(4) 民間事業者における取扱いに関する質問 4-1 総論 Q4-1-1 民間事業者もマイナンバー ( 個人番号 ) を取り扱うのですか? A4-1-1 民間事業者でも従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して行政機関などに提出す

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あまめたかぎ
4 years ago
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1 (4) 民間事業者における取扱いに関する質問 4-1 総論 Q4-1-1 民間事業者もマイナンバー ( 個人番号 ) を取り扱うのですか? A4-1-1 民間事業者でも従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して行政機関などに提出する必要がありますまた証券会社や保険会社が作成する支払調書原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります (2014 年 6 月回答 ) Q4-1-2 マイナンバー ( 個人番号 ) を記載する必要のある帳票 ( 調書届出書類 ) はいつ頃決まりますか? A4-1-2 社会保障国税地方税防災の各事務に係る関係省令によって詳細が規定されます国税に関する帳票などは国税庁のホームページで社会保障に関する届出書類の様式などは厚生労働省のホームページで公表されます (2015 年 4 月回答 ) 国税庁 : 厚生労働省 : Q4-1-3 マイナンバー ( 個人番号 ) を使って従業員や顧客の情報を管理することはできますか? A4-1-3 マイナンバーは法律や条例で定められた社会保障税災害対策の手続き以外で利用することはできませんこれらの手続きに必要な場合を除き民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたりマイナンバーを含む個人情報を収集し保管したりすることもできません法律や条例で定められた手続き以外の事務でも個人番号カードを身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますがその場合は個人番号カードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したりコピーを取ったりすることはできません (2014 年 6 月回答 ) Q4-1-4 マイナンバー ( 個人番号 ) を取り扱う業務の委託や再委託はできますか? A4-1-4 マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能ですまた委託を受けた者は委託を行った者の許諾を受けた場合に限りその業務の全部又は一部を再委託することができます委託や再委託を行った場合は個人情報の安全管理が図られるように委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません委託や再委託を受けた者には委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます (2014 年 6 月回答 ) Q4-1-5 小規模な事業者でもマイナンバーを取り扱い特定個人情報の保護措置を講じなければならないのですか? A4-1-5 小規模な事業者も法で定められた社会保障や税などの手続きで従業員などのマイナンバーを取り扱うことになり [Q4-4- 1] でお答えしているような個人情報の保護措置を講じる必要があります小規模な事業者は個人情報保護法の義務の対象外ですが番号法の義務は規模に関わらず全ての事業者に適用されます (2014 年 7 月回答 ) 4-2 マイナンバーの取得 Q4-2-1 従業員などのマイナンバー ( 個人番号 ) はいつまでに取得する必要がありますか? A4-2-1 従業員にマイナンバーが通知されて以降マイナンバーの取得は可能ですがマイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく必ずしも平成 28 年 1 月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません例えば給与所得の源泉徴収票であれば平成 28 年 1 月の給与支払いから適用され中途退職者を除き平成 29 年 1 月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります (2015 年 4 月回答 ) Q4-2-2 従業員や金融機関の顧客などからマイナンバー ( 個人番号 ) を取得する際はどのような手続きが必要ですか? A4-2-2 マイナンバーを取得する際は本人に利用目的を明示するとともに他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください利用目的の明示については [Q4-2-3] 本人確認については [4-3 本人確認 ] を参照してください (2014 年 7 月回答 ) Q 従業員などのマイナンバー ( 個人番号 ) を取得する際は利用目的を明示しなければならないのですか番号法のどこに規定されていますか? A [Q5-7] にあるとおり番号法に特段の規定がない限りマイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので同法第 18 条に基づきマイナンバーを取得するときは利用目的を本人に通知又は公表しなければなりませんなお複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが [Q4-2-4] のとおり利用目的を後から追加することはできません (2014 年 7 月回答 )

