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1 活動記録集約ツールの操作マニュアル ( 多面的機能支払交付金 ) 平成 29 年 4 月 北海道日本型直接支払推進協議会

2 ~ はじめに ~ 多面的機能支払交付金に取組む活動組織は 対象とする農地 農業用施設の維持管理に係る活動や農村環境を保全する活動等の内容を記録管理する必要があります この記録の手法は 各活動組織で独自に取り決めることで構いませんが 構成員が多い組織にあっては 集約作業が負担となっています このため 基本的な情報を登録することで 関係帳票を構成員別に自動作成し なお且つ 提出された日報ファイルを基に 集計調書や活動記録を集約するツールを作成しました 本ツールは無償提供としておりますので ご自由にダウンロードし利用頂いて構いません 提供に際しては 動作テストを重ねて実施し改良等を加えながら確認していますが 不測のエラー等が生じましたら次の連絡先までお知らせください ご不明な点等につきましても お問い合わせください 連絡先 北海道日本型直接支払推進協議会事務局 : 水土里ネット北海道地域支援課 Tel :( 直 ) tombo@do-nouchimizu.com

3 基本情報の登録と個票の作成 編 基本情報を登録し画一的に帳票 ( 個票 ) を作成することで 作業者 ( 活動参加者 ) が混乱せずに活動情報を蓄積することを目的としています

4 操作手順.1 ツールの保存 次のホームページからツールをダウンロードしてください 北海道日本型直接支払推進協議会ホームページ URL データベース 協議会のデータに掲載 ダウンロードした 活動記録集約ツール は 本ファイルが保存されている場所にフォルダや関係調書を自動作成する機能があるため パソコンのデスクトップ等に本ファイルを保存して作業を進めると 自動作成されるフォルダ等がバラバラに配置されてしまいます このため 任意のフォルダ ( 例 :H29_ 活動組織 ) を作成し 本ファイルを格納して作業を進めてください ここでは D ドライブ に H29 年度 活動組織 _ 活動記録 というフォルダを作成しツールファイルを保存しています 1

5 操作手順.2 ツールの展開 ファイル 活動記録集約ツール を開くと セキュリティの警告 で コンテンツ及びマクロの有効化 に係るメッセージが表示され場合がありますので コンテンツの有効化 をクリックするなどで有効にしてください シート名 基本情報の登録と個表作成 のセル 12 行目まで 留意事項 が記載されていますので 必ず 確認してください 2

6 操作手順.3 情報登録ファイルの確認 ファイルの操作は 先ず 基本情報の登録と個票作成 を行い 続いて 提出ファイルの集約 の 2 段階作業となります 本ファイルで作業するシートは この 2 シートのみです 必要な作業のみができるように セルや Book 全体が保護されています 3

7 操作手順.4 登録 1-1[ 基本項目 ( 年度 組織名等 )] 基本情報として 年号 年度 市町村名 組織名 対象施設等 を登録します 年号は変更になることを想定し 手入力としています 説明書きを確認してください 以下 各登録作業においては 説明書きを必ず確認のうえ作業すること 基本項目 ( 年度 組織名等 ) を登録する をクリックすると 登録シートが展開されます ( 次のページを確認してください ) 2 登録シートに入力し保存することで 初期設定と最終更新の日付が自動記載されますので 作業の状況確認に使用してください 各登録作業も同様に表示されます 4

8 操作手順.5 登録 1-2[ 基本項目 ( 年度 組織名等 )] 前ページの 基本項目 ( 年度 組織名等 ) を登録する をクリックすると この画面に移動します 各登録画面の共通事項 クリーム色のセルの注意書きを確認のうえ 白地のセルに入力してください グレー表示されているセルは 入力すべきではないセルを示しており 基本的に入力制限をしてあります 該当ボタンを押下して閉じると 基本情報の登録と個表作成 シートに移動します ボタンの説明 ( 以下 各登録作業ともに共通です ) 編集前に戻して閉じる : 本画面を開いたものの 保存する必要がない場合 更新して登録 閉じる : 変更を反映し登録する場合 列や行の追加 本ファイルでは エクセルの機能を用いた列や行の追加を制限している場合があります 追加が必要な様式については 表示範囲の一番上 もしくは右側の欄外に追加ボタンを設定していますので確認してください 入力できないセルはグレー表示され 誤りがある場合は メッセージが表示されます 5

