SaasBoard コンファレンスマニュアル

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1 SaasBoard/Collabo コンファレンスマニュアル SaasBoard Ver. 2.4

2 目 次 1. 使用環境と推奨条件 1-1. 使用環境 1-2. 推奨条件 1-3. 機器のセルフチェック 2. ログインとホーム ( トップ ) 画面 2-1. ログイン 2-2. ホーム ( トップ ) 画面の説明 3. クイックコンファレンス 3-1. クイックコンファレンスの手順 3-2. コンファレンスメンバーの招待 3-3. コンファレンスルームに入室 3-4. コンファレンスを実施する 4. コンファレンス画面の説明 4-1. エコーキャンセルとマイク音量の設定をしましょう 4-2. 映像と音声でコミュニケーションしてみましょう 4-3. 映像の画質とモーション速度の調整 4-4. 映像比較 4-5. マイクボリュームの調整 4-6. 音声途切れや遅延の調整 4-7. 文字チャットでサイレント参加 4-8. 画面共有をやってみましょう 4-9. 画面共有拡大表示と高解像度送信 コンファレンス中に他のメンバーを追加したいとき ホワイトボードをつかってみましょう 5. 予約コンファレンス 6. 録画 / 再生 6-1. 録画する 6-2. 録画の再生 6-3. 録画の停止 6-4. 録画の消去 7. コンファレンス情報管理 7-1. コンファレンス情報 ( 会議履歴 ) 管理の表示 7-1. コンファレンス情報 ( 会議履歴 ) 管理の内容 8. society 外のメンバーを招待する場合と海外とのやりとり 8-1. SaasBoard の層概念とアクセス権限 8-2. SaasBoard の Society 構造 8-3. society 名とドメイン名とから構成されるワールド ID 名 8-4. 独自 society 名を持たない各コースの society 名 8-5. 無料コースの方をコンファレンスに招待する方法 9. 携帯電話通知機能 9-1. 携帯電話通知機能の設定 9-2. 携帯電話通知機能使用上の注意点 10. Skype の組み込み使用 10-1.SaasBoard への Skype 組み込み方法 10-2.Skype での呼び出し方法

3 1. 使用環境と推奨条件 SaasBoard コンファレンスを使用するための環境と条件は下記です 1-1. 使用環境 (1) ブラウザ : 主なブラウザで動作します Internet Explorer 6, 7, 8 Firefox 3.6+ Opera 10+ Safari 4+ Google Chrome 5+ (2) 必要な環境 : 1 ハードウェアマイクとスピーカー ( 音声 ) および Web カメラ OS 上で動作するものであれば ハードウェアは選びません ハウリングやエコーを低減するために 個人として使用される場合はイヤフォーンかヘッドセットをお使いください 拠点として複数人で使用される場合はスピーカーフォンをお使いください 2 ソフトウェアインターネットを使っていれば自動的に整っている環境です Flash Player Ver.10 以上 Java Ver.6 以上 Silverlight もし上記環境となっていない場合 以下のサイトからそれぞれダウンロードがしてください Flash: Java: Silverlight: 推奨条件 PC-CPU 速度 :1.8Ghz 以上 PC メモリ :512MB 以上 ネットワーク :2Mbps 以上 ( 標準映像であれば 128kbps で稼動します ) Web カメラ :130 万画素 Logicool 社製品 Buffalo 社製品 ヘッドセット もしくは イヤフォーン

4 1-3. 機器のセルフチェック PC を普段から使っていてる方々も マイクやカメラとなるとあまり慣れていない場合が多いのではないでしょうか? そんな状態でビジュアルコミュニケーションサービスを使い始めると 音が聞こえない カメラの映像が映らない などの初期トラブルに戸惑われることが予想されます こういう状況を回避するために 弊社では [ 機器のセルフチェック ] が出来るように御用意しております SaasBoard をお使いになる前に必ずチェックをして ログインするようにしましょう 機器のセルフチェックの方法 (1) SaasBoard サイト Top ページにアクセスする SaasBoard の全てのサイトの Top ページには [ 機器のセルフチェック ] が出来るように セルフチェック画面が表示されています (2) [ セルフチェックテストを開始する ] ボタンをクリックしてチェックを開始してください あとの手順はセルフチェックテストの画面に表示されますので その手順に従って進めてください (3) 5 秒間の録画 録音と再生のテストが あなたの Web カメラ と マイク & スピーカー のテストとなります これで録画 録音した内容が正常に再生されれば 機器が正常に動作することが確認できます

5 2. ログインとホーム ( トップ ) 画面 SaasBoard はブラウザで SaasBoard サイトをアクセスし ログインすることで使用することが出来ます OS もブラウザの種類も選ばず 特定ソフトウェアのダウンロードも必要有りません OS もブラウザも選ばないだから Win も Mac も OK! 2-1. ログイン まず SaasBoard のサイトへアクセスしましょう ブラウザの URL に下記のアドレスを入力し アクセスしてください 下記のようなページが表示されます このページからログインします

