目次 1 Agatha はじめてガイド管理者編の概要 Agatha 利用前のご確認 パスワード設定とログイン システムから招待メールを受信する パスワードを設定する トレーニングビデオの閲覧とサイン 画面の

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1 Agatha はじめてガイド 管理者編 V2.11:2018 年 6 月 11 日 アガサ株式会社 1

2 目次 1 Agatha はじめてガイド管理者編の概要 Agatha 利用前のご確認 パスワード設定とログイン システムから招待メールを受信する パスワードを設定する トレーニングビデオの閲覧とサイン 画面の構成 全画面共通メニュー 新着情報ページ 文書管理ページ ヘルプページ 設定ページ オーナー切替ページ 管理者設定について 管理者ができること 設定ページへのアクセス ユーザー登録の流れ ワークスペース作成 ユーザー登録 新しいワークスペースを作成する 操作ムービーワークスペースの作成 新しいユーザーを登録する 操作ムービーユーザー登録 ワークスペースにユーザーを追加する 資料アクセス権について 機能一覧とアクセス権 その他お問い合わせ

3 用語 用語システム管理者ユーザーオーナーワークスペース 意味設定を変更できるアクセス権をもつユーザー マスター管理者 ( 組織の代表として初めに Agatha 登録されるユーザー及びマスター設定で管理者としてアクセス権を付与されたユーザー ) とワークスペース管理者の総称 Agatha 利用者組織 団体プロジェクトや試験等で区切られた文書を作成 共有するための作業空間 3

4 1 AGATHA はじめてガイド管理者編の概要 本ガイドでは Agatha を初めて利用するシステム管理者を対象とし 一般ユーザー が Agatha を利用できるようにするまでの一連の流れについて解説するものです 2 AGATHA 利用前のご確認 Agatha は以下動作環境を推奨しております お手数ですが ご利用前に推奨環境を満 たしているかご確認をお願いいたします OS ブラウザー Microsoft Office Windows Mac OS Chrome 40 以降 Firefox 32 以降 Internet Explorer 10 以降 Safari 8 以降 Office 2010 Service Pack 2 ( バージョン番号 : ) または Office 2010 Service Pack 2 以降 ios(ipad) Safari 8 以降 その他 ローカルストレージへのアクセスができる Edge は 現バージョンでは推奨環境ではございません Office 2007 Office 2010(SP2 より前 ) は Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます その他のファイル種類については 各ユーザーの環境に依存します アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方は下記リンクをクリックください Office のバージョンの調べ方 (Win MAC) 4

5 3 パスワード設定とログイン 3.1 システムから招待メールを受信する Agatha を初めて利用する場合 システム管理者は Agatha( システム ) から [Agatha] アカウント発行完了のご連絡 をメールで受け取ります ( メールは Client Registration Form に登録されたシステム管理者のメールアドレスです ) 5

6 3.2 パスワードを設定する [Agatha] アカウント発行完了のご連絡 メールにある こちら をクリックします パスワードを設定 リセット 画面が表示されますので メールアドレスとパスワードを以下ポリシーに沿って入力し 設定 ( リセット ) ボタンをクリックしてください パスワードポリシー パスワードは 8 文字以上です パスワードには アルファベット大文字 アルファベット小文字 数字または特殊文字のうち 3 種類以上を含めてください メールアドレス( ユーザー ID) より前の文字列を パスワードに使用できません 過去に3 回使用したパスワードは使えません パスワードが設定 リセットされました 画面が表示されますので ここ をク リックします Agatha ログイン画面が表示されますので ユーザー名 ( メールアドレス ) と設定した パスワードを入力し ログイン ボタンをクリックしてください 6

