内容はじめにワークスタイルとワークプレースオフィスでの働き方の変化在宅勤務への挑戦サードワークプレースの台頭 ABW(ACTIVITY BASED WORKPLACE/WORKING) という考え方

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1 ワークスタイル変革に資する第三の場 ( サードワークプレース ) 活用の可能性 ~ 2016 年度テレワーク最新事例研究部会報告書 ~ 平成 29 年 7 月 20 日一般社団法人日本テレワーク協会テレワーク最新事例研究部会 i

2 内容はじめにワークスタイルとワークプレースオフィスでの働き方の変化在宅勤務への挑戦サードワークプレースの台頭 ABW(ACTIVITY BASED WORKPLACE/WORKING) という考え方 ABW(ACTIVITY BASED WORKPLACE) とは ABW に必要となる環境 ABW の観点から見たオフィス ABW の観点から見たテレワークサードワークプレースと ABW ABW の ACTIVITY 業務タスクの特性業務タスクと執務場所 ~ どこで業務を行えるのか ~ 業務タスクと執務場所 ~ どこで行う事が効率的か ~ サードワークプレースをよりよく選択する整理用ワークシートの提案整理用ワークシートの利用方法業務タスクの洗い出し執務場所の洗い出し業務タスクごとの執務場所の特定適性性の検討サードワークプレース利用における論点テレワークに関する考え方おわりに ii

はじめに本書の目的第三の場所 ( サードワークプレース ) 1 に注目しオフィス自宅とどのように異なるのか特に設備要件に注目してその利用価値を考察する企業の部署あるいは従業員が第三の場所を活用するにあたってその分析計画を立案するために有用なワークシートを提案する本書の対象者企業内においてテレワークを推進する担当者サードワークプレースを利用する従業員とその上司同僚出典 :

3 はじめに本書の目的第三の場所 ( サードワークプレース ) 1 に注目しオフィス自宅とどのように異なるのか特に設備要件に注目してその利用価値を考察する企業の部署あるいは従業員が第三の場所を活用するにあたってその分析計画を立案するために有用なワークシートを提案する本書の対象者企業内においてテレワークを推進する担当者サードワークプレースを利用する従業員とその上司同僚出典 : 日本テレワーク協会 ( 在宅勤務の実施事例が徐々に増えているが首都圏の住宅環境では家庭内に仕事場を持つことが出来ない場合も多いまた家庭は生活の場であり常に仕事が出来る環境が整っているとは限らないコワーキングスペースは個人事業主やスタートアップの企業の利用が多かっただが 1 本報告書内では第三の場所 ( サードワークプレース ) を第一の場所 ( オフィス ) 第二の場所 ( 自宅 ) 以外のすべての働く場所と定義する ( 図 1 の 3rd WP の円の中を示す ) 1

4 ザイマックスちょくちょく... や東急電鉄 NewWork のように企業向けのサービスが増えてきているこれらのサービスは首都圏を中心に企業内のテレワーカーの利用を想定しているこれらのサービスは企業が契約するものであり営業などが移動の合間に一時利用するという事例が徐々に出始めている上記のような環境変化により企業においても働く場所の多様性が増してくると考えられる本報告書では企業の生産性の向上の視点でこれらの第三の場所 ( サードワークプレース ) に注目しオフィス自宅とどのように異なるのか特に設備要件に注目してその利用価値を考察するさらに企業の部署あるいは従業員が第三の場所を活用するにあたってその分析計画を立案するために有用なワークシートを提案する本報告書の主な利用者は企業内においてテレワークを推進する担当者を想定しているさらにサードワークプレースを利用する従業員が自分で適切に働く場を選択するために利用することも想定して記載した図 1 ( 出典 ) 岸本熊野小豆川日本テレワーク学会第 18 回研究発表大会企画セッション多様化するワークプレイスモデルの再定義 ~ テレワークの視点から ~

