安否確認サービスユーザーマニュアル

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ゆりかさわなか
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2 目次 1 章はじめに本書の利用についてユーザーの役割別名称についてユーザーが利用できる機能について WEB ブラウザーについて Internet Explorer のセキュリティ設定について携帯電話使用上の注意について商標について章安否確認サービスにログインするログインするログアウトする特別なログインについて章ホームホームについて通知の一覧について安否確認週間以内に更新のあった掲示板週間以内に更新のあったメッセージメールによる通知についてプライベート連絡先についてユーザー情報についてメール内の URL について章個人設定個人設定についてプライベート連絡先のメールアドレスの設定をするプライベート連絡先の Twitter アカウントの設定をするユーザー情報のメモの設定をするブックマーク用 URL の送信をするパスワードの変更をする章一斉送信の設問フォームへの回答設問ページへアクセスする一斉送信メールからアクセスする場合ホームからアクセスする場合設問フォームに回答する回答を修正する章掲示板掲示板についてトピックを閲覧するコメントする添付ファイルを利用する ( 特別プラン限定機能 ) トピックの添付ファイルを利用するコメント時に添付ファイルを利用する携帯電話で掲示板を利用する章メッセージメッセージについてメッセージを送信するメッセージを閲覧する... 20

3 7.4 メッセージにコメント変更削除する添付ファイルを利用する ( 特別プラン限定機能 ) 新しいメッセージを作成する時に添付ファイルを利用するコメント時に添付ファイルを利用するメッセージを携帯電話で利用する章家族メッセージ ( ファミリープラン限定機能 ) 家族メッセージについて家族メッセージの使用準備について家族メールアドレスの登録家族メールアドレスの編集と削除家族メッセージの利用について... 27

4 1 章はじめに 1.1 本書の利用について本書ではサイボウズスタートアップス安否確認サービス ( 以下安否確認サービス ) のユーザー ( 以下ユーザー )(1.2 ユーザーの役割別名称について参照 ) を対象に安否確認サービスの機能について解説しています 1.2 ユーザーの役割別名称について安否確認サービスでは災害前準備と災害時においてユーザーの役割を次のように定めています役割危機管理責任者説明緊急時にも事業活動を継続できるように情報を正確に把握し対応を指示する総責任者マネージャー事業活動を推進するために情報を正確に把握し対応を指示する責任者システム管理者ユーザー情報や組織地域情報を管理し安否確認サービスの利用権限を管理する責任者ユーザー安否確認サービスに登録され緊急時に状況を報告するユーザー 1.3 ユーザーが利用できる機能についてユーザーが利用できる機能は以下の通りです機能 PC/ スマートフォン / タブレット携帯電話ログインパスワードの再設定ホームホーム / 通知の一覧設問フォームの回答掲示板 / 閲覧コメント添付ファイル 3 3 メッセージ / 新しいメッセージを作成する 1 1 メッセージ / 閲覧コメント添付ファイル 3 3 家族メッセージ 2 2 個人設定 / プライベート連絡先の設定個人設定 / パスワードの変更個人設定 / ブックマーク用 URL の送信個人設定 / ユーザー情報のメモの設定個人設定 / 家族メールアドレスの設定 2 2 個人設定 /Twitter 連携の設定 - 1 利用制限されていない場合にメッセージの送信をご利用頂けます 2 ファミリープランをご契約頂いている場合にご利用頂けます 3 添付ファイルは特別プランをご契約頂いている場合にご利用頂けます携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です 1

1.4 Web ブラウザーについて安否確認サービスは Web を利用したシステムです以下の Web ブラウザー及び携帯電話に対応しています Windows Internet Explorer 8/9/10/11 Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 Macintosh Safari 6 以上 Mozilla Firefox 最新版 Google

5 1.4 Web ブラウザーについて安否確認サービスは Web を利用したシステムです以下の Web ブラウザー及び携帯電話に対応しています Windows Internet Explorer 8/9/10/11 Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 Macintosh Safari 6 以上 Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 ios Safari Android Android の標準ブラウザー携帯電話携帯電話の標準ブラウザー Web ブラウザーは Javascript を有効に設定し Cookie を受け入れるように設定してください安否確認サービスは登録情報の保護を目的として SSL/TLS 通信に対応していますこのため Web ブラウザーは SSL/TLS 通信プロトコルである TLS1.0 / TLS1.1 / TLS1.2 のいずれかまたは全部を利用できる設定にしてください SSL/TLS 通信とは主にインターネットにおいてデータを暗号化して送受信する通信手段をいいます送受信データを暗号化するとインターネットでデータを読み取られることなく安心してプライベート情報などをやりとりできるようになります安否確認サービスでは個人メールアドレスなどのプライベートデータをやりとりするため SSL/TLS 通信を利用しています SSL2.0, SSL3.0 はセキュリティ上の理由により対応していません携帯電話の HTTPS 通信については携帯電話の使用上の注意を参照してください Internet Explorer のセキュリティ設定について Internet Explorer の場合の SSL/TLS 通信プロトコルの設定方法はブラウザのツールメニューからインターネットオプションを選択後詳細設定タブを開きセキュリティ項目を次の画面キャプチャの通り変更してください Internet Explorer のバージョンによっては TLS1.0 を選択できないことがありますその場合は TLS1.1 と TLS1.2 を選択してください 2

