運用マニュアル／利用者請求・口座振替.pub

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ふじよしあくや
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1 ~ 口座振替システム運用マニュアル ~ 今回ご提供させていただきます Quick けあ Ver1.4 Build25 より新利用者請求システムに対応した口座振替機能が追加されます本資料では口座振替機能を使用した業務運用の流れをご説明いたします目次 1. 仕様 <1> 口座振替システム概要 2 2. 画面構成 <1> トップ画面の画面説明 3 <2> 画面関係図 4 3. 導入編 <1> 利用者口座情報の登録 5 <2> 取引先口座の登録 7 <3> 契約口座の登録 8 4. 運用編 <1> 請求データの取込 9 <2> 媒体出力 11 <3> 振替結果入力 12 <4> 入金処理補足 <1> 振替データの個別編集 16 <2> 振替不能分の再振替 17 <3> 口座振替対象 / 口座振替対象外の設定 18 <4> 旧口座情報からのデータ移行 19 1

2 1. 仕様 1-1 口座振替システム概要口座振替システムでは振替データの作成から領収書作成 ( 入金処理 ) まで当該システムで行なう事が可能です出力形式は以下の 3 タイプに対応しております < 対応出力形式 > 1 全銀協フォーマット 2 郵便局標準フォーマット 2 3 全銀協フォーマット ( 口振くん ) ~ 口座振替システムイメージ ~ 1 4 請求書振替データ領収書 ( 入金 ) 3 2 金融機関 NO 処理内容 1 振替データ作成請求データから振替データを作成します 2 媒体出力作成した振替データを媒体 (FD 等 ) に出力します 3 振込結果入力振替結果を入力します 4 入金処理振替結果を元に入金処理を行ないます 2

2. 画面構成 2-1 口座振替メイン画面 NO 項目名説明 1 取引先口座 [ メニュー ]: 利用者請求 -> その他 -> 請求グループ-> 取引先口座で登録した口座情報が表示されます 2 契約件数 14 契約口座で登録を行なった利用者の口座件数が表示されます 3 取込 14 契約口座に登録されている利用者の請求データから一括で振替データを作成します 4 個別取込 14

3 2. 画面構成 2-1 口座振替メイン画面 NO 項目名説明 1 取引先口座 [ メニュー ]: 利用者請求 -> その他 -> 請求グループ-> 取引先口座で登録した口座情報が表示されます 2 契約件数 14 契約口座で登録を行なった利用者の口座件数が表示されます 3 取込 14 契約口座に登録されている利用者の請求データから一括で振替データを作成します 4 個別取込 14 契約口座に登録されている利用者の請求データから個別に振替データを作成します 5 詳細を見る 34で取り込んだ振替データの詳細画面へ移動します 6 各種帳票印刷口座振替データ一覧 / 引落先別合計一覧の帳票を出力します 7 媒体出力 34の処理過程で作成された振替データを媒体 (FD 等 ) に出力します出力先 / ファイル名は指定する事ができます 8 媒体出力取消媒体出力の出力状況を取り消します 9 振替結果 / 確定処理振替結果の設定まで作業が完了した時点で確定処理を行ないます 10 媒体入力金融機関から返却された振替結果を媒体 (FD 等 ) から取り込みます 11 全データ正常入力振替結果を全て正常入力 ( 全て振替済 ) された状態に設定します 5 詳細を見るより振替結果を個別に変更できます 12 入金処理 9 確定された振替結果を元に入金処理を行ないます 13 入金取消当該画面 12 入金処理より行なった入金情報を削除します 14 契約口座登録口座振替対象利用者を登録します登録利用者は2 契約件数として表示されますリンクアイコンをクリックすると請求書 / 入金処理画面へ移動できます 3

4 2 画面構成 2-2 画面関係図口座振替システム : メイン画面は以下の各画面と関連付けられています利用者請求 -> その他 -> 請求グループ -> 取引先口座 (A) 取引先口座の設定利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 請求書 / 領収書 (B) 請求書利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 請求書 / 領収書 (C) 利用者口座情報から取込 (E) 入金処理 ( 領収書 ) 基本情報 -> 利用者 -> 疾病状況 / その他 (D) 利用者口座情報 4

