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1 すだちくんメール 法 管理マニュアル 所属設定 職員管理所属設定 職員管理 第 1 版 作成日 2015 年 12 月 7 日 最終更新日 2015 年 12 月 7 日

2 目次 概要... 2 法人管理画面... 3 ログイン... 3 所属名称管理... 5 所属 (1 階層目 ) の新規登録... 5 所属 (2 階層目以降 ) の新規登録... 6 CSV ファイルを使用した所属の一括登録... 8 所属情報の変更 所属内職員一覧 職員の新規登録 職員情報の確認 職員情報の変更 職員番号の変更 職員参集集計の設定 異動 退職管理 異動の設定 異動 退職の即時処理 組織変更管理 変更内容を新規登録する 登録した内容を確認する 組織変更を CSV ファイルで設定する 即時反映する 補足 CSV ファイル作成方法 / 46

3 概要 災害時 職員が職場に来ることができるかどうかを確認する参集情報の収集や 平常時の訓練 または メールの一斉配信などのサービスを利用するためには 事前に 法人管理者による設定が必要になります 法人管理者は 法人内の所属設定を行います その後 設定した所属に職員を登録します 法人管理者が設定する所属は 4 階層まで設定できます 安否情報や参集情報は 設定された階層のうちで最小の単位での情報共有となります 例えば 所属が 総務部総務課総務グループ に所属している職員のみを管理する場合は 所属の設定で 1 階層目に 総務部 2 階層目に 総務課 3 階層目に 総務グループ と設定します 階層は 4 階層目まで設定することができますので 組織の状態に合わせて設定するようにしてください 2 / 46

4 法 管理画 ログイン 1. すだちくんメールのサイト (https://s.ourtokushima.jp/) にアクセスして [ ログイン ] をクリックします 2. 管理者権限を持つすだちくん ID とパスワードを入力して [ ログイン ] をクリックします 3 / 46

5 3. 画面右に表示されているメニューから 企業システム管理 をクリックします メニューが表示されていない場合 管理者権限のないすだちくん ID でログインしている可能性があります すだちくん ID を確認してください 4. システム管理画面が表示されます 4 / 46

6 所属名称管理 所属情報の登録 変更や削除を行います [ 所属名称管理 ] タブをクリックして表示される画面で 作業を行います 所属 (1 階層目 ) の新規登録 1. 所属名称管理画面で [ 新規登録 ] をクリックします 2. 所属コード 所属名 を入力して [ この内容で登録する ] をクリックします 5 / 46

7 3. 登録処理が完了しました とメッセージが表示され 登録した内容が表示されると完了です 所属 (2 階層目以降 ) の新規登録 ここでは 2 階層目の設定を記載しています 3 階層目以降の場合は それぞれの上位階層の 下位管理 の項目に設定するようになります 1. 追加する所属 (1 階層目 ) の [ 管理 ] をクリックします 6 / 46

8 2.[ 新規登録 ] をクリックします 3. 所属コード 所属名 を入力し [ この内容で登録する ] をクリックします 4. 登録処理が完了しました とメッセージが表示され 登録した内容が表示されると完了です 7 / 46

9 CSV ファイルを使用した所属の一括登録 CSV ファイル取込 1. 所属名称管理タブをクリックし 所属名称管理画面で [CSV 登録 ] をクリックします 2. サンプルファイルをダウンロードし 所属情報を記載した CSV ファイルを作成します CSV ファイル作成方法は 補足 :CSV ファイル作成方法 を参照してください 8 / 46

10 3.[ 参照 ] をクリックして作成した CSV ファイルを選択し [ 入力内容を確認する ] をクリックします 4. 読込処理が自動的に開始されます 60 秒ごとに処理が実行されます 画面の表示が変わるまで そのままお待ちください 9 / 46

11 5. 登録内容の確認画面が表示されます 内容に問題がある場合は エラー内容が表示されます [ 入力内容を修正する ] をクリックし 取り込むファイルを修正してから 再度取り込みを行ってください 所属情報の変更 変更 法 1. 所属名称管理画面で変更する所属の [ 変更 ] をクリックします 10 / 46