2 Q 個人番号の利用目的の通知等はどのような方法で行うことが適切ですか A 個人番号の利用目的の通知等の方法は書類の提示のほか社内 LAN における通知が挙げられますが個人情報保護法第 18 条及び主務大臣のガイドライン等に従って従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます (2015 年 9 月回答 ) Q4-2-4 源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー ( 個人番号 ) を社会保険の手続で利用するなどある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報 ( マイナンバーを含む個人情報 ) を別の個人番号関係事務に利用することはできますか? A4-2-4 マイナンバーを含む特定個人情報 ([Q5-4] 参照 ) については番号法第 29 条第 3 項により読み替えられた個人情報保護法第 16 条が適用されるため本人の同意の有無にかかわらず利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできませんこのため源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能ですなお [Q4-2-3] のとおり従業員からマイナンバーを取得する際に源泉徴収や健康保険の手続きなどマイナンバーを利用する事務利用目的を包括的に明示して取得し利用することは差し支えありません (2014 年 7 月更新 ) Q4-2-5 税や社会保障の関係書類へのマイナンバー ( 個人番号 ) の記載にあたり事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますがその際従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合どうすればいいですか? A4-2-5 社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは法令で定められた義務であることを周知し提供を求めてくださいそれでも提供を受けられないときは書類の提出先の機関の指示に従ってください国税庁厚労省 Q4-2-6 広く事業場が分散し各事業場に数人から数百人単位で従業員が就業している当社では通常の事務取扱を 1 地域ごとに集約した事務センター ( 数名 ~ 数十名の事務担当者を配置 ) 2 各事業場単位の事務部門 ( 数名の事務担当者を配置 ) において行っていますこの場合個人番号の取得については 12 の各事務センター事務部門を事務取扱担当者として指定し実施させることで問題ないでしょうか A4-2-6 社内のルールとして事務取扱担当者を明確にし誰が責任者で誰が確認したかを明確にしていただければ問題ありません必要なときに会社として確認できる体制を整えてください (2015 年 9 月回答 ) Q4-2-7 不動産の使用料等の支払調書の提出範囲は同一人に対するその年中の支払金額の合計が所得税法の定める一定の金額を超えるものとなっていますがその一定の金額を超えない場合は個人番号の提供を求めることはできませんか A4-2-7 不動産の賃貸借契約については通常契約内容で一か月当たりの賃料が定められる等契約を締結する時点において既にその年中に支払う額が明確となっている場合が多いと思われますしたがって契約を締結する時点で契約内容によってその年中の賃料の合計が所得税法の定める一定の金額を超えないことが明らかな場合には支払調書の提出は不要と考えられますので契約時点で個人番号の提供を求めることはできません一方年の途中に契約を締結したことからその年は支払調書の提出が不要であっても翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には翌年の支払調書作成提出事務のために当該個人番号の提供を求めることができると解されます (2015 年 9 月回答 ) Q4-2-8 契約の締結時点で支払金額が定まっておらず支払調書の提出要否が明らかでない場合その契約の締結時点で個人番号の提供を求めることができますか A4-2-8 顧客との法律関係等に基づいて個人番号関係事務の発生が予想される場合として契約の締結時点で個人番号の提供を受けることができると解されますその後個人番号関係事務が発生しないことが明らかになった場合にはできるだけ速やかに個人番号を廃棄又は削除する必要があります (2015 年 9 月回答 ) Q4-2-9 株式や投資信託の取引を行うために特定口座ではなくいわゆる一般口座 ( 証券口座投資信託口座 ) を開設する場合その口座開設時点で個人番号の提供を求めることができますか A4-2-9 株式や投資信託の取引を行うために証券口座や投資信託口座を開設するのでありその口座開設時点で将来株式や投資信託の取引に基づいて個人番号関係事務が発生することが想定されますのでいわゆる一般口座についても口座開設時点に個人番号の提供を求めることができると解されます (2015 年 9 月回答 ) Q 人材派遣会社は派遣登録を行う時点で登録者の個人番号の提供を求めることはできますか A 人材派遣会社に登録したのみでは雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されずいまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため原則として登録者の個人番号の提供を求めることは

