2 業務委託の概要 <1> 医薬品の調達業務 基本的に一括契約による調達とし, 受託者が調達業者の決定権限を持つ ( 当院と受託者の契約による調達 ただし, 麻薬, 覚せい剤原料となる医薬品, 放射性医薬品, 輸血用血液等, 受託者が契約できない医薬品は当院が卸業者等と直接契約する なお, 直接契約

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1 平成 26 年 9 月 8 日 茨城県立中央病院 診療材料 医薬品物流等業務委託 医薬品に係る業務委託の特記仕様書 1 全般 <1> 業務委託時間業務委託時間は, 茨城県立中央病院 ( 以下 当院 という ) が通常の外来診療を行う平日の午前 8 時 30 分から午後 6 時までとする ( 通常発注業務が終了するまで ただし3 連休以上の場合及び木曜日が休日となる場合は, 別途定めるスケジュールに従い休日 祝祭日も業務を委託する ) これ以外の時間帯は基本的に当院職員が対応し, 翌業務委託時間の開始時に対応内容を受託者に伝達する なお, お盆, ゴールデンウィーク, 年末年始等は, 発注 納品のスケジュール等が通常の平日と異なることがあり, 発注数や在庫量も増やす必要がある その際の業務内容の詳細及びスケジュール等は, 当院との協議により決定する <2> 業務委託の範囲 医薬品の調達業務 医薬品の在庫管理, 発注及び納品確認等の業務 個人注射薬セット業務 ユニセルカート等補充業務 棚卸業務 その他の業務 <3> 受託者が留意すべき事項 受託者は, 業務委託時間内は, 当院薬剤科内の薬品倉庫管理室, 調剤室または倉庫に常駐する 受託者は, 薬事法等の関係法令及び当院職員の指示に従い業務を行うこと 本業務を受託することにより知った機密情報, 患者の個人情報等を, 受託者は外部に漏洩させてはならない 業務委託の概要は下記 2 のとおりであるが, より業務を効率化させるのに資する提案がある場合は提示すること ただし, その提案の採用の有無は, 当院との協議により決定する その他本仕様書に記載の無い事項については, 当院と協議のうえ決定する 1

2 2 業務委託の概要 <1> 医薬品の調達業務 基本的に一括契約による調達とし, 受託者が調達業者の決定権限を持つ ( 当院と受託者の契約による調達 ただし, 麻薬, 覚せい剤原料となる医薬品, 放射性医薬品, 輸血用血液等, 受託者が契約できない医薬品は当院が卸業者等と直接契約する なお, 直接契約する医薬品 ( 放射性医薬品, 輸血用血液を除く ) についても, 下記に記載する在庫管理 発注等の業務は受託者が行うこと ) 調達業者の決定権限は受託者が持つが, 当院も医薬品ベンチマーク等を活用し, 希望値引率提示, 値引率保証等で価格交渉に関与するので, 受託者は当院と協力のうえ, 当院の希望値引率を達成できるよう最大限努める義務を負うこととする 別添の表は, 当院における平成 26 年度下半期 (10 月 ~3 月 ) の医薬品購入見込量 ( 当院が直接契約予定の麻薬, 覚せい剤原料となる医薬品, 放射性医薬品, 輸血用血液等は除く ) である 半年間の購入見込額は, 包装薬価 購入見込量ベースで約 11 億 400 万円と見込んでいるが, 仮に本業務を受託した場合, これをどの程度削減できるか, 見積書を提出するとともに, 削減できる金額及び値引率 ( 全体, 消費税抜き ) を企画提案書の中で必ず示すこと 卸業者等には,24 時間 365 日, 緊急発注及び納品にも対応できる体制をとらせること 妥結価格の遡及適用及び契約期間は, 当院と受託者の協議により決定する 従って, 下記に記載する医薬品の在庫管理 発注等システムは, 妥結価格の遡及適用にも対応できるようにすること ただし, 