できる WebEx スタートガイド

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ときみしま
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本書の読み方 8 4 1 2 b 3 9 4 用語の使い方本文中では Cisco ebex または ebex のことを ebex と記述していますまた Microsoft indows Internet Explorer 11 のことを Internet Explorer Microsoft Outlook のことを

1 Update に Internet Explorer 11 と Google Chrome Microsoft Office がインストールされているパソコンでインターネットに常時接続されており eb カメラやマイクスピーカーなどが備わっていてビデオ通話ができる環境を前提に画面を再現していますまた IP

Cisco Cisco Systems および Cisco Systems ロゴは Cisco Systems, Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における登録商標または商標です ebexおよび Cisco ebexは米国 Cisco Systems, Inc.

2 本書の読み方 b 用語の使い方本文中では Cisco ebex または ebex のことを ebex と記述していますまた Microsoft indows Internet Explorer 11 のことを Internet Explorer Microsoft Outlook のことを Outlook と記述していますまた本文中で使用している用語は基本的に実際の画面に表示される名称に則っています本書の前提本書は 2015 年 3 月時点の ebex に基づいて内容を構成していますまた indows 8.1 Update に Internet Explorer 11 と Google Chrome Microsoft Office がインストールされているパソコンでインターネットに常時接続されており eb カメラやマイクスピーカーなどが備わっていてビデオ通話ができる環境を前提に画面を再現していますまた IP 電話以外の音声通話が可能なスマートフォンで操作を進めていますできるできるシリーズは株式会社インプレスの登録商標です Microsoft indows Internet Explorer および Outlookは米国 Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です Cisco Cisco Systems および Cisco Systems ロゴは Cisco Systems, Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における登録商標または商標です ebexおよび Cisco ebexは米国 Cisco Systems, Inc. の登録商標ですその他本書に記載されている会社名製品名サービス名は一般に各開発メーカーおよびサービス提供元の登録商標または商標ですなお本文中にはおよびマークは明記していません Copyright 2015 Masashi Shimizu and Impress Corporation. All rights reserved. 本書の内容はすべて著作権法によって保護されています著者および発行者の許可を得ず転載複写複製等の利用はできません

3 まえがきスケジュールの調整が難しくなかなか会議が開催できない全国から人を集めた会議のコストがかかりすぎる取引先や外部の協力会社とのコミュニケーションがうまくいかないそんな悩みを抱えている企業も少なくないのではないでしょうかさまざまな相手と協業しながらそれでいてスピードが要求される昨今のビジネスシーンではいかに効率的に社内外のコミュニケーションを取るかがビジネスの成功を左右する重要な要因の 1 つとなりつつありますこのような状況の中注目が集まっているのがパソコンやスマートフォンなどの端末を利用してオンラインで会議ができる eb 会議システムです手元のパソコンの資料を参加者全員の画面に表示しながら音声で発表したり離れた場所からでも発表内容について質問を投げかけたりなどができるのであたかも参加者全員が目の前にいるかのように議論をしたり意識をすり合わせることができます本書はこのような eb 会議システムの中でもその利便性と品質の高さで高い評価を得ている Cisco ebex Meeting Center の解説書ですサービスの概要をはじめ実際に eb 会議を開催する方法招待されたeb 会議に参加する方法 eb 会議の進め方などを手順を追ってわかりやすく解説しています本書を手にすることで企業がかかえるコミュニケーションの課題を少しでも解決できれば幸いです 2015 年 3 月清水理史目次できる ebex スタートガイド ❶ Cisco ebex とは <ebex でできること > 2 ❷ eb 会議を開催するには < 今すぐミーティング > 4 ❸ Outlook から会議を予約しよう < 生産性向上ツール > 6 ❹ 招待された eb 会議に参加するには <ebex ミーティングに参加する > 8 ❺ スマートフォンでeb 会議に参加するには <Cisco ebex Meetings> 10 ❻ eb 会議の参加者とやり取りするには < 音声通話ビデオ通話チャット> 12 ❼ プレゼンテーションをするには < 画面共有 > 16 ❽ 発表者を変更するには <プレゼンタに指名 > 18 ❾ 会議の内容を保存するには < 録画チャットに名前を付けて保存 > 20 Cisco ebexの便利な機能を知ろう <オプションサービス> 22

レッスン 1 Cisco ebexとは ebexでできること ebexはインターネットを通じてどこでも誰とでもリアルタイムに会議やミーティングができるシステムですその特徴や使い方を見てみましょうどこでも端末を選ばず会議を開くことができるもっと頻繁に話し合っておけば相手のニーズをもっと正確に把握しておけばビジネスシーンでは意思の疎通がプロジェク ebexのしくみ

4 レッスン 1 Cisco ebexとは ebexでできること ebexはインターネットを通じてどこでも誰とでもリアルタイムに会議やミーティングができるシステムですその特徴や使い方を見てみましょうどこでも端末を選ばず会議を開くことができるもっと頻繁に話し合っておけば相手のニーズをもっと正確に把握しておけばビジネスシーンでは意思の疎通がプロジェク ebexのしくみ ebexではインターネットを通じて会議に必要な情報をやり取りしますできるト全体の成否に大きく影響することも珍しくありませんしかしたとえば発表者が表示しているパソわざわざ時間を取り関係者全員が集まる場を設けることはスピーコンの画面を出席者に表示することドが要求される現代のビジネスシーンではなかなか難しいものでスタートガイド Cisco ebex すそこで注目されているのがオンラインで手軽に会議やミーティで参加者全員が同じ資料を見られるようにしたり資料を見ながら話した声を全員が聞いたりすることができまングを開催できるシスコシステムズの ebex ですインターネッすもちろん参加者が質問をするなトに接続できるパソコンやスマートフォンタブレットさえあればど全員で意見を交換することもできそれぞれの出席者がどこにいようとも音声や映像を使ってまるますで目の前で話しているかのようにプレゼンテーションや話し合いを必要な機器を確認しようすることができます音声とビデオ映像で対面に近いコミュニケーションがとれるパソコンとインターネット環境があれば外出先からもeb会議に参加できる ebexを利用するには以下の機材が必要です特別な機材は必要なく一般的なパソコンやスマートフォンタブレット端末で利用できますインターネットに接続できる機器パソコン indows/mac/linux/ Unix/Solaris モバイル端末 Android/iOS オーディオ機能音声出力用のスピーカーや音声入力用のマイク画像やグラフなどをリアルタイムの画面で共有できる ebカメラオプション自分の映像を相手に表示するためのカメラ自由に機能をカスタマイズできる ebexでは用途によって設定を自由にカスタマイズできますたとえば会議の議題マイebEx の基本設定から議題などのミーティング情報を変更したりよく会議をする人を連絡先として登録したりスケジュースマートフォンやタブレットからもeb会議に参加できる 2 ル用のテンプレートを作成したりできます

