Q4 A4 Q5 A5 労災保険関係 : 障害補償給付支給請求書遺族補償年金支給請求書傷病の状態等に関する届障害給付支給請求書遺族年金支給申請書遺族補償年金遺族年金転給等請求書年金たる保険給付の受給権者の住所氏名年金の払渡金融機関等変更届税務関係 : 給与所得者の扶養控除等 ( 異

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まともてっちがわら
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1 東京都社労士会マイナンバー制度推進本部更新マイナンバー実務セミナーの質問と回答 9 月 8 日 ( 火 )< 昼の部 > 9/2 9/8の両日に寄せられた質問は整理できたものから順次掲載をしていますまた回答は特定個人情報保護委員会内閣官房国税庁厚生労働省各 HP ガイドラインよくある質問 (FAQ) 等社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック ( 連合会 ) 及びマイナンバーコールセンターに確認をした上で作成していますなお回答内容は関係機関等の判断により取扱いが変更される場合もありますので十分ご確認のうえご利用ください Q1 基本方針を公表する必要がありますが HPがない場合公表はどのようにしたらよろしいでしょうか全体 A1 ガイドライン 49 頁 Q&A12-2 によれば基本方針は特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために策定 ( 策定は努力義務 ) するものであり公表は義務づけられていませんしかし社労士事務所として策定した基本方針を顧問先に文書として示すことは信頼感にもつながるものであり意義あることといえます Q2 マイナンバー制度と医療との関係について知りたい全体 A2 先に成立した改正マイナンバー法によれば協会健保や健康保険組合等の保険者が行う被保険者の特定健康診査情報の管理等にマイナンバーの利用を可能とすることとされました Q3 マイナンバーを付与する申請書等の一覧表保管期限などの一覧表を示していただきたい全体 A3 健康保険厚生年金保険関係 : 被保険者資格取得届同喪失届被保険者報酬月額算定届被保険者報酬月額変更届被保険者賞与届健康保険被扶養者届国民年金第 3 号被保険者関係届これら決定通知書の保存期限は完結日から2 年根拠条文 : 健康保険法施行規則第 34 条厚生年金保険法施行規則第 28 条雇用保険関係 : 被保険者資格取得届同氏名変更喪失届高年齢雇用継続給付受給資格確認票 ( 初回 ) 高年齢雇用継続給付申請書育児休業給付受給資格確認票 ( 初回 ) 育児休業給付金支給申請書介護休業給付金支給申請書在職者分は未定保存期間 : 決定通知書等の完結日から4 年根拠条文 : 雇用保険法施行規則第 143 条参考平成 29 年 7 月以降一部の特定求職者雇用開発助成金障害者雇用促進助成金の申請に際しても個人番号の利用が予定

2 Q4 A4 Q5 A5 労災保険関係 : 障害補償給付支給請求書遺族補償年金支給請求書傷病の状態等に関する届障害給付支給請求書遺族年金支給申請書遺族補償年金遺族年金転給等請求書年金たる保険給付の受給権者の住所氏名年金の払渡金融機関等変更届税務関係 : 給与所得者の扶養控除等 ( 異動 ) 申告書配偶者特別控除申告書保険料控除申告書等保存期間 : 法定申告期限の属する翌年の1 月 10 日の翌日から7 年根拠条文 : 国税通則法第 70~73 条上記について制度によっては最終確定ではない場合もあるので注意が必要ですマイナンバー取得の時期について今年 11 月に年末調整のため扶養控除等申告書を集める際に取得するのがベターだが体制整備等が進んでいない場合には来年 1~6 月に取得することでよいか? 法施行前であってもマイナンバーを収集すれば安全管理措置等を講じる必要があります体制整備が進んでいないということであれば整備が整い次第でよろしいと思います内閣官房 QA4-2-1 (2015 年 4 月回答 ) Q4-2-1 従業員などのマイナンバー ( 個人番号 ) はいつまでに取得する必要がありますか? A4-2-1 従業員にマイナンバーが通知されて以降マイナンバーの取得は可能ですがマイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく必ずしも平成 28 年 1 月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません例えば給与所得の源泉徴収票であれば平成 28 年 1 月の給与支払いから適用され中途退職者を除き平成 29 年 1 月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要がありますマイナンバーの顧問先とのやりとりで書留でとありますが普通郵便でなくという意味でしょうかそれとも宅急便等でもいけないのでしょうか ( 法律上の問題か安全上の問題か ) 特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン事業者編の別添において No22 容易に個人番号が判明しない措置の実施追跡可能な移送手段等安全な方策を講ずるとあり送付したものが途中で紛失しないように追跡できることが大事ですが書留にしなければならないとまでは書かれておりませんので法的義務ではありません例えば普通郵便の場合でも返信先をあらかじめ記載した封筒を同封するなどして封書が誤配にならないようにすることは問題ないとされていますまた宅配便についても追跡調査ができ収集収集