5 研究部会報告書作成者一覧研究部会長齋藤学 ( 株 ) シーエーシ経営統括本部経営企画部 IT コーディネータ研究副部会長萩原高行合同会社ユビキタスライフスタイル研究所代表アドバイザー小豆川裕子 ( 株 )NTT データ経営研究所社会システムデザインユニット上席研究員サブアドバイザー熊野健志 ( 株 ) 富士通研究所知識情報処理研究所次世代認証認可プロジェクト技術経営修士研究部会メンバー石川文雄富士ゼロックス首都圏 ( 株 ) 執行役員コーポレート担当統括長石坂俊成石崎真弓大貫英雄滝沢靖子武田かおり富吉直美中島康之引地直人平山順一丸尾和弘山崎紅 ( 株 ) アールアイ取締役プロダクト営業部部長 ( 株 ) ザイマックス不動産総合研究所マネージャー ( 株 ) アンリツプロアリシエ代表取締役社長 ( 株 )NTTデータ法人ソリューション事業推進部戦略マーケティング室社会保険労務士法人 NSR ワークスタイル推進室 CWO 社会保険労務士一般社団法人日本テレワーク協会主席研究員社会保険労務士法人 NSR 代表社員 ( 株 ) リコー BS 事業本部 TFCMVPT 室長富士ゼロックス首都圏 ( 株 ) 総務部担当部長日本ユニシス ( 株 ) ビジネスサービス推進部ビジネスサービス戦略室スペシャリスト富士ゼロックス ( 株 ) 変革マネジメント部マネージャー事務局内山明人一般社団法人日本テレワーク協会主席研究員 3

6 1. ワークスタイルとワークプレースるこの章ではオフィス自宅サードワークプレースのそれぞれの変遷について記載す 1.1. オフィスでの働き方の変化従来のホワイトカラーの働き方は自席を中心に固定席で業務を行うというスタイルが一般的であった企業は生産性を高めるために長時間座席で仕事をすることを想定してオフィスを整備してきた自席で資料を作り隣の席の同僚と相談をし窓際に座る上司に決裁をもらう多人数での打合せでは個室の会議室に集まるというのが典型的な働き方であった 1980 年代からの PC の普及 1990 年代からのインターネットの普及により紙資料の電子化と共有が可能になったさらに遠隔地からでも資料の参照や更新ワークフローシステム等による決裁の電子化が可能になってきているがいまだ物理的に資料を用意し集まって働くという考え方からは容易に脱することができない段階にある固定席は企業側が一定の領域の管理を個々の従業員に任せているため利用率が低くても他の従業員が利用する事はできないという欠点がある一方でどのような部署でも在席率は 100% ではなく営業をはじめとして外出率が高い部署では在席率が 50% を切るケースも少なくないそこで余っている座席を削減するためフリーアドレスを導入する企業も増えたフリーアドレスでは書類を放置できないという不便さはあるが在席時の一人当たりの利用可能面積が増大しゆったりとしたスペースで作業を行う事が可能になるさらに当該部署の床面積を減らしても 1 人当たりの面積を高めることができ不動産コストの削減と快適感を両立させる道も開ける一方で固定席に慣れた人にとってはフリーアドレスの場合は毎日どこに座ればいいのかがわからず不安があり個人の私物を席に置くことが出来ないなど抵抗感がある場合も少なくない業務内容や人によってはフリーアドレスを強制すると生産性が低くなる場合もあるこのようにフリーアドレスはオフィスの働き方の課題を一部解決するが全面的な解決手段とはならないことが徐々にわかってきた 1.2. 在宅勤務への挑戦テレワークの代表例は在宅勤務でありワークスタイル変革のために徐々に在宅勤務を許可する企業が増えてきているお試しとして週に 1 度以下の実施であれば家族が居ない日などを見計らって在宅勤務を行う事が出来るが定期的に実施し始めるといくつかの問題に直面する自宅は育児や介護など自分以外の環境の変化を受けやすいたとえば小学生の子供がいる場合には学校に通っている間は集中して仕事が出来ても子供が帰ってきた時には集中して仕事が出来なくなるまた子供に関しては夏休みや PTA や学校 4