5 メールアドレスさえあれば eb 会議ができる ebex を使った会議の開催方法はとても簡単です会議を主催したい人は ebex のアカウントを取得後 eb ブラウザーなどを使って会議を開始しますそして会議に参加するためのリンクをメールなどで参加者に通知します通知を受け取った参加者はリンクするだけで簡単に会議に参加できますスマートフォンやタブレットの場合は初回のみアプリのインストールが必要ですが難しい設定や面倒な操作をする必要はないのですぐに会議に参加できますつまり主催する側も参加する側も基本的にメールアドレスさえあればすぐに会議を始めることができることになります eb 会議を主催する人 ❶eb 会議を主催する eb 会議を開始する日時を決めてeb 会議を予約することもできるレッスン❷ ❸ eb 会議に招待された人 ❶ 特に何もしないでよいアカウント登録の必要はなくメールアドレスがあれば招待を受けることができるスマートフォンの場合はアプリのインストールが必要になる電話で参加することもできる ebex の会議にはパソコンやスマートフォンだけでなく電話で参加することもできます参加できる機器が手元にない状況でも出席できるほか会議中に外部に電話をかけて参加者全員が聞こえる状態で問い合わせをしたり当初は参加予定ではなかった人にゲストとして参加してもらうことなどもできます ( レッスン参照 ) Cisco ebex Meeting Center って何? 本書ではオンラインで開催する会議のことを一般的な eb 会議と呼びますこのレッスンで紹介したシスコシステムズの eb 会議システム全体は ebex 次のレッスンで紹介する ebex の操作画面は Cisco ebex Meeting Center となるので混乱しないように整理しておきましょう 1 ❷eb 会議の参加者を招待するメールや Outlook の予定表を共有して参加者を招待するレッスン ❷ ❸ ❸eb 会議を進める ❷eb 会議に参加する受信したメールから eb 会議に参加できるレッスン ❹ ❺ 専用のサイトを構築できる ebexでは cisco( 任意の名前 ).webex.com のように会議を開催する際のアドレスに専用のドメインを割り当てることができます社内のユーザーが使いやすいだけでなく社外のユーザーが安心してアクセスできるというメリットがあります音声や映像のほか画面を共有しながら eb 会議を進めるレッスン ❻ ❾ ebex のメリットは? ebex を利用するメリットはいくつかありますもっとも大きいのはコストの削減です支店や海外など離れた場所にいる人との会議で交通費や宿泊費会場費などを節約できます移動に伴う時間の損失や疲労の軽減など目に見えないコストを削減できるのも大きな魅力ですスケジュール調整が容易なため会議の参加率を高めたり録画によって参加できなかった人をフォローしたりすることもできるでしょうこのほか在宅勤務に活用したり災害発生時の事業継続に役立てたりすることもできます ebex を生産性向上に役立てよう ebex を利用するとこれまで開催が難しかった遠隔地の拠点との会議や取引先とのミーティングが簡単にできますコストを削減できるのはもちろんですが場所や時間にとらわれずに会議ができるので素早い意志決定や綿密な意思の疎通に役立ちますコミュニケーションツールとしてだけでなく営業活動やサポートなどにも応用できます企業の生産性を高めるツールとして活用していきましょう 3

2 できるCisco ebex スタートガイド4 レッスン eb 会議を開催するには今すぐミーティング実際にebExを使った会議を開催してみましょうブラウザーを使った簡単な操作をするだけで

eb 会議に参加する人を招待するセキュリティに関するダイアログボックスが表示された場合は [ 許可する ] しておく ❶[Meeting Center] Cisco ebex Meeting Center

プラグインのインストール画面が表示されたときは画面の指示に従ってインストールしましょう初回起動時は議題を設定する必要がある [ 今すぐミーティング ] の議題は以下の操作で変更できます標準の設定のままでは

6 2 できるCisco ebex スタートガイド4 レッスン eb 会議を開催するには今すぐミーティング実際にebExを使った会議を開催してみましょうブラウザーを使った簡単な操作をするだけですぐに会議を主催することができます 1 eb 会議を開始するプラグインをインストールする必要がある Internet Explorer を起動して ebex にサインインしておく ❷[ 今すぐミーティング ] 2 eb 会議に参加する人を招待するセキュリティに関するダイアログボックスが表示された場合は [ 許可する ] しておく ❶[Meeting Center] Cisco ebex Meeting Center が起動した [ 招待と催促 ] ebex を利用するにはブラウザーにプラグインをインストールする必要があります手順 1 で [ 今すぐミーティング ] した後にプラグインのインストール画面が表示されたときは画面の指示に従ってインストールしましょう初回起動時は議題を設定する必要がある [ 今すぐミーティング ] の議題は以下の操作で変更できます標準の設定のままでは会議の内容がわからないので事前に変更しておきましょう [ マイebEx] の [ 基本設定 ] にある [ 今すぐミーティングの設定 ] からも変更できます手順 1 の操作 2 を実行しておく [ 今すぐミーティングの設定に移動します ] 表示された画面で議題やパスワードを設定しておく

2 今[ 招待と催促 ] 画面がィング3 eb 会議に参加する人にメールを送信する日時を決めて eb 会議を予約するには表示された ❶ 招待したい人のメールアドレスを入力ここではすぐに eb 会議を開催する方法を紹介していますが日時を指定してeb 会議の開催を予約することもできます以下のように [ ミーティングのスケジュール ] し

で入力するメールアドレスを間違えてしまったときは [ 送信 ] ボタンする前に b キーでメールアドレスを削除しもう一度入力し直します間違った場合は?