3 Q6 A6 る移送手段とされています内閣官房マイナンバーコールセンター確認事業所内でのマイナンバー取得方法の具体例として他人から見えないように封筒を使用することなどが必要なのでしょうか ( 市販品もあるようですが ) 事業所内において対面でマイナンバーを取得する場合などは必ずしも封筒を使用しなければならないということではないと思われます重要なことは取得したマイナンバーの情報が漏れてしまわないようにすることですのでクリアーファイルに入っている書類に記載されたマイナンバーを誰かが見てしまうというような状態にしてはならないということだと思われます収集 Q7 社員以外の外部の講師の先生から個人番号を収集の具体的方法を教えてください収集 A7 個人番号に関する報告書等を作り本人確認書類として以下 1~3 までのいずれかを添付のうえ提示 ( 郵送の場合は写し ) する収集方法が考えられます内閣官房本人確認の措置 1 1 個人番号カード 2 通知カード及び身元確認書類 ( 運転免許証又はパスポート等 ) 3マイナンバーの記載のある住民票記載事項証明書及び身元確認書類 ( 運転免許証又はパスポート等 ) Q8 マイナンバー取得時の本人確認は看護師や医師保育士などの資格証明書でもよいのか収集 A8 マイナンバー法則 11 二国税分野における番号法に基づく本人確認方法事業者向け P15 平成 27 年 3 月国税庁官公署から発行発給された書類その他これに類する書類であって写真の表示等の措置が施され個人番号利用事務実施者が適当と認めるものの告示がなされていないため看護師医師保育士等の写真付き資格証明書は身元確認書類としては認められないと考えらえますなお税理士証票が身元確認書類として認められるのは個人番号利用事務実施者としての国税庁が認めているためです Q9 入社時にマイナンバーを取得した者について ( 扶 ) の提出時にも本人確認は必要か収集 A9 内閣官房 Q4-3-4 Q4-3-4 本人確認はマイナンバー ( 個人番号 ) の提供を受ける度に行わなければならないのですか?

4 Q10 A10 A4-3-4 マイナンバーの提供を受ける都度本人確認を行う必要があります例えば従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合本人確認も毎回行う必要がありますただし 2 回目以降の番号確認は個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いませんまた身元確認については雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認のための書類の提示は必要ありません (2014 年 7 月回答 ) 資料には 2 回目なら不要というのと対面であれば不要となっており結局 ( 扶 ) を対面で受け取らない限り本人確認書類が必要ということで間違いないかマイナンバーを収集する場合には本人確認は必要です但し過去に本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合には2 回目の収集の場合に番号確認は必要がありませんなお特定個人情報ファイルを作成している場合で会社が提出義務のある書類であれば身元確認は不要になりますが個人の提出義務がある書類については必要ないとは認められていませんまた対面であることのみをもって身元確認書類が不要であるということはありません内閣官房本人確認の措置 1 国税分野における番号法に基づく本人確認方法( 事業者向け ) 平成 27 年 3 月国税対面で個人番号の提供を受ける場合の本人確認 2 事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で通知カードと身元 ( 実在 ) 確認書類として運転免許証などの写真表示のある書類の提示を受ける方法ポイント申請書に記載された内容について通知カードで番号確認運転免許証などの写真表示のある書類で身元 ( 実在 ) 確認を行いますなお通知カードは身元 ( 実在 ) 確認書類としては使用できません収集 Q11 扶養控除等申告書において個人番号を別紙にて保管する ( 原紙には無記入 ) が可能か保管 A11 個人番号を別紙で保管することは可能です扶養控除等申告書の所定の記載欄に個人番号を記入しない扱いは認められないと考えます国税分野における FAQ

