“権”マニュアル～Ver17.02変更点説明書

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1 権 ver 変更点説明書 ( レターパック追跡機能 LEGAL コンシェル装備 ) 法律とコンピューター株式会社リーガル

2 - 目次 - I. レターパック追跡機能 <1> 典型シナリオによる利用方法 (1) 登録方法 (2) 宛名印刷 (3) 追跡確認 <2> 登録方法の詳細 (1) 各種登録方法 <3> 登録以外の各種機能 (1) [ 編集 ] (2) [ 削除 ] (3) [ 宛名印刷 ] (4) [ 届済 ] (5) [CSV 出力 ] (6) [ 更新 ] (7) [ 他の機能 ] (8) [ 追跡確認 ] <4> 案件カルテの機能拡張 (1) 必要書類 の機能拡張 (2) 引渡し情報 の機能拡張 <5> レターパック一覧画面 (1) 2 つの一覧画面 (2) 案件レターパック一覧の機能 (3) 全レターパック一覧の固有機能 II. LEGAL コンシェル <1> LEGAL コンシェルの表示 <2> LEGAL コンシェルの利用 (1) LEGAL コンシェルの検索 (2) よくあるお問合せから調べる (FAQ の確認 ) (3) マニュアルから調べる ( 電子マニュアルの確認 ) (4) もっと 権 を使いこなす ( 活用ガイドの確認 ) III. 案件カルテの機能拡張 <1> 案件カルテに登録している物件の情報を元にした登記情報取得 <2> 必要書類の案内書や引渡しの受領書のカスタマイズ (1) 書式のカスタマイズ登録 ( 雛型登録 ) (2) 書式の利用 ( 雛型の利用 ) <3> ノートの印刷 (1) 案件内のノート (2) 全体のノート <4> 案件の複数一括コピー <5> 案件一覧の簡易検索の改良 ( 複数文字列の検索 )

3 IV. その他の変更 <1> 商業登記 (1) 書式追加 <2> 会計管理 (1) 事務所メモ欄の追加 <3> その他 (1) 会社名簿のリンクフォルダ機能装備 (2) その他

4 権 (Ver17.02) 変更点説明書 I. レターパック追跡機能 ( 対象システム : 全システム ) 案件を受託してから終了するまでに 事務所とお客様との間 事務所と法務局との間で 書類を送付したり 返送してもらうこと等は日常的な業務と言えます 間違いなく書類を送付し 書類を返送してもらうことは 案件を管理する上で重要な作業となるため 今回案件カルテの中で送付情報の管理ができる機能を設けました 特に 多くの司法書士の方々が利用しているレターパックをはじめ いくつかの送付方法 ( 一般書留 簡易書留等 ) に関しては 日本郵便の追跡サービスシステムと連携して配達状況の確認まで行うことができます まずは 法務局に書類を送付し返送してもらうという典型シナリオを題材にして 送付情報の管理方法を説明し その後 詳細な機能説明をしていくことにします <1> 典型シナリオによる利用方法司法書士事務所において 最も利用頻度が高いと思われる 事務所 法務局間 のレターパックの登録 ( セット登録 ) 管理方法を説明します 送信用 は事務所から法務局への登記申請書類の送付 返信用 は法務局から事務所への原本還付書類の送付です (1) 登録方法 1 案件カルテ内の左側一番下に追加された [ レターパック ] をクリックします 1

5 2 案件レターパック一覧画面が開きますので [ 送付登録 ] をクリックします 3 送付登録画面が開きますので [ 法務局セットを登録 ] をクリックします ( 送信用または返信用だけを登録する場合は [ 登録 ] 等をクリックします ) 4 送信用 ( 法務局宛 ) と返信用 ( 事務所宛 ) の 2 つの登録行が表示されますので 品名 欄をクリックして入力します 送信用の宛名は 登記申請タブにある事件の事件詳細情報から 管轄法務局 ( 事件がない場合は 基本情報タブの 管轄法務局 ) を取得します 返信用の宛名は 申請代理人 ( 司法書士 ) のデータを取得します セット登録した場合 返信用の 用途 は [ ] と表示されます 2

6 5 問い合わせ番号 を入力します 直接手入力することもできますが バーコードを読み込むと簡単に入力することができます 次の方法で行ってください バーコードを読み込む送付情報を選択し [ バーコード読込 ] をクリックします 注意 利用できるバーコードリーダーは登記識別情報の QR コード読込用と同一のものです 詳しくは 権 ユーザーズマニュアル基本編 / 不動産登記編 p.573 をご覧ください 6 次の画面が開き レターパックのバーコード読み込みができる状態になりますので バーコードリーダーを用いて 送信用レターパックの 問い合わせ番号 ( バーコード ) を読み込んでください ここを読み込み ( どちらでも可 ) 7 一覧上で選択されている送付情報 ( 送信用の送付情報 ) に対して 問い合わせ番号 がセットされます 次の行 ( 返信用の送付情報 ) を自動で選択して 再度バーコード読み込みができる状態になりますので 続けて返信用レターパックの 問い合わせ番号 ( バーコード ) を読み込んでください 5 で選択した行に 問い合わせ番号 をセット 次の行を自動選択して 続けて読み込み 3

7 8 一番下の行までバーコード読み込みを行うと 処理を終了します それぞれ 問い合わせ番号 がセットされていますので よろしければ [ 登録 ] をクリックしてください 9 案件レターパック一覧に送信用と返信用の 2 つの送付情報が登録されます 問い合わせ番号 の入力欄は 送付方法がレターパックとそれ以外で入力欄の形が変わります ( レターパックの場合 ) ( それ以外の場合 ) ハイフンを除いて入力 4

