目次 目次 Agatha の概要 Agatha の概要 動作環境 操作の説明 ログイン / ログアウト はじめてアガサにログインする場合 ログイン

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1 Agatha 操作ガイド 基本編 V2.5:2017 年 7 月 17 日 アガサ株式会社 1

2 目次 目次 Agatha の概要 Agatha の概要 動作環境 操作の説明 ログイン / ログアウト はじめてアガサにログインする場合 ログイン ログアウト 画面の構成 プロフィールの編集 オーナー切替 ワークスペース 新着情報ページ 文書管理ページ フォルダ表示とリスト表示 グループ化して表示する ソート又は絞り込んで表示する グループ化 ソートをリセットする フォルダ表示 でフォルダ作成 文書の登録 フォルダ作成と削除 文書登録 フォルダのリンク取得 リスト表示 で文書の登録 文書の閲覧 文書の閲覧 ブラウザ表示で閲覧 文書の編集と確定 編集 保存 編集を保存...27 topics 保存後 前の版を確認するには?...29 topics 編集ロック 前の状態に戻すには?...29 topics メンバーがかけた 編集ロック を強制終了するには? 新版をアップロード

3 2.7.3 PDF 作成 Agatha で作成した PDF を削除 コピー 確定 確定を取り消し 確定に戻す ( マイナー版を削除する ) 削除 文書のダウンロード 文書のリンク取得 ( 文書の直接ダウンロード ) ワークフロー レビュー依頼 単独レビュー 単独レビュー依頼 単独レビューをする レビュー依頼の確認 レビュー依頼の取り消し 共同レビュー 共同レビュー依頼 共同レビューする 共同レビューコメントを非公開にする 共同レビューにコメントする 共同レビューコメントのエクスポート 共同レビューの確認 共同レビューの取り消し 承認申請 承認する 確定 お知らせ その他の機能 ファイル名などの属性の編集 ドキュメントの変更履歴と監査ログ すべてのタスクの表示 文書一覧をエクスポート 管理者機能 マスターデータ管理 マスターデータの登録数を確認する マスター管理者限定 ワークスペースの作成と管理

4 新しいワークスペースを作成する マスター管理者限定 ワークスペースをロックする マスター管理者限定 ワークスペースのロックを解除する マスター管理者限定 ワークスペースを非表示にする マスター管理者限定 ワークスペース名を変更する マスター管理者限定 ワークスペースを削除する マスター管理者限定 ユーザー管理 新しいユーザーを Agatha に登録する マスター管理者限定 マスターユーザーを停止する マスター管理者限定 アクセス権を管理する...66 ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成する マスター管理者限定.70 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを変更する マスター管理者限定 Agatha ユーザー情報を確認する マスター管理者限定 お支払い情報を確認する マスター管理者限定 ワークスペース管理 ワークスペースの登録数を確認する ワークスペースユーザーを管理する ワークスペースにユーザーを追加する ワークスペースのユーザーを停止する ワークスペースのアクセス権を管理する アクセス権グループを作成する アクセス権グループのアクセス権を変更する ユーザーにアクセス権を設定する ユーザーに設定したアクセス権を削除する ワークスペース情報を確認する フォルダのアップロード ブラウザー chrome 限定 フォルダ固有のアクセス権管理 フォルダに固有のアクセス権をつける フォルダ固有のアクセス権を変更する フォルダ固有のアクセス権を削除する マスター及びワークスペースの監査ログ 管理者限定 マスター及びワークスペースの監査ログを確認する マスター及びワークスペースの監査ログをエクスポート ワークスペース内の全文書一覧や特定文書一覧を定期的に自動エクスポート ア ガササポート その他の項目

5 4 FAQ 動作環境 対応しているファイルの種類 アップロードできるファイルサイズ ピンクのバーが画面上部に表示され エラーメッセージが表示される パスワードを忘れた パスワードがわからない ファイル名を修正したい 文書を誰が編集ロックしているか知りたい 文書を開くのに時間がかかる 文書を前の版に戻すことはできますか? 特定の版を削除することはできますか? 複数のレビュー者 ( 承認者 ) にレビュー依頼 ( 承認依頼 ) できますか? PDF ファイルにダウンロード不可やカット & ペースト不可などのセキュリティ をかけられますか?

6 1 Agatha の概要 1.1. Agatha の概要 Agatha は治験 臨床研究の文書や GxP 対象の文書をプロジェクト単位で作成 共有 保管するためのクラウドサービスです GCP や GxP で必要とされる要件を満たしていますので 治験 臨床研究で発生する文書や GxP 対象のあらゆる文書を電子原本として扱うことができます それにより医療 医薬品業界における 紙 資料に関わる作業が大幅に削減され 業務の効率化や品質確保の効果が期待されます Agatha の主な機能は以下のとおりです プロジェクト ワークスペースプロジェクト ( 試験 研究テーマなど ) ごとに プロジェクト ワークスペース ( 以下 ワークスペース ) を作成できます ワークスペースには 権限を付与されたそのプロジェクトに関係するメンバーのみがアクセスでき プロジェクト内の文書の作成や共有を行います ワークスペースの管理者が そのワークスペースにアクセスできるユーザーの管理を行います ワークスペースでは文書の作成や共有の他に お知らせ やレビュー依頼 承認申請の機能を使って メンバー間のコラボレーションが可能です 文書の管理 2 つの文書管理体系があり 用途に応じて使い分けます シンプルなフォルダ管理自由にフォルダを作成し 文書を格納できる管理体系です 共有フォルダのように 柔軟な運用が可能です 文書分類による管理治験の必須文書など 作成すべき文書分類が予め決まっている場合 分類を登録し 各文書が作成済みか未作成かを把握し 進捗管理を行う運用が可能です 分類には DIA TMF 参照モデル Agatha 標準の分類表を利用することもできますし 各組織の独自の分類を使用することもできます レビュー依頼 承認申請とお知らせレビュー依頼 承認申請の機能を使って 電子的にレビューや承認を行うことができます ER/ES 指針の要件を満たしていますので 正式な承認 正式な電子署名として扱うことができます お知らせ機能は ワークスペース内のユーザーに通知を送る機能です プロジェクト内の情報共有ツールとして利用できます 法規制対応 ER/ES 指針 FDA CFR 21 Part 11 で必要とされる機能を備えています ユーザーのアクセス制御 文書の版管理 監査ログ 電子署名 電子承認などの機能や 通信の暗号化などのセキュリティ管理を提供しています 6

7 1.2. 動作環境 動作環境は 以下を推奨しております ブラウザー Internet Explorer 10 以降 Firefox 32 以降 Chrome 40 以降 Safari 8 以降 Edge は 現バージョンでは推奨環境ではございません ブラウザーのポップアップブロックを解除ください Office 文書 Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号 : またはそれ以降の Word Excel PowerPoint 及び PDF をサポートしています (Office 2007 Office 2010(SP2 より前 ) は Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます ) その他のファイル種類については 各ユーザーの環境に依存します アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方 ( 下記リンクをクリックください ) Office のバージョンの調べ方 (Win MAC) 7

8 2 操作の説明 2.1 ログイン / ログアウト はじめてアガサにログインする場合はじめてアガサを利用する場合は 一般ユーザーは管理者から あてに 招待メールが届きます 管理者から初めてワークスペースに招待された場合 宛にワークスペースの招待メールが届きます Agatha ログインページ ( にアクセスします パスワードリセット をクリックしパスワード設定を行います 招待メールを受信した アドレスを入力し パスワードを再設定する 8