5 Q12 A12 Q2-3-1 申告書や法定調書等を税務署等に提出する際必ず個人番号法人番号を記載しなければならないのですか ( 答 ) 番号法整備法や税法の政省令の改正により国税当局に提出される申告書や法定調書等の税務関係書類に個人番号法人番号を記載することが義務付けられておりますしたがって申告書や法定調書等を税務署等に提出される際にはその提出される方や扶養親族など一定の方に係る個人番号法人番号の記載が必要となります上記の取扱いについて国税庁長官官房企画課番号制度 PTに当推進本部員より下記のQAが国税庁担当官から説明があった旨を照会したところ当該取扱いに間違いはなく今後本取扱い等に関してQAの訂正を予定している旨の回答を得ました Q4 個人番号を給与所得者の扶養控除申告書に記載せず別紙に記載して提出することとしてもいいですか A4 給与所得者の扶養控除等申告書には法令上個人番号を記載することとされていますがその扶養控除申告書に別紙のとおりと記載し個人番号を別紙で提供するごととしても差し支えありませんまた社員番号などで直ちに検索できる状態であれば当該別紙を別保管することも可能です給与所得者の扶養控除申告書で取得したマイナンバーを一覧表にせずにそのまま雇用保険社会保険の手続きに利用することに問題はありますか ( 扶養控除申告書をそのままデータベースとする ) 利用記録は別にマイナンバーを記載せずに記録する事前に申告書の利用目的を明示して従業員の了解を得ることで申告書のコピーをデータベースとして使用することができます内閣官房 QA4-2-4 Q4-2-4 源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー ( 個人番号 ) を社会保険の手続で利用するなどある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報 ( マイナンバーを含む個人情報 ) を別の個人番号関係事務に利用することはできますか? A4-2-4 マイナンバーを含む特定個人情報 ([Q5-4] 参照 ) については番号法第 29 条第 3 項により読み替えられた個人情報保護法第 16 条が適用されるため本人の同意の有無にかかわらず利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできませんこのため源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能ですなお [Q4-2-3] のとおり従業員からマイナンバーを取得する際に源泉徴収や健康保険の手続きなどマイナンバーを利用する事務利用目的を包括的に明示して取得し利用することは差し支えありません (2014 年 7 月更新 ) 但し厚生労働省は個人番号利用事務実施者として利用

6 国税庁告示で示されている本人確認方法については告示していないことに留意が必要ですまたインデックス等をつけて書類を整理した場合は特定個人情報ファイルになります内閣官房マイナンバーコールセンター確認 Q13 年金請求の場合は?( マイナンバーの記載はいつからか ) 利用 A13 当初日本年金機構では平成 29 年 1 月からマイナンバーを届書に記入させることとしていましたが平成 27 年 6 月に日本年金機構がサイバー攻撃により個人情報を大量に流出させてしまった事件を受け改正マイナンバー法が平成 27 年 9 月 9 日に公布され平成 29 年 5 月 31までの間において政令で定める日までの間は個人番号の利用を行わないこととされまた平成 29 年 11 月 30 日まで間において政令で定める日までの間は特定個人情報の照会及び提供 ( 情報連携 ) を行わないこととされましたしたがって政令内容が確定するまでお待ちください Q14 マイナンバーが漏れた場合において個人情報が漏れた場合と比べて具体的にはどのような弊害があるか安全 A14 マイナンバーが流出した場合それだけであれば単なる 12 桁の番号のため個人を特定することはできませんが氏名など個人を特定できる個人情報と紐付いて流出してしまうと個人情報の漏えいによるプライバシーの侵害や不正利用による被害など様々の形で悪用される可能性があります内閣官房マイナンバーコールセンター確認 Q15 クラウドを考えていたがハッキングのリスクもあるしいったい何が一番良いのかわからなくなってきました安全 A15 自社システムであれば自前で納得のいる安全管理措置がきちんとできクラウドを活用するのであれば場所もとらず導入経費も安価となり少人数であれば紙ベースで管理が簡単で導入経費もかからないなど三者三様のメリットがあると思われます会社 ( 事務所 ) の規模やシステムの状況などを総合して選択すべきものと考えられます内閣官房マイナンバーコールセンター確認 Q16 資料 8 の再受託者でシステム提供事業者とある中で例えば M 社の社労夢システムを使用する場合はこれに該当するのか安全 A16 同社によれば再委託には当たらないそうです詳細については直接お問い合わせください Q17 WEB に広がった場合のセキュリティ安全 A17 ご質問については Web 上に 1 マイナンバーが流出してしまった場合の対処法 2 マイナンバーを流出させない方法に分けて回答致します 1 マイナンバーが流出した場合の対