厚生労働省が定める診療報酬制度において減算とされるような妥結価格の遡及適用は行わないので留意すること ( 現時点での制度の場合,9 月末までには価格交渉を妥結させ,10 月以降にその妥結価格は9 月以前には遡及適用させないこととなる ) 新規採用される医薬品, 規格変更等があった医薬品等を追加で契約し調達する必要が生じた場合は, 当院とスケジュール等を協議のうえ, 受託者が調達業者を決定し調達する ( 下記に記載する医薬品の在庫管理 発注等システムへの必要な情報の入力等も行うこと ) なお, その時点で契約していない医薬品を緊急に調達する必要が生じる場合もあるので留意すること 医薬品購入費用については, 受託者からの請求に基づき1ヶ月分をまとめて翌月末に支払う ( 消費税の計算方法は別途協議 ) なお, 妥結価格の遡及適用があった場合は, 当院と協議のうえ支払額を決定する <2> 医薬品の在庫管理, 発注及び納品確認等の業務 (1) 医薬品の在庫管理 発注等システム 2

3 医薬品の在庫管理 発注等システム ( 以下 在庫管理システム という ) は, 本仕様書内に記載された業務を全て実施できるものとし, 受託者が当院と協議のうえ準備する ただし, 在庫管理システム内のデータの所有権は当院が保有することとし, 今後他者への業務引き継ぎ等が必要な場合は, 在庫管理システム内のデータの引き継ぎについて受託者が協力義務を負うこととする (2) 在庫管理システムに求められる基本的要件在庫管理システムに求められる基本的要件は, 次のとおりとする (A) 全般 当院が指定する払出箇所( 約 50 箇所 ) 間において, 仕入, 払出, 返納, 廃棄, 棚卸調整等の医薬品の動きをすべて把握できるものとすること 払出箇所は任意に登録 追加可能とし, 管理コード等を用いた簡易な呼出を可能とすること 医薬品の受入及び払出は, 先入れ先出しで記録されること ハードディスク障害等で業務に支障が出ないよう, 定期的なバックアップ, ディスクの冗長化等の対策をとること 停電による電源断に備え, 受託者は無停電電源装置を設置し, 機器類を接続すること (B) 発注 発注データは MEDICODE-WEB に対応したものとする ( なお, 発注業務に使用するため, 当院保有の一般電話回線の使用を認める ) (C) 医薬品の登録 医薬品名及びフリガナを登録可能とする 物品コード等を用いた医薬品データの簡易な呼出を可能とする, 薬価( 改定対応 ), 包装容量, 包装薬価 ( 包装容量との乗算で自動算出 ) の入力及び表示を可能とする 箱, 錠, カプセル, キット, 筒, アンプル, バイアル, 本, 枚等の単位を任意に登録 追加可能とする 内服, 外用, 注射, 造影剤等の分類を任意に登録 追加可能とする 劇薬, 毒薬, 麻薬等の分類を任意に登録 追加可能とする 保冷, 遮光等の管理分類を任意に登録 追加可能とする 納品場所を上記(2)(A) の 払出箇所 に設定すると, 仕入入力と同時にその箇所に自動的に払い出される機能を有する 発注点在庫数及び発注単位を入力すると, 発注点を下回ったらその発注単位で発注がかかる機能を有する なお, 発注点は, 下記 (3)(B) の単位で設定可能とする ( 例 ) 発注点在庫 5 箱, 発注単位 2 箱と入力すると, 在庫が5 箱を下回った 3