8 (2) 宛名印刷送付情報を元にタックシールの印刷を行います 1 案件カルテ内のレターパック一覧を開き [ 宛名印刷 ] をクリックします 2 次の画面が表示されます 左側に 一覧に登録されている全ての送付情報の宛名が候補として表示されますので 印刷したい宛先を選択して [ 追加 ] をクリックしてください 右側に 宛先が追加されますので [ 作成 ] をクリックしてください をクリックすると 印刷枚数の指定ができます ここでは 2 枚 に指定してみます 3 タックシール印刷画面が開きますので [ 印刷 ] をクリックして印刷してください 5

9 (3) 追跡確認レターパックを投函した後 そのレターパックが今どこにあるのかを確認します 1 案件カルテ内のレターパック一覧画面を開き [ 追跡確認 ] をクリックします 注意 日本郵便の追跡サービスの仕様が変更された場合には 本機能の改修までの間 一時的にご利用いただけなくなる可能性があります ご了承ください [ 追跡確認 ] ボタンから追跡確認する場合には 案件レターパック一覧に登録されている追跡可能な送付情報の全てが確認対象となります 特定の送付情報だけ追跡確認をする場合には 確認する送付情報を選択し [ 他の機能 ] [ 選択確認 ] ボタンから行ってください 2 郵便追跡サービスを利用して 追跡確認を行います 6

10 32 の画面が消えると 追跡確認した結果が表示されます 下記画面では 送信用のレターパックが 相手に届いた状態 ( 届済 ) になっています ( 現在のステータスが赤字 強調文字で表示され ハイパーリンクになっています ) 現在のステータスのハイパーリンク ( 今回は [ 届済 ]) をクリックすると 郵便追跡サービス画面が表示されます 配達状況について 配達状況のステータスは 引受 届済 保管 その他 の 4 つです 現在の状況を赤 他をグレーで表示し 配達状況がない場合はすべてグレーとなります 赤で表示された配達状況は ハイパーリンクが張られていますので リンクをクリックすると 問い合わせ番号 から 追跡サービスのホームページが直接表示されます これにより より詳細な配達状況が確認できます ( ただし 古い情報は追跡サービスのサーバから削除されるため 追跡サービスのページを開くと お問合せ番号が見つかりません と表示されます ) 7

11 配達状況のステータスによって 一覧上の表示色が変わります 配達状況のステータス 一覧上の表示色 引受 黄色 届済 青色 保管 緑色 その他 赤色 なし 白色 配達状況のステータス一覧 権の管理する 郵便局のステータス 備考 ステータス ( 配達状況ページの状態 ) 引受 引受 郵便物を受け付け ( 荷物を業者に 通過 中継局を通過 預けた状態 ) 通過 ( 車又は船輸送に変更 ) 航空便利用地域だが航空輸送できないと判断された内容品 発送 統括局から発送 ( 一般書留 ) 到着 配達局に到着 持ち出し中 到着後に配達員が荷物の持ち出し登録をしている状態 配達希望受付 電話 インターネットなどで配達希望日が登録された場合 転送 転居届による別の場所に配達される場合 ( 配達員の登録 ) 調査中 配達担当者から調査担当者に渡され調査が行われている場合 最寄局 最寄店送付 小規模の窓口郵便局への送達登録された場合 届済 お届け先にお届け済み お届け済みの場合 ( 相手に荷物が 私書箱保管 窓口局での私書箱保管登録をされた場合 届いた状態 ) 窓口でお渡し 窓口局での受け取りを希望された場合 保管 ( 最寄りの集配 お届け先休日等のため保管 配達先が休み等により翌営業日の配達にされた場合 所で保管されて ご不在のため持ち戻り 配達時に不在だった場合 る状態 ) その他 差出人に返送 差出人に返送される場合 返送できません 返送先がない場合など 上記以外の全ステータス 郵便局のステータスは 公式仕様が不明なため 上記以外のステータスが存在する可能性 があります 8

12 <2> 登録方法の詳細 (1) 各種登録方法 送付情報を登録する際に 下記のメニューを用意しています [ 登録 ] [ 登録 ] にカーソルを合わせると 下記の 4 つの登録方法が表示されます いずれも送付情報 ( 送信用又は返信用 ) を単独で作成します イ エ ア ウ ア.[ 新規登録 ] a.[ 新規登録 ] ボタンをクリックすると 送付情報が追加されます b. 宛名や品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください c. 一覧上に送付情報が追加されます 9

13 イ.[ 関与者から登録 ] a.[ 関与者から登録 ] ボタンをクリックすると 案件関与者を選択するツールが表示されます b. 該当の関与者を選択 ( 複数選択可 ) して [ 選択 ] をクリックすると その情報をもとに送付情報が追加されます c. 品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください d. 一覧上に送付情報が追加されます 10

14 ウ.[ 名簿から登録 ] a.[ 名簿から登録 ] ボタンをクリックすると 名簿の種類選択画面が表示されますので 名簿の種類を選択してください b.[ 名簿一覧ダイアログ ] が表示されますので 該当の名簿を [ 選択 ] してください c. 選択された名簿の情報 ( 宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号 ) から送付情報が追加されます d. 品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください e. 一覧上に送付情報が追加されます 11

15 エ.[ 役所から登録 ] a.[ 役所から登録 ] ボタンをクリックすると 役所選択ツールが表示されます b. 該当の役所を選択 ( 複数選択可 ) して [ 選択 ] をクリックしてください c. 選択された役所情報 ( 宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号 ) から送付情報が追加されます d. 品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください e. 一覧上に送付情報が追加されます 12