6 1.5 携帯電話使用上の注意について安否確認サービスでは一斉送信などのメール送信に anpikakunin.com ドメインのメールアドレスを使用しています携帯電話で迷惑メールの設定をされていると安否確認サービスからのメールを受信できません安否確認サービスからのメールを受信する場合は anpikakunin.com ドメインから送信されるメールを受信できるよう設定してください携帯電話の迷惑メール設定方法は各キャリアにご確認ください弊社でもメールが届かない際の手順書を安否確認サービスのダウンロードページで公開しています一斉送信など安否確認サービスから送信するメールには https と http の URL が付いています一度 https 通信でのアクセスを試して頂き安否確認サービスにアクセスできないようであれば http 通信にてご利用ください https 通信を利用できない携帯電話は次の通りです i モード 1.0 の NTTDocomo 携帯電話アップデート対応をしていない au 携帯電話 au 携帯電話はアップデート対応をしていると https がご利用できます詳しくは au にお問い合わせください 1.6 商標について記載された商品名各製品名は各社の登録商標または商標です 3

ブラウザーでアクセスします安否確認サービスにアクセスする URL はシステム管理者にお問い合わせください 2 PC またはスマートフォンでログインする場合

7 2 章安否確認サービスにログインする 2.1 ログインする安否確認サービスは Web ブラウザーでアクセスします安否確認サービスにアクセスする操作をログインと呼びます 1 Web ブラウザーでアクセスします安否確認サービスにアクセスする URL はシステム管理者にお問い合わせください 2 PC またはスマートフォンでログインする場合自分のログイン名とパスワードを入力しログインをクリックします 3 携帯電話でログインする場合自分のログイン名とパスワードを入力しログインをクリックしますログイン名とパスワードについてはシステム管理者にお問い合わせくださいログイン名とパスワードは大文字小文字を区別し正しく入力してください 4

2.2 ログアウトする安否確認サービスを利用しない場合はログアウトしますログアウトするとメールアドレスとパスワードの入力画面になります 1 ログアウトをクリックしてログイン画面に戻ります 2 携帯電話の場合は. キーを押すかログアウトで決定ボタンを押します 2.

には有効期限があります詳しくはシステム管理者にお尋ねくださいシングルサインオンキー付き URL はクリックまたはタップすれば誰でもアクセスできてしまいます他人に渡さない等お取扱いには充分ご注意くださいプライベートメールを登録した場合に送信されるメールホーム画面にアクセスできる詳しくは 4.1.

8 2.2 ログアウトする安否確認サービスを利用しない場合はログアウトしますログアウトするとメールアドレスとパスワードの入力画面になります 1 ログアウトをクリックしてログイン画面に戻ります 2 携帯電話の場合は. キーを押すかログアウトで決定ボタンを押します 2.3 特別なログインについて安否確認サービスはログイン名とパスワードを利用したログイン以外にシングルサインオンキー付き URL を利用することでログイン名とパスワードを入力することなく簡単にログインできる方法があります次の場合にシングルサインオンキー付き URL を利用したログインができます URL をマウスクリックまたはタップしてくださいシングルサインオンキー付き URL には有効期限があります詳しくはシステム管理者にお尋ねくださいシングルサインオンキー付き URL はクリックまたはタップすれば誰でもアクセスできてしまいます他人に渡さない等お取扱いには充分ご注意くださいプライベートメールを登録した場合に送信されるメールホーム画面にアクセスできる詳しくはプライベート連絡先のメールアドレスの設定をするを参照してくださいブックマーク用 URL を発行した場合に送信されるメールホーム画面にアクセスできる詳しくはブックマーク用 URL の送信をするを参照してください家族メッセージにメールを登録した場合に送信されるメール ( ファミリープラン限定 ) 家族メッセージ画面にアクセスできる詳しくは家族メールアドレスの登録を参照してくださいメッセージに書き込んだ場合に送信されるメール該当のメッセージにアクセスできる詳しくは 7.4 メッセージにコメント変更削除するを参照してください一斉送信が行われた場合に送信されるメールと twitter 設問フォームにアクセスできる詳しくは一斉送信メールからアクセスする場合を参照してください 5