4 場合,2 箱単位で在庫が発注点を上回るような量の発注がかかる 医薬品毎に, 採用, 採用中止, 削除等の情報を日付及びフラグで管理する機能を有する ただし, 削除とした場合でも, その医薬品のデータ自体は削除されないこと バラやPTP 等の錠剤の包装区分, 向精神薬, 抗がん剤, 抗生剤, 毒薬, 劇薬, 麻薬, 輸液, 後発品, 新薬創出加算品, ワクチン等の情報を任意にフラグで登録 追加できる機能を有する ( フラグ管理機能 フラグ名称やコードを任意に登録 追加可能 ) YJコード及び薬効分類を登録 追加可能とする JANコード,GS1コード, メーカーコードを登録 追加可能とする (JANコードとGS1コードは自動連動とし, どちらかを入力した場合はもう一方が自動表示されること また, チェックデジットのエラー確認がなされること なお, 販売移管等への対応のため, これらのコードは複数個入力でき, 日付により変更履歴の管理ができることが望ましい ) 登録したJANコード及びGS1コードはラベルとして印刷可能とする また, 内服及び外用薬の払出や棚卸に使用するため,JANコード及びGS 1コードのラベルから医薬品の登録内容を読み取れ, 数量や払出先等を入力できるハンディ端末を必要数用意する なお, 初期の払出先は固定設定も可能とすること ( 参考 : 現在薬剤科内にあるハンディ端末は3 台 ) 契約価格及び契約相手方( 卸業者等 ) を任意に登録 追加可能とする また, 日付をキーにした変更入力及び管理を可能とする ( 例 ) ある医薬品を, 平成 27 年 4 月 1 日に 3,000 円でA 社と契約, 平成 27 年 10 月 1 日からは 2,800 円でB 社と契約 消費税については, 税率変更にも対応できるとともに, 内税及び外税処理のいずれにも対応可能とする なお, 課税時の端数処理は, 切り捨て, 四捨五入, 切り上げのいずれにも対応可能なこと 日付をキーとした契約価格( 妥結価格 ) の遡及適用にも対応可能とする ( 例 ) 薬価交渉が9 月に妥結し, 妥結価格を4 月 1 日に遡って適用する 包装薬価や契約価格, 契約相手方 ( 卸業者等 ) は,csv ファイルを作成して流し込む等により, 個別に入力しなくても一括で変更できる機能を有すること 包装薬価については, 受託開始時点及び改定 ( 変更 ) になった場合は, 受託者の責任において金額等を正しく登録 変更すること これらの医薬品の情報の登録は, 全て受託者が責任を持って行う また, 登録内容は, すべて一覧表として紙媒体への印刷及び csv ファイルへの出力を可能とすること 4

5 (D) 統計データ等医薬品の適正な管理に役立てるため, 次のような統計データ等を作成する機能を有し, 当院職員の求めに応じ提供すること なお, 全ての統計データは, 日単位での任意の期間及び指定した日時点でのデータを出力可能とし, 医薬品単位 取引先単位 払出拠点単位等での集計も可能とするとともに, 紙媒体への印刷及び csv ファイルへの出力を可能とすること かつ, 消費税込みと消費税抜きのいずれのデータも出力可能とすること また, 契約価格 ( 妥結価格 ) を遡及適用した場合は, 遡及した期間については, 変更後の価格をもとにしたデータに変更されること 棚卸漏れリスト( 帳簿上在庫が存在するにも関わらず, 棚卸時に実在庫が計上されていない医薬品のリスト ) 棚卸差異表( 帳簿上の在庫と実在庫の差 ( 金額, 量 ) が分かる表 ) 棚卸調整表( 棚卸調整をした医薬品の金額及び量が分かる表 ) 仕入リスト( 取引先ごと, 医薬品ごと, 医薬品種別ごと等の出力が可能 ) 払出リスト( 払出拠点ごと, 医薬品ごと, 医薬品種別ごと等の出力が可能 ) 消費リスト( 払出拠点ごと, 医薬品ごと, 医薬品種別ごと等の出力が可能 ) 在庫リスト( 払出拠点ごと, 医薬品ごと, 医薬品種別ごと等の出力が可能 ) 廃棄破損リスト( 払出拠点ごと, 医薬品ごと, 医薬品種別ごと等の出力が可能 ) 総括表( 仕入, 払出, 消費, 在庫, 廃棄破損等の状況をまとめた総括表 ) (3) 当院の在庫の定義及び払出 返却の方法 (A) 在庫の範囲 