安否確認サービスシステム管理者マニュアル

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2 目次 1 章はじめに 本書の利用について ユーザーの役割について 役割ごとの管理者権限について 役割ごとの表示カラーについて アイコンカラーについて 背景カラーについて 役割ごとに利用できる機能について WEB ブラウザーについて Internet Explorer のセキュリティ設定について 携帯電話使用上の注意について 商標について 章安否確認サービスにログインする ログインする ログアウトする ログイン後の表示メニューについて 章システム管理をする システム設定画面に移動する 管理者の設定 役割を設定する 役割を削除する 役割を変更する システム管理者を設定する システム管理用パスワードを設定する 部署 / 地域 / ユーザーの設定 部署を追加する 親階層の登録 部署を追加する 子階層の登録 部署を変更する 部署を並び替える 部署を削除する 地域を追加する 親階層の登録 地域を追加する 子階層の登録 地域の設定を変更する 地域を並び替える 地域を削除する ユーザーを追加する ユーザー情報を編集する ユーザーの所属する部署 / 地域を設定する ユーザーを削除する ユーザーを検索する セキュリティの設定... 32

3 3.6.1 認証キーの有効期限の設定をする 通信プロトコルの設定をする アプリケーションの設定 新しいメッセージを作成できる権限を設定する マネージャー閲覧権限を設定する 会社情報の設定 CSV ファイルでの部署 / 地域 / ユーザー / 役割の管理 部署 / 地域 / ユーザーの CSV ファイルを読み込む 部署 / 地域 / ユーザーを CSV ファイルに書き出す ユーザーの所属する部署 / 地域の CSV ファイルを読み込む ユーザーの所属する部署 / 地域の CSV ファイルを書き出す 役割の CSV ファイルを読み込む 役割の CSV ファイルを書き出す 章サービスデータ CSV ファイル 利用できる CSV ファイルについて 地域データの CSV フォーマットについて 部署データの CSV フォーマットについて ユーザーデータの CSV フォーマットについて ユーザーの所属地域データの CSV フォーマットについて ユーザーの所属部署データの CSV フォーマットについて 役割データの CSV フォーマットについて 部署 地域データの階層構造について CSV ファイル読み込み時のエラーについて... 49

4 1 章はじめに 1.1 本書の利用について 本書では サイボウズスタートアップス安否確認サービス ( 以下 安否確認サービス ) のシステム管理者 (1.2 ユーザーの役割別名称について を参照 ) を対象に安否確認サービスのシステム管理について解説しています 1.2 ユーザーの役割について 安否確認サービスでは災害前準備と災害時においてユーザーの役割を次のように定めています 役割 危機管理責任者 説明 緊急時にも事業活動を継続できるように情報を正確に把握し対応を指示する総責任者 マネージャー 事業活動を推進するために情報を正確に把握し対応を指示する責任者 システム管理者 ユーザー情報や組織 地域情報を管理し安否確認サービスの利用権限を管理する責任者 ユーザー 安否確認サービスに登録され緊急時に状況を報告するユーザー 1.3 役割ごとの管理者権限について 安否確認サービスでは 2 種類の管理者権限を定めています 役割 運用管理者 システム管理者 説明 運用管理者は運用管理に関する全ての利用権限操作ができる危機管理責任者と一部の利用権限操作ができるマネージャーの 2 種類です システム管理に関する全ての利用権限操作が可能です 危機管理責任者とシステム管理者の権限を保有することで安否確認サービスの全ての操作が可能になります 1

5 1.4 役割ごとの表示カラーについて 安否確認サービスではユーザーの役割によって背景カラーやアプリケーションカラー ( アイコンに付される葉の色 ) を次の通り定めています 危機管理責任者だけが利用できるページの背景は黄色になります 危機管理者だけに表示されるアイコンには 黄色の葉 が表示されています マネージャーの利用権限で利用できるページの背景は緑色になります マネージャーの利用権限で表示されるアイコンには 緑色の葉 が表示されています システム管理者だけが利用できるページの背景はピンク色になります システム管理者だけに表示されるアイコンには ピンク色の葉 が表示されています 全てのユーザーが利用できるページの背景は水色になります 全てのユーザーに利用できるアイコンには 水色の葉 が表示されています 危機マネ ユーザー マネージャー システム管理者 危機管理責任者 運用操作 システム設定操作 アイコンカラーについて アイコンカラーによる役割の違いは次の通りです 役割カラーアプリケーション 危機管理責任者イエロー マネージャーグリーン システム管理者ピンク ユーザー ブルー ユーザーは掲示板の閲覧とコメントのみ可能です 危機管理責任者とマネージャーはトピックの作成が可能です 2 システム設定にてメッセージを利用できる役割を変更可能です 2

6 1.4.2 背景カラーについて 背景カラーによる役割の違いは次の通りです 役割カラーアイコン及び背景 危機管理責任者 イエロー マネージャー グリーン システム管理者 ピンク ユーザー ブルー 3