9 3 章ホーム 3.1 ホームについてホームはログイン後に表示されるページです現在発生している一斉送信の一覧と自分自身のプライベート連絡先の確認等が行えます通知の一覧には安否確認 ( 一斉送信 ) 2 週間以内に更新のあった掲示板 2 週間以内に更新のあったメッセージの履歴が表示されます会社管理のメールアドレスを登録していなくさらにプライベート連絡先のメールアドレス及び Twitter も一切登録していないユーザーには一斉送信は届きませんが通知の一覧に履歴が残りますのでここから設問フォームにアクセスすることもできます基本的には一斉送信を受信できるようにプライベート連絡先のメールアドレスを 1 つ以上登録するように運用してください安否確認サービスアプリ (Android/iPhone) を利用している場合はプライベート連絡先に機種コードが表示されますアプリを利用できる端末は直近にアプリでログインした 1 台のみですアプリの利用方法は別途アプリクイックマニュアルを参照してください Twitter をご利用になる場合は必ずプライベート連絡先のメールアドレスと併用してださいプライベート連絡先のメールアドレスを登録していないと下記の条件の場合において一斉送信が届かないなどの問題が起こります特殊な例になりますが次の条件の場合は設問フォームが付かない一斉送信をすると通知の一覧に履歴が残らず一斉送信も届かないのでご注意ください条件ユーザー情報のメールアドレスとプライベート連絡先のメールアドレスがどちらも未登録の場合 Twitter 登録の有無は無関係です Twitter に登録していても設問フォームが付かない一斉送信の場合は Twitter に送信されません Twitter 登録の仕様はプライベート連絡先への Twitter アカウントの設定するをご参照ください 6

3.2 通知の一覧について 3.2.1 安否確認ユーザーに通知されている一斉送信の一覧が表示されます一斉送信がある場合はタイトル行 ( 通知の一覧と表示されている帯の部分 ) が赤色になります一斉送信がない場合は青色になります一斉送信がない場合の表示一斉送信がある場合の表示 3.2.2 2 週間以内に更新のあった掲示板 2 週間以内に更新のあった掲示板のリストが表示されますトピック名をクリックすると掲示板に移動します 2 週間以内に更新が無い場合はなしと表示されます 3.

10 3.2 通知の一覧について安否確認ユーザーに通知されている一斉送信の一覧が表示されます一斉送信がある場合はタイトル行 ( 通知の一覧と表示されている帯の部分 ) が赤色になります一斉送信がない場合は青色になります一斉送信がない場合の表示一斉送信がある場合の表示週間以内に更新のあった掲示板 2 週間以内に更新のあった掲示板のリストが表示されますトピック名をクリックすると掲示板に移動します 2 週間以内に更新が無い場合はなしと表示されます週間以内に更新のあったメッセージ 2 週間以内に更新のあったメッセージのリストが表示されますタイトルをクリックするとメッセージに移動します 2 週間以内に更新が無い場合はなしと表示されますメールによる通知について安否確認サービスではホーム画面での通知機能以外にプライベート連絡先または会社メールアドレスにも通知する機能をもっています次の機能において書き込みがあった場合に宛先ユーザーへ 3 分に一度まとめて送信しますメッセージメッセージでやり取りしているメンバー全員に書き込みがあったことを知らせるメールを送信しますメッセージを書き込んだ本人には送信されません家族メッセージ家族メッセージでやり取りしているメンバー全員に書き込みがあったことを知らせるメールを送信しますメッセージを書き込んだ本人には送信されません次の場合はメッセージと家族メッセージを利用できないことがあります安否確認サービスの管理者へご確認くださいメッセージはシステム管理者の設定によってはユーザーが利用できない場合があります家族メッセージは安否確認サービスのご契約プランによっては利用できない場合があります 7

3.3 プライベート連絡先についてユーザーが登録したプライベート連絡先をリスト表示します

アカウント宛に送信されますプライベート連絡先は自分自身のみ閲覧することができます

11 3.3 プライベート連絡先についてユーザーが登録したプライベート連絡先をリスト表示します緊急時に発信される一斉送信は会社管理のメールアドレスの他ここに表示されているメールアドレスと Twitter アカウント宛に送信されますプライベート連絡先は自分自身のみ閲覧することができます自分以外のユーザーはシステム管理者や運用管理者 ( 危機管理責任者マネージャー ) であっても閲覧できませんプライベート連絡先は定期的にメンテナンスしてくださいプライベートのメールアドレスを変更した場合は必ず再登録してくださいアプリを利用できる端末は直近にログインした 1 台のみとなっております詳しくは別途アプリクイックマニュアルを参照ください 3.4 ユーザー情報についてシステム管理者が登録したユーザー情報が表示されます本内容を変更する場合はシステム管理者にお問い合わせくださいメモは個人設定から書き込むことができますメモはユーザーまたはシステム管理者が書き込めます運用管理者 ( 危機管理責任者マネージャー ) は閲覧のみ可能です 8