注射薬は, 当院薬剤科内にあるもの全て ( 払出ゾーンを除く ) を在庫とする 内服及び外用薬は, 薬剤科倉庫にあるものを在庫とし, 調剤室にあるものは在庫としない (B) 在庫管理及び棚卸の単位 注射薬は, アンプル, バイアル, 袋等の最小単位で管理する 内服及び外用薬は, 箱単位で管理する ( 錠剤 カプセル等単位での在庫管理システム上の在庫管理は行わない ) (C) 払出及び返却の在庫管理システムへの入力方法 注射薬は, 請求伝票や集計表等の紙媒体の情報を在庫管理システムに入力する 内服及び外用薬は, 直接入力またはハンディ端末等を用いた箱単位での払出を行う ( 内服及び外用薬の払出は, 当院職員または受託者が当院職員の指示に従って行う ) 5

6 (4) 発注点の設定 委託業務開始時点では, それまで当院が設定していた発注点のデータを引き継ぐ 発注点の変更は, 当院職員の指示を受け, または受託者の提案に基づく当院職員の承認を得て行う (5) 発注数の決定及び発注 ( 通常発注 ) 注射薬については, 受託者が午後 4 時時点で算出される発注数を紙媒体に出力し, 当院職員の補正を受けてから原則として午後 5 時 40 分までに発注する 内服及び外用薬については, 午後 5 時頃までに薬剤科倉庫から払い出された数を集計し, 発注点に基づいて原則として午後 5 時 40 分までに発注を行う 発注点 0の医薬品の発注及び発注点どおりの数としない発注については, 当院職員の指示に従い行うこと ( ワクチン等, 定期的に発注する医薬品もある ) 麻薬については, 当院職員に指示された数を発注すること 特定の患者様のみに多量に使う医薬品等は, 発注点どおりの発注とはならないので, 当院職員の指示に従い, 別途管理表を作るなどして適切に発注を行うこと 発注書を出力し, 保管しておくこと (6) 緊急発注対応 業務委託時間内の緊急発注は, 当院職員の指示に従い, 受託者の責任において行う なお, 当院職員の指示する時間までに納品できない等不測の事態が生じた場合は, 当院職員と協議のうえ最善の方法をとること 業務委託時間外の緊急発注は, 当院職員の責任において行う 従って受託者は, 業務委託時間外の緊急発注の方法について予め示すこと なお, 業務委託時間外に当院職員が行った緊急発注の内容については, 翌業務委託時間の開始時に受託者に伝達するので, データ入力等の漏れが無いよう留意すること (7) 納品確認業務 通常発注された医薬品は, 原則として翌日 ( 平日 ) の午前中に卸業者が納品することとし, 受託者は納品検収を行うこと 緊急発注した医薬品についても, 業務委託時間内は受託者が納品検収を行うこと なお, 業務委託時間内に納品されず, 業務委託時間外に納品される医薬品については, その内容を当院職員に予め伝えておくこと ( 業務委託時間外に当院職員が行った納品検収の内容については, 翌業務委託時間の開始時に受託者に伝達するので, データ入力等の漏れが無いよう留意すること ) 納品された医薬品については, 受託者が院内の所定の場所に収納すること ( 薬剤科以外の救急室, 手術室, 輸血管理室, 透析センター, 放射線科等への 6

7 収納もある ) なお, 発注点 0の内服及び外用薬には保管場所 ( 倉庫 ) が無いので, 納品された医薬品は受託者が直ちに払出入力のうえ当院職員に渡すか, 調剤室内の所定の場所に収納すること 受託者は, 納品書の内容を確認のうえ保管しておくこと 受託者は, 別途 欠品一覧表 を作成し, 指定した期限までに納品されない医薬品を管理すること また, 欠品があった場合は, 当院職員にその内容を伝え了解を得ること なお, 欠品により当院の診療に支障が生じる恐れがある場合は, 当院職員と協議のうえ最善の方法をとること 