給与支払報告書提出ガイドブック 2.3 版
ご注意 (1) 本書の内容の一部又は全部を 無断で転載することは禁止されています (2) 本書の内容は 将来予告無しに変更することがあります (3) 本書の内容は 万全を期して作成しておりますが ご不審な点や誤り 記載漏れなどお気づきの点がありましたら 発行元までご連絡ください (4) 本システムを利用したことにより発生した利用者の損害及び利用者が第三者に与えた損害については 上記に関わらず責任を負いません Copyright 2015
目次 1 はじめに... 1 2 給与支払報告書と特別徴収税額通知について... 2 2.1 給与支払報告書について... 2 2.2 特別徴収税額通知について... 2 3 給与支払報告書の提出... 3 3.1 提出先の確認... 3 3.2 提出の準備... 4 3.3 給与支払報告書の作成... 5 3.3.1 給与支払報告書作成の流れ... 5 3.3.2 給与支払報告書の直接入力による作成... 7 3.3.3 給与支払報告書 CSV ファイルのインポートによる作成... 15 3.3.4 総括表と個人別明細書の確認... 22 3.3.5 電子署名と送信... 23 3.3.6 市区町村等から指定された内容を記載する項目... 28 3.4 給与支払報告書の追加 訂正 取消... 29 3.4.1 給与支払報告書の追加 訂正 取消 ( 直接入力の場合 )... 29 3.4.2 給与支払報告書の追加 訂正 取消 (CSV 入力の場合 )... 33 3.5 PCdesk でのエラー発生時の対処... 33 4 メッセージボックスの確認... 34 4.1 受付完了通知... 36 4.2 特別徴収義務者用税額通知データに関するお知らせ... 37 4.2.1 特別徴収税額通知データ CSV ファイルのフォーマット... 39 4.3 申告書不受理通知... 40 4.4 申告書の訂正通知... 40
1 はじめに 1 はじめに 本ガイドブックは eltax を用いて給与支払報告書を提出する際の流れについて記載したものです なお 本ガイドブックでは無料でご利用いただける eltax 対応ソフトウェア PCdesk を用いた操作について記載しています 市販の税務会計ソフトを利用される場合には 各ソフトウェアの問い合わせ窓口等へご確認ください 各記載事項の詳細については 以下のマニュアル及び HP 等を参照願います 利用届出 ( 新規 ) マニュアル PCdesk 操作マニュアル 給与支払報告書の電子的提出に関するよくあるご質問 給与支払報告書 CSV レイアウト仕様書 ( 総務省通知形式 ) 平成 24 年分 ~ 給与支払報告書 CSV ファイルの各項目の記載にあたっての留意事項 eltax 使用可能文字一覧 1
2 給与支払報告書と特別徴収税額通知について 2 給与支払報告書と特別徴収税額通知について 2.1 給与支払報告書について 給与支払報告書とは 前年 1 月 1 日から 12 月 31 日までの間に給与の支払いをした事業主が 従業員 ( 受給者 ) が当年 1 月 1 日に住所を有している各市区町村に対して提出しなければならない申告書です 当年 1 月 31 日までに申告する必要があります 前年 1 月 1 日 前年 12 月 31 日 当年 1 月 31 日 ( 申告期限日 ) 申告の対象となる給与の支払期間 当年 1 月 1 日 ( 申告先となる市区町村が決定する基準日 ) 2.2 特別徴収税額通知について 特別徴収税額通知とは 給与支払報告書を基に決定した個人住民税の課税額を 市区町村から事業主へ通知するものです 事業主は 特別徴収税額通知を基に 市区町村へ納税を行います 通常 市区町村から書面による特別徴収税額通知書が送付されますが 市区町村によっては これに加えて特別徴収税額通知データが eltax を通じて提供されます 2
3 給与支払報告書の提出 3.1 提出先の確認 提出先の市区町村は 従業員が 1 月 1 日現在で住所を有している市区町村です そのため 複数の市区町村への提出が必要となる場合があります 3