7 処方法 : ガイドラインに基づき直ちに関係機関に報告をする必要があります故意でない限り刑事罰は科せられません例えば民間企業の人事部でマイナンバーを扱う従業員が正当な理由なく故意に情報を漏洩させた場合刑事罰が科されることとなり一方でサイバー攻撃による漏洩など故意でなく過失による漏洩には刑事罰が科されることは少ないものと思われますマイナンバー関連法には漏洩した企業に対する罰則も規定されていますがたとえ従業員がマイナンバーの不正漏洩に関与したとしてもそれだけで会社が罰せられることは少ないものと思われます会社ぐるみや社長による故意の漏洩といったケースであれば事業者に刑事罰は科されますなお民事上では住所や氏名といった他の個人情報の漏洩と同様故意の有無にかかわらず管理責任を問われ損害賠償を請求される可能性があります内閣官房マイナンバーコールセンター確認 2マイナンバーを流出させない方法 : パスワード付のファイルでやり取りする方法や社内上のパスワードやIDを付けたイントラネットでデータのやり取りをすることが考えられます内閣官房マイナンバーコールセンター確認 Q18 クラウド保管に関し更なる詳細契約書または覚書の記載方法を教えてください安全 A18 クラウド保管に関しては委託には当たらないという前提でお答えしますクラウドサービスを利用した場合には所定の約款を十分にご確認していただくことになります Q19 施錠保管は必須なのでしょうか安全 A19 書類やデータ媒体の盗難紛失防止の措置も必要と思われますので書類や媒体は施錠できるキャビネットや金庫等に保管しましょう Q20 30 人弱の会社でクラウドを使わない場合はどのような運用が望ましいか知りたい安全 A20 マイナンバーの管理については必ずしもパソコン ( クラウドを含む ) 管理ではなく紙ベースの取扱いでも構いませんその場合管 Q21 理者が誰なのかをはっきりとさせておきまた保管場所についても施錠をしっかりとして適切な管理ができていればよいと解されておりますので紙ベースの運用でも問題はありません内閣官房マイナンバーコールセンター確認マイナンバーをマスキングする方法だが紙の場合は黒く塗りつぶすだけでよいか又パソコンからUSBにマイナンバーデータを移動させて保存するとしてもパソコン上でそのデータを復元できたりしないかパソコン上に残らないデータ消去方法はあるのか安全