6 表示されたサイトの右上に下記のようなログイン入力部がありますので 御契約時に通知されたログイン情報 あるいは契約された会社内の管理者から連絡されたログイン情報を入力し ログインしてください ログイン情報は 1 society 名 2 メールアドレス 3 パスワードです ログインすると あなたのホーム画面が表示されます SaasBoard/Collabo はプラットホームが SNS ですので ID を持つ各人がそれぞれのホーム画面を持っています 各個人のホームのプロフィール情報はログイン後変更することが出来ます [ プロフィール変更 ] ログイン後の各人のホーム画面 ( 例 )

7 2-2. ホーム ( トップ ) 画面の説明 ( 図 1) 1 SaasBoard 共通のメニューです (1) プロフィール自分のプロフィール画面を見ることが出来ます マイパルなどの 他の人にはプロフィール画面が あなたの正規画面として見えています 自分のプロフィールは [ プロフィール変更 ] 画面で変更できます ( 詳しくは SaasBoard プラットホームマニュアルをご覧ください ) (2) グループ一覧同一 society 内にあるグループの一覧を見ることが出来ます 興味のあるグループがあったら ご参加ください 参加にはグループ管理者による承認の必要な場合があります (3) マニュアル SaasBoard に関するマニュアルや FAQ を見ることが出来ます (4) ヘルプ困ったときに有用なヘルプが記載されています (5) 検索の窓各種の検索が出来ます 検索対象を選び 検索ワードを記入後 [ 検索 ] ボタンをクリックしてください 検索対象の中で検索ワードに関係するものが表示されます 検索対象のデフォルトは [ ユーザー ] ですが 下記のものが検索対象として指定できます ユーザー グループ ページ スプライト ( オブジェクト ) 受信箱 送信済み (6) ログアウト SaasBoard の使用を終了してログアウトするときに使用します

8 2 SaasBoard のモードメニューです 現在 SaasBoard には コンファレンス モード Web ボード モード サービスリンク モード ブログ モードがあります ブログ モードは 2010 年 1 月にオープン予定です 将来的にいろいろな機能モードが提供されて行く予定です 3 コンファレンスメニューです SaasBoard に Login すると コンファレンスモードが初期モードとなります (1) クイックコンファレンスこれからすぐにコンファレンスを開きたいときに使用します クイックコンファレンスの招待状を送ると 4 の 開催中 に当該コンファレンスがエントリーされ いつでも当該コンファレンスルームに入室できます (2) 予約コンファレンス予定を決めて コンファレンスを開きたいときに使用します 予約コンファレンスの招待状を送ると 4 の 予定表 に当該コンファレンスがエントリーされます 4 コンファレンス ステータス表示コンファレンスの状況が表示されます (1) 開催中自分が関係するコンファレンスで 現在開催されているものが表示されます クイックコンファレンスで招待した / 招待されたもの 予約コンファレンスで 予定日時が来たもの (2) 予定表自分が関係するコンファレンスで 予定されているものが表示されます 予約コンファレンスで招待した / 招待されたものが表示されます (3) 過去ログコンファレンスを終えたものが表示されます これらコンファレンスステータスは 右側にある 一覧 ボタンで 一覧を表示することが出来ます 不要なコンファレンスは 表示された一覧でチェックボックスにチェックを入れ 削除することが出来ます

9 3. クイックコンファレンス 3-1. クイックコンファレンスの手順 (1) クイックコンファレンスボタン 図 1-3をクリック (2) コンファレンスメンバーの招待 ( メンバー招待画面参照 ) (3) コンファレンスルームに入る ( コンファレンスルーム入室画面参照 ) (4) コンファレンスを実施する ( コンファレンス画面参照 ) STEP 1 (1) クイックコンファレンス ボタン図 1-3 をクリック STEP 2 (2) コンファレンスメンバーの招待メンバー招待画面 ( 図 2)( 図 3) 参照 STEP 3-1 (3) コンファレンスルームに入るコンファレンスルーム入室画面 ( 図 6) 参照 STEP 3-2 (3) コンファレンスルームに入るコンファレンスルーム入室画面 ( 図 10) 参照 STEP 4 (4) コンファレンスを実施するコンファレンス実施画面 ( 図 12) 参照

10 3-2. コンファレンスメンバーの招待 まず 自分のホーム画面の クイックコンファレンス ボタンをクリックします ( 図 1-3 参照 ) クリックすると 下図のようなコンファレンスメンバー ( 会議参加者 ) を招待する画面が開きます ( 図 2) 招待したいメンバーの ID 名を入力します 複数人を招待するときは 次の入力ボックスをクリックし 入力します ( 図 3) 招待メンバーの ID を入力 1 文字ずつ入力すると 候補者が表示され その後 1 文字入力するごとに候補者を絞ることが出来ます 他の society の方を招待する場合は 6-2 項を参照ください

