Ⅰ. 平成 29 年度の電子申請に関する変更点 1 画面表示の変更 (29 年 7 月 6 日対応完了 ) 東京仕様での8 月 9 月戻り算定の電子申請時使用する処理月指定欄について 従来までの月額算定基礎届 電子申請画面から被保険者選択画面へ変更しました 被保険者選択画面で東京仕様にチェックを入れ

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1 社労夢システム 社会保険月額算定基礎届電子申請手順書 Ⅰ. 平成 29 年度の変更点 (P.2~) Ⅱ. 事前準備 (P.3~) Ⅲ. 電子申請データ作成 電子申請 (P.4~) 1 月額算定基礎届 ( 電子申請タブ22) 2 月額算定基礎届総括表 ( 電子申請タブ25) 370 歳以上被用者算定 ( 社会保険タブ52) 4 申請 ( 電子申請タブ1) Ⅳ. 参考資料 :e-gov 仕様書 (P.14~) 株式会社エムケイシステム平成 29 年 6 月 29 年 7 月 7 日手順書改訂 :P2 6 の東京仕様の被保険者選択を更新しました 1 / 25

2 Ⅰ. 平成 29 年度の電子申請に関する変更点 1 画面表示の変更 (29 年 7 月 6 日対応完了 ) 東京仕様での8 月 9 月戻り算定の電子申請時使用する処理月指定欄について 従来までの月額算定基礎届 電子申請画面から被保険者選択画面へ変更しました 被保険者選択画面で東京仕様にチェックを入れる ( 事業所台帳の本社住所が東京都の場合は自動的に東京仕様のチェックが入ります ) と処理月欄が表示され 7 月の場合は算定登録者が全員 処理月 8 月の場合は 5 月の昇降給区分入力がある算定登録者 処理月 9 月の場合は 6 月の昇降給区分入力がある算定登録者が表示されます 東京仕様での戻り算定を使用されないユーザー様への影響はございません 270 歳以上被用者の算定基礎届の電子申請対応 29 年 2 月より 社会保険タブ 歳以上被用者算定 月変 賞与支払届が API 電子申請可能になりました 操作方法については本手順書の P.10 をご参照下さい 3 仕様チェックプログラムのバージョンアップ 29 年 1 月より日本年金機構の社会保険仕様チェックプログラムガバージョンアップしております (29 年 6 月現在で ver.10.00) 古いバージョンを使用されていると誤ったチェック結果となりますので 必ず最新のバージョンをインストールしてご利用下さい インストール手順については P.3 を 使用手順については P.6 をご参照下さい 2 / 25

3 Ⅱ. 事前準備 1.29 年度分算定基礎届の登録社会保険タブ 13 月額算定基礎届および 14 月額算定基礎届 個別 また該当者がいる場合は 歳以上被用者算定基礎届で今年度の算定データを登録して下さい 2. 算定総括表 総括表附表の印刷およびPCへの取込添付ファイル用に社会保険タブ 15 月額算定基礎届総括表で 総括表 総括表附表を印刷し パソコンへ取り込みます ( ファイル形式は JPEG 推奨 ) 取り込み方法についてはお使いのスキャナー等機器の説明書をご参照下さい 取り込んだファイルはCドライブ内にフォルダを作成し その中に保存して下さい なお 算定基礎届総括表は算定基礎届とは別で電子申請データを作成出来ます (P.24~) 総括表を電子申請データで作成 申請する場合は附表のみ印刷 取込して下さい 3. 社会保険仕様チェックプログラムのインストール下記の日本年金機構 HPから 社会保険の仕様チェックプログラムをダウンロード インストールして下さい インストールが完了するとデスクトップにショートカットアイコンが作成されます 仕様チェックプログラムのインストール手順 操作方法については上記サイトに 記載の ご利用開始までのながれ 操作説明書 をご参照下さい 3 / 25

4 Ⅲ. 電子申請データ作成 電子申請 1 算定基礎届の電子申請データ作成 < 操作の流れ> 必要事項の入力 選択 保存先の設定 被保険者の選択 CSVファイル作成 ( 仕様チェックプログラムの実行 ) 添付ファイルの設定 電子申請データ作成 電子申請タブ 22 月額算定基礎届を開きます 4 / 25

