Agatha 管理者ガイド 基本編 V3.0:2019 年 9 月 30 日 アガサ株式会社 1

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1 Agatha 管理者ガイド 基本編 V3.0:2019 年 9 月 30 日 アガサ株式会社 1

2 目次 Agatha 管理者ガイド基本編の概要 Agatha 利用前のご確認 Agatha の設定について 管理者ができること 設定ページへのアクセス マスター設定 マスター管理者限定 マスターの登録数を確認する ワークスペースの作成と管理... 3 新しいワークスペースを作成する... 3 ワークスペースをロックする... 5 ワークスペースのロックを解除する... 7 ワークスペースを非表示にする... 8 ワークスペース設定を編集する... 9 ワークスペースを削除する ユーザー管理 ユーザーを追加する ユーザーを一人ずつ登録する ユーザーを Excel で一括登録する ユーザーを停止する マスターユーザー一覧を Excel にエクスポート ( 出力 ) する マスターユーザーのアクセス権限を設定する アクセス権を付与 ( 追加 ) する アクセス権を削除する アクセス権を変更する マスターユーザーのアクセス権を確認する マスター設定のアクセス権管理 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成する 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを変更する Agatha ユーザー情報を確認する お支払い情報を確認する ワークスペース設定 ワークスペース管理者限定

3 5.1 スペースの登録数を確認する ワークスペースユーザーを管理する ワークスペースにユーザーを追加する ワークスペースのユーザーを停止する ワークスペースユーザー一覧を Excel にエクスポート ( 出力 ) する ワークスペースのアクセス権を管理する アクセス権グループを作成する アクセス権グループのアクセス権を変更する ユーザーにアクセス権を設定する ユーザーに設定したアクセス権を削除する ワークスペースユーザーのアクセス権を確認する ワークスペース情報を確認する ワークスペースコンテンツをエクスポート 複数ファイルのエクスポート フォルダの移動 フォルダのアップロード フォルダ固有のアクセス権管理 フォルダに固有のアクセス権をつける フォルダ固有のアクセス権を変更する フォルダ固有のアクセス権を削除する マスター及びワークスペースの監査ログ マスター及びワークスペースの監査ログを確認する マスター及びワークスペースの監査ログをエクスポート FAQ 動作環境 対応しているファイルの種類 アップロードできるファイルサイズ ピンクのバーが画面上部に表示され エラーメッセージが表示される パスワードを忘れた パスワードがわからない ファイル名を修正したい 文書を誰が編集ロックしているか知りたい 文書を開くのに時間がかかる 文書を前の版に戻すことはできますか?

4 10 特定の版を削除することはできますか? 複数のレビュー者 ( 承認者 ) にレビュー依頼 ( 承認依頼 ) できますか? ユーザーのメールアドレスを変更したい PDF ファイルにダウンロード不可やカット & ペースト不可などのセキュリティをかけられますか? その他お問い合わせ

5 1 AGATHA 管理者ガイド基本編の概要 本ガイドでは Agatha のシステム管理者 ( マスター及びワークスペースで admin 権限が付与されているユーザー ) を対象とし マスター設定及びワークスペース設定を行うための操作方法を解説します 2 AGATHA 利用前のご確認 Agatha は以下動作環境を推奨しております お手数ですが ご利用前に推奨環境を満たしているかご確認をお願いいたします OS ブラウザー Microsoft Office Windows Mac OS Chrome 40 以降 Firefox 32 以降 Internet Explorer 10 以降 Safari 8 以降 Office 2010 Service Pack 2 ( バージョン番号 : ) または Office 2010 Service Pack 2 以降 ios(ipad) Safari 8 以降 ローカルストレージへのアクセスが必要です IE の場合 ActivX を有効にしてください Edge は 現バージョンでは推奨環境ではございません Office 2007 Office 2010(SP2 より前 ) は Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます その他のファイル種類については 各ユーザーの環境に依存します アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方は下記リンクをクリックください Office のバージョンの調べ方 (Win MAC) 5

