2 マンション管理業界の課題マンション管理業界の課題理事会理事会理事会理事会とのとのとのとのコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーション管理員管理員管理員管理員とのとのとのとのコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーション学習学習学習学習 研磨研

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1 1 区分所有者としてマンションに住み あるいは所有される方にとって そのマンションが 家 として住みやすいか 資産 として人気があるかは大切な問題であり その実現のために支援を期待されるのがマンション管理会社です 社会からの期待はとても大きく 専門性も求められ 難易度の高いものです 区分所有者としてマンションに住み あるいは所有される方にとって そのマンションが 家 として住みやすいか 資産 として人気があるかは大切な問題であり その実現のために支援を期待されるのがマンション管理会社です 社会からの期待はとても大きく 専門性も求められ 難易度の高いものです IT IT IT IT 化対応化対応化対応化対応事業基盤拡大事業基盤拡大事業基盤拡大事業基盤拡大 (M&A) 管理委託契約完遂管理委託契約完遂管理委託契約完遂管理委託契約完遂法令遵守法令遵守法令遵守法令遵守人材育成人材育成人材育成人材育成業界課題しかしその業務の内容はまだまだ担当者に依存する部分が多いのが実情です 先進的な管理会社では 社内のデータの整備 共有は進んで来ましたが 仕事のやり方についての標準化 高度化はこれからの課題といえます はこのはこのはこのはこの大切大切大切大切な管理業務管理業務管理業務管理業務に着目着目着目着目し システムシステムシステムシステムの提供提供提供提供にとどまらずにとどまらずにとどまらずにとどまらず 仕事仕事仕事仕事の進め方についてについてについてについて ビジョンビジョンビジョンビジョンを提示提示提示提示しますしますしますします しかしその業務の内容はまだまだ担当者に依存する部分が多いのが実情です 先進的な管理会社では 社内のデータの整備 共有は進んで来ましたが 仕事のやり方についての標準化 高度化はこれからの課題といえます はこのはこのはこのはこの大切大切大切大切な管理業務管理業務管理業務管理業務に着目着目着目着目し システムシステムシステムシステムの提供提供提供提供にとどまらずにとどまらずにとどまらずにとどまらず 仕事仕事仕事仕事の進め方についてについてについてについて ビジョンビジョンビジョンビジョンを提示提示提示提示しますしますしますします マンション管理業界の課題マンション管理業界の課題

2 2 マンション管理業界の課題マンション管理業界の課題理事会理事会理事会理事会とのとのとのとのコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーション管理員管理員管理員管理員とのとのとのとのコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーションコミュニケーション学習学習学習学習 研磨研磨研磨研磨現場突発事項現場突発事項現場突発事項現場突発事項の対応対応対応対応契約業務契約業務契約業務契約業務 定型業務定型業務定型業務定型業務 社内業務社内業務社内業務社内業務決まりきったまりきったまりきったまりきった事へのへのへのへの時間時間時間時間は減らしたいらしたいらしたいらしたい! プロプロプロプロと呼ばれたいばれたいばれたいばれたい! もっともっともっともっと勉強勉強勉強勉強の機会機会機会機会が欲しいしいしいしい! 距離距離距離距離だけでなくだけでなくだけでなくだけでなく 意識意識意識意識で! もっとおもっとおもっとおもっとお客様客様客様客様に近い所で考えたいえたいえたいえたい経営戦略経営戦略経営戦略経営戦略マンションの良い管理を実現する主体は理事会であり それを支援するのが管理会社ですから 管理会社の担当者には高いレベルのコミュニケーション力が求められます しかしながら 担当者の時間 / 意識の使い方の実態は マンションの良い管理を実現する主体は理事会であり それを支援するのが管理会社ですから 管理会社の担当者には高いレベルのコミュニケーション力が求められます しかしながら 担当者の時間 / 意識の使い方の実態は 現実現実現実現実ありたいありたいありたいありたい姿