7 TOPIC [Agatha] アカウント発行完了のご連絡 受信後 20 分を過ぎた場合 ブラウザのアドレスバーに を貼り付けて Agatha にアクセスします Agatha ログイン画面が表示されますので 画面中央の パスワードをリセット をクリックします パスワードをリセットしますか? の画面が表示されますので招待メールを受信メールしたアドレスを入力し 送信 ボタンをクリックします メール宛に [Agatha] パスワード 設定リセットのご連絡 がきますので メール受信後 20 分以内に メール内記載の パスワードをリセットするにはこちらをクリックしてください の こちら をクリックします 7

8 パスワードを設定 リセット 画面が表示されますので メールアドレスとパスワ ードを以下ポリシーに沿って入力し 設定 ( リセット ) ボタンをクリックしてくだ さい パスワードポリシー パスワードは 8 文字以上です パスワードには アルファベット大文字 アルファベット小文字 数字または特殊文字のうち 3 種類以上を含めてください メールアドレス( ユーザー ID) より前の文字列を パスワードに使用できません 過去に3 回使用したパスワードは使えません パスワードがリセットされました 画面が表示されますので ここ をクリックします 8

9 Agatha ログイン画面が表示されますので ユーザー名 ( メールアドレス ) と設定した パスワードを入力し ログイン ボタンをクリックしてください

10 4 トレーニングビデオの閲覧とサイン Agatha にはじめてログインすると システム利用確認項目が表示されます ( 表示されない場合は 画面右上の プロフィール-システム利用確認項目 をクリックしてください ) Agatha を利用するには トレーニングビデオ (6 分程度 ) の閲覧とパスワードの入力が必要です 内容を確認する をクリックしトレーニングビデオを閲覧します トレーニングビデオの閲覧が終わったら 画面下にあるパスワード欄にパスワードを入力し 確認しました ボタンをクリックします 文書管理画面に遷移します 10

11 5 画面の構成 Agatha は主に 新着情報 文書管理 設定 の 3 つの画面で構成されています 5.1 全画面共通メニュー Agatha は ヘルプ及びオーナ切替えを除き全画面に以下 1~9 の表示があります No 名称 概要 1 左メニュー新着情報 マイタスク お知らせ 最新の文書を表示します 2 左メニュー文書管理 文書一覧を表示します 3 左メニューヘルプ ヘルプページを表示します 4 左メニュー設定 ワークスペースの作成 ユーザーの作成 権限設定等の設定画面を表示します 管理者のみボタン表示がされます 5 左メニューオーナー切替 オーナーとは 所属する機関をさします 複数の機関からワークスペースの招待を受けている場合に表示されます 6 ヘッダーメニュー LANGUAGES プロフィール の編集が可能です ユーザー名 の表示 ログアウト が可能です 7 オーナー名 所属する機関名が表示されます 8 ワークスペース切替プルダウン ワークスペース名を表示します また プルダウンを操作し 各ワークスペースの切り替えをします 11

12 9 フッターメニュー アガサ株式会社 利用規約 プライバシーポリシ ー お問い合せ ヘルプ を表示します 5.2 新着情報ページ 新着情報ページでは ワークスペース毎に マイタスク お知らせ 最新の 文書 の 3 つの部分で構成されています No 名称 概要 1 マイタスク レビュー依頼 承認依頼などの そのユーザーのタスクが表示されます マイタスクの色は赤 黄色 緑あり以下の期限を表します 赤 : 期限日及び期限超過黄色 : 期限一週間前 緑 : 期限一週間以降 2 お知らせプロジェクト内で共有するお知らせ情報が表示されます 3 最新の文書最近更新された文書一覧が表示されます 12

13 トップページの右下の 文書の登録と一覧 をクリックすると 文書管理ページ に移動します 4 最新の文書 最近更新された文書一覧が表示されます トップページの右下の 文書の登録と一覧 をクリックすると 文書管理ページ に移動します ワークスペースとは プロジェクト ( 試験 研究テーマなど ) ごと区切った作業領域です 5.3 文書管理ページ 文書管理ページでは ワークスペース毎のフォルダや文書が表示され 文書の登録 編集 閲覧 レビュー依頼 承認申請などの操作を行います また 表示形式を変更 することが可能です ( フォルダ表示 リスト表示 最新の文書 管理者 ) No 名称概要 1 2 ワークスペース切替えプルダウンフォルダ 文書登録ボタン ワークスペース名を表示します また プルダウンを操作し 各ワークスペースの切り替えをします フォルダ作成 フォルダアップロード 文書の登録ができます 13