5 1. 事業所コードを直接入力 または事業所選択ボタンから対象事業所を呼び出します 2. 事業所整理記号を入力します 3. 対象被保険者の加入区分 被保険者整理番号の配置区分を選択します 4. 年金事務所 社会保険労務士は事業所台帳の登録情報が自動表示されます FD 通番は必要に応じて修正して下さい 5. データ格納先フォルダ欄の参照ボタンをクリックし CSVファイルの保存先を設定します 事前にCドライブ内に保存用のフォルダを作成し その中に保存して下さい また 参照ボタンを押した後にフォルダをダブルクリックして開いてから設定を押して下さい 正しくフォルダが選択されていると データ格納先フォルダ欄の表示が \\tsclient\c\ フォルダ名 \ となります 出力先がデスクトップや C ドライブ直下であるなど 正しく設定が出来ていないと 作成時にエラー表示やフリーズするなどの原因となりますのでご注意下さい 5 / 25

6 6. 被保険者選択 [F5] をクリックして対象者を選択して下さい 従業員台帳の算定欄にデータがない被保険者は表示されません < 東京仕様での処理月選択について> 被保険者選択画面で東京仕様にチェックが入っていると処理月欄が表示されます 処理月 7 月を入力した場合 算定登録された被保険者が全員選択表示されます 既に8 月 9 月の戻り算定も登録している場合はその対象者も選択表示されますので 選択を外して下さい 処理月 8 月を入力した場合 基本台帳 5 6の賃金データ入力で5 月に昇降給区分の入力がある算定登録者が選択表示されます ( 算定基礎届処理手順書 P.17~18 参照 ) 処理月 9 月を入力した場合 基本台帳 5 6の賃金データ入力で6 月に昇降給区分の入力がある算定登録者が選択表示されます ( 算定基礎届処理手順書 P.17~18 参照 ) 処理月 7~9 月以外を入力した場合 処理は行われません 7. データ作成 [F6] をクリックするとデータ格納先フォルダ内に CSV ファイルが 作成されます ( 被保険者選択をしていないとボタンがクリック出来ません ) 6 / 25

7 8. 仕様チェックプログラムの実行作成したCSVファイルが年金機構の仕様に合っているかを事前にチェックします この処理を実行しなくても電子申請は可能ですが 仕様チェックの時点でエラーになっていると実際に申請をしてもエラーになる可能性は高くなります ただしチェックをするのは文字数や必須項目に入力があるかなど形式部分のみで 社労士コードや被保険者番号が合っているかなどの内容をチェックするものではありませんので 必ずしも 仕様チェックでエラーがないので実際の申請でもエラーにはならない というわけではありません < 仕様チェックの手順 > 1 上記手順 7 のデータ作成完了後 電子申請画面は終了せずに デスクトップを表示して下さい ( 社労夢が全画面表示されてデスクトップが表示できない場合は 社労夢画面右上の最小化ボタンをクリックして下さい ) 2P.3 の事前準備 3 で作成した社会保険届書仕様チェックのショートカットを ダブルクリックして仕様チェックプログラムを起動します 3 提出先 : 年金事務所 提出方法 : 電子申請にチェックを入れて 参照ボタンから CSV ファイルの保存先フォルダを選択します 4 チェック をクリックしてチェック結果を確認します エラーが検出された場合 社労夢に戻って電子申請画面を終了し エラー箇所を修正して再度データの 作成からやり直して下さい なお チェック結果 ボタンで内容の印刷も可能です 7 / 25

