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1 - 業務改善 効率化例 02- 経営企画部門 予算実績管理 Copyright(C)2016 Digital Information Technologies Corporation. All Rights Reserved. 1

2 目次 予算実績管理 とは... 3 予算実績管理 業務の課題 ~ 各社の場合 ~... 3 xoblos 導入後の 予算実績管理 業務 ~ 各社の場合 ~... 8 登録商標について

3 予算実績管理 とは 予算実績管理 とは 予算実績管理 や 予実管理 と呼ばれる業務が 多くのビジネスシーンに登場することは 皆様ご存知 と思います 予算実績管理とは 予算と実績を比較して達成率や差異を明らかにすることです 予算実績比較表をもとに 差異を修正するために効果的な方法を検討することが多いのは 経営者や経営層の管理者 営業責任者などです 多くの企業には 経営企画部 経営企画室 経営戦略室といった名前の経営企画部門が存在し 予算実績管理 業務を遂行しています そして 経営企画部門が抱えている典型的で煩雑な業務を xoblos を導入することにより効率化し 経営層がタイムリーに必要とする資料作成時間を大幅に短縮した の事例を以下にご紹介いたします 予算実績管理 業務の課題 ~ 各社の場合 ~ 各社の課題を挙げる前に 予算実績管理 業務の前提となる枠組みを下図に示します ( この例は 会計年度が 4 月度から翌年 3 月度までの企業の例です ) 3

4 予算実績管理 業務の課題 ~ 各社の場合 ~ あらゆる企業では 会計年度ごとに財務指標を基にした記録 財務諸表作成 統制が行われています ( 財務会計 ) そして 管理会計や経営計画の指標に基づき 予算計画を策定します ( 業務改善 効率化例 01 予算編成業務 ) 予算の種類が損益予算なのか 資本予算 資金予算なのか 損益予算の中でも 販売予算 ( 売上高 販売費など ) なのか 製造予算 ( 製造原価 購買費用など ) なのか 本部予算 ( 一般管理費など ) なのか 企業経営のための投資や資金活動を計画するのか 経営目標に基づく行動計画を立てるのか 部門ごとに統制するのか 製品 サービスごとに統制するのか このように予算策定には様々な観点が必要ですが 予算 ( 計数計画 ) の特徴として次の点が挙げられます 会計年度の初め ( 期初 ) では 企業活動の具体的な目標値となる 期中では 実績と比較しての達成度確認 業績評価の基準となる 企業の問題分析に活用することで 経営層のリスク管理 ビジネスチャンス発見につなげられる 多くのの企業では この予算 ( 計画 ) 実績 達成度評価を 1 年を 12 ヵ月に配分した表で管理する ことが普通であり それぞれの企業での予算の特徴や粒度をすべて満たすことのできるソフトウェアがないこ とから Excel による予算実績管理を行っている企業がほとんどです それではここで xoblos を導入した の導入前の課題を 表にしてまとめてみます 4

5 予算実績管理 業務の課題 ~ 各社の場合 ~ 各企業の一般情報と予算 ( 計数計画 ) の種類 従業員数 280 名 1,250 名 2,500 名 拠点 神奈川本社 関東圏 大阪本社 日本全国 東京本社 日本全国 に 7 支店 に 20 拠点 アジアに 3 に 16 営業所 6 工 拠点 欧州に 4 拠点 場 予算 ( 計数計画 ) の 資金予算 資本予算 部門別損益予算 ( 売 資金予算 商品別損 種類 部門別損益予算 ( 売 上 費用 ) 商品別損 益予算 ( 売上 費 上 費用 ) 益予算 ( 売上 費 用 ) 用 ) 予算実績管理の管轄 財務部 経営戦略グ 経営企画部 予算グ 経営企画室 経理部 部門と担当者数 ループ 6 名 ループ 16 名 10 名 現場の予算 実績入 48 名 330 名 56 名 力者数 各企業の 予算実績管理 業務の特徴 予算編成 当初 1 回 下期 1 回 当初 3 回 四半期ごと に見直し 当初 2 回 下期 1 回 Excel の分析軸 ( 縦 勘定科目 事業部 部 売上科目 経費科目 資金繰表に連携した科 軸 ) の観点 ( 横軸は時間軸 ) 門 チーム プロジェク ト 部門別構成 エリア別 構成 目 製品 サービス別構 成 営業所別構成 5

