Microsoft PowerPoint - H29-2報告会_JSAからのお知らせ_ISO Meetings_鈴木_rev2.pptx

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1 平成 29 年度第 2 回 ISO 上層委員会報告会 JSA からのお知らせ ISO Meetings について 2017 年 7 18 般財団法 本規格協会国際標準化ユニット 鈴 孝

2 Contents ISO Meetingsとは? ISO Meetingsの導入時期 ISO Meetingsタイムライン ISO Meetingsにおける役割と業務 / 権限 ホスト国事務方の主な業務 ISO Meetings 入口紹介 ISO Meetingsユーザガイド紹介

3 ISO Meetings とは? 2017 年 4 月導入の新しいITツールの名称 あらゆるISOの会議 (TC/SC/WG 等 ) をISO Meetings 上に設定 ( 委員会役職者が設定 ) 設定された会議に参加者がISO Meetings 上 で参加登録 (GD 登録があれば自分で登録 ) 会議本体だけでなく 付随する社交行事 ( 公式夕食会等 ) も設定 ( 委員会役職者が設定 ) 社交行事に参加者がオンラインで参加登録 ( Guest/ 同伴者の登録も含む )

4 ISO Meetings とは? ISO Meetings-Generic( 全般 )p.3 より抜粋 ISO Meetings とは すべての ISO 会議に関する中央データベースである (Meeting Management に取って代わる ) ISO Meetings の目的は TC/SC/WG の役職者 ( 幹事 議長 コンビーナ等 ) が会議をシステム上で設定 管理できるようにすること 各 NSB/ リエゾンの Meeting Participant Approver( 会議参加承認者 略称 MPA) による参加登録ができるようにすること 注 1:MPA が参加登録する人々は グローバル ディレクトリ登録 (GD 登録 ) されていない人々であり すでに GD 登録がある人は自分の参加登録は自分で行える 注 2: TC/SC/WG の役職者であったとしても 必ず参加登録が必要 自動的に参加登録される人はひとりもいない

5 ISO Meetings 導 時期 TMB 決議 40/2017 Meeting Participation tool The Technical Management Board, Notes that the Meeting Participation tool will be available as from March 31st 2017 and will enable the registration and organization of all ISO meetings (TC/PC/SC/WG) in a central place by Committee Secretariats, Agrees that the creation of meetings using the Meeting Participation tool will become mandatory for secretaries/officers starting on April 1st 2017, Further agrees to a transition period of six months for the use of Meeting Participation for the registration of participants (participants registration will be optional for meetings held during that period), and Decides that the use of this platform (MP) will be mandatory for the registration of participants as from October 1st 会議参加ツール TMB は 2017 年 3 月 31 日に 委員会事務局が中心となりすべての ISO 会議 (TC/PC/SC/WG) の参加登録及び準備を可能にする会議参加ツールが利用可能となることに留意し 2017 年 4 月 1 日から この会議参加ツールを使った会議の設定を国際幹事 / 役職者に義務づけることに同意し 会議参加ツールを使った参加者登録には 6 か月間の移行期間を設ける ( この期間に開催される会議においては 参加登録は任意とする ) ことに更に同意し 2017 年 10 月 1 日から この会議参加ツールを使った参加登録を会議参加者に義務づけることを決定する

6 Implementation 幹事 コンビーナ向け WebEx 資料より転載 All existing meetings will be migrated from Meeting Management (MM) to ISO Meetings Mandatory as Monday 3 April Officers will have to create & manage all TC, SC and WG meetings in ISO Meetings Platform (TMB resolution 40/2017) 4 月 3 日より Officers は ISO Meetings 上で TC SC 及び WG 会議設定をすることは強制 Officers とは : 委員会役職者 (TC SC 及び WG)= 国際幹事 議長 コンビーナ等 4 月 1 日から 10 月 1 日の間に開催される全会議について ISO Meetings 上での参加登録は任意 つまり 10 月 1 日以降に開催される会議参加登録は強制 10 月 1 日以降開催の会議参加登録は 最大でその 24 週間前から可能であるので 実質的に現在も参加登録は強制と解釈 Mandatory as 1 October Registration of participant in ISO Meetings (TMB resolution 40/2017) For all meetings taking place between the 1 April to the 1 October the registration of participant in ISO meetings is optional

7 ISO Meetings タイムライン ISO Meetings-Generic( 全般 )p.3 より抜粋 4. 会議のタイムライン会議のタイムラインは会議の様々な状況を示す 登録開始は 24 週間前 =4 月 15 日 会議開始が 10 月 1 日