8 警告メッセージが表示された場合 内容を確認後に OK で進んで下さい 印刷する場合は OK をクリックする前に印刷ボタンをクリックして下さい エラーが検出されなかった場合 OKをクリックし キャンセルまたは右上の で仕様チェックプログラムを終了し 社労夢に戻って次の手順へ進んで下さい 9. 紙の通知書希望 添付書類の設定をします 紙の通知書を希望する にチェックを入れていると 公文書は事業所に送付され 社労士事務所様には通知書が送付されます 10. 提出代行証明書を設定します (JPEG 推奨 ) 上段に書類の名称を入力し 下段に参照ボタンからファイルを読込みます 上段の名称や下段のファイル名に記号や外字が含まれているとエラーになりますのでご注意下さい 11. その他の添付ファイルを設定します (JPEG 推奨 ) 電子申請タブ 25 月額算定基礎届総括表で電子申請データを作成されない場合は ここで総括表および総括表附表をそれぞれ添付してください また 提出代行証明書を含めて同じ名称を設定しているとエラーになりますので 複数のファイルを添付する場合は異なる名称を設定して下さい 添付ファイルのファイル形式について平成 26 年 7 月より社会保険の電子申請時の添付ファイルにPDFファイルが使用出来るようになりました ( それまではJPEG 形式のみ ) が ごく稀に PDFファイルを添付していると年金機構側で 拡張子不正 というエラーになる場合がありますので その場合はJPEG 形式のファイルを添付して下さい 12. 基本情報 [F8] 画面を開き 部分に未入力の項目や記号等の入力がないか確認して 下さい 8 / 25

9 13. e-gov 申請 [F9] をクリックすると電子申請タブ 1 送信案件一覧に電子申請データが作成されます 基本台帳タブ 7 システム設定の一括申請の欄で e-gov 送信案件一覧で電子申請する にチェックを入れていない場合は 電子申請データ作成と同時に自動的に e-gov に送信されます 算定基礎届の電子申請データ作成は以上で終了です 総括表の電子申請データを作成する場合 次ページへ 算定対象者に70 歳以上被用者がいる場合 P.11 へ 上記以外 P.13 へ 9 / 25

10 2 算定基礎届総括表の電子申請データ作成 電子申請タブ 25 月額算定基礎届総括表を開きます 1. 事業所コードを直接入力 または事業所選択ボタンから対象事業所を呼び出します 2. 年金事務所は事業所台帳の登録情報が自動表示されます 3. 添付書類がある場合に内容を記載して下さい 4. 提出代行証明書を設定して下さい 5. その他の添付ファイルを設定して下さい ( 総括表附表はここで添付して下さい ) 6. 基本情報 [F5] を開き 部分に未入力の項目や記号等の入力がないか確認して下さい 7. e-gov 申請 [F6] をクリックすると電子申請タブ 1 送信案件一覧に電子申請 データが作成されます 算定基礎届総括表の電子申請データ作成は以上で終了です 算定対象者に 70 歳以上被用者がいる場合 次ページへ 上記以外 P.13 へ 10 / 25

11 370 歳以上被用者算定基礎届の電子申請データ作成 社会保険タブ 52 算定基礎 月額変更 賞与支払届を開きます 1. 事業所コード 従業員コードを直接入力 または事業所カナ検索 被保険者カナ検索 ボタンから対象事業所 従業員を呼び出します 2. 算定基礎にチェックを入れると算定基礎届画面で登録した算定情報が表示されます 3. 必要に応じて従前の改定月等を修正します 4. 登録 [F6] 後に電子申請ボタンをクリックし 電子申請データ作成画面を開きます 5. 年金事務所は事業所台帳の登録情報が自動表示されます 6. 紙の通知書希望の有無を選択します 11 / 25

12 7. 提出代行証明書を設定して下さい 8. その他に添付ファイルがある場合は設定して下さい 9. 基本情報 [F5] を開き 部分に未入力の項目や記号等の入力がないか確認して下さい 10. e-gov 申請 [F6] をクリックすると電子申請タブ 1 送信案件一覧に電子申請 データが作成されます 70 歳以上被用者算定基礎届の電子申請データ作成は以上で終了です 次ページで作成した電子申請データを e-gov へ送信して下さい 12 / 25

13 4 電子申請 P.4~11 で作成した電子申請データを e-gov へ送信します データ作成時に基本台帳タブ 7 システム設定の一括申請の欄で e-gov 送信案件一覧で電子申請する にチェックを入れていない場合は 電子申請データ作成と同時に自動的に e-gov に送信されていますので 申請作業は必要ありません 電子申請タブ 1 送信案件一覧を開きます 1. 対象の届出が表示されない場合は条件を変更して検索して下さい 2. 申請したい届出に選択のチェックを入れます 3. 書類一覧 [F2] から申請するデータや添付ファイルの内容を確認出来ます 4. 申請 [F6] をクリックして申請して下さい 電子申請作業は以上で終了です 申請後は送信案件一覧の 状況の更新 [F5] を随時行って状況を確認して下さい 13 / 25