3.2 提出の準備 給与支払報告書を eltax により提出する場合は 事前に準備が必要です 給与支払報告書の提出期限日までの期間が短いため あらかじめ以下の準備を行っていただき 円滑な提出にご協力願います 利用届出 ( 新規 ) の実施初めて eltax を利用する場合は 利用届出 ( 新規 ) の手続きを行い 利用者 ID を取得します また インターネットが利用できるパソコン等の他に電子証明書等が必要となります 以下の URL から 新しく eltax をご利用される方 を参照し 準備を行ってください URL : http://www.eltax.jp/www/contents/1398146092894/index.html 利用届出 ( 変更 ) の実施初めて eltax を利用し 提出先が複数の市区町村である場合 あるいはこれまでに eltax を利用し 提出していた市区町村以外に提出先の追加が必要となった場合は 利用届出 ( 変更 ) を行う必要があります 以下の URL 又は PCdesk 操作マニュアルの 4.2. 提出先 申告税目を確認 変更する を参照し 手続きを行ってください URL : http://www.eltax.jp/www/contents/1398146092894/index.html 特別徴収義務者情報の登録 PCdesk において 申告データ作成メニューの 特別徴収義務者情報登録 より登録を行います PCdesk 操作マニュアルの 7.1 申告データを準備する の 特別徴収義務者情報を登録する を参照し 登録を行ってください なお 関与税理士が代理で申告等を行う場合は あらかじめ基本情報ファイルの授受が必要です PCdesk 操作マニュアルの 6. 基本情報ファイルを利用する を参照し 基本情報の授受を行ってください その他の準備 確認事項 直接入力により作成する場合 源泉徴収票を準備し 従業員が住所を有している市区町村単位にまとめてください CSV ファイルを利用し作成する場合 市販の税務会計ソフト等を使用し 給与支払報告書の CSV データを事前に作成してください 直接入力 CSV ファイル作成共通 1. 個人別明細書に 受給者番号 の入力が必要となります 従業員ごとに個別の番号を指定してください ( 社員番号等を利用することをお勧めします ) 2. 市区町村から通知される 指定番号 (12 桁 ) を確認してください 指定番号 は 前年に給与支払報告書を提出している場合に 市区町村から通知されます 市区町村から送付される 特別徴収税額通知書 に記載されています ご不明な場合は提出先の市区町村へお問い合わせください 初めて提出する市区町村の場合は 記入の必要はありません 4
3.3 給与支払報告書の作成 給与支払報告書を作成するにあたって 申告対象となる従業員の明細を提出先の市区町村毎に整理し 明細として入力します 3.3.1 給与支払報告書作成の流れ給与支払報告書の作成方法は 直接入力による方法と 市販の税務会計ソフトにより作成した CSV ファイルを利用する方法の 2 通りがあります 1. 直接入力による方法 (P.7) メインメニュー から 3: 申告データ作成メニューを選択 (P.7 参照 ) 3: 申告データ作成メニュー から申告データ新規作成を選択 (P.7 参照 ) 提出先 申告区分 支払年分 を選択し 申告データの作成条件を決定するを選択 (P.8~9 参照 ) 様式集 から 給与支払報告書 ( 総括表 ) と 給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) を 選択し 上記の内容で申告データを準備するを選択 (P.9 参照 ) 総括表の作成 (P.10 参照 ) 個人別明細書の作成 (P.11 参照 ) 特別徴収税額通知の受取方法の登録 (P.11 参照 ) 総括表 個人別明細書の確認 (P.22 参照 ) 電子署名 送信 (P.23 参照 ) 5
2.CSV ファイルを利用する作成方法 (P13) メインメニュー から 3: 申告データ作成メニューを選択 (P.7 参照 ) 3: 申告データ作成メニュー から申告データ読込みを選択 (P.17 参照 ) CSV 取込により申告書を作成するを選択 (P.18 参照 ) 給与支払報告書 を選択し 次へを選択 (P.18 参照 ) 提出年月日 給与支払年分 給与支払期間 特別徴収税額通知の受取方法 を入力し 次へを選択 (P.19 参照 ) 用意した給与支払報告書 CSV ファイルを指定し 開くを選択 (P.19 参照 ) 表示された提出先一覧から提出先を選択し 給与支払報告書を作成するを選択 ( 総括表 も自動作成 )(P.20 参照 ) 提出先一覧の 結果 欄が 正常 であることを確認し 閉じるを選択 (P.21 参照 ) 総括表 個人別明細書の確認 (P.22 参照 ) 電子署名 送信 (P.23 参照 ) 6