7 2 今[ 招待と催促 ] 画面がィング3 eb 会議に参加する人にメールを送信する日時を決めて eb 会議を予約するには表示された ❶ 招待したい人のメールアドレスを入力ここではすぐに eb 会議を開催する方法を紹介していますが日時を指定してeb 会議の開催を予約することもできます以下のように [ ミーティングのスケジュール ] し議題や参加するためのパスワードに加え日時出席者を設定しましょう手順 1の画 [ ミーティングの面を表示スケジュール ] をしておくクリックすぐミーテ❷[ 送信 ] 4 eb 会議に参加する人を招待できた eb 会議に参加する人に招待のメールが送信された表示された画面で議題やパスワード日時を設定して eb 会議を予約できる手順 3 で入力するメールアドレスを間違えてしまったときは [ 送信 ] ボタンする前に b キーでメールアドレスを削除しもう一度入力し直します間違った場合は? すぐに会議を開催できる招待された人が eb 会議に参加する手順はレッスン ❹ と ❺ を参照する [ 完了 ] Cisco ebex Meeting Center の操作方法はレッスン ❻ 以降を参照する ebexの [ 今すぐミーティング ] は文字通りすぐに会議を開催できる便利な機能です会議に参加して欲しい人をメールで招待するだけですぐに会議を開催することができますあらかじめ日時だけを決めておいた会議の当日にこの方法で会議を開催するのはもちろんのこと緊急で会議やミーティングをしたいときなどにも活用できます簡単な操作で使えるのではじめて会議を開催するときの練習用に使うのもいいでしょう 5

3 できるCisco ebex スタートガイド6 レッスン Outlook から会議を予約しよう生産性向上ツール ebexは普段スケジュール管理に利用している Outlookからも eb 会議を開催できます eb 会議の予定を登録し

を参考に生産性向上ツールをインストールしておく ❷[ 新しい予定 ] 2 [ebex の設定 ] ダイアログボックスを表示する予定の新規作成画面が表示された Outlook を起動して [ 予定表 ] を表示しておく [ebex ミーティングを追加 ] ❶eb

生産性向上ツールは Outlook だけでなく IBM Lotus Notes Microsoft Office Communicator Microsoft Lync との連携にも対応していますこれらのソフトウェアを利用している場

8 3 できるCisco ebex スタートガイド6 レッスン Outlook から会議を予約しよう生産性向上ツール ebexは普段スケジュール管理に利用している Outlookからも eb 会議を開催できます eb 会議の予定を登録しメールで参加者を招待してみましょう 1 新しい予定の作成を開始する生産性向上ツールをダウンロードしておく HINT! を参考に生産性向上ツールをインストールしておく ❷[ 新しい予定 ] 2 [ebex の設定 ] ダイアログボックスを表示する予定の新規作成画面が表示された Outlook を起動して [ 予定表 ] を表示しておく [ebex ミーティングを追加 ] ❶eb 会議を開く時間帯をドラッグして選択 Outlook との連携機能を使うには生産性向上ツールをインストールする必要があります以下の手順で生産性向上ツールをダウンロードしてインストールしましょう ❶[ マイ ebex] いろいろなソフトウェアと連携できる生産性向上ツールは Outlook だけでなく IBM Lotus Notes Microsoft Office Communicator Microsoft Lync との連携にも対応していますこれらのソフトウェアを利用している場合も生産性向上ツールをインストールすることで ebex をより便利に活用できるようになります Mac 版の生産性向上ツールも用意されている生産性向上ツールは indows 版だけでなく Mac 版も用意されていますダウンロードする時に [Mac] を指定すると Mac 用の生産性向上ツールをインストールできます ❷[ サポート ] ❸[ 各サービスのダウンロード ] の [Meeting Center] ❹[ ダウンロード ] 画面にしたがってインストールしておく

3 生産性向上ツールebEx の生産性向上ツールを利 3 eb 会議のパスワードを入力する今すぐ eb 会議をはじめるには [ebex の設定 ] ダイアログボックスが表示された ❶ パスワードを入力パスワードの設定は省略してもよい今後の予定ではなく今すぐに eb 会議を開催したいときは手順 1の画面で [ ワンクリックミーティング ] します eb

9 3 生産性向上ツールebEx の生産性向上ツールを利 3 eb 会議のパスワードを入力する今すぐ eb 会議をはじめるには [ebex の設定 ] ダイアログボックスが表示された ❶ パスワードを入力パスワードの設定は省略してもよい今後の予定ではなく今すぐに eb 会議を開催したいときは手順 1の画面で [ ワンクリックミーティング ] します eb 会議を知らせるメールが作成されるので参加者に送信しましょう 4 eb 会議の予定を確定する eb 会議のパスワードが設定された ❶ 件名を入力 ❷[OK] ❶[ ワンクリックミーティング ] eb 会議を知らせる転送用のメールが作成された ❷[ 転送 ] eb 会議のお知らせをメールで送信できる ❷[ 保存して閉じる ] 5 eb 会議の参加者を招待する間違った場合は? 間違った日時に登録してしまったときは手順 5で予定をドラッグして移動します Outlookで日時を変更すると自動的にebEx 側のeb 会議の予定も変更されます eb 会議の予定が作成された [ 転送 ] 普段の操作のまま eb 会議を開催できる宛先を入力する画面が表示されるので参加者のメールアドレスを入力して転送しておく用すると普段メールの送受信やスケジュール管理に使っているOutlook にebExの機能を組み込むことができます会議の予定を入れると同時に ebexの会議も予約できるのでいろいろな画面で操作する手間がありませんはじめて ebexを使う人がいても操作を簡単に教えることができるので教育やサポートにかかる手間も軽減できるでしょう 7