6 3 AGATHA の設定について Agatha には マスター設定 と ワークスペース設定 の 2 種類の設定画面があります マスター及び各ワークスペースには 最低一人の管理者を設定します マスター管理者はワークスペース管理者を兼ねません マスター管理者で且つワークスペース管理者になる為には マスター設定とワークスペース設定で其々管理者になる必要があります Agatha マスター設定 マスター管理者 A ワークスペース A ワークスペース B ワークスペース C ワークスペース設定管理者 A ワークスペース設定管理者 B ワークスペース設定管理者 A 管理者 C 3.1 管理者ができること マスター設定では Agatha 全体に関する設定を行い 各ワークスペース設定では 各 ワークスペースの設定を行います 場所 管理者 主な設定項目 マスターデータ管理画面 マスター管理者 ( マスター設定でアクセス権が Administrators のユーザー ) マスター設定 Agatha へのユーザー登録ワークスペースの作成マスターアクセス権のアクセス権設定全ワークスペース共通のアクセス権作成全ワークスペース共通の文書分類設定全ワークスペースのログ確認等 ワークスペース管理画面 ワークスペース管理者 ( ワークスペース設定でアクセス権が Administrators のユーザー ) ワークスペース設定ワークスペースユーザーの選択ワークスペース内のアクセス権設定フォルダ固有のアクセス権設定ワークスペース内の文書分類設定ワークスペース内のログ確認等 6

7 アクセス権について Agatha では マスター 及び ワークスペース でユーザーごとに 以下のアクセス権を設定できます また ユーザーが複数のグループに属している場合 ユーザーは自分が属しているすべてのグループのアクセス許可を取得しています アクセス許可は単に追加されます 詳細は 権機能一覧とアクセス をご覧ください 場所 アクセス権 アクセス権内容 アクセス権内容詳細例 マスターデ Basic 管 マスター機能の設定 Agatha へユーザー登録 ワークスペー ータ Administrato 理編集スの作成者管理画面 rs マスターアクセス権のアクセス権設定 全ワークスペース共通のアクセス権作成 文書分類は操作できません Writers なし ( 2) (Readers と同じです ) Readers なし ( 2) (Writers と同じです ) ワークスペース管理画面 Basic Administrato rs 管理者 ワークスペース内の設定 ファイル編集 閲覧 ワークスペースユーザーの選択 ワークスペース内のアクセス権設定 フォルダ固有のアクセス権設定 ワークスペース内のフォルダ作成 文書 登録 編集 閲覧 文書分類は操作できません Writers Readers 一般ユーザー ワークスペース内のファイル編集 閲覧 ダウンロードワークスペース内のファイル閲覧 ダウンロ ワークスペース内の文書登録 編集 閲覧ワークスペース内のファイル閲覧 ダウンロード ード Viewer ワークスペース内のフ ワークスペース内のファイル閲覧 ( オプショ ァイル閲覧 ン ) 1 オプション追加に応じてアクセス権が追加される場合がございます 例 : 閲覧専用 Viewer テンプレートを追加している場合 テンプレート専用の管理者アクセス権が追加されます etmf:administrators 文書分類あり IRB:IRB Administrators 申請文書: Administrators 2 マスター設定のアクセス権 Writers と Readers は 現在機能していません ユーザー登録時にマスターのアクセス権を設定しますが マスターの操作が可能な管理者 Basic Administrators 以外は Writers で登録をしてください 7

8 機能一覧について主な機能とアクセス権は Agatha ヘルプセンター ( をご参照ください ヘルプセンター >ナレッジベース> 操作ガイド主な機能とアクセス権 0

9 3.2 設定ページへのアクセス 設定ページは左ナビメニューの 設定 ( 歯車アイコン ) をクリックすると表示さ れます マスター設定や各ワークスペース設定の切り替えはプルダウンメニューをクリックすると切り替えることが出来ます マスターデータ管理 ワークスペース管理 1

10 4 マスター設定 マスター管理者限定 4.1 マスターの登録数を確認する Agatha 全体の ワークスペース数 や ユーザー数 アクティブユーザー数 文書数 文書数 ( 版を含む ) 重複文書数 使用済みデータ量 を確認することができます 設定 -プルダウンメニュー マスター設定 - 登録数 タブをクリックし 登録数画面を表示します 2

11 4.2 ワークスペースの作成と管理 新しいワークスペースを作成する左ナビ 設定 をクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンから マスター設定 をクリックし マスターデータ管理画面を表示します ワークスペースタブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します マスター設定 新しいワークスペースを作成 ボタンをクリックすると ワークスペースを作 成 のポップアップが表示されます ワークスペース名 コード 内容を記入しテンプレートを選択します 新しいワー クスペースを作成 をクリックします 初期設定で ワークスペースを表示する にチェックがされています ワークスペー スを非表示にしたい場合は チェックをはずしてください マイルストン の設定はデフォルトでは無効となっております 有効にする場合は アガササポートまでご連絡ください 3

