科学研究費補助金使用ルール （文部科学省・日本学術振興会）

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1 帝京大学本部会計課

2 機関が科研費を管理すること 機関が科研費に係る諸手続きを行うこと 研究者が購入した設備備品 図書の受入れ 研究者からの間接経費の受入れ 直接経費 研究に直接必要な経費として研究者本人が使用する経費 間接経費 研究の実施に伴う研究機関の管理等に必要な経費として機関が使用する経費 直接経費 + 間接経費 ( 直接経費の 30%)= 交付金額 2

3 合算使用とは ひとつの契約 において直接経費と他の経費とを併せて支払うこと 科研費においては原則認められていない 例外として認められるケース 直接経費と他の経費との使用区分を明らかにできる場合 直接経費に使途の制限の無い他の経費を加えて補助事業に使用する場合 直接経費に 他の科研費又は複数の事業において共同して利用する設備 ( 共用設備 ) の購入が可能な制度の経費を加えて共用設備を購入する場合 3

4 1. 建物等の施設に関する経費 2. 事故 災害の処理のための経費 3. 研究代表者または研究分担者の人件費 謝金 4. アルコールを含む会議費 懇親会費 手土産代 5. その他 間接経費を使用することが適切な経費 4

5 申請イメージ すべての支払い申請 ( 物品費 旅費 謝金 人件費 その他 ) に関して Excel 申請書 決裁書 証憑類 ( 伝票等 ) + 29 領収書 ( 立替払いの場合のみ ) 上記の他 取扱要項に記載の証憑類 5

6 宛名の不備 ( 正しい宛名 ) 帝京大学 ** 学部 講座 等 学科等 ( 氏名 ) ( 例 ) 帝京大学医学部加賀学 帝京大学大学院公衆衛生学研究科十条道子 ( 不十分な宛名 ) 帝京大学 ( 大学名のみ ) 帝京大学理工学部 ( 大学名 学部のみ ) 加賀学 ( 氏名のみ ) 受理できません 再発行を依頼してください 6

7 伝票類の日付が無記入のもの 研究課題との関連性が不明瞭であるもの 納品書に検収センターの検収印および受領印が無いもの! 漏れが多いです! 7

8 原則 大学から業者への支払い ( 毎月 5 日締切 当月末払い ) 現金立替払い時の添付書類 領収書 クレジットカード払い時の添付書類 領収書但し日本円でない支払いをクレジットカードにて立替た場合のみ 領収書 + クレジットカード会社発行の利用明細票 外貨による立替払い時の添付書類 領収書 + 現地通貨換金時のレート証明書 ( レシート ) 8

9 新規課題 内定通知受領日 ~ 平成 30 年 3 月 31 日 継続課題 平成 29 年 4 月 1 日 ~ 平成 30 年 3 月 31 日 次年度分経費の支払いの禁止 平成 29 年度には全く使用せず 平成 30 年度のみにおいて使用するものについて購入すること 平成 30 年度の学会費 旅費 ( 航空券 宿泊費 ) な どを平成 29 年度の補助金で予め支払っておくこと 禁止されています 9

10 繰越申請 ( 要項補助金 P.22 一部基金 P.23) 繰越申請 交付決定時には予想し得なかったやむを得ない事由により年度内に補助事業が完了しない見込みとなった場合 繰越申請をすることにより 支出の期限を翌年度に延長することができる 繰越を必要とする理由書 ( 様式 C-26) の提出 留意事項 交付決定時には予想し得なかったやむを得ない事由に基づくものであって 翌年度内に完了する場合に限る 日本学術振興会が指定する やむを得ない事由 に該当しなければならない 10

11 繰越申請 ( 要項補助金 P.22 一部基金 P.23) やむを得ない事由 研究に際しての事前調査の困難 研究方式の決定の困難 想定外の事由により見直し等が必要な場合 計画に関する諸条件予期せぬ問題が発生し 解決するまでに研究の延期が必要な場合 気象の関係豪雨や豪雪などの例年とは異なる気象条件により当初の計画を延期または中断することが必要となった場合 資材の入手難予期せぬ外的要因により 計画通りに研究用資材を入手できなくなった場合 11

12 新規課題 内定通知受領日 ~ 研究期間最終年度の 3 月 31 日 ( 例 : 最終年度が H31 年度の場合 : 平成 32 年 3 月 31 日 ) 継続課題 ( 平成 29 年 4 月 1 日 ) ~ 研究期間最終年度の 3 月 31 日 ( 例 : 最終年度が H29 年度の場合 : 平成 30 年 3 月 31 日 ) 12