14 Ⅳ. 参考資料 :e-gov 仕様書 日本年金機構より公開されている仕様書から 算定基礎届分を抜粋致しました 文字数制限の確認等にご利用下さい なお 算定基礎届以外を含んだ全体版の仕様書は下記日本年金機構の HP より ダウンロード頂けます 14 / 25

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17 表 算定基礎届データレコードの項目説明 (1/6) 項番項目名種別文字数設定内容作成例 1 届書コード数字 を設定するア 2 事 郡市区符号 数字 2 納入告知書 納付書 領収証書 に記載されている イ 業 事業所整理記号の上 2 桁を郡市区符号に 上 2 桁以外を 所 事業所記号に分けて設定する 整 3 理 事業所記号 数字 1~4 ( 例 ) 事業所整理記号が 01-イロハ の場合 ウ 記 英字 郡市区符号に 01 号 カナ 事業所記号に イロハ と設定する 4 被保険者 数字 1~6 被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書 の エ 整理番号 被保険者整理番号欄に記載されている番号を設定する ( 例 ) 被保険者整理番号欄に記載されている番号が 123 の場合 123 と設定する 5 元号数字 1 以下の元号に対応する数字を設定するオ生 明治 : 1 大正 : 3 昭和 : 5 年 平成 : 7 6 年月日数字 6 生年月日 ( 和暦 ) を年 月 日それぞれ2 文字で設定カ月する 日 ( 例 ) 昭和 32 年 2 月 7 日の場合 と設定する 7 改定予定月数字 0 省略するキ なお 7 月月変がある場合は 月額変更届出を行うこと ( 該当被保険者の算定届出は不要 ) 8 元号数字 1 以下の元号に対応する数字を設定するク適 平成 : 7 9 用 年 数字 2 当該届 ( 媒体 ) を提出する年 ( 和暦 ) を2 文字で ケ 設定する 年 ( 例 ) 平成 15 年の場合 15 と設定する 10 月月数字 2 09 を設定するコ / 25 -

18 表 算定基礎届データレコードの項目説明 (2/6) 項番項目名種別文字数設定内容作成例 11 被保険者氏名 カナ 1~25 被保険者氏名を設定する サ ( カナ ) 姓と名の間にスペースを1 文字設定するミドルネームを設定する場合は ミドルネームの前後にスペースを1 文字設定する ( 例 ) 被保険者氏名が コウネンタロウ の場合 コウネン タロウ と設定する 被保険者氏名が コウネン K タロウ の場合 コウネン ケイ タロウ と設定する 12 被保険者氏名 漢字 0~12 被保険者氏名を漢字で設定する シ ( 漢字 ) 姓と名の間に全角スペースを1 文字設定するミドルネームを設定する場合は ミドルネームの前後に全角スペースを1 文字設定する ( 例 ) 被保険者氏名が 厚年太郎 の場合 厚年 太郎 と設定する 被保険者氏名が 厚年 K 太郎 の場合 厚年 ケイ 太郎 と設定する なお 以下のいずれかに該当する場合は省略する 氏名に 3.4 コード規定 で使用不可とした文字が含まれる場合 氏名が全角スペースを含め12 文字を超える場合 13 種別 ( 性別 ) 数字 1 当該被保険者の種別 ( 種別 ) に対応する数字を設定するス 坑内員以外の男子 : 1 女子 : 2 坑内員 : 3 厚生年金基金の加入員で 坑内員以外の男子 : 5 厚生年金基金の加入員で女子 : 6 厚生年金基金の加入員で坑内員: 7 14 従前の 数字 0,4 現在の標準報酬月額 ( 健保 ) を4 文字で設定する セ 標準報酬月額 ( 健保 ) なお 厚生年金保険のみ加入している者は省略する ( 例 ) 標準報酬月額 ( 健保 ) が 280 の場合 0280 と設定する 15 従前の 数字 0,4 現在の標準報酬月額 ( 厚年 ) を4 文字で設定する ソ 標準報酬月額 ( 厚年 ) なお 健康保険のみ加入している者は省略する ( 例 ) 標準報酬月額 ( 厚年 ) が 280 の場合 0280 と設定する / 25 -