14 3 文書一覧表 示切替え 文書一覧の表示切替え及び表示および表示のリセットができます フォルダ表示 リスト表示 最新の文書 管理者 ( 管理者 表示は管理者のみに削除した文書を含めた 全文書が表示されます 間違ってファイルを削除した場合 管理者は ドラフト に戻すことが可能です ドラフトに戻すと 一般ユーザもファイルを閲覧可能になります ) 4 ツリー表示 フォルダ表示の場合 階層構造を表示できます ツリー表示を開く 閉じる で切り替えます 5 フォルダ位置 フォルダ表示の場合 現在のフォルダ位置を確認できます 6 文書一覧 フォルダ表示の場合 フォルダや文書一覧が表示されます リスト表示の場合は <リスト表示 > 参照 7 絞込アイコン 各列の絞り込み フリーテキスト検索ボックスが表示されます 絞込み中の場合 アイコンは ( 虫眼鏡の中が + ) になります 14

15 文書一覧メニュー 7 文書アイコン 文書の種類を表すアイコンが表示されます Word,Excel,PPT,PDF 及び左記以外はグレーのアイコンが表示されます また 編集ロックをかけた ( 誰かがかけている ) 場合 鉛筆アイコンが表示されます 8 名前 文書名が表示されます 9 操作ボタン 操作ボタンには9( 上記画像参照 ) のメニューがあります 10 状態 文書の状態を表示します ドラフト レビュー 承認 確定 です 文書分類テンプレートを利用している場合は 未登録 操作によって 非登録 が表示され ます 15

16 レビューや承認依頼中の場合は 砂時計 マークがつきます レビューや承認が終わると砂時計が消えます 11 版 文書の版が表示されます 12 副題又は詳細 副題又は詳細が表示されます 13 更新者 更新者が表示されます ( 名前と更新は昇順 降順のみ ) 14 更新 更新日時が表示されます 15 操作ボタン ( 詳細 ) 開く 編集ロック 新版アップロード コピー PDF 作成 ワークフロー 削除 詳細の操作メニューがあります 16 ソートボタン 各列のソートや絞り込みができます 16

17 5.4 ヘルプページ Agatha ヘルプセンター ( 別ウィンドウ : を表示します 操作マニュアル FAQ お問合せページが掲載されています 操作方法でご不明な点がございましたらヘルプページの お問合せの送信 よりお問合せください 17

18 5.5 設定ページ マスター及び各ワークスペースの設定画面を表示します 設定ボタンは管理者のみ表 示されます 1 ワークスペース 切替プルダウン マスター又は ワークスペース名を表示します また プル ダウンを操作し マスター又は 各ワークスペースの切り替えをします 2 タブメニュー 各設定メニューが表示されます オプション追加等によりメ ニューが追加されます 3 設定画面各設定メニューに応じた画面が表示されます 5.6 オーナー切替ページ複数の機関のワークスペースに招待された場合 オーナー切替 ボタンが表示され ます 選択 をクリックするとオーナーが切り替わります 現在表示している 画面のオーナー名 18