13 他機関の研究分担者 研究代表者の研究機関から提示される報告期限日の前月 5 日までに全ての申請書 決裁書等を提出しなければならない 13

14 補助金課題および基金課題のうち最終年度を迎える課題においての取扱いは以下の通り 14

15 2 月 5 日までに 年度末使用願書 の提出が必要となる 年度末使用願書 の提出が必要なもの 耐用年数 1 年以上かつ 1 個または 1 式の取得価額が 10 万円以上の物品 1 個または式が 10 万円未満の換金性の高い物品 上記以外の消耗品 謝金や旅費等については提出不要 15

16 科研費における費目 物品費 旅費 謝金 人件費 その他 16

17 物品費の区分け 設備備品 ( 一式 50 万円以上 ) 準備品 ( 一式 20 万円以上 50 万円未満 ) 消耗品 ( 耐用年数 1 年以上かつ一式 10 万円以上 20 万円未満 ) 研究機関 ( 帝京大学 ) に寄付 登録現物寄贈申請書の提出 図書 図書館での登録が必要 17

18 備品等 ( 図書を含む ) の寄付を行った研究者が他の研究機関に転出する場合 学内の所定の手続きを経て 当該備品等を転出先機関へ持っていくことができる 退職後にどの機関にも所属しない場合は 当該備品等を研究者に返還することはできない 備品等 ( 図書を含む ) を勝手に廃棄等しない図書等については裁断しスキャン等しないこと 18

19 換金性の高い物品について (PC タブレット型端末 デジタルカメラ ビデオカメラ テレビ 録画機器 IC レコーダー ディスプレイ ) 1 個または 1 式の価格が 10 万円未満の物品について 保証書 ( 製品の仕様およびシリアルナンバー記載部分 ) および 物品等保管 / 設置場所届 を提出 19

20 年度末の一括請求は避け 計画的に使用し 適宜申請書 決裁書を提出すること 論文別刷りの現物を提出すること 証拠書類等に日付が記入されていることを確認 量販店等での立替購入時はポイント取得禁止 20

21 1 回の発注が 10 万円未満の物品 研究者発注可 1 回の発注が 10 万円以上となる物品 会計課を通して帝京サービスより発注 務発注における申請方法 申請書 決裁書 物品名等は最上段に記載 金額欄は空欄 21

22 実験動物については金額の多寡にかかわらず研究者による発注可能 事務発注申請時には必要に応じ 物品の仕様が分かる書類を添付 申請書 決裁書を受け付けてから 1~2 ヶ月で物品が納品されるため 余裕を持って申請すること 22

23 検収方法 検収センター担当者が 納品書記載の品名 規格 数量等と現物の一致を確認し 納品書に検収印を押印する 納品方法 検収後 業者が発注時に指定した場所に 検収印を押印済みの納品書 と当該物品を持参 研究者は当該物品を受領し 納品書に受領印を押印する 検収センター 大学棟本館 1 階板橋キャンパス検収センター ( メール室内 ) 受付時間 : 月曜 ~ 金曜 9:15~16:30 ( 祝祭日 振替休日 年末年始休業日 創立記念日を除く ) 23

24 発注時業者への伝えていただきたいこと 当該物品の購入資金が科学研究費補助金であること 納品書は 2 部 ( 正 副 ) 必要であること 書類の日付と宛名について適切に記載すること その他 検収センター受付時間外に到着した物品 立替払いにより購入した物品 宅配会社が輸送した物品等については 研究者が検収センターへ物品と納品書を持参し 検収を受ける 24

25 大型設備を納品する場合は 業者および検収センター担当者と納品日時を調整し 設備を据付する場所で検収を受ける 実験動物を納品する場合 中央実験動物施設で検収を受ける アイソトープを納品する場合は 中央 RI 教育 研究施設で検収を受ける 解析 研究受託 英文校正等を依頼した場合も 納品書と成果物を持参し 検収を受ける ( 役務の対価が 50 万円以上となるものについては検収方法が異なるので注意 ) 25

26 研究者 1 出張申請書 3 支払申請 (2 のあと ) 2 出張申請書 ( 決裁済 ) 医学部所属の研究者 : 本部人事課 会計課 薬学部 医療技術学部 公衆衛生大学院等所属の研究者 : 板橋キャンパス事務部総務課 26

27 新幹線や特急等を利用した際 領収書を提出する 在来線等利用時は乗車代金が分かる書類を添付 通常運賃を上限として支給 アップグレード不可 例 列車 : グリーン車等利用料金飛行機 : ビジネスクラス クラス J 等 マイル加算禁止 日帰り出張の場合 日当は支給しない 支出不可 27

