なぜ働き方改革が必要か 業務が増え続けている 組織としての持続可能性 新しい挑戦の余地 人口減少時代を見据えた職員の適正配置 業務の中身が変化している ( 作業 企画 ) 物量ではなく 質 ( 生産性 ) で勝負できる働き方へ 世の中の流れ 特に若い人材が働き続けられるように 子育て 介護との両立

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1 1 8 時だよ! 全員退庁 会議体 のあり方検討 平成 29 年 4 月 18 日 今 洋佑 効果的な出向宣伝の方針 業務たな卸しの実施 文書管理 決裁の見直し ノー残業デーの徹底

2 なぜ働き方改革が必要か 業務が増え続けている 組織としての持続可能性 新しい挑戦の余地 人口減少時代を見据えた職員の適正配置 業務の中身が変化している ( 作業 企画 ) 物量ではなく 質 ( 生産性 ) で勝負できる働き方へ 世の中の流れ 特に若い人材が働き続けられるように 子育て 介護との両立 ( 男女問わず ) 地域活動や自己研鑽に充てる時間の確保 2

3 なぜ働き方改革が必要か 2 無駄な業務が多いのではないか 会議 打ち合わせ 決裁などの見直しが必要 事務事業の廃止 見直しも必須 無駄な業務は人的 経済的なコストをもたらす 一人一人の働き方も改善が必要 3 ( 失礼ながら ) そのやり方でいいのか とか この作業必要? と感じる局面が少なくない 働き方改革を通じ 受け身の姿勢から 攻める姿勢に変わることで 業務の質も向上し 組織も活性化

4 これまでの取組 ~ バーチャル地方創生局 ~ バーチャル地方創生局内で試行 11 月 : 各課室で業務棚卸し業務改善 効率化に資する着想の募集 12 月 : 取組方針の確認 1 月 : 各課室での取組開始勤務時間などを記録し 結果を持ち寄って月 1~2 回の議論と反映を 3 月まで実施 3 月 : 会議体の整理 ( ヒアリングから ) 出向宣伝の在り方についての検討 4 月 : 業務マニュアル ( 総務課 ) の作成 4

5 地方創生局における主な具体的手法 5 課室員がそれぞれの事務を自身で把握し リストアップ ( 見える化 ) 課室内で整理の打ち合わせ ( 棚卸し ) 日々の業務の課室内での見える化 ( 時間単位書き出し ) 管理職による課室員の事務の把握 ( 一日の日程を手書きで提出 フィードバック ) 残業のより厳格な管理 (20 時以降の残業は事前に申請 終礼時に報告など ) 定時退庁日 ( 水 ) の徹底 ( 部長による見回り 残業には部長了解を必要とするなど ) 20 時以降の残業時間を個人単位で記録 集計し 分析

6 これまでの試行の評価 ~20 時以降の抽出 6 企画財政課 20 時日 平成 28 年 2 月 20 時時間 休日日 20 時日 平成 29 年 2 月 20 時時間 休日日 商工観光振興課 合計 合計 合計 一人当たり 6.3 時間 (14 人 ) 一人当たり 4.0 時間 (14 人 ) 合計 人当たり 9.0 時間 (16 人 ) 1 人当たり 4.8 時間 (17 人 ) 20 時日 平成 28 年 2 月 20 時時間 休日日 20 時日 平成 29 年 2 月 20 時時間 休日日

7 これまでの試行の評価 ~ 管理職の役割 数字が減った部分の理由? 意識が高まった : 意識だけで減るのか? 業務の見直し : プロセス? 削減? 減らし切れない部分への対処 季節業務 ( 財政 広報発行 外部会議 除雪など ) 休日の作業 ( イベント 出向宣伝など ) なんとなく頑張って短くしたが 中身はまだまだ見えていないというのが実態ではないか 特に管理職によるマネジメント強化はまだまだ届いていない 個人の責任で行うには限界があり 組織として管理職がグリップし 整理できる ( する ) 体制と意識が必須 7

8 今後の方針 ~ 管理職による適切なマネジメント 管理職がその職責を十分に発揮でき 部下 組織を適切にマネジメントする 手続き プロセスの見直し ( 総務課に任せきりにするのではなく 各課室の問題意識を提言 ) 事務 事業の削減 ( すべての仕事を必要ないものとみてゼロから考える 課単位で責任持てないものは幅広く上にあげて判断 ) 個人の意識の改革 ( まずは管理職 そして部下の意識を変えていく ) そのためには 管理職がやみくもに頑張っても限界がある ( 一人の人間のキャパを超える ) ので 見直しのためのツールを整理して 活用していく 8

9 先進企業の事例 9

10 先進企業の事例 10

11 先進企業の事例 11

12 先進企業の事例 12

13 先進企業の事例 13

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19 先進企業の事例 19

20 先進企業の事例 20

21 先進企業の事例 21

22 先進企業の事例 22

23 先進企業の事例 23

24 先進企業の事例 24

25 本格実施に向けて ~ 全庁取組 ( 第 1 段階 ) カエル運動の推進 25 やり方をカエル! 会議 打ち合わせ 業務の取組方法など やり方 をカエル! 仕組みをカエル! 事務事業の統廃合 事務手続関連規程など 仕組み をカエル! 意識をカエル! 職員個人の意識 管理職のマネジメント意識 組織の風土など 意識 をカエル!