11 招待するメンバー名入力が済んだら コンファレンスのタイトル 招待状の本文 を入力します 将来会議の内容を参照するときにコンファレンスのタイトルは重要ですから 分かりやすいタイトルをつけておきましょう コンファレンスのタイトルを入力します 招待状の案内文を入力します ( 図 4) 招待状の記入が済んだら クイックコンファレンスを開始 ボタンを押します 招待状 ( 招待メール ) がメンバー全員に送出されて クイックコンファレンスを始めることが出来るようになります ( 図 5) コンファレンス招待状を送出します

12 3-3. コンファレンスルームに入室 コンファレンスルームに入るには 3 つの方法があります 立場と状況により異なる方法が選べますので 下記の適する方法をお選びください (1) 会議開催者 ( 会議オーナー ) として参加する a) 会議招待画面から引き続き操作しながら参加 b) 自分のホームの開催中もしくは予定表から参加 c) コンファレンス招待状 ( 招待メール ) の URL をクリックして参加 (2) 会議参加者として参加する b) 自分のホームの開催中もしくは予定表から参加 c) コンファレンス招待状 ( 招待メール ) の URL をクリックして参加 a) 会議招待画面から引き続き操作しながら参加 会議参加者招待画面の クイックコンファレンスを開始 ボタンを押すと メンバーに招待状が送出され 自分はそのコンファレンスのオーナーとなり コンファレンスルームに入室する画面が表示されます コンファレンスを開く をクリックします コンファレンスを開く をクリックし コンファレンスルームに入室します ( 図 6) b) 自分のホームの開催中もしくは予定表から参加 コンファレンス ( 会議 ) が設定されると クイックコンファレンスの場合 [ 開催中 ] に 予約コンファレンスの場合 [ 予定表 ] に コンファレンスのタイトル で名前をつけたコンファレンス名で 自分のホームにエントリーされています このコンファレンス名の横に表示されている [ 入室 ] ボタンをクリックすることで コンファレンスルームへ入室することが出来ます [ 入室 ] ボタン ( 図 7)

13 c) コンファレンス招待状 ( 招待メール ) の URL をクリックして参加 ( 図 5) の クイックコンファレンスを開始 ボタンを押すと コンファレンス ( 会議 ) へ招待する人たち および会議開催者 ( 会議オーナー ) の場合は自分自身へコンファレンス招待状 ( コンファレンス招待メール ) が届きます この招待状の中に記載されている URL をクリックすると [ ログイン画面 ] が表示されます この [ ログイン画面 ] に御自分のパスワードを入力し SaasBoard にログインすると [ 入室画面 ] が表示されますので [ 入室する ] ボタンをクリックすると コンファレンスルームに入室することが出来ます コンファレンスルーム入室用 URL ( 図 8) [ ログイン画面 ] [ 入室画面 ] 入室ボタン パスワード入力 ( 図 9)

14 コンファレンスルームに入室する前に カメラとマイクが接続されているかどうか確認する画面が開きますので 接続を確認してから 許可 をクリックします カメラは必須ではありませんが マイクは必須です カメラが接続されていない場合は 本人の映像ボックスは黒いままですが 音声だけでコンファレンス参加が出来ます カメラとマイクの接続確認画面 接続を確認したら 許可 をクリック ( 図 10) 3-4. コンファレンスを実施する コンファレンス ( 会議 ) は 3 つの主機能パネルを使いながら行います 詳細は 4 項以降をご覧ください (1) 映像パネル 映像と音声で お互いの顔を見ながらコミュニケーションできます (2) 画面共有パネル 参加者の画面をみんなの PC に映し出しながらコミュニケーションできます (3) Web ボードパネル ホワイトボードのように記述したり 動画や写真 HTML を貼ったりしながら双方向コミュニケーションできます 映像パネル画面共有パネル Web ボードパネル ( 図 11)

15 4. コンファレンス画面の説明 自分が入室し その後他のメンバーが入室した状態が下記の画面です この状態でメンバー同士の映像を見ながら会話をすることが出来ます ノート PC 付属のマイクやスピーカーを使用する場合 マイクにスピーカー音が入リ込み易く ハウリング エコーなどの異音になりますので ヘッドフォンかイヤフォンを使うことをお勧めします ( 図 12) 1 映像表示エリア : 自分の映像が左上に その他の参加者の映像は入室順に表示されます 自分以外の映像をダブルクリックすると ウィンドウとしてポップアップします ウィンドウの右下コーナーをドラッグすると拡大 縮小が出来ます ウィンドウは上部をクリックしたまま移動させると 自由な位置に動かして配置することが出来ます 2 参加メンバーリスト : 参加メンバーの一覧表を表示します また 特定の参加者名をダブルクリックすると 個人指定のチャットが行えます 会議オーナー ( 権限者 ) の場合はさらに その特定参加者の映像や音声の ON/OFF が出来ます 3 ( 追加 ) メンバー招待 : あらかじめ招待したメンバー以外に 必要に応じて会議中に新たな参加者を招待することが出来ます この招待権限は会議オーナー ( 権限者 ) だけが持っています 4 音声送信 : このチェックボックスのチェックを外せば 自分の音声や周りの音が他のメンバーへ聞こえなくなります ( 音声 OFF) 自分の周りが騒がしい場所から会議へ参加する場合にお使いください 5 映像送信 : このチェックボックスのチェックを外せば 自分の映像を消すことが出来ます ( 映像 OFF) 自分および周りの映像を会議メンバーに見せたくない場合などにお使いください 6 チャットエリア : 音声送信だけでなく 文字 ( 文章 ) で交信したい場合にお使いください 参加者全員へチャット文章が送信されます 個人を指定してチャットを行いたい場合は 2 のように 参加者リストの参加者名をダブルクリックすると [ 個人指定チャットボックス ] が開きますので それをお使いください 7 パネル選択タブ : コンファレンス ( 会議 ) を進める上で必要な 3 つの主機能パネルを選択するタブです 適宜選択してお使いください 1