7 1.5 役割ごとに利用できる機能について 安否確認サービスでは役割及び利用しているデバイスによって機能制限があります 危機管理責任者 マネージャー システム管理者 ユーザー の役割はシステム管理者が設定します 利用できるデバイスは PC/ スマートフォン / タブレット 携帯電話 です 役割別 デバイス別 PC 機能危機管理マネージシステムユーザースマートフォン責任者ャー管理者タブレット 携帯電話 ログイン ログイン / パスワードの再設定 ホーム ホーム / 通知の一覧 ホーム / 地震情報の閲覧 一斉送信 設問フォームの回答 連絡状況 / 閲覧 - - 連絡状況 / メッセージの送信 連絡状況 / 一斉送信 連絡状況 / アンケートの代理登録 掲示板 / 新しいトピックを作成する - - 掲示板 / 閲覧 コメント 添付ファイル メッセージ / 新しいメッセージを作成する メッセージ / 閲覧 コメント 添付ファイル 連絡網 / 閲覧 メッセージの送信 連絡網 / 一斉送信 家族メッセージ 個人設定 / プライベート連絡先の設定 個人設定 / パスワードの変更 個人設定 / ブックマーク用 URL の送信 個人設定 / ユーザー情報のメモの設定 個人設定 / 家族メールアドレスの設定 個人設定 /Twitter 連携の設定 - 運用設定 / 設問フォームの管理 運用設定 / メールテンプレートの管理 運用設定 / 地震発生時自動送信の設定 運用設定 / 津波発生時自動送信の設定 運用設定 / 特別警報時自動送信の設定 運用設定 / 予約送信の設定 運用設定 / プライベート連絡先のメンテナンス設定 運用設定 / 一斉送信の履歴 システム設定 / 地域の管理 システム設定 / 部署の管理 システム設定 / ユーザーの設定 システム設定 / ユーザーの地域設定 システム設定 / ユーザーの部署設定 システム設定 / 役割の設定 システム設定 / システム管理者の設定 システム設定 / システム管理パスワードの設定 システム設定 / 認証キーの有効期限の設定 システム設定 / 通信プロトコルの設定 システム設定 / メッセージの設定 システム設定 / マネージャー閲覧権限の設定 システム設定 / 会社名の設定 マネージャーは自分の所属している部署のみアンケートの代理登録が可能です 2 利用制限されていない場合にメッセージの送信をご利用頂けます 3 ファミリープランをご契約頂いている場合にご利用頂けます 4 添付ファイルは特別プランをご契約頂いている場合にご利用頂けます 携帯電話はファイルのダウンロードのみ可能です 4

8 1.6 Web ブラウザーについて 安否確認サービスは Web を利用したシステムです 次の Web ブラウザー及び携帯電話に対応しています Windows Macintosh ios Android 携帯電話 Internet Explorer 8/9/10/11 Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 Safari 6.x Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 Safari Android の標準ブラウザー携帯電話の標準ブラウザー Web ブラウザーは Javascript を有効に設定し Cookie を受け入れるように設定してください 安否確認サービスは登録情報の保護を目的として SSL/TLS 通信に対応しています このため Web ブラウザーは SSL/TLS 通信プロトコルである TLS1.0 / TLS1.1 / TLS1.2 のいずれかまたは全部を利用できる設定にしてください SSL/TLS 通信とはインターネットにおいてデータを暗号化して送受信する通信手段をいいます 送受信データを暗号化するとインターネットでデータを読み取られることなく安心してプライベート情報などをやりとりできるようになります 安否確認サービスでは個人メールアドレスなどのプライベートデータをやりとりするため SSL/TLS 通信を利用しています SSL2.0, SSL3.0 はセキュリティ上の理由により対応していません 携帯電話の HTTPS 通信については 携帯電話の使用上の注意 を参照してください Internet Explorer のセキュリティ設定について Internet Explorer の場合の SSL/TLS 通信プロトコルの設定方法はブラウザの ツール メニューから インターネットオプション を選択後 詳細設定 タブをクリックして セキュリティ 項目を次の画面キャプチャの通り変更してください Internet Explorer のバージョンによっては TLS1.0 を選択できないことがありますが その場合は TLS1.1 と TLS1.2 を選択してください 5

9 1.7 携帯電話使用上の注意について 安否確認サービスでは一斉送信などのメール送信に anpikakunin.com ドメインのメールアドレスを使用しています 携帯電話で迷惑メールの設定をされていると安否確認サービスからのメールを受信できません 安否確認サービスからのメールを受信する場合は anpikakunin.com ドメインから送信されるメールを受信できるよう設定してください 携帯電話の迷惑メール設定方法は各キャリアにご確認ください 弊社でも メールが届かない際の手順書 を安否確認サービスのダウンロードページで公開しています 一斉送信など安否確認サービスから送信するメールには https と http の URL が付いています 一度 https 通信でのアクセスを試して頂き 安否確認サービスにアクセスできないようであれば http 通信にてご利用ください https 通信を利用できない携帯電話は次の通りです i モード 1.0 の NTTDocomo 携帯電話 アップデート対応をしていない au 携帯電話 au 携帯電話はアップデート対応をしていると https がご利用できます 詳しくは au にお問い合わせください 1.8 商標について 記載された商品名 各製品名は各社の登録商標または商標です 6