3.5 メール内の URL についてメールは https http 両方の URL が表示されますどちらにアクセスしても同じです https でアクセスできない場合は http にてアクセスしてください https/http または https のみの URL 切り替えはシステム管理者が行います初期設定は https 通信と http

https/http を切り替えできるメールの種類は次の通りです機能名メールの種類ユーザー向けメール ( 宛先 ) 管理者向けメール ( 連絡状況の案内先 ) 一斉送信家族向けメール ( 家族への送信 ) twitter ユーザー向け twitter 管理者向けスマホアプリ (https のみ対応 )

12 3.5 メール内の URL についてメールは https http 両方の URL が表示されますどちらにアクセスしても同じです https でアクセスできない場合は http にてアクセスしてください https/http または https のみの URL 切り替えはシステム管理者が行います初期設定は https 通信と http 通信を許可するです https 通信のみ許可する設定とした場合は誤って http で接続しようとしても https に切り替わります https 通信と http 通信を許可する設定にした場合のメール内の URL は次の通りです https 通信のみ許可する設定にした場合のメール内の URL は次の通りですシステム管理者 https/http を切り替えできるメールの種類は次の通りです機能名メールの種類ユーザー向けメール ( 宛先 ) 管理者向けメール ( 連絡状況の案内先 ) 一斉送信家族向けメール ( 家族への送信 ) twitter ユーザー向け twitter 管理者向けスマホアプリ (https のみ対応 ) 掲示板メッセージ家族メッセージ運用設定トピック作成者への通知メール宛先登録したユーザーへの通知メールコメント書き込み時に家族へ通知するメールプライベート連絡先のメンテナンス設定メールプライベート連絡先のメールアドレスの登録確認メール個人設定ブックマーク用 URL の送信メール家族メールアドレスの登録確認メールパスワードを忘れた方パスワードを忘れた方はこちらメール 9

1 プライベート連絡先のメールアドレスの設定をする一斉送信を受信するメールアドレスを設定しますプライベートメールアドレスを最大 3 件まで登録できます登録したメールアドレスは自分以外閲覧できません

13 4 章個人設定 4.1 個人設定について個人設定を変更できます設定できる内容は次の通りですプライベート連絡先のメールアドレスの設定をする一斉送信を受信するメールアドレスを設定しますプライベートメールアドレスを最大 3 件まで登録できます登録したメールアドレスは自分以外閲覧できません危機管理責任者が一斉送信を行うと登録したプライベート連絡先全てにメール送信されますプライベートメールアドレス登録後にテストメールが自動送信されますので着信を確認してくださいテストメールが届かない場合はプライベートメールアドレスが間違っている anpikakunin.com ドメインからのメールを受信できるようにしていないなどが考えられます特に携帯電話の迷惑メールフィルターなどの設定をご確認ください携帯電話の迷惑メールフィルターの設定等は各キャリアの販売店などにご相談くださいメールは https http 両方の URL が表示されますどちらにアクセスしても同じです https でアクセスできない場合は http にてアクセスしてください https/http または https のみの URL 切り替えはシステム管理者が行います 10

14 4.1.2 プライベート連絡先の Twitter アカウントの設定をする一斉送信またはメッセージを Twitter で受信することができます Twitter アカウントは事前に登録する必要があります 11

4 ブックマーク用 URL の送信をする安否確認サービスにダイレクトログインできる URL を緊急連絡先に送信しますログイン名とパスワードを覚える必要がないので必要な時に簡単に安否確認サービスへログインすることができます URL

15 4.1.3 ユーザー情報のメモの設定をするユーザー情報に登録されているメモを編集しますメモはユーザーまたはシステム管理者が書き込めます運用管理者 ( 危機管理責任者マネージャー ) は閲覧のみ可能です 2,000 文字まで対応しています一言程度のメモや緊急時のためにプライベート連絡先を運用管理者に公開する場合等の非常時を想定した使い方にご利用くださいブックマーク用 URL の送信をする安否確認サービスにダイレクトログインできる URL を緊急連絡先に送信しますログイン名とパスワードを覚える必要がないので必要な時に簡単に安否確認サービスへログインすることができます URL をクリックすれば誰でも利用することができてしまうためブックマーク用 URL のお取り扱いには充分にご注意くださいメールは https http 両方の URL が表示されますどちらにアクセスしても同じです https でアクセスできない場合は http にてアクセスしてください https/http または https のみの URL 切り替えはシステム管理者が行いますパスワードを変更すると以前のブックマーク用 URL は利用できなくなりますブックマーク用 URL を新たに送信してください 12