12 初期設定テンプレート Basic template( 分類リスト ( 設定されたフォルダ構造 ) は使用せず 自由にフォルダを作成する ) オプションでテンプレートを追加している場合 その他テンプレートの選択が可能です 例 ) etmf 対応のワークスペースを作りたい場合でご契約がある場合は テンプレート選択メニューの TMFDIA & 製薬協 を選択してください ワークスペースのテンプレートについて Agatha には 以下のフォルダ構造をワークスペースに追加できるテンプレートがあり ます DIA TMF 参照モデル ( 英語 ) TMF 日本版 医師主導治験 申請文書管理用の文書分類 IRB QMS SOP また オリジナルテンプレートも作成しております 4

13 ワークスペースをロックする作成したワークスペースをロックすると ワークスペース内の文書は変更不可になります 設定 プルダウンメニュー マスター設定 ー ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します ロックしたいワークスペースの 操作 - 編集 ボタンをクリックしポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたら ワークスペースのロック を選択します ワークスペースのロック を押すとダイアログが出てきますので 確認 ボタン を押して下さい ロックされたワークスペースにカギマークがつきます 5

14 また ワークスペース管理画面のワークスペース情報には ロックされたワークス ペース true と表示されます ワークスペースがロックされると true と表示されます 6

15 ワークスペースのロックを解除する 設定 プルダウンメニュー マスター設定 ー ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します ロックを解除したいワークスペースの 操作 ボタンをクリックし 編集 を選択します ポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたら ワークスペースのロックの解除 選択します 7

16 ワークスペースを非表示にする 設定 プルダウンメニュー マスター設定 ー ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 非表示にしたいワークスペースの 操作 ー 編集 をクリックしポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたら ワークスペースを表示する のチェックをはずし 変更を保存 をクリックします チェックをはずすと 新着情報 文書管理 でワークスペースが非表示になりま す 設定画面では プルダウンメニューのワークスペース名の前に す マークがつきま 8

17 ワークスペース設定を編集する 設定 -プルダウンメニュー マスター設定 - ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 設定内容を変更したいワークスペースの 操作 ボタンをクリックし 編集 を選択します ポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたら編集し 変更を保存 ボタンを押して下さい ワークスペースを削除する 設定 -プルダウンメニュー マスター設定 - ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 削除したいワークスペースの 操作 をクリックし 削除 を選択します 削除確認画面が表示されたらコメントを入力し 確認 をクリックするとワークスペースが削除されます 9

18 4.3 ユーザー管理 ユーザーを追加する ユーザーを一人ずつ登録する 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - ユーザーマスター タブをクリックし ユーザーマスター画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックすると ユーザーの追加 のポップアップ画面が表示されます 必要事項を記入し ユーザーを追加 をクリックすると 登録が完了します 尚 登録が完了しても ユーザーはまだワークスペースにはアクセスできません ワ ークスペースにアクセスするためには ワークスペースにそのユーザーを追加する設 定が必要です ユーザー登録時の デフォルトの権限 とは 登録するユーザーがマスターデータの設定を可能にするかを設定するメニューです 1 マスターデータ設定が可能なユーザーは Administrators を選択ください 2 その他のユーザーは Writer 等で設定ください Writer Reader は現在機能しておりません ( 今後拡張予定 ) ワークスペースとは連動していません 10

19 ユーザーを Excel で一括登録するマスターユーザーを複数名一括登録することが出来ます 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - ユーザーマスター タブをクリッ クし ユーザーマスター画面を表示します ユーザーをインポート ボタンをクリ ックすると ユーザーをインポート 画面が表示されます テンプレートのダウンローをクリックし テンプレートをダウンロードします 内容を入力し テンプレート (user-import-template.xlsx) を保存します 画面に戻り 次のステップ をクリックします 11

20 ファイルをアップロード画面が表示されますので テンプレートファイルを選択する か 枠内へドロップします インポートの検証結果が表示されます 内容を確認し 次のステップ をクリック します ユーザーのインポート画面が表示されるで インポートの開始 をクリックします インポートの完了画面が表示されます 内容を確認し 戻るボタンをクリックしま す 12

21 マスターユーザーにユーザーがインポートされます ユーザーを停止する マスターユーザーを停止すると ユーザーはすべてのワークスペースへアクセスが出来なくなります ユーザーに停止通知メールはされません 設定 プルダウンメニュー マスター設定 ー ユーザーマスター タブをクリックし ユーザーマスター画面を表示します 停止したいユーザーの 操作 ボタンをクリックし 編集 を選択します ユーザー情報の編集 ポップアップ画面が表示されるので ユーザーの停止 をクリックします 13