10 2 章安否確認サービスにログインする 2.1 ログインする 安否確認サービスは Web ブラウザーでアクセスします 安否確認サービスにアクセスする操作を ログイン と呼びます 1 Web ブラウザーでアクセスします 安否確認サービスにアクセスする URL は安否確認サービスの試用環境時またはサービス提供時にご連絡いたします 基本的に次のような規則をもった URL とさせて頂いています 1/ 1 にはお客様専用のコードが入ります 2 PC またはスマートフォンでログインする場合は自分のログイン名とパスワードを入力し ログイン をクリックします 3 携帯電話でログインする場合は自分のログイン名とパスワードを入力し ログイン をクリックします システム管理者の初期設定のユーザーは Administrator パスワードは お申し込み後に弊社より連絡したパスワード です ユーザーのログイン名とパスワードはシステム管理者が設定します 大文字小文字を区別し正しく入力してください 認証キーの有効期限については 認証キーの有効期限の設定をする を参照してください 7

11 2.2 ログアウトする 安否確認サービスを利用しない場合はログアウトします ログアウトするとログイン画面に戻ります 2 ログアウト をクリックします 2 携帯電話の場合は. キーを押すかログアウトで決定ボタンを押します 認証キーの有効期限については 認証キーの有効期限の設定をする を参照してください 2.3 ログイン後の表示メニューについて 安否確認サービスではログインしたユーザーの役割によって 背景カラー と アイコンカラー と 表示されるアイコンの種類 が変わります 役割による違いについては 1.4 各役割別の表示カラーについて を参照してください 8

12 3 章システム管理をする 3.1 システム設定画面に移動する システム設定をクリック後システム管理用パスワードを入力してください 安否確認サービスお申し込み時にパスワードをお渡しております システム管理パスワードの変更はシステム設定の システム管理パスワードの変更 から行えます システム管理用パスワードの初期設定 お申し込み後に弊社より連絡したパスワード です システム管理用パスワードはログアウトまたは 6 時間経過すると無効になります 3.2 管理者の設定 管理者の設定にて 役割の設定 システム管理者の設定 システム管理パスワードの変更 が行えます 9

13 3.2.1 役割を設定する ユーザーに危機管理責任者またはマネージャーの役割を設定します 役割を削除する ユーザーに設定した役割を削除します 一括削除の方法とユーザーごとに削除する方法があります 一括削除する場合 10

14 ユーザーごとに削除する場合 役割を変更する ユーザーに設定した役割を変更します 11

15 3.2.4 システム管理者を設定する システム管理者を追加または削除します 登録できるシステム管理者数は無制限です システム管理用パスワードを設定する システム管理用パスワードの設定は システム管理用パスワードの設定 から行います システム管理メニュー または システム管理者を追加する画面 のどちらからでもシステム管理者用パスワードの設定画面に移動できます 初めてシステム管理画面にログインした際は初期設定のパスワードを変更してください パスワードは半角英数字と _-+#&!?% 一部記号に対応しています 安全なシステム運用のため定期的なパスワードの変更を行ってください システム管理用パスワードをお忘れになった場合は弊社までご連絡ください システム管理用パスワードを再発行いたします サイボウズスタートアップス株式会社メールアドレス 件名 : 安否確認サービスシステム管理用パスワード再発行について 12

16 3.3 部署 / 地域 / ユーザーの設定 部署 / 地域 / ユーザーの追加 変更 削除及びユーザーの所属部署とユーザーの所属地域の設定も行えます これらのデータは CSV ファイルでの読み込みと書き出しに対応しています ご注意 ) システム設定 ( システム管理者のみ操作可能です ) において 自動一斉送信の設定 地震 自動一斉送信の設定 津波 予約送信の設定 ( 危機管理責任者のみ操作可能です ) で宛先に設定している部署または地域を削除してしまった場合は その条件が発動すると全ユーザに一斉送信されます これはメール送信設定のミスをカバーするためこのような対応とさせて頂いています 従いまして システム設定にて部署と地域を削除した場合は 自動一斉送信の設定 地震 自動一斉送信の設定 津波 予約送信の設定 に登録してあった部署と地域も合わせて削除してください システム設定画面から 部署 / 地域 / ユーザーの設定 をクリックします 13

17 3.3.1 部署を追加する 親階層の登録 部署 地域 は会社組織に合わせて階層的に設定できます 部署を階層登録する場合は親階層を登録した後に子階層を登録します 部署を階層登録しない場合は親階層のみで登録します 子階層の登録は不要です 画面は次の通りです 部署別 地域別ともに階層化はインデント ( 字下げ ) で表現されています 一番左詰めで表示されている部署名が 親階層 です 続いてインデントされている部署名が 子階層 になります ユーザーは 50 件まで表示されます 50 件を超えた場合は次ページの表示になります 表示画面が複数に渡る場合は画面下部のボタンでページ移動ができます 部署名は 20 文字まで登録できます 部署コードは 255 文字まで登録できます 14

18 3.3.2 部署を追加する 子階層の登録 親階層にぶらさがる子階層を追加します さらに登録した子階層を親階層として指定することで子階層にもぶらさがるようになります これにより階層構造を実現しています 表示階層が多くなると全体が把握しにくくなりますので多くても 10 階層程度に止めて運用することをお勧めいたします 別ウィンドウが開きます 15

19 部署名は 20 文字まで登録できます 部署コードは 255 文字まで登録できます 親階層と子階層の関連付けは次の方法もあります 16

20 さらに子階層のメニューから 子階層を追加する をクリックすると 1 階層下の部署を作成できます これにより部署の階層化に対応しています 表示階層が多くなると全体が把握しにくくなりますので多くても 10 階層程度の運用をお勧めいたします 17