12 2. 所属コード 所属名を変更して [ この内容で登録する ] をクリックします 3. 更新処理が完了しました とメッセージが表示されれば処理終了です 削除 法 1. 所属名称管理画面で [ 削除 ] をクリックします 下位階層に所属が設定されているような場合 [ 削除 ] の表示はありません 先に 下位階層の所属設定を削除してから削除するようにしてください 11 / 46

13 2. 確認メッセージが表示されます OK をクリックします 3. 削除処理が完了しました とメッセージが表示されれば処理終了です 表示順設定 法 1. 所属名称管理画面で [ 表示順設定 ] をクリックします 12 / 46

14 2. 表示順を入力して [ この内容で登録する ] をクリックします 3. 更新処理が完了しました とメッセージが表示されれば処理終了です 13 / 46

15 所属内職員一覧 職員情報の登録 変更や削除を行います 職員一覧を CSV ファイルとしてダウンロードすることができます また 異動や退職など 職員に関する設定を行うことができます [ 所属内職員一覧 ] タブをクリックして表示される画面で 作業を行います 職員の新規登録 職員がすだちくん ID を所有しているかどうかによって 職員の登録方法が異なります すだちくん ID を所有していない職員については すだちくん ID の作成と組織の所属に関しての登録を同時に行うことができます すだちくん ID を所有している職員については 組織の所属に登録を行う作業のみとなります 職員の登録は 基本的には設定情報を記載した CSV ファイルを使用します CSV ファイルの取込画面では 各 CSV ファイルのサンプルをダウンロードできます 状況に応じて編集して使用するようにしてください すだちくん ID を持っていない職員の登録次のような処理の流れで登録を行います は管理者が行う作業 は職員が行う作業になります 14 / 46

16 職員情報の登録 1. 管理者でログインして すだちくんメールトップページから [ 職員 ID の発行 ] をクリックします 2. アカウント登録画面で CSV 登録をクリックします 15 / 46

17 3. サンプルファイルをダウンロードし 職員情報を記載した CSV ファイルを作成します CSV ファイル作成方法は 補足 :CSV ファイル作成方法 を参照してください 4. 作成した CSV ファイルを指定して [ 確認画面へ ] をクリックします 16 / 46

18 5.60 秒後 自動的に処理が開始されるので そのままお待ちください 6. 取込が完了すると内容が表示されます エラーの出ていないことを確認し [ この内容で登録する ] をクリックします エラーが表示されている場合は 内容を確認し [ 入力内容を修正する ] をクリックし 取込画面に戻ります エラーが出ていた職員情報について CSV ファイルを修正し 再度取り込みを行ってください 17 / 46

19 7.60 秒後 自動的に処理が開始されるので そのままお待ちください 8. 処理が終了すると 取込を行った職員の情報が表示されます 18 / 46

20 すだちくん ID パスワードの通知 1. 登録状況照会画面を確認して 各職員にすだちくん ID と仮パスワードを通知します すだちくんにログインして基本情報 1 通知されたすだちくん ID と仮パスワードを使用して すだちくんメールにログインします 19 / 46

21 2. 基本情報を入力します [ 確認画面へ ] をクリックして 表示されている内容を確認します メールアドレスを間違えると 認証用の メールが送信されません 正しく設定さ れているか確認してください 20 / 46

22 3. 問題がなければ [ 登録 ] をクリックして 認証用のメールを送信します パスワードの設定 1. 登録したメールアドレスに認証用のリンクが記載されたメールが送信されます リンクをクリックします 21 / 46

23 2. パスワードを設定し [ 登録 ] をクリックします 3. この画面が表示されると完了です 22 / 46

24 職員情報の確認 1. 職員の登録が完了すると 登録状況照会画面で登録状況が 未登録 から 登録完了 に変わります また 職員が設定したメールアドレスを確認することができます 登録状況照会画面では 登録状況に応じて職員を絞り込んで表示できます すだちくん ID を持っている職員の登録 1. 所属 職員管理画面を表示して 所属内職員一覧タブをクリックします [ 職員一括 CSV 登録 ] をクリックします 23 / 46