3.3.2 給与支払報告書の直接入力による作成給与支払報告書の明細を直接入力する場合は 以下の手順となります なお 入力項目において市区町村及び税務署から通知された情報を元に入力する情報もあります 詳細は 本書 3.3.6 市区町村等から指定された内容を記載する項目 を参照してください メインメニューより 3: 申告データ作成メニュー を選択します 申告データ新規作成 を選択します 7
基本情報ファイルを更新する場合は はい を 更新しない場合は いいえ を選択します はい を選択した場合は 完了したことを確認して OK を選択します 申告データの準備開始のメッセージが表示されるので はい を選択します 提出先税目一覧 より提出先を選択します 複数の提出先を選択することは出来ません 個人別明細の情報は 提出先の市区町村ごとにまとめておくことをお勧めします 8
申告区分 は 給与支払報告 を選択します 次に 給与支払年分 に申告する対象の年分を選択します 以上が正しく選択されていることを確認後 申告データの作成条件を決定する を選択します 左半分のウィンドウ 様式集 ( 様式名称 / 様式番号 ) から 給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) を選択し 追加 >> ボタンを選択して様式を追加します 右半分のウィンドウ 選択済 様式 ( 様式名称 / 様式番号 ) に 給与支払報告書 ( 総括表 ) 給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) が選択されていることを確認します 選択されていることを確認後 上記の内容で申告データを準備する を選択します はい を選択します 9
給与支払報告書 ( 総括表 ) が表示されるので 各項目を入力します 指定番号 は提出先の市区町村から通知された番号を入力します 初めて提出する市区町村の場合は 入力の必要はありません 報告人員 は 該当する市区町村へ報告する人数を入力します 必要事項を入力後 様式 / 添付一覧 を選択して 給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) を作成します 様式 / 添付資料一覧 画面表示後 一覧から 給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) を選択し 選択された様式を開く を選択します 10
給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) が表示されるので 各項目を入力します 指定番号 は提出先の市区町村から通知される番号を入力します 初めて提出する市区町村の場合は 入力の必要はありません 次頁 を選択することで別の明細を入力できます 全ての入力が完了したら 別表の作成を終了する を選択します 平成 27 年分以降の給与支払報告書を作成する場合 特別徴収税額通知の受取方法を登録します 平成 26 年分以前の給与支払報告書では 特別徴収税額通知の受取方法は登録できません 給与支払報告書 ( 総括表 ) にて 特徴税額通知受取方法 を選択します 11
特別徴収税額通知の受取方法を入力してください というメッセージが表示されたら 受取方法 で 特別徴収税額通知の受取方法を選択します 受取方法 で 電子データ を選択した場合は 通知先 e-mail 通知先 e-mail( 確認用 ) に特別徴収税額通知に関するお知らせを受け取るメールアドレスを入力します 表示内容を設定する を選択します この内容を一時保存しました 申告書の保存は申告書 ( 本表 ) 画面で 申告書を保存する ボタンをクリックしてください というメッセージが表示されたら OK を選択します 特別徴収税額通知の受取方法が登録され 給与支払報告書 ( 総括表 ) の画面に戻ります 申告書を保存する を選択します 12
はい を選択します 計算チェック結果 エラーがない場合 OK を選択して申告書の作成は完了です 計算チェック結果 エラーがある場合左図のメッセージが表示されるので はい を選択します 計算エラー情報画面が表示されるので エラー内容を確認します 13
給与支払報告書 ( 総括表 ) 給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) 上にエラー箇所が赤色で表示されますので 該当する箇所を修正します 修正完了後に再度計算チェックを行い エラーが無ければ申告書の作成は完了です 14