21 3.3.3 部署を変更する 部署の設定を変更できます 部署名 部署コード の他に 親階層と子階層の関連付け も変更できます マウスカーソルを移動して変更したい部署名のメニューを表示させます 部署名は 20 文字まで登録できます 部署コードは 255 文字まで登録できます 18

22 3.3.4 部署を並び替える 部署の並び順を変更します 通常は作成順に表示されます 一斉送信や各種設定時に 部署 を選択した時の表示順に影響します 部署の並び順は階層ごとに変更できます 例えば 親階層のメニューで並び替えるをクリックすると親階層のみが並び替えの対象 になり 子階層のメニューで並び替えるをクリックすると子階層のみが並び替えの対象 になります 次の通りとなりますのでご確認ください 19

23 3.3.5 部署を削除する 部署の削除を行います 親階層も子階層も同様の操作で削除できます 親階層を削除すると関連付いた子階層も削除されます 上記の例では IT サービス事業本部 を削除しているので関連する子階層の 基幹システム開発部 連結経営システム開発部 ロジスティクス統括部 も合わせて削除されます 子階層を削除する場合は指定した子階層のみが削除されます 20

24 3.4.1 地域を追加する 親階層の登録 地域の追加 変更 削除を行います CSV ファイルでの読み込み 書き出しもできます 地域の設定 をクリックします 部署 地域 は会社組織に合わせて階層的に設定できます 地域を階層登録する場合は親階層を登録した後に子階層を登録します 地域を階層登録しない場合は親階層のみで登録します 子階層の登録は不要です 画面は次の通りです 部署別地域別ともに階層化はインデント ( 字下げ ) で表現されています 一番左詰めで表示されている部署名が 親階層 です 続いてインデントされている部署名が 子階層 になります ユーザーは 50 件まで表示されます 50 件を超えた場合は次ページの表示になります 21

25 地域名は 20 文字まで登録できます 地域コードは 255 文字まで登録できます 地域を追加する 子階層の登録 親階層にぶらさがる子階層を追加します さらに登録した子階層を親階層として指定することで子階層にもぶらさがるようになります これにより階層構造を実現しています 表示階層が多くなると全体が把握しにくくなりますので多くても 10 階層程度に止めて運用することをお勧めいたします 22

26 地域名は 20 文字まで登録できます 地域コードは 255 文字まで登録できます 23

27 親階層と子階層の関連付けは次の方法もあります さらに子階層のメニューから 子階層を追加する をクリックすると 1 階層下の部署を作成できます これにより部署の階層化に対応しています 表示階層が多くなると全体が把握しにくくなりますので多くても 10 階層程度の運用をお勧めいたします 地域の設定を変更する 地域の設定を変更できます 地域名 地域コード の他に 親階層と子階層の関連付け も変更できます マウスカーソルを移動して変更したい地域名のメニューを表示させます 地域名は 20 文字まで登録できます 地域コードは 255 文字まで登録できます 24

28 3.4.4 地域を並び替える 地域の並び順を変更します 通常は作成順に表示されます 一斉送信や各種設定時に 地域 を選択した時の表示順に影響します 地域の並び順は階層ごとに変更できます 例えば 親階層のメニューで並び替えるをクリックすると親階層のみが並び替えの対象 になり 子階層のメニューで並び替えるをクリックすると子階層のみが並び替えの対象 になります 次の通りとなりますのでご確認ください 25

29 3.4.5 地域を削除する 地域の削除を行います 親階層を削除すると関連付いた子階層も削除されます 上記の例では 江東区 を削除しているので関連する子階層の 北砂 南砂 新砂 等も削除されます 子階層の場合は指定した子階層のみが削除されます ユーザーを追加する ユーザーの追加 変更 削除を行います CSV ファイルでの読み込み 書き出しもできます 26

30 入力必須項目は 名前 ログイン名 パスワード パスワード ( 確認 ) です 会社管理のメールアドレスを持たなくても安否確認サービスにユーザー登録できます これにより会社管理のメールアドレスが配布されていないパート アルバイトの方も安否確認サービスをご利用頂けるようになりました メモはホーム画面に表示されます 多めの文字数を制限としていますが一言程度の情報にご利用ください 1 ユーザーに対して複数の部署 / 地域を登録できます 複数の部署 / 地域に対して一斉送信があった場合でも 1 ユーザーが受ける一斉送信メールは 1 件のみです 同じ内容のメールは届きません 27

31 3.5.2 ユーザー情報を編集する ユーザー情報を編集できます ユーザーは 50 件まで表示されます 50 件を超えた場合は次ページの表示になります 28

32 3.5.3 ユーザーの所属する部署 / 地域を設定する 29

33 3.5.4 ユーザーを削除する ユーザーの削除を行います 1 人を選択して削除する 方法と 複数人を選択して削除する 方法があります 1 人を選択して削除します 複数人を選択して削除します 30

34 3.5.5 ユーザーを検索する ユーザーの検索を行います ユーザー名の 1 文字から検索できます 部署から検索する 地域から検索する 全ユーザーから検索する 31