16 4-1. エコーキャンセルとマイク音量の設定をしましょう ボイス会議の音質を安定させるために まず エコーキャンセルとマイク音量の設定をします 一度設定すれば その PC では状態が保持されます (1) 自分の映像部を右クリックすると Flash Player 設定選択メニューが表示されますので [ 設定 ] を選択 (2)Adobe Flash Player 設定画面が表示されますので [ マイク ] タブ選択 (2) まず エコーを減らす チェックボックスにチェックを入れましょう エコーが減衰します (3) 次に マイクボリュームを調節してください あまり上げすぎるとハウリング ( 大きなノイズ ) が発生します また あまり小さすぎると相手が聞き取りにくくなります 調整スライダー中間くらいにセットしましょう 中間くらいにセット チェックボックスにチェックを入れる マイク選択 ( 図 13) 4-2. 映像と音声でコミュニケーションしてみましょう 映像パネルを使って映像と音声でコミュニケーションすることが出来ます 参加者の映像はダブルクリックするとウィンドウとしてポップアップし 拡大 / 縮小できます 前記した4 項 ( 図 12) の説明に沿っていろいろ操作してみましょう ウィンドウの上部をつまんでドラッグすると移動 この参加者の映像をダブルクリック 映像がウィンドウとしてポップアップ ウィンドウの右下コーナーをドラッグすると拡大 / 縮小 ( 図 14)

17 4-3. 映像の画質とモーション速度の調整 コンファレンスルームに入室した直後は標準画質に設定されます 標準画質は低速度回線 ( 実行 128kbps) で映像 音声コミュニケーションできるように設定されています しかし 標準画質のままウィンドウを拡大すると 画質が粗くなります そこで [ パネル選択タブ ] の [ 設定 ] タブで画質を調整します [ パネル選択タブ ] 標準画質は下図 ( 図 15-1) や ( 図 15-2) のように 速度 64Kbps 画質 70 に設定されています 画像をより美しくするためには [ 画質 ] スライダーを上方にスライドします あまり上げすぎると 画質に通信帯域をとられて モーション速度が遅くなります [ 速度 ] のバランスを見ながら画質を上げましょう おおよそ 80~90 が 推奨値です 帯域オプション を御契約頂くと ( 図 15-2) のように拡張帯域となり モーション速度を大幅に上げることが出来 画質を上げたときでも動作速度の低下を抑えることが出来ます 帯域オプション無しの標準画質設定 帯域オプション有りの画質設定 ( 図 15-1) ( 図 15-2) 画質 70: QVGA 相当画質 80: WQVGA 相当画質 90: CIF 相当画質 100: HVGA 相当 画質 70: QVGA 相当画質 80: WQVGA 相当画質 90: HVGA 相当画質 100: XGA 相当

18 4-4. 映像比較 帯域オプション有り画質 70 帯域オプション有り画質 80 帯域オプション有り画質 90 帯域オプション有り画質 100 ( 図 16) 4-5. マイクボリュームの調整 マイクで話したときに ( 図 16) のように 緑色 黄色 赤色 の音量インジケーターが動作表示されます 通常話し声で 黄色 のレベルに マイク音量スライダーを調整しましょう 入室時の初期値標準は 50 です ( 図 17) 4-6. 音声途切れや遅延の調整 海外などの遠距離や 低速度回線で話したときに 音声途切れ や 音声遅延 が発生する場合があります SaasBoard はサーバーソフトウェアでそのような音声品質劣化を防止する工夫をしていますが それでも限界値を超えて使用すると 上記のような音声劣化が発生する場合があります そのような場合は右図 ( 図 18) の音声遅延スライダーを調整してください 初期値は 0 です 0.5~1.5 の調整値で劣化が解消します ( 図 18)