10 4 できるCisco ebex スタートガイド8 レッスン招待された eb 会議に参加するには ebex ミーティングに参加する eb 会議に招待されたときはどのように参加すればいいのでしょうか? ここではパソコンからeb 会議に参加する方法を紹介します 1 招待されたメールを確認する初回起動時のみインストールする必要がある招待されたメールを開いておく [ebex ミーティングに参加する ] 2 eb 会議に参加する eb 会議の詳細が表示された ❷ メールアドレスを入力 ❶ 名前を入力 ❸[ 参加 ] ebex で開催された会議に参加するために特別な準備は必要ありませんパソコンの場合は eb ブラウザーにプラグインをインストールするだけで参加できます初回のみプラグインのインストール画面が表示されるので画面の指示に従ってインストールしましょう会議番号を入力して eb 会議に参加するには eb 会議には主催者が会議を開催しているサイト ( com) や ebex のホームページ ( にアクセスしてから会議番号 ( ミーティング番号 ) を入力することで参加できます招待された人もアカウントが必要なの? ebex のアカウントが必要になるのは基本的に eb 会議を開催する側だけです eb 会議に参加するだけであればアカウントは必要ありません手順 2 で入力している名前とメールアドレスは eb 会議のときに参加者を識別するために利用されるだけでアカウントとして利用されるわけではありません間違った場合は? 手順 2 で間違った名前を入力してしまったときは [ 参加 ] ボタンをクリックする前に b キーで名前を削除しもう一度入力し直します

11 テクニック Outlook の予定表から招待を受けたときは相手がOutlookからeb 会議の招待を送信したときはメールの本文ではなく添付ファイル (icsファイル) としてebミーティングの案内が届くことがあります Outlook 以外で受信したときは添付ファイルをダウンロード後ダブルクリックすることで Outlookに予定を登録できますもしも Outlookを使っていないときは Google カレンダーに登録できます [ 他のカレンダー ] から [ カレンダーをインポート ] を選択しダウンロードしたicsファイルを指定することで eb 会議の予定を登録できます登録後予定の詳細画面から eb 会議に参加できます 4 Outlook で受信した場合添付ファイルで eb 会議の案内が届く Gmail で受信した場合 ❶ ここにマウスポインターを合わせる ❷[ ダウンロード ] 3 eb 会議に参加したプラグインをインストールできないときはセキュリティに関するダイアログボックスが表示された場合は [ 許可する ] しておく Cisco ebex Meeting Center が起動した主催者の名前が表示されたプラグインをインストールできないときは [ 一時アプリケーション ] を使って会議に参加できますプラグインのインストール画面で [ 一時アプリケーションを起動 ] して会議に参加しましょう Cisco ebex Meeting Center の操作方法はレッスン ❻ 以降を参照する事前の準備がなくても会議に参加できる突然 ebexの会議に招待されても慌てる必要はありません ebexはインターネットに接続できる環境とブラウザーさえあれば会議に参加できます初回のみプラグインをインストールする必要がありますが基本的には受け取ったメールに記載されたリンクし名前やメールアドレスを登録するだけで参加できますはじめて参加するときは不安を感じるかもしれませんが気軽に会議に参加してみましょう 9

5 できるCisco ebex スタートガイド10 レッスンスマートフォンで eb 会議に参加するには Cisco ebex Meetings ebexの会議にはスマートフォンやタブレットからも参加できますアプリをインストールして招待されたeb 会議に参加しましょう 1 招待されたメールを確認するアプリをインストールしておこう 2 自動的にアプリが起動したサインイン情報を入力する

12 5 できるCisco ebex スタートガイド10 レッスンスマートフォンで eb 会議に参加するには Cisco ebex Meetings ebexの会議にはスマートフォンやタブレットからも参加できますアプリをインストールして招待されたeb 会議に参加しましょう 1 招待されたメールを確認するアプリをインストールしておこう 2 自動的にアプリが起動したサインイン情報を入力するここでは iphone を例に操作していく [ サインイン情報を入力 ] と表示された HINT! を参考に [Cisco ebex Meetings] アプリをインストールしておく招待されたメールを開いておく [ebex ミーティングに参加する ] をタップ ❶ 名前を入力 ❷ メールアドレスを入力 ❸[OK] をタップスマートフォンやタブレットから eb 会議に参加するにはアプリが必要ですはじめて招待を受け取った場合リンクするとアプリのダウンロード画面が表示されるのでアプリをインストールしましょう次回以降はリンクするだけですぐに eb 会議に参加できます eb 会議への参加直後は音声が無効になっています主催者が音声接続を開始している場合 ( レッスン ❻ 参照 ) は画面下の電話のアイコンをタップ後 [ インターネットで接続 ] をタップして音声を聞こえるようにしましょうなお [ コールバック ] を選択すると相手から電話回線を使って接続してもらうことができますインターネット接続の回線状況がよくない場合などは電話回線を使うことも検討しましょう音声を有効にするには ❶ ここをタップ ❷[ インターネットで接続 ] をタップ間違った場合は? 手順 2 で名前やメールアドレスを間違えたときは画面上のドアのアイコンをタップして一旦退室しもう一度 eb 会議に参加し直します