35 3.6 セキュリティの設定 セキュリティに関する設定を行います 一斉送信等に付されているシングルサインオン付き URL の有効期限を設定できます 認証キーの有効期限の設定をする 安否確認サービスはログイン名とパスワードを利用したログイン以外に シングルサインオンキー付き URL を利用することでログイン名とパスワードを入力することなく簡単にログインできる方法があります 次の場合にシングルサインオンキー付き URL を利用したログインができます プライベートメールを登録した場合に送信されるメール ホーム画面にアクセスできるブックマーク用 URL を発行した場合に送信されるメール ホーム画面にアクセスできる家族メッセージにメールを登録した場合に送信されるメール ( ファミリープラン限定 ) 家族メッセージ画面にアクセスできるメッセージに書き込んだ場合に送信されるメール 該当のメッセージにアクセスできる一斉送信が行われた場合に送信されるメールと twitter 設問フォームにアクセスできる シングルサインオンキー付き URL は クリックまたはタップすれば誰でもアクセスできてしまいます ユーザーには シングルサインオンキーを他人に渡さない等 お取扱いには充分ご注意するようご指導ください 認証キーの有効期限の設定方法は次の通りです 認証キーの有効期限の設定 をクリックします 初期設定は 2 週間 です 安否確認サービスへのログイン用認証キーに対して有効です 32

36 設問ページの URL( 一斉送信で送信されるメール内の設問フォームにアクセスする URL です ) 個人設定から設定できる ブックマーク用 URL 通信プロトコルの設定をする メール内の URL 表示を変更したい場合に設定します セキュリティを重視する等で https 通信のみを利用したい場合や ガラケーを利用しているため http で通信することも可能です 通信プロトコルの設定 をクリックします 33

37 初期設定は https 通信と http 通信を許可する です https 通信のみ許可する 設定とした場合は 誤って http で接続しようとしても https に切り替わります https 通信と http 通信を許可する 設定にした場合のメール内の URL は次の通りです https 通信のみ許可する 設定にした場合のメール内の URL は次の通りです 通信プロトコルの設定の影響範囲は次の通りです 機能名メールの種類 https/http 切り替え可否 一斉送信 ユーザー向けメール ( 宛先 ) 管理者向けメール ( 連絡状況の案内先 ) 家族向けメール ( 家族への送信 ) twitter ユーザー向け twitter 管理者向けスマホアプリ https のみ対応 掲示板 トピック作成者への通知メール メッセージ 宛先登録したユーザーへの通知メール 家族メッセージ コメント書き込み時に家族へ通知するメール 運用設定 プライベート連絡先のメンテナンス設定メール 個人設定 プライベート連絡先のメールアドレスの登録確認メール ブックマーク用 URL の送信メール 家族メールアドレスの登録確認メール パスワードを忘れた方パスワードを忘れた方はこちらメール 34

38 3.7 アプリケーションの設定 アプリケーションの利用権限に関する設定を行います 新しいメッセージを作成できる権限を設定する 新しいメッセージを作成できる権限を持つ役割を設定できます ユーザーを含む全役割に許可する場合は すべてのユーザー を選択し危機管理者とマネージャーにのみに許可する場合は 危機管理責任者とマネージャーのみ を選択します 初期設定は すべてのユーザー です マネージャー閲覧権限を設定する 連絡状況と連絡網においてマネージャの閲覧権限を設定できます すべてのユーザー または マネージャーが所属している配下を含めた部署に限定 を選択できます 危機管理責任者は すべてのユーザー について閲覧権限があります 初期設定は すべてのユーザー です 35

39 3.8 会社情報の設定 安否確認サービスに会社名等を表示できます 表示場所は常に画面の右上 ログアウト ボタンの上部になります 36

40 3.9 CSV ファイルでの部署 / 地域 / ユーザー / 役割の管理 部署の設定情報 地域の設定情報 ユーザーの設定情報 役割の設定情報を CSV ファイルへ書き出し /CSV ファイルからの読み込み ができます システム設定 画面から CSV ファイルからの読み込み または CSV ファイルへの書き出し にて行えます 部署 / 地域 / ユーザーなどの編集などを行った際はその都度 CSV ファイルへ書き出しておくことをお勧めいたします CSV ファイルの詳細や作成方法等は 4.1 CSV ファイル を参照ください 一斉送信が行われた場合は CSV ファイルの読み込み / 書き込みが 1 時間程度行えないよう制限されます CSV ファイルの読み込み / 書き込みが制限されている場合は次のようなメッセージが表示されます 部署 / 地域 / ユーザーの CSV ファイルを読み込む 部署 / 地域 / ユーザーの CSV ファイルを読み込む場合は CSV ファイルからの読み込み から行います 部署 / 地域 / 役割は上書き登録になります 登録済みの部署 / 地域 / 役割は削除され新規に読み込んだ部署 / 地域 / 役割に置き換わります ユーザー情報は追加登録になります ユーザーを削除したい場合は対象ユーザーに対して削除フラグを追加して読み込みます ユーザー情報を CSV ファイルから読み込んで登録する場合 読み込み完了通知メールが送信されるため システム管理者はメールアドレスが登録されている必要があります ユーザー情報は登録する人数により次の通り時間を必要とします システムの負荷状態により多少遅くなる場合があります 500 名約 20 秒 2000 名約 70 秒 6000 名約 200 秒 37

41 部署情報 の読み込みを例に説明します 地域情報 ユーザー情報 の読み込みも同じ手順で行えます ユーザー情報を読み込むと次の通りお知らせが表示され 操作をしたシステム管理者に完了を通知するメールが送信されます システム設定で登録したメールアドレスのみに送信します プライベート連絡先には送信いたしません システム設定にてメールアドレスが登録されていない場合 ユーザー情報 / ユーザーの所属部署 / ユーザーの所属地域の CSV 読み込み操作は行えません 38