7 行事などの影響も大きい在宅勤務を行う場合には電話や Web 会議の活用が必須となるが家族が居る場合には音声を使ったコミュニケーションがとりづらい帰宅した家族に呼ばれる近所で突然工事が始まるなど様々な理由で音声を使ったコミュニケーションに邪魔が入るこれらの問題は在宅勤務を継続している人であれば一度は経験したことがあるだろう日本の居住環境では家族の邪魔が全く入ることなく集中できる執務環境を自宅に持っている方はまれだと思われる音声に関する問題は家族が帰ってきてから業務が終了するまでのある一定の時間のみサードワークプレースで働くことで解決する場合もあるだが在宅勤務では自宅以外で業務を行う事は許可されていない場合が多くサードワークプレースで働くことを明示的に許可している企業は少ないさらに在宅勤務では働く場所や IT 環境の有無家族の理解や騒音などの不安定な環境といった様々な課題が存在する 1.3. サードワークプレースの台頭本文書ではサードワークプレースをオフィスおよび自宅以外と定義しているサードワークプレースには普段勤務している以外のシェアオフィスコワーキングスペースに加えて喫茶店カラオケボックスロビー等公共スペースなども含まれるサードワークプレースは既存では大きく 2 つの利用方法があった営業などの移動の合間の短時間の利用と執務者のニーズに起因する同じ場所の長時間利用である営業などは今までも移動の合間に喫茶店などで資料の確認やメールの作成などを行ってきたこの延長線上に個室としての利用でカラオケボックス電源の利用できる喫茶店ファーストフードなどが選択肢として加わってきている移動の合間の場合には多くの場合は数十分から数時間以内の一時的な利用であるがセキュリティの問題があるため企業は公式に利用を許可することは少なかったここに企業が利用を許可するコワーキングスペースも選択肢として考えられるようになっている長時間の作業場所の事例としては通勤時間の削減を意図したサテライトオフィスがあるが最近はシェアオフィスやコワーキングスペースの台頭が目覚ましいシェアオフィスとは複数の企業が同じスペースを利用するオフィスである企業単位で個室を提供する場合が多く 2000 年代から散見されるようになってきたコワーキングスペースは主に個人が利用するオープンな大部屋を提供するサービスである最近はシェアオフィスがオープンスペースを提供するようになったりコワーキングスペースが個室を提供するようになったりとコワーキングスペースやシェアオフィスの境目は曖昧になってきている一部の企業でその利便性からコワーキングスペースを利用する事例が徐々にみられるようになっているだが大多数の企業ではまだ有効性が認識されていない 5

8 2. ABW(Activity Based Workplace/Working) という考え方この章では ABW という考え方を紹介し ABW を自社のオフィス外に適用することで生産性と利便性を同時に高める考え方を紹介する 2.1. ABW(Activity Based Workplace) とは ABW(Activity Based Workplace) とは従来のオフィス特に自席で執務するという考え方から脱し業務タスク (Activity) に応じて適切な場所を働き手が選んで執務するという考え方に立つワークスタイルとその思想に基づいたオフィス設計である (Activity Based Working という概念として紹介されている場合もある ) 業務タスクと場所は生産性 ( 効率性創発等知的生産性 ) に影響を与える一人で集中して資料を作成したい場合には誰もいない環境を選びたくなる誰もいない部屋は自宅の部屋の場合もあれば会社の会議室の場合もあるだろう大きなディスプレイが必要な場合には自宅にある場合もあれば会社の自席に大きなディスプレイがある場合もある同僚と会話をしながら企画を詰めたい場合に会議室でホワイトボードに向かって企画を検討する場合もあれば Web 会議で同僚と資料を共有して企画を詰めていくことが効率的な事もあるイノベーションを生み出すために向いた会議室もある文章を書き始める前には PC すら持たずに散歩することが最も頭の中を整理できる場合もあるこのように働く環境の多様化によって業務タスクが増える傾向にあるがそれぞれの業務タスクによって適した作業場所は違ってきている業務タスクによって働く場所を選ぶことができれば生産性が高まると考えられる業務タスクの分類例一人作業: アウトプットを作る作業例 : 企画 / 構想調査デザイン / 設計開発コーディング等資料作成 / 執筆活動バックオフィス業務例 : 印刷法務経理会計精算システム / データ入力集計など一方向のコミュニケーション( 非インタラクティブ ) 例 : 指示依頼確認報告問合せ回答連絡承認インタラクティブなコミュニケーション例 : レビュー / 確認相談 / ディスカッション動機付け / 方向付け 6

9 シェアオフィスやコワーキングスペースの利点欠点サービスプロバイダー間の競争があるためサードワークプレースにはサービス品質コストパフォーマンスの両面で継続的な改善が期待できる東京 23 区のオフィスワーカーの一人当たりの月額費用はオフィス賃料だけで月額 65,192 円という調査結果 ( ザイマックス総研 ) もあり独立系のコワーキングスペースを利用 ( 時間単位月額単位期間単位などニーズにあわせてオンディマンドで利用可 ) できるサービスが増えている事を考えるとコスト効率化が期待できるオフィス賃料には清掃のコストや電源空調ネットワークのコストは含まれないので空間をシェア利用する事の経済的な合理性は高いまた遍在性も高く総移動時間を削減できる可能性も大きい一方でサードワークプレースはシェアサービスのためセキュリティ上の懸念を拭い去る事は難しいまた在宅勤務同様オフィス勤務に比較して同僚との対面コミュニケーションの密度は低下する一旦テレワークを推進した企業でもコミュニケーション密度の低下が生産性の低下につながってテレワークを取りやめるケースが複数報じられているコミュニケーション計画を相当重視しないと重大な副作用を招きかねない他方従業員にとっては同僚とは異なる目線や専門性を持つコワーカーとの新たな出会いの機会が得られ事業遂行上有用な新たな気付きが得られる可能性もある 2.2. ABW に必要となる環境 ABW の取り組みに必要となる環境は場所だけではない例えばペーパーレスの推進 ICT 環境さらにルールの整備も必要となるペーパーレスの推進は執務できる場所の制約を取り払うために重要な要素であるペーパーレスの環境がない場合には紙が基準となって行動する必要があるため紙の受け渡しが発生する紙の受け渡しをスムーズに行うためには固定席であることが望ましいため ABW は行いづらいであろう ICT 環境整備は段階に応じて必要となるホワイトカラーの業務であれば PC は最低限必要となるがデスクトップ PC の場合には執務場所は PC の前に固定される ABW のように移動を行って執務をする場合には最低でもノート PC 等が必要となるそれ以外にもコミュニケーションツールも段階に応じて必要となるテレワークに必要な ICT 環境としては 7