3 ビデオの設定を開始するスマートフォンから eb 会議を開催するには [ インターネットで接続 ] をタップすると音声の送信を許可できる

自分のミーティングルームに入室できます入室後スマートフォンの画面からメールで参加者を招待するとパソコンと同様にeb 会議を開催できます

[ サインイン ] をタップ 5 Cisco ebex Meetings 4 ビデオの送信を許可する招待されたメールを開いておく

会議から退出したいときは画面右上にあるドアのアイコンをタップしますなお退出しても eb 会議の開催中はもう一度

外出先でも会議に参加できるスマートフォンやタブレットを利用すると外出先などパソコンがない環境でもeb 会議に参加することができます

13 3 ビデオの設定を開始するスマートフォンから eb 会議を開催するには [ インターネットで接続 ] をタップすると音声の送信を許可できるここをタップ ebexのアカウントを持っている場合はアプリを手動で起動後 [ サインイン ] をタップすることで自分のミーティングルームに入室できます入室後スマートフォンの画面からメールで参加者を招待するとパソコンと同様にeb 会議を開催できますなお手順 2の画面も [ サインイン ] と表示されますがこの画面は参加者用のものなのでこの画面から eb 会議を開催することはできません [ サインイン ] をタップ 5 Cisco ebex Meetings 4 ビデオの送信を許可する招待されたメールを開いておく自分の映像のプレビューが表示されたここをタップするとカメラを切り替えられる [ ビデオを開始 ] をタップ eb 会議から退出するには eb 会議から退出したいときは画面右上にあるドアのアイコンをタップしますなお退出しても eb 会議の開催中はもう一度同じ操作で参加することができますここをタップ 5 ビデオが送信された自分の映像が表示された外出先でも会議に参加できるスマートフォンやタブレットを利用すると外出先などパソコンがない環境でもeb 会議に参加することができます出張先からeb 会議に参加したり在宅勤務中に打ち合わせをしたいときなどに活用できるのでビジネスの幅を広げたり意志決定のスピードを上げることができるでしょう建設現場や出店予定の候補地などに出かけている人を会議に招待すれば現場からのレポートのように活用することもできます 11

14 6 できるCisco ebex スタートガイド12 レッスン eb 会議の参加者とやり取りするには音声通話ビデオ通話チャット eb 会議を開催しそこに参加者が接続しても主催者が音声やビデオを開始しないと声やビデオが再生されません会議前に設定しておきましょう 1 音声でやり取りする音声接続を開始するパソコンにマイクとスピーカーを接続しておく ❶[ 詳細 ] 2 ここではインターネット経由で音声接続を開始する音声接続が開始されたレッスン ❷ ❸ を参考に eb 会議を開催して参加する人を招待しておく ❷[ コンピュータを使って通話 ] [ 音声に接続済み ] と表示されたマイクに音声を発すると参加者とやり取りできるこのレッスンでは基本サービスである VoIP を使いインターネット経由で音声接続をしていますその他 ebex のオプションサービスを契約すると電話回線 (IP 電話含む ) を使って主催者の音声を伝える方式のコールバックとコールインを利用できますコールバックは手元の電話番号を指定することでセンター側から電話がかかってきます一方コールインではセンターに電話をかけた後ミーティング番号を指定して eb 会議に接続しますコールバックとコールインってなに? 音声を消すには音声接続を開始後参加者の一覧でミュートボタンを押すと自分の音声を消すことができますたとえば他の人が発表しているときにマイクから余計な音が伝わらないようにしたいときにミュートします特に複数の参加者がいるときのマナーとしてミュートを上手く利用しましょう音声が聴きやすくなり会議がスムーズに進行できます間違った場合は? 手順 2 で [ マイクが検出されませんでした ] と表示されたときはパソコンにマイクが接続されていない可能性がありますそのままでは自分の声を参加者に伝えられないのでマイクの接続を確認しましょうここ

6 音声通話ビデオ通話チャット次のページに続く 3 ビデオでやり取りするビデオ接続を開始するパソコンに eb カメラなどの機器を接続しておくここ相手の状態によって参加者の表示が変わる画面右下に表示される参加者の表示は相手の状態によって異なりますスマートフォンから参加している場合はそのマークが表示されますまた映像を配信していない場合はグレー一色の背景が表示されます

15 6 音声通話ビデオ通話チャット次のページに続く 3 ビデオでやり取りするビデオ接続を開始するパソコンに eb カメラなどの機器を接続しておくここ相手の状態によって参加者の表示が変わる画面右下に表示される参加者の表示は相手の状態によって異なりますスマートフォンから参加している場合はそのマークが表示されますまた映像を配信していない場合はグレー一色の背景が表示されますスマートフォンから参加している場合はこのようなアイコンが表示される相手が映像を配信していないときはこのように表示される音量を調節するには 4 ビデオ接続が開始された以下のように [ 音声に接続済み ] アイコンすると音量調節用のウィンドウが表示されますスピーカーは自分に聞こえる音量マイクは参加者に聞こえる音量となりますビデオのアイコンが緑色になった自分の映像が表示された [ 音声に接続済み ] スライダーを左右にドラッグして音量を調節できる参加者に自分の映像が配信された 13

16 できるCisco ebex スタートガイド14 5 チャットでやり取りするチャットを開始するチャットの画面を表示する [ チャット ] メモを残すには [ メモ ] はeb 会議中に気になったことなどをメモしておくための機能です参加者との会話に使うチャットと異なりメモした内容は自分以外には公開されません後で伝える内容や参加者からの意見をメモしておくのに使います ❶[ メモ ] 6 文字を入力するチャットの画面が表示された ❶ 文字を入力ここすると送信先を選択できる ❷[ 送信 ] ❷ 文字を入力退席するには eb 会議から退出したいときは [ 退出 ] ボタンしますただし主催者が退出すると eb 会議が終了してしまうので注意しましょう参加者の場合は退出しても eb 会議が続いている間は再びメールなどから会議に参加することができます [ 退席 ]