9 操作手順.6 登録 2-1[ 基本項目 ( 対象活動等 )] 前ページの 基本項目 ( 対象活動等 ) を登録する をクリックすると 前作業の終了状況の確認メッセージが表示されますので 該当項目をクリックして展開されるシートを整理してください はい をクリックすると 下段の画面に変わります 次ページ以降は 基本情報の登録と個表作成 のシート画面は掲載を省略し タイトルにある登録作業の説明を順次記載します この登録シートでは 1~3 の扱いとリストの説明文を 7 行目 ~10 行目に記載しています この説明を表示したままにすると作業領域が狭くなるため 6 行目までを固定し 7 行目から移動するようにしてあります このため 下の方に移動すると説明が見えなくなることから リスト等の説明を確認したい場合は 一番上まで移動する必要があります ( 登録 4 のシートも同様です ) 6

10 操作手順.7 登録 2-2[ 基本項目 ( 対象活動等 )] 5 ページで登録した施設に該当する欄が 全て入力対象欄として 白地 表記されます 取組項目の右側 (D 列 ) に 取組内容の補足説明 を示していますので 確認のうえ 1 交付金使途対象 欄他に該当項目等をリスト選択 入力してください 確認メッセージが表示された状態で 更新して登録 閉じる ボタンをクリックしても保存することができないので 欄外のエラー詳細を確認のうえ入力漏れ等を整理してください 本シートでは 取組項目を 見回り や 雑草対策 等に分類し 該当する項目を掲載しています このことで あの項目は農地維持か? 等の疑問を解消するようにしています 1 メッセージが表示されると 2 欄外にエラー詳細が表記されているので整理する 拡大画面 7

11 操作手順.8 登録 3[ 基本項目 ( 氏名 集落名等 )] 補足 活動記録は 日当等の支払の有無に関わらず記録するものですが 家族や従業員の氏名を含めて 全ての参加者氏名を基本情報として登録することは大変な作業です このため ここで登録する氏名は 参加同意書 に記載されている氏名を基本とし 作業に従事する方の氏名は 本シートに登録した方に記載して貰うことを想定しています 本ファイルでは 日当等の支払は登録した人に集約することとしています よって 参加同意書 に記載されていない支払先がある場合は 本シートに登録してください 確認メッセージが表示された状態で 更新して登録 閉じる ボタンをクリックしても保存することがでません この場合 メッセージに示すとおり項目に入力不足 ( 空欄 ) や誤りがあるため 該当箇所を確認のうえ入力漏れ等を整理してください 初期の入力欄は 500 人まで登録が可能となっていますが 不足する際は 10 行追加 ボタンをクリックしてください 本シートは保護されているためエクセルの 挿入 は機能しません 未入力等がある項目は で表示されますので 該当欄を確認のうえ整理してください 8

12 操作手順.9 登録 4[ 個人用 の固定支払額 ] 先ずは 個人用 の固定支払額を登録しますので OK ボタンを押下して進みます 確認メッセージに記載の内容を確認のうえ 入力漏れ等を整理してください 本シートでは機械借上げ費の固定支払額が設定されない場合を考慮し メッセージが表示されていても 更新して登録 閉じる ことができますので注意してください 操作手順.8(8 ページ ) で登録した 2 登録氏名リスト が自動で反映されます 取組項目を選択しないと日当等の額は入力できません 操作手順.7(7 ページ ) で登録した 3 固定支払額の有無 に基づき取組項目欄でリスト選択が可能となります 該当リストを選択のうえ 組織で設定した固定支払額の日当 単価を入力してください 9

13 操作手順.10 登録 4[ 団体用 の固定支払額 ] 続いて 団体用 の固定支払額を登録しますので OK ボタンを押下して進みます 確認メッセージに記載の内容を確認のうえ 入力漏れ等を整理してください 本シートでは機械借上げ費の固定支払額が設定されない場合を考慮し メッセージが表示されていても 更新して登録 閉じる ことができますので注意してください 操作手順.9(9 ページ ) で登録した 1 集落及び団体名のリスト が自動で反映されます 取組項目を選択しないと日当等の額は入力できません 操作手順.7(7 ページ ) で登録した 3 固定支払額の有無 に基づき取組項目欄でリスト選択が可能となります 該当リストを選択のうえ 組織で設定した固定支払額の日当 単価を入力してください 10

14 操作手順.11 登録 5-1[ 提出用日報ファイルの個別作成 ] ここでは 個人及び団体が記録する日報ファイルを 個別に自動作成します ファイルの 56 行 ~61 行に記載している留意事項等を確認のうえ 関係するボタンを押下してください ボタンを押下すると ファイルが自動で作成されます 次ページ以降にフォルダ構成等を掲載しますので 内容を確認してからボタンを押下してください 関係するボタンを押下します 次ページ以降に 個人の提出用ファイルを作成する を押した場合の説明を 本マニュアルの説明過程で登録した情報をもとに記載します 団体の提出用ファイルを作成する を押下すると 個人の提出ファイルと同様に所定のファイルが関係フォルダに格納されます 11

