5 業務に要する費用 ( 委託事業費限度額 ) 7,000,000 円 ( 税込み ) 6 業務内容 (1) サミットの企画 ( 全体事項 ) アテーマについては 過去のサミットの経過を踏まえ 全国のシティプロモーションに取り組む自治体の関心が高いものとすること イサミット自体を佐賀市のシティプロモ

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1 全国シティプロモーションサミット 2018 開催業務仕様書 1 業務名称 全国シティプロモーションサミット 2018 開催業務 2 委託業務の目的シティプロモーションやシティセールスに積極的に取り組む自治体が増えてきているなか まちの特色を活かした創意工夫や経験を共有し 抱えている課題の解決に向けた意見交換等を行うことにより 参加自治体間の連携 協力体制の構築の促進及び 各自治体シティプロモーション活動の更なる発展を目指すために開催する 3 サミット開催概要 (1) 名称全国シティプロモーションサミット 2018 (2) 開催日平成 30 年 11 月 29 日 ( 木曜日 ) 30 日 ( 金曜日 ) (3) 開催構成例 下記はあくまで参考例であり これにとらわれない提案をすること ただし オー プニングセレモニー 基調講演 首長パネルディスカッション セミナー 情報交換 会 エクスカーション 自治体連携企業ブース展示は必須とする なお 時間は目安 である 日時 プログラム 会場 1 日目 (11 月 29 日 ) 12:30~ 13:00~13:30 1 オープニング 1~4 13:30~14:15 2 首長パネルディスカッション 佐賀市文化会館 14:30~15:30 3 基調講演 15:40~16:30 4 セミナー 18:00~ 5 情報交換会 ( 懇親会 ) 5 ロイヤルチェスター佐賀 2 日目 (11 月 30 日 ) 9:30~10:20 1 セミナー 1~2 10:30~11:20 2 セミナー ロイヤルチェスター佐賀 11:30~ 3 エクスカーション 3 市内 (4) 参加規模約 500 人を想定 4 契約期間 契約締結日から平成 31 年 2 月 28 日

2 5 業務に要する費用 ( 委託事業費限度額 ) 7,000,000 円 ( 税込み ) 6 業務内容 (1) サミットの企画 ( 全体事項 ) アテーマについては 過去のサミットの経過を踏まえ 全国のシティプロモーションに取り組む自治体の関心が高いものとすること イサミット自体を佐賀市のシティプロモーション活動の一環として考えていることから その趣旨に合致するような企画とすること ウまた 参加予定者の大部分が行政関係者となることが想定されるが 市民も参加し 楽しめるような内容を企画すること ( 例 : 基調講演のゲストについて 佐賀市のシティプロモーションにつながるとともに 市民も参加し 楽しめるような要素を盛り込む等でも可 ) エ 1 日目の サミット開始前 及び 首長パネルディスカッション と 情報交換会 の間の時間 及び2 日目の エクスカーション を利用し 主に佐賀市の魅力を紹介 発信するような仕掛けを企画すること オその他 3(3) で示した開催構成例のほかで 前述のアからウの観点から企画できるものがあれば提案すること また それに対応する講師の調整を行うこと セミナーについては 参加者が複数のプログラムから選択できるように テーマ 講師を検討し プログラムを提案すること (2) サミットの運営 ( 広報 ) 1 本サミットを事前にPRするための素材として 以下のデザイン 編集 校正 印刷を行う アサミットポスター 仕様 サイズ :B2 判紙質 : マットコート紙 135kg 以上色 :4 色カラー数量 :500 枚イサミットサイト 9 月末までにサイトを開設することとする 参考 URL: 全国シティプロモーションサミット 2017 in Shinagawa 2 全国自治体のシティプロモーション関係部署への案内通知 3 参加者の募集及び応募受付等 (3) サミットの運営 ( 事前準備 ) ア会場使用料等の支払いサミット会場 ( 以下 会場という ) 及び控室の施設及び附属設備の使用料 その他開催に必要な設備等の費用を支払うこと