Web 会議などのテレワークでコミュニケーションが低下しないための施策や執務中 / オフィスに居る / 連絡可能なのかといった執務状況を共有するためのプレゼンス管理などがあるまた上記の前提を整えながら働く環境の整備とルール化も必要であるオフィス内で ABW を実施する場合にはオフィスレイアウトの変更やフリーアドレスの導入が必要であるが

10 Web 会議などのテレワークでコミュニケーションが低下しないための施策や執務中 / オフィスに居る / 連絡可能なのかといった執務状況を共有するためのプレゼンス管理などがあるまた上記の前提を整えながら働く環境の整備とルール化も必要であるオフィス内で ABW を実施する場合にはオフィスレイアウトの変更やフリーアドレスの導入が必要であるがオフィス外を対象とする場合は在宅勤務制度やサードワークプレース利用のためのルールの整備が必要となる 2.3. ABW の観点から見たオフィスオフィスに ABW を適用するとオフィス内でその業務タスクに適した場所を選んで作業をすることになる一般的には生産性を高めるために仕事内容に応じたスペースをオフィス内で探索するという行動がおきる軽い打ち合わせを伴うような作業集中して仕事をする作業など同一フロアであっても作業によって都合の良い場所は変わってくるチームで大きなテーブルを共有したいというニーズも出るし集中したいときはあえて馴染みのメンバーから離れて執務したいケースも出るフリーアドレスを導入していない場合は難しく感じるかもしれないがオフィスレイアウトを変更しなくともルール変更のみで ABW を行う事も可能であるフリーアドレスエリアが複数階あるいは複数の部屋になったケースではフロアあるいは部屋ごとに位置付けを決めこのエリアでは電話はしないルールとするとかこのエリアは静粛スペースで会話はしないルールとするとかフリーアドレスの一般執務エリアに隣接する軽い打ち合わせに適したテーブルの配置を行うなどオフィスの生産性向上執務体験の高品質化が進む最近ではオフィス移転時やレイアウト変更時に ABW に関わるコンサルティングサービスを行う不動産会社も出てきている図 2 フリーアドレスのレイアウト事例 : ミーティングスペース 8

11 2.4. ABW の観点から見たテレワーク ABW は自宅やサードワークプレースに適用することができる ABW の業務タスク (Activity) に応じて適切な場所を働き手が選んで執務するに注目すると適切な場所が必ずしもオフィス内に留まるものでない事に気づくどの従業員であってもその人の行う業務タスクの中にはオフィス外でもできる内容のものがありむしろオフィス外の方が生産性向上を期待できるようなものもある従来テレワークは育児や介護で執務場所や時間に制約がある従業員への救済措置あるいは営業等外出時に隙間時間が生じてしまう従業員の生産性向上施策として考えられることが多かったしかし ABW の観点で見直すとテレワークは特別な働き方ではなくその業務タスクを行うことのできる適切な場所がオフィス外であるだけの違いとなるつまりテレワークは特別な人が実施するのではなく業務の生産性向上のために全ての人が実施することが自然になる誰にでもテレワーク可能な業務タスクがありその一人一人の置かれている状況により最適な執務場所を選択することとなるこのような考え方の下ではオフィス内だけでなく自宅や喫茶店コワーキングスペースなどが候補となる働く場所を業務内容と IT 環境などの実施する要件で積極的に選択しさらに最も生産性の高い場所を選んで働くようになるであろう 9

