 に 連 絡 済 みの 旨 を 記 入 し( 職 務 上 請 求 の 場 合 には 請 求 書 に 該 当 なしの 印 を 押 印 する) 請 求 書 のコピーをとったう えで 請 求 書 類 を 申 請 者 へ 返 送 する 請 求 書 に 電 話 番 号 の 記 載 がない 場 合 は 連 絡 を 要 しない なお 決 裁 書 の 作 成 時 には 未 交 付 として 集 計 処 理 をする イ 第 三 者 請 求 請 求 書 に 該 当 なしの 印 を 押 印 し 請 求 書 のコピーをとったうえで 請 求 書 類 を 申 請 者 へ 返 送 する なお 決 裁 書 の 作 成 時 には 未 交 付 として 集 計 処 理 をする ウ 公 用 請 求 請 求 書 のコピーをとり 原 本 及 びコピー 両 方 に 該 当 なしの 印 を 押 印 し コピーの 方 を 申 請 者 へ 返 送 する 原 本 は 出 力 欄 にある 住 所 照 会 戸 籍 照 会 の 欄 に 照 会 した 数 を 記 入 して 後 で 集 計 をする ア イ 及 びウのいずれの 場 合 においても 入 力 者 とは 別 の 従 事 者 が 該 当 なしを 確 認 したうえで 一 次 照 合 者 へ 渡 す 5 証 明 書 の 照 合 3
(1) 一 次 照 合 ( 受 託 者 ) 1 速 達 個 人 職 務 上 請 求 ( 黒 コンテナ) 従 事 者 は 請 求 書 添 付 書 類 証 明 書 金 品 などすべての 内 容 を 照 合 し 郵 送 請 求 処 理 票 に 発 行 した 証 明 書 の 通 数 手 数 料 手 数 料 の 合 計 残 金 など 所 定 の 事 項 を 記 入 し 郵 送 請 求 処 理 票 と 清 算 書 を 剥 離 し 下 のア イのとおりまとめる この 段 階 で 不 備 等 があった 場 合 には 証 明 書 の 出 力 従 事 者 に 差 し 戻 し 証 明 書 の 再 発 行 や 連 絡 調 整 など 適 宜 の 処 理 を 行 う ア 郵 送 請 求 処 理 票 請 求 書 添 付 書 類 ( 返 却 希 望 のものを 除 く)をホチキス 留 めに し これに 受 信 封 筒 及 び 金 品 を 併 せてクリップ 留 めする イ 清 算 書 証 明 書 返 却 希 望 の 添 付 書 類 返 信 用 封 筒 をクリップ 留 めする 以 上 のア イを 透 明 ファイルに 入 れ これら 不 備 のない 完 全 なものを 二 次 照 合 箱 A に 入 れ 委 託 者 へ 渡 す 2 第 三 者 請 求 ( 白 コンテナ) 1と 同 様 の 処 理 をし 二 次 照 合 箱 B に 入 れ 委 託 者 へ 渡 す 3 公 用 請 求 ( 青 コンテナ) 請 求 書 と 証 明 書 を 照 合 し 請 求 書 の 照 合 欄 に 押 印 し 出 力 欄 に 発 行 した 証 明 書 の 数 量 を 記 入 のうえ 書 類 及 び 封 筒 等 をクリップ 留 めにし 透 明 ファイルに 入 れたうえ 二 次 照 合 箱 C に 入 れ 委 託 者 へ 渡 す (2) 二 次 照 合 ( 委 託 者 ) 委 託 者 は 送 付 された 二 次 照 合 箱 のファイルをすべて 照 合 し A 及 び B については 郵 送 請 求 処 理 票 に 検 認 済 みの 押 印 をし C については 請 求 書 に 検 認 済 みの 押 印 をして さらに 青 ファイルに 入 れたうえ 二 次 照 合 箱 にファイルを 入 れて 受 託 者 に 戻 す (3) 封 入 処 理 等 ( 受 託 者 ) 二 次 照 合 から 戻 ったファイルは 返 信 用 封 筒 に 証 明 書 清 算 書 及 びつり 銭 等 を 入 れ (クリップは 回 収 し 受 信 封 筒 は 切 手 有 り 無 し 等 仕 分 けし 毎 週 水 曜 日 に 廃 棄 する ) つり 銭 有 り つり 銭 無 しを 分 け 仕 分 け 用 コンテナに 入 れる 収 納 する 手 数 料 の 小 為 替 等 及 び 郵 送 請 求 処 理 票 はそれぞれ 所 定 の 場 所 にまとめておく 4
