目次 1 はじめに P1 2 調査研究の経過 P1 3 調査研究の内容 P1 4 調査研究のまとめ P5 5 提言 P5

Size: px

Start display at page:

Download "目次 1 はじめに P1 2 調査研究の経過 P1 3 調査研究の内容 P1 4 調査研究のまとめ P5 5 提言 P5"

いつやふくだ
5 years ago
Views:

1 ペーパーレス会議の導入に関する提言書平成 27 年 3 月 25 日松本市議会

2 目次 1 はじめに P1 2 調査研究の経過 P1 3 調査研究の内容 P1 4 調査研究のまとめ P5 5 提言 P5

3 1 はじめに事務のICT 化により企業や自治体でのペーパーレス化が叫ばれて久しい昨今ですしかし実際には事務机の上に紙の資料が積み上げられ会議は資料であふれています今やパソコンは職員一人一台の時代ですがかえって紙の使用量は増えているのが実情といえます様々な会議が行われる中で多い時には数十枚にも及ぶ資料が参加者の数だけ準備され配付されますその際の紙の消費量たるや膨大なものであり資料の作成に要する労力も膨大です担当者はたくさんの資料を時間をかけてコピーし細心の注意を払って製本し途中で資料の差し替えでもあればさらに作業は増加しますこれらの課題を解決し環境保護 ( 省資源省エネルギー ) や業務の効率化機密情報の漏えい防止といった理由から最近特に民間企業や一部の自治体においてペーパーレス会議を導入する事例が増えていますそこで行政改革の推進という面からもこのような現状を改善することが必要との思いからペーパーレス会議の導入について調査研究することにしました 2 調査研究の経過平成 26 年 5 月 27 日調査研究テーマを委員から募集 6 月 12 日調査研究テーマをペーパーレス会議導入への検討に決定 7 月 23 日会議のペーパーレス化について高松市を視察 8 月 11 日視察結果等に基づき調査研究の進め方を検討 9 月 17 日タブレット端末の使用体験 10 月 15 日タブレット端末を使った模擬委員会を開催 12 月 15 日模擬委員会等を踏まえ提言の方向性を協議平成 27 年 1 月 16 日テーマ研究に基づく提言案のたたき台を協議 3 調査研究の内容 ⑴ タブレット端末を使ったペーパーレス会議導入による主な効果ア経費の削減会議に関わる費用は大きく分けて準備などにかかる作業人件費と用紙代などそれ以外の費用に分けられますペーパーレス会議を実現するとまず紙の使用量や印刷配付コスト資料保管スペースなどの経費を大幅に削減できます 1

4 イ業務の効率化資料を印刷したり配付する手間がなくなり事務局スタッフの作業負担が軽減されるため人件費の削減だけでなく余裕のできた時間を他の重要な仕事に振り向けることもできるなど業務の効率化に大きく貢献しますウ会議の効率化直前に資料を修正訂正する事も可能で会議開催までの時間の合理化効率化が図れますまた参加者それぞれが手元の資料を見ることになるので共有資料をよりクリアに見ることができ理解度がアップしますエ環境保護 ( 省資源省エネルギー ) 紙資源印刷コスト資料の処分にかかるコストを削減することができさらには CO₂ の削減に貢献しますオ高いセキュリティレベルの情報統制を手軽に実現配付された紙資料の紛失などによる情報漏洩を防止することができます基本的には資料はダウンロード禁止と外部アプリケーションでファイルを開くことを禁止する設定を行うことでデバイスにはデータは残りませんし転送もできなくなるので安心ですまた場合によっては有効期限機能を利用して資料を会議終了後に自動消去することもできます ⑵ タブレット端末によって実現できる利点ア資料が読みやすい紙資料の場合資料の配付量を減らすために 1 枚に小さな字で詰め込んで記述しがちであり文字が読みにくい場合が多々ありますしかしタブレット端末を利用すれば資料の枚数にも柔軟に対応できますし注目箇所を拡大して読むことができますイ参考資料であるグラフ等が見やすいグラフや図などの参考資料は細かな数値の記載があるためある程度の大きさが必要となり通常は資料の末尾に添付する形をとりますしかしタブレット端末を利用すれば添付図は小さいものであっても詳細をチェックしたいときはすぐに拡大できるので同ページに添付 2

