(Microsoft PowerPoint - \203T\203\223\203v\203\213\203K\203C\203_\203\223\203X$FAX\216\363\220M\203T\201[\203o $ .ppt)

Size: px

Start display at page:

Download "(Microsoft PowerPoint - \203T\203\223\203v\203\213\203K\203C\203_\203\223\203X$FAX\216\363\220M\203T\201[\203o $ .ppt)"

あおいすすむ
5 years ago
Views:

1 サンプルガイダンス FAX 受信サーバ ( 振り分けメール転送 ) 株式会社インターコム

2 はじめにまいと ~ く VoiceFAX Center は直感的で分かり易い GUI のコールフロー作成ツールガイダンスエディタを持つ音声応答 (IVR) FAX サーバシステムの構築ツールですサンプルガイダンスはガイダンスエディタを活かしより簡単でより短期間にまいと ~ く VoiceFAX Center システムをご利用頂くためのものです本書の説明を参考にコールフローを御社業務向けにアレンジし業務の効率化に是非お役立て下さい 2

3 FAX 受信サーバ ( 振り分けメール転送 ) 概要適用出来る業務注文 FAX の受信申込書 FAX の受信導入メリット FAX 用紙を振り分ける手間を削減 FAX が紙で放置されているという状態を防止 FAX のデータ化による保管の省スペース化検索の迅速化複数台 FAX 機の 1 サーバ集約化による設置スペース削減システムの概要受信 FAX をデジタルデータで保存し設定したメールアドレスに自動配信しますこの時 FAX 番号 ( 発信者番号 ) 毎回線毎ダイヤルイン番号毎にメール配信先を振り分けることができます日時などでも振り分け可能ですまた FAX 番号 ( 発信者番号 ) 毎回線毎に表題だけを変えることもできますので担当者が一人で要件を振り分ける様な活用も可能です 3

4 FAX 受信サーバ ( 振り分けメール転送 ) システム立ち上げ迄の流れ (1) まいと ~ く VoiceFAX Center のハードウェアソフトウェアをインストールしますまいと ~ く VoiceFAX Center のマニュアルをご参照下さい (2) まいと ~ く VoiceFAX Center のユーザー管理ツールでユーザーを作成しますまいと ~ く VoiceFAX Center のマニュアルをご参照下さい (3) 本書を参考にガイダンスを設定編集し保存します本書ではポイントのみを説明してありますまいと ~ く VoiceFAX Center の詳しい使用法は別途まいと ~ く VoiceFAX Center の CD-ROM に収録されている PDF マニュアルをご覧下さい (4) まいと ~ く VoiceFAX Center のログビューア内の回線設定で使用する回線に完成したガイダンスを割り当てます (5) まいと ~ く VoiceFAX Center の通信カードに電話線を接続し電話を架け正常に動作する事を確認します 4

5 FAX 受信サーバ ( 振り分けメール転送 ) サンプルガイダンスの説明ここからは本サンプルガイダンスの全体の流れやポイントになるアクションを図解で説明しますガイダンスエディタでフローを見ながら実際に確認してみて下さい 5

6 サンプルガイダンスの説明 1. ガイダンスの処理フロー < 処理フロー図 > 着信 FAX 番号分岐 : 顧客 A : 顧客 B FAX 番号未登録顧客 FAX 受信 2 受信成功受信失敗添付メール送信終了 3 終了 1 2 の番号は本書の 3. ガイダンスの詳細詳細で使われている番号ガイダンスファイル内のアクションアクションに付けられているけられている番号番号と関連しています処理フローのどの部分ガイダンス内のどのアクションを説明しているかはこの番号で確認することができます 6

7 サンプルガイダンスの説明 2. ガイダンスの完成イメージこのサンプルガイダンスでは FAX 番号 ( 発信者番号 ) 毎に FAX を受信しその受信した FAX を添付して設定した担当者のメールアドレスに配信を行っています [ サンプルガイダンス (FAX 受信サーバ発信者番号 ).gfs ] FAX を受信します FAX 受信に成功するとメールを送信します FAX 受信に失敗するとそのまま終了します基本的な構造は顧客 A のケースと同じです顧客 A のケースをコピーして判定値を設定し直します 7