12 3. サードワークプレースと ABW この章では企業によるサードワークプレースの利用を想定し業務タスクと場所に関する考え方について記載する 3.1. ABW の Activity 業務タスクの特性サードワークプレースで業務を行う場合にはどのような業務をオフィス外で行うことが出来るのかのルールが必要であるここでは業務タスクの 3 つの制約を取り上げてそれぞれについて分析する業務タスクには 3 つの重要な制約がある一つ目はその場所でしかできない ( 場所の制約 ) という制約二つ目はその時間でしかできない( 時間の制約 ) という制約三つ目は一人で進めるものか複数人で進めるか ( 協働者の制約 ) である 1 つ目の特性である場所の制約のある業務はホワイトカラーでは比較的少ない例としては店舗での接客業務や工場等で機械設備を動かすような業務であるこれらの業務でテレワークはあり得ない 2 つ目の特性である時間の制約のある業務の代表例は会議である Web 会議であれば場所は超えられるが時間の制約を超える事は出来ない 3 つ目の特性である協働者の制約の例としてはブレーンストーミングなどがあるブレーンストーミングは現在は対面である方が望ましいことが多いが同時に行う必要がない場合には社内 SNS を利用して行う事も可能であろうまた Web 会議の進化など技術の発展によって徐々にテレワークでブレーンストーミングを行う事も可能となるであろうここから 3 つ目の一人で進めるものか複数人で進めるかという特性はその場でしかできないという制約と比較すると対処できる可能性が大きいと言える 3.2. 業務タスクと執務場所 ~ どこで業務を行えるのか ~ 3 つの制約条件以外にも業務タスクを行うために必要な条件がある例えば単純なケースでは Internet が繋がっていないところではできない仕事がある別の例としては企業の Web 会議等のインフラが整っていたとしても実際に Web 会議が可能な場所は意外と少ないまたプリンターが無いと資料の印刷はできないし資料によっては簡易製本が必要で自宅ではできないあるいは社として許容できないケースもあるだろう現在はコンビニエンスストアのプリンティング機能やスキャン機能は通常のオフィス並みに高く Kinko s のようなサービスを利用すれば場合によっては社内で準備するより高品位なアウトプットを出せる可能性もある一方で外部リソースを使う場合には相応のリスクも伴うそれぞれのテレワーク可能な業務タスクには多かれ少なかれそれぞれ執務可能な場所が備えていなければいけない条件がある 10

13 3.3. 業務タスクと執務場所 ~ どこで行う事が効率的か ~ ペーパーレス環境など ICT 環境が整って来れば情報端末を使ってリモートでも実施できる業務タスクは増える複数人で進める業務であっても文書共有や Web 会議を使えばテレワーク可能な業務は増えるしかしながらテレワークができることとテレワークで執務するのが望ましいということは異なる過去を振り返れば電話が無い時代には 1 分で伝えられる簡単な報告でさえオフィスに戻らない限り実施する事はできなかったまた電話が普及した後でも電話を使わずに訪問あるいは対面でコミュニケーションをとらなければ失礼にあたるという時期もあったつまり当時電話は対顧客のコミュニケーションの条件を満たしているが十分ではなかったのである現在でも対面コミュニケーションは重要であるが 1 分の電話で済む内容を 1 時間以上の移動時間を費やして対面報告するのは非効率で無条件に対面コミュニケーションに頼るような人は高い生産性を出すことなどできない繰り返しになるがテレワーク可能な業務を本当にオフィス外でやるのが適切かどうかは別の問題として考えなければいけない例えば通勤時間が長い人であればテレワーク可能な業務をある日にまとめてその日だけ在宅勤務で 3 時間分の移動時間が不要になるケースもある一方でオフィスに出て一緒に働いていた方が 3 時間分の移動時間を費やしても有利かもしれない 1 分の電話で済ますか 1 時間かけても対面で話すことを選択するかの選択に 100% の正解など存在しない 11

14 4. サードワークプレースをよりよく選択する整理用ワークシートの提案業務タスクをどこで出来るのかを分析するための整理用ワークシートを研究会で作成した業務タスクと業務に必要な要件を入力し場所の情報を入力することでどの業務をどの場所で行ってもいいかということを簡易的に分析することができる本章では整理用ワークシートの利用方法と実際に研究会メンバーでワークシートを利用して得た気づきについて記載する 4.1. 整理用ワークシートの利用方法整理用ワークシートの概要を記載する整理用ワークシートはプロトタイプを公開し利用方法の詳細も記載した業務タスクを行っていいかどうかを判断する手順を示す自分で行っているテレワークが可能そうな業務タスクを上げる業務タスクに必要な要件 ( 属性 ) を整理する場所が必要な要件を満たしているかを確認するこれによりその場所でどの業務タスクを行えるかが分かる 12