5 しておいても支障がありませんまたカラー表示されるため格段に分かりやすい資料となります ⑶ ペーパーレス化における課題ア保存媒体としての信頼性前述のように実現すれば確実に効果があげられるペーパーレス化ですがまだ紙の方が安心と思い込んでいる人々もいるようです例えば未だに紙で保存するほうがハードディスクや DVD といった電子記録媒体に保存するよりも安全だという声もあります膨大な紙の書類を処分するのは大変な作業ですが電子媒体を壊すのは一瞬だからといった理由からです保存媒体としての信頼性は一部ではまだ紙のほうが高く評価されているといったことが伺えますイ端末の操作などの技術面の課題解決と意識改革ペーパーレス化を実現するためにはパソコンやタブレット端末の操作などの技術面の課題解決だけでなく意識改革が大きな課題ですエコロジーの観点からもペーパーレス化は今までもこれからも避けては通れない課題です完全なペーパーレス化の実現は困難でも紙を減らすシステムの導入や不要なドキュメントは印刷しないといった努力がペーパーレス化へとつながるでしょう ⑷ 先行自治体によるタブレット端末を用いたペーパーレス会議の現状ア高松市 (H26 年 7 月 23 日視察 ) 市長副市長局長等の出席する会議についてはタブレット端末を利用した会議を原則としている当面は月 2 回の局長会議や政策会議で活用会議における大量の紙資料印刷費や紙代作業にかかる人件費などのコスト削減と会議直前の資料差し替えなど会議運営の効率化向上を目指し導入削減できるコストと導入経費の試算 (1 年間の見込み ) 削減できるコスト導入経費印刷コスト 1,170 千円システム導入経費 1,200 千円会議運営コスト 1,238 千円合計 2,408 千円 (a) 合計 1,200 千円 (b) 年間削減額 (a)-(b) 1,208 千円 3

6 イ海老名市平成 23 年から市幹部会市議会本会議一般質問における答弁に導入今後は議会側にも導入を検討ウ逗子市平成 24 年から市議会本会議等でクラウド型コンテンツ配信システムを活用し基本的にペーパーレス ( 議案行政計画書各種資料 ) での議会運営を行っている年間 150 万円の紙印刷コスト削減と試算後に市長市幹部職員にも導入し庁内会議もペーパーレス化エ飯能市平成 24 年から庁内会議で導入後に市議会での全員協議会等会議をペーパーレス化年間 10 万枚の紙印刷コストを削減現在では完全なペーパーレス会議も実現議会でも全員協議会だけでなく本会議にも持ち込み使用対象会議を拡大しているオ塩尻市平成 26 年から市議会本会議において市長はじめ市側出席者の一般質問等の答弁原稿をペーパーレス化カ参考 ( 議会におけるパソコン等の使用状況 ) ( 市 ) 本会議場におけるパソコン等の使用許可状況 3.9% 3.6% 2.8% 3.2% 2.1% % 5.5% % 5% 4% 3% 2% 1% ( 市 ) 委員会室におけるパソコン等の使用許可状況 6.9% 6.5% 5.3% 4.6% 4.7% % 7.1% % 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0 21 年度 22 年度 23 年度 24 年度 25 年度 0% 0 21 年度 22 年度 23 年度 24 年度 25 年度 0% パソコンタブレット端末パソコンタブレット端末パソコンの使用許可割合タブレット端末の使用許可割合パソコンの使用許可割合タブレット端末の使用許可割合全国市議会議長会調べ ( 全国の市 ( 特別区を含む )H 現在 812 市 ) 4

7 4 調査研究のまとめ会議には資料がつきものですがその作成や更新に多大な時間と労力が割かれる場合がほとんどです資料の量も予算決算資料ともなると厚さが何センチメートルにもなるケースがありますそこまででなくともどこの部署でも会議前の準備や終了後の資料の整理や保管が課題です会議のたびに大量に作成される資料の配付を止めることでまず紙の使用量や印刷コスト人件費を大幅に削減する効果がありますそしてこれまでのような資料の印刷製本配付が不要になることで緊急な会議もすぐに始められたり直前の資料の差し替えにも対応しやすくなるなど会議事務局の負担も軽くなりますさらに重要な資料の持ち歩き置き忘れによる情報漏えいを防止できるなどなにかとメリットが多いのがペーパーレス会議です松本市のICT 化においてホストコンピュータによる集中管理からサーバーによる分散管理へと体制が大きく変更された中で本市の更なるICT 化の流れの次の段階として行政の持つ情報のオープンデータの取り組みによる情報の共有化とともに電子データの活用によるペーパーレス会議の導入に向けた検討が必要です 5 提言行政改革だけでなくエコロジーの観点からもできる限りのペーパーレス化は今後避けては通れない課題であると言えますしたがって本市において可能な会議からタブレット端末を使ったペーパーレス会議導入を検討されるよう提言するものです 5

議員と市幹部職員に iPad を導入、“タブレット議会”に移行した逗子市

議員と市幹部職員に iPad を導入、“タブレット議会”に移行した逗子市 (157) 議員と市幹部職員に ipad を導入タブレット議会に移行した逗子市全国初となるタブレット議会が逗子市議会で始まった平成 25 年第 4 回定例会では平井市長および市幹部職員 19 名の議員全員がiPadを携帯して審議に臨んだ議案や行政計画各種資料などはすべて電子データ化しクラウド型コンテンツ配信システムを活用し基本的にペーパーレスで議会運営を行っている手元の ipad

目 次 1 はじめに P1 2 調査研究の経過 P1 3 調査研究の内容 P1 4 調査研究のまとめ P5 5 提言 P5

目次 1 はじめに P1 2 調査研究の経過 P1 3 調査研究の内容 P1 4 調査研究のまとめ P5 5 提言 P5