16 2[ 法務局セットを登録 ] a.[ 法務局セットを登録 ] ボタンをクリックすると 法務局への送信用と法務局からの返信用の 2 つの送付情報が同時に作成されます b. 法務局の情報は 案件内の登記申請タブにある全事件の事件詳細情報から 管轄法務局 を取得します ( 事件がない場合には 案件内の基本情報タブの 管轄法務局 を取得します ) c. 送信用 の送付情報は 取得した法務局名を元に法務局名簿から情報 ( 宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号 ) を引き当てて作成します d. 返信用 の送付情報は 案件内の登記申請タブの 申請代理人 ( 司法書士 ) ( ない場合は 申請代理人 ( 調査士 ) ) から情報 ( 宛先住所 宛名 ( 事務所名 ) 郵便番号 電話番号 ) を引き当てて作成します 引き当てできない場合 ( 司法書士も調査士も未設定の場合 ) は 所員設定の資格者初期反映設定 ( 申請代理人 ( 司法書士 ) 申請代理人 ( 調査士 ) の順 ) それもない場合はログインユーザーの情報を利用します e. 品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください f. 一覧上に送付情報が追加されます 複数の管轄法務局がある場合は 複数の送付情報のセット ( 送信用と返信用 ) を一括で作成します ( 管轄法務局が 2 つあれば 4 つの送付情報を作成します ) 13

17 3[ 役所セットを登録 ] a.[ 役所セットを登録 ] ボタンをクリックすると 役所選択ツールが表示されますので 該当の役所を選択し [ 選択 ] をクリックしてください b. 選択された役所情報から 役所への送信用と役所からの返信用の 2 つの送付情報が同時に追加されます c. 送信用 の送付情報は 選択された役所情報 ( 宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号 ) を元に作成します d. 返信用 の送付情報は 申請代理人 ( 司法書士 ) ( ない場合は 申請代理人 ( 調査士 ) ) から情報 ( 宛先住所 宛名 ( 事務所名 ) 郵便番号 電話番号 ) を引き当てて作成します 引き当てできない場合 ( 司法書士も調査士も未設定の場合 ) は 所員設定の資格者初期反映設定 ( 申請代理人 ( 司法書士 ) 申請代理人 ( 調査士 ) の順 ) それもない場合はログインユーザーの情報を利用します e. 品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください f. 一覧上に送付情報が追加されます 14

18 4[ 雛型から登録 ] よく使う送付先は雛型として送付先情報等をあらかじめ登録しておき それを利用して送付情報を登録することができます [ 雛型から登録 ] にカーソルを移すと 下記の 2 つの登録方法が表示されます ア イ 雛型の設定方法については 後述 p.26 をご覧ください ア.[ 送信用を登録 ] a.[ 送信用を登録 ] ボタンをクリックすると あらかじめ登録した雛型選択画面が表示されます b. 該当の雛型を選択し [ 選択 ] をクリックしてください c. 選択された雛型をもとに 送信用 の送付情報が追加されます d. 品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください e. 一覧上に送付情報が追加されます 15

19 イ.[ 返信セットを登録 ] a.[ 返信セットを登録 ] ボタンをクリックすると あらかじめ登録した雛型選択画面 ( 前記アと同様 ) が表示されます b. 該当の雛型を選択し [ 選択 ] をクリックしてください c. 選択された雛型をもとに 送信用 と 返信用 ( 事務所宛 ) の 2 つの送付情報が同時に追加されます d. 品名 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください e. 一覧上に送付情報が追加されます 16

20 5[ バーコードから登録 ] a.[ バーコードから登録 ] ボタンをクリックすると バーコード読込画面が表示されます b. 読込画面が表示されると バーコード読み込みができる状態になりますので バーコードリーダーを用いて 問い合わせ番号 を読み込んでください c. 問い合わせ番号 が読み込まれると 送付情報が追加されます d. 宛先や品名等を入力し [ 登録 ] してください e. 一覧上に送付情報が追加されます ここを読み込み ( どちらでも可 ) 注意 送付情報が一行追加されると 連続して登録ができるように再度バーコード読込画面が表示されます バーコード読込画面で [ キャンセル ] が押されると 読み込みは終了します 読み込んだバーコードが すでに 権 の中で登録されている場合は 読み込んだバーコードは登録済みです とのメッセージが表示され バーコード読込画面が再表示されます 17

21 6[ コピー ] a. 送付情報を選択し [ コピー ] をクリックすると 選択した行の送付情報をコピーして リストの最後に追加します ( 問い合わせ番号は空欄です ) b. 問い合わせ番号等を入力し [ 登録 ] してください c. 一覧上に送付情報が追加されます セット情報を選択した場合は セットでコピーします 7[ 削除 ] a. 送付情報を選択し [ 削除 ] をクリックすると 次のメッセージが表示されます b.[ok] をクリックすると 選択した行の送付情報が削除されます セット情報の親 ( 送信用 ) を選択した場合は 子 ( 返信用 ) もセットで削除します セット情報の子 ( 返信用 ) を選択した場合は 親 ( 送信用 ) は削除されません 18

22 8[ バーコード読込 ] a. 送付情報を選択し [ バーコード読込 ] をクリックすると バーコード読込画面が表示されます b. 読込画面が表示されると バーコード読み込みができる状態になりますので バーコードリーダーを用いて 問い合わせ番号 を読み込んでください c. 問い合わせ番号 が読み込まれます ここを読み込み ( どちらでも可 ) 一覧上に送付情報が複数ある場合には 最初の読込完了後 その次の行 ( 送付情報 ) を自動で選択し 再度 バーコード読込 画面が開きます 19