9 をクリックします に アカウント発行完了のご連絡 が届きますので メール内に記載してあるパスワード設定 URL をクリックしてパスワード設定を行います 任意のパスワードを入力し パスワードを変更します をクリックし パスワードを設 9

10 定します 宛に パスワード変更完了のご連絡 が届きます ログイン画面 ( に戻り 登録した とパスワードを入力すると Agatha へログインできます ログイン後 基本操作トレーニングビデオの確認が求められますので トレーニングビデオをご確認ください ( トレーニングビデオは トレーニング受講記録として プロフィールに記録されます ) トレーニングビデオの内容 トップページの構成 フォルダの作成 ドキュメントの登録 編集 PDF 変換 確定 その他操作 分類が定義されている場合 ヘルプ お問合せ 10

11 2.1.2 ログイン はじめて Agatha にログインする場合は はじめてアガサにログインする場合 をご参照ください Agatha ログインページ ( にアクセスします ユーザー名 ( ) とパスワードを入力し ログイン をクリックします ログアウト 画面右上の ログアウト をクリックします 11

12 2.2 画面の構成ログインすると 新着情報ページが開きます アガサには大きくわけ5つのメニューがあります 1 新着情報 マイタスク お知らせ 最新の文書 2 文書管理 文書一覧 3 ヘルプ ヘルプページ 4 設定 ワークスペースの作成 ユーザーの作成 権限設定等 ( 管理者のみ ) 5 オーナー切替 機関切替 ( 複数の機関に携わる方のみ ) 6 プロフィール プロフィールの編集画面です 設定は Reader Writer 権限では表示されません また 1 オーナーのみの所属の場合 オーナー切替ボタンは表示されません プロフィールの編集画面右上の プロフィール をクリックします プロフィールを編集 タブをクリックし 氏名の編集を行います 変更を保存 をクリックします (R2.5 では氏名のみの編集が可能です ) 12

13 2.2.2 オーナー切替 複数の機関のワークスペースに招待された場合 オーナー切替 ボタンが表示されます 現在表示している画面のオーナー名 選択 をクリックするとオーナーが切り替わります ワークスペースワークスペースとは プロジェクト ( 試験 研究テーマなど ) ごと区切った作業領域です 新着情報ページ と 文書管理ページ の左上にはプロジェクト ワークスペースのプルダウンメニューが表示されます ワークスペースを選択すると そのワークスペースのページに移動します ワークスペース名 13

14 2.2.4 新着情報ページ 新着情報は マイタスク お知らせ 最新の文書 の 3 つの部分で構成されていま す マイタスク には レビュー依頼 承認依頼などの そのユーザーのタスクが表示されます マイタスクの色は赤 黄色 緑あり以下の期限を表します 赤 : 期限日及び期限超過黄色 : 期限一週間前緑 : 期限一週間以降 お知らせ には プロジェクト内で共有するお知らせ情報が表示されます 最新の文書 には 最近更新された文書一覧が表示されます トップページの右下の 文書の登録と一覧 をクリックすると 文書管理ページ に移動します 14

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16 2.2.5 文書管理ページ 文書の登録 編集 レビュー依頼 承認申請などの操作をするページです 各メニューは 権限や文書の状態により表示が制限されます ( 例 ) ドラフト時 レビュー時 編集ロック時 16

17 2.3 フォルダ表示とリスト表示 文書管理ページには フォルダ表示 と リスト表示 最新の文書 の 3 つの表示形式があります フォルダ表示 ボタンをクリックすると プルダウンメニューで表示形式を選択できます フォルダ表示 はフォルダ事にファイルを表示します 共有ドライブのように 自由にフォルダを作成し 文書を作成 共有する場合に適しています また フォルダ表示ではフォルダ構造が把握できるツリービューの表示も可能です リスト表示 は リスト形式で表示されます 大分類 中分類 小分類が表示されますので 分類に沿って管理する場合に適しています ( ご契約オプションにより 別の分類項目が設定されますので 管理者へお問い合わせください ) フォルダ表示例 ( ツリービューに切り替えることが可能です ) 17

18 フォルダが緑色の場合は フォルダに固有のアクセス権が設定されています リスト表示例 文書分類表示 ( 大 中 小分類 ) ので表示できる表示 ) オプション Basic テンプレート表示 グループ化して表示する文書管理ページには 名前 状態 副題又は詳細 版 更新者 更新 ( 日付 ) の列 18

19 があり リスト表示では 名前 を除く列はグループ化表示が可能です リスト表示にすると グループ化したい項目をここにドロップ というスペースが表の上に表示されます グループ化したい列のタイトル上にカーソルを置きます ( 矢印が上下左右の矢印に変わります ) グループ化したい項目をここにドロップ にドロップすると項目ごとにグループ化することができます 列のタイトルの上にカーソルを置くと矢印にかわります ドロップ ソート又は絞り込んで表示する各列のには緑の小さな下向き三角のボタンがあります 三角ボタンをクリックするとソート及び絞り込み操作パネルが開きます 降順 昇順 フィルターでを選択し並び替え又は絞り込みを行います フィルターで絞り込む場合は 絞り込みたいフィルターにチェックをいれ フィルターボタンをクリックします 19

20 2.3.3 グループ化 ソートをリセットする 表の右上にある リスト表示 ボタンの歯車マークアイコンをクリックします 表示設定をリセット をクリックすると設定をリセットできます 20

21 2.4 フォルダ表示 でフォルダ作成 文書の登録 フォルダ作成と削除アクセス権が 管理者 のユーザーはフォルダの作成ができます フォルダ表示 に切り替えると フォルダを作成 ボタンが表示されます フォルダを作成 ボタンをクリックし 作成したいフォルダ名を入力し (30 文字以内 ) 作成 をクリックすると フォルダが作成されます 2016 年 11 月までに作成したアクセス権の編集グループに含まれるユーザーは フォルダの作成が可能となっておりますのでご留意ください 現在表示しているフォルダ名と上位フォルダは フォルダを作成 ボタンの下に表示されます ホームマークは トップフォルダを表します フォルダ名の右側の 操作 プルダウンから 削除 を選択すると フォルダが削除されます 文書の状態が 確定 となっている文書がフォルダ内ある場合 フォルダを削除できません 現在のフォルダ 文書分類で作成されたフォルダ構造の場合 登録されるべき文書がある前提でフォルダ構造が作成されています その為 フォルダ内文書に文書の登録がされていない場合 未登録 表示がされフォルダの削除ができないようになっています 未登録の文書をすべて登録することでフォルダの削除が可能ですが 削除する場合は管理者に相談の上削除ください 21

22 2.4.2 文書登録文書を登録したいフォルダで + 文書を登録 をクリックすると 文書をアップロード の画面に移動します アップロードする文書を選択またはドロップします 複数の文書を一度にまたは次々に選択やドロップできます 送信 を押すと文書が登録されます 大分類などのフィールドは変更や入力しなくて良いですが 詳しい説明は 以下の< 補足説明 >をご覧下さい 文書のアップロード上限は 1GB です IE をご利用の場合は 文書等の件名は 30 文字以内でお願いいたします (IE の仕様により文字数の制限がある為 ) 1 ファイルを選択 又はドロップし 2 送信 < 補足説明 > 属性情報欄が表示されます * がついているのは必須項目です Basic テンプレートの場合は 自由にフォルダを作成する仕様のため分類機能 ( 大分類 中分類 小分類 ) が使えません 設定はすべて その他 にてお願いします 所有者 はアップロードしたユーザー名が自動入力されますが 他のユーザーに変更できます 22