19 表 算定基礎届データレコードの項目説明 (3/6) 項番項目名種別文字数設定内容作成例 16 元号数字 1 以下の元号に対応する数字を設定するタ従 平成 : 7 前 17 年数字 2 現在の標準報酬月額に改定した年 ( 和暦 ) を2 文字でチの設定する 改 ( 例 ) 平成 14 年の場合 14 と設定する定 18 月数字 2 現在の標準報酬月額に改定した月を2 文字で設定するツ月 ( 例 )4 月の場合 04 と設定する 19 4 月 数字 2 04 を設定する テ 算定 20 基 5 月 数字 2 05 を設定する ト 礎月 21 6 月 数字 2 06 を設定する ナ 22 支 4 月 数字 2 給料や賃金を計算する基礎となる日数を2 文字で設定 ニ する 払 ( 例 ) 日給者で支払基礎日数が8 日の場合 23 基 5 月 数字 2 08 と設定する ヌ 礎 なお 以下のいずれかに該当する場合は 00 を 設定する 24 日 6 月 数字 2 当該月の支払基礎日数が0 日の場合 ネ 数 25 4 月 数字 1~7 報酬のうち 臨時に受けるものおよび年 3 回以下の回数 ノ で支払われる賞与以外のもので 通貨 ( 金銭 ) で支払わ 通 れる賃金 給料 俸給 手当 賞与その他いかなる名称 貨 であるかを問わず 労働者が労働の対償として受けるす に べてのものの額を設定する 26 よ 5 月 数字 1~7 ハ る ( 例 )24 万円の場合 も または の と設定する の 27 額 6 月 数字 1~7 なお 報酬が1 千万円以上の場合は ヒ を設定する / 25 -

20 表 算定基礎届データレコードの項目説明 (4/6) 項番項目名種別文字数設定内容作成例 28 4 月 数字 1~7 報酬のうち 食事 住宅 被服など通貨 ( 金銭 ) 以外の フ もので支払われるものについて 健康保険法第 46 条第 現 1 項もしくは第 2 項または厚生年金保険法第 25 条の規 物 定により厚生労働大臣 または健康保険組合が定めた価 に 額によって算出した額を設定する 29 よ 5 月 数字 1~7 ヘ る なお 1 千万円以上の場合は を も 以下のいずれかに該当する場合は 0 を設定する の 報酬が無い場合 の 30 額 6 月 数字 1~7 ( 例 ) 報酬が無い場合 ホ 0 または と設定する 31 4 月 数字 1~7 各算定基礎月における通貨によるものの額と現物による マ ものの額を合算した額を設定する 合 ( 例 )24 万円の場合 32 5 月 数字 1~ または ミ と設定する 計 なお 1 千万円以上の場合は を設定する 33 6 月 数字 1~7 ム 34 平均額 数字 1~7 4 月 5 月 6 月のうち 支払基礎日数が17 日以上 メ ( 短時間労働者は11 日以上 ) の月の合計を合算し その月数で割った額を設定する ( 単位 : 円 1 円未満切り捨て ) ただし パートタイマーの被保険者であって全ての算定基礎月の支払基礎日数が17 日未満の場合は 15 日以上の月の合計を合算し その月数で割った額を設定する ( 単位 : 円 1 円未満切り捨て ) ( 例 )32 万円の場合 または と設定する なお 全ての算定基礎月の支払基礎日数が上記の日数を満たしていない場合は 0 を設定する また 通貨によるものの額 現物によるものの額 合計のいずれかが 1 千万円を超えている場合は 1 千万円以上の実際の額にて平均額を算出する 算出した平均額が 1 千万円以上の場合は を設定する / 25 -