3.3.3 給与支払報告書 CSV ファイルのインポートによる作成 市販の税務会計ソフト等により CSV ファイルを作成し PCdesk にインポートすることで 入力の手間を省くことができます なお PCdesk では CSV ファイルを作成することは出来ません CSV ファイルは eltax の給与支払報告書の CSV 形式に対応していることが必要です 市販の税務会計ソフト等の eltax の対応の有無に関しては 購入元や製造元にお問い合わせください 給与支払報告書 CSV ファイルのフォーマット ( 平成 24 年分 ~ の場合 ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 次へ続く ) 15
( 続き ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 次へ続く ) ( 続き ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 次へ続く ) 16
( 続き ) ( 続き ) ( 次へ続く ) ( 続き ) ( 次へ続く ) CSV ファイルをインポートして給与支払報告書を作成する場合は 以下の手順となります 3: 申告データ作成メニュー にて 申告データ読込み を選択します 17
CSV 取込により申告書を作成する を選択します 給与支払報告書 を選択し 次へ を選択します 18
提出年月日 給与支払年分 給与支払期間 を入力します 受取方法 で 電子データ か 書面 のいずれかを選択し 通知先 e-mail 通知先 e-mail( 確認用 ) を入力し 次へ を選択します 平成 26 年分以前の給与支払報告書では 特別徴収税額通知の受取方法は登録できません 用意した給与支払報告書の CSV ファイルを指定して 開く を選択します 19
読み込んだ CSV ファイルより 給与支払報告書提出先一覧 が表示されます 表示された一覧から提出する市区町村を選択します 提出先市区町村を選択後 給与支払報告書を作成する を選択します 読込みエラーの場合は 左図のメッセージが表示されます CSV データに不正な項目がないかどうか確認してください 給与支払報告書を作成する を選択後 給与支払報告書の作成開始のメッセージが表示されたら はい を選択します 給与支払報告書の作成終了のメッセージが表示されたら OK を選択します 20
結果が 正常 であることを確認して 閉じる を選択します 終了のメッセージが表示されたら はい を選択します 以上で CSV ファイルのインポートによる申告書の作成は完了です 給与支払報告書 ( 総括表 ) は 自動で作成されます 21
3.3.4 総括表と個人別明細書の確認 申告データをポータルセンタに送信する前に 給与支払報告書 ( 総括表 ) 及び給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) の内容を確認します 3: 申告データ作成メニュー にて 申告データ読込み を選択します 作成した給与支払報告書を選択します 選択した申告データを表示 編集する を選択します 作成時と同様の操作にて 内容を確認します 22
3.3.5 電子署名と送信 給与支払報告書 ( 総括表 ) 及び給与支払報告書 ( 個人別明細書 ) の内容確認後 申告データに電子署名を付与してポータルセンタへ送信します 3: 申告データ作成メニュー の 申告データ署名 を選択します 作成した給与支払報告書を選択し 選択した申告データを署名する を選択します 23
メディア選択 が表示されたら 該当する電子証明書のメディアを選択して 次へ を選択します 認証局サービス名 が表示されます 利用する認証局サービスを選択して 次へ を選択します パスワードの入力が求められた場合には パスワードを入力して OK を選択します 24
電子署名の内容を確認し 確定する場合は 表示の電子署名で確定する を選択します 確定した電子署名を申告データに付与するかどうか確認されますので はい を選択します 署名処理終了のメッセージが表示され 引き続き署名処理について確認されますので 署名しない場合には いいえ を選択して終了します 25