23 ステータス は ドラフト になっていますが 確定 を選択することもできます 確定については 確定 の項をご覧ください 名前 はファイル名です 元の文書名が入力されますが ファイル名を変更したい場合は変更して登録できます 任意で 副題又は詳細 備考 を登録することもできます フォルダのリンク取得 Agatha ではフォルダのリンクを取得し 共有することが可能です 操作 プルダウン- 詳細 - ハイパーリンクを取得 をクリックします テキストボックスの右側のボタンをクリックするか テキストボックスをトリプルクリックしコピー <Windows Ctrl+C MAC Command+C >すると ハイパーリンクがコピーできます ハイパーリンクをブラウザーのアドレスバーに入力すると Agatha にログインしていない場合 ログイン画面が表示されます ログイン後 改めてアドレスバーに URL を入力してください 23

24 2.5 リスト表示 で文書の登録文書分類で作成されたフォルダ構造の場合 大中小項目の設定が可能な登録されるべき文書がある前提でフォルダ構造が作成されており 登録されるべき文書には 未登録 の表示がされています 未登録 と表示されている文書を登録する場合は 操作 プルダウンの 文書を登録 又は名前をクリックすると 文書をアップロード の画面に移動します アップロードする文書を選択またはドロップします 登録 から文書を登録する場合は 大分類 中分類 小分類 は自動入力されます 送信 を押すと文書が登録されます 所有者などのフィールドは変更や入力しなくて良いですが 詳しい説明は 前節の< 補足説明 >をご覧下さい 未登録 表示がない分類の文書を登録する場合は + 文書を登録 をクリックすると 文書をアップロード の画面に移動します アップロードする文書を選択またはドロップします 複数の文書を一度にまたは次々に選択やドロップできます 大分類 中分類 小分類 を選択します 送信 を押すと文書が登録されます 所有者などのフィールドは変更や入力しなくて良いですが 詳しい説明は 前節の< 補足説明 >をご覧下さい 24

25 2.6 文書の閲覧登録した文書を閲覧するには 文書アイコンクリック 文書名クリック 操作メニューから開く の 3 つの方法があります また オプションメニューで office をお持ちでないユーザーでもエクセルを除く Office 文書を閲覧できる ブラウザ表示 で閲覧する方法があります 文書の閲覧文書を閲覧するには 文書管理画面を開き以下の 3 種類の方法で閲覧ください 1 文書アイコンクリック 2 文書名クリック 3 3 操作メニューから開く 2 1 1~3をクリックするとポップアップメニューが表示されます 読み取り専用モード 選択し 確認 をクリックしてください セキュリティ確認のポップアップが表示されるので Agatha の ID( ) とパスワードを入力し OK をクリックします 25

26 2.6.2 ブラウザ表示で閲覧ブラウザ表示とは PDF リーターソフトや office をお持ちでないユーザーでもエクセルを除く Office 文書や PDF をブラウザ上で閲覧できる機能です ブラウザ表示オプションを付けている場合 文書の閲覧操 123いずれかの方法で 文書を開く のあとに表示されるポップアップメニューに ブラウザ表示 が表示されます ブラウザ表示 を選択し 確認 をクリックします セキュリティ確認のポップアップが表示されるので Agatha の ID( ) とパスワードを入力し OK をクリックします 26

27 2.7 文書の編集と確定 編集 保存 編集を保存 Word/Excel/PowerPoint(Office 2010 SP2 以降 IE10 以上に限り Office 2007 Office 2010) のファイルは Agatha 内で直接編集することができます 他のファイル種類は Agatha 内では編集できませんので パソコンなどで編集し 新版をアップロード の機能でアップロードしてください Agatha で文書を編集し 文書を共有するには 編集 後 上書き保存 を行い さらに 操作メニューから 編集の保存 をする必要があります 1 文書アイコンクリック 又は 2 ファイル名クリック 又は 3 操作 プルダウンの 開く - 編集 を選択すると ポップアップメニューが表示されます 編集モードで開く 選択し 確認 をクリックしてください セキュリティ確認のポップアップが表示される場合は Agatha の ID( ) とパスワードを入力し OK をクリックします 文書が開きます 文書が開くと編集ロックされますので 他のユーザーは同じ文書を編集できません ( 他のユーザーは 編集ロックされる前の文書を閲覧します )

28 文書が開くまでに時間がかかることがあります 文書を編集し終わったら 上書き保存 ( ショートカットキー :Win Ctrl+S M AC Command+S ) をして 閉じます サーバーにアップロードしています のメッセージが表示されます 文書は編集ロックされた状態になっています アイコン表示で編集ロックされていることが分かります 他の人が編集できるようにするには 操作 プルダウンから 編集を保存 をクリックします 編集を保存 画面で その版に関する 版コメント を入力します 元の文書が 0.1 版であれば 0.2 版というように 元の版に 0.1 加えた版番号の文書として 版コメントと共に登録されます 28

29 topics 保存後 前の版を確認するには? 操作 メニュー - 詳細 - 変更履歴 から確認することが出来ます topics 編集ロック 前の状態に戻すには? 編集ロック 中に編集した内容を 編集を破棄 することで 編集前の状態に戻すことができます [ 操作 ] [ 編集を破棄 ] を選択し 確認 ボタンを押すと編集ロックアイコンが消えて文書は編集前の状態で保存されます 29

30 topics メンバーがかけた 編集ロック を強制終了するには? 管理者は メンバーの 編集ロック を強制終了することが可能です 編集ロックのかかった文書の 操作 メニュー - 編集ロックを強制終了 をクリックします 編集を破棄しますか? すべての変更が失われます とポップアップが出るので 確認 をクリックします また Word から PDF 作成後に 元の Word を編集した場合 PDF アイコンが薄い色で表示されます 新版をアップロード 文書を登録した後 その文書の改訂版をメールで受け取った 確定した文書を更新したい など 登録済みの文書を新しい版に置き換えたい場合は 新版をアップロードできます 操作 プルダウンの 新版をアップロード をクリックし 新しいファイルをアップロードします 元の文書が 0.1 版であれば 0.2 版というように 元の版に 0.1 加えた版番号の文書として 登録されます 30

31 2.7.3 PDF 作成 Word 文書の場合は PDF を作成できます 操作 プルダウンの PDF 作成 を選択すると 確認画面が開き PDF 作成しますか? と表示されますので 作成 をクリックすると PDF ファイルが作成されます Agatha で作成した PDF を削除 Agatha で作成した PDF を削除するには 操作 プルダウンの 削除 - PDF を破棄 を選択します ポップアップ画面がでたら PDF 破棄コメントを入力し 確認 ボタンをクリッすると Agatha で作成した PDF を削除できます コピー 文書を別フォルダや他のワークスペースのフォルダへコピーすることが可能です コピーはコピー元の文書ファイル形式か Word の場合 PDF 変換した文書の選択ができます コピーしたい文書の 操作 プルダウンの コピー を選択します コピー先等を選択し 送信をクリックします 31