16 4.1.5 パスワードの変更をするログインする時に使用するパスワードを変更します初期設定ではシステム管理者が設定したパスワードとなっていますので初めて安否確認サービスにログインした後は必ずパスワードを変更してくださいパスワードは定期的に変更してくださいパスワードは半角英数字と _-+#&!?% 一部記号に対応していますパスワードを変更すると以前のブックマーク用 URL は利用できなくなりますブックマーク用 URL を新たに送信してください 13

5 章一斉送信の設問フォームへの回答危機管理責任者により一斉送信が行われると送信されたメール内に設問フォームへの URL リンクがあります URL をクリックして設問フォームへアクセスし設問フォームに従って回答してください危機管理責任者が設問フォームへの回答の受付を終了させるまでいつでも何回でも回答を修正できます 5.

17 5 章一斉送信の設問フォームへの回答危機管理責任者により一斉送信が行われると送信されたメール内に設問フォームへの URL リンクがあります URL をクリックして設問フォームへアクセスし設問フォームに従って回答してください危機管理責任者が設問フォームへの回答の受付を終了させるまでいつでも何回でも回答を修正できます 5.1 設問ページへアクセスする設問フォームへは危機管理責任者から送信された一斉送信本文内のリンクまたはホームの通知の一覧の安否確認からアクセスできます設問フォームはアクセスしたデバイスに最適化された大きさで表示されます携帯電話スマートフォンタブレット PC などの環境で視認性が高く操作しやすい表示となっています一斉送信メールからアクセスする場合一斉送信されたメール本文には設問フォームにアクセスできる URL リンクが付与されていますこの URL リンクをクリックするとユーザー名とパスワードを入力することなくダイレクトに設問フォームにアクセスできます一斉送信メールはこちらになります一斉送信はメールは https http 両方の URL が表示されますどちらにアクセスしても同じアンケート画面に移ります https でアクセスできない場合は http にてアクセスしてください https/http または https のみの URL 切り替えはシステム管理者が行いますホームからアクセスする場合ホームの通知の一覧の安否確認に表示されている登録するをクリックすることで設問フォームにアクセスできます登録済みの回答フォームにも再回答できますので災害から時間が経過し状況が変わった場合などに再回答を行えます危機管理責任者が設問フォームの受付を終了させると通知の一覧に表示されなくなります 14

18 5.2 設問フォームに回答する設問フォームに回答しますラジオボタンチェックボックスフリーテキストで回答を行います回答するデバイスの画面の大きさによってレイアウトが最適化された表示になります次の画面キャプチャはスマートフォンで表示した場合の設問フォーム画面です携帯電話は専用の設問フォーム画面を用意しています 5.3 回答を修正する危機管理責任者が設問フォームへの回答の受付を終了させるまでいつでも何回でも回答を修正できます 15

一斉送信が行われた場合画像ファイルのサムネイルが非表示になりファイル名のみ表示に切り替わります (1 時間程度 )

19 6 章掲示板 6.1 掲示板についてユーザーはトピックの閲覧とトピックに対してコメントを投稿できます携帯電話からも掲示板を利用できます掲示板に新しいトピックを作成できるのは危機管理責任者またはマネージャーです特別プランをご契約頂いているとコメントにファイルを添付できます携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です一斉送信が行われた場合画像ファイルのサムネイルが非表示になりファイル名のみ表示に切り替わります (1 時間程度 ) 6.2 トピックを閲覧する書き込まれているトピックを閲覧できます 6.3 コメントする書き込まれている掲示に対してコメント ( 書き込み ) ができます内容またはコメントに URL リンクを利用できますトピックに URL リンクは利用できません 16

6.4 添付ファイルを利用する ( 特別プラン限定機能 ) コメントをする場合にファイルを添付できトピックの詳細にファイルがある場合はダウンロードができます緊急時用のマニュアルをダウンロードしたり被害状況を写真で報告する等ができます制限事項は次の通りです

携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です添付できるファイルは特に制限はありません画像テキストファイル Word ファイル Excel ファイル pdf ファイル等に対応しています 6.4.