42 3.9.2 部署 / 地域 / ユーザーを CSV ファイルに書き出す 部署 / 地域 / ユーザーを CSV ファイルに書き出す場合は CSV ファイルへの書き出し から行います 部署情報 の書き出しを例に説明します 地域情報 ユーザー情報 の書き出しも同じ手順で行えます 39

43 3.9.3 ユーザーの所属する部署 / 地域の CSV ファイルを読み込む ユーザーの所属部署 / 所属地域の CSV ファイルを読み込む場合は CSV ファイルからの読み込み から行います ユーザーの所属部署 / 所属地域を CSV ファイルから読み込んで登録する場合 読み込み完了通知メールが送信されるため システム管理者はメールアドレスが登録されている必要があります ユーザーの所属部署 / 所属地域は登録件数により次の通り時間を必要とします システムの負荷状態により多少遅くなる場合があります 2000 件約 40 秒 ユーザーの所属部署 の読み込みを例に説明します ユーザーの所属地域 の読み込みも同じ手順で行えます 40

44 ユーザーの所属部署 / 所属地域を読み込むと次の通りお知らせが表示され 操作したシステム管理者に完了を通知するメールが送信されます システム設定で登録したメールアドレスのみに送信します プライベート連絡先には送信いたしません システム設定にてメールアドレスが登録されていない場合 ユーザーの所属部署 / 所属地域の CSV 読み込み操作は行えません ユーザーの所属する部署 / 地域の CSV ファイルを書き出す ユーザーの所属部署 / 所属地域を CSV ファイルに書き出す場合は CSV ファイルへの書き出し から行います 41

45 ユーザーの所属部署 の書き出しを例に説明します ユーザーの所属地域 の書き出しも同じ手順で行えます 役割の CSV ファイルを読み込む ユーザーに設定したい役割の CSV ファイルを読み込む場合は CSV ファイルからの読み込み から行います 部署 / 地域 / 役割は上書き登録になります 登録済みの部署 / 地域 / 役割は削除され新規に読み込んだ部署 / 地域 / 役割に置き換わります ユーザーは追加登録になります ユーザーを削除したい場合は対象ユーザーに対して削除フラグを追加して読み込みます 42

46 43

47 3.9.6 役割の CSV ファイルを書き出す ユーザーに設定した役割を CSV ファイルに書き出す場合は CSV ファイルへの書き出す から行います 44

48 4 章サービスデータ 4.1 CSV ファイル 安否確認サービスのデータ登録時に利用する CSV ファイルは本章を参考に作成してください 安否確認サービスでは CSV ファイルのサンプルデータを用意しています 本サンプルデータを基にして安否確認サービスに登録するユーザー用 部署用 地域用の CSV ファイルを作成頂けるようなっています にアクセスし サンプルデータファイル をダウンロードできます ダウンロードしたファイルは解凍後にお使い頂けます 利用できる CSV ファイルについて 本サービスで利用できる CSV ファイルは次の点に注意して作成してください サンプルデータも同じ条件で作成されています プレーン CSV のみ対応しています 文字コードはシフト JIS です Windows でデータを作成頂くのであればほとんど気にする必要はありません 異なる文字コードでデータ登録すると文字化けの原因になります 改行コードは CR+LF(Windows 標準 ) です Windows でデータを作成頂くのであればほとんど気にする必要はありません ユーザー / 部署 / 地域等それぞれフォーマットが決まっています フォーマットが異なるとデータ登録できません 次章から各データのフォーマットを説明しています CSV とは comma separated value といい複数の項目をカンマ, で区切ったデータを指します プレーン CSV とは plain 何もない などの意味があります 例えば plain text というとコンピューターの世界では フォント情報やレイアウト情報を含まない文字情報のみで構成されるテキスト を指します 従いまして プレーン CSV は文字情報のみ構成される CSV という事になります MicrosoftExcel 等の表計算アプリケーションを利用しても CSV ファイルを作成できますがプレーン CSV ではない場合があります プレーン CSV ではない場合は安否確認サービスではデータが読み込めない事がありますので注意が必要です Excel で CSV ファイルを作成してもなぜか登録ができない? 時はほとんどがプレーン CSV ではないことが原因です プレーン CSV を作成するには MicrosoftExcel を利用して CSV ファイルを作成できますがまれに不要データが付加される場合があります Excel で作成した CSV ファイルを使っても安否確認サービスにデータを登録できない場合は CSV ファイルに不要データが付加されている可能性があります 次の手順にてプレーン CSV を再作成してください Excel で作成した CSV ファイルをメモ帳などのプレーンテキストを扱うテキストエディタで開いた後に開いたテキストエディタで保存します これにより不要なデータがカットされたプレーン CSV 作成できます プレーン CSV を編集するには CSV を編集する際は Excel を利用して頂いて構いませんが編集したファイルを保存する際に注意が必要です Excel でプレーン CSV を登録する際に次のようなメッセージがポップアップされます CSV( カンマ区切り ) として保存する場合 ブックの一部の機能が失われる可能性があります この形式でブックを保存しますか? に続いて はい をクリックしてください このメッセージにある ブックの一部の機能が失われる という部分は Excel 特有の付加データを指しています 付加データは不要なので失われて問題ありません その他フリーソフトで公開されている CSV 専用のエディタ等も利用してもプレーンな CSV ファイルを作成できます フリーソフトを利用する場合はご自身の責任でお使いください 45