25 2. サンプルファイルをダウンロードし 職員情報を記載した CSV ファイルを作成します CSV ファイル作成方法は 補足 :CSV ファイル作成方法 を参照してください 3. 作成した CSV ファイルを指定して [ 入力内容を確認する ] をクリックします 24 / 46

26 4.60 秒後 自動的に処理が開始されます そのままお待ちください 5. 取込が完了すると内容が表示されます エラーの出ていないことを確認し [ この内容で登録する ] をクリックします エラーが表示されている場合は 内容を確認し [ 入力内容を修正する ] をクリックして取込画面に戻ります CSV ファイルを修正してから再度取り込みを行ってください 25 / 46

27 6.60 秒後 自動的に処理が開始されます そのままお待ちください 7. 一覧の職員が表示されると 処理完了です 26 / 46

28 職員情報の確認 1. 対象の職員について [ 閲覧 ] をクリックします 2. 設定されている職員情報が表示されます 27 / 46

29 職員情報の変更 所属設定の変更 削除 1. 所属を変更する職員の 所属欄の [ 設定 ] をクリックします 2. 処理によって次の操作を行い [ この内容で登録する ] をクリックします 所属を変更する場合 をクリックして所属を選択します 所属を削除する場合 [ 削除する ] にチェックを入れます 28 / 46

30 3. メッセージが表示されると処理完了です 未登録者の所属設定 所属情報が設定されていないデータは 職員一覧で 所属が未登録の職員 を条件に指定して検索すると表示できます [ 設定 ] をクリックして 所属情報を設定します 29 / 46

31 職員番号の変更 1. 職員番号を変更する職員の 職員番号欄 [ 設定 ] をクリックします 2. 職員番号を変更して [ この内容で登録する ] をクリックします 3. 更新処理が完了しました とメッセージが表示されると 登録完了です 30 / 46

32 職員参集集計の設定 1. 参集集計欄で [ 変更 ] をクリックします クリックするごとに のように状況が変更されます 変更されると 更新処理が完了しました とメッセージが表示されます 31 / 46

33 異動 退職管理 対象の職員の職員情報に異動日の設定を行います 職員ごと 個別に設定する場合は 所属内職員一覧画面から入力します 異動 退職の情報を CSV ファイルから一括で登録する場合は 異動 退職管理画面から処理を行ってください また 処理の実行には 即時実行 と 異動日による実行 とがあります 設定した異動日もしくは退職日によらず 直ちに処理を行いたい場合は 即時実行処理を行ってください 異動の設定 異動情報を個別に設定する 法 1. 該当職員の [ 異動設定 ] をクリックします 2. 異動日 と 異動先の所属 を指定し [ この内容で登録 ] をクリックします 32 / 46

34 3. 設定内容を確認します 退職情報を個別に設定する 法 1. 該当職員の [ 退職設定 ] をクリックします 2. 退職日を指定し [ この内容で登録 ] をクリックします 33 / 46

35 3. 設定内容を確認します CSV ファイルを使用した退職 異動情報の一括登録 1.[CSV 登録 ] をクリックします 2. サンプルファイルをダウンロードし 所属情報を記載した CSV ファイルを作成します CSV ファイル作成方法は 補足 :CSV ファイル作成方法 を参照してください 34 / 46

36 3.[ 参照 ] をクリックして作成した CSV ファイルを指定し [ 入力内容を確認する ] をクリックします 4. 読込処理が自動的に開始されます 60 秒ごとに処理が実行されますので 画面の表示が変わるまでそのままお待ちください 5. 登録内容の確認画面が表示されます [ この内容で登録する ] をクリックします 内容に問題がある場合は エラーが表示されます [ 入力内容を修正する ] とクリックし 取り込むファイルを修正してさ 再度取り込みを行ってください 35 / 46