(4) 庁 内 等 公 用 請 求 分 の 処 理 庁 内 各 課 からの 請 求 分 については 当 該 課 の 担 当 者 に 連 絡 する 引 渡 しの 際 は 必 ず 身 分 証 明 書 の 提 示 を 求 めるものとする 他 の 官 公 署 からの 請 求 分 については 市 と 当 該 機 関 との 逓 送 便 又 は 郵 便 により 送 付 するものとする 6 証 明 書 の 発 送 15 時 30 分 頃 その 日 の 郵 送 を 締 める ただし 速 達 については 原 則 として 17 時 00 分 まで 受 付 処 理 を 行 う (1) 発 送 前 処 理 1 郵 送 請 求 処 理 票 に 基 づきレジスター 入 力 (レジスター 入 力 はここで 全 てを 入 力 す る 必 要 はなく 郵 送 請 求 処 理 票 がある 程 度 溜 まった 時 点 で 適 宜 入 力 し 同 時 に 金 品 を 合 わせておくとよい )を 行 い 点 検 レシートを 出 力 する 2 郵 送 請 求 処 理 票 に 基 づき 証 明 書 の 数 量 及 び 手 数 料 の 合 計 額 を 確 認 し 定 額 小 為 替 等 の 金 品 を 数 える 3 点 検 レシートと2の 数 量 手 数 料 及 び 金 品 を 照 合 し 過 不 足 がないか 確 認 する 過 不 足 が 生 じた 場 合 レジスター 入 力 漏 れ つり 銭 の 誤 り 等 が 考 えられる 上 記 に 並 行 して 封 筒 の 中 身 (あて 名 つり 銭 等 )の 最 終 確 認 を 複 数 の 従 事 者 で 行 い 確 認 のとれたものから 順 次 御 中 印 や 差 出 人 印 等 を 押 印 し のり 又 はセロハンテープ で 封 をする その 後 郵 便 物 の 重 量 を 量 り 貼 付 切 手 の 送 料 を 超 過 するものは 不 足 分 受 取 人 払 いの 印 を 押 印 する (2) 郵 便 物 の 引 渡 し (1)の 確 認 が 終 了 後 速 達 記 録 郵 便 レターパック 普 通 郵 便 ごとの 発 送 件 数 を 記 録 し 発 送 する 郵 便 物 を 郵 便 局 集 荷 用 の 箱 に 入 れる 毎 日 16 時 30 分 頃 郵 便 局 職 員 が 集 荷 に 来 るので 箱 ごと 郵 便 物 を 渡 し 翌 日 用 の 空 の 箱 を 受 け 取 る 特 定 記 録 又 は 簡 易 書 留 は 差 出 票 をコピーしてファイリングしておく 後 日 受 領 票 が 戻 ってきたら そのコピーはシュレッダーし 受 領 票 を 該 当 する 郵 送 請 求 処 理 票 に 貼 付 する (3) 速 達 分 の 処 理 速 達 は 17 時 00 分 まで 受 け 付 け 上 記 (2)の 引 渡 しに 間 に 合 わなかった 分 は 至 急 発 送 までの 処 理 を 行 い 郵 便 局 へ 持 参 し 発 送 する 5
7 決 裁 書 の 作 成 (1) 戸 籍 住 民 票 等 一 般 郵 送 請 求 分 決 裁 書 の 作 成 6(1)2で 数 量 等 を 処 理 したデータをエクセル 入 力 し 出 力 する 出 力 したものを 以 下 の 決 裁 書 の 表 紙 とする 次 にレジスターを 清 算 処 理 し 清 算 レシートを 出 力 し 電 源 を 切 る 郵 送 請 求 処 理 票 (ナンバリングの 番 号 の 順 に 綴 る) 金 品 整 理 票 (ナンバリングの 番 号 の 順 に 綴 る) 定 額 小 為 替 等 の 手 数 料 清 算 レシート 等 の 当 日 の 郵 送 請 求 の 件 数 手 数 料 等 の 資 料 上 記 4 点 を 整 え 委 託 者 に 渡 す (2) 戸 籍 住 民 票 等 公 用 請 求 分 決 裁 書 の 作 成 証 明 書 の 数 量 等 の 処 理 を 行 い 決 裁 書 に 記 入 のうえ 公 用 請 求 書 と 一 緒 に 綴 り 委 託 者 に 渡 す 8 問 合 せ 等 への 対 応 郵 送 請 求 に 関 する 問 合 せや 苦 情 等 の 電 話 は 基 本 的 にすべて 受 託 者 が 対 応 する 他 課 あ ての 電 話 の 場 合 は 転 送 等 により 適 宜 対 応 する なお 保 有 個 人 情 報 開 示 請 求 又 は 公 文 書 公 開 請 求 は 委 託 者 の 対 応 とするが 郵 送 請 求 処 理 票 等 の 検 索 など 郵 送 請 求 に 係 る 部 分 については 委 託 者 への 協 力 を 行 う 9 閉 庁 時 業 務 終 了 作 業 端 末 の 終 了 作 業 プリンター 等 の 電 源 オフ 改 ざん 防 止 用 紙 書 類 等 の 保 管 書 庫 の 施 錠 6