28 航空券の半券を持ち帰る 通常運賃を上限として支給 アップグレード不可 例 ビジネスクラス プレミアムエコノミー等 マイル加算禁止 支出不可 宿泊費等を外貨 ( 現金 ) で立替えた場合 換金時のレシートにより精算するため レシートの徴収が必要 28

29 出張報告書の提出 出張の概要 目的が分かる書類の提出 例 学会参加のための出張学会プログラム 会議 打ち合わせ等のための出張議事録 日時の伺いおよび先方からの回答 ( 文書またはメール ) 現地調査 現地での研究等のための出張日時の伺いおよび先方からの回答 ( 文書またはメール ) 29

30 研究協力者を雇用する場合には 研究機関が直接雇用する必要がある 研究協力者の労務の内容に応じて 税務上 給与 にあたるか 報酬 にあたるかを確認 給与 にあたる場合大学と雇用契約を結ぶ必要がある 30

31 労務の例 資料整理 収集 実験補助 実験結果データ入力等 上記のいずれかに該当する場合 かつ 長期的に労務を依頼する必要がある場合は研究協力者と大学が雇用契約を結ぶ必要がある 2 週間以上前に会計課へ必ず事前相談 31

32 労務の例 翻訳 校閲 専門的知識の提供 講演 アンケートへの協力等 上記のいずれかに該当する場合には研究協力者に報酬を支払う ( 源泉所得税を引いた額を研究協力者に支払う ) 32

33 申請書 決裁書に記載する内容 1 謝金受給者への支払い分 2 源泉所得税 ( 総支払額 )-( 源泉所得税 ) 算出方法 : 総支払額 ( 小数点以下切捨て ) 33

34 報酬を支払った相手先のマイナンバーの 取得報告書 を提出する必要がある 同一人については 1 年度につき 1 回のみ提出 大学雇用者 ( 給与 ) については当課への提出は不要 マイナンバー通知カード や 個人番号カード の写しを添付しないこと 34

35 謝礼として金券などの物品を渡すことはできない ただし 本部会計課へ事前相談の上 1,000 円を上限として図書カード QUO カードを謝礼として渡すことは可能 提出物 依頼書兼承諾書 購入に関する支払書類 ( 領収書等 ) 研究協力者のリスト 手土産代 ( 菓子等 ) を支出することはできない 35

36 謝金 人件費が直接経費の全執行額 90% を超える場合は その旨を記した理由書を提出する 勤務表は必ず勤務日に記入する 後日まとめて記入しないよう注意 研究代表者または研究分担者の人件費 謝金として使用することはできない 36

37 物品費 旅費 謝金 以外の研究を遂行するために必要な経費 会議費 議事録 所定のフォーマットありの提出 食事 ( アルコール類不可 ) を伴う会議を行う場合 当該場所において会議をすることが必要である理由書を提出 飲み物代を含め 1 人あたり 2,000 円 ( 税込 ) を上限 レストラン等での食事を含む会議の場合 明細が記載されたレシート等を提出 アルコール類が含まれていないかを確認するため 37

38 学会年会費 補助金課題 : 平成 29 年度分のみ支出可能 基金課題 : 研究期間内であれば支出可能 何年度の年会費であるかがわかる書類を提出 38

39 通信費 切手およびレターパック文書発信簿 所定のフォーマットありを提出 宅配便等郵送料金 支払書類の提出 ( 領収書等 ) 郵送料金が記された郵便物の宛名 差出人がわかるもの ( 伝票等 ) 39

40 学会参加費 パンフレット ( 現物または写し ) を提出 学会参加証 ( 現物 ) を提出現物を提出できない場合 理由書を提出すること 受託 解析費等 成果物のコピーを提出検収センターにて検収を受けること 40

41 特殊な役務の検収手続 1 件につき 50 万円以上の役務を受ける場合 検収センターでの納品検収に加え 取扱要項に記載している検収方法により検収を受けなければならない 41

42 検収担当者 (1) プログラム データベース開発 デジタルコンテンツ作成 ソフトウェア ライセンス使用料等検収担当者 : 本部情報センター役職者 (2) 保守 点検 修理費検収担当者 : 板橋キャンパス事務部職員 (3) 調査 分析等の業務委託費検収担当者 : 研究者の所属する学部等の長が任命する者 42