5 3. 導入編本章では口座振替システム導入時に必要な設定項目を説明いたします口座振替システム初回運用時には下記導入手順に従ってマスタ登録を行って下さい導入手順 NO マスタ登録 1 (D) 利用者口座 2 (A) 取引先口座 3 (C) 契約口座作業内容郵便または銀行の利用者口座の情報を登録します口座振替を行なう事業主の取引先口座の情報を登録します (D) 利用者口座情報を元に口座振替を行なう対象者を登録しますマスタ登録のアルファベットは 2-2 画面関係図を参照しています 3-1 利用者口座情報の登録 [ メニュー ]: 基本情報 -> 利用者 -> 利用者 -> 疾病状況 / その他 -> 支払利用者の郵便または銀行口座情報の登録を行ないます複数の口座情報を登録することが出来ます注意口座振替システムにて以下の処理を行なうと処理内容によって当該口座情報の削除または変更ができなくなります契約口座の登録削除 / 変更口座振替データの作成削除 / 変更基本情報 -> 利用者 -> 疾病状況 / その他 -> 支払 -> 口座情報口座情報 ( 互換用 ) の登録口座振替システムで使用される口座情報は上記赤枠の口座情報となります口座情報 ( 互換用 ) は旧利用者請求システム用になりますので登録する必要はありません新規より口座情報を登録します 5

3. 導入編利用者口座情報の登録では銀行口座郵便口座の二種類があります該当する口座区分にチェックを行い口座情報を登録してください口座情報登録のポイント登録した口座情報を口座振替で使用する場合は口座振替で使用するにチェックを行って下さいチェックを行うと必須入力項目の背景がピンクで表示されます (A) 銀行口座の場合口座区分にて銀行を選択後

6 3. 導入編利用者口座情報の登録では銀行口座郵便口座の二種類があります該当する口座区分にチェックを行い口座情報を登録してください口座情報登録のポイント登録した口座情報を口座振替で使用する場合は口座振替で使用するにチェックを行って下さいチェックを行うと必須入力項目の背景がピンクで表示されます (A) 銀行口座の場合口座区分にて銀行を選択後口座情報の各項目を入力してくださいチェック! < 顧客番号 > 金融機関の指定に従って設定してください指定がない場合は全て 0 (20 桁 ) を入力 (B) 郵便口座の場合口座区分にて郵便局を選択後口座情報の各項目を入力してくださいチェック! < 入力例 > 通帳記号 :12345 口座振替用 :234 (5 桁 ) ( 真ん中 3 桁 ) < 入力例 > 通帳記号 : 口座振替用 : (8 桁 ) ( 下 1 桁を除いた 7 桁 ) 6

3. 導入編 3-2 取引先口座の登録 [ メニュー ]: 基本情報 -> 利用者 -> 利用者 -> 疾病状況 / その他 -> 支払取引先口座の登録では

利用者請求 -> その他 -> 請求グループ -> 取引先口座 (B) 銀行引落データ作成情報注意口座振替システムにて以下の処理を行なうと

/ 変更新規より取引先口座を登録します任意に名前を設定します (A) 銀行口座の場合口座振替データのファイル名を (A) 取引先口座の口座情報 (B)

7 3. 導入編 3-2 取引先口座の登録 [ メニュー ]: 基本情報 -> 利用者 -> 利用者 -> 疾病状況 / その他 -> 支払取引先口座の登録では口座振替を行う事業主口座として下記情報を登録しますここで登録された取引先口座が口座振替システム運用時の対象口座となります (A) 取引先口座の口座情報の登録利用者請求 -> その他 -> 請求グループ -> 取引先口座 (B) 銀行引落データ作成情報注意口座振替システムにて以下の処理を行なうと処理内容によって当該取引先口座の削除または変更ができなくなります ( 銀行引落テータ作成情報は変更可能です ) 契約口座登録済み削除 / 変更媒体出力済み削除 / 変更新規より取引先口座を登録します任意に名前を設定します (A) 銀行口座の場合口座振替データのファイル名を (A) 取引先口座の口座情報 (B) 銀行引落データ作成情報ファイル名は金融機関によって異なります金融機関の指定に合わせて設定して下さい当画面で設定したファイル名は初期設定値になりますファイル名は振替データ媒体出力時に再設定する事ができます 7