3 できませんただし登録時にしか本人確認をした上で個人番号の提供を求める機会がなく実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合には雇用契約が成立した場合に準じて個人番号の提供を求めることができると解されます (2015 年 9 月回答 ) 4-3 本人確認 Q 従業員などのマイナンバー ( 個人番号 ) を取得するときはどのように本人確認を行えばよいのでしょうかまた対面以外の方法 ( 郵送オンライン電話 ) でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか A マイナンバーを取得する際は正しい番号であることの確認 ( 番号確認 ) と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認 ( 身元確認 ) が必要であり原則として 1 個人番号カード ( 番号確認と身元確認 ) 2 通知カード ( 番号確認 ) と運転免許証など ( 身元確認 ) 3 個人番号の記載された住民票の写しなど ( 番号確認 ) と運転免許証など ( 身元確認 ) のいずれかの方法で確認する必要がありますただしこれらの方法が困難な場合は過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められますまた雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます詳しくは下の表のとおりですまた対面だけでなく郵送オンライン電話によりマイナンバーを取得する場合にも同様に番号確認と身元確認が必要となります詳しくは [ こちらの表 ] をご覧ください (2014 年 7 月更新 ) なお個人番号カードの表面のコピーにより本人確認を行う場合表面は臓器提供意思表示欄など高度な個人情報も含まれることから個人番号カード交付時にお渡しするカードケースに入れたままでのコピーを可としますが裏面はマイナンバーを表示しなければならないことからケースを外してコピーをしてください (2015 年 11 月更新 ) Q 雇用関係にあることで身元確認を行う場合雇用時の確認書類が履歴書だけでも問題はないのか? A 履歴書だけでは採用時の本人確認が十分ではありません採用時に番号法や税法で定めるものまたは国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類 ( 運転免許証写真付き学生証等 ) による確認を行っている必要があります (2015 年 9 月回答 ) Q4-3-2 代理人から本人のマイナンバー ( 個人番号 ) の提供を受ける場合はどのように本人確認を行うのですか? A4-3-2 代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は 1 代理権 2 代理人の身元 3 本人の番号の 3 つを確認する必要があります原則として 1 代理権の確認は法定代理人の場合は戸籍謄本など任意代理人の場合は委任状 2 代理人の身元の確認は代理人の個人番号カード運転免許証など 3 本人の番号確認は本人の個人番号カード通知カードマイナンバーの記載された住民票の写しなどで確認を行いますがこれらの方法が困難な場合は他の方法も認められます詳しくは [ こちらの表 ] をご覧ください (2014 年 7 月回答 ) Q4-3-3 退職した年金受給者についても本人確認を行わなければなりませんか? A4-3-3 退職した年金受給者であっても本人又はその代理人からマイナンバー ( 個人番号 ) の提供を受ける場合には本人確認を行わなければなりませんなお郵送オンライン電話によりマイナンバーの提供を受けることは可能ですがその場合にも手続きに応じた本人確認 ([Q4-3-1] [Q4-3-2] 参照 ) が必要となりますまた本人確認を行う事務の委託 ([Q4-3-5] 参照 ) を行うこともできます (2014 年 7 月更新 ) Q4-3-4 本人確認はマイナンバー ( 個人番号 ) の提供を受ける度に行わなければならないのですか? A4-3-4 マイナンバーの提供を受ける都度本人確認を行う必要があります例えば従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合本人確認も毎回行う必要がありますただし 2 回目以降の番号確認は個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いませんまた身元確認については雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認のための書類の提示は必要ありません (2014 年 7 月回答 ) Q4-3-5 マイナンバー ( 個人番号 ) を取得し本人確認を行う事務を委託することはできますか? A4-3-5 委託は可能ですが番号法第 11 条に基づき受託者に対し必要かつ適切な監督を行う必要があります受託者はマイナンバーの取得にあたって委託者のどのような事務で利用されるのか利用目的を明示する必要があります (2014 年 7 月回答 ) Q4-3-6 従業員の扶養家族のマイナンバー ( 個人番号 ) を取得するときは事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか?

