株式会社 FFC http://www.exchangeuse.com All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006
概要 稟議システムを即日稼動できるＥｘｃｅｌワークフローシステム 使いやすいＥｘｃｅｌと 導入１２００社の実績のあるワークフローエンジンで構築する電子決裁システム 承認履歴が残らない 履歴 実績の管理が大変 稟議書や申請書 部署ごとの 申請書番号管理ができない 回送/回覧も手間が掛かる 使い慣れたＥｘｃｅｌをそのまま利用できる から安心して使える 専門知識がなくても 簡単に導入ができる ノンプログラミングで申請書を追加できる 安定したExchangeUSEワークフローエンジンを搭載 即日稼動が可能なワークフロー専門パッケージ All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 1
既存資産をワークフローシステムへ [ ケーススタディ ] Excel 書式で社内申請を運用している場合 メリット 簡単に申請書を作成 電子化できる 複雑な仕組みも簡単に構成できる 馴染み深く 使いやすい デメリット 承認履歴が電子的にのこらない 印刷が必須承認がどこまで進んでいるのか確認できない電子化されているが集計 転記 管理は手動 システム化したくとも 既存の Excel から置き換えるのは費用も時間も 社内調整も大変 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 2
既存資産をワークフローシステムへ を導入すると 既存の資産を活用できる! 1. 既存の Excel などを簡単にシステム化 画面設計申請書登録運用開始 電子化したい申請書の画面をExcel 作成 作成した申請書をExchangeUSEへ登録 運用を開始することで ブラウザから 申請を行うことが可能に! 2. 承認履歴 添付ファイル コメント情報を付加できる! 例 : + + 3. 申請データの CSV 出力ができる All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 3
画面設計 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 4
Excel 提出 Excel 申請書 Excel のセル名に item1,item2, と名称を付けるだけで セル情報がワークフローに取り込まれます 申請 セル名定義 Excel の制御機能がそのまま利用できる セルに関連付けされた情報と Excel ファイルがワークフローに流れます その他機能 自動採番機能 ( 申請時 / 決裁時 ) 初期値設定機能 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 5
便利な機能 自動採番機能 ( 申請時 / 決裁時 ) 初期値設定機能 例 所属コード 接頭文字列 部署コード 拠点区分 任意文字列 桁数 最大 10 桁 ( 数字 ) + 文字列 + 数字 (10 桁まで ) タイミング 提出時採番 決裁時採番 採番方式 全社別 提出者部署別 拠点区分別 連番 / 年度別 / 月別 申請書選択時に氏名 所属など 組織情報を自動で設定できる機能 会社コード個人コード氏名 E-mail アドレス電話番号入社年度生年月日性別カスタム属性 部署会社コード部署コード役割会社コード役割コード所属部署会社コード所属部署コード個人コード etc All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 6
承認機能 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 7
ワークフローの基本機能 ワークフロー基本機能 申請を促す通知メール機能や 過去の申請書の再利用機能 ちょっと間違った時 の取戻機能 決裁時の通知機能など 申請業務を楽に 効率よく処理できる環境を実現します 通知 承認お願いします 通知 再利用 過去実績 申請者 申請 承認者 承認 決裁者 決裁 取戻 実績 通知 却下 却下されました 通知 却下 決裁されました 決裁通知 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 8
承認 決裁 承認 決裁 案件一覧画面 申請書毎の件数表示 申請書式の参照 コメントを付けて承認 却下 履歴 / 所有者情報の表示 申請ごとのファイル添付 承認履歴の確認 委任設定, 代理承認機能設定 一括承認機能他 承認待案件の一覧表示 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 9
承認 決裁 ワークフローを止めない機能が充実 Web を利用したスピード決裁をサポートします メール通知 ワークフローシステムから承認依頼がメールで通知されます 承認の委任 委任設定機能 承認権限 業務ルールの変更があっても委任設定で運用できます 申請者 承認依頼 承認者 承認すると次の承認者へ メール通知 却下 差戻し 代理設定 コメントを付けて通知が届きます 長期出張の場合 代理承認者 代理承認 代理提出機能 出張前に本人が指定する方法と 管理者権限での設定ができます All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 10
ルート設計 動作環境 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 11
ルート定義機能 ( 全製品共通 ) ExchangeUSE ルート定義ツール ワークフロー機能 ( 設定時 ) ワークフロー機能 ( 運用時 ) ルート設定機能承認者設定合議承認 (AND 承認 ) グループ決裁 (OR 承認 ) 条件分岐 ( 数値 ) 条件分岐 ( 文字列 ) ルート選択 承認設定機能写し先の設定受理通知設定期限設定承認者変更の許可修正承認の許可ルート変更の許可 却下機能却下なし ( 順回覧 ) 差し戻し 再起票 再承認差し戻し 再起票 継続承認履歴から差し戻す一つ前に差し戻すその他へ差し戻す差し戻しなし ( フロー終了 ) + 運用時設定督促メール自動承認メール通知受理通知スキップ承認 提出 ( 申請者 ) 取り戻し添付ファイルの追加再利用一時保存代理提出ルート変更 設定 承認 ( 承認者 ) 承認 却下承認委任一括承認代理承認 申請書ごとに経路を指定可能 承認階層は最大 100 段階 専門知識不要でメンテナンス可能 承認指定機能部署 役職指定部署 個人名指定部署 役割指定相対 役職指定相対 役割指定役職権限グループ All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 12
条件分岐 ルート選択 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 13
上位製品版との違いについて SQL Server 2005 Express ExchangeUSE ワークフロー Lite はマイクロソフト社より無償配布されている SQL Server 2005 Express を利用しているため SQL に関するライセンス費用が発生しません インストーラー同梱のため別途入手も不要です DB 容量制限 ワークフローの DB 容量は 4GB の制限があります 運用後 容量を超える場合はバックアップ &DB の初期化 もしくは上位製品へのグレードアップが必要です 機能制限 複数会社には対応できません All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 14
価格 / 動作環境 動作環境 ワークフローサーバー基本構成 端末 構成 1 メール - 管理者用 e メールアドレス ( 通知用 ) 2 Web サーバ OS Microsoft Windows 2003 Server Web Internet Information Services 6.0.NET Framework 2.0 Excel2000/XP/2003 Access 2000/XP/2003 3 データベース DB SQL Server 2005 Express Edition 利用者端末基本ソフトウェア構成 端末 構成 1 利用者端末 OS Windows 98SE/2000/XP OAソフト Excel2000/XP/2003 ブラウザ InternetExproler 6.0 その他 価格表 ExchangeUSE ワークフロー Lite 製品 ExchangeUSE LITE 100 CAL ExchangeUSE LITE 200 CAL 上記製品には 1 年間の保守サービスが含まれます 年間保守 (2 年目以降 ) ExchangeUSE LITE 年間保守 (100CAL) ExchangeUSE LITE 年間保守 (200CAL) 価格 1,100,000 1,500,000 価格 200,000 300,000 All Rights Reserved,Copyright FFC Limited 2006 15