23 <3> 登録以外の各種機能 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) ( 仕掛中 / 完了 / 全て のタブ (p.32 参照 ) によって異なります ここでは 全て タブを元に説明します ) (1)[ 編集 ] [ 編集 ] をクリックすると 一覧上で選択した送付情報の編集を行うことができます この画面は 送信用 の送付情報の編集画面です [ 案件関与者を参照 ] 関与者選択ツールから関与者の宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号を取得して データをセットします この機能は関連案件がある場合にのみ利用できます 関連案件がない場合は 本機能は利用できません 関連案件を指定してからご利用ください とのメッセージが表示されます 関与者が自然人の場合は敬称に 様 法人 団体等の場合は 御中 をセットします 2[ 名簿を参照 ] 名簿から宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号を取得して データをセットします 選択した名簿が自然人の場合は敬称に 様 法人 団体等の場合は 御中 をセットします 20

24 3[ 役所を参照 ] 役所選択ツールから宛先住所 郵便番号 電話番号を取得してデータをセットします 敬称には 御中 をセットします 4[ 宛名印刷 ] 宛名のタックシール印刷を行います 5[ 送信用 / 返信用 ] 送信用 / 返信用の切替は 親子関係がない場合のみ可能です 6[ 関連情報 / 送信情報 ( 返信情報 )] 関連情報の返信情報は送信用の編集画面から 送信情報は返信用の編集画面から削除 追加することができます 7[ 関連情報 / 関連案件 ] 関連案件を設定 解除することができます ただし 引渡情報または必要書類に関連がある場合は変更できません 8[ 登録 ] 編集が終了しましたら [ 登録 ] をクリックします すでに 問い合わせ番号 が利用されている場合には 入力された問い合わせ番号はすでに使用されています とのメッセージが表示され 編集画面を閉じることはできません 9[ 代理人名簿を参照 ]( 返信用の送付情報の編集画面の場合 ) 代理人名簿から宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号を取得して データをセットします (2)[ 削除 ] [ 削除 ] をクリックすると 次のメッセージが表示されますので [OK] をクリックしてください 選択した送付情報が削除されます セット情報の親 ( 送信用 ) を選択した場合は 子 ( 返信用 ) もセットで削除します ( セット情報の子 ( 返信用 ) を選択した場合は 親 ( 送信用 ) は削除されません ) 21

25 (3)[ 宛名印刷 ] 送付情報を元にタックシールの印刷を行います 前述 p.5 をご覧ください (4)[ 届済 ] [ 届済 ] にカーソルを合わせると 届済にする 届済をクリア の 2 つが表示されます 普通郵便など自動で追跡できない送付物の状態管理に利用します 1 2 1[ 届済にする ] [ 届済にする ] をクリックすると 次の画面が開きますので 届済日 を確認して [ 登録 ] をクリックします 一覧で選択された送付情報を届済みに設定します 2[ 届済をクリア ] [ 届済をクリア ] をクリックすると 次の画面が開きますので [OK] をクリックします 一覧で選択された送付情報の 届済日 配達状況 配達状況の更新日 をクリアします (5)[CSV 出力 ] 画面に表示されている一覧を CSV ファイルで出力します (6)[ 更新 ] 画面に表示されている一覧の情報を更新します 22

26 (7)[ 他の機能 ] [ 他の機能 ] にカーソルを合わせると 下記の機能が表示されます [ 完了済にする ] [ 完了済にする ] をクリックすると 次の画面が表示されますので [OK] をクリックします 一覧で選択した送付情報が仕掛中タブから完了タブに移動します 2[ 仕掛中にする ] [ 仕掛中にする ] をクリックすると 次の画面が表示されますので [OK] をクリックします 一覧で選択した送付情報が完了タブから仕掛中タブに移動します 3[ 選択確認 ] 一覧で選択された送付情報について 郵便追跡サービスを使って配達状況を確認します 確認が完了した時点で 現在の配達状況が表示されます 現在のステータスは 〇〇 です の〇〇の部分には 現在の配達状況が表示されます 23

27 4[ 送付方法設定 ] 新たに送付方法を追加したり 変更することができます ( この設定は全端末共通となります ) 初期登録されている送付方法は 郵便追跡サービス で追跡可能な全て ( レターパックプラス レターパックライト 一般書留 現金書留 簡易書留 特定記録郵便 レタックス 配達時間帯指定郵便 新特急郵便 ゆうパック ゆうパケット クリックポスト EMS 国際小包 国際書留 保険付 ) と 普通郵便 になります 宅急便など新たな送付方法を登録する場合は [ 追加 ] をクリックして登録してください 注意 現状利用できる追跡サービスは 郵便追跡サービス のみとなります 案件内等で新たに送付情報を登録する際には リストの先頭にある送付方法が初期選択されます ( 初期値は レターパックプラス になります ) レターパックライトなど別の送付方法を初期値にしたい場合は 送付方法を選択し をクリックして並び替えてください 24

28 5[ 自動完了設定 ] 初期状態では 届済 になった後 5 日経過すると自動的に完了となり 仕掛中の一覧から除外 ( 仕掛中 タブから 完了 タブに移動 ) されます この設定を変更するには [ 自動完了設定 ] をクリックし 日付を変更してください ( この設定は全端末共通となります ) デフォルトは 自動完了を使用する にチェックが入り 経過日数は 5 日となります 6[ 返信用宛名設定 ] 返信用のタックシールの宛名の後ろに 送付担当者を追加する しない を指定することができます ( この設定は全端末共通となります ) チェックがある場合の宛名は 事務所名の後に全角スペース + 送付担当者となります 25

29 7[ 雛型設定 ] 事務所様でよく使う送付先を雛型として登録しておき 実際の送付情報を登録する際に 利用することができます a.[ 登録 ]( または [ 名簿から登録 ][ 役所から登録 ]) をクリックして よく利用する送付先を入力してください b. よろしければ右下の [ 登録 ] をクリックしてください 8[ 表示設定 ] 案件レターパック一覧で表示する項目を設定することができます 表示させたい項目を選択し [ 追加 ] をクリックして現在の表示項目欄に移動させて [ 決定 ] してください 設定が完了します 用途 については 削除ができないため 表示設定画面には表示されません 26