4 A4-3-6 扶養家族の本人確認は各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります例えば税の年末調整では従業員が事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため従業員は個人番号関係事務実施者としてその扶養家族の本人確認を行う必要がありますこの場合事業主が扶養家族の本人確認を行う必要はありません一方国民年金の第 3 号被保険者の届出では従業員の配偶者 ( 第 3 号被保険者 ) 本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますがその場合は従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要がありますなお配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます (2014 年 7 月回答 ) Q4-3-7 番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類 ( 個人番号カード通知カード身元確認書類等 ) をコピーしてそれを事業所内に保管することはできますか A4-3-7 番号法上の本人確認の措置を実施するにあたり個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできますなおコピーを保管する場合には安全管理措置を適切に講ずる必要があります (2015 年 9 月回答 ) Q4-3-8 収集提供した個人番号に誤りがあった場合個人番号関係事務実施者である事業者に責任は及びますか A4-3-8 個人番号に誤りがあった場合の罰則規定はありませんが番号法第 16 条により本人から個人番号の提供を受けるときは本人確認 ( 番号確認と身元確認 ) が義務付けられておりまた個人情報保護法第 19 条により正確性の確保の努力義務が課されています (2015 年 9 月回答 ) Q4-3-9 講師へ講演料の支払が発生し翌年以降も継続して報酬料金契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に利用する場合本人確認を行う必要はありますか A4-3-9 前年の講演料の支払に伴う報酬料金契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けた個人番号は翌年以降も継続的に講演料の支払に伴う報酬料金契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができる為改めて本人確認を行う必要はございませんただし番号の変更に伴い再度個人番号の提供を受ける場合には番号確認と身元確認が必要になります (2015 年 9 月回答 ) 4-4 利用安全管理 Q4-4-1 民間事業者がマイナンバー ( 個人番号 ) を取り扱うにあたって注意すべきことはありますか? A4-4-1 原則としてマイナンバーを法に定められた利用範囲を超えて利用することはできませんし特定個人情報 ( マイナンバーをその内容に含む個人情報 [Q5-4] 参照 ) をむやみに提供することもできませんまたマイナンバーを取り扱う際はその漏えい滅失毀損を防止するなどマイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません具体的な措置については特定個人情報保護委員会からガイドラインが示されていますのでそちらをご覧くださいなお特定個人情報を不適正に取り扱った場合には特定個人情報保護委員会から指導助言や勧告命令を受ける場合があるほか正当な理由がないのに個人の秘密が記録された特定個人情報ファイル ( マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル [Q5-4] 参照 ) を提供した場合などには処罰の対象となります ([Q5-8] 参照 ) (2014 年 6 月回答 ) Q4-4-2 民間事業者も特定個人情報保護評価を行う必要がありますか? A4-4-2 特定個人情報保護評価とは特定個人情報ファイル ( マイナンバー ( 個人番号 ) を含む個人情報ファイル [Q5-4] 参照 ) を保有しようとする者が特定個人情報 ( マイナンバーを含む個人情報 [Q5-4] 参照 ) の漏えいなどが発生する危険性や影響に関する評価を行うことです特定個人情報保護評価を行う義務があるのは 1 行政機関 2 地方公共団体 3 独立行政法人等 4 地方独立行政法人 5 地方公共団体情報システム機構 6 情報連携を行う事業者 (1~5 以外で番号法別表第二に掲げられている者をいい具体的には健康保険組合など ) ですこのため情報連携を行う健康保険組合などを除き民間事業者が特定個人情報保護評価を行う必要はありませんが任意の判断で特定個人情報保護評価を実施することを妨げるものではありません特定個人情報保護評価の詳細は特定個人情報保護委員会のホームページでご確認ください (2014 年 6 月回答 ) Q4-4-3 従業員やその扶養家族のマイナンバー ( 個人番号 ) を税や社会保障などの事務ごとに管理するのではなくマイナンバーを管理収集するためのシステムを新たに構築しそのシステムと既存のシステムを連携させて事務処理を行ってもよいですか? A4-4-3 [Q4-2-3] のとおり従業員からマイナンバーを取得する際に利用目的を明示しておく必要がありその範囲を超えて利用できないように既存システムとの連携を制御するなどの措置をとる必要があります (2014 年 6 月回答 )

5 Q4-4-4 マイナンバー ( 個人番号 ) が漏えいして不正に用いられるおそれがあるときはマイナンバーの変更が認められますが事業者は従業員などのマイナンバーが変更されたことをどのように知ることができますか? A4-4-4 マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます毎年の扶養控除等申告書などマイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるのでその際に変更の有無を従業員などに確認することもできます (2014 年 7 月回答 ) Q4-4-5 事務取扱担当者の明確化は役割や所属等による明確化のように個人名による明確化でなくてもよいですか A4-4-5 部署名 ( 課係等 ) 事務名 ( 事務担当者 ) 等により担当者が明確になれば十分であると考えられますただし部署名等により事務取扱担当者の範囲が明確化できない場合には事務取扱担当者を指名する等を行う必要があると考えられます (2015 年 9 月回答 ) Q4-4-6 新たに特定個人情報の保護に係る取扱規程等を作成するのではなく既存の個人情報の保護に係る取扱規定等を見直し特定個人情報の取扱いを追記する形でもよいですか A4-4-6 既存の個人情報の保護に係る取扱規程等がある場合には特定個人情報の取扱いを追記することも可能と考えられます (2015 年 9 月回答 ) Q4-4-7 顧客の個人番号を適法に保管している場合であっても新しい契約を締結するごとに改めて個人番号の提供を求める必要がありますか A4-4-7 適法に保管している個人番号は当初特定した利用目的の範囲内であれば改めて個人番号の提供を受けることなく新しい契約に基づいて発生する個人番号関係事務に利用することができます (2015 年 9 月回答 ) 4-5 マイナンバーの提供 Q4-5-1 子会社などに出向転籍する場合従業員の特定個人情報 ( マイナンバー ( 個人番号 ) を含む個人情報 ) を出向転籍先に提供することに問題はありますか? A4-5-1 出向転籍先の事業者に特定個人情報 ([Q5-4] 参照 ) を提供すること出向転籍元の事業者から特定個人情報を取得することは番号法第 19 条第 20 条に違反するので出向転籍先の事業者が直接本人から提供を受けていただく必要がありますただし従業員の出向転籍元の事業者が出向転籍先の事業者と委託契約又は代理契約を交わして個人番号関係事務 ([Q2-7] 参照 ) の一部を受託し従業員から番号の告知を受け本人確認を行うこととされている場合は出向転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で出向在籍先の事業者に特定個人情報を提供することも認められますなお出向転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は当該事業者の個人番号関係事務の処理のために保有しているものでありこれを出向転籍先の事業者の個人番号関係事務に転用することは目的外利用となるため出向転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者として改めて本人から番号の告知を受ける必要があります (2014 年 6 月回答 ) Q4-5-2 合併などによる事業の承継があったときはマイナンバー ( 個人番号 ) を事業の承継先に提供しても良いのですか? A4-5-2 合併などによる事業の承継は番号法第 19 条第 5 号に該当し事業の承継先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができます (2014 年 7 月回答 ) Q4-5-3 事業者が取得した従業員やその扶養家族のマイナンバー ( 個人番号 ) を当該従業員などが加入している健康保険組合に提供してもよいですか? A4-5-3 