20 6.4 添付ファイルを利用する ( 特別プラン限定機能 ) コメントをする場合にファイルを添付できトピックの詳細にファイルがある場合はダウンロードができます緊急時用のマニュアルをダウンロードしたり被害状況を写真で報告する等ができます制限事項は次の通りですコメント時のみファイルアップロードできます 1 ファイルあたり 10MB までアップロードできます 1 回の投稿あたり 5 ファイルまで同時にアップロードできます PC スマートフォンタブレットはファイルのアップロードダウンロード閲覧ができます携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です添付できるファイルは特に制限はありません画像テキストファイル Word ファイル Excel ファイル pdf ファイル等に対応していますトピックの添付ファイルを利用する 1 トピックの詳細にある添付ファイルはダウンロードできますコメント時に添付ファイルを利用するコメントを入力します添付ファイルを利用する場合はファイル選択をクリックして添付するファイルを選択します画像はファイル選択済みの様子です書き込むボタンをクリックして書き込みます 17

21 4 5 画像ファイルは掲示板内に表示されますワード文書などはリンクのみ表示されます削除するボタンをクリックすると添付ファイルを含んでコメントを削除できますリンクをクリックすると添付ファイルをダウンロードできます 6.5 携帯電話で掲示板を利用する携帯電話からも掲示板を利用できます掲示板に新しいトピックを作成できるのは危機管理責任者またはマネージャーです注意 ) 添付ファイルはダウンロードのみ利用可能です 18

メッセージを利用することで緊急時の対策の打ち合わせ等のやりとりを安否確認サービス上で行えますメッセージに書き込まれるとメール Twitter スマートフォンアプリに通知されるためメッセージの確認漏れの心配が少なくなりますメッセージはシステム管理者により利用のできる役割を制限できます

メッセージが送信されてきた場合のみそのメッセージを閲覧かつコメントできるようになります次の場合はメール Twitter スマートフォンアプリに通知されませんのでご注意ください新しいメッセージを送信した場合は送信者自身には通知されませんコメントを書き込んだ場合はコメントを書き込んだ人には通知されません

22 7 章メッセージ 7.1 メッセージについて特定かつ複数の人と閲覧や書き込みができますメッセージに書き込みがあるとメッセージに参加している全員に書き込み内容を含んだメールが送信される高機能な掲示板です緊急時に出社できない電話連絡できない緊急時の対策で複数の人員と打ち合わせをする必要がある等の場合メッセージを利用することで緊急時の対策の打ち合わせ等のやりとりを安否確認サービス上で行えますメッセージに書き込まれるとメール Twitter スマートフォンアプリに通知されるためメッセージの確認漏れの心配が少なくなりますメッセージはシステム管理者により利用のできる役割を制限できますメッセージの役割に制限がかかっていない場合はどのユーザーも新しいメッセージを作成できますその場合は運用ルールを作るなどして緊急時に特定した運用に絞ってご利用くださいメッセージの役割に制限がかかっているとユーザーは新しいメッセージを作成できませんメッセージが送信されてきた場合のみそのメッセージを閲覧かつコメントできるようになります次の場合はメール Twitter スマートフォンアプリに通知されませんのでご注意ください新しいメッセージを送信した場合は送信者自身には通知されませんコメントを書き込んだ場合はコメントを書き込んだ人には通知されませんメール通知するのチェックを外してコメントを書き込んだ場合は通知されません携帯電話からもメッセージを利用できます同時に 200 名まで送信できます部署別 / 地域別でまとめて選択してしまうとメッセージの送信制限である 200 名を超えてしまう可能性があるため部署別 / 地域別で送信者を選択する場合もユーザー単位で選択頂く必要がございます特別プランをご契約頂いているとメッセージとコメントにファイルを添付できます携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です一斉送信が行われた場合画像ファイルのサムネイルが非表示になりファイル名のみ表示に切り替わります (1 時間程度 ) 7.2 メッセージを送信するメッセージのトピックと内容を記入してメッセージに参加する人を選択します部署地域別で選択できるほかユーザー検索もできます 19

4 メッセージにコメント変更削除する内容またはコメントに URL リンクを利用できますタイトルに URL

23 7.3 メッセージを閲覧するメッセージを閲覧できます宛先の確認宛先の変更コメントの書き込みコメントの削除メッセージの変更メッセージの削除などの操作を行えます内容の編集と宛先変更はメッセージを作成した本人のみ可能です 7.4 メッセージにコメント変更削除する内容またはコメントに URL リンクを利用できますタイトルに URL リンクは利用できませんメール通知するにチェックしているとメール Twitter スマートフォンアプリへの通知が行われますメール通知するのチェックを外すと通知は行われません 20

7.5 添付ファイルを利用する ( 特別プラン限定機能 ) 新しいメッセージを作成するコメントをする場合にファイルを添付できます緊急時用のマニュアルをアップロードしておいたり被害状況を写真で報告する等ができます制限事項は次の通りですシステム管理者より新しいメッセージを作成する権限が設定されている場合のみ

タブレットはファイルのアップロードダウンロード閲覧ができます携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です添付できるファイルは特に制限はありません画像テキストファイル Word ファイル Excel ファイル pdf ファイル等に対応しています 7.5.