30 (8)[ 追跡確認 ] [ 追跡確認 ] をクリックすると 案件レターパック一覧に登録され 問い合わせ番号 等必要な情報が入力されている全ての送付情報について 郵便追跡サービスを使って配達状況を確認します 案件レターパック一覧の画面から追跡確認を行った場合は その案件内の送付情報についての確認を行います 全レターパック一覧の画面から追跡確認を行った場合は 全ての送付情報についての確認を行います なお 全ての送付情報の届済日をチェックして 5 日以上経過している場合は 完了タブに移動します (p.25 の自動完了設定が初期値の場合 ) 注意 日本郵便の追跡サービスの仕様が変更された場合には 本機能の改修までの間 一時的にご利用いただけなくなる可能性があります ご了承ください 27

31 <4> 案件カルテの機能拡張 (1) 必要書類 の機能拡張案件カルテで必要書類を登録して案内書を作成する際 返信用の送付情報も登録できるようにしました 1 案件カルテ内の 必要書類 の書類追加画面を開き [ 返信用宛先登録 ] をクリックします 2 送付情報 ( 返信用 ) の編集画面が開きますので 適宜データを入力 ( 編集 ) して [ 登録 ] してください 28

32 3 案件レターパック一覧に送付情報が登録されます 注意 返信用の送付情報を初めて作成する場合 ( 関連する返信用送付情報がない ) 初期値として 用途 を返信用にして 申請代理人 ( 司法書士 ) ( ない場合は 申請代理人 ( 調査士 ) ) から情報 ( 宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号 ) を引き当ててセットします 引き当てできない場合 ( 司法書士も調査士も未設定の場合 ) は 所員設定の資格者初期反映設定 ( 申請代理人 ( 司法書士 ) 申請代理人 ( 調査士 ) の順 ) それもない場合はログインユーザーの情報を利用します 利用日 には案内日 送付担当者 には現在ログインしているユーザーをセットします 送付方法には初期値 ( 送付方法設定の先頭にある送付方法 ) をセットします チェックされている全必要書類名を で区切り 結合した文字列を 品名 の箇所にセットします ただし 必要書類が 5 つ以上の場合は 4 つまでを結合して最後に など を付けます 関連した送付情報がすでにある場合に必要書類情報自体を削除すると 関連した送付情報も削除されます (2) 引渡し情報 の機能拡張案件カルテ内で引渡し書類を登録して受領書を作成する際 レターパック等の送付情報も一緒に登録できるようになりました 1 案件カルテ内の 引渡し の書類追加画面を開き [ 引渡方法の選択 ] [ レターパックプラス ] をクリックします ( レターパックプラス以外のアイコン付きの郵送による引渡方法を選択した場合も同様です ) アイコンにマウスを合わせると 案件レターパック一覧に表示されます の文言が表示されます 29

33 2 アイコン付きの引渡し方法を選択すると メモ欄に代わって 宛先登録 ボタンが表示されますので そのボタンをクリックしてください 3 送付情報の編集画面が開きますので 適宜データを入力 ( 編集 ) して [ 登録 ] してください 4 案件レターパック一覧に送付情報が登録されます 注意 送信用の送付情報を初めて作成する場合 ( 関連する送信用送付情報がない ) 引渡先から案件の関与者を引き当て 宛先住所 宛名 郵便番号 電話番号を初期値としてセットします 送付日 には今日 送付担当者 には現在ログインしているユーザーをセットします 送付方法には初期値 ( 送付方法設定の先頭にある送付方法 ) をセットします チェックされている全引渡書類名を で区切り 結合した文字列を 品名 としてセットします ただし 引渡書類が 5 つ以上の場合は 4 つまでを結合して最後に など を付けます 関連した送付情報がすでにある場合 アイコンなしの引渡方法に変更して 登録 すると 関連した送付情報は削除されます ( 登録 するまで送付情報は削除されません ) 関連した送付情報がすでにある場合に引渡情報自体を削除すると 関連した送付情報も削除されます 30

34 <5> レターパック一覧画面 (1)2 つの一覧画面レターパック等の送付情報を登録 管理する画面は 案件カルテ内の 案件レターパック一覧 と 権 の画面上部の [ レターパック ] ボタンをクリックして表示される 全レターパック一覧 の 2 か所あります 案件レターパック一覧 は その案件に関連した送付情報のみが表示されます 案件レターパック一覧 全レターパック一覧 は 権 に登録されている全送付情報が表示されます 全レターパック一覧 31

35 権 の上部ボタンに [ レターパック ] ボタンがない場合は メインメニュー [ 環境設定 ]-[ カスタムボタン編集 ] から システム定義ボタンの [ 工場出荷 ] をクリックして一旦初期状態に戻してください (2) 案件レターパック一覧の機能 レターパック一覧のタブによる表示切替 用途に応じて 仕掛中 完了 全て の 3 つのタブに切り替えることができます ア. 仕掛中 配達状況が 届済 以外の送付情報を確認する画面です ただし 追跡確認を行って 届済 となったものでも 5 日以上経過していない場合は 仕掛中 タブに表示されます ( 自動完了設定が初期状態の場合 ) 親子関係にある送付情報は必ずペアで表示され 親 ( 送信用 ) と子 ( 返信用 ) のどちらかが条件を満たす場合は 仕掛中 タブに表示されます 32