32 Word の場合 PDF 変換したコピーの選択が可能です コピー後の文書は 版が 0.1 となり 変更履歴 ( 操作 詳細 変更履歴 ) が引継ぎされません 確定文書を確定の状態にします 確定をすると 文書は編集 ( 内容や文書名等 ) が出来なくなります 文書を確定又は固定するには 操作 プルダウンの 確定 を選択します 文書を確定させると その文書は変更不可になり 状態は 確定 になります また 元の文書が 0.3 版であれば 1.0 版というように メジャーバージョン (1の位) が上がり マイナーバージョン ( 小数点以下 ) は 0 にリセットされます 状態が 確定 版が 1.0 になります 32

33 2.7.7 確定を取り消し確定した文書の修正が必要になった場合は 操作 プルダウンの ワークフロー - ドラフトに戻す を選択します 確認画面で コメント欄にドラフトに戻す理由を記入します 確定が取り消され ステータスが 確定 から ドラフト に変わります また 文書の版は 元の文書が 1.0 版であれば 1.1 版というように 0.1 が加えられます 確定に戻す ( マイナー版を削除する ) 文書を確定に戻す ( マイナー版は削除 ) ことが可能です 1.0 版以上の文書が対象です ワークフロー中は本メニューが表示されません 例 ) 一度確定した 1.0 版の文書を編集し 1.1 版まで進んだが 1.0 の確定版に戻したいので 進んだマイナー版 (0.1 版 ) を削除したい場合 操作 - 削除 - 最新の版を削除 をクリックします 確認画面が表示されるので版コメントを記入し 確認 をクリックします 文書の状態が 確定 に 版が 1.0 に戻ります 33

34 変更履歴マイナー版削除前画面 変更履歴マイナー版削除後画面変更履歴のマイナー版情報も削除がされます 34

35 監査ログ 監査ログには 削除された最新の版 とマイナー版削除の記録がされます 削除 文書を削除する場合は 操作 プルダウンの 削除 を選択します 削除しても 文書はクラウドに保管されています 戻す場合は 管理者に連絡して下さい 文書のダウンロード 操作 プルダウン 開く の右にある下向き三角 をクリックし ダウンロード を選択します 文書がダウンロードされます 文書のリンク取得 ( 文書の直接ダウンロード ) 操作 - 詳細 - ハイパーリンクを取得 をクリックします テキストボックスの右側のボタンをクリックするか テキストボックスをトリプルクリックしコピー <Windows Ctrl+C MAC Command+C >すると ハイパーリンクがコピーできます 35

36 コピーしたリンクをブラウザーのアドレスバーに入れエンターキーを押すと文書がダウンロード ( ローカル環境へ保存 ) できます Agatha にログインしていない場合は ログイン認証画面が表示されます ブラウザーや設定により保存先や保存方法ウィンドウが開くなど挙動が異なります IE の場合 Chrome の場合 36

37 2.8 ワークフローワークフローには レビュー ( 単独 共同 ) 依頼 承認依頼 確定 ドラフトに戻す の機能があります レビュー依頼 承認依頼 をすると 依頼相手の登録 に通知がされます ワークフロー通知は 受け取るユーザーの Agatha 設定言語で送信されます レビュー依頼 単独レビュー 単独レビュー依頼一対一でレビューをすることが可能です レビュー時のファイル形式は 元のファイル形式でレビュー と PDF に変換しレビュー があります 依頼するには 操作 プルダウンの レビュー依頼 を選択します レビュー依頼画面で 元のファイル形式でレビュー と PDF に変換しレビュー ( 文書が Word のみ ) のいずれかを選択し レビュー者を入力します レビュー期限を入力します レビュー者へのコメントやメッセージがある場合は コメント欄に記入します 送信 ボタンをクリックすると レビュー依頼が送信されます ( 通知 は 受け取るユーザーの Agatha 設定言語で送信されます ) 37

38 単独レビューをするレビュー依頼がされると レビュー者の トップページ の マイタスク にレビュー依頼のタスクが追加されます また レビュー者あてのメールでも同じ内容が送付されます Agatha にログインした後 メール内のリンクをクリックし レビュー画面が開きます ( マイタスク のレビュー依頼の タスクを行う ボタンをクリックしても 同じ画面に移動します ) <レビュー者あてのメール> メールのタイトル リンクをクリックすると Agatha のレビュー画面に移動します < レビュー者のトップページのマイタスク > タスクを行う をクリックするとレビュー画面に移動します レビュー画面内には 文書に関する情報が表示されます 文書アイコンをクリックし 文書を開いて 文書の内容を確認します 文書の編集を行わない場合は コメント欄に 送信者へのコメントを記入し レビューしました をクリックすると レビューが完了します 38

39 レビューするドキュメントを開くには アイコンをクリック Word であれば Word の変更履歴やコメント機能でコメントします 送信者へのコメントはこちらに記入 文書の属性確認画面 文書の編集を行った場合は ( レビュー画面 - ドキュメントを開く でドキュメントを編集 保存 ) 文書に 編集ロック がかかります レビュー画面 に戻り レビューしました ボタンをクリックすると 編集中画面が表示されます 編集を完了しロック解除する場合は 今すぐ保存 をクリックしてください 後から編集を保存 ( 編集ロックのまま ) する場合は 後から編集を保存 ボタンをクリックしてください ( 編集画面の右上 も 後から編集を保存 と同じ動作になります ) 編集後 文書の編集ロックを解除するには 編集した文書 - 操作 - 編集を保存 を行ってください 39

40 後から編集を保存 する場合 レビュー依頼が送信されると 文書のステータスは レビュー になります レビュー者がレビューを完了するまでは 文書リストの一番左の列に砂時計アイコンが表示されます レビュー者がレビューを完了すると 砂時計アイコンが消えます レビュー中は 砂時計が表示されます レビューが完了すると砂時計が消えます 状態が レビュー になります レビュー依頼の確認レビュー依頼 承認依頼を複数名に送付したとき だれが完了済みか 完了していないかを確認することができます 最新文書の レビュー リンクをクリックし ワークフロー履歴 を開きます 40

41 タスク横の下三角矢印を展開すると現在のレビュー状況の確認が可能です 41

42 レビュー依頼の取り消し 管理者は文書レビューの ワークフロー履歴 から現在依頼中のレビューの取り消し操作ができます [ ワークフロー履歴 ] の中止ボタンをクリックすると依頼中のレビューがキャンセルされます 42

43 共同レビュー ワード及び PDF 文書を 複数名でレビューをすることが可能な機能です 共同レビュー依頼 操作 - ワークフロー - レビュー依頼 を選択します レビュー依頼画面のプルダウンメニューをクリックし 共同レビュー を選択します レビュー者 レビュー期限 コメントを入力し 送信 ボタンをクリックすると共同レビュー依頼がレビュー者に送信されます ( レビュー者を複数選択する場合は レビュー者欄の空白部分をクリックするとメンバー選択メニューが表示されます ) 43

44 共同レビューする 共同レビュー依頼メールのリンクまたは 新着情報ページの マイタスク から タスクを行う をクリックします < レビュー者のトップページのマイタスク > < 共同レビュー依頼メール > レビュー依頼画面が開いたら文書アイコン又は ドキュメントを開く をクリックします 44

45 文書を開いて 文書の内容を確認しレビューをします コメントしたい箇所を選択すると 文書に色がつき 吹き出しが表示されるので吹き出しをクリックします コメント欄が表示されるのでコメントを入力し コメント をクリックします レビューコメントを入力しおえたら 画面左上の 戻る をクリックします レビュー依頼画面にもどったら コメントを入力し レビューしました をクリックしレビューを終えます 45