6 予算実績管理 業務の課題 ~ 各社の場合 ~ 予算積上げレベル 2 レベル (2 段階 ) 2 レベル (2 段階 ) 1 レベル (1 段階 ) 予算 実績収集方法グループウェア Excel メール添付 Excel 共 メール添付 Excel 有フォルダ 記入シートの種類 8 種類 12 種類 11 種類 実績値の記入方法 会計パッケージ連動 現場で集計 記入 原価管理パッケージ連 データから転記 動データから転記 予算実績分析の経営 月に 1 回月に 1 回月に 2 回 層への報告 その他の特徴 達成度分析を 部門 実績の他に 各月の売 担当者が数値の他にコ チーム別の業績評価に 上見込み 経費見込 メントも Excel に記入 利用 みも入力して計数管 し それを定性的分析 理 に利用 各企業の 予算実績管理 業務の問題点と課題 ファイルが多く あちこ ファイル名の付け方が担 共有フォルダを使用する すべてをメール添付の ちに散らばる 当者によりまちまちで ため ファイルの衝突が Excel ファイルで行うた 収集 整理が煩雑 起こる め 管理が驚くほど煩雑 である 管理が属人的で会社 部門別に独特な予算 Excel マクロに詳しい現 業績評価や部門別按 全体で共有できない 実績集計方法をとって 場の人間が集計の仕 分などの仕組みを Excel いて 全社で標準的な 組みを作っていて その の複雑な数式 関数で 予算実績管理ができな 人しか仕組みを直せな 実現していて 他のアプリ い い への移行が困難 6

7 予算実績管理 業務の課題 ~ 各社の場合 ~ 経営層への報告が遅 分析資料 ( 経営資 分析資料 ( 経営資 タイムリーな実績値連 い ( 鮮度の問題 ) 料 ) 作成に時間がかか 料 ) 作成に時間がかか 携ができず 精度の良 り 1 か月 1 回しか報告 り 1 か月 1 回しか報告 いデータは 1 か月 2 回し できない できない か反映できない データの加工 集計に 部門別 事業部別の 2 予算 実績 見込みの 製品 サービス別構成 手間がかかる レベル (2 段階 ) 積上 3 つの数値を管理する 営業所別構成での集 げ処理が煩雑 ための仕組みが煩雑 計に手間取る 精度の問題 作業時間による妥協が 手作業による入力 集 仕組みの精度低下に あり ある程度の精度で 計が多いため 集計ミス 伴う 予算 ( 計画 ) 自 経営資料を作らざるを を検知する仕組みがな 体 達成率自体の精 得ない い 度低下 将来的な不安 社内の他の業務アプリ 手作業と Excel マクロ 優秀なスタッフをこの大 がプライベートクラウドに による仕組みで回してい 変な作業にあてている 移行しつつあり この業 るが この仕組みを今 が 別の業務で活躍で 務だけ取り残されるので 後 5 年間続けていく自 きないという人材配置 はないかと思われる 信がない 人材育成の不安 担当者のストレス 作業負荷による人体 作業負荷による人体 作業負荷による人体 的 心理的ストレス 的 心理的ストレス 的 心理的ストレス このように ともに 煩雑で手間のかかる 予算実績管理 業務に悩まされていて 手作業により業務を回しているものの その精度や鮮度に不満を持っており 業務改善 効率化への要求が高まっていました 可能ならば週に 1 回は経営資料を作成できるような業務刷新 革新を願う声も上がっていました ( 特に経営層から ) 7