15 業務タスクの洗い出し業務タスクを洗い出す業務タスクは資料作成などの作業であるその後業務タスクごとに必要な要件を記載するその業務タスクを行うために必要となる ICT 環境などの条件であり資料作成であれば PC の利用やプリンターなどがあげられる整理用ワークシートでは業務に必要な要件として以下をあげた PC 利用環境 ( 机電源ネットワーク ) 利用可能設備 ( 貸出 PC Web 会議関連機器ホワイトボード等 ) 事務機器 ( 複合機等 ) 執務環境 ( プライバシー確保会話可否通話可否 ) 特殊な設備利用時間 P C 作業化 ( シートとデスクなど ) 電源有線 L A N 無線 L A N 携帯電話携帯 P C W e b カメラヘッドセットスピーカーフォンモバイル W i F i / テザリング貸出 P C 貸出ディスプレイテレビ会議用カメラテレビ会議用広角カメラ貸出スピーカーフォンプロジェクタースクリーン大型ディスプレーホワイトボードプライベート ( 隔離されている場所 ) プライバシー ( 隣から P C が見られない程度 ) 会議可会話可通話可スキャナープリンターコピー F A X 名刺スキャナー機密文書専用機器メール作成資料作成重要資料作成資料プリントアウト経費精算証憑スキャンが必要受領書類保管 Web 会議重要 Web 会議数名での打ち合わせ数名での重要打ち合わせ〇数名で参加する Web 会議会計処理弥生会計での記帳等振込処理銀行振込等海外送金含む公的機関申請報告処理 e-tax 等納税処理 paysy 銀行 ATM 請求処理請求書発行角印契約処理丸印テザリング不能エリアでの諸作業事務機器リソース業務内容 ( 人シチュエーション等 ) 業務内容 ( 詳細補足 ) PC 利用環境携帯 ( 自己所有 ) 利用機器執務環境

16 執務場所の洗い出し想定される執務場所の属性を記入する執務場所の属性は電源の有無プライベート空間の有無などである業務に必要な要件と同じ項目が含まれるさらに所在地や利用にあたっての条件なども含まれる PC 利用環境 ( 机電源ネットワーク ) 利用可能設備 ( 貸出 PC Web 会議関連機器ホワイトボード等 ) 事務機器 ( 複合機等 ) 執務環境 ( プライバシー確保会話可否通話可否 ) 特殊な設備所在地 ( 最寄駅駅からの距離 ) 利用の条件 ( 価格事前の契約の有無 ) P C 作業化 ( シートとデスクなど ) 電源有線 L A N 無線 L A N 携帯電話携帯 P C W e b カメラヘッドセットスピーカーフォンモバイル W i F i / テザリング貸出 P C 貸出ディスプレイテレビ会議用カメラテレビ会議用広角カメラ貸出スピーカーフォンプロジェクタースクリーン大型ディスプレーホワイトボードプライベート ( 隔離されている場所 ) プライバシー ( 隣から P C が見られない程度 ) 会議可会話可通話可スキャナープリンターコピー F A X 名刺スキャナー最寄り駅からの所要時間 ( 分 ) 所要時間 ( 分 ) 開店 ( 月曜日 ) 閉店 ( 月曜日 ) 機密文書専用機器自宅自室 6 7:00 23:00 コワーキングスペース A ラウンジ 1 8:00 23:00 コワーキングスペース A ワークスペース 1 8:00 23:00 コワーキングスペース A メンバーズルーム 1 8:00 23:00 コワーキングスペース A 会議室 1 8:00 23:00 コワーキングスペース A テレホンブース 1 8:00 23:00 喫茶店等ドトール 8:00 18:00 喫茶店等スターバックス 8:00 18:00 喫茶店等カラオケボックス 8:00 18:00 喫茶店等ファミレス 8:00 18:00 喫茶店等公共スペース 8:00 18:00 喫茶店等銀行 ATM 8:00 18:00 ホテル等ホテル客室 7:00 22:00 ホテル等ホテルロビー 7:00 22:00 ホテル等空港ラウンジ 7:00 22:00 コンビニ等セブンイレブン 7:00 22:00 コンビニ等 Kinko's 7:00 22:00 事務機器施設属性リソース施設名称エリア名称 PC 利用環境携帯 ( 自己所有 ) 利用機器執務環境