麻薬及び覚せい剤原料となる医薬品の納品確認及び入庫手続きは当院職員が行う (8) その他 受託者は, 定期的に医薬品の残数を確認し, データと実在庫にずれがある場合は原因を追究のうえ補正を行うこと ( ただし内服及び外用薬は, 倉庫内の在庫に限る ) 受託者は, 部署別の払出一覧表, 薬剤科内の在庫表, 医薬品種別ごとの購入量及び払出量の一覧表, 購入や払出実績が長期間無い医薬品の一覧表等, 在庫管理に役立つ情報を, 当院職員の指示に基づき随時提供すること 在庫となっている医薬品の使用期限を随時チェックし, 使用を促したり回収 交換作業を行ったりする等, 可能な限り廃棄医薬品が出ないよう受託者の責任において品質管理業務を行うこと なお, やむを得ず廃棄とする場合は, 当院職員の承認を得たうえで, 在庫管理システムにその旨を入力すること 取扱中の落下, 処方変更等による廃棄については, その都度報告書が作成されるので, 必要に応じ在庫管理システムへの入力を行うこと 放射性医薬品及び輸血用血液の発注及び管理は当院職員が行うが, 受託者は必要に応じ, その内容を在庫管理システムに入力すること ( 医薬品の消費高等の把握のため ) <3> 個人注射薬セット業務 (1) 個人注射薬セットの基本的なルール及び業務量 当院では, 午後 3 時までに病棟に翌日分の注射薬個人セットを払い出す ただし週末においては, 木曜日に金 土曜日分, 金曜日に日 月曜日分をセットして払い出す また, 木曜日が休日となる場合や3 連休以上となる場合は, 別途定めるルールにより休日 祝祭日にもセット業務を行う ( 火曜日 水曜日が休日となる場合は, 原則として前日にセット業務を2 日分行い, 当該休日にはセット業務は行わない ) 7

8 抗がん剤注射, 麻薬のセット業務は当院職員が行い, 業務委託は行わない 特定生物由来製剤の管理システム( 当院保有 ) への入力及び臨時の払出業務は当院職員が行うが, 通常のセット業務は委託する 当院には14 箇所の病棟 (6 東,6 西,5 東,5 西,4 東,4 西,4 中,3 東, 3 西,ICU,HCU,PCU,CCU, 救急一般 ) があり, 個人注射薬セット用のカートが各 2 台ある 当院の病床数は500 床であるが, 現在の平均的な1 日あたりの業務量 ( 稼働病床 423 床での実績 ) は次のとおりである 月曜から水曜 (1 日分セット ): 671 件 ( 処方せん枚数 207 枚 ) 木曜及び金曜 (2 日分セット ):1,342 件 ( 処方せん枚数 412 枚 ) (2) 個人注射薬セット業務の手順 病院情報システム( 電子カルテ等 ) を用いた注射オーダーの取込は当院職員が行い, 受託者はデータ提供のみを受けることとする 受託者は, 提供されたデータをもとに, 注射薬等の払出及び個人別のセット業務を行う なお,1 施用ごとの袋詰め業務を含むこととし, セット内容については随時当院職員の確認を受けることとする 受託者は, 各病棟からの返品薬の整理及び収納を行う なお, 在庫管理システム入力のための返納伝票の作成も行うこと <4>ユニセルカート等補充業務 (1) ユニセルカート等補充業務 ( 各病棟 ) 当院には14 箇所の病棟 (6 東,6 西,5 東,5 西,4 東,4 西,4 中,3 東, 3 西,ICU,HCU,PCU,CCU, 救急一般 ) があり, ユニセルカート又は各病棟備え付けの棚がある 受託者は1 日最低 1 回以上各病棟を回り, 定数を下回った医薬品の補充や, 定数を上回った医薬品の返納等を行う なお, 在庫管理システム入力のための伝票類の作成も行うこと (2) ユニセルカート等補充業務 ( 外来, 手術室等 ) 当院には, 外来及び手術室等に計 15 台のユニセルカートがある 受託者は次に示す頻度で各箇所を回り, 定数を下回った医薬品の補充や, 定数を上回った医薬品の返納等を行う なお, 在庫管理システム入力のための伝票類の作成も行うこと <ユニセルカートの設置箇所及びチェック頻度 > (A) 放射線科 (1 台 ) 毎週 1 回以上 (B) 透析センター (1 台 ) 毎週 2 回以上 (C) 救急外来 (1 台 ) 毎日 2 回以上 ( 朝と夕方 ) 8