36 イ. 完了 5 日以上前に 届済 となった送付情報 ( 自動完了設定が初期状態の場合 ) と ユーザーが 完了済にする とした送付情報を確認する画面です 親子関係にある送付情報は必ずペアで表示されます 親 ( 送信用 ) と子 ( 返信用 ) の両方が条件を満たす場合のみ 完了 タブに表示されます ( 新規登録や追跡確認はこの画面では行うことができません ) ウ. 全て 配達状況に関係なく全てのレターパックを確認する画面です 全ての機能を利用することができます 案件レターパック一覧では 初期表示される画面は 全て タブの画面となります 全レターパック一覧では 前回表示したタブを覚えます 2 簡易検索 ~ 項目別の検索による絞込 項目の初期値は 宛名 になります 検索結果は 登録順にソートして新しいものから 1000 件まで表示されます 1000 件を超える場合には 〇〇件ヒットしました 最大表示件数は 1000 件までとなります とのメッセージが表示され 1000 件分を表示します 3 配達状況に応じた絞込 未追跡 引受 届済 保管 その他 の 5 つのチェックボックスを設けていますので チェックされている項目での絞込みを行なうことができます 4 一覧の表示項目設定 一覧の幅設定 一覧表示のソート フィルター ア. 一覧表示項目の設定 [ 他の機能 ] [ 表示設定 ] から設定することができます イ. 一覧の幅設定項目名と項目名の間にカーソルを移動させ ドラッグしながら 表示幅を変更することができます 変更した幅は 画面を切り替えても記憶されます 33

37 ウ. 一覧表示のソートソートの初期値は 送付日 で昇順となります エ. フィルター [ ] をクリックすると 次の画面が表示されますので フィルターを掛けることができます 5 表示件数の表示表示件数の右横の [ 内訳 ] をクリックすると 送付方法別の内訳を確認することができます ( 画像では 普通郵便 が 1 件 レターパックプラス が 4 件です ) 6 親子関係 ( セット登録した場合の 送信用 と 返信用 ) セット登録した場合の返信用の 用途 欄は 返信用との文言に替わり のアイコンで表示されます 親子関係にある送付情報をソートした場合 親 ( 送信用 ) だけがソート対象となります 子 ( 返信用 ) は常に親 ( 送信用 ) の下に表示されます 34

38 (3) 全レターパック一覧の固有機能 送付日による表示期間の絞込送付日による表示期間による絞り込みができます 送付日の期間は 後述 2 の 一覧の日付範囲設定 で設定することができます 表示期間と 未入力を含む は 仕掛中 完了 全て のタブで共通します 未入力を含む にチェックを入れると 送付日がない送付情報が先頭に表示されます 親子関係にある送付情報 ( 送信用と返信用 ) は 必ずペアで表示され 送信用と返信用のどちらかが その表示期間内にあれば どちらかがその表示期間外であっても表示対象となります ( 例えば 送信用が 1 月 27 日 返信用が翌月の 2 月 4 日の場合 表示期間が 1 月と 2 月の両方で表示されます ) 返信用のみ表示 にチェックが入っている場合には 親子関係にある送付情報であっても 返信用の送付日の表示期間内においてのみ表示されます 2 一覧の日付範囲設定全レターパック一覧では 全ての送付情報が一覧表示されるため 送付日による表示期間の絞り込みができますが あらかじめ日付範囲の設定をすることができます [ 全レターパック一覧 ] [ 他の機能 ] [ 一覧の日付範囲設定 ] をクリックすると 次の画面が表示されますので [ ] をクリックして 月 週 日 を選択し 左隣の空欄に数字を入れて [ 決定 ] してください 35

39 3 返信用の送付情報だけの絞込相手先からの返信がどのようになっているかを瞬時に確認できるように 返信用のみ表示 にチェックを入れると 返信用の送付情報だけの絞り込みができます 4 担当者による絞込案件カルテ一覧と同様に 担当者による絞り込みができます 5 案件カルテ番号案件カルテ番号はハイパーリンクで表示され クリックすると該当の案件カルテに移動します 案件カルテ番号によるソートで昇順にした場合 案件カルテ番号が入っていないものが一番上になります 6 案件リンク機能関連案件がない送付情報にはカルテ番号の代わりにリンクアイコン ( ) が表示されます [ ] をクリックすると 下記の案件リンク画面が表示されますので リンクしたい案件カルテを選択し [ 登録 ] をクリックしてください 選択した案件カルテにリンクされます 36

40 II.LEGAL コンシェル ( 対象システム : 全システム ) 権 をご利用のお客様の疑問点の解消と便利なシステム活用方法のご提供を目的として 権 のよくあるお問合せ (FAQ) 権 電子マニュアル 権 お役立ち情報などのコンテンツを総合的にまとめた 権 のお客様専用のサポートページ LEGAL コンシェル をご用意しました LEGAL コンシェルの各コンテンツは 今後も随時更新していく予定です <1>LEGAL コンシェルの表示 LEGAL コンシェルは 権 の上部 [L コンシェル ] ボタンから表示します LEGAL コンシェルの画面がブラウザで表示されますので 各機能をご利用ください ( 従来の [Q&A] ボタンは [L コンシェル ] ボタンに変更になりました ) 注意 LEGAL コンシェルのページは 権 のお客様専用のため ブラウザや外部ショートカット等からは直接表示できないように制限されています 権 内の上記ボタンから表示してください 37

41 注意 動作環境は ブラウザは InternetExplorer または Chrome ブラウザ内で PDF を表示するアプリケーションは Acrobat または AdobeReader をご利用ください それ以外の環境では 一部機能が正常に動作しない可能性があります 権 の上部ボタンに [L コンシェル ] ボタンがない場合は メインメニュー [ 環境設定 ]-[ カスタムボタン編集 ] から システム定義ボタンの [ 工場出荷 ] をクリックして一旦初期状態に戻してください 38