15 操作手順.12-1 [ 個別作成された 個人用 提出用ファイル ] 1 シート 基本情報の登録と個表作成 の登録 5 の関係ボタンを押下する前は 作業用ファイルが保存されている H 29 年度 組織 _ 活動記録 というフォルダには 作業ファイルしか存在しません 2 前ページ (11ページ) で ボタン 個人の提出用ファイルを作成する を押下すると ファイルを作る命令が出されます この時 自動で画面が切り替わりますが 故障ではありません ファイル自動作成中に強制的に終了させることは止めて下さい 3 ファイル作成が終了すると 次のメッセージが表示されますので OK ボタンを押下してください ( シート 基本情報の登録と個表作成 に移動します ) 目安として 12 件 ( 人 ) のファイル出力に 1 分 30 秒弱 50 件 ( 人 ) のファイル出力に 4 分 30 秒弱 100 件 ( 人 ) のファイル出力に 8 分 00 秒弱 を要します 4 作業用ファイル 活動記録集約ツール が保存されているフォルダに 新たなフォルダが2つ 新たなファイルが2つ 自動で作成されました フォルダの説明は 次ページ以降に記載します 12

16 操作手順.12-2 [ 個別作成された 個人用 提出用ファイル ] 5 各フォルダの扱いは次のとおりです 日報( 個別配布用 ) 構成員別の入力用 ( 配布用 ) 日報ファイルが格納されています 日報 ( 作成済 ) 活動組織で入力したファイルを保存するための 空のフォルダ です 6 日報 ( 個別配布用 ) フォルダには 操作手順 8(8 ページ ) で登録した集落及び団体名のフォルダが作成されます 7 6のうち 1. 運営委員会 というフォルダを確認すると 各登録作業で登録された内容に基づき 参加者別のエクセルファイルが作成されています ファイル名規則年度 _ 日報 ( 固定値 )_ ファイル種別 _ 集落及び団体名 _ 氏名 ファイル種別で PC 手書 が表示されていますが ファイルの形式は同じです ファイルを取りまとめる担当者が判断し易いように表示しているものです 13

17 操作手順.12-3 [ 個別作成された 個人用 提出用ファイル ] 8 各ファイルを開くと 次の画面が展開されます 説明書 1 ページ目に表示 補足説明 上記記載方法の説明等と次の補足説明を確認のうえ 2ページ目以降の入力用の様式に記載してください 入力用のシートは本シートの2ページ目(27 行目 ) 以降となります 取組項目( 対象活動 ) 等は 操作手順 6(6ページ ) 使途対象は操作手順 7 (7ページ) で登録した情報に基づき表示されます パソコンで入力できる方はパソコンで入力し 手書きの方は直接手書きをするか 15ページの様式に記載して事務担当者へ提出します なお 手書きで提出された場合 事務担当者は 本ファイルにパソコンで入力する必要があります 本ファイルは 作業従事者毎に作成する 必要があります この時 ファイル名に作業従事者名を記載しないと管理ができませんが この作業が手間であることから 右上の赤い太線で囲まれたボタン 作業従事者で保存する を設けてあります 作業従事者で保存する ボタンを押下すると 元々のファイル名に作業従事者名が追加されたファイルが 作業ファイルの保存場所 ( フォルダ等 ) に保存されます 作業従事者 AさんのファイルをBさんに引用する際は AさんとBさんがファイル名に表示されますので 必要に応じてファイル名を変更してください 14

18 操作手順.13 [ 個別作成された 団体用 提出ファイル ] 操作手順 11(11 ページ ) で 団体の提出用ファイルを作成する ボタンを押下すると 個人用のファイルと同様に関係集落等のフォルダに以下のファイルが作成されます 集落及び団体名 登録した氏名が自動で記載されています 操作手順.8(8ページ) で登録した2 登録氏名リストが自動で反映されます 自動記載された方以外に参加する方が居ることを想定し 追記を可能としています なお 自動記載された氏名の変更等はできません 1 分類を選択すると 操作手順 7(7 ページ ) で登録した取組項目の分類が表示されます 1 分類で選択された内容に応じ 2 取組項目が表示されますので 該当項目を選択してください 操作手順 7(7 ページ ) で登録した情報に基づき 3 日当単価と 4 固定の支払額が表示されます 15

19 操作手順.14 [ 特定活動の手書きファイル ] 個人の提出用ファイルを作成する ボタンを押下すると 各フォルダ等と一緒に 2 つのエクセルファイルが作成されます 各ファイルは次の様式となっていますが 手書き用であることから 個人名等の自動記載はされていません 必要部数を印刷のうえ 配布してください 手書きされた日報は 提出用ファイル (14 ページ ) に入力することで 自動集約が可能となります 日当等の 支払無し 用 手書き様式 日当等の 支払有り 用 手書き様式 16