8 A21 マスキングは黒く塗りつぶせば足りますまたご指摘のとおりパソコンから USB メモリにデータ移動をさせパソコンからデータ削除し見かけ上は存在しなくなってもパソコン上にはデータの残骸が残存しているのであり媒体が盗難等の理由により流出した際にデータの機密性の保持に問題が生じますこのためたとえば USBメモリの機能としてデータ移動とともにパソコン本体上から一切のデータを削除するものや専用のデータ削除ソフトの利用や物理的な破壊等により復元不可能とする方法もあります Q22 大中小規模事業所の定義はどこで定めているか安全 A22 特定個人情報保護委員会の特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン ( 事業者編 ) の ( 別添 ) 特定個人情報に関する安全管理措置 ( 事業者編 ) において中小規模事業者とは事業者のうち従業員が100 人以下の事業者であって次に掲げる事業者を除く事業者をいいますしたがって本ガイドラインでは中小規模事業者とそれ以外の事業者に分けて取扱いが記載されています個人番号利用事務実施者委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者金融分野( 金融庁作成の金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第 1 条第 1 項に定義される金融分野 ) の事業者個人情報取扱事業者なお社員 100 名以下の会社であっても個人情報を5000 人分以上利用している場合には個人情報取扱事業者となり中小規模事業者には該当しないのでご留意ください一方社労士のためのマイナンバーハンドブック ( 連合会 ) では大中規模事務所 ( 自宅以外 ) と小規模事務所 ( 自宅兼事務所 ) に分けて取扱いが記載されています Q23 物理的安全管理措置と技術的安全管理措置に不安を感じています安全 A23 事務所の規模に応じてガイドラインハンドブックに基づいた安全管理措置が必要になりますのでできる限りの措置を講じましょう内閣官房マイナンバーコールセンター確認会報に掲載されている具体的事例などを参照してくださいなお自宅で開業し生活空間と仕事場が同じ場合はマイナンバーを使用する仕事用の部屋を明確に区分し鍵の施錠やロッカーの設置などを行えば自宅兼事務所でも業務は可能と思われます

9 Q24 管理区域と取扱区域をどの程度整備すべきか安全 A24 A23 を参照してください Q25 従来の部屋では間に合わないのでもう一部屋準備すべきなのか費用のことも考え悩んでいます安全 A25 A23 を参照してください Q26 管理区域と取扱区域をどの程度整備すべきか安全 A26 A23 を参照してください Q27 従来の部屋では間に合わないのでもう一部屋準備すべきなのか費用のことも考え悩んでいます安全 A27 A23 を参照してください Q28 ガイドラインで記載されている様式のひな形をはやく提示していただけると幸いです安全 A28 社労士向けのガイドラインすなわち社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック ( 連合会 ) のことと思いますが関係様式 ( 雛形 ) ( 平成 27 年 8 月版 ) において 20 種帳票が掲載されています連合会ホームページをご参照ください Q29 10 人未満の事業所 ( 就業規則の作成義務のない事業所 ) の安全管理措置について詳しく知りたいです安全 A 人以下の事業者であれば就業規則の策定の有無にかかわらず管理区域と取扱区域を定め管理区域については利用できる者を定 Q30 A30 めそれ以外の社員が閲覧できないようにすることが必要です内閣官房マイナンバーコールセンター確認 ( 資料編 P55も参照下さい ) 取扱区域について独立した部屋が確保できない例においてパーテーションは囲む形でないものは認められないということになるのでしょうか ( 関係事務取扱者の背後からPC 等が覗き込める環境にある ) パーテーション等で囲めない場合は関係事務取扱者以外がPCを覗き込めないようにPCの配置等に配慮する必要がありますなおパソコン画面にのぞき込みができないように所定のシートを貼る方法もありますのでご検討ください内閣官房マイナンバーコールセンター確認安全 Q31 例えば源泉徴収票を作成した日本人に交付した日市区町村に送付した日税務署に送付した日すべて必要ですか安全 A31 特定個人情報保護委員会では具体的な記録すべき事項について特段規定は定めていませんがマイナンバーの収集 ~ 利用 ~ 廃棄までの流