9 (D) 中央処置室 (1 台 ) 毎週 1 回以上 (E) 中央手術室 (8 台 ) 各室共通カート (1 台 ): 毎週 2 回以上 ( 火 金 ) 各手術室のカート (7 台 ): 毎日 2~3 台ずつローテーションで確認 (F) 循環器手術室 (3 台 ) 手術日 ( 原則週 1 回, 緊急手術は別途あり ) < 手術室 A,B, カテ室 > について, 毎日 1 回以上 (3) その他 ( ユニセルカート等関連 ) ユニセルカート等の定数の変更は, 当院職員の指示を受け, または受託者の提案に基づく当院職員の承認を得て行う <5> 棚卸業務 棚卸業務は, 当院と協議のうえ, 毎月 1 回, 原則として下旬に日程を決めて実施すること 注射薬はアンプル, バイアル, 袋等の最小単位, 内服及び外用薬は箱単位で実在庫を確認すること 棚卸は, 基本的に平日の昼間に実施すること なお, 可能な限り医薬品の動きの少ない時間帯とするが, 棚卸中に払出を行う場合はその数を記録し, 棚卸数に相違が生じないよう留意すること データと実在庫にずれがある場合は原因を追究のうえ, 原因が判明したものについては補正を行うこと また原因が分からないものについては, 当院職員の承認を得たうえで, 棚卸差異として計上し処理すること <6>その他受託者が行う業務 外来化学療法センターカート( 計 3 台 ) を, 薬剤科と化学療法センターの間で日々運搬する 外来化学療法実施データの入力作業を行う 当院職員と協力し, 内服及び外用薬等の出庫作業及び充填作業を行う 各病棟及び外来各部署からの臨時請求に対応し, 払出を行う また, 各病棟及び外来各部署からの至急の要求に応じ, 医薬品類の運搬を行う 外来各部署に, 要求に応じ定期的に医薬品類を運搬する ( 現在は月 2 回,5 部署 ) 当院職員と協力し, 毒薬 劇薬 特定生物由来製剤等, 別途数量管理やロット管理が必要な医薬品について, 受払簿を作成し受払の記録を行う 医薬品変更, 添付文書変更, 経過措置, 包装変更, 販売移管等に対応する 医薬品有害事象発生時には, 回収等の必要な措置を実施する 不良品があった場合は速やかに交換する 必要に応じて, 可能な限り返品及び期限切れ前の交換を実施する 9

10 当院職員と協議のうえ, 薬品棚等の適正な表示管理を実施する 払出関連の伝票類を整理する 麻薬処方箋を整理する 個人情報書類をシュレッダー等で処理する 業務に使用する注射薬セット器具, 払出カート等の清潔管理を実施する 薬剤科内の清掃作業を行う 当院職員が着用する白衣等のユニフォームの回収及び配布作業を行う 薬剤科内にある診療材料の定数チェック及び払出業務を行う 3 業務の引継について 平成 27 年 4 月 1 日からの業務開始に向けて, 業務の引継を実施する 平成 27 年 4 月 1 日時点で契約が必要とされる医薬品の一覧表のデータは, 平成 27 年 2 月末までに受託者に提供する ( その後追加された医薬品の情報は随時提供する ) 平成 27 年 3 月 31 日時点での医薬品の在庫については, 当院にて確認のうえデータを受託者に提供する これらの引継データは原則として csv ファイルにより提供するが, その内容については当院との協議により決定する その他詳細については, 当院との協議により決定する 10