19 4-7. 文字チャットでサイレント参加 SaasBoard は いつでも どこでも 誰とでも コラボレーションが出来るサービスです 営業で外を回っているとき いち早く顧客情報を上司やメンバーに伝えたいとき 例えば 近くのコーヒーショップからもコンファレンスを開催する ( 参加する ) こともできます しかし 大きな声で話すと回りに迷惑 あるいは 独り言のように呟くのは恥ずかしい などありますよね? そんなときは 文字チャットで参加しましょう 全てのパネルモードでチャットが行えます 画面の左下側がチャットエリアです 文字チャット表示欄 文字チャット入力欄 ( 図 19) この左下の文字チャットエリアは コンファレンス ( 会議 ) 参加者全員が見ることが出来ます つまり チャット文章を入力した人の意見が全員へ伝わります ( 図 19) 参加メンバーリストの特定参加者名をダブルクリックすると 個人指定ダイレクトメッセージ BOX がポップアップし その参加者との 1:1 のチャットを行うことが出来ます 会議中に特定の人に意見を求めたいときなどに使います ポップアップした個人指定ダイレクトメッセージ BOX にメッセージを入力し [ 送信 ] ボタンを押すと チャット表示欄 ( 図 19) に (DM: ) と表示されたダイレクトメッセージが相手に送信されます と同時に 相手にもダイレクトメッセージ BOX が開き あなた宛の DM( ダイレクトメッセージ ) を返信することができるような状態に自動的になります ( 図 20)

20 4-8. 画面共有をやってみましょう 会議では資料を見ながら話し合うことが多いですね [ 画面共有 ] は自分の画面 ( 資料 ) をメンバーに見せながら 説明を行うときに使います 遠隔プロジェクターの状態です 参加メンバーであれば誰でも画面を見せることが出来ます 画面共有は誰かが行っている最中は他の参加者の [ 画面共有 ] ボタンはグレーアウトします 画面を見せている人が共有状態を終了した後で 次の人が画面共有を行えるようになります (1) モード切替タブの 画面共有 タブを選択します 画面共有モード選択 画面左上の この PC の画面を共有 ボタンをクリックします すると画面共有パネル上部に さんの画面 ( 起動中 ) が点滅し 画面共有のための Java アプリケーションが起動されます この間 30 秒ほどかかります ( 図 22) Java が起動すると画面共有 ( 配信 ) が開始されます 画面共有実施者が資料を自分の PC の画面に表示すると, 参加者全員の画面にもその資料が表示されます Java 起動の状態 ( 図 21) さんの画面 ( 起動中 ) が点滅 ( 図 22) 画面共有を終了するときは画面共有を行っている人が [ 画面共有を停止 ] ボタンを押して終了します 次に画面を共有したいメンバー ( 画面上の資料を見せたいメンバー ) が同様の操作をすれば その人の画面状態 ( 資料など ) が他のメンバーの画面に表示され 資料を見ながら会話をすることが出来ます

21 4-9. 画面共有拡大表示と高解像度送信 細かな文字の資料を表示したい時には 送り側 ( 画面共有実施者 ) は高解像度送信を行い 受け手側 ( 参加者 ) は画面拡大モードにすれば 文字サイズ 8pt 以上の文章を明示することが出来ます [ 送信側 ( 画面共有実施者 ] ( 図 23) 高解像度送信チェック BOX を ON にする [ 受信側 ( 他の参加者 )] ( 図 24) [ 画面を拡大表示 ] ボタンをクリックする コンファレンス中に他のメンバーを追加したいとき コンファレンスの最中に あの人もメンバーとして参加してもらおう と 事前招待していなかった人を追加招待したい場合 参加メンバーリストの右上部の メンバーを招待 ボタンをクリックして 招待してください 招待メールが送出され 相手が応じれば参加してもらうことが出来ます 招待要領は 前記 コンファレンスメンバーの招待 と同じです ( 追加 ) メンバーの招待 ( 図 25)

22 4-11. Web ボードを使ってみましょう Web ボードの使用方法についての説明は Web ボードマニュアル で 見ることが出来ます また下記サイトからも見ることが出来ますので ご参照下さい 5. 予約コンファレンス 予約コンファレンスは コンファレンスの予定日時を指定してメンバー招待を行う以外は クイックコンファレンスと同じ操作になります 予約コンファレンスで設定したコンファレンスは 自分のホームの 予定表 に登録され 表示されます 予約コンファレンスの会議設定 招待画面の日時の項にカーソルを持ってきてクリックすると カレンダーがポップアップしますので まず開始日付の選択をし 開始時間を設定します 次に同様に終了日時選択を行います ( 図 26-1) 会議開始日時会議終了日時の設定をします ( 図 26-2) 開始日付や終了日付の欄にカーソルを持ってきてクリックするとカレンダーがポップアップします