10 れが掴めるように記録することが望ましいと思われます内閣官房マイナンバーコールセンター確認なお本人交付の源泉徴収票についてはマイナンバーの記載が不要とされたため記録は必要がなくなりました Q32 書類の廃棄の起算日が退職となりますが事業主が何十年も保管が必要ですか安全 A32 保存期間が定められている書類についてはその期間は保存し保存期間が経過したらすみやかに廃棄 ( たとえば当該年度の年度末に Q33 A33 一括して廃棄 ) しなければなりませんマイナンバーを記載しなければならない書類で保存期間が長いのは税務関係の扶養控除申告書などが7 年間とされていますしたがって何十年も保管しなければならない書類というものはありません特定個人情報取扱規程 4 条について実体に合わせて不要なものは削除とのセミナー当日の説明だったがこの項目については不要であっても載せておいて良いのではご質問のとおり記載してあっても問題ないと思われます規程をできるだけシンプルにしたいような場合は作成することがあり得ないようなものは削除した方がよいということがセミナー当日の説明の趣旨だと思われます安全 Q34 中小規模事業者の定義はセミナー資料の 9 頁 ( 連合会ハンドブック 41 頁 ) にも書いてあるがどういうことなのか安全 A34 ご質問の趣旨がよく分からないのですが 1 から 4 の意味が分かりにくいということで回答させていただきますガイドライン事業者編では原則として従業員が100 人以下であれば中小規模事業者として事務で取り扱う個人番号の数量が少なくまた特定個人情報等を取り扱う限定的であることなどから特例的な対応方法が示されています但し 1 行政などの個人番号利用事務実施者 2 委託されてマイナンバーを取扱う事業者 ( 開業社労士も含まれます ) 3 金融業の事業者 4 個人情報取扱事業者 ( 個人情報保護法では顧客情報取引先情報従業員情報等において 5000 人以上の個人情報を有しそれらを事業を営む上で利用している事業者をいいます ) については特例的な対応方法が認められないとされています 1から4の事業者は従業員数が少なくてもマイナンバーの取扱いに厳しい責任が課せられることとされています Q35 本人確認などでコピーをもらった場合すぐに廃棄すべきなのか管理取扱区域はどこまで部屋を区切るべきか ( パーテーションなどで ) 安全 A35 本人確認用のコピーをどうするかはいろいろな考え方があると思われますが取得手続きが完了したら廃棄するということが基本であると思われますまた管理区域や取扱区域の区分方法は物理的に可能な範囲で最も効果的な方法を選択するということになると思わ

11 れます Q36 社会保険の手続きにつきマイナンバーの記入をクライアント側ですべて行う場合は管理既定は省略できないと思われるが安全 A36 管理規定とは取扱規程のことと考えますが社労士事務所としてマイナンバーに関する業務を委託されている場合は取扱規程の作成 Q37 A37 Q38 は必要であると考えますマイナンバーに関する業務を一切委託されない場合は取扱規程の作成は不要となります内閣官房マイナンバーコールセンター確認 ) 管理台帳には利用年月日の記載が必要ですか? 例えば源泉徴収票を作成した日本人に交付した日市長村に送付した日税務署に送付した日など運用状況を確認する必要があるための管理台帳であれば利用年月日の記入は必要です利用実績の記録としてはガイドラインに以下が示されていますガイドラインP52 取扱規程等に基づく運用状況を確認するためシステムログ又は利用実績を記録する手法の例示 * 記録する項目としては次に掲げるものが挙げられる特定個人情報ファイルの利用出力状況の記録書類媒体等の持出しの記録特定個人情報ファイルの削除廃棄記録削除廃棄を委託した場合これを証明する記録等特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合事務取扱担当者の情報システムの利用状況 ( ログイン実績アクセスログ等 ) の記録取扱規定の第 20 条について特定個人情報などを取得した場合はとありますが利用目的を明示する前に取得することは可能でしょうか安全安全