17 6 音声通話ビデオ通話チャット7 参加者の映像を表示する eb 会議を終了するには入力した文字が表示され全員に配信された [ 参加者 ] のここ eb 会議を終了するときは [Cisco ebex Meeting Center] の画面を閉じますミーティングファイルを保存するかどうかを選択し [ 退室 ] しましょう主催者が終了すると eb 会議自体が終了しますもしも eb 会議自体は継続させたままにしたいときはレッスン❽のテクニックを参考に他の人を主催者に指名してから退出しましょうここ 8 参加者の映像が表示された再びチャットを表示するには手順 5 の操作を繰り返す間違った場合は? 手順 6で [ 送信先 ] に特定の参加者が選択されていると書き込んだメッセージがほかのメンバーに表示されません全員に伝えたいことがある場合は [ 全員 ] を選んでから投稿し直しましょう音声でもビデオでも文字でもコミュニケーションできるトebEx は対面の会議よりも豊富なコミュニケーション手段を備えたシステムです対面で会議をしているときと同様に相手の表情を見ながら音声で会話をするのはもちろんのこと文字によるチャットでコミュニケーションを取ることもできます発表者以外の参加者同士がチャットで相談したり現在の発表を遮ることなく文字で質問したりといろいろな活用ができますすべてを組み合わせることはもちろんのこと音声やチャットなど特定の方法だけで参加することもできます 15

7 できるCisco ebex スタートガイド16 レッスンプレゼンテーションをするには画面共有 eb 会議で発表する資料を参加者に表示しましょう [ 画面共有 ] を使うと発表者のデスクトップ画面がそのまま参加者の端末にも表示されます 1 画面の共有を開始する共有を停止するには共有したいファイルを開いておく 2 フロートアイコントレイを表示する

18 7 できるCisco ebex スタートガイド16 レッスンプレゼンテーションをするには画面共有 eb 会議で発表する資料を参加者に表示しましょう [ 画面共有 ] を使うと発表者のデスクトップ画面がそのまま参加者の端末にも表示されます 1 画面の共有を開始する共有を停止するには共有したいファイルを開いておく 2 フロートアイコントレイを表示する自分のパソコンの画面が参加者に配信されている [ 画面共有 ] [ 自分の画面を共有しています ] にマウスポインターを合わせる共有を停止するには手順 3 の画面で [ 共有を停止 ] します発表者の画面はそのままで参加者の画面から共有していた画面が非表示になりますなお [ 一時停止 ] して特定の操作をする間だけ画面の共有を停止することもできますフロートアイコントレイを表示しておくホワイトボードを使うには [Cisco ebex Meeting Center] の画面で [ 新しいホワイトボード ] をクリックすると自由に図形や文字を描けるホワイトボードを表示できますアイデアを説明したり図を使って解説したりしたいときなどに活用すると便利です [ 共有を停止 ] [ 新しいホワイトボード ] ホワイドボードが起動する

7 画面共有ebEx ではパソコンの画面に表示で 3 注釈機能の利用を開始するファイルを共有するにはフロートアイコントレイが表示された [ 注釈 ] 画面の共有後にフロートアイコントレイから [ ファイル ( 動画 ) 共有 ] を選択するか [Cisco ebex Meeting Center] の [ 共有 ] から [ ファイル (

注釈を付ける画面をマウスでドラッグするとペンのように線を書くことができるここでは参加者が特に見て欲しい場所を丸で囲む円を描くようにドラッグ間違った場合は?

19 7 画面共有ebEx ではパソコンの画面に表示で 3 注釈機能の利用を開始するファイルを共有するにはフロートアイコントレイが表示された [ 注釈 ] 画面の共有後にフロートアイコントレイから [ ファイル ( 動画 ) 共有 ] を選択するか [Cisco ebex Meeting Center] の [ 共有 ] から [ ファイル ( 動画 ) 共有 ] を選択するとパソコン上のファイルを参加者の画面に表示できます写真や動画などを参加者に見せたいときに便利ですフロートアイコントレイを表示しておく ❶[ 共有 ] ❷[ ファイル ( 動画 ) 共有 ] にマウスポインターを合わせる ❸[ 自分のコンピュータ上 ] 表示された画面で共有するファイルを選択する 4 注釈を付ける画面をマウスでドラッグするとペンのように線を書くことができるここでは参加者が特に見て欲しい場所を丸で囲む円を描くようにドラッグ間違った場合は? 手順 4で間違った部分に注釈を付けてしまったときはツールバーで消しゴムのアイコンを選択し書き込んだ注釈することで削除できますいろいろな資料を使って説明できるツールバーから注釈の種類を選択できる注釈を付けることができたきるものなら何でも資料として参加者に見せることができますプレゼンの定番であるPowerPointの資料はもちろんのことこのレッスンで紹介したExcelなども利用できます単に表示するだけでなく注釈を表示したり実際に画面を操作する様子を見せることもできます顧客への製品紹介デモなどに活用するのもいいでしょう 17

20 8 できるCisco ebex スタートガイド18 レッスン発表者を変更するにはプレゼンタに指名複数の参加者がいる会議の席では主催者以外が発表することも珍しくありません発表する人をどうやって変更するのかを見てみましょう 1 プレゼンタの変更を開始するプレゼンタってなに? ここでは主催者がほかの参加者をプレゼンタに設定する 2 プレゼンタを変更する [ プレゼンタに指名 ] が表示されたプレゼンタに設定したい参加者の映像にマウスポインターを合せる [ プレゼンタに指名 ] eb 会議で発表をする人のことをプレゼンタと呼びます主催者から指名されると自分のスライドやアプリケーションを参加者に共有することができます自分の発表が終わったときなどに他の人をプレゼンタとして指名することなどもできますが eb 会議に新しい参加者を招待することなどはできませんなお [ 挙手 ] したりチャットで自らプレゼンタに名乗り出ることもできます新しい参加者を eb 会議に招待したいときはレッスン ❷ を参考に [ 招待と催促 ] からメールで通知を送信しますまた [ ミーティング URL をコピー ] すると参加するための URL をクリップボードにコピーできるので SNS 経由で招待することもできます会議室に参加者を追加で招待するには [ ミーティング URL をコピー ] クリップボードに eb 会議の URL がコピーされる間違った場合は? 間違って別の人をプレゼンタに指名してしまったときはもう一度はじめから操作をやり直してプレゼンタを指名し直します