23 6. 録画 / 再生 コンファレンスの映像 音声を録画し コンファレンス終了後に再生して 見ることができます コンファレンスに参加出来なかった方々が 当日のコンファレンスがどのように行われたか知ることに使ったり 議事録の不備な部分を再度再生することにより 内容を把握 補完することに使ったり出来ます 6-1. 録画する 録画はコンファレンス画面の右上にある 録画ボタン をクリックすると開始されます ( 図 27) 録画中の録画ボタンの表示は 下図のように 2 種類のタイプがあります (1) 録画実施者もしくは権限者は右図のように 録画停止 が黒色文字で表示され 録画停止ボタンが押せる状態で表示されています (2) 録画実施者以外の参加者は右図のように 録画停止 が灰色文字で表示され 録画停止ボタンが押せない状態で表示されています 6-2. 録画の停止 録画は 録画実施者もしくは会議の権限者が 6-1.(1) の状態の 録画停止 ボタンをクリックすることにより 停止することが出来ます

24 6-3. 録画の再生 会議オーナー ( 会議開催者 ) のホーム画面の会議名をクリックすると コンファレンス情報管理 画面 ( 項番 7 参照 ) が表示されます コンファレンス情報管理 画面の録画履歴の 録画 (1)~ 録画 (n) の再生したい録画番号をクリックすると 録画再生画面が表示されますので 再生ボタンをクリックして再生します コンファレンス情報管理画面 録画再生画面 ( 図 28) ( 図 29)

25 録画再生画面の左上部に 再生 ボタンがありますので これをクリックすると録画が再生されます 録画再生中に映像をダブルクリックすることにより その映像をウィンドウとしてポップアップすることが出来 また 拡大縮小することが出来ます 再生ボタン ( 図 30-1) 録画再生画面の左上部の 停止 ボタンをクリックすると録画の再生が停止され 録画開始部に戻ります ( 図 30-2) 停止ボタン 6-4. 録画の消去 録画の消去は コンファレンス情報管理 画面 ( 項番 7 参照 ) 録画表示部の録画番号の右端にチェックボックスがありますので 消去したい番号にチェックを入れ チェックした録画を削除 ボタンをクリックすると消去できます ( 図 31) 録画の注意事項 録画された情報は会議を開催した会議オーナーのエリアに蓄積されます 録画するときの映像数 ( 会議参加者数 ) によって単位時間あたりの録画容量は異なりますが 映像 と 音声 を録画しますので大きなエリア容量を消費します 録画できる最大時間は会議を開催した会議オーナーのエリア容量によって変わります 残容量が 5MB になった時点で録画は停止します 残容量が 5MB 以下の場合は録画出来ません 不要な録画履歴は消去されることをお勧めします 各自のエリア容量の初期値は 100MB です このエリア容量を大きくしたい場合 ディスク容量追加 のオプション契約をご注文いただくことで 1GB 単位で増量することが出来ます

26 7. コンファレンス情報 ( 会議履歴 ) 管理 コンファレンス ( 会議 ) を終了した後も コンファレンス情報管理に情報が蓄積されていますので 会議中に作成されたいろいろな情報を再利用することが出来ます コンファレンス ( 会議 ) の履歴 コンファレンス情報の中で Web ボード チャット 録画をクリックすると それぞれの履歴画面を見る ( 再生する ) 事が出来ます ( 図 32) 7-1. コンファレンス情報 ( 会議履歴 ) 管理の表示 コンファレンス情報 ( 会議履歴 ) 管理は 会議オーナーのホームに表示されている タイトル ( 会議名 ) をクリックすると表示されます タイトル ( 会議名 ) ( 図 33)

27 7-2. コンファレンス情報 ( 会議履歴 ) 管理の内容 コンファレンス情報 ( 会議履歴 ) 画面 ( 図 34) 1 入室する ボタンこのボタンをクリックすれば コンファレンス ( 会議 ) が終了した後でも過去の会議室へ再入室することが出来ます 2 戻る ボタンこのボタンをクリックすればホームに戻ることが出来ます 3 コンファレンスの情報 コンファレンス ( 会議 ) の履歴を表示しています タイトル : コンファレンス名 ( 会議名 ) です 開始日時 : コンファレンス ( 会議 ) が開始された日時です 終了日時 : コンファレンス ( 会議 ) を終了した日時です 開催の状態 : コンファレンス ( 会議 ) 開催状態です 予約コンファレンスでスケジュール状態のときは 開催予定 コンファレンス ( 会議 ) が開催中のときは 開催中 コンファレンス ( 会議 ) が終了し過去ログにリストされると 終了済 が表示されます 主催者 : 会議を開催した会議オーナーのニックネーム ( ワールド ID) が表示されます Web ボード : コンファレンス ( 会議 ) で作成した Web ボードが表示されます Web ボード名をクリックするとその Web ボードが表示されます この Web ボードを編集モードにすれば再度編集することができます チャットのログ : コンファレンス ( 会議 ) 最中におこなったチャット内容が表示されます 録画 : 録画の履歴が表示されます 録画番号 録画日 録画開始時間 録画終了時間 録画時間 削除チェックボックスがリストとして一覧表示され リスト下部に チェックした録画を削除 ( 項番 6-3. 録画の消去参照 ) ボタンが表示されます 参加メンバー : コンファレンス ( 会議に参加した人の ニックネーム ( ワールド ID) がリストとして表示されます 招待状 : 会議開催時に作成した招待状の 招待状の本文 に記載した内容が表示されます