8 ISO Meetings における役割と権限 ISO Meetings-Generic( 全般 )p.3 より抜粋 2 役割と権限ユーザは ISO Global Directory(GD) に登録されている GD において選任されている役割に応じて 様々な権限が ISO Meetings のプラットフォーム上で与えられる

9 ISO Meetings における役割と業務 / 権限 ISO Meetingsでの役割略称和名と主な業務 / 権限 GDでの役割対応の方向性 ( 英語呼称 ) Meeting Organizer MO 会議手配者 TC/SC 幹事 議長 TC/SC 幹事 議長 WGコンビー TC/SC/WGごとに会議を設定す WGコンビーナ ( いわゆナが自動的にMOの役割を担う る る委員会役職者 ) Meeting Coordinator MC 会議調整者 自国での会議開催が確認されると通知を受ける invitation letterの要望を収集する責任を負う MC( 新 ) Meeting Participant Approver MPA 会議参加承認者 GD 登録のない人のTC/SC 会議参加登録を行う 登録された参加者を非承認とする TC/SC 会議のみ WGには MPAは存在しない MPA( 新 ) Participants P 参加者 委員会役職者 GD 登録のある人は自分で TC/SCの委員会メン TC/SC/WG 会議参加登録する バー 委員会役職者であっても自動 WGのエキスパートで参加登録されない事に注意 現時点では Centralized MC( 集権 MC) を JISC/JSA が担う JSAより日本開催予定のある審議団体様へAttendees detailsをメールで送信 送信タイミングは会議開催 6 週間前 2 週間前 ISO/CSへはTC/SCごとにMC としてのGD 登録ができる様改修を申し入れ中 TC/SCのPメンバーごとに1 名以上をMPAとしてGD 登録する 審議団体の皆様はGD 登録申請をお願いします

10 ホスト国事務 の主な業務 JSA から Attendees/Guests details 入手 リストに含まれる主な項目 : 氏名 メールアドレス VISA 要否 住所 生年月日 VISA 要否が要となっている人の入国に必要な書類を整え本人に送付 ( 必要に応じて本人に個人情報の確認を行う ) VISA 要否が要となっていなくても 日本入国査証を必要としている国からの参加者である場合 対応する 参考サイト : 外務省ホームページ ( ビザ 日本滞在 )

11 ISO Meetings 紹介 ISOウェブサイトのトップページ Taking Part Resources スクロールダウン

12 ISO Meetings 紹介 IT tools for Standards Development をクリック

13 ISO Meetings 紹介 Meetings をクリック ecommittees Balloting Portal Project Portal NMC/NTCLite 利用不可 Submission Interface

14 ISO Meetings 紹介 グローバル ディレクトリ (GD) アカウントでログイン 次のスライド参照

15 ISO Meetings 紹介 ( 補 ) 新しい簡単なサインインプロセス (2017 年 6 月 28 日リリース ) については 英和対訳版ユーザガイドをご参照ください JSAHP トップ 内外規格関係の情報 国際 ISO/IEC の規定 政策 3 ISO/IEC 電子ツールのユーザガイド

16 ISO Meetings 紹介 ISO Meetings の My Meetings が開く ( 本例は 集権の権限で開いた例 )

17 ISO Meetings ユーザガイド紹介 現在のところ ISO/CS より 6 冊発行されている 日本規格協会ホームページに合本版対訳版掲載 : トップページ 内外規格 ISO/IEC の規程政策等 3 ISO/IEC 電子ツールのユーザガイド

18 ISO Meetings ユーザガイド紹介 1.Generic ( 全般 ) 内容 :ISO Meetings の全般的な説明対象者 : すべての人 目次 : 1 ISO Meetings の目的 2 役割と権限 2.1 誰が会議参加承認者 (MPA)? 3 用語及び定義 4 会議のタイムライン 4.1 登録期間 5 通知 5.1 会議タイムライン 5.2 会議管理 5.3 会議登録 6 自分のプロフィール 6.1 自分のプロフィールの管理 6.2 ゲストの管理

19 ISO Meetings ユーザガイド紹介 2. User Interface and navigation ( ユーザ インターフェースとナビゲーション ) 内容 :ISO Meetings の各アイコンと画面遷移の説明対象者 : すべての人 目次 : 1 ISO MEETINGS ダッシュボード 1.1 ナビゲーション 1.2 フィルタ 1.3 マップの拡張 1.4 ISO アプリケーションへのアクセス 1.5 会議まとめ 1.6 会議一覧の抽出 2 詳細検索 3 会議詳細