8 xoblos 導入後の 予算実績管理 業務 ~ 各社の場合 ~ xoblos 導入後の 予算実績管理 業務 ~ 各社の場合 ~ xoblos corabo を導入し 予算実績管理 業務を WEB アプリとして運用することにより 各社は劇的な業務改善と業務効率化を実現し 組織イノベーションを推進させました 8

9 xoblos 導入後の 予算実績管理 業務 ~ 各社の場合 ~ 各企業の xoblos による 予算実績管理 業務の革新点 ファイル配布方式 ファ 記入用テンプレートのダ 予算積上げレベルによ メール添付収集 配布 イル収集方式の標準 ウンロードによる様式標 る利用者の権限設定 を撤廃し すべて WEB 化と効率化 準化 メニュー設定を実現 アップロード ダウンロー ドの仕組みに変える 管理が属人的で会社 インターフェイスをブラウ Excel マクロの撤廃と業 今まで情報システム部 全体で共有できない問 ザを使用した WEB アプ 務プロセス手順組み立 門での管理が難しかっ 題の解決 リに統一 ての標準化 た Excel 数式 関数を 全体の仕組み自体をプライベートクラウドに移行 維持管理作業を一般社員が可能に 多用した業務の仕組みが 管理可能な WEB アプリとなった 経営層への報告がタイ 分析資料 ( 経営資 予算実績差異分析の 分析資料 ( 経営資 ムリーになる ( 鮮度の 料 ) 作成がスピードアッ スピードアップに伴い リ 料 ) 作成のスピードが 問題の解決 ) プし 1 週間に 1 回の スク発見力 組織調整 上がり 経営判断への 報告となる 力が増大 貢献度が高まる データの加工 集計の 会計パッケージからの実 集約 集計作業を設定 原価管理パッケージか スピードアップ 績自動連携 のみで自動化 ら xoblos でデータ連携 部門別の集計ルールを xoblos 設定に記憶させ 毎回の処理振り分け手作業を撤廃 xoblos 高速エンジンで Excel を開かずに実行し 大量データ処理もスピードアップ し 実績入力の手間をなくす 9

10 xoblos 導入後の 予算実績管理 業務 ~ 各社の場合 ~ 精度の問題の解決 作業時間による妥協が 予算の根拠 妥当性 効率や士気の低下を なくなり 精度の良い的 実績値の精度 すべて 招いていた予算根拠の 確な経営資料を作るこ が良くなり 予算達成 不確かさ 達成度評 とが可能になった 率による業績評価がで 価 業績評価の精度の きる組織体制ができあ 悪さが解消し 組織の がった 士気を高める結果とな った 組織イノベーションの 予算編成業務 予算 環境の変化に応じて予 この大変な業務に多大 実現 実績管理業務がプライ 算 ( 計画 ) は適宜見 な作業時間をかけてい ベートクラウドに WEB ア 直されることになり 望 たスタッフの負荷 ストレ プリとして移行し 今後 まれていたスピード経営 スをなくし 他の創造的 10 年間は継続使用で が推進された な業務への転換と士気 きるインフラを確立 の向上を実現 10

11 xoblos 導入後の 予算実績管理 業務 ~ 各社の場合 ~ ここに挙げた各社の革新点は xoblos の効果 として並べている次の 5 つの効果に他なりません 1 Excel 集約 集計業務を大幅時間短縮 ( 省人化 時間短縮 ) 2 Excel 業務で残る手作業を全自動化 ヒューマンエラーを 100% 撲滅 ( 品質 ) 3 Excel 大量データの高速処理 ( 性能 ) 4 統制と円滑なコミュニケーションの実現 ( スピード経営 ) 5 ストレス ( 個人 組織の作業負荷 ) をストレッチ ( 個人の熱意高揚と他者への信頼 ) に変える ( 組織イノベーション ) 11

12 登録商標について 登録商標について xoblos( ゾブロス ) は デジタル インフォメーション テクノロジー株式会社の登録商標です Microsoft Windows Microsoft Office Excel は 米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標です 会社名 システム名 製品名の固有名詞は 各社の商号 商標または登録商標です 12

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