24 7.5 添付ファイルを利用する ( 特別プラン限定機能 ) 新しいメッセージを作成するコメントをする場合にファイルを添付できます緊急時用のマニュアルをアップロードしておいたり被害状況を写真で報告する等ができます制限事項は次の通りですシステム管理者より新しいメッセージを作成する権限が設定されている場合のみ新しいメッセージを作成する事ができ添付ファイルも利用できますコメント書き込みの場合は新しいメッセージを作成する権限に関係なくコメントの書き込み及び添付ファイルを利用できます 1 ファイルあたり 10MB までアップロードできます 1 回の投稿あたり 5 ファイルまで同時にアップロードできます PC スマートフォンタブレットはファイルのアップロードダウンロード閲覧ができます携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です添付できるファイルは特に制限はありません画像テキストファイル Word ファイル Excel ファイル pdf ファイル等に対応しています新しいメッセージを作成する時に添付ファイルを利用する添付ファイルを利用する場合はファイル選択をクリックして添付するファイルを選択します削除するボタンで添付ファイルを 1 件づつ削除できますファイルアップロードが完了した場合は 100% と表示されます宛先を選択後送信するボタンをクリックします 4 メッセージの詳細にアップロードした添付ファイルが表示されいつでもダウンロードできるようになります 21

7.5.2 コメント時に添付ファイルを利用する 1 2 3 コメントを入力します添付ファイルを利用する場合は

25 7.5.2 コメント時に添付ファイルを利用するコメントを入力します添付ファイルを利用する場合はファイル選択をクリックして添付するファイルを選択します画像はファイル選択済みの様子です書き込むボタンをクリックして書き込みます 4 5 画像ファイルは掲示板内に表示されますワード文書などはリンクのみ表示されます削除するボタンをクリックすると添付ファイルを含んでコメントを削除できますリンクをクリックすると添付ファイルをダウンロードできます 22

26 7.6 メッセージを携帯電話で利用するメッセージ機能は携帯電話でもご利用いただけます PC 版と同等の機能を使用できます注意 ) 添付ファイルはダウンロードのみ利用可能です 23

27 8 章家族メッセージ ( ファミリープラン限定機能 ) 8.1 家族メッセージについてホーム画面に家族メッセージが表示されている場合は緊急時に家族で連絡を取り合える専用のメッセージをご利用頂けますご家族向けの家族メッセージクイックマニュアルを用意していますので安否確認サービスの管理者にお問い合わせください家族メッセージは次の特徴があります - 緊急時に家族で連絡を取り合うメール送信機能付きの掲示板です携帯電話でも利用できます - 設問付きの一斉送信 / 地震発生時の設定 / 津波発生時の設定 / 予約送信の設定が行われた場合に家族メッセージへアクセスを促すメールが送信されます危機管理責任者が家族への送信をありに設定した場合のみ一斉送信を利用しなくても安否確認サービスから発行する家族メッセージ用 URL からでも家族メッセージをご利用頂けます家族メッセージ用 URL の発行の仕方は後述の家族メールアドレスの登録家族メールアドレスの編集と削除をご覧ください - 1 ユーザーあたり最大 8 つまで家族メールアドレスを登録できます - 運用管理者は登録内容を確認できませんが各ユーザーが家族メールアドレスを登録しているか否かの確認はできます - 安否アプリにも対応し家族メッセージへの最新書き込み情報を確認できます家族メッセージがご利用いただける場合のホーム画面には次の通り家族メッセージが表示されています 24

28 8.2 家族メッセージの使用準備について家族メールアドレスの登録次の手順で家族メールアドレスを登録します追加をクリックします家族のお名前とメールアドレスを入力してから追加をクリックして登録しますこれを登録したいメールアドレス分繰り返しますメールアドレスは 8 つまで登録できます 25

登録したメールアドレスにテストメールを送信します OK をクリックしてくださいメールが届かない場合はお使いの端末またはキャリアのメール受信設定を確認してください anpikakunin.