22 確認画面が表示されたら確認をクリックます ユーザーマスターページでは 停止したユーザーの氏名左に停止マークのアイコンが表示されます ユーザーはすべてのワークスペースへアクセスが出来なくなります 14

23 マスターユーザー一覧を Excel にエクスポート ( 出力 ) する マスターユーザー一覧を Excel にエクスポート形式でエクスポートできます 設定 プルダウンメニュー マスター設定 ー ユーザーマスター タブをクリ ックし ユーザーマスター画面を表示します ユーザーリストをエクスポート をクリックします user-export.xlsx がエクスポートされます マスターユーザーのアクセス権限を設定する マスターユーザーのアクセス権は ユーザー登録時にアクセス権が設定されます アクセス権は 変更や追加することが可能です 25

24 アクセス権を付与 ( 追加 ) する 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - アクセス権 タブをクリックしま す 変更したいアクセス権の 操作 ユーザーの編集 をクリックします ユーザーをグループへ追加 ボタンをクリックします ユーザーをグループへ追加ポップアップ画面が開くので ユーザーの名前またはメー ルアドレスを入力します ユーザーの候補が表示されるので 該当のユーザーを選択します ( ユーザーを選択 すると ユーザー名が灰色のラベルになります ) ユーザーをグループへ追加 ボタンをクリックします 26

25 ユーザーにアクセス権が付与されました アクセス権を削除する このユーザーをグループから削除します よろしいですか? と画面が表示されますので 確認 をクリックします ユーザーのアクセス権が削除されます アクセス権を変更するアクセス権を変更するには 変更したいアクセス権にユーザーを追加し 追加後 不要なアクセス権を削除します 例 Writer 権限の A さんのアクセス権を Admin に変更したい場合は Admin のアクセス権に A さんを追加 その後 Writer のアクセス権から A さんを削除します マスターユーザーのアクセス権を確認するユーザーに設定されたデフォルトのアクセス権を確認することができます 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - ユーザーマスター タブをクリックし アクセス権を確認したいユーザーの 操作メニュー - アクセス権を表示 をクリックします 27

26 ユーザーのアクセス権一覧が表示されます 28

27 4.4 マスター設定のアクセス権管理 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成する全ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成することができます マスター設定で作成するアクセス権は 以降に作成されるワークスペースのアクセス権で追加がされ 且つ 利用することが可能です 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - アクセス権 タブをクリック し アクセス権グループ画面を表示します アクセス権グループを追加 をクリッ クします 設定画面が表示されるので 名前及び説明を記入します つづいて アクセス権グループの設定 ー 今後作成されるワ-クスペースにこのグループを追加 にチェックをつけます 適用するアクセス権レベルを選択し 保存 をクリックします 29

28 複数のアクセス権を設定する場合は アクセス権のプルダウンメニューの空いている白い部分をクリックし プルダウンメニューを表示します アクセス権を選択し プルダウンメニュー以外の何も表示されていない場所をクリックしプルダウンメニューを非表示にします 保存 をクリックします マスターで作成したアクセス権は以降に作成されるワークスペースで有効となりま す 既存のワークスペースには表示されません 30

29 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを変更する マスターアクセス権グループの編集内容は以降に作成されるワークスペースで有効と なります 既存のワークスペースでは適応されません 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します 変更したいアクセス権グループ列の アクセス権グループの編集 をクリックします アクセス権グループの編集画面が開いたら 変更を行い 保存 をクリックします 31

30 4.5 AGATHA ユーザー情報を確認する 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - ユーザー情報 タブをクリック し ユーザー情報を確認します 4.6 お支払い情報を確認する クレジットカードでのお支払いの方のみ 設定が可能です その他支払い方法をご希望の方はサポートまでご連絡ください 設定 プルダウンメニュー マスター設定 - ユーザー情報 タブをクリックし 必要事項を入力し 注文確認する ボタンをクリックします 内容を確認し 注文する をクリックします 32

31 5 ワークスペース設定 ワークスペース管理者限定 ワークスペース設定は ワークスペース管理者が設定可能です 5.1 スペースの登録数を確認する ワークスペース内の各種登録数を見ることができます 設定 プルダウンメニュー 確認したいワークスペース ー 登録数 タブをクリックし 登録数画面を表示し登録数を確認します 管理したいワークスペースを選択 29