46 共同レビューコメントを非公開にする コメント入力欄にある のマークをクリックすると コメントを非公開にし 本人のみ閲 覧が可能な状態にできます ( 非公開にするとエクセルにエクスポートされません ) 共同レビューにコメントするコメントボックスや文書の色のついている箇所をクリックし 返信したいコメントボックスをアクティブ状態にすると 返信 欄が表示されます 返信コメントを入力し 返信 をクリックします 共同レビューコメントのエクスポート共同レビュー画面の上メニュー エクセルにエクスポート をクリックします 46

47 Annotations.xlsx がダウンロードされます 共同レビューの確認確認したい文書の 状態 をクリックします 下向き矢印をクリックし レビュー状況を確認し 閉じる をクリックします 47

48 共同レビューの取り消し 確認したい共同レビュー文書の 状態 をクリックします ワークフロー履歴画面がひらいたら 中止 をクリックし 確認コメントが表示されるので 確認 をクリックします 共同レビューが中止となり レビューワーへキャンセルのメールが通知されます ワークスフロー履歴画面の下向き矢印をクリックすると キャンセルの表示がされます 48

49 2.8.2 承認申請 承認依頼するには 操作 プルダウン - ワークフロー - 承認依頼 を選択します 承認依頼画面で承認者を入力します 承認の種類を 承認 又は 電子署名 (Word または PDF のみ電子署名選択可能 ) を選択します 文書が Word で 承認の種類が 承認 の場合は PDF 作成 のチェックボックスが表示されます Word を承認者に送付する場合はチェックせず PDF を承認者に送付する場 49

50 合はチェックします 承認期限を入力します 承認者へのコメントやメッセージがある場合は コメント欄に記入します 送信 ボタンをクリックすると 承認依頼が送信されます 承認依頼が送信されると 文書のステータスは 承認 になります 承認者が承認を完 了するまでは 状態列に砂時計アイコンが表示されます 承認者が承認又は却下すると 砂 時計アイコンが消えます 承認中 文書の編集はできません (office 文書を開くことができますが 編集しても Agatha に保存できません ) また 操作メニューから 編集 が消えます 50

51 2.8.3 承認する承認依頼が送信されると 承認者の トップページ の マイタスク に承認依頼のタスクが追加されます また 承認者あてのメールでも同じ内容が送付されます メール内のリンクをクリックし Agatha にログインすると 承認画面が開きます ( 新着情報ページの マイタスク の承認依頼の タスクを行う ボタンをクリックしても 同じ画面に移動します ) 承認画面内には 文書に関する情報が表示されます ドキュメントを開く 又は 文書アイコンをクリックし 文書を開いて 文書の内容を確認します (office 文書の場合 PDF 作成されずに承認申請があった場合は office 文書を開くことができますが 編集しても Agatha に保存できません )) コメント欄に 送信者へのコメントを記入し 承認します をクリックすると 法規制 51

52 に従い パスワードと承認理由を入力する画面が表示されます パスワードを入力し 承認理由から 作成者 レビュー者 承認者 その他のいずれかを選択し 承認 をクリックすると承認されます 承認画面で 却下します をクリックすると 承認依頼は却下され 文書のステータスは ドラフト になります 電子署名付き承認を承認した場合 PDF にて電子署名が作成されます 文書一覧画面では 左側のアイコン以外から開く文書に電子署名が入ります 電子署名にて承認された文書の最終ページには電子署名が挿入されます 電子署名ページでは 厚生労働省 ER/ES ガイドライン及び米国 FDA 21 CFR Part 11 の電子署名要件に対応し 署名者の氏名 署名日時 署名の意味 ( 理由 ) を表示しています 電子署名例 ) 52

53 2.8.4 確定承認された文書を確定又は固定するには 操作 プルダウンの 確定 を選択します 文書を確定させると その文書は変更不可になり ステータスは 確定 になります また 元の文書が 0.3 版であれば 1.0 版というように メジャーバージョンが上がり マイナーバージョン ( 小数点以下 ) は 0 にリセットされます 53

54 2.9 お知らせトップページの お知らせ 欄には ワークスペースのユーザーが共有する事項を表示させることができます お知らせを作成するには トップページの お知らせの作成と一覧 をクリックします お知らせ画面で 新規作成 ボタンをクリックし タイトルと内容を記入し 保存 をクリックすると お知らせが作成され ワークスペースの参加者全員に通知されます また ワークスペースのお知らせ欄に表示されます 2.10 その他の機能 ファイル名などの属性の編集 操作 プルダウンの 詳細 - 属性 を選択すると 属性画面が開きます 画面下部の 編集 をクリックし 必要な項目を修正します 確定した文書の属性は変更できません 修正が必要な場合は 確定を取り消し ( 操作プルダウンメニューのワークフローから ドラフトに戻す を実施ください ) ドキュメントの変更履歴と監査ログ 操作 プルダウンの 詳細 - 変更履歴 を選択すると 変更履歴が表示されます 操作 プルダウンの 詳細 - 監査ログ を選択すると 監査ログが表示されます 法規制で必要とされる項目のログが記録されています エクセルにダウンロードするこ ともできます すべてのタスクの表示新着情報ページから すべてのタスクを表示 をクリックすると 現在のタスクの状況を確認することができます また 自分に割り当てられたタスクだけでなく 他のタスクを閲覧することが可能です 54

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56 文書一覧をエクスポート ローカル環境 ( ご自身の PC やタブレット等 ) に Excel がある場合は 文書一覧を Excel に エクスポートすることが可能です エクスポートしたい文書一覧の階層に行きます 文書管理ページ右にある フォルダ表示 ( 又は リスト表示 ) ボタンの歯車マークをクリックします 文書一覧をエクスポート をクリックします クリックすると 一覧がエクスポートされます フォルダ表示エクスポート リスト表示エクスポート 56

57 3 管理者機能管理者機能には マスターデータ管理 と ワークスペース管理 があり マスターデーター管理 では Agatha 全体の 登録数 ワークスペース ユーザーマスター アクセス権 お支払い設定 の設定や確認が可能です また ワークスペース管理 ではワークスペースの 登録数 ワークスペースユーザー アクセス権 ワークスペース情報 の設定や確認が可能です また マスターデータ管理をするためには マスターデータ管理ページにて対象者のアクセス権を 管理者 として設定されている必要があります 管理者ページは左ナビメニューの 設定 ( 歯車アイコン ) をクリックすると表示されます 管理者ページ マスターデータ管理 ワークスペース管理 3.1 マスターデータ管理 マスターデータの登録数を確認する マスター管理者限定 Agatha 全体の ワークスペース数 や ユーザー数 アクティブユーザー数 文書数 文書数( 版を含む ) 重複文書数 使用済みデータ量 を確認することができます [ 設定 ] -プルダウンメニュー マスター設定 - 登録数 タブをクリックし 登録数画面を表示します 57

58 3.1.2 ワークスペースの作成と管理 新しいワークスペースを作成する マスター管理者限定 トップページ左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 をクリックし マスターデータ管理画面を表示します ワークスペースタブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 新しいワークスペースを作成 ボタンをクリックすると ワークスペースを作成 のポップアップが表示されます マスター設定 ワークスペース名 コード 内容を記入しテンプレートを選択します 新しいワークスペースを作成 をクリックします 初期設定で ワークスペースを表示する にチェックがされています ワークスペースを 58