3 イ当日パンフレットの作成本サミット当日配布用として プログラム及び参加自治体の取り組み内容等を盛り込んだプログラムのデザイン 校正 印刷を行う 仕様 サイズ :A4 判ページ数 : 約 8 ページ色 :( 表紙 )4 色カラー ( 本文 )1 色数量 :2,000 部 ウパンフレット等封入用手提げ袋の作成エオープニング 基調講演 首長パネルディスカッション セミナー等発表データの管理及び印刷 1 会場内でプロジェクター等によりスクリーンへ表示できるよう トークショー等で使用する発表データを事前に取りまとめ編集 加工すること 2 発表データについては 登壇者及びスタッフ用として必要に応じて印刷する オ運営計画書 ( 要員計画含 ) 進行台本 会場レイアウト等作成 印刷円滑かつ確実な実施のために 運営計画書 ( 要員計画も含む ) 進行台本 会場レイアウト 必要なマニュアル等を作成し 従事者用に必要部数を印刷する カネームカードの作成サミット参加者 ( 来賓 登壇者 発表及び随行他自治体職員 報道関係者 一般入場者等をいう ) 配布用ネームカードを作成する 来賓 登壇者 発表する他自治体職員以外の者については 個々の名刺を代用する形でも可とする (4) サミットの運営 ( 当日 ) ア運営責任者の配置運営責任者として受注者の正規職員を配置すること イサミット会場及び情報交換会会場までの誘導スタッフの配置運用サミット会場までの誘導スタッフとして 佐賀駅及び市文化会館前バス停に誘導スタッフを配置すること また 情報交換会会場までのバスへの誘導スタッフを配置することウアテンド 誘導 受付運営 音響 映像機器スタッフ ( オペレーター ) の配置運用会場受付 ( 情報交換会の会費徴収も含む ) 首長や来賓等のアテンド 会場内の誘導 舞台展開及び会場の音響 映像機器の運用などに必要なスタッフ及びオペレーター等を確実に配置すること エ司会者の配置 進行 司会用ナレーションの作成サミットを進行する司会者を配置し 司会進行にかかるナレーション等の作成を行うこと オ控室の飲み物等の準備 サービス基調講演のゲスト及び首長パネルディスカッションに出席する関係者用として準

4 備すること カオープニングのゲスト 首長パネルディスカッション関係者の昼食 ( 弁当 ) 手配オープニングのゲスト及び首長パネルディスカッションに出席する関係者用として 20 食を見込むこと キ会場内のタイトル看板 装飾物 案内看板等の作成 設営 撤去会場内のタイトル看板 装飾物 ( 生花等も含む ) 各種案内看板等を作成し 設営及び撤去を行うこと クスクリーン及びプロジェクター パソコン等の準備パワーポイントなどで作成されたプレゼンテーション資料や動画等をプロジェクターでスクリーンに表示するために必要なパソコン等を準備すること ケサミット全体の映像記録及び写真記録 1サミットの全内容を音声録音 映像録画及びサミット報告書用の写真を撮影すること 2 成果品については全て DVD-R 等で 20 枚ずつ納品すること コイベント傷害保険への加入イベント傷害保険 ( 約 500 名を想定 ) に加入すること (5) 報告書作成サミット終了後 報告書を提出する (PDF 形式 ) (6) 基調講演アゲストの選定 手配 1 ゲストについては サミットのテーマ等も参考にしながら複数の候補を選定し 提案すること ( 最終的な選定にあたっては 委託契約締結後 佐賀市と協議の上で決定するものとする ) 2 前述 (1) アからウに特に留意して選定すること 3 講演内容及びスケジュール等についての調整は受託者が行うこととするが 必要に応じて佐賀市も同行することとする イゲストに関する謝礼 宿泊費 交通費等ゲストの手配に係る一切の費用を支払うこと (8) 首長パネルディスカッションア登壇者の選定 手配 1 登壇者 ( 首長およびコーディネーター ) については 複数の候補を提案すること ( 最終的な選定にあたっては 委託契約締結後 佐賀市と協議の上で決定するものとする ) なお 登壇者は佐賀市長以外に 2~4 名の首長とコーディネーター 1 名を目安とする 2 ディスカッション内容及びスケジュールなどの調整は受託者が行うこととする イ登壇者に関する謝礼 宿泊費 交通費等