作成状況が 署名済 となっていることを確認して 閉じる を選択して終了します 引き続き申告データの送信を行う場合には 選択した申告データを送信する を選択してください 3: 申告データ作成メニュー の 申告データ送信 を選択します 送信した申告データの控えはバックアップしてください 申告データは 送信後にメッセージボックスに格納される 受付完了通知 からダウンロードすることができます 4.1 受付完了通知 26
申告データ送信一覧 から送信する給与支払報告書を選択し 選択した申告データを送信する を選択します 申告データ送信の確認メッセージが表示されたら はい を選択します ポータルセンタログイン 画面が表示されたら 暗証番号を入力して ログイン を選択します 27
送信結果が正常であることを確認して 閉じる を選択して終了します 送信した給与支払報告書が市区町村で受理された際に メッセージボックスにその旨の通知はされません 3.3.6 市区町村等から指定された内容を記載する項目 市区町村から指定された情報を元に記載する項目は 次のとおりです 指定番号 (12 桁 ) 指定番号は 前年に市区町村へ給与支払報告を行っている場合に 指定されています ご不明な場合は提出先の市区町村へ問い合わせてください 初めて提出される市区町村の場合は 入力の必要はありません 正しい情報が記載されていない場合は 市区町村において 確認に時間を要する場合があります 税務署から指定された情報を元に記載する項目は 次のとおりです 整理番号 1(10 桁 ) 整理番号 2(13 桁 ) この二項目は入力必須項目ではありませんので 不明な場合は 省略して差し支えありません 28
3.4 給与支払報告書の追加 訂正 取消 提出した給与支払報告書に追加 訂正 取消が発生した場合の手順について示します 注意追加 訂正 取消の申告は 宛先の市区町村へ給与支払報告書の提出実績がある場合に選択してください 3.4.1 給与支払報告書の追加 訂正 取消 ( 直接入力の場合 ) 給与支払報告書の追加 訂正 取消を行う場合に添付する明細は 対象となる明細のみを作成します メインメニューより 3: 申告データ作成メニュー を選択します 29
申告データ新規作成 を選択します 基本情報ファイルを更新する場合は はい を 更新しない場合は いいえ を選択します はい を選択した場合は 完了したことを確認して OK を選択します 申告データの準備開始のメッセージが表示されるので はい を選択します 30
提出先税目一覧 から提出先を選択し 次へ を選択します 複数の選択先を選択することはできません 申告区分 から 給与支払報告 ( 追加 ) 給与支払報告 ( 訂正 ) 給与支払報告 ( 取消 ) のいずれかを選択します 明細を追加する場合 給与支払報告 ( 追加 ) 明細を訂正する場合 給与支払報告 ( 訂正 ) 明細を取消する場合 給与支払報告 ( 取消 ) 31
給与支払年分 に申告する対象の年分を選択します 以上が正しく選択されていることを確認後 申告データの作成条件を決定する を選択します 申告区分選択後の入力方法については 前項の 3.3.2 給与支払報告書の直接入力 を参照して 給与支払報告書 ( 総括表 ) 及び給与支払報告書 ( 個人別明細 ) を追加等してください 電子署名の付与方法 給与支払報告書の送信については 3.3.5 電子署名と送信 を参照してください 32
3.4.2 給与支払報告書の追加 訂正 取消 (CSV 入力の場合 ) 給与支払報告書の追加 訂正 取消を行うには 訂正表示 ( 第 10 項目 ) の値を訂正内容に応じて変更し CSV ファイルを作成します なお 追加 訂正 取消分については 同じ CSV ファイルで作成して一括して取り込むことにより それぞれの区分の申告データを作成できます 下記 CSV ファイルのイメージは 3.3.3 給与支払報告書 CSV ファイルのインポート の CSV ファイルのフォーマット ( 平成 24 年分 ~ の場合 ) より該当箇所を抜粋しています 上記太枠内の値を 訂正内容 ( 追加 :1 訂正 :2 取消 :3) に応じて 変更してください 新規の場合は 0 を入力してください 3.5 PCdesk でのエラー発生時の対処 PCdesk でエラーが発生した時の対処方法を示します 以下に記載の無いエラーが発生した場合は HP 掲載の PCdesk 操作マニュアル別冊エラーメッセージ集 を参照いただくか eltax ヘルプデスクへ問い合わせください No エラー内容 対処方法 1 計算チェックエラー となった 明細の数が正しいか確認してください 総括表の人数と明細数が不一致となっている可能性があります 明細の内容を確認してください 入力時に数値を間違えている可能性があります 2 CSV フォーマットエラー となった 読み込ませている給与支払報告書の CSV フォーマットが eltax 対応でない可能性があります 市販の税務会計ソフトをご利用の場合は 指定している CSV ファイルが正しいか製造元 販売元の問い合わせ窓口へご確認 ください 33