59 非表示にしたい場合は チェックをはずしてください テンプレートは Basic template( ベーシック ( 分類リストは使用せず 自由にフォルダ を作成して 使用する )) が初期登録されています 初期設定テンプレート Basic template( 分類リストは使用せず 自由にフォルダを作成して 使用する ) ワークスペースのテンプレートは DIA TMF 参照モデル ( 英語 ) TMF 日本版 医師主導治験版 申請文書管理用の文書分類 オリジナルテンプレートも作成しておりますので サポートへお問合せ下さい ワークスペースをロックする マスター管理者限定 作成したワークスペースをロックすると ワークスペース内の文書は変更不可になります [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 ー ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します ロックしたいワークスペースの 操作 - 編集 ボタンをクリックしポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたら ワークスペースのロック を選択します ワークスペースのロック を押すとダイアログが出てきますので 確認 ボタン 59

60 を押して下さい ロックされたワークスペースにカギマークがつきます また ワークスペース情報タブの ロックされたワークスペース true と表示され ます ワークスペースがロックされると true と表示されます 60

61 ワークスペースのロックを解除する マスター管理者限定 [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 ー ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します ロックを解除したいワークスペースの 操作 ボタンをクリックし 編集 を選択します ポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたら ワークスペースのロックの解除 選択します 61

62 ワークスペースを非表示にする マスター管理者限定 [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 ー ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 非表示にしたいワークスペースの 操作 ー 編集 をクリックしポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたら ワークスペースを表示する のチェックをはずし 変更を保存 をクリックします チェックをはずすと 新着情報 文書管理 でワークスペースが非表示になります ワークスペース名を変更する マスター管理者限定 [ 設定 ]-プルダウンメニュー マスター設定 - ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します ロックを解除したいワークスペースの 操作 ボタンをクリックし 編集 を選択します ポップアップ画面 ワークスペース情報の編集 が表示されたらワークスペース名を変更し 変更を保存 ボタンを押して下さい 62

63 ワークスペースを削除する マスター管理者限定 [ 設定 ]-プルダウンメニュー マスター設定 - ワークスペース タブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 削除したいワークスペースの 操作 をクリックし 削除 を選択します 削除確認画面が表示されたらコメントを入力し 確認 をクリックするとワークスペースが削除されます 63

64 3.1.3 ユーザー管理 新しいユーザーを Agatha に登録する マスター管理者限定 [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 ー ユーザーマスター タブをクリックし ユーザーマスター画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックすると ユーザーの追加 のポップアップ画面が表示されます 必要事項を記入し ユーザーを追加 をクリックすると 登録が完了します 尚 登録が完了しても ユーザーはまだワークスペースにはアクセスできません ワークスペースにアクセスするためには ワークスペースにそのユーザーを追加する設定が必要です ( ワークスペースにユーザーを追加する 参照 ) 64

65 マスターユーザーを停止する マスター管理者限定 [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 ー ユーザーマスター タブをクリックし ユーザーマスター画面を表示します 停止したいユーザーの 操作 ボタンをクリックし 編集 を選択します ユーザー情報の編集 ポップアップ画面が表示されるので ユーザーの停止 をクリックします 確認画面が表示されたら確認をクリックます ユーザーマスターページでは 停止したユーザーの氏名左に停止マークのアイコンが表示されます 停止したユーザーは全ワークスペースにアクセスできなくなります 65

66 3.1.4 アクセス権を管理する デフォルトのアクセス権は以下 3 種類があります Readers Writers Basic Administrators TMF テンプレートユーザーは Administrators 文書分類有 も表示されます マスターアクセス権マスター設定が可能なアクセス権がデフォルトで表示されています Readers Writers Basic Administrators ( マスター管理者 ) TMF テンプレートユーザーは Administrators 文書分類有 も表示されます ただし 現バージョンでは Basic Administrators ( 及び Administrators 文書分類有 ) のみ有効です 将来的には Readers Writers が使えるようになります マスターのデフォルトアクセス権は ワークスペースと関連がありません あくまでマスター設定専用のアクセス権となります 全ワークスペース共通で利用するアクセス権を作成したい場合は アクセス権グループを追加 より全ワークスペース共通のアクセス権を作成し ユーザーを追加ください ここで追加されたユーザーはワークスペースに自動で追加されます ワークスペースアクセス権ワークスペース設定が可能なアクセス権がデフォルトで表示されています Readers Writers Basic Administrators ( ワークスペース管理者 ) TMF テンプレートユーザーは Administrators 文書分類有 も表示されます 66

67 機能 基本機能及びオプション機能の分類オプショ基本ン アクセス権グループによる分類ワークスヘ ースマスター Readers Writers 管理者管理者 備考 一般ユーザー ( 編集 閲覧 ) 機能 フォルダ作成 削除 〇 〇 フォルダアップロード 〇 R2.4~ 文書登録 ( 文書分類なし ) 〇 〇 〇 文書登録 ( 文書分類あり ) 〇 〇 〇 文書閲覧 〇 〇 〇 〇 文書編集 〇 〇 〇 文書のコピー 〇 〇 〇 文書のダウンロード 〇 〇 〇 〇 新版をアップロード 〇 〇 〇 Word を PDF に変換 〇 〇 〇 Agatha で作成した PDF を削除 〇 〇 〇 文書削除 〇 〇 〇 ワークフロー ( レビュー依頼 承認申 請 確定 ドラフトに戻す ) 〇〇〇 確定に戻す ( マイナー版を削除 ) 〇 〇 〇 文書 フォルダリンクの取得 〇 〇 〇 レビュー 承認の実施 〇 〇 〇 〇 共同レビュー 〇 〇 〇 〇 67

68 電子署名 〇 〇 〇 〇 属性の編集 〇 〇 〇 属性の閲覧 〇 〇 〇 〇 お知らせを作成 〇 〇 〇 お知らせの閲覧 〇 〇 〇 〇 変更履歴を閲覧 〇 〇 〇 監査ログを閲覧 ( 文書編集やワークフローのアクションを記録 ) 監査ログを閲覧 ( 文書を開く のアクションも記録 ) 〇〇〇 〇〇〇 文書一覧をエクスポート〇〇〇 Word/PPT 及び PDF ファイルをブラ ウザで開く 〇〇〇〇 Excel 対象外 ファイルダウンロード不可 〇 〇 〇 〇 管理者機能 ワークスペースの作成 管理 〇 〇 マスターのユーザー登録 管理 〇 〇 ワークスペースのユーザー登録 管理 〇 フォルダ固有のアクセス権管理〇〇 ワークフローの取消〇〇 監査ログを閲覧 ( マスター ワーク スペース のアクションを記録 ) 〇 〇 68

69 マスター ワークスペースの監査ログに ファイルを開く システムに 〇 〇 アクセス を記録 文書分類の管理 〇 〇 〇 メタデータの管理 〇 〇 〇 マスター管理者はマスターのみ ワークスペース管理者はワークスペースのみマスター管理者はマスターのみ ワークスペース管理者はワークスペースのみ 画面表示の変更〇〇 アクセス権の作成 変更〇〇〇 マスター管理者はマスターのみ ワークスペース管理者はワークスペースのみ パスワードポリシーの変更〇 R2.4~ アガササポートのみ ファイルを登録 変更した場合のメール通知管理 〇〇〇 R2.4~ マスター管理者はマスターのみ ワークスペース管理者はワークスペースのみ メールテンプレートの変更 〇 R2.4~ アガササポートのみ ホームページ 〇 R2.4~ アガササポートのみ 文書リンク 〇 〇 R2.4~ 特定文書一覧を自動バックアップ 〇 R2.5~ アガササポートのみ テンプレート ベーシック 〇 TMF DIA Ref. Model( 英語 ) TMF DIA& 製薬協 ( 日本語 ) 申請文書オリジナル 〇〇〇〇 69