28 8. society 外のメンバーを招待する場合と海外とのやりとり 8-1.SaasBoard の層概念とアクセス権限 SaasBoard は会社内だけではなく お客様や取引先 そして海外ともコンファレンスを持つことが出来ます 会社間 海外とのやり取りに優れていることが SaasBoard の大きな特徴です 会社という組織単位は SaasBoard の世界では society という単位で管理されています つまり society という単位で独立性とセキュリティを守っています クラウドコンピューティングの世界ではこれを マルチテナント と呼んでいます SaasBoard はいち早く この会社ごとの独立性を保つマルチテナントを実現しています 現実の世界では 会社内部のコンファレンス ( 会議 ) だけでは有りません むしろ 社外のお客様や取引先 さらには海外とのやり取りも多く それらのコンファレンスを移動せずに行えれば 時間や経費を大幅に節約できます SaasBoard ではこれを実現するために ワールド ID を使って society 外の方々 言い換えれば 会社間 国際間 とのコンファレンスが独立性を保ちながら出来るようにしています この説明をするために まずアクセス権限概念図を説明しましょう インターネット全体 Universe SaasBoard 全体 World saasboard.jp saasboard.com 所属している組織 ( 会社や団体など ) Society Pal 親しい人達との関係 所属しているグループ ( 部署やコミュニティー ) 個人 Private Group 会社としての単位 ( 図 35) 個人(Private):SaasBoardの中の 個々の人を指します Pal: 個人のつながりです 親しい間柄の方々とPalの関係を結び情報共有が出来ます Group: 所属している部署やコミュニティーです グループ間で情報共有が出来ます Society: 現実に所属している最大組織です 契約主体といっても良いでしょう 会社や学校など 自分が所属する最大の範囲とお考えください World: SaasBoardユーザー全体です 現在 saasboard.jp( 日本語環境 ) とsaasboard.com ( 英語環境 ) があります 国際間コラボレーションは この間で行われます Universe: インターネット全体を指します SaasBoardの範囲外の全てを指します

29 8-2. SaasBoard の Society 構造 SaasBoard の世界 (world) にはたくさんの会社 (society) が存在します その会社間でコミュニケーションを持つことが出来ます さらに society の特殊形で 個人ユーザーが所属する uni( 個人エントリーコース ) や unip( 個人ビジネスコース ) そして無料で運営されている無料ユーザー向けの society である free との間でもコミュニケーションを持つことが出来ます こういった構造の上で 企業ユーザーと 弁護士やコンサルタントと言った個人ユーザーとがコミュニケーションを持つことが出来ますし SaasBoard が初めてというユーザーの方には無料の free に登録してもらって コンファレンス参加をしてもらうことが出来るようになっています SaasBoard ワールドには 現在 日本語サイトの saasboard.jp と英語サイトの saasboard.com があります この中に日本の会社 (.jp の society) 海外の会社 (.com の society) があります また 前記しましたように 個人向けサービスの uni や unip という society 個人向け無料サービスの free などがあります それぞれの位置づけと構造を記したのが下図になります society B 商社 日本語サイト saasboard.jp society A 製作所 society C 化学 Enterprise Membership Universe SaasBoard World Personal Pro 無料版 free 相互に通信 Personal 相互通信参加のみ 現在存在する Society 英語サイト saasboard.com ( 図 36) Enterprise コース society 御契約いただいた会社ごとに付与されます例 のト メインの会社 abc unip 個人ビジネスコース uni 個人エントリーコース free 個人向け無料コース biz 弊社デモ用

30 8-3. society 名とドメイン名から構成されるワールド ID 名 A 製作所と B 商社と C 化学はそれぞれ関係しながらコンファレンスを持ち コンサルタントなどの個人ユーザーは Personal(uni) や Personal Pro(unip) からそれらの会社とコンファレンスを行うことができます また 無料版 free のユーザーも 有料版利用者から招待を受ければ コンファレンスに参加することが出来ます この関係は英語サイトでも同様ですので 日本語サイト内関係と同じように英語サイト内も関係し合い さらに日本語サイトと英語サイトで相互通信を行っていますので 日本語サイトと英語サイトつまり海外とやり取りをすることも出来るわけです こうした society 外に対して個人を認識する ID として ワールド ID というものを使います ワールド ID は以下のように構成されています 個人 ID 名 #jp もしくは個人 ID 名 #com 例 ) saasboard.jp の中にある biz という会社の tanaka さんという ID の方の ワールド ID tanaka@biz#jp (*1) このワールドIDを 招待したいメンバー名のところに入れて招待状を送ればよいのです ワールドIDで招待 tanaka@free#jp suzuki@free#jp john@free#com ( 図 37)