49 4.1.2 地域データの CSV フォーマットについて 地域データの CSV ファイルの構造は次の通りです 項目 必須 フィールド長 備考 現地域コード 255 文字 新規登録の場合は 現地域コード と 新地域コード に同じ地域コードを設定します 変更登録の場合は 現地域コード に変更対象の地域コード 新地域コード に変更後の地域コードを設定します 下記の親地域コードが設定されていない場合は親地域として設定されます 地域名 20 文字 - 新地域コード 255 文字 新規登録の場合は 現地域コード と 新地域コード に同じ地域コードを設定します 変更登録の場合は 現地域コード に変更対象の地域コード 新地域コード に変更後の地域コードを設定します 下記の親地域コードが設定されていない場合は親地域として設定されます 親地域コード 文字 親階層配下に登録したい場合に設定します 文字コードは必ずシフト JIS にしてください 改行コードは CR+LF(Windows 標準 ) にしてください フィールドに * を指定するとそのフィールドは上書きされません * は半角で入力してください CSV ファイルで読み込みするデータは上書きされます 登録済みのデータに対してその登録済のデータを含まずに全く新しい新規データを読み込みした場合は 登録済みのデータは削除され新規データに置き替わります CSV ファイルから読み込んだ順番で登録 表示されます 登録後の表示順序の変更は 地域を並び替える を参照してください 親地域及び子地域を作成する CSV はサンプルデータを基に作成されると作りやすくなっています のサンプルデータファイルをダウンロードしてください 部署データの CSV フォーマットについて 部署データの CSV ファイルの構造は次の通りです 項目 必須 フィールド長 備考 現部署コード 255 文字 新規登録の場合は 現部署コード と 新部署コード に同じ部署コードを設定します 変更登録の場合は 現部署コード に変更対象の部署コード 新部署コード に変更後の部署コードを設定します 下記の親部署コードが設定されていない場合は親部署として設定されます 部署名 20 文字 - 新部署コード 255 文字 新規登録の場合は 現部署コード と 新部署コード に同じ部署コードを設定します 変更登録の場合は 現部署コード に変更対象の部署コード 新部署コード に変更後の部署コードを設定します 下記の親部署コードが設定されていない場合は親部署として設定されます 親部署コード 文字 親階層配下に登録したい場合に設定します 文字コードは必ずシフト JIS にしてください 改行コードは CR+LF(Windows 標準 ) にしてください フィールドに * を指定するとそのフィールドは上書きされません * は半角で入力してください CSV ファイルで読み込みするデータは上書きされます 登録済みのデータに対してその登録済のデータを含まずに全く新しい新規データを読み込みした場合は 登録済みのデータは削除され新規データに置き替わります CSV ファイルから読み込んだ順番で登録 表示されます 登録後の表示順序の変更は 部署を並び替える を参照してください 親部署及び子部署を作成する CSV はサンプルデータを基に作成されると作りやすくなっています のサンプルデータファイルをダウンロードしてください 46

50 4.1.4 ユーザーデータの CSV フォーマットについて ユーザーデータの CSV ファイルの構造は次の通りです ユーザーデータは安否確認サービス標準用とガルーン用の 2 つのフォーマットがあります 安否確認サービス標準フォーマット 項目 必須 フィールド長 備考 現ログイン名 255 文字 新規登録の場合は 現ログイン名 と 新ログイン名 に同じユーザー名を設定します 変更登録の場合は 現ログイン名 に変更対象のログイン名 新ログイン名 に変更後のログイン名を設定します 全角もしくは半角 ( 英数 漢字 カナ ひらがな 記号 ) 氏名 20 文字 - 新ログイン名 255 文字 新規登録の場合は 現ログイン名 と 新ログイン名 に同じユーザー名を設定します 変更登録の場合は 現ログイン名 に変更対象のログイン名 新ログイン名 に変更後のログイン名を設定します 全角もしくは半角 ( 英数 漢字 カナ ひらがな 記号 ) パスワード 6~20 文字 半角英数と一部記号 _-+#&!?% 削除フラグ - 1 文字 1 を指定するとユーザーが削除されます よみ - 20 文字 - メールアドレス 文字 - 電話番号 - 20 文字 - 並び順 - 8 桁 のように 0( ゼロ ) 以上の整数 ( 最大 8 桁 ) を入力します 同じ数値が設定されている場合は登録した順に表示します 設定していない場合は一番最後に表示されます メモ 文字 メモを記入できます ホーム画面のユーザー情報に表示されます ガルーンフォーマット項目 必須 フィールド長 備考 現ログイン名 100 文字 新規登録の場合は 現ログイン名 と 新ログイン名 に同じユーザー名を設定します 変更登録の場合は 現ログイン名 に変更対象のログイン名 新ログイン名 に変更後のログイン名を設定します 氏名 20 文字 - 新ログイン名 100 文字 新規登録の場合は 現ログイン名 と 新ログイン名 に同じユーザー名を設定します 変更登録の場合は 現ログイン名 に変更対象のログイン名 新ログイン名 に変更後のログイン名を設定します パスワード 100 文字 ガルーンではパスワードの CSV ファイル書き出しはできません 表示優先度 - 8 桁 安否確認サービス標準フォーマットでは 並び順 にあたります 無視 削除フラグ - 1 文字 1 を指定するとユーザーが削除されます よみ - 20 文字 - メールアドレス 文字 - 無視 無視 電話番号 - 20 文字 - 文字コードは必ずシフト JIS にしてください 改行コードは CR+LF(Windows 標準 ) にしてください フィールドに * を指定するとそのフィールドは上書きされません * は半角で入力してください 現ログイン名 削除フラグ 並び順は * に対応しておりません ガルーン 3.1 で CSV 出力をする場合は必ずガルーン 3.0 形式で出力してください CSV ファイルの並び順のルールに従って登録 表示されます 並び替えは ユーザー情報を編集する を参照してください CSV ファイルから読み込む場合はガルーンとの互換性を保つため一部データの制限が異なります 詳しくは上記の表をご確認ください CSV ファイルで読み込みするデータは追記で登録されます ユーザーを削除したい場合は対象ユーザーに対して削除フラグを追加して読み込みます 47