70 ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成する マスター管理者限定 [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 - アクセス権 タブをクリックし アク セス権グループ画面を表示します アクセス権グループを追加 をクリックします 設定画面が表示されるので 必要事項を記入し アクセス権グループの設定 ー 今後 作成されるワ - クスペースにこのグループを追加 にチェックをつけます 適用するアクセ ス権レベルを選択し 保存 をクリックします 70

71 複数のアクセス権を設定する場合は アクセス権のプルダウンメニューの空いている白い部分をクリックし プルダウンメニューを表示します アクセス権を選択し プルダウンメニュー以外の何も表示されていない場所をクリックしプルダウンメニューを非表示にします 保存 をクリックします アクセス権グループは以降に作成されるワークスペースで有効となります 既存のワークスペースには表示されません 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを変更する マスター管理者限定 アクセス権グループの編集内容は以降に作成されるワークスペースで有効となります 既存のワークスペースでは適応されません 71

72 例 ) A というライター権限グループがある 既存ワークスではライターがアクセス可 A にリーダー権限を追加する 既存ワークスペースではリーダーはアクセス不可 ライターは可 以降に作成されるワークスペースではライター リーダーがアクセス可 [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 - アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します 変更したいアクセス権グループ列の アクセス権グループの編集 をクリックします アクセス権グループの編集画面が開いたら 変更を行い 保存 をクリックします Agatha ユーザー情報を確認する マスター管理者限定 [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 - ユーザー情報 タブをクリックし ユーザー情報を確認します お支払い情報を確認する マスター管理者限定 クレジットカードでのお支払いの方のみ 設定が可能です その他支払い方法をご希望の方はサポートまでご連絡ください [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 - ユーザー情報 タブをクリックし 必要事項を入力し 注文確認する ボタンをクリックします 内容を確認し 注文する をクリックします 72

73 3.2 ワークスペース管理 ワークスペースの登録数を確認するワークスペース内の各種登録数を見ることができます [ 設定 ] プルダウンメニュー 確認したいワークスペース ー 登録数 タブをクリックし 登録数画面を表示し登録数を確認します 管理したいワークスペースを選択 ワークスペースユーザーを管理する ワークスペースにユーザーを追加する [ 設定 ] プルダウンメニュー ユーザーを追加したいワークスペース - ワークスペースユーザー タブをクリックし ワークスペースユーザーの画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックするとポップアップ画面 ワークスペースのユーザーを追加します が開きます ユーザーを追加したいワークスペースを選択 73

74 他のユーザーを招待 欄に 追加するユーザー( 氏名または ) を入力します マスターで登録されたユーザーの選択枠がでてくるので 該当のユーザーを選択します 権限を選択し ユーザーを追加 をクリックすると ユーザーがワークスペースに追加されます そのユーザーには ワークスペースに招待されました のメールが送付されます R2.4.X までは 必ず管理者ユーザーを 1 人以上ワークスペースに追加してください ワークスペースから管理者を全員削除した場合 ワークスペースの編集 削除ができません 氏名または を入力すると選択枠が表示されます権限を選択します 74

75 ワークスペースのユーザーを停止する [ 設定 ] プルダウンメニュー 停止したいユーザーの所属するワークスペース ー ワークスペースユーザー タブをクリックし ワークスペースユーザーの画面を表示します 停止したいユーザー列の 操作 ー 編集 をクリックします ユーザー情報の編集画面が開いたら ユーザーを停止 ー確認表示ポップアップ画面の 確認 をクリックします ページを更新すると 停止したユーザーの名前左側には鍵マークアイコンが表示されます 75

76 3.2.3 ワークスペースのアクセス権を管理する アクセス権グループを作成する [ 設定 ] プルダウンメニュー アクセス権グループを作成したいワークスペース ー アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します アクセス権グループを追加 をクリックします 設定画面が開いたら 名前 説明を記入し アクセス権を選択し 保存 をクリックします 76

77 複数のアクセス権を設定する場合は アクセス権のプルダウンメニューの空いている白い部分をクリックし プルダウンメニューを表示します アクセス権を選択し プルダウンメニュー以外の何も表示されていない場所をクリックしプルダウンメニューを非表示にします 保存 をクリックします 77

78 アクセス権グループのアクセス権を変更するワークスペースでアクセス権グループを作成した場合は ワークスペース設定からアクセス権のグループを変更できます ( マスター設定で作成したアクセス権はワークスペース設定から変更ができません マスター設定のアクセス権で変更をしてください ) アクセス権グループの編集内容は以降に作成されるワークスペースで有効となります 既存のワークスペースでは適応されません 例 ) A というライター権限グループがある 既存ワークスでライターがアクセス可 A にリーダー権限を追加する 既存ワークスペースではリーダーはアクセス不可 ライターは可 以降に作成されるワークスペースではライター リーダーがアクセス可 [ 設定 ] プルダウンメニュー アクセス権を変更したいワークスペース アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します 変更したいアクセス権グループ列の アクセス権グループの編集 をクリックします アクセス権グループの編集画面が開いたら 変更を行い 保存 をクリックします ユーザーにアクセス権を設定する [ 設定 ] プルダウンメニュー 設定したいワークスペース アクセス権 タブをクリックし アクセス権の画面を表示します 設定したいアクセス権列の ユーザーの編集 をクリックします アクセス権グループのユーザー管理画面が開いたら ユーザーをグループへ追加 をクリックします ユーザーをグループへ追加 画面が開いたら設定したいユーザーのメールまたは氏名を入力します 選択枠がでてくるので 設定したいユーザーを選択し ユーザーをグループへ追加 をクリックします アクセス権グループ画面に追加したユーザーが追加されアクセス権が設定されます 78

79 79

80 ユーザーに設定したアクセス権を削除する [ 設定 ] プルダウンメニュー 確認したいワークスペース - アクセス権 タブをクリックし アクセス権グループ画面を表示します アクセス権列の ユーザーの編集 をクリックします 削除したいユーザー列の 操作 - ユーザーを削除 をクリックします ユーザー削除の確認画面で 確認 をクリックします 80

81 3.2.4 ワークスペース情報を確認する [ 設定 ] プルダウンメニュー 情報を確認したいワークスペース - ワークスペース情 報 タブをクリックし ワークスペース情報を確認します 3.3 フォルダのアップロード ブラウザー chrome 限定 マスター管理者及び ワークスペース管理者は フォルダアップロードが可能です ( 上限 200MB) 文書管理 - フォルダ表示 - フォルダアップロード ボタンをクリックします ポップアップ画面が表示されますので アップロードするフォルダを選択または ドラック & ドロップします アップロードされるフォルダを確認し 次へ をクリックします フォルダ内に文書等がない場合 該当フォルダはアップロードされません R2.5 ではフォルダに拡張子のないファイルが含まれる場合 アップロード出来かねます 81