利用者口座一括追加が便利です取込方法 NO マスタ登録作業内容 A 利用者口座一括追加 B 個別追加指定した適用開始月で利用者を一括登録します個別登録を行いますその他適用終了月の設定や

8 3-3 契約口座の登録 [ メニュー ]: 利用者請求 -> 口座振替 -> 契約口座登録 3. 導入編契約口座の登録では利用者基本情報で設定された口座情報を元に口座振替対象者を取引先口座ごとに登録します登録方法には以下の二通りがあります初回導入時の場合は (A) 利用者口座一括追加が便利です取込方法 NO マスタ登録作業内容 A 利用者口座一括追加 B 個別追加指定した適用開始月で利用者を一括登録します個別登録を行いますその他適用終了月の設定や備考入力ができます利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替 -> 契約口座登録当該画面に表示された利用者が口座振替対象者となります Ⅰ 変更から利用者選択 Ⅰ 適用開始月を設定 Ⅱ 利用者口座の選択 Ⅱ 追加対象者にチェック Ⅲ 適用開始月を設定 (A) 利用者口座一括追加 Ⅲ 追加 (B) 個別追加 Ⅳ 保存 8

9 4. 運用編本章では口座振替システム運用を下記の運用手順の流れに従って説明いたします運用手順 NO 処理内容 1 振替データ作成請求データから振替データを作成します 2 媒体出力作成した振替データを媒体 (FD 等 ) に出力します 3 振込結果入力振替結果を入力します 4 入金処理振替結果を元に入金処理を行ないます 4-1 請求データの取込取込作業では作成済みの請求データから口座振替データを作成します全額未入金の請求データが取込の対象となりますまた一部入金されている請求データは取込の対象外となります請求データの取込方法は下記の二種類から選択する事が出来ます取込方法 NO マスタ登録作業内容 1 一括取込 2 個別取込契約口座に登録されている利用者の請求データを一括で取込みます契約口座に登録されている利用者から請求データを個別に取込みます利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替 1 一括取込 2 個別取込口座振替データ作成 ( 取込 ) 後の制限口座振替にて請求書の取り込みが行われると以下の作業に制限がかかります < 制限される作業 > Ⅰ. 口座振替で取り込んだ請求書に該当する利用料金集計データの更新 / 削除 Ⅱ. 口座振替で取り込んだ請求書の更新 / 削除 9

第 1 回引落分第 1 回目 ( 初回 ) の口座振替時に設定します 3 変更分利用者の契約口座番号等の変更があった場合に設定しますが通常は個別に指定するため当該画面では指定せず個別編集で設定を行ってください < 一括取込時の注意 > 設定した振替日と新規コードの条件で全て取り込まれるため新規コードが取込時の設定と異なる利用者がいる場合は振替データを作成した後

10 1 一括取込 4. 運用編契約口座に登録されている利用者の請求データを一括で取り込みます各項目を設定後実行を押下します全額未入金の初期未収金の取込みも行えますが初期未収金は初期設定で口座振替対象外に設定されている為 2 個別取込の (A) 表示切替の口座振替対象外請求書より選択し取込みを行ってください新規コード NO 項目名説明 1 その他過去から継続して引落を行なっている場合に設定します 2 第 1 回引落分第 1 回目 ( 初回 ) の口座振替時に設定します 3 変更分利用者の契約口座番号等の変更があった場合に設定しますが通常は個別に指定するため当該画面では指定せず個別編集で設定を行ってください < 一括取込時の注意 > 設定した振替日と新規コードの条