21 8 プiPadなどタブレットのユーザーもプに指名テクニック主催者が途中で退席すると通常はeb 会議自体が終了しますもしも主催者の退席後も残った参加者で会議を続けたいときは他の参加者を主催者に指名します以下のように参加者を右クリックし [ 役割の変更 ] で [ 主催者 ] に指名しましょう同様の操作でほかの参加者をプレゼンタに指名することもできます ❶ 主催者にしたい参加者の映像を右クリック 3 主催者を変更するにはプレゼンタが変更された新しいプレゼンタにボールのアイコンが表示された ❷[ 役割の変更 ] にマウスポインターを合わせる ❸[ 主催者 ] タブレットやスマートフォンでもプレゼンタになれるレゼンタに指名できます外出先から資料を共有するなどより eb 会議を便利に活用できるでしょうまたスマートフォンからでも eb 会議を主催すればプレゼンタになれますもしプレゼンタではない場合も声で発表したりカメラを使って映像を届けたりすることが可能ですクリアな音声で会議するには音声接続は基本サービスとして VoIP が用意されていますしかし回線状況や混雑状況に左右されやすいためクリアな音声で発表できないことがあります音声をなるべく聞き取りやすい状態にしたいときは音声に接続するときにコールインやコールバック機能を使って電話回線 (IP 電話含む ) 経由で音声を届けるといいでしょう参加者をリスト表示にしているときは手順 1 の画面で右下の参加者がリスト形式で表示されているときは名前の左側に表示されるボールのアイコンし表示された画面で [ はい ] することでもプレゼンタに指名できますレゼンタ主催者が議長でプレゼンタが発表者 ebex では実際の会議と同じように参加者に役割を設定することができます eb 会議を開催した主催者が会議を取り仕切る議長でプレゼンタが資料などを使って発表する発表者ですスムーズに会議を進行させるには流れに合わせて次々にプレゼンタを切り替えることが大切ですいきなり切り替えると準備ができない場合もあるので事前にチャットで次の発表者に連絡しておくのもおすすめです 19

録画した動画を確認するには録画した動画は ebex のサーバー上に保管されます後から再生したいときは以下のように [Meeting Center] のページから [ マイ動画ミーティング ] し一覧から見たい動画を選んで再生します同様の

22 9 できるCisco ebex スタートガイド20 レッスン会議の内容を保存するには録画チャットに名前を付けて保存 ebexで開催された会議の様子を保存してみましょう議事録として保管したり参加できなかった人が後から見たりするのに役立ちます 1 eb 会議を録画する eb 会議の録画を開始する音声や映像など eb 会議の模様をすべて保存する 2 [ 録画中 ] と表示された [ 録画 ] eb 会議の録画が開始されたここでは途中で録画を停止するここすると録画を一時停止できるここ録画した動画を確認するには録画した動画は ebex のサーバー上に保管されます後から再生したいときは以下のように [Meeting Center] のページから [ マイ動画ミーティング ] し一覧から見たい動画を選んで再生します同様の操作でダウンロードしたり削除したりすることもできますレッスン ❷ を参考に Internet Explorer で [Meeting Center] のページを表示しておく ❶[ マイ録画ミーティング ] ここすると動画を再生できる ❷ ここダウンロードや削除などができる

9 録ebExでは会議の情報を議事録とて保存3 録画を停止する議事録を送信するには [ 録画を停止 ] ダイアログボックスが表示された [ 録画を停止 ] 1 録画が停止されるチャットの内容を保存するチャットの内容の保存を開始するここではチャットの内容を保存する ❶[ ファイル ] してメールで送信できます以下のように操作すると Outlook

にマウスポインターを合せる 2 保存場所を選択する ❸[ チャット ] 間違った場合は?

23 9 録ebExでは会議の情報を議事録とて保存3 録画を停止する議事録を送信するには [ 録画を停止 ] ダイアログボックスが表示された [ 録画を停止 ] 1 録画が停止されるチャットの内容を保存するチャットの内容の保存を開始するここではチャットの内容を保存する ❶[ ファイル ] してメールで送信できます以下のように操作すると Outlook などのメールソフトが自動的に起動し本文に会議の日時参加者といった基本情報が記載されるほかチャットやホワイトボードの内容投票機能を使ったときの内容や結果などが添付ファイルとして送信されます ❶[ ファイル ] ❷[ 議事録を送信 ] 画チャットに名前を付けOutlook が起動して議事録のメールが自動的に作成される ❷[ 名前を付けて保存 ] にマウスポインターを合せる 2 保存場所を選択する ❸[ チャット ] 間違った場合は? 会議の途中で間違って録画を停止してしまったときはもう一度 [ 録画 ] することでその時点から録画を再開できます [ チャットに名前を付けて保存 ] ダイアログボックスが表示された ❶ 保存場所を選択不参加だった人も内容がわかる ❷ ファイル名を入力 ❸[ 保存 ] 映像を録画したりチャットの内容を保存したりすることで会議の様子や結果を記録として残せることも ebexによる会議の特徴のひとつです会議に参加できなかった人に動画や議事録を送信すれば後から会議の様子をそのまま見ることができます都合でどうしても会議に出席できなかった人や後からプロジェクトに参加した人と認識を合わせることができるので仕事をスムーズに進めることができます 21

レッスン 10 Cisco ebexの便利な機能を知ろうオプションサービス ebexにはこれまでに紹介した基本機能に加えさらに便利なオプション機能が豊富に用意されています何ができるのかを見てみましょうシスコシステムズや他社の会議専用端末やサービスとも連携 ebexはすでに企業内に導入されている電話会議サービスと統合することができますクラウド上に構築されたebExのサービス