82 緑のバーが 100% になったら 次へ をクリックします アップロードする分類等を選択し 送信 をクリックします 82

83 3.4 フォルダ固有のアクセス権管理 フォルダに固有のアクセス権をつける ( フォルダにつけたい固有の ( アクセス権 ) ユーザーグループ ( 例〇病院用ライター権限等 ) がある場合 先に 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成する または 76 アクセス権グループを作成する の通りユーザーグループを作成します ) フォルダ固有のアクセス権を適応させるには 必ず管理者権限 (Administrator) または 管 理者権限 (Administrator) のあるグループの追加が必要です 操作方法は以下の通りです 左ナビメニューの 文書管理 を選択し フォルダ表示に切り替えます 固有のアクセス権をつけたいフォルダの列にある 操作 ボタンをクリックします アクセス権の管理をクリックし フォルダアクセス権の管理画面を開きます 編集ボタンをクリックします ( 編集ボタンはクリックすると保存ボタンに変わります ) 次に フォルダ固有のアクセス権を有効にする にチェックをします ポップアップ画面がアクセス権設定画面に変わります 83

84 編集 ボタンをクリックしてから チェックしてください 2 1 ユーザーグループを選択 アクセス権レベルを選択し グループの追加 をクリックします 設定が追加されます 複数の権限を設定したい場合は 作成したフォルダアクセス権のアクセス権レベルの空白部分をクリックし 表示されるプルダウンメニューからアクセス権を選択します 保存 ボタンをクリックします アクセス権レベルで設定したワークスペースアクセス権に該当のユーザーが登録されているかご確認ください ユーザーにアクセス権を設定する参照 ツリー表示の場合 固有のアクセス権を設定したフォルダは緑色のフォルダになります 84

85 3.4.2 フォルダ固有のアクセス権を変更する左ナビメニューの 文書管理 を選択し フォルダ表示に切り替えます 固有のアクセス権を変更したいフォルダの列にある操作メニューの アクセス権の管理 をクリックします フォルダアクセス権管理の画面が開きますので 変更を行います 最後に 保存 ボタンをクリックします をクリックすると権限を削除できます 空白部分をクリックすると権限を追加できます フォルダ固有のアクセス権を削除する左ナビメニューの 文書管理 を選択し フォルダ表示に切り替えます フォルダ固有のアクセス権を削除したいフォルダの列にある操作メニューの アクセス権の管理 をクリックします 85

86 フォルダアクセス権管理の画面が開きますので 表示されている ( アクセス権 ) ユーザーグループをすべて削除します 画面が切り替わります 保存 ボタンをクリックします 86

87 3.5 マスター及びワークスペースの監査ログ 管理者限定 マスター及びワークスペースの監査ログを確認するマスター管理者は マスターの監査ログ ワークスペース管理者はワークスペースの監査ログを確認することが可能です 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 ( ワークスペースの場合ワークスペース名 ) をクリックし マスターデータ ( 又はワークスペース ) 管理画面を表示します 監査ログ タブをクリックします マスター及びワークスペースの監査ログをエクスポートマスター管理者は マスターの監査ログ ワークスペース管理者はワークスペースの監査ログをエクスポートすることが可能です エクスポートには Excel 必要となります 監査ログは 1000 件までエクスポート可能です 1000 以上データがある場合は絞り込み機能をご利用ください 87

88 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 ( ワークスペースの場合ワークスペース名 ) をクリックし マスターデータ管理画面 ( 又はワークスペース ) を表示します 監査ログ タブをクリックします 監査ログデータが 1000 件までエクスポートが可能です 必要に応じ監査ログを絞り込みます 88

89 監査ログ一覧表右上の表示設定メニューの歯車ボタンをクリックし エクセルにエクスポート メニューをクリックします 監査ログがローカル環境の Excel にエクスポートされます 89

90 3.6 ワークスペース内の全文書一覧や特定文書一覧を定期的に自動エクスポート アガササポート ワークスペース内の文書一覧リストを定期的に自動エクスポートすることが可能です 設定をご希望の方は へお問合せください 3.7 その他の項目以下の場合は ヘルプセンターの お問い合わせの送信 又は 当社サポート ) へご連絡ください 複数のユーザーを一度に登録する 削除した文書を元に戻す なお 管理者がご自身でこれらの操作をするための機能は 今後対応予定です 対応時期などの詳細は当社サポートまでお問い合わせください 4 FAQ 最新の FAQ は 画面左の ヘルプ ボタンをクリックし ヘルプセンターをご覧ください 4.1 動作環境 ブラウザー Internet Explorer 10 以降 Firefox 32 以降 Chrome 40 以降 Safari 8 以降 Edge は 現バージョンでは推奨環境ではございません 4.2 対応しているファイルの種類 Office 文書 Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号 : またはそれ以降の Word Excel PowerPoint 及び PDF をサポートしています (Office 2007 Office 2010(SP2 より前 ) は Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます ) その他のファイル種類については 各ユーザーの環境に依存します アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません 90

91 ブラウザー表示オプション (office がインストールされていなくてもオフィス文書を Agatha 上で閲覧できる機能 ) では PDF 及び word PPT をサポートをしています ( エク セルは閲覧できません ) 4.3 アップロードできるファイルサイズサポート対象のファイルサイズは 50MB までです フォルダは 200MB までです 4.4 ピンクのバーが画面上部に表示され エラーメッセージが表示される ピンクのバーの右端の をクリックするとエラーメッセージが消えます エラーメッセージが消えない場合は 画面のスクリーンショットを撮り 当社サポートにお問い合わせください 4.5 パスワードを忘れた パスワードがわからないログイン画面の パスワードをリセット をクリックし ユーザー名 ( ) を入力します パスワードをリセットするための が送付されますので 内の説明に従って パスワードをリセットしてください 4.6 ファイル名を修正したい 操作 プルダウンの 属性 を選択すると 属性画面が開きます 画面下部の 編集 をクリックし 一番上の行に表示される 名前 欄を修正します 4.7 文書を誰が編集ロックしているか知りたい 操作 プルダウンの 監査ログ を見ると 誰が文書を編集ロックしてるかを確認できます 4.8 文書を開くのに時間がかかるクラウドにセキュアに接続するため 通信状況によっては時間がかかることがあります 4.9 文書を前の版に戻すことはできますか? 例えば 現在 0.3 版で 0.2 版に戻したい場合は 変更履歴 から 0.2 版をダウンロードし 新版をアップロード でアップロードすると 0.4 版として 0.2 版の内容に戻すことができます 4.10 特定の版を削除することはできますか? 法規制対応のため 特定の版を削除することはできなくなっています 91

92 4.11 複数のレビュー者 ( 承認者 ) にレビュー依頼 ( 承認依頼 ) できますか? はい 複数のレビュー者にレビュー依頼できます 全レビュー者がレビューを終えると レビューが完了します 複数のレビュー者に順番にレビュー依頼したい場合は 1 人のレビュー者にレビュー依頼を送り レビューが終わったら 次のレビュー者にレビュー依頼を送ります 承認も同様です 自動的に順番にレビュー依頼を送付する機能は 今後対応予定です 対応時期などの詳細はサポートにお問い合わせください 4.12 PDF ファイルにダウンロード不可やカット & ペースト不可などのセキュリティ をかけられますか? 今後対応予定です 対応時期などの詳細は当社サポートにお問い合わせください Agatha サポート平日 9:00~17:00 Agatha ヘルプセンター :support@agathalife.com お問合せフォーム : support@agathalife.com TEL :