安否確認サービスから送信されるテストメールは次の通りですテストメール内には家族メッセージにログインできる URL がありますお使いの端末のブックマークに登録してくださいテストメール内の URL は無期限に利用できます

を紛失または他人に知られてしまった場合などはセキュリティのため URL を再発行してください https または http から始まる 2 つの URL はどちらからも家族メッセージにアクセスできます初めに https 側をクリックします家族メッセージにアクセスできるのであれば https

29 登録したメールアドレスにテストメールを送信します OK をクリックしてくださいメールが届かない場合はお使いの端末またはキャリアのメール受信設定を確認してください anpikakunin.com からのメールアドレスを受信できるようにお願いします安否確認サービスのホームページにてメールが届かない際の手順書を公開しておりますこちらを参考にしてメール受信設定を変更してみてくださいメールアドレスの受信設定は携帯電話やスマートフォンのキャリアまたはメーカーにご確認ください安否確認サービスから送信されるテストメールは次の通りですテストメール内には家族メッセージにログインできる URL がありますお使いの端末のブックマークに登録してくださいテストメール内の URL は無期限に利用できますワンクリックで安否確認サービスにログインできるため取扱いには充分お気を付け下さい URL の再発行も可能です家族メールアドレスを再編集または再登録して頂くと新しく発行された URL のみが有効になり旧 URL ではログインできなくなります URL を紛失または他人に知られてしまった場合などはセキュリティのため URL を再発行してください https または http から始まる 2 つの URL はどちらからも家族メッセージにアクセスできます初めに https 側をクリックします家族メッセージにアクセスできるのであれば https をご利用ください https で家族メッセージにアクセスできない場合は http 側の URL をご利用ください PC またはスマートフォンであれば https アクセスできますもし https でアクセスできない場合はブラウザの設定をご確認ください Internet Explorer をご利用の場合は本マニュアルの Internet Explorer のセキュリティ設定についてに設定方法があります携帯電話の場合は https でアクセスできる携帯電話とアクセスできない携帯電話があります携帯電話使用上の注意についてを参照してください 26

8.2.2 家族メールアドレスの編集と削除家族メールアドレスを登録すると次のような画面になりますご家族のお名前とメールアドレスは編集または削除ができます編集を行うと新しいテストメールアドレスが発行されますテストメールアドレスを送信する度に家族メッセージにアクセスできる URL が変わりますので必ず新しく発行された URL 使ってください

3 家族メッセージの利用についてユーザーはホーム画面または上部メニューにある家族メッセージをクリックしますコメントを入力後書き込むをクリックしてくださいご家族は家族メールアドレスを登録した際に送信されたテストメール内にある家族メッセージ用 URL をクリックまたはタップすることで家族メッセージにログインし閲覧と書き込みができます家族への送信があり

30 8.2.2 家族メールアドレスの編集と削除家族メールアドレスを登録すると次のような画面になりますご家族のお名前とメールアドレスは編集または削除ができます編集を行うと新しいテストメールアドレスが発行されますテストメールアドレスを送信する度に家族メッセージにアクセスできる URL が変わりますので必ず新しく発行された URL 使ってくださいブックマークに登録している場合は新しい URL に置き換えてください 8.3 家族メッセージの利用についてユーザーはホーム画面または上部メニューにある家族メッセージをクリックしますコメントを入力後書き込むをクリックしてくださいご家族は家族メールアドレスを登録した際に送信されたテストメール内にある家族メッセージ用 URL をクリックまたはタップすることで家族メッセージにログインし閲覧と書き込みができます家族への送信がありの一斉送信があった場合は一斉送信内にある家族メッセージ用の URL を利用することもできますコメントに URL リンクを利用できます参照して欲しいウェブページの URL をお知らせする等に利用できます書き込むをクリックするとユーザーを含めて家族メッセージに登録したメールアドレス全てにコメント内容をメール送信します書き込みをした本人のメールアドレスにはメール送信を行いませんコメント内容のメール内にはダイレクトログイン用に URL も表示されますユーザーに届いたメール内の URL はシステム管理者が設定した認証キーの有効期限が適用されます有効期限はシステム管理者にお問い合わせくださいユーザー以外のメールアドレスに届いたメール内の URL は無期限ですテストメール内の URL と同様にお取り扱いにはご注意ください 27

31 災害時のご使用イメージは次の通りです携帯電話でのご使用イメージは次の通りです以上 28

32 サイボウズスタートアップス安否確認サービスユーザーマニュアル Ver 作成編集サイボウズスタートアップス株式会社東京都品川区西五反田 A-Place 五反田 9F Copyright(C) CybozuStartUps,Inc. 本マニュアルに記載されております内容はサービス改善のため予告なく変更させて頂く場合がございます記載された会社名各製品名は各社の登録商標または商標です本マニュアルの全部または一部を無断で複写 / 転写することを禁じます 29

安否確認サービスユーザーマニュアル

安否確認サービスユーザーマニュアルユーザーマニュアル Ver.6.6.1 目次 1 章はじめに... 1 1.1 本書の利用について... 1 1.2 ユーザーの役割別名称について... 1 1.3 ユーザーが利用できる機能について... 1 1.4 WEB ブラウザーについて... 2 1.4.1 Internet Explorer のセキュリティ設定について... 2 1.5 携帯