32 5.2 ワークスペースユーザーを管理する ワークスペースにユーザーを追加する 設定 プルダウンメニュー ユーザーを追加したいワークスペース - ワークスペースユーザー タブをクリックし ワークスペースユーザーの画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックするとポップアップ画面 ワークスペースのユーザーを追加します が開きます ユーザーを追加したいワークスペースを選択 他のユーザーを招待 欄に 追加するユーザー( 氏名または ) を入力します マスターで登録されたユーザーの選択枠がでてくるので 該当のユーザーを選択します マスター設定での権限を選択し ユーザーを追加 をクリックすると ユーザーがワークスペースに追加されます そのユーザーには ワークスペースに招待されました のメールが送付されます 30

33 氏名または を入力すると選択枠が表示されます ワークスペースのユーザーを停止する ワークスペースユーザーを停止することが可能です ユーザーに停止通知メールはされません 設定 プルダウンメニュー 停止したいユーザーの所属するワークスペース ー ワークスペースユーザー タブをクリックし ワークスペースユーザーの画面を表示します 停止したいユーザー列の 操作 ー 編集 をクリックします ユーザー情報の編集画面が開いたら ユーザーを停止 ー確認表示ポップアップ画面の 確認 をクリックします ページを更新すると 停止したユーザーの名前左側には鍵マークアイコンが表示されます 31

34 5.2.3 ワークスペースユーザー一覧を Excel にエクスポート ( 出力 ) する ワークスペースユーザー一覧を Excel にエクスポート形式でエクスポートできます 設定 プルダウンメニュー ( ワークスペース ) ー ワークスペースユーザ ー タブをクリックし ユーザーマスター画面を表示します ユーザーリストをエクスポート をクリックします 32

35 user-export.xlsx がエクスポートされます 5.3 ワークスペースのアクセス権を管理する アクセス権グループを作成する 設定 プルダウンメニュー アクセス権グループを作成したいワークスペース ー アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します アクセス権グループを追加 をクリックします 33

36 設定画面が開いたら 名前 説明を記入し アクセス権を選択し 保存 をクリックします 34

37 5.3.2 アクセス権グループのアクセス権を変更する ワークスペースでアクセス権グループを作成した場合は ワークスペース設定からアクセス権のグループを変更できます ( マスター設定で作成したアクセス権はワークスペース設定から変更ができません マスター設定のアクセス権設定で変更をしてください ) 設定 プルダウンメニュー アクセス権を変更したいワークスペース アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します 変更したいアクセス権グループ列の アクセス権グループの編集 をクリックします アクセス権グループの編集画面が開いたら 変更を行い 保存 をクリックします ユーザーにアクセス権を設定する 設定 プルダウンメニュー 設定したいワークスペース アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します 設定したいアクセス権列の ユーザーの編集 をクリックします アクセス権グループのユーザー管理画面が開いたら ユーザーに追加したい権限の 操作 メニューをクリックし ユーザーの編集 をクリックします 35

38 権限のユーザー管理画面が開いたら ユーザーをグループへ追加 をクリックします ユーザーの名前またはメールアドレスを入力します ユーザーを選択し ユーザーをグループへ追加 ボタンをクリックします アクセス権が設定されます ユーザーに設定したアクセス権を削除する 設定 プルダウンメニュー 確認したいワークスペース - アクセス権 タブをクリックし アクセス権グループ画面を表示します ユーザーから削除したいアクセス権列の 操作 ユーザーの編集 をクリックします 削除したいユーザー列の 操作 - ユーザーを削除 をクリックします ユーザー削除の確認画面で 確認 をクリックします 36

39 5.3.5 ワークスペースユーザーのアクセス権を確認する ユーザーに設定されたワークスペース内のアクセス権を確認することができます 設定 プルダウンメニュー ( ワークスペース ) - ワークスペースユーザー タブをクリックし アクセス権を確認したいユーザーの 操作メニュー - アクセス権を表示 をクリックします 37

40 ユーザーのワークスペース内のアクセス権一覧が表示されます 5.4 ワークスペース情報を確認する 設定 プルダウンメニュー 情報を確認したいワークスペース - ワークスペ ース情報 タブをクリックし ワークスペース情報を確認します 38

41 5.5 ワークスペースコンテンツをエクスポート ワークスペース管理者は 表示形式に沿ったコンテンツ ( ファイル 監査ログ チェックサム ) を一括エクスポートすることが可能です エクスポート時は 設定画面または エクスポート完了メール内のリンクから ダウンロードを行うことが可能です エクスポートの内容 コンテンツ名 ファイル コンテンツ内容 ワークスペース内に登録されたすべてのファイルとファイル一覧 例 ) ファイルエクスポートフォルダ表示 ファイルエクスポートリスト表示 ファイル一覧 39