21 表 算定基礎届データレコードの項目説明 (5/6) 項番項目名種別文字数設定内容作成例 35 修正平均額 数字 0~7 算定が困難なときや その額が著しく不当になる場合 モ また算定の対象となる期間に被保険者区分の変更があった場合に設定する ( 単位 : 円 1 円未満切り捨て ) 上記以外の場合は省略する ( 例 )35 万円の場合 または と設定する 36 被保険者区分 数字 1 以下の区分に対応する数字を設定する ヤ 一般の被保険者 : 0 ( パート扱いする者および短時間労働者以外 ) パート扱いする者 : 1 短時間労働者( 特定適用事業所のみ ) : 2 パート扱いする者 とは 1 週間の所定労働時間および 1 ヵ月の所定労働日数が常時雇用者 ( フルタイム ) の 4 分の 3 以上の短時間就労者をいう 短時間労働者 とは 1 週間の所定労働時間または 1 ヵ月の所定労働日数が常時雇用者 ( フルタイム ) の 4 分の 3 未満の者のうち 週 20 時間以上勤務する者であって 被保険者数が常時 501 人以上の規模である企業 (501 人未満であって短時間適用拡大該当の申出をした企業を含む ) に使用されていること等 一定の条件を満たした者をいう 算定の対象となる期間に被保険者区分の変更があった場合は以下の区分を設定する 一般の被保険者 パート扱いする者 : 1 一般の被保険者 短時間労働者 : 0 パート扱いする者 短時間労働者 : 1 一般の被保険者 パート扱いする者 短時間労働者 : 1 37 作成原因 - 0 省略するユ 38 決定後の - 0 省略する ヨ 標準報酬月額 ( 健保 ) 39 決定後の - 0 省略する ラ 標準報酬月額 ( 厚年 ) 40 遡及支払額 数字 0~7 算定基礎月内に支払われた通常給以外の報酬額を設定す リ る ( 例 )20 万円の場合 または と設定する上記に該当しない場合は省略する / 25 -

22 表 算定基礎届データレコードの項目説明 (6/6) 項番項目名種別文字数設定内容作成例 41 昇 ( 降 ) 給区分 数字 0,1 昇 ( 降 ) 給により増 ( 減 ) 額された場合 下記の例に倣 ル い設定する 差額が加算である場合 : 0 差額が減算である場合 : 1 上記に該当しない場合は省略する 42 昇 ( 降 ) 給差の月 数字 0~7 昇 ( 降 ) 給により増 ( 減 ) 額された額の月額を設定する レ 額 上記に該当しない場合は省略する 43 昇 ( 降 ) 給年 数字 0,2 昇 ( 降 ) 給又は 遡及分の支払が行われた年月の年を和 ロ 暦で設定する 上記に該当しない場合は省略する 44 昇 ( 降 ) 給月 数字 0,2 昇 ( 降 ) 給又は 遡及分の支払が行われた年月の月を設 ワ 定する 上記に該当しない場合は省略する 45 備考欄 漢字 0~37 現物給与の名称 ( 定期券 住宅 食事等 ) を入力し ヲ てください 数字 0~75 入力例 英字 現物給与が住宅の場合: 住宅 カナ 保険者算定となる場合 その根拠となる情報を入力してください 保険者算定 とは 通常の算定方法では対応が困難な場合や その額が著しく不当になる場合などに 保険者が事情に応じた修正平均額を算定し 標準報酬月額を決定することをいいます 入力例 給与締め日 15 日 当月 25 日支払 3 月 26 日資格取得者 4 月支払の給与が 3/26~4/15 分となる場合 : 平成 25 年 3 月 26 日取得 休職中の場合 : 平成 25 年 3 月 15 日より病休中 : 休職給 4~5 月 60% 年間報酬の平均での算定を申し立てる場合 : 年間平均 算定の対象となる期間に被保険者区分の変更があった場合はその旨を入力してください パート扱いする者 ( 短時間就労者 ) 及び短時間労働者について入力してください 入力例 4 月はパート扱いする者 5 6 月は短時間労働者の場合 : パート4 月短時間労働者 5 6 月 / 25 -

23 23 / 25

24 24 / 25

25 25 / 25