5 佐賀市長以外の登壇者の手配に係る一切の費用を支払うこと (9) 情報交換会 ( 懇親会 ) サミット参加者の情報交換及び意見交換の促進 並びに人的ネットワークの形成などを目的とし 夕食を兼ねた懇親会を開催する ア会場設営 18 時から開始できるように会場を設営することイ参加者の事前申し込み受付 および当日の受付 ( 会費の徴収含む ) ウ情報交換会の運営に必要なスタッフの配置と効率的な運営エ飲食物の提供ただし 会費の範囲内 (1 人あたり~5,000 円の会費を想定 ) とする オ佐賀市のPRおよび出席者相互で交流できるような企画の提案カ司会者の配置と進行キ進行台本 受付リストの作成ク吊看板 サイン類 その他設営に関する準備 特記事項 1 提供する料理等については 佐賀産食材の使用に配慮すること 2 参加者は立食式で 300 人程度を想定している (10) セミナーア登壇者の選定 手配 1 登壇者については 複数の候補を提案すること ( 最終的な選定にあたっては 委託契約締結後 佐賀市と協議の上で決定するものとする ) 2 セミナー内容及びスケジュールなどの調整は受託者が行うこととする イ登壇者に関する謝礼 交通費等登壇者の手配に係る一切の費用を支払う (11) エクスカーション事前に希望者を募り 貸し切りバスで市内見学を行うこと ( 最終的な交通手段やコースなどについては 佐賀市と協議の上 決定することとする ) アサミット期間に開催中の 肥前さが幕末維新博覧会 をコースに含むこと イ昼食については エクスカーションの中で時間を確保すること ( 昼食代は参加者負担 ) ウコースの設定に当たっては JR 佐賀駅を解散場所にすること (12) その他アサミット会場として使用する施設 ( 控室等も含む ) 及び付属施設等の使用料金 並びにその他開催に必要な設備等の借り上げ料等については 経費として計上すること 当市で仮押さえ済みの施設名及び確保時間

6 11 月 29 日 ( 木 ) 佐賀市文化会館ロイヤルチェスター佐賀中ホールイベントホール 11 月 30 日 ( 金 ) ロイヤルチェスター佐賀 イ本業務の実施に必要な費用 ( 打合せに係る旅費等 設営 撤去 運搬費用 配達費用等 ) については諸経費として計上する ウ全国シティプロモーションサミットの次回開催候補地について 打診を行い 開催確度の高い自治体を提案すること 7 機密の保持 (1) 受託者は 委託業務にあたって知り得た情報を 外部に漏らしたり 他の目的に利用したりしてはならない これは 本契約履行後または契約を解除された場合も同様とする (2) 受託者は 委託者が立入りを認めた場所以外の立入りは出来ない また 端末を使用する場合には 許可された端末および記憶媒体のみを使用し本委託業務以外には使用しないこと (3) (2) の事項に違反し区または第三者に損害を与えた場合には その損害を賠償すること 8 その他 (1) 受託者は 日本国の法令を遵守し 本契約業務を履行するものとする (2) 本契約業務の実施にあたっては 市担当職員と綿密な打ち合わせを行い 作業をすすめること (3) 本仕様書の内容に定めのない事由が発生した場合には 市と受託者との協議により定めるものとする 連絡先 秘書課シティプロモーション室担当南雲 江口 電話 : FAX: promotion@city.saga.lg.jp

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