42 ファイル (GUID を追加 ) フォルダ表示を選択した場合はフォルダパスやハイパーリンク情報等もダウンロードされます GUID を追加 にチェックを入れエクスポートした場合 ワークスペース内に登録されたすべてのファイル名に GUID/ AUID (AgathauniqueID) が追加されたファイルとファイル一覧例 )AUID 追加ファイルエクスポートリスト表示 監査ログ ワークスペース内に登録されたすべてのファイルの監査ログとファイル一 覧 監査ログ (GUID を追加 ) GUID を追加 にチェックを入れエクスポートした場合 ワークスペー ス内に登録されたすべてのファイルの監査ログ名に GUID/ AUID(Agatha Unique ID) が追加された監査ログとファイル一覧 40

43 チェック サム document checksum チェックを入れた場合 ワークスペースの zip エク スポートに含まれるエクスポートエクセルに 各ファイルのチェックサム が含まれます 設定 -プルダウンメニューから任意のワークスペースを選択し インポート/ エクスポート タブをクリックします ワークスペースのコンテンツをエクスポート画面が表示されたら ワークスペースのコンテンツをエクスポート ボタンをクリックします エクスポートしたい表示形式とコンテンツを選択します 41

44 OK をクリックします メール宛に ワークスペースエクスポートの通知メールが届きますので メール内のリンクをクリックします 又は 設定 > 任意のワークスペース > インポート / エクスポート のワークスペースのコンテンツをエクスポート画面からもダウンロードできます 状態が エクスポートしたファイルを取得 に変わりリンクをクリックするとダウンロードが可能です メールからダウンロードする場合 42

45 Agatha にログインしてない場合は ログイン画面が表示されますのでログインしてください コンテンツダウンロード画面が表示されますので エクスポートがしたファイルを取得 をクリックします Agatha からダウンロードする場合 エクスポートしたファイルを取得 をクリックします Export.zip ファイルが PC にダウンロードされます Zip 解凍ソフトは UTF8 対応の解凍ソフトまたは Windows ユーザーの場合 Windows 標準の解凍機能をご利用ください (UTF8 対応ソフト以外の場合 文字化けする可能性がございます ) GUID は Agatha 文書管理画面の 任意の文書の 操作 メニュー - 詳細 - 属 性 - 文書の情報 にある AUID と一致します 43

46 44

47 5.6 複数ファイルのエクスポート ワークスペース管理者は 複数のファイルを選択してエクスポートするとこが可能です 文書管理ページの 文書管理操作メニュー ( 歯車アイコン ) > 文書エクスポート をクリックします エクスポートするファイルをドキュメントリストから右側の 文書をエクスポート ウィンドウにドラッグアンドドロップします レンディション (PDF) がある場合 エクスポート有無のチェックボックスが表示さ れるので エクスポートしないファイルのチェックを OFF にします エクスポートの名前を入力して 送信 をクリックします 45

48 エクスポートの準備が整うと 画面にエクスポート完了通知が表示されます また ユーザーはエクスポートへのリンクを含むメールを受信します リンクをクリックすると ユーザーは自分のすべてのエクスポートを含むページに移 動します 46

49 エクスポートは 24 時間のみ有効です その後 システムから削除されます ユーザーは 文書管理操作メニュー ( 歯車アイコン ) > 文書エクスポート か らエクスポートページにアクセスすることもできます ユーザーは エクスポートしたファイルを取得 リンクをクリックしてファイルをエクスポートします エクスポートには 選択されたファイルと エクスポートされたドキュメントのリストとチェックサムが関連付けられた Excel エクスポートスプレッドシートが含まれます 47

50 5.7 フォルダの移動 ワークスペース管理者は 同じワークスペース内でフォルダを移動することが可能です ( フォルダを別のワークスペースに移動することはできません ) フォルダ移動は フォルダ内に編集ロックされた文書がない場合に移動することが出来ます また 文書分類の " 文書の場所 " または " 未登録表示の場所 " に設定がある場合は移動できません フォルダを移動する際 移動先フォルダにアクセス権があることが必要です ( フォルダ固有のアクセス権設定等で該当フォルダアにアクセス権限がない場合 そのフォルダをフォルダ移動先に指定できません ) 移動したいフォルダの操作メニュー ( ツリー表示のフォルダの場合右クリック ) から フォルダを移動 をクリックします 宛先フォルダを選択するためのウィンドウが表示されますので 移動先のフォルダを 選択します 48