4 メッセージボックスの確認 4 メッセージボックスの確認 市区町村から受付完了通知等のメッセージがメッセージボックスに格納されます 格納されたメッセージには保存期限がありますので 期限内に必ずメッセージを確認してください 主なメッセージの保存期間 受付完了通知 特別徴収義務者用税額通知データに関するお知らせ 申告書不受理通知 申告書の訂正通知 120 日間 90 日間 30 日間 90 日間 また 提出した申告データ等は 必要に応じてダウンロードして保存してください メインメニューより 4: メッセージボックス を選択します 34
4 メッセージボックスの確認 ポータルセンタログイン 画面が表示されたら 暗証番号を入力して ログイン を選択します ポータルセンタへのログインが完了すると 格納済みのメッセージが一覧で表示されます 表示したいメッセージを選択して 選択したメッセージの内容を表示する を選択します 35
4 メッセージボックスの確認 4.1 受付完了通知 提出した給与支払報告書がポータルセンタで受付されると 受付完了通知 が送付され メッセージボックスに格納されます メッセージ一覧より 受付完了通知 を選択し メッセージが表示されたら 内容を確認して 閉じる を選択します 受付済みの申告書をダウンロード を選択すると 申告データを保存することが出来ます 提出した申告データの後日確認等のため ダウンロードすることをお勧めします なお ポータルセンタでの保存期間は 120 日ですので 期限内にダウンロードしてください 36
4 メッセージボックスの確認 4.2 特別徴収義務者用税額通知データに関するお知らせ 提出した市区町村から特別徴収義務者用税額通知データが送信されると メッセージボックスに 特別徴収義務者用税額通知データに関するお知らせ が送付されますので 内容を確認してください 複数の市区町村から発行されている場合 メッセージ一覧の画面では代表の市区町村のみ表示されます 発行元を確認する場合は 発行元一覧 を選択して表示された画面で確認してください 発行元一覧 を選択した場合 送付された特別徴収税額通知データの発行元の市区町村の 区 事務所等 が一覧で表示されます 37
4 メッセージボックスの確認 受信した特別徴収税額通知データをダウンロードする場合には 添付ファイルのダウンロード を選択してください 添付ファイルのダウンロード を選択した場合 添付ファイルの保存画面が表示されますので ファイル名を指定して保存してください 特別徴収義務者用税額通知データに関するお知らせ の保存期限は 90 日ですので 期限内にダウンロードしてください 確認が終わったら 閉じる を選択します 38
4 メッセージボックスの確認 4.2.1 特別徴収税額通知データ CSV ファイルのフォーマット 特別徴収税額通知データ CSV ファイルのフォーマット ( 続き ) ( 次へ続く ) 39
4 メッセージボックスの確認 4.3 申告書不受理通知 提出した給与支払報告書が記載内容の不備を理由として 提出先の市区町村により不受理とされた場合は メッセージボックスに 申告書不受理通知 が格納されます 添付ファイルをダウンロードして 提出した給与支払報告書の記載内容を確認してください 4.4 申告書の訂正通知 提出した給与支払報告書が提出先の市区町村で訂正された場合は メッセージボックスに 申告書の訂正通知 が格納されます 添付ファイルをダウンロードして 訂正された箇所を確認してください 40
変更履歴 項番 変更日 版数 変更箇所 変更内容 1 2014/09/09 1.0 版 新規作成 2 2014/11/19 2.0 版 3.2 URL 変更に伴う修正 3 2015/07/17 2.1 版 4 章等 メッセージボックスの保存日数変更による修正等 4 2015/12/07 2.2 版 3 章等 税通電子化による修正等 5 2015/12/15 2.3 版 3 章 CSV レイアウト仕様書の更新に伴う修正
給与支払報告書提出ガイドブック 2.3 版