26 まず 行うこと ( 事務分掌の細分化と調整 ) 26 グループごとに事務分掌に関連する事務を洗い出す ( 細分化 具体化 ) 課として細分化 具体化された事務について課全体として調整する ( 調整 効率化 ) 結果としてタスクの洗い出し STEP1 部局長によるヒアリング (5 月上旬 ) STEP2 今副市長によるヒアリング ( )

27 タスクの洗い出しと調整 27 原則 開始月 完了月は変更なし変更の場合は 課長 GL と面談

28 取組 1 タスク管理 ( 計画 ) 28 5 月に行うタスクをスケジューリング

29 取組 1 タスク管理 ( 実績 ) 29 計画に実績を上書き ( 色分け ) 計画どおり 黒字 のまま 早いとき 青字 遅れたとき 赤字

30 取組 2 時間外勤務の事前確認 ( 予定 ) 30 のスケジュール機能を活用 Check!! 不要 不急な時間外勤務がないか? 事務の手戻りになるような要素はないか? 併せてノー残業デーをスケジュールに入力 登録先 : 本人 STEP1 GL( 室長 ) がグループ員の時間外の有無を確認 STEP2 GL( 室長 ) がグループ員の時間外内容を確認 ( 調整 ) STEP3 GL( 室長 ) が課長に時間外予定を報告 STEP4 課長が時間外予定を確認し 時間外勤務を許可 STEP4-1 ノー残業デーは 課長が部局長に口頭で報告 閲覧先 : 選択ユーザー ( 課長 GL( 室長 ))

31 取組 2 時間外勤務の事後確認 ( 実績 ) 出退勤務管理システムに入力 ( 時間外勤務終了時 ) 31 Check!! 時間外勤務の実績を確認 進捗率又は成果を併せて入力

32 取組 3 会議 ( ミーティング ) の活性化 効率化 32 会議 ( ミーティング ) のスタート時に必ずセットアップを行う 終了時刻の確認 ダラダラと長引いてしまう会議を防ぐ プログラム ( プロセス デザイン ) の確認 議題と会議の進め方 ( 時間配分も含め ) について共通認識を図る 会議終了時のイメージを事前に共有 会議終了時点のイメージを事前に言語化し 方向性を共有する 平成 29 年 2 月 15 日 会議運営能力向上研修 ( 講師 : 宇井克己氏 ) テキストより 5 月下旬 : 取組効果の評価

33 取組 3 ミーティングセットアップ置時計 ( 例 ) 33

34 参考取組 ( 業務所要時間の把握 ) タスク管理と業務実績の把握 ( 要した時間の集計 ) 34 業務実績を記録 ( 集計 ) することで 自分の事務処理能力を適確に把握 次からの所要時間の予測が正確になる 1 週間の業務内容を種類ごとに時間集計

35 更なる推進に向けて 35 ~ 職員 組織の意識改革と実践 ~ 働き方改革 業務改善に関する提案を募集 研修実施をとおした意識改革とスキルアップ グループウエア の活用の推進

36 今後のスケジュール 36 H29.4 事務分掌の細分化 ( タスクの洗い出し ) H 全庁実施 ( 第 1 段階 ) スタート タスク管理 時間外勤務の事前許可 ( 事後確認 ) ミーティングの活性化 効率化 H29.5 上旬タスクの調整 ( 部局長 今副市長ヒア ) H29.6 第 1 段階の分析 考察 全庁実施 ( 第 2 段階 ) スタート

37 第 1 段階終了後 (1 ヶ月後 ) に確認する点 37 時間外勤務の実績 ( 総務課 ) 休日勤務の実績 ( 各課等 ) 代休消化の実績 ( 各課等 ) ノー残業デーの実施状況 ( 各課等 ) 課等ごとに1つのアイデアを出す ( 各課等 )

38 最終的には 38 事務手順の見直し 事務事業の削減 個人の意識改革

39 部局長 課室長 職員へのお願い事項 部局長部局内における重複業務の改善等 ( 総括 ) H29.5~ 39 ノー残業デー設定日の時間外勤務許可 把握 H29.5 上旬タスク管理にかかる課室長ヒアリング H29.5 上旬今副市長への部局内タスク管理状況説明 課室長課内における業務スケジュール 職員管理 ( マネジメント ) H29.4 下旬課内職員のタスク洗い出し指導 課内ヒア H29.5~ 責任持った時間外勤務の許可 命令 ( ノー残業デー設定日の部局長への許可説明 ) H29.5 上旬部局長への課内タスク管理状況説明 H29.5~ 課室内のタスク管理 ( 面談等による随時見直し含む ) 職員 タスク洗い出しによる業務改善 働きやすい職場風土醸成 H29.4 下旬事務分掌に関連する事務の洗い出し, 課室長打合せ H29.5~ H29.5~ タスクを意識した業務遂行 改善 課室長 GL 等への相談等 ノー残業デー設定日の定時退庁をはじめとした働き方改革 ( 時間外勤務は管理職の 許可命令 による )

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