51 フォルダはすべてのコンテンツ ( フォルダとドキュメント ) を含み選択したフォルダ 内に移動します 49

52 5.8 フォルダのアップロード ワークスペース管理者は フォルダアップロードが可能です ( 上限 2GB) アップロードするフォルダは アップロード前に zip 形式にしてからアップロードを行ってください zip 形式にするには 圧縮ソフト等が必要です PC にインストールされていない場合は 貴社情報システム部等にお問合せください フォルダの中身が空の場合 該当フォルダはアップロードされません 文書管理画面のフォルダ表示に切り替えると 文書管理操作メニュー ( 歯車アイコン ) に フォルダをアップロード ボタンが表示されます フォルダをアップロード ボタンをクリックすると zip ファイルを選択するウィンドウが表示されます zip ファイルを選択 ( 又は ) ドロップします 必要事項を入力し アップロード ボタンをクリックします フォルダアップロードは 文書分類の 文書の場所 を持たないフォルダのみを選択できます ( 大分類 99 その他中分類 その他小分類その他 ) 50

53 選択したメタデータは インポートされたすべてのドキュメントに適用されます 提供された 名前 は インポートされたフォルダ構造のルートフォルダとして使用されます [ 送信 ] をクリックすると ルートフォルダが作成され アップロードが開始されるのを待つメッセージが表示されます 数秒後 Zip ファイルに含まれるフォルダ構造のアップロードが開始されます アップロードが完了すると システムは自動的にファイルの解凍を行い Agatha にインポートされたフォルダ構造を表示します 51

54 5.9 フォルダ固有のアクセス権管理 フォルダに固有のアクセス権をつける 特定のフォルダにアクセス権を設定することが可能です フォルダのアクセス権操作動画 : %E3%82%A2%E3%82%AF%E3%82%BB%E3%82%B9%E6%A8%A9%E8%A8%AD%E5%AE%9A 予めアクセス権グループを作成し ユーザーを追加します ( 5.3 ワークスペースのアクセス権を管理する ) 参照 ) 左ナビメニューの 文書管理 を選択し フォルダ表示に切り替えます 固有のアクセス権をつけたいフォルダの列にある 操作 ボタンをクリックします アクセス権の管理をクリックし フォルダアクセス権の管理画面を開きます 編集ボタンをクリックします ( 編集ボタンはクリックすると保存ボタンに変わります ) 次に フォルダ固有のアクセス権を有効にする にチェックをします ポップアップ画面がアクセス権設定画面に変わります 編集 ボタンをクリックしてから チェックしてください

55 ユーザーグループを選択 アクセス権レベルを選択し グループの追加 をクリックします 設定が追加されます 複数の権限を設定したい場合は 作成したフォルダアクセス権のアクセス権レベルの空白部分をクリックし 表示されるプルダウンメニューからアクセス権を選択します 保存 ボタンをクリックします アクセス権レベルで設定したワークスペースアクセス権に該当のユーザーが登録されているかご確認ください ツリー表示の場合 固有のアクセス権を設定したフォルダは緑色のフォルダになります 53

56 5.9.2 フォルダ固有のアクセス権を変更する左ナビメニューの 文書管理 を選択し フォルダ表示に切り替えます 固有のアクセス権を変更したいフォルダの列にある操作メニューの アクセス権の管理 をクリックします フォルダアクセス権管理の画面が開きますので 変更を行います 最後に 保存 ボタンをクリックします をクリックすると権限を削除できます 空白部分をクリックすると権限を追加できます 54

57 5.9.3 フォルダ固有のアクセス権を削除する左ナビメニューの 文書管理 を選択し フォルダ表示に切り替えます フォルダ固有のアクセス権を削除したいフォルダの列にある操作メニューの アクセス権の管理 をクリックします フォルダアクセス権管理の画面が開きますので 表示されている ( アクセス権 ) ユーザーグループをすべて削除します 画面が切り替わります 保存 ボタンをクリックします 55

58 6 マスター及びワークスペースの監査ログ マスター管理者は マスター設定の監査ログ ワークスペース管理者はワークスペー ス設定の監査ログを確認することが可能です 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 ( ワークスペースの場合ワークスペース名 ) をクリックし マスターデータ ( 又はワークスペース ) 管理画面を表示します 監査ログ タブをクリックします をクリックすると 絞り込みが可能です 56

59 6.1 マスター及びワークスペースの監査ログを確認する マスター管理者は マスター設定の監査ログ ワークスペース管理者はワークスペー ス設定の監査ログを確認することが可能です 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 ( ワークスペースの場合ワークスペース名 ) をクリックし マスターデータ ( 又はワークスペース ) 管理画面を表示します 監査ログ タブをクリックします をクリックすると 絞り込みが可能です 57