12 A38 利用目的を明示する前に個人番号を取得することはできません内閣官房 Q&A4-2-2 (2014 年 7 月回答 ) Q4-2-2 従業員や金融機関の顧客などからマイナンバー ( 個人番号 ) を取得する際はどのような手続きが必要ですか? A4-2-2 マイナンバーを取得する際は本人に利用目的を明示するとともに他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください利用目的の明示については [Q4-2-3] 本人確認については[4-3 本人確認 ] を参照してください Q39 報酬料金などの支払調書は社労士が作成しても良いのでしょうか法定調書 A39 支払調書の作成を業として行うことは税理士法に違反することになりますなお社労士自らが支払った報酬に関して支払調書を作成することは業として行うものには該当しないため問題ありません Q40 本人に交付する源泉徴収票にマイナンバーを記載することは必須なのか例えば本人が年末に交付されたもの ( マイナンバーあり ) を不動産業者などに提出した場合会社や社労士が責任を問われるリスクがあるなら記載しないほうがいいのでは法定調書 A40 国税分野における FAQ お知らせ平成 27 年 10 月 2 日に所得税法施行規則等の改正が行われ番号法施行後の平成 28 年 1 月以降も給与などの支払を受ける人に交付する源泉徴収票など以下の帳票等への個人番号の記載は行わないこととされました給与所得の源泉徴収票退職所得の源泉徴収票公的年金等の源泉徴収票配当等とみなす金額に関する支払通知書オープン型証券投資信託収益の分配の支払通知書上場株式配当等の支払に関する通知書特定口座年間取引報告書未成年者口座年間取引報告書特定割引債の償還金の支払通知書なお個人情報の保護に関する法律第 25 条に基づき本人から自身の個人番号を含む情報として源泉徴収票などの開示の求めがあった場合には本人の個人番号を記載して開示することが可能ですまた電子申告納税等開始 ( 変更等 ) 届出書についても個人番号の記載は不要です Q41 本人確認してみたら実は偽名を使っていたことが発覚したというケースへの対処が気になっています就業規

13 則 A41 マイナンバーの取得にあたり本人確認の結果偽名が判明したのであれば事実確認の上就業規則で偽名や虚偽報告についての罰則規定があれば懲戒処分が行われることとなるものと思われます Q42 就業規則への利用目的記載の是否について就業規 A42 内閣官房 Q&A Q 従業員などのマイナンバー ( 個人番号 ) を取得する際は利用目的を明示しなければならないのですか番号法のどこに規定されていますか? A 番号法に特段の規定がない限りマイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので同法第 18 条に基づきマイナンバーを取得するときは利用目的を本人に通知又は公表しなければなりませんなお複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが [Q4-2-4] のとおり利用目的を後から追加することはできません (2014 年 7 月回答 ) Q 個人番号の利用目的の通知等はどのような方法で行うことが適切ですか A 個人番号の利用目的の通知等の方法は書類の提示のほか社内 LANにおける通知が挙げられますが個人情報保護法第 18 条及び主務大臣のガイドライン等に従って従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます (2015 年 9 月回答 ) したがって就業規則に記載は利用目的の明示の一方法であり必ずしも当該方法によらなければならないというものではなく任意です会社側からの個人番号の提供を従業員が拒んだ場合を想定しより積極的な対応として就業規則にも個人番号の提供をすることを記載しておくものですこのことにより従業員にマイナンバー制度への理解をより求めていくことができるものと考えられます Q43 社労士合同事業所での対応法を教えていただきたい社労士事務所 A43 以下のハンドブックの解説から考えるに合同事務所の場合であっても各個人ごとに座席配置 PCの配置を工夫した取扱区域の設定と合則