43 主な交付申請後の手続き ( 要項基金 P 一部基金 P.46-47) 前倒し使用 研究期間全体を通じた交付決定額の範囲内で 次年度以降の支出を予定していた研究費の前倒し使用が可能 前倒し支払請求書 ( 様式 F-3) の提出 留意事項 補助事業期間を短縮することは不可 次年度以降の研究が遂行できなくなるような多額の前倒し請求不可 次年度に退職予定の研究者の前倒し請求は不可 43

44 主な交付申請後の手続き ( 要項基金 P 一部基金 P.47-48) 未使用額の次年度使用 次年度以降も研究が継続する場合 研究期間の最終年度を除き 日本学術振興会への特段の手続きを経ることなく 未使用額を次年度に繰越し 使用することが可能 最終年度の場合 1 年間に限り延長可能 補助事業期間延長承認申請書 ( 様式 F-14) を提出 平成 30 年 2 月中旬 ( 予定 ) 44

45 主な交付申請後の手続き ( 要項補助金 P 基金 P 一部基金 P.48-49) 共通 使用内訳を変更する場合 事前に 直接経費使用内訳変更承認申請書 を提出 ただし 各費目の額を直接経費の総額の 50%( 総額の 50% が 300 万円以下の場合は 300 万円まで ) の範囲で変更する場合は届け出不要 図参照 補助金課題 要項 P.46 基金課題 要項 P.47 一部基金課題 要項 P.49 45

46 主な交付申請後の手続き ( 要項補助金 P.47 基金 P.48 一部基金 P.50) 共通 研究代表者が研究を遂行できない場合 1 年を超えて継続して研究を遂行できなくなる場合 補助事業廃止承認申請書 を提出 産前産後の休暇等取得により研究を中断する場合 1 年を超えて休暇を取得する場合 研究中断届 補助事業期間延長承認申請書 を提出 46

47 主な交付申請後の手続き ( 要項補助金 P 基金 P 一部基金 P.50-51) 共通 研究代表者が他の機関へ転出する場合 異動先の機関が科研費応募資格があるかどうか確認 応募資格が有る機関へ異動未使用の科研費を移管早めに会計課へ連絡! 応募資格が無い機関へ異動補助事業の廃止 47

48 主な交付申請後の手続き ( 要項補助金 P.48 基金 P.49 一部基金 P.51) 共通 研究分担者を追加または削除する場合 研究分担者変更承認申請書 を提出 研究分担者を追加する場合は日本学術振興会からの承認通知到着後に 当該研究分担者は科研費を執行することができる 新たに 研究分担者承諾書 を徴収し 写しを会計課に提出する ( 原本は研究代表者が保管 ) 48

49 調整金制度について ( 要項補助金 P.48-49) 科研費の使い勝手を更に向上させるため 補助金課題に 調整金 の枠が設けられた 日本学術振興会への事前の届け出により 研究費の前倒し使用や 一定条件を満たす場合の次年度使用が可能 研究期間最終年度の課題 一部基金課題は対象外 49

50 調整金制度について ( 要項補助金 P.48-49) 前倒し使用 研究期間全体を通じた交付予定額の範囲内で 次年度以降の研究費の前倒し使用が可能 前倒し申請書 ( 様式 C-3-3) の提出承認後 変更交付申請書を提出する 留意事項 補助事業期間を短縮することは不可 次年度以降の研究が遂行できなくなるような多額の前倒し請求不可 次年度に退職予定の研究者の前倒し請求は不可 50

51 調整金制度について ( 要項補助金 P.49) 次年度使用 繰越申請の要件に合致しない場合 または 繰越申請期限を過ぎた後に繰越事由が発生した場合において 次年度に研究費を使用することで 研究の発展が見込まれる場合 次年度申請が可能 留意事項 次年度使用申請書兼変更交付申請書 ( 様式 C-3-2) の提出 繰越制度を利用することが前提 5 万円以上について次年度使用ができる 次年度使用により研究期間を延長することは不可 研究期間最終年度の次年度使用は不可 51

52 年度毎に提出する報告書 実績報告書 平成 30 年 5 月上旬頃 ( 学内提出締切予定 ) 最終年度終了後に提出する報告書 研究成果報告書平成 30 年 6 月上旬頃 ( 学内提出締切予定 ) 52

53 年度毎に提出する報告書 実施状況報告書 平成 30 年 5 月上旬頃 ( 学内提出締切予定 ) 最終年度終了時に提出する報告書 実績報告書 最終年度終了後に提出する報告書 研究成果報告書 最終年度の次年度 5 月上旬頃 ( 学内提出締切予定 ) 最終年度の次年度 6 月上旬頃 ( 学内提出締切予定 ) 53