8 サンプルガイダンスの説明 3. ガイダンスの詳細 1 FAX 番号の分岐設定 (1) FAX 番号 ( 発信者番号 ) で分岐する設定を行いますこれが振り分け条件になります < ロッカー値分岐 > FAX 番号 ( 発信者番号 ) を元に分岐するよう設定します < ポイント!> ガイダンスに着信すると発信者番号ロッカーに電話発信元の発信者番号が自動的に格納されます 10 桁 11 桁の数字でハイフンスペースなどは入りません発信元から発信者番号が通知されない場合や発信者番号通知サービスが提供されていない場合は発信者番号ロッカーにその他という文字列が格納されます 8

9 サンプルガイダンスの説明 3. ガイダンスの詳細 1 FAX 番号の分岐設定 (2) 受信した FAX を振り分ける FAX 番号を設定します < ロッカー値判定 > FAX 番号がだった場合こちらに進むよう設定します < ポイント!> ロッカー値分岐アクションの判定の結果がロッカー値判定アクション ( およびロッカー値範囲判定アクション ) の条件と一致しない場合はロッカー値該当なしアクションに分岐します発信者番号の無い場合も漏れることはありません 9

10 サンプルガイダンスの説明 3. ガイダンスの詳細 2 FAX 受信の設定 FAX を受信させそのファイル名をメール添付などに利用できるよう設定を行います受信した FAX 画像は他のアクションで活用できるようファイル名をロッカーに格納するよう設定します < FAX 受信 > 受信 FAX のファイル名を何というロッカーに格納するか任意の名前を設定します本サンプルでは受信失敗の場合は特に処理を行っていません 10

添付ファイルについては次ページ ) < メール送信 2 ページ > < メール送信 4 ページ > 送信先のメールアドレスを設定しますメール表題本文を設定します < ポイント!

11 サンプルガイダンスの説明 3. ガイダンスの詳細 3 メール送信の設定 (1) メール送信アクションの設定ではメールに関する一通りの設定を行います 2 ページ目では送信先のアドレスを 4 ページ目には表題や本文を設定します ( 添付ファイルについては次ページ ) < メール送信 2 ページ > < メール送信 4 ページ > 送信先のメールアドレスを設定しますメール表題本文を設定します < ポイント!> ロッカー名を % 記号で括って記述することでその時のロッカーの値を利用することができます例えば本文に下記の様に記述し相手先の FAX 番号がだった場合 ( 設定内容 ) お客様 FAX 番号 : % 発信者番号 % ( 実際のメール ) お客様 FAX 番号 : という内容でメールが送信されますメールサーバ差出人メールアドレス送信先メールアドレス等は実際に使用するものに設定し直してください 11

12 サンプルガイダンスの説明 3. ガイダンスの詳細 3 メール送信の設定 (2) メール送信アクションでは添付ファイルにこのロッカーを指定する事が出来ますここでは 2 FAX 受信で設定したロッカーを設定し 2 FAX 受信で受信したFAXを添付しています < メール送信 5 ページ > 受信 FAX ファイル名のロッカーを指定します 12

13 サンプルガイダンスの説明 3. ガイダンスの詳細顧客 B を作成顧客 A をコピーし顧客 B の処理を作成します顧客 A を選択しコピーします FAX 番号分岐を選択し貼り付けします貼り付けられたアクションを顧客 B に応じた内容に編集します < ポイント!> 同様の手順で未登録顧客の場合の処理を追加しますまずロッカー値該当なしアクションを追加し 2FAX 受信以下をコピー & ペーストで作成できますこうしておけば予め設定していない発信者番号からの FAX 漏れなくも担当者に転送できる様になります 13

14 FAX 受信サーバ ( 振り分けメール転送 ) サンプルガイダンスのアレンジここでは本サンプルガイダンスのアレンジ例について説明しますこうした例を参考に実際の業務に照らし合わせより効果的なシステムを構築してみて下さい 14

15 サンプルガイダンスのアレンジアレンジする ~ ダイヤルイン番号で振り分け FAX 番号で振り分ける以外にダイヤルイン番号を用い少ない回線数でも業務セクション毎での振り分けを実現する事ができます 1 FAX 番号分岐でダイヤルイン番号を条件に分岐するよう設定します < ロッカー値分岐 > < ロッカー値判定 > 分岐の条件をダイヤルイン番号に設定します判定値を設定しますダイヤルイン番号で分岐 15