健康保険法等の法令の規定により事業主が健康保険組合に対して従業員やその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされている場合には個人番号利用事務実施者である健康保険組合に対して事業者は個人番号関係事務実施者になるので事業者から健康保険組合にマイナンバーを提供することは可能ですなお事業者がマイナンバーを取得するにあたっては健康保険に関する個人番号関係事務において利用することを明示しておく必要があります (2014 年 7 月回答 ) Q4-5-4 分社化に際してはどのように取り扱うべきでしょうか A4-5-4 分社化の場合再取得の必要はなく取得済みの特定個人情報を必要な限度で提供することが可能です番号法第 19 条第 5 号には特定個人情報の取扱いの全部もしくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供するときに提供制限が解除されるという規定があり分社化の場合はこれに含まれます (2015 年 9 月回答 ) Q4-5-5 グループ内であっても他の会社の情報を閲覧できないとなっていますがグループ全体で人材情報を管理し業務運用することで効率化を図っているなか個人番号に限ってグループ内の個社単位で個別に管理することは非効率です安全管理措置の一環と考えますが基準をグループ個社単位とされている根拠を教えてください

6 A4-5-5 番号法上個人から法人法人から法人などある組織や個人を越えて動くことは第三者への提供と整理されています個人情報保護法上では共同利用を認めていますが番号法では個人情報保護法第 23 条第 4 項第 3 号に基づく共同利用を認めていませんグループ内の会社であっても別会社であれば第三者提供に該当するため番号法第 19 条で認められている場合でなければ提供することはできませんただし本人確認などは委託が可能です例えばグループの本社に委託して本人確認を行い本社から情報をもらうという整理は可能です (2015 年 9 月回答 ) Q4-5-6 住宅の取得に関する借入れ ( 住宅ローン ) 等で個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を使用することはできますか A4-5-6 本人交付用の給与所得の源泉徴収票については平成 27 年 10 月 2 日に所得税法施行規則第 93 条が改正されその本人及び扶養親族の個人番号が記載されていない源泉徴収票の交付を受けることとなりますなお個人情報保護法第 25 条の開示の求めに基づく個人番号が記載された源泉徴収票を住宅の取得に関する借入れ ( 住宅ローン ) 等で活用する場合には個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となります (2015 年 10 月回答 ) Q4-5-7 個人番号を記載しなければ支払調書等の写しを本人に送付することはできますか A4-5-7 本人の個人番号を含めて全ての個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングすれば番号法上の提供制限の適用を受けないことから個人情報保護法第 25 条に基づく開示の求めによらず支払調書等の写しを本人に送付することが可能です (2015 年 9 月回答 ) 4-6 マイナンバーの廃棄 Q4-6-1 従業員の個人番号を廃棄するタイミングについて教えてください A4-6-1 個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で所管法令において定められている保存期間を経過した場合には個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりませんなお廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については毎年度末に廃棄を行う等個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し事業者において判断してください (2015 年 9 月回答 ) Q4-6-2 個人番号の廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間はどの程度許容されますか A4-6-2 廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については毎年度末に廃棄を行う等個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し事業者において判断してください (2015 年 9 月回答 ) Q4-6-3 個人番号の保存期間の時限管理を回避するために契約関係が終了した時点で個人番号を削除することはできますか