17 業務タスクごとの執務場所の特定場所の属性が決まった後はプログラムを動かすことで業務タスク毎の執務可能場所の対応表を得ることができるこれにより執務できる場所を知ることが出来る業務場所生成オフィス自宅コワーキングスペース A 喫茶店等ホテル等コンビニ等業務内容 ( 人シチュエーション等 ) 業務内容 ( 詳細補足 ) 利用時間執務エリアフリーアドレスエリア静粛エリア会議室大会議室自室ラウンジワークスペースメンバーズルーム会議室テレホンブースドトールスターバックスカラオケボックスファミレス公共スペースホテル客室ホテルロビーセブンイレブン K i n k o ' s 営業の合間顧客訪問の間のメール作成日報作成 1 時間以下出張先の合間資料作成メール作成 2 時間程度出張先の合間自社オフィスの同僚とのWeb 会議在宅勤務経費精算在宅勤務資料作成メール作成外出時パートナーとの電話外出先での打合せ営業向けの事前会議 ( 対面 ) メール作成日報受取資料のスキャン含む経費精算証憑スキャンが必要資料作成資料プリントアウト Web 会議数名での打ち合わせ数名で参加するWeb 会議テザリング不能エリアでの諸作業適性性の検討本来は ABW に基づき最も生産性が高い場所が選択できることが理想だが今回の整理用ワークシートではどこでどんな業務タスクを行うことが出来るかまでが分析対象範囲であるどこで行うと生産性が高いかは分析できないため個別に判断が必要となる現在いる場所移動先の駅からの近さや利用時間で必要となる費用なども検討の材料となるまた雰囲気や音楽の有無なども場所選択の決定要因となる可能性がある 4.2. サードワークプレース利用における論点この整理用ワークシートを研究会のメンバーで記入し実際に分析を行ったこれによりサードワークプレースを利用するにあたっては承認の考え方やサードワークプレースの機能の違いなどいくつかの論点があることが分かったそこでサードワークプレース利用における論点や注意点について記載する執務場所選定にあたっての承認プロセスどの場所時間で業務タスクを遂行して良いかを承認するプロセスの要否も検討が必要となる承認に関しては各企業のポリシーによって差が出ると思われる以下ではい 15

18 くつかの承認方法の案を記載するホワイトリスト方式使っていい場所を事前に決めておくコワーキングスペース事業者と契約する自社で利用を明示的に許可した場所を示しておく方法であるブラックリスト方式使ってはいけない場所業務を決めておく自社オフィスから持ち出してはいけない業務を決める方法や業務内容によって行ってはいけない場所を決めておく方法であるたとえば個人情報はオープンスペースで業務を行ってはいけないが個室であればコワーキングスペースを利用しても良い等の基準を定めることが考えられる一般的な考え方としてやって良いことを決めてそれ以外を許容しない方式をホワイトリスト方式やってはいけないことを決めてそれ以外は許容する方式をブラックリスト方式と呼ぶ企業として場所についてはホワイトリスト方式をとるか否か業務についてホワイトリスト方式をとるか否かを決めておく事で働く場所の選択が容易となる概してブラックリスト方式の方が柔軟性は高まるが安全面にこだわればホワイトリスト方式の方が確実である方式の選択は企業文化や法的制約などに従って個々の企業あるいは部署単位で決めていく内容である働く場所の承認の考え方は議論の余地があり画一的な方法はないそのため当研究会でも引き続き検討を行う予定であるサードワークプレース利用に関して研究会で話題になったことプリンティングとスキャンサードワークプレースの利用ではプリンティングとスキャンについても考慮が必要となるサードワークプレースをプリンティングで一時利用する例も増えるため自社のセキュリティに合っているか顧客に提出する資料を印刷する場合には品質が要求するレベルを満たしているかを確認する必要があるまたスキャンが出来ない場合も多いため事前に確認が必要である Web 会議時のテレフォンブースサードワークプレースでは Web 会議用の部屋やテレフォンブースの整備も必要となる長時間のテレワークでは Web 会議が必須となるがコワーキングスペースの多くはオープンスペースであるため Web 会議が出来ない施設もあるまた聞かれたくない電話を行いたい場合もある資料作成やメール処理を行っている際にはオープンスペースで働き必要に応じて Web 会議用の部屋を利用するという事が多い音声の問題と同時に解決しようとするとテレフォンブースの Web 会議利用とルール化が必要になるコワーキングスペース事業者も工夫している最中でありルールやシステム化は進むであろう 16