37 登録した異動 退職情報の削除 1. 設定した異動 退職情報にある [ 削除 ] をクリックします 2. 確認メッセージが表示されます [OK] クリックします 3. 削除されていることを確認します 36 / 46

38 登録した異動 退職情報の変更 1. 設定した異動 退職情報にある [ 設定 ] をクリックします 2. 設定画面で変更内容を入力して [ この内容で登録する ] をクリックします 退職情報の場合は 退職の設定画面が表示されます 退職日を指定してください 37 / 46

39 3. 変更内容を確認します 異動 退職の即時処理 1. 異動 退職管理画面で登録されている内容を確認し [ 即時反映 ] をクリックします 2. 確認メッセージが表示されるので [OK] をクリックします 3. 登録されている異動情報 退職情報が反映されます 職員一覧の画面で内容を確認してください 38 / 46

40 組織変更管理 組織全体の所属変更を行います この時 変更する日付を設定して所属変更の設定を行っておくと 自動的に変更日を境に組織変更が行われます 年度の切り替えのタイミングなど 組織の再編を一度に行う場合に使用します 組織変更管理タブをクリックして表示される画面で作業を行います 変更内容を新規登録する 1. 変更後に 新設される所属を登録します [ 新規登録 ] をクリックします 39 / 46

41 2. 組織変更日を設定し [ この内容で登録する ] をクリックする 3.[ 所属設定 ] をクリックします 4. 各項目を設定し [ この内容で登録する ] をクリックします 引継元所属にある [ 追加 ] をクリックすると 引継元所属を設定する行が追加されます 複数の所属を統合する際などに使用できます 引継ぎのない新規の部署の場合は 引継元所属を空白で登録します 5. 登録処理が完了しました のメッセージが表示されると登録完了です 40 / 46

42 登録した内容を確認する 組織変更後の所属内容が一覧で表示され 内容の確認ができます 変更や 削除などもこの画面から行います 1.[ 所属設定 ] をクリックします 2.[ 全一覧 ] をクリックします 41 / 46

43 3. 内容を確認します 追加された項目は 背景色が異なります 即時反映処理はこの画面からも実行できます 組織変更を CSV ファイルで設定する 1.[CSV 登録 ] をクリックします 42 / 46

44 2. サンプルファイルをダウンロードし 組織情報を記載した CSV ファイルを作成します CSV ファイル作成方法は 補足 :CSV ファイル作成方法 を参照してください 3. 作成した CSV ファイルを指定して [ 入力内容を確認する ] をクリックします 4.60 秒後 自動的に処理が開始されます そのままお待ちください 43 / 46

45 5. 取込が完了すると内容が表示されます エラーの出ていないことを確認し [ この内容で登録する ] をクリックします エラーが表示されている場合は エラー内容を確認し [ 入力内容を修正する ] をクリックして取込画面に戻ります CSV ファイルを修正してから 再度取り込みを行ってください 6. 取り込んだ内容が表示されると処理完了です 44 / 46

46 即時反映する 変更日によらず 直ちに組織変更を登録する場合に使用します 1.[ 即時反映 ] をクリックします 2. 確認メッセージが表示されるので [OK] をクリックします 3. 登録されている組織変更の情報が反映されます 所属名称管理から確認してください 45 / 46

47 補足 CSV ファイル作成 法 CSV ファイルを使用して 一括登録できる情報は次の 5 通りとなります それぞれ ファイルに記載する内容が異なりますので 各処理の画面からダウンロードできるサンプルファイルを利用してファイルの作成を行ってください 所属情報 すだちくん ID を所有する職員情報 すだちくん ID を所有しない職員情報 異動 退職情報 組織変更情報 1. サンプルファイルをダウンロードします ファイルをエクセルで開き 編集を行います 2. 編集後 上書き保存をするか [ ファイル ]-[ 名前を付けて保存 ] を選択し ファイル名を指定して保存してください 46 / 46

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