14 同事務所のメンバーのみ許可された者として執務室に入室ができることとすれば対応は可能であると考えます連合会社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック ( 平成 27 年 8 月版 )P49 Z2 取扱区域特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域事務取扱担当者のみ立入り可能他の事務処理エリアとの間仕切り設置座席配置や PC の配置の工夫等が考えられる Z3 執務室事務所の従業者及び許可された者のみ入室可能 Q44 社労士事務所のマイナンバー取得から作業方法社労士事務所 A44 社労士事務所のマイナンバー取得とは社労士事務所の職員のマイナンバーの取得とすると一般の企業と同様扶養控除等申告書に個人番号カード又は通知カードと身元確認書類か住民票記載事項証明書と身元確認書類を提示又は郵送 ( この場合必要書類は写しで可 ) で受領しシステムにそれらに記載された個人番号を入力し扶養控除等申告書はキャビネットに安全管理措置のもと厳格に保管するまた利用時には特定個人情報の利用出力等状況を記録し職員が退職後は法定保管期間を経過後速やかに廃棄するということになるかと思いますまた職員の扶養家族に第 3 号被保険者がいる場合委任状が必要になりますなお扶養控除等申告書は個人番号に関する報告書等に代えることが可能であり個人番号カードは平成 28 年 1 月以降の交付になることに留意してください Q45 マイナンバー欄のない旧様式の行政側の取扱いいつまで有効とするか行政 A45 雇用保険業務対応 Q&A13 によれば旧様式についても使用可能とされています個人番号を改めて所定の様式個人番号登録変更届書 ( 仮称 ) により速やかに提出する必要がありますなお旧様式の使用期限については特に定めはありません Q46 マイナンバーの記載がないと行政は受付しないかどうか行政 A46 国税分野における FAQ Q2 10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合どのように対応すればいいですか ( 答 ) 法定調書作成などに際し個人番号の提供を受けられない場合でも安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず個人番号の

15 記載は法律 ( 国税通則法所得税法等 ) で定められた義務であることを伝え提供を求めてくださいそれでもなお提供を受けられない場合は提供を求めた経過等を記録保存するなどし単なる義務違反でないことを明確にしておいてください経過等の記録がなければ個人番号の提供を受けていないのかあるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません特定個人情報保護の観点からも経過等の記録をお願いしますなお法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らずそのような場合は個人番号を記載することはできませんので個人番号の記載がないことをもって税務署が書類を受理しないということはありません Q47 今いる従業員の年金事務所へのマイナンバー報告の仕事と時期行政 A47 A13 を参照してください Q48 雇用保険分野のガイド ( たとえば本人確認用のガイド ) はいつごろ発表されるのでしょうか行政 A48 雇用保険に関する QA 集が 9 月 14 付で更新されていますが本人確認方法については記載されていませんしたがって内閣官房のガイド Q49 A49 ラインによる原則的な方法が求められるというように理解する必要があると思われますこのよう事項に関するガイドラインが発表されるのかどうかは現時点では不明です Q A 集の U R L は次のとおりです小規模企業で紙ベースでマイナンバーに対応するためシステム上の対応は考えていないが電子申請を行っている場合ファイルの保存は USB などにすればよいかマイナンバーが含まれているファイルの保存はUSBで問題ないと思われますが当該データを管理区域及び取扱区域から持ち出す場合についてはガイドラインに示されている物理的安全管理措置に留意が必要ですガイドラインP54 55 c 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合容易に個人番号が判明しない措置の実施追跡可能な移送手段の利用等安全な方策を講ずる持出しとは特定個人情報等を管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい事業所内での移動等であっても紛失盗難等に留意する必要がある電子申請

16 手法の例示 * 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法としては持出しデータの暗号化パスワードによる保護施錠できる搬送容器の使用等が考えられるただし行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては行政機関等が指定する提出方法に従う * 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法としては封緘目隠しシールの貼付を行うこと等が考えられる中小規模事業者における対応方法特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合パスワードの設定封筒に封入し鞄に入れて搬送する等紛失盗難等を防ぐための安全な方策を講ずる Q50 ハンドブックはどこからダウンロードできるかその他 A50 全国社会保険労務士会連合会会員用ホームページからとなりますトピックス内のマイナンバー対応ハンドブックについてをクリックすると対応のページが開きますなお会員ページには ID 及びパスワードがないと入ることができませんので月刊社労士の掲示版コーナーに ID 及びパスワードが記載されておりますのでご参照ください

【別紙】リーフレット①

【別紙】リーフレット① 事業主のみなさまへ滋賀県自動車健康保険組合からのお知らせ健康保険組合のマイナンバー対応について平成 28 年 1 月よりマイナンバー制度が開始され今後健康保険組合が行う各種手続きでもマイナンバーを利用した事務が行われます事業主の皆様には平成 29 年 1 月より健保組合に提出する各種届出書等に被保険者や被扶養者 ( 加入者 ) のマイナンバーを記入して頂くことになりますその準備として