19 6 管理者設定について Agatha には マスター設定 と ワークスペース設定 の 2 種類の設定画面があり ます マスター設定では Agatha 全体に関する設定を行い ワークスペース設定で は 各ワークスペースの設定を行います 6.1 管理者ができること マスター設定 と ワークスペース設定 は夫々に管理者を設定します マスター管理者はワークスペース管理者を兼ねません マスター管理者で且つワークスペース管理者になる為には マスター設定とワークスペース設定で管理者になる必要があります 場所 管理者 主な設定項目 マスター設定 マスター管理者 Agatha へのユーザー登録ワークスペースの作成マスターアクセス権のアクセス権設定全ワークスペース共通のアクセス権作成全ワークスペース共通の文書分類設定全ワークスペースのログ確認等 ワークスペース設定 ワークスペース管理者 ワークスペースユーザーの選択ワークスペース内のアクセス権設定フォルダ固有のアクセス権設定ワークスペース内の文書分類設定ワークスペース内のログ確認等 19

20 6.2 設定ページへのアクセス 管理者のみアクセスできる設定ページは左ナビメニューの 設定 ( 歯車アイコ ン ) をクリックすると表示されます 各設定ページの切り替えはプルダウンメニューをクリックすると切り替えることが出来ます マスターデータ管理 ワークスペース管理 20

21 7 ユーザー登録の流れ 一般ユーザーが Agatha を利用できるようになるためには 以下の設定が必要です 1 マスター管理者が新しいワークスペースを作成する 2 マスター管理者がマスターデータにユーザーを登録する 3 マスター管理者がワークスペース管理者を登録する 4 ワークスペース管理者がワークスペースにユーザーを選択 ( 追加 ) 及び権限を付与する 5 ユーザーが招待メールに従い パスワードの設定を行う 6 ユーザーが Agatha にログイン トレーニングビデオ閲覧をする 具体的な操作方法は 8 ワークスペース作成 ユーザー登録 に記載しています 21

22 8 ワークスペース作成 ユーザー登録 8.1 新しいワークスペースを作成する トップページ左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 をクリックし マスターデータ管理画面を表示します ワークスペースタブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 新しいワークスペースを作成 ボタンをクリックすると ワークスペースを作成 のポップアップが表示されます マスター設定 ワークスペースを作成 のポップアップが表示されたら ワークスペース名 コード( 例 : 管理番号やワークスペース副題等 ) 内容 を記入し テンプレートを選択します 初期設定で ワークスペースを表示する にチェックがされています ワークスペースを非表示にしたい場合は チェックをはずしてください テンプレートは Basic template( ベーシック ( 分類リストは使用せず 自由にフォルダを作成して 使用する )) が初期登録されています ( 企業によっては 個別テンプレートが登録されている場合がございます ) 22

23 初期設定テンプレート Basic template( 分類リストは使用せず 自由にフォルダを作成して 使用する ) オプション追加がある場合 メニューにテンプレート名が表示されます 新しいワークスペースを作成 をクリックします ( 新しいワークスペースを作成 には 3-5 分程度時間がかかります Agatha 内の別の画面に遷移せずそのままお待ちください ) ワークスペースが作成されました の画面が表示されますので リフレッシュす る をクリックしてください 23

24 ワークスペースが作成されました 尚 ワークスペースのテンプレートは DIA TMF 参照モデル ( 英語 ) TMF 日本版 医師主導治験版 申請文書管理用の文書分類 オリジナルテンプレートも作成しておりますので サポートへお問合せ下さい 操作ムービーワークスペースの作成 24

25 8.2 新しいユーザーを登録する [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 ー ユーザーマスター タブをクリックし ユーザーマスター画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックすると ユーザーの追加 のポップアップ画面が表示されます 必要事項を記入し ユーザーを追加 をクリックすると 登録が完了します 尚 登録が完了しても ユーザーはまだワークスペースにはアクセスできません ワークスペースにアクセスするためには ワークスペースにユーザーを追加する設定が必要です ユーザー登録時の デフォルトの権限 とは 登録するユーザーがマスターデータの設定を可能にするかを設定するメニューです ( ワークスペースのアクセス権ではありません ) 1 マスターデータ設定が可能なユーザーは Administrators を選択ください 2 その他のユーザーは現バージョンでは Writer 等で設定ください Writer Reader は現在機能しておりません ( 今後拡張予定 ) ワークスペースとは連動していません 25