60 6.2 マスター及びワークスペースの監査ログをエクスポート マスター管理者は マスターの監査ログ ワークスペース管理者はワークスペースの 監査ログをエクスポートすることが可能です エクスポートには Excel 必要となります 監査ログは 1000 件までエクスポート可能です 1000 以上データがある場合は絞り込み機能をご利用ください ( ワークスペースのエクスポート機能でログをエクスポートください ) 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 ( ワークスペースの場合ワークスペース名 ) をクリックし マスターデータ管理画面 ( 又はワークスペース ) を表示します 監査ログ タブをクリックします 58

61 監査ログデータが 1000 件までエクスポートが可能です 必要に応じ監査ログを絞り 込みます 59

62 監査ログ一覧表右上の表示設定メニューの歯車ボタンをクリックし エクセルにエ クスポート メニューをクリックします 監査ログがローカル環境の Excel にエクスポートされます 60

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64 FAQ 最新の FAQ は Agatha 画面左の ヘルプ ボタンをクリックし ヘルプセンターをご覧ください Agatha サポートセンター : 平日 9:00~17: 動作環境 ブラウザー Internet Explorer 10 以降 Firefox 32 以降 Chrome 40 以降 Safari 8 以降 Edge は 現バージョンでは推奨環境ではございません ローカルストレージへのアクセスが許可されていることが必要です 2 対応しているファイルの種類 Office 文書 Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号 : またはそれ以降の Word Excel PowerPoint 及び PDF をサポートしています (Office 2007 Office 2010(SP2 より前は Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます ) その他のファイル種類については 各ユーザーの環境に依存します アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません 3 アップロードできるファイルサイズサポート対象のファイルサイズは 1GB までです ( 通信環境等により異なります ) フォルダも 1GB までです 62

65 4 ピンクのバーが画面上部に表示され エラーメッセージが表示される ピンクのバーの右端の をクリックするとエラーメッセージが消えます エラーメッセージが消えない場合は 画面のスクリーンショットを サポートにお問い合わせください 5 パスワードを忘れた パスワードがわからないログイン画面の パスワードをリセット をクリックし ユーザー名 ( ) を入力します パスワードをリセットするための が送付されますので 内の説明に従って パスワードをリセットしてください 6 ファイル名を修正したい 操作 プルダウンの 属性 を選択すると 属性画面が開きます 画面下部の 編集 をクリックし 一番上の行に表示される 名前 欄を修正します 7 文書を誰が編集ロックしているか知りたい文書名にカーソルをあてるか 操作 プルダウンの 監査ログ を見ると 誰が文書を編集ロックしてるかを確認できます 又は 文書の属性情報から確認ができます 8 文書を開くのに時間がかかるクラウドにセキュアに接続するため 通信状況によっては時間がかかることがあります 9 文書を前の版に戻すことはできますか? 例えば 現在 0.3 版で 0.2 版に戻したい場合は 変更履歴 から 0.2 版をダウンロードし 新版をアップロード でアップロードすると 0.4 版として 0.2 版の内容に戻すことができます 10 特定の版を削除することはできますか? 法規制対応のため 特定の版を削除することはできなくなっています 11 複数のレビュー者 ( 承認者 ) にレビュー依頼 ( 承認依頼 ) できますか? はい 複数のレビュー者にレビュー依頼できます 全レビュー者がレビューを終えると レビューが完了します 63

66 複数のレビュー者に順番にレビュー依頼したい場合は 1 人のレビュー者にレビュー依頼を送り レビューが終わったら 次のレビュー者にレビュー依頼を送ります 承認も同様です 自動的に順番にレビュー依頼を送付する機能は サポートにお問い合わせください 12 ユーザーのメールアドレスを変更したいアガササポートまでアドレス変更についてご連絡ください 尚 ユーザーがメールアドレスを変更する機能は将来提供予定です 氏名はユーザー自身がプロフィールの設定から修正可能です 13 PDF ファイルにダウンロード不可やカット & ペースト不可などのセキュリティをかけられますか? オプションにて 閲覧専用 のアクセス権を付加することが可能です アクセス権を追加する場合は サポートへお問合せください その他お問い合わせ Agatha サポート平日 9:00~17:00 Agatha ヘルプセンター :support@agathalife.com お問合せフォーム : support@agathalife.com TEL : ヘルプセンターには操作ガイドや動画マニュアル FAQ を掲載しております 64