19 セキュリティ要件についてセキュリティ要件は各社によって考え方が違うので課題が多い作業場所の基準の一例を下記に示すオープンスペースで良いのか完全に個室ではないとダメか個室にも半個室や音声も含めた密封空間等レベルがある入退室も確認が必要なのか入退室の確認は不要かまたは入退館が必要な場合も有人受付が必要なのか無人の受付で良いのかという選択肢もあるサードワークプレースの費用対効果費用対効果から考えた場合にもオフィス賃貸料とコワーキングスペース利用料を終日比較した場合にはコワーキングスペースの方が安くなる場合もあるだが自社オフィスに固定席を持ったうえでコワーキングスペースを利用した場合にはダブルコストになるそのためオフィス賃貸料の削減のためにはフリーアドレスなどのオフィスコストの削減手段を検討する必要があるまたサードワークプレースの費用負担の考え方には将来的にはいくつかの選択肢もある例えば企業が補助をだし個人も半額程度負担するという考え方もある現時点ではサードワークプレースの利用を企業が許している場合費用は全額企業が負担しているがある程度の個人負担を求める事で時間に対するコスト意識が生まれると予想されるサードワークプレースの一覧化の必要性サードワークプレースは HP 上などで各社ごとの基準で機能が公開されているが統一的な基準があるわけではないそのため HP を見ても訪問前に自分が利用したいと思う機能を確認できるとは限らないこの課題解決にはサードワークプレースの機能一覧表または Web サイトの整備が望ましいテレワーク実施日の調整方法テレワークを行う場合でも業務がチームで行うものであることは変わらないそこでテレワーク実施日の調整は関係者の合意が必要である例えば仮に A 氏の業務時間の 8 割がテレワーク可能であったとしても毎日対面型定例会議があれば在宅勤務は困難であるもし来週は週 2 日オフィスに出ないで執務したいと願うのであればその 2 日間はテレワーク可能な業務タスクだけになるように作業時間を調整する必要があるテレワークを行う同僚が多ければ同僚間や上司とのコミュニケーションに問題が出ないようにテレワーク実施日を検討する必要がある ABW を意識して働く場合にも個人の生産性だけではなくチームとしての生産性の維持向上を継続する必要がある 17

20 5. テレワークに関する考え方 2016 年度の研究会を通して本章までに収まらなかった議論を記載するコリビングという考え方テレワークの延長線上には短期間一緒に働きながら暮らすという考え方もあるこれをコリビングと呼んでいる参考 URL: 社員のグローバル化とリゾート勤務ダイバーシティが進み外国籍の社員が増えると 1 か月単位で自国に戻りたいという要望も出ると予想されるこの時に 1 か月丸々を休みにするのではなく自国でも時差を考慮しながら働くことが出来れば企業個人の双方にとってメリットが出るであろうこの考え方を進めると日本人であってもリゾート地に長期滞在しながら仕事をするような事例も増えてくると考えられる 18

21 6. おわりに本書ではサードワークプレースの活用の可能性について検討した結果を記載したさらに業務タスクを行えるサードワークプレースを選択する一つの方法として整理用ワークシートを作成した研究会メンバーで実際に整理用ワークシートを使用してみる事で現時点での課題を抽出したこの整理用ワークシートは業務タスクを行う上での必要最低限の条件を分析するワークシートでありどこがその人にとって最も作業に適している場所なのかを判別するワークシートまでは作成できなかったまた課題については検討の方向性や案を掲載するのみにとどまっている今後の研究会ではテレワークを行うための場所の課題と解決策をさらに検討して情報を公開していきたいと考えている注釈があるものを除いてこの報告書の内容はクリエイティブコモンズ表示 4.0 国際 (CC BY 4.0) ライセンスの下に提供されています詳しくは以下のリンクをご参照ください 19

日本テレワーク協会～テレワーク最新事例研究会～「サードワークプレースと」株式会社シーエーシー齋藤　学

日本テレワーク協会～テレワーク最新事例研究会～「サードワークプレースと」株式会社シーエーシー齋藤　学ワークスタイル変革に資する第三の場 ( サードワークプレース ) 活用の可能性 ~2016 年度テレワーク最新事例研究部会報告 ~ 平成 29 年 7 月 20 日一般社団法人日本テレワーク協会テレワーク最新事例研究部会 1 2016 年度研究部会概要部会名開催趣旨テレワーク最新事例研究部会多様な働き方を支援する手段の一つとして普及期に入ったテレワークの先進企業を研究するこれにより参加各企業での知見を深め各企業内での実施を支援する

内容 はじめに ワークスタイルとワークプレース オフィスでの働き方の変化 在宅勤務への挑戦 サードワークプレースの台頭 ABW(ACTIVITY BASED WORKPLACE/WORKING) という考え方

内容はじめにワークスタイルとワークプレースオフィスでの働き方の変化在宅勤務への挑戦サードワークプレースの台頭 ABW(ACTIVITY BASED WORKPLACE/WORKING) という考え方