24 レッスン 10 Cisco ebexの便利な機能を知ろうオプションサービス ebexにはこれまでに紹介した基本機能に加えさらに便利なオプション機能が豊富に用意されています何ができるのかを見てみましょうシスコシステムズや他社の会議専用端末やサービスとも連携 ebexはすでに企業内に導入されている電話会議サービスと統合することができますクラウド上に構築されたebExのサービスオプションサービスを活用しよう ebexには標準で提供されている eb会議の機能以外にこのレッスンできるを経由して接続することで会議室に設置されている電話会議用ので紹介しているようなオプションサー端末 Microsoft Lyncなどのサービスとも相互接続することがでビスが提供されています料金などはきます既存の資産をそのまま活かしたり統合などによって複数スタートガイド Cisco ebex のシステムが混在する企業でもスムーズに導入したりすることができます導入状況などによって異なるため別途相談が必要ですが多言語環境での利用やシングルサインオン機能組み込みなどさまざまなニーズに対応できるので相談してみるといいでしょうビデオ機能付きの電話機からも eb会議に参加できる Microsoft Lyncからも eb会議に参加できる 22 注意 Lyncは Skype for Business に改称されることが予定されていますビデオ端末からもeb会議に参加できる固定電話から音声でeb 会議に参加できる

10 オebExは標準ではインターネットをービス固定電話や携帯電話の回線も利用できる一般的な eb 会議でやり取りする音声は通常インターネット経由でやり取りされますしかしインターネットの接続状況は参加者によって異なるため品質によっては円滑な会議ができない場合がありますこれに対して ebexではインターネット経由に加え

25 10 オebExは標準ではインターネットをービス固定電話や携帯電話の回線も利用できる一般的な eb 会議でやり取りする音声は通常インターネット経由でやり取りされますしかしインターネットの接続状況は参加者によって異なるため品質によっては円滑な会議ができない場合がありますこれに対して ebexではインターネット経由に加え固定電話や携帯電話の回線も併せて音声の伝達に利用できます eb 会議は音声が聞き取りにくいという先入観を持っている場合はぜひ固定回線を使った高品質なeb 会議を体験してみるといいでしょうもちろん料金を誰が負担するのかによってコールインとコールバックを使い分けることも可能です eb 会議以外の用途にも対応 ebex には用途によってさまざまな製品ラインナップが用意されていますこれまでに紹介した会議用の ebex Meeting Center に加え最大 3000 人の参加者に対応できるオンラインイベント用の ebex Event Center インタラクティブツールを使った効果的な学習が可能な教育機関や社内のトレーニング用の ebex Training Center デスクトップの遠隔操作も可能な顧客サポート用の ebex Remote Support などニーズに合わせたサービスを利用できます Event Center を使えばイベントやセミナーの模様を最大 3000 人に配信できる通常利用している音声接続は? 経由して音声データをやり取りします通常はそのままでも十分に高品質な音声が得られますがモバイル環境や混雑する時間帯などによっては十分な品質が得られないこともありますこれに対して固定電話や携帯電話など音声専用の回線では高い品質が確保されており遅延などのないクリアな音声を得ることができます広がる ebex の可能性 ebex はすでに多くの企業によって実務で活用されています製造や情報通信医療教育などさまざまな分野での事例が紹介されているので以下のebページで参照してみるといいでしょう ebex 導入事例 who-uses-web-conferencing.html プションサ企業の課題を解決できる統合ソリューション Training Center を使えばオンラインで教室を開講できる Remote Support を使えば遠隔地から相手のパソコンを直接操作できる ebexはオプションも含めた豊富な機能と多彩なラインナップそしていくつもの導入事例を支えてきた技術力によってさまざまなニーズに対応できるeb 会議システムです単に遠隔地と会議ができるだけでなく社内外のコミュニケーションの円滑化や顧客との接点の拡大など企業が抱える課題を解決するソリューションとなっています何ができてどんな課題を解決できるのかまずは相談してみるといいでしょう 23

26 著者清水理史 ( しみずまさし ) 1971 年東京都出身のフリーライター雑誌やeb 媒体を中心に OSやネットワークブロードバンド関連の記事を数多く執筆 Internet atch にてイニシャルB を連載中主な著書にできるindows 8.1 できるindows 8.1/7 XPパソコンからの乗り換え & データ移行できるindows 8.1 活用編 indows 8.1 Update 対応できるポケットdocomo iphone 6 基本 & 活用ワザ 100 できるポケット au iphone 6 基本 & 活用ワザ 100 できるポケット SoftBank iphone 6 基本 & 活用ワザ 100 ( インプレス ) などがあるできる ebex ( 以下本書 ) はシスコシステムズ合同会社から株式会社インプレスが委託を受けて制作した特別版です本書は無償で提供されるものであり本書の使用または使用不能により生じたお客様の損害に対して著者シスコシステムズ合同会社ならびに株式会社インプレスは一切の責任を負いかねますまた本書に関するお問い合わせはお受けしておりませんあらかじめご了承くださいできるウェブエックス ebex スタートガイド 2015 年 3 月初版発行発行株式会社インプレス東京都千代田区神田神保町一丁目 105 番地編集.... できるシリーズ編集部執筆.... 清水理史本文イメージイラスト... 原田香シリーズロゴデザイン.... 山岡デザイン事務所カバーデザイン.... 横川信之制作.... 高木大地 Copyright 2015 Masashi Shimizu and Impress Corporation. All rights reserved. 本書の内容はすべて著作権法によって保護されています著者および発行者の許可を得ず転載複写複製等の利用はできませんできるサポートでは本書に関するお問い合わせにはお答えしておりませんあらかじめご了承ください

Microsoft PowerPoint - Skype for business プラン２ .pptx

Microsoft PowerPoint - Skype for business プラン２ .pptx Office 365 Skype for business プラン 2 目次 1.Web 会議の開催方法... 3 1.1 予約型会議... 3 1.2 即時会議... 3 2. 予約型 Web 会議の予約と参加... 4 2.1 Outlookからの会議予約... 4 2.2 Skype for Business スケジューラーからの会議予約... 6 2.3 Web 会議への参加... 8 2.4