51 4.1.5 ユーザーの所属地域データの CSV フォーマットについて ユーザーの所属地域データの CSV ファイルの構造は次の通りです 項目 必須 フィールド長 備考 ログイン名 255 文字 - 地域コード 文字 - 地域コード n 文字 複数の地域に所属できます 文字コードは必ずシフト JIS にしてください 改行コードは CR+LF(Windows 標準 ) にしてください 複数の地域に所属される場合は所属させる数だけ地域コードを指定して下さい CSV ファイルで読み込みするデータは上書きされます 登録済みのデータに対してその登録済のデータを含まずに全く新しい新規データを読み込みした場合は 登録済みのデータは削除され新規データに置き替わります ユーザーの所属部署データの CSV フォーマットについて ユーザーの所属部署データの CSV ファイルの構造は次の通りです 項目 必須 フィールド長 備考 ログイン名 255 文字 - 部署コード 文字 - 部署コード n 文字 複数の部署に所属できます 文字コードは必ずシフト JIS にしてください 改行コードは CR+LF(Windows 標準 ) にしてください 複数の部署に所属される場合は所属させる数だけ部署コードを指定して下さい CSV ファイルで読み込みするデータは上書きされます 登録済みのデータに対してその登録済のデータを含まずに全く新しい新規データを読み込みした場合は 登録済みのデータは削除され新規データに置き替わります 役割データの CSV フォーマットについて 役割データの CSV ファイルの構造は次の通りです 項目 必須 フィールド長 備考 ログイン名 255 文字 - 役割 1 文字 役割 (1: 危機管理責任者 2: マネージャー 空白 : 削除 ) 文字コードは必ずシフト JIS にしてください 改行コードは CR+LF(Windows 標準 ) にしてください 未登録のログイン名がある場合は登録できません 役割が 1, 2, 空白 のみ登録できます それ以外のデータはエラーになり登録が中止されます CSV ファイルで読み込みするデータは上書きされます 登録済みのデータに対してその登録済のデータを含まずに全く新しい新規データを読み込みした場合は 登録済みのデータは削除され新規データに置き替わります 部署 地域データの階層構造について 部署 地域データを階層構造は次のようなデータ構造になっています サンプル部署データの階層構造は次の通りとなっています 地域データも同じ階層構造で登録できます 48

52 本 CSV ファイルを登録すると次のような階層で登録されます 階層構造用の CSV はサンプルデータを基に作成されると作りやすくなっています のサンプルデータファイルをダウンロードしてください CSV ファイル読み込み時のエラーについて ユーザー / 部署 / 地域 / ユーザーの部署 / ユーザーの地域の CSV ファイルを作成して登録する時にエラーになる場合があります 次のような部署データの CSV ファイルを誤って読み込んだ場合のエラー例を説明します 部署データの CSV 正しく登録できた場合 49

53 シフト JIS 以外の文字コードで登録した場合 文字化けしています 解決方法 > CSV ファイルをシフト JIS で保存してから再登録します Excel ファイル (xls ファイル xlsx ファイル等 ) で登録した場合 文字化けしています 登録しようとすると次のようにエラー表示されて登録できません 解決方法 > CSV ファイルで保存してから再登録します 50

54 一見問題なさそうだが登録の際になぜかエラーで登録できない 恐らく不要なデータがどこかにあります データを目視確認しても問題がなさそうであるがなぜか特定行でエラーが出て登録できない 解決方法 > プレーン CSV を作り直します 不要なデータは目視ではわからない事が多いです プレビュー画面がいつもと違う 改行コードが CR+LF 以外で作成されている可能性があります エラーが出て登録できません 解決方法 > 改行コードを CR+LF として再登録してください 51

55 パスワードエラーで登録できない 解決方法 > パスワードは 6 文字以上 ~20 文字以下で設定してください 以上 52

56 サイボウズスタートアップス安否確認サービス システム管理者マニュアル Ver 作成 編集 サイボウズスタートアップス株式会社 東京都品川区西五反田 A-Place 五反田 9F Copyright(C) CybozuStartUps,Inc. 本マニュアルに記載されております内容はサービス改善のため予告なく変更させて頂く場合がございます 記載された会社名 各製品名は各社の登録商標または商標です 本マニュアルの全部または一部を無断で複写 / 転写することを禁じます 53

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