26 操作ムービーユーザー登録 マスターユーザーの一括インポート登録も可能です 一括登録は 26

27 8.3 ワークスペースにユーザーを追加する [ 設定 ] プルダウンメニュー ユーザーを追加したいワークスペース ー ワークスペースユーザー タブをクリックし ワークスペースユーザーの画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックするとポップアップ画面 ワークスペースのユーザーを追加します が開きます ユーザーを追加したいワークスペースを選択 他のユーザーを招待 欄に 追加するユーザー( 氏名または ) を入力します マスターで登録されたユーザーの選択枠がでてくるので 該当のユーザーを選択します 権限を選択し ユーザーを追加 をクリックすると ユーザーがワークスペースに追加されます ユーザーには ワークスペースに招待されました のメールが送付されます 27

28 氏名または を入力すると選択枠が表示されます このワークスペース内での権限を選択します ユーザーへ送信されるメール 28

29 9 資料アクセス権について Agatha では マスター 及び ワークスペース でユーザーごとに 以下の 3 つのレベルのアクセス権を設定できます 詳細は 権機能一覧とアクセス をご覧ください 場所アクセス権アクセス権内容アクセス権内容詳細例 マスターデ ータ 管理画面 Basic マスター機能の設定 編集 Agatha へユーザー登録 ワークスペースの作成管Administrators 理マスターアクセス権のアクセス権設定者全ワークスペース共通のアクセス権作成 文書分類は操作できません Writers なし ( 2) (Readers と同じです ) ワークスペース管理画面 Readers なし ( 2) (Writers と同じです ) Administrators 編集 閲覧 ワークスペース内のフォルダ作成 文書登録 編集 閲覧 Basic ワークスペース内の設定 ファイル ワークスペースユーザーの選択 ワークスペース内のアクセス権設定 フォルダ固有のアクセス権設定 文書分類は操作できません Writers ワークスペース内のファイル編集 ワークスペース内のフォルダ作成 文書登録 編集 閲覧 閲覧 ダウンロード Readers ワークスペース内のファイル閲覧 ワークスペース内のファイル閲覧 ダウンロード ダウンロード Viewer( オプション ) ワークスペース内のファイル閲覧 ワークスペース内のファイル閲覧 管理者 一般ユーザー テンプレートを追加している場合 テンプレート専用の管理者アクセス権が追加されます etmf:administrators 文書分類あり IRB:IRB Administrators 申請文書: Administrators その他オプション追加に応じてアクセス権が追加される場合がございます ( 例 : 閲覧専用 Viewer 等) ユーザー登録時にマスターのアクセス権を設定しますが マスターの操作が可能な管理者 Basic Administrators 以外は Writers で登録をしてください 76

30 機能一覧とアクセス権 主な機能とアクセス権は Agatha ヘルプセンター ( をご参照ください ヘルプセンター > ナレッジベース > 操作ガイド主な機能とアクセス権 77

31 10 その他お問い合わせ お問合せは Agatha ヘルプセンター ( をご利用ください ヘルプセンターの お問い合わせ タブをクリックするとお問い合わせフォームが表示されます ヘルプセンター 76

32 Agatha サポート平日 9:00~17:00 Agatha ヘルプセンター : お問合せフォーム : support@agathalife.com TEL : メール (support@agathalife.com 宛 ) のお問い合わせについて以下項目をご連絡ください 氏名 : オーナー名 ( 組織名 ): 利用環境 :1 利用環境確認ページ をクリックし表示された画面を送付ください 利用環境確認ページ 2OS バージョン 3office バージョン番号キャッシュのクリア及び再読み込み実施状況 : 実施可否詳細 : いつから だれが ( 権限 ) どこで ( ワークスペース名 階層 ) どのような操作の際に何の現象が起こったかファイル名 ファイル形式等 77