A4-6-3 所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては契約関係が終了した時点で削除することはできないと考えられます (2015 年 9 月回答 ) 4-7 罰則 Q4-7-1 故意でなく個人番号や特定個人情報等が漏えいしてしまった場合でも罰則が適用されますか ( 例 : サイバー攻撃等で情報が漏れた場合等 ) A4-7-1 過失による情報漏えいにいきなり罰則ということはありませんただし漏えいの様態によっては特定個人情報保護委員会から改善を命令される場合がありそれに従わない場合罰則はありえます以上は刑事罰の場合ですが民事の場合は過失でも損害賠償請求をされる可能性はあります (2015 年 9 月回答 ) 参考刑法法規の解釈適用は裁判所や捜査機関の権限となりますので一般論となりますが特定個人情報の漏えいが起きた場合には番号法第 67 条から第 75 条に基づき罰則の構成要件に該当すれば処罰されますこれらの罰則は故意がなければ構成要件を満たしません

7 (5) 個人情報の保護に関する質問 Q5-1 個人番号カードの IC チップから医療 ( 病歴投薬等 ) 情報まで筒抜けになってしまうことはないですか? A5-1 個人番号カードの IC チップには税年金の情報や病歴などプライバシー性の高い情報は記録されませんのでそれらの情報はカードからは判明しません ( 入る情報は券面に記載されている情報や公的個人認証の電子証明書等に限られています )(2015 年 9 月回答 ) Q5-2 よく個人情報を一元管理すると言われますが本当ですか? A5-2 情報の管理にあたっては今まで各機関で管理していた個人情報は引き続き当該機関で管理してもらい必要な情報を必要な時だけやりとりする分散管理の仕組みを採用していますマイナンバー ( 個人番号 ) をもとに特定の機関に共通のデータベースを構築することはなくそこから個人情報がまとめて漏れるようなこともありません (2014 年 6 月回答 ) Q5-3 マイナンバーも漏えいする場合があるのではないですか? A5-3 マイナンバーでは制度システムの両面からさまざまな安全管理対策を講じます加えてマイナンバーの取扱いに関する監視監督は第三者委員会である特定個人情報保護委員会が行います故意にマイナンバー付きの個人情報ファイルを提供した場合などには厳しい罰則も適用されます (2015 年 9 月回答 )

年金に関する情報は年金事務所になどこれまでどおり情報は分散して管理されます 2 また役所の間で情報をやり取りする際にはマイナンバーではなく

8 Q5-4 税の情報や社会保障の情報を同じ番号で管理するとマイナンバーが漏えいしたときにそれらの情報も芋づる式に漏えいしてしまうのではないですか? A5-4 マイナンバー制度では 1 個人情報が同じところで管理されることはありません例えば国税に関する情報は税務署に児童手当や生活保護に関する情報は市役所に年金に関する情報は年金事務所になどこれまでどおり情報は分散して管理されます 2 また役所の間で情報をやり取りする際にはマイナンバーではなく役所ごとに異なるコードを用いますので一か所での漏えいがあっても他の役所との間では遮断されますしたがって仮に一か所でマイナンバーが漏えいしたとしても個人情報が芋づる式に抜き出せない仕組みとなっています (2015 年 6 月回答 )

マイナンバーだけで手続きを行うことはできませんのでそれだけでは悪用されませんマイナンバーが漏えいした場合には本人の請求などによりマイナンバーを変更することが可能です (2015 年 6 月回答 ) Q5-6 番号法の特定個人情報特定個人情報ファイル

9 Q5-5 もしマイナンバーが漏えいしたらなりすましされて悪用されるのではないですか? A5-5 マイナンバーを使って社会保障や税などの手続きを行う際には個人番号カードや運転免許証などの顔写真付きの身分証明書等により本人確認を厳格に行うことが法律でそれぞれの関係機関に義務付けられています言い換えれば万が一マイナンバーが漏えいした場合であってもマイナンバーだけで手続きを行うことはできませんのでそれだけでは悪用されませんマイナンバーが漏えいした場合には本人の請求などによりマイナンバーを変更することが可能です (2015 年 6 月回答 ) Q5-6 番号法の特定個人情報特定個人情報ファイルとは何ですか? A5-6 特定個人情報とはマイナンバー ( 個人番号 ) やマイナンバーに対応する符号をその内容に含む個人情報のことですマイナンバーに対応する符号とはマイナンバーに対応しマイナンバーに代わって用いられる番号や記号などで住民票コード以外のものをいいますマイナンバーを規則的に変換した番号などが漏えいすればマイナンバー自体が漏えいする場合と同様のリスクがあることからマイナンバーと同様に取り扱うことにしています