20 ISO Meetings ユーザガイド紹介 3. Registration to a meeting ( 会議への登録 ) 内容 : 会議登録の操作方法対象者 : すべての人 ( 役職者もそうでない人も 会議に参加する人は必ず会議登録が必要 ) 目次 : 1 業務規則 1.1 参加者登録のプロセス 1.2 登録規則 TC 及び SC 会議への登録 WG 会議への登録 1.3 登録期間 2 会議への登録 2.1 自分での会議への登録 2.2 会議に参加者を登録する (MPA のみ対象 ) 3 参加者の創生 (MPA のみ対象 )

21 ISO Meetings ユーザガイド紹介 4. Manage Meeting ( 会議管理 ) 内容 : 会議設定 管理の操作方法対象者 :Meeting Organizer(MO) である役職者 ( 幹事 議長 コンビーナ等 ) 目次 : 1 業務の規則 1.1 会議タイムラインを通しての 会議管理の権限 2 会議の設定 3 会議の確認 3.1 作業グループ (WG) 会議の確認 3.2 委員会会議の確認 3.3 会議の非確認 4 会議情報の管理 4.1 追加情報 4.2 期間 日にちの特定 4.3 社交行事の管理 社交行事の設定 社交行事の編集 / 削除 / 取消し 4.4 任務の管理 任務の期日 4.5 関連会議の管理

22 ISO Meetings ユーザガイド紹介 5. Manage attendees ( 出席者の管理 ) 内容 : 会議登録の取消し 承認 非承認 社交行事への参加登録とゲストの追加等の操作方法対象者 :Meeting Organizer(MO) Participants(P) Meeting Participant Approver(MPA) 目次 : 1 業務の規則 1.1 会議タイムラインを通しての 会議管理の権限 2 会議の設定 3 会議の確認 3.1 作業グループ (WG) 会議の確認 3.2 委員会会議の確認 3.3 会議の非確認 4 会議情報の管理 4.1 追加情報 4.2 期間 日にちの特定 4.3 社交行事の管理 社交行事の設定 社交行事の編集 / 削除 / 取消し 4.4 任務の管理 任務の期日 4.5 関連会議の管理

23 ISO Meetings ユーザガイド紹介 6. Frequently Asked Questions ( よくある質問 ) 内容 :Q&A 形式の質問と答え対象者 : すべての人 目次 : 1 ユーザ インターフェイスとナビゲーション 1.1 Organizer( 手配者 ) と Related ( 関連 ) の意味は? 2 会議の管理 2.1 ( 下位組織を伴う ) 委員会会議を設定する責任は誰にあるのか? 2.2 自分の WG は委員会会議の一部であり 自分はそのコンビーナである 自分が WG の会議を設定する必要があるか? 2.3 幾つかの下位組織を伴う委員会会議を設定したい 委員会会議は一日だけで 他の下位組織は別の日に会議を行う 会議期間の設定はどうしたらよいか? 2.4 ISO Meetings には 仮想会議も設定する必要があるか? 2.5 なぜ自分の会議期間を変更できないのか? 2.6 自分の会議の番号 ( 開催回数 ) はどのように変更するか? 2.7 ecommittees に議題を掲載してあるのに なぜか議題提出の督促を受けた 2.8 会議の取消しを取消す (un-cancel) には どうしたらよいか? 2.9 タスクフォース アドフォックグループ プロジェクトグループ等の会議はどのように設定すればよいか? 3 会議への登録 3.1 自分は会議に出席しないということをどのように役職者に伝えるか? 3.2 対面 / 仮想の混成会議において ある国代表が仮想的出席か物理的出席かはどうすれば分かるか? 3.3 会議に出席する国代表が多数 (10 名以上 ) いる場合 多数の代表者を ( 一覧をアップロードするように?) 一度に登録する方法はあるか あるいは 一回に一名ずつ登録しなければならないか? 3.4 会議終了日まで登録を受付けるのはなぜか? 3.5 委員会会議の期間に 二つ以上の会議に登録できるか? 4 出席者の管理 4.1 もはや会議に出席できない国代表者はどのように削除するか? 4.2 どうすれば ISO Meetings にある自分の名前 苗字 及び電子メールを更新できるか?

24 ISO Meetings ユーザガイド紹介 現在 英語版入手可能です 09-Meeting Management をクリック

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26 ご清聴ありがとうございました <お問合せ先 > 般財団法 本規格協会国際標準化ユニット :(03)