31 8-4. 独自 society 名を持たない各コースの society 名 個人向けサービスや無料サービスは独自 society 名ではなく サービス固有の society に所属しています それぞれのサービスコースに応じて 以下のような society 名に所属しています Personal Pro( 個人ビジネスコース ) : unip Personal( 個人エントリーコース ) : uni Free( 個人向け無料コース ) : free 8-5. 無料コースの方をコンファレンスに招待する方法 無料コースfreeメンバーも招待を受ければ 一般 societyの方々のコンファレンスに参加できます つまり 有料コース(*1) から無料コースfreeの方をコンファレンス招待できます ( 例 )jp ドメイン無料コース free の id=yamada という方を有料コースの方が招待する場合 招待したい メンバーの名前 欄に yamada@free#jp を記入し 招待ボタンクリックします すると招待を受けた無料コースのyamadaさんの登録メールアドレスに招待状が届きます yamadaさんは メール中のコンファレンスURLをクリックしてブラウザを上げ society=free,yamadaさんの 登録メールアドレス, パスワード を入れてsaasboardにログインすると コンファレンスルームへの 入室 ボタンが現れます 入室ボタンを押して入室後の操作は このマニュアルの3-3 項以降と同様です 有料コースから招待できる無料版の参加者は 1 度のコンファレンスに最大 3 名までです (*1) Personal Pro/Enterprise の各コースからは可能 Personal コースからは外部 society 招待は出来ません

32 9. 携帯電話通知機能 クイックコンファレンスでこれからすぐ会議を行いたいのだけど相手が PC の前にいない場合や 予約コンファレンスで 予約時間前になると自動的に招待者の携帯電話へ通知が配信されると コンファレンス ( 会議 ) への参加を促すことが出来ます SaasBoard では携帯電話メールアドレスを設定することで上記の機能を提供しています 9-1. 携帯電話通知機能の設定 コンファレンス ( 会議 ) に参加する各自が 下記のように [ プロフィール変更 ] 画面の [ 携帯 ] の欄に 携帯メールアドレスを設定してください 設定している方には携帯電話通知機能が働き コンファレンス ( 会議 ) 招待状が PC メールアドレスに届くと同時に携帯メールにも届きます 1 自分のホームの [ プロフィール変更 ] をクリック 2 [ プロフィール変更 ] 画面下部の [ 携帯 ] に自分の携帯メールアドレスを入力し [ 変更 ] ボタンをクリック ( 図 38) ( 図 39) 9-2. 携帯電話通知機能使用上の注意点 携帯電話へのコンファレンス招待状は staff@saasboard.jp から送出されます 携帯電話通知機能で設定したメールアドレスを受け取る携帯電話が この staff@saasboard.jp からのメールが受け取れるようになっていないと届きません 通知メールが届かない場合 受信拒否 などになっていないかどうか また staff@saasboard.jp からのメールが受け取れるように携帯電話の方に設定してください

33 10. Skype の組み込み使用 SaasBoard は Skype を組み込んで使うことが出来ます SaasBoard の音声コミュニケーション機能を使わずに 音声のやり取りは Skype で行いながら SaasBoard のビジュアルな機能 すなわち 映像 画面共有 Web ボード の主要機能を使いたい という方の御要望にお応えしたものが これからご説明します [Skype 組み込み ] です 10-1.SaasBoard への Skype 組み込み方法 SaasBoard に Skype を組み込む手順は簡単です あなたのホームの左上にある [ プロフィール変更 ] をクリックし プロフィール変更画面の下部にある [Skype 名 ] を設定し [ ログイン状態を表示 ] にチェックを入れるだけです Skype 組み込み手順 1 ホームの左上にある [ プロフィール変更 ] をクリック ( 図 40) Skype 組み込み手順 2 [Skype 名 ] の設定あなたが普段お使いの Skype 名を ここに入力してください Skype 組み込み手順 3 [ ログイン状態を表示 ] にチェックこのチェックボックスにチェックを入れてください Skype 組み込み手順 4 [ 変更 ] ボタンのクリック ( 図 41)

34 10-2.Skype 組み込みの確認 Skype が組み込まれたかどうか 確認してみましょう Skype 組み込み確認 STEP1 あなたのホーム画面の上部メニュー左端の [ プロフィール ] をクリック Skype 組み込み確認 STEP2 Skype のログイン状態マークが表示されます あなたが Skype にログインしている時は 下図のようにブルーのマークが ログアウトしているときはグレーのマークが表示されます ( 図 42) ( 図 43) 10-3.Skype での呼び出し方法 Skype を使って 交信相手を呼ぶ方法を説明します 交信相手が SaasBoard に Skype を設定している場合 下記のような手順でその相手を呼び出すことが出来ます Skype での呼び出し STEP1 交信したい相手を マイパルの中から選ぶ ( クリックする ) Skype での呼び出し STEP2 交信相手として指定した方のプロフィール画面に Skype マークが表示されるのでクリック Skype での呼び出し STEP3 下図のような [ 外部プログラム起動 ] ウィンドウが表示されるので Skype を選択し [OK] をクリックすると Skype が起動し 相手を呼び出します ( 図 44-1) ( 図 44-2) ( 図 44-3)

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