3 ( ( コムズ ) の目指すところ 現状ではコミュニケーションや専門知識についての学習に 現状ではコミュニケーションや専門知識についての学習に 時間や気持ちのゆとりが持てないのが実情です 時間や気持ちのゆとりが持てないのが実情です 実現するためには 担当者実現するためには 担当者担当者の努力担当者の努力努力だけでは努力だけではだけでは限界だけでは限界限界があります限界がありますがあります があります 会社全体での会社全体でのでの体制強化での体制強化体制強化に加えて ここにはどうしても道具体制強化に加えて ここにはどうしても道具 ( ( システムシステム ) ) が必要になります が必要になります 管理業界では会社のグループ化が活発になってきており 今後一層進むことは明らかです 管理業界では会社のグループ化が活発になってきており 今後一層進むことは明らかです その時 仕事その時 仕事仕事のやり仕事のやりのやり方やデータのやり方やデータデータの保管方法データの保管方法保管方法がばらばらでは 保管方法がばらばらでは せっかくのグループ化が経営に資することなく むしろせっかくのグループ化が経営に資することなく むしろむしろ混乱むしろ混乱混乱の原因混乱の原因原因になります原因になりますになります になります 仕事のやりのやり方の共有データの共有 会社全体のレベルの底上底上げ 理事会とのとのコミュニケーション向上社員の生産性向上 3

4 ( ( コムズ ) の構成 の構成 -J 総会前後スケジュールを時間軸にして 手順をガイドし 入出力書類を標準化し自動編集を行う -J ( 事務管理 ) -S ( 施設管理 ) -S -K 清掃や点検等 契約した定期的な仕事を 確実に実行し 報告書を自動編集し 迅速に報告する 日常の業務の流れの中で 使える技術データ が 使える形 で蓄積される 修繕計画策定時にはそのデータを使い 修繕計画 積立金打合せ記録も保管される -K ( 計画修繕 修繕履歴修繕履歴 ) -C ( コミュニケーション ) -C -H 理事会 / 区分所有者への案内や報告など お客様とのコミュニケーションを インターネットを介して行う お客様ごとの販売管理 債権 債務 原価 コスト管理 収益管理 -H ( 販売管理 ) -D ( データ管理 ) -D 全体の基礎となり 共通のデータを管理する すでに共通データベースをお持ちの場合はその利用を優先して 検討します 他連携機能 マンション会計システム 人事システム 経理システム 4

5 ( ( コムズ ) 画面サンプル (1) ToDo リスト画面 仕事の管理 ログインすると その人の今月の やるべき仕事 がカレンダーとして表示されます 仕事の予定が遅れている項目は 一覧として表示されます 仕事の過程で 重要な通過点や 遅れが生じた場合は上長にメールでアラートを通知します したがって上長は担当者からの報告 連絡を待つだけでなく 進捗が把握できます 作業進捗画面 進捗の管理 の表示にしたがって仕事を進めていけば 適正化法に違反 遅延することはなく その状況は常に上長 監査部署でもモニターできます 実行結果は一覧として から出力しますので チェックが確実で容易になります 管理委託契約にある施設管理業務については 協力会社との関係を密にして 漏れなく実行し 迅速に結果を報告します 理事会での課題や 施設点検での指摘事項は 個別に 案件 として 解決するまで進捗を管理します もちろん一覧としてモニターもできます 5

6 ( ( コムズ ) 画面サンプル (2) ドキュメント管理画面 ノウハウの共有 理事会や総会議案書として提出した資料はすべてシステムで保管します 保管した資料はその後 参考図書 として 共通に閲覧が可能になります これが管理会社の肝となる ナレッジ として成長することを意図しています 業務テンプレートテンプレート画面 業務の標準化 導入前では担当者のスキルによる精度 品質のバラツキを防ぐために会社標準の業務フローの整理を行います 会社標準の業務フローをプロジェクトテンプレートに定義し このテンプレートに従って計画を立てることを徹底する事で個々人の管理能力の向上を実現します 6

7 ( ( コムズ ) の経営的効果 フロント担当者の仕事を見えやすく また漏れがないように支援し トラブルを防ぐ仕組み フロント担当者に時間的 精神的ゆとりを作り 理事会や管理員との会話を濃くし 学習 研鑽に向かえるようにして 生産性を上げる仕組み 貴社の総合管理レベルの向上向上に寄与し 社会の期待に応えて頂くことを は目指します 7