番号分岐を通信ポート番号 ( 回線 ) を条件に分岐するよう設定します < ロッカー値分岐 > <

16 サンプルガイダンスのアレンジアレンジする ~ 回線毎で振り分け FAX 番号で振り分ける以外に FAX 回線毎での振り分けを実現する事が出来ます担当業務毎に電話回線が分かれている場合に有効です 1 FAX 番号分岐を通信ポート番号 ( 回線 ) を条件に分岐するよう設定します < ロッカー値分岐 > < ロッカー値判定 > 分岐の条件を通信ポート番号 ( 回線 ) に設定します判定値を設定します通信ポート番号 ( 回線 ) で分岐 16

17 サンプルガイダンスのアレンジアレンジする ~ メール表題を分ける業務別で FAX 回線やダイヤルイン番号を分けていればメールの表題でどの業務についての FAX なのかが分かります業務に優先順位を付けて対応する過去のメールを整理するのにも便利です通信ポート番号 ( 回線 ) で分岐 1 同じ送信先メールアドレスで別々の表題を設定します 2 < メール送信 >

18 FAX 受信サーバ ( 振り分けメール転送 ) サンプルガイダンスソフトウェア使用許諾契約本契約書は以下の契約書に記載されている対象製品の使用に関しお客様と株式会社インターコムとの間に締結される契約です < 使用許諾ソフトウェア製品 > 製品名 : サンプルガイダンス FAX 受信サーバ ( 振り分けメール転送 ) 使用許諾数 : 1サーバー < サンプルソフトウェア契約書 > お客様 ( 以下乙という ) は本契約書に同意することによって下記に記載した株式会社インターコム ( 以下甲という ) の使用許諾ソフトウェア製品 ( 以下本製品という ) をインストール使用することができます本契約書に同意されない場合は本製品のインストール使用することができません第 1 条本サンプルソフトウェアはガイダンスファイルプログラムおよび説明書より構成される著作物に該当します本契約書に記載されている使用方法や目的以外で使用しないものとします第 2 条乙はまいと ~ く VoiceFAX Center を既にインストールしてあるパソコンへ本製品をインストールして使用することができます第 3 条本製品はまいと ~ く VoiceFAX Center を使用したシステム開発に限り使用を許諾するものです第 4 条本製品に含まれるガイダンスの参照変更修正は自由に行えます第 5 条本製品は著作権その他知的財産権に関する法律および国際著作権条約によって保護されています本製品に関するタイトルその他すべての知的財産権は甲に帰属します第 6 条本製品はまいと ~ く VoiceFAX Center 専用のサンプルソフトウェアであり乙の特定の作業プログラムに適合することを保証するものではありません第 7 条本製品 ( 本製品を変更修正したものを含む ) の使用により乙または第三者が被った直接的間接的な一切の損害に対して甲はいかなる責任も負わないものとします第 8 条乙が本契約のいずれかの条項に違反した場合甲は本契約を解約し乙の本製品の使用を中止させるとともに乙に対し損害賠償を請求できるものとします以上 18

5-2. 顧客情報をエクスポートする顧客管理へのアクセス手順メールディーラーで管理する顧客情報に関する設定を行います 1. 画面右上の管理設定をクリックする 2. 管理設定をクリックする 3. ( タブ ) 顧客管理をクリックする 2

5-2. 顧客情報をエクスポートする顧客管理へのアクセス手順メールディーラーで管理する顧客情報に関する設定を行います 1. 画面右上の管理設定をクリックする 2. 管理設定をクリックする 3. ( タブ ) 顧客管理をクリックする 2 目次顧客管理 Ver.12.3 1. 顧客管理へのアクセス手順... 2 2. 顧客管理に関する設定をする... 3 3. 顧客情報を管理する基本項目を作成する... 4 項目を作成する... 4 選択肢形式の項目を作成する... 5 3-1. 顧客検索の設定をする...6 検索項目を設定する... 6 検索結果の件数表示の設定をする... 6 検索条件の設定をする... 7 3-2. 顧客一覧画面の設定をする...7

(Microsoft PowerPoint - \203T\203\223\203v\203\213\203K\203C\203_\203\223\203X\(FAX\216\363\220M\203T\201[\203o \) .ppt)