42 <2>LEGAL コンシェルの利用 LEGAL コンシェルのトップページから 利用したいコンテンツを選択してご利用ください (1) (2) (3) (4) (1)LEGAL コンシェルの検索 検索の入力欄に文字列を入力して検索すると LEGAL コンシェル内の各コンテンツ ((2)~(4) に掲載されている各情報 ) から検索を行います 1 検索したい文字列を入力して検索します 39

43 2 検索結果が表示されますので 確認したい情報をクリックすると LEGAL コンシェル内の該当ページまたは PDF ファイルが開きます 内容をご確認ください 注意 検索結果から PDF ファイルを開くと PDF ファイルの 1 ページ目が表示されます お手数ですが PDF ファイル内で再度検索を行う等により 該当の項目をご確認ください ( 次ページ参照 ) 40

44 PDF を表示するアプリケーション (Acrobat のバージョン等 ) や環境によって 画面や機能が異なります ご利用の環境に応じて 検索等を行ってください 以下は AcrobatDC の場合です ( キーボードの [CTRL]+[F] からの簡易検索 ) キーボードの [CTRL]+[F] で表示されます ( ツールバーが表示されている場合 [ ] からの簡易検索 ) ( 左側にナビゲーションパネルが表示されている場合 [ ] からの検索 ) 41

45 (2) よくあるお問合せから調べる (FAQ の確認 ) 権 についてよくあるお問合せ (FAQ) を分かりやすくまとめてあります ( 従来のよくあるお問合せ (FAQ) のページと同じ ) (3) マニュアルから調べる ( 電子マニュアルの確認 ) 権 のマニュアルを電子マニュアル (PDF) でご覧いただけます 権 マニュアル ( 権 導入時等に冊子でお渡ししていた製品マニュアル相当 ) の他 よく利用する機能の流れを簡単に分かりやすく説明した導入マニュアル ( 権 基本操作ガイド ~ はじめての ちから ) 等もご用意しております 42

46 (4) もっと 権 を使いこなす ( 活用ガイドの確認 ) 案件カルテの具体的な活用法やメリットのご紹介をしています 今後は 権 の新機能の利用方法をお知らせしたり提案する場として活用していく予定です 43

47 III. 案件カルテの機能拡張 ( 対象システム :<1> については LEAD ACE を除く全システム その他については全システム ) <1> 案件カルテに登録している物件の情報を元にした登記情報取得 案件カルテにあらかじめ手入力等で登録している物件の情報を元に 登記情報取得を行う機能を装備しました ( 但し Ver15 にて装備した新登記情報読取機能をご利用の場合に限ります ) 案件に登録されている物件から登記情報を取得したい物件を選択し [ 登記情報 ] -[ 物件から登記情報を取得 ] をクリックすると 登記情報読取機能の取得予定一覧が表示されます その際 案件に登録されている物件の情報を元に 登記情報を取得するための請求事項を自動生成して一覧に表示します 内容を適宜編集し 登記情報取得を行ってください [ 新規に登記情報を取得 ] : 登記情報読取機能の取得予定一覧が開きます [ 物件から登記情報を取得 ] : 登記情報読取機能の取得予定一覧が開きます 選択している物件の情報を元に 請求事項が自動登録されます [ 登記情報から物件を追加 ] :([ 参照追加 ]-[ 登記情報より追加 ] と同じ ) 44

48 注意 不動産番号が入力されている場合には 都道府県を自動判断して設定します 不動産番号が未入力の場合は 編集画面から 都道府県 を設定してください また 所在に外字がある場合などは [ 所在選択 ] から選択し直してください 都道府県を選択 ( 未設定の場合 ) 外字がある場合等は再選択 共担 信託目録の要否や照会番号の取得要否は 初期設定の状態で登録されています 必要な条件を設定してください 45

49 <2> 必要書類の案内書や引渡しの受領書のカスタマイズ 必要書類の案内書や 引渡しの受領書を あらかじめ事務所様でご利用されている形にカスタマイズして登録しておく機能を装備しました 必要書類や引渡しの雛型を登録する際に 案内書や受領書の書式の選択 編集を行うことができます 雛型から登録する場合にのみ カスタマイズした書式を利用できます 必要に応じて雛型を登録してご利用ください ( 以下 必要書類の画面で説明します 引渡しも同様の操作となります ) (1) 書式のカスタマイズ登録 ( 雛型登録 ) 1 必要書類や引渡しの [ 雛型選択 ]-[ 追加 ] から雛型登録の画面を開きます 内容をカスタマイズした書式を利用したい場合は [ 書式編集 ] をクリックします 必要書類の場合 初期状態は 必要書類の案内書 ( システム ) になります なお バージョンアップ前に登録されている雛型は 必要書類の案内書 ( システム ) が設定された状態となります 引渡しの場合 初期状態は 一般用受領書 ( システム ) になります なお バージョンアップ前に登録されている雛型は 一般用受領書 ( システム ) が設定された状態となります 46

50 2 登録されている書式の一覧が表示されます 元にする書式を選択して [ コピー ] をクリックし 書式名を入力して登録します システムが初期状態でご用意している書式 ( 必要書類の 必要書類の案内書 ( システム ) 引渡しの 一般用受領書 ( システム ) 郵送用受領書 ( システム ) ) は 編集 削除 書式名変更を行うことはできません コピーしてご利用ください 3 コピーされた書式を選択して [ 編集 ] をクリックすると Excel で開きますので 必要な編集を行い 上書き保存してください 利用できる変数については Ver16.00 変更点説明書 p.103 をご覧ください 注意 Excel 上の 1 行目や A 列 ( 非表示になっている行 列 ) の内容や 等の変数を変更すると データが正しく反映しなくなる可能性があります 編集される際はご注意ください 47