10 また特定個人情報ファイルとはマイナンバーやマイナンバーに対応する符号をその内容に含む個人情報ファイルのことです民間事業者の場合個人情報ファイルとは個人情報保護法に定める個人情報データベース等と同義です (2014 年 7 月回答 ) Q5-7 番号法と個人情報保護法はどのような関係になるのですか? A5-7 特定個人情報も個人情報の一部なので原則として個人情報保護法が適用されますさらに特定個人情報はマイナンバーによって名寄せなどが行われるリスクがあることから個人情報保護法よりも厳しい保護措置を番号法で上乗せしていますまた番号法の保護措置は個人情報保護法が適用されない小規模な事業者にも適用されます (2014 年 7 月回答 ) Q5-8 自分のマイナンバー ( 個人番号 ) を取り扱う際に気を付けることは何ですか? A5-8 マイナンバーは生涯にわたって利用する番号なので忘失したり漏えいしたりしないように大切に保管してください法律や条例で決められている社会保障税災害対策の手続きで行政機関や勤務先などに提示する以外はむやみにマイナンバーを他人に教えないようにしてください他の手続きのパスワードなどにマイナンバーを使うことも避けてください (2014 年 7 月回答 ) Q5-9 他人のマイナンバー ( 個人番号 ) を収集してはいけないのですか? A5-9 社会保障税災害対策の手続きに必要な場合など番号法第 19 条で定められている場合を除き他人 ( 自己と同一の世帯に属さない者 ) のマイナンバーの提供を求めたり他人 ( 同左 ) のマイナンバーを含む特定個人情報 ([Q5-4] 参照 ) を収集し保管したりすることは本人の同意があっても禁止されています (2014 年 7 月回答 ) Q5-10 番号法にはどのような罰則がありますか? A5-10 番号法では個人情報保護法よりも罰則の種類が多く法定刑も重くなっています具体的には下の表のとおりです (2014 年 7 月回答 ) 国の行政機関や地方公共団体の職員などに主体が限定されているもの主体行為法定刑情報連携や情報提供ネットワークシステムの運営に従事する者や従事していた者国地方公共団体地方公共団体情報システム機構などの役職員特定個人情報保護委員会の委員長委員事務局職員情報連携や情報提供ネットワークシステムの業務に関して知り得た秘密を洩らしまたは盗用職権を乱用して職務以外の目的で個人の秘密に属する特定個人情報が記録された文書などを収集職務上知ることのできた秘密を洩らしまたは盗用 3 年以下の懲役または 150 万円以下の罰金 ( 併科されることもある ) 2 年以下の懲役または 100 万円以下の罰金 2 年以下の懲役または 100 万円以下の罰金民間事業者や個人も主体になりうるもの主体行為法定刑個人番号利用事務個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者主体の限定なし特定個人情報の取扱いに関して法令違反のあった者特定個人情報保護委員会から報告や資料提出の求め質問立入検査を受けた者正当な理由なく業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供しまたは盗用人を欺き暴行を加えまたは脅迫することや財物の窃取施設への侵入不正アクセス行為などによりマイナンバーを取得偽りその他不正の手段により通知カード又は個人番号カードの交付を受けること特定個人情報保護委員会の命令に違反虚偽の報告虚偽の資料提出答弁や検査の拒否検査妨害など 4 年以下の懲役または 200 万円以下の罰金 ( 併科されることもある ) 3 年以下の懲役または 150 万円以下の罰金 ( 併科されることもある ) 3 年以下の懲役または 150 万円以下の罰金 6 か月以下の懲役または 50 万円以下の罰金 2 年以下の懲役または 50 万円以下の罰金 1 年以下の懲役または 50 万円以下の罰金このほか国外犯に関する罰則や両罰規定も規定されています

総論 Q1 民間事業者はどのような場面でマイナンバーを扱うのですか A1 民間事業者でも従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し給与所得の源泉徴収や社会保険の被保険者資格取得届などに記載し行政機関などに提出する必要があります原稿料の支払調書などの税の手続では原稿料を支払う相手などのマイナン

マイナンバー Q&A( 事業者向け ) 総論 Q1 民間事業者はどのような場面でマイナンバーを扱うのですか Q2 マイナンバーを使って従業員や顧客の情報を管理することはできますか Q3 マイナンバーを取り扱う業務の委託や再委託はできますかマイナンバーの取得 Q4 従業員などのマイナンバーはいつまでに取得する必要がありますか Q5 従業員などからマイナンバーを取得する際どのような手続が必要ですか