51 4[ 登録 ] をクリックします 5 雛型登録画面の 利用書式 欄をクリックすると 登録している書式のリストが表示されますので 利用する書式を選択します その他 必要な事項を設定して雛型を登録します 48

52 (2) 書式の利用 ( 雛型の利用 ) 1 必要書類や引渡しの登録時 [ 雛型選択 ] から利用する雛型を選択して登録します 2[ 案内書作成 ][ 受領書作成 ] から作成される書式は 雛型に登録した書式となります 雛型に設定した書式で案内書等が作成されます [ 雛型選択 ] から引渡しを登録した場合 引渡方法を切り替えた場合でも [ 受領書作成 ] で作成される書式は 雛型に登録した書式となります [ 雛型選択 ] からではなく [ 追加 ] から登録した場合は システムが初期でご用意している書式 ( 必要書類は 必要書類の案内書 ( システム ) 引渡しは引渡方法に応じて 一般用受領書 ( システム ) 郵送用受領書 ( システム ) ) となります 49

53 <3> ノートの印刷 ノートの印刷機能を装備しました Excel 形式で出力 表示されますので Excel の印刷機能から印刷を行ってください (1) 案件内のノート 案件内の ノート の画面において [ 印刷 ] をクリックして条件を指定し決定すると Excel 形式で出力されます 作成された Excel ファイルは 案件内の 連絡書類 タブに保存されます 50

54 (2) 全体のノート 全体の ノート の画面において [ 出力 ] をクリックし 条件を指定し決定すると 名前を付けて保存の画面が表示されます 保存場所を指定して保存すると Excel 形式で出力されます 51

55 <4> 案件の複数一括コピー 案件一覧で案件をコピーする際 複数コピーできるようになりました (BOX 管理機能の BOX 一覧における 上部メニュー [ 編集 ]-[BOX のコピー ] と同等の機能となります ) コピーする案件を選択して [ コピー ]-[ 複数一括コピー ] をクリックし コピー数やコピーする対象を指定して決定すると 案件がコピーされます ( 従来のコピー機能は [ コピー ]-[ コピー ] に変更になりました ) コピーする数を指定します 案件タイトルの末尾に番号を振りたい場合に開始番号を指定します コピーする対象を指定します 52

56 <5> 案件一覧の簡易検索の改良 ( 複数文字列の検索 ) 案件一覧の簡易検索において 複数の文字列を指定して検索できるようになりました ( 検索項目が 案件カルテ番号 案件受託番号 以外の場合に利用できます ) 検索項目を 案件タイトル 等に切り替え 文字列入力欄右側の AND/OR を選択し 検索文字列に複数の文字列をスペースで区切って入力して検索します AND の場合は 指定した文字列全てが含まれる案件 OR の場合は 指定した文字列のいずれかが含まれる案件を検索します 53

57 IV. その他の変更 <1> 商業登記 ( 対象システム : 全システム 但し MAX,PRO/SK,PRO/FS,PRO/S 以外では一部利用できない機能があります ) (1) 書式追加 ア. 共通書類に 既存株式の一部を種類株式に変更するサンプル書式を追加しました 書類選択画面 共通書類追加 タブ - 16 その他書類 - 単一株式発行会社が既存株式の一部を種類株式に変更 ( 優先配当無議決権株式 サンプル ) から追加してご利用ください イ. 共通書類に 普通株主による種類株主総会議事録の書式を追加しました 書類選択画面 共通書類追加 タブ - 13 株主総会議事録 株主リスト - 9 普通株主による種類株主総会議事録 ( 議案自由選択 ) から追加してご利用ください 54

58 <2> 会計管理 ( 対象システム :MAX,PRO/FK,PRO/SK,ACE) (1) 事務所メモ欄の追加 請求書に 事務所メモ 欄を追加しました ここに入力した内容は請求書の印刷画面には表示されませんので 事務所内での管理にご利用ください 55

59 <3> その他 ( 対象システム : 全システム ) (1) 会社名簿のリンクフォルダ機能装備 会社名簿の画面から 権 の外部にフォルダを作成し 開くことができるようになりました 会社に関係するファイル等をまとめて管理しておき 権 及び 権 外から利用することができますので 事務所様の運用に合わせてご利用ください リンクフォルダを利用できるのは 株式会社 特例有限会社 持分会社 他の法人 金融機関 事務所 及び金融機関の支店の名簿となります 名簿の編集画面の上部メニュー [ リンクフォルダ ] をクリックすると その名簿に関するフォルダを自動的に作成して開きます ( 名簿毎にフォルダが作成されます ) 一度フォルダが作成されると 以降 [ リンクフォルダ ] をクリックした際にはそのフォルダが開きます なお 商業 法人登記で BOX 詳細の 会社別登録 に名簿が登録されている BOX 内の事件では 書類一覧画面の上部メニュー リンクフォルダ をクリックすると 該当の名簿に関するフォルダ ( 名簿から開くものと同じフォルダ ) を開くことができます ( 無い場合は作成して開きます ) 56

60 (2) その他 ア. オンライン申請の未送信一覧等で電子署名を行う際に 使用する電子証明書の有効期間を確認し 期限切れの場合にはメッセージを表示して処理を中断するように変更しました また 3 か月以内に有効期間が切れる場合には メッセージを表示します ( 署名は実行 ) ( 期限切れの場合 ) (3 か月以内に期限が切れる場合 ) チェックを入れて [OK] をクリックすると 以降このメッセージは表示されなくなります ( 端末ごと 証明書ごと ) イ.Google カレンダー連携機能において 案件カルテの決済情報を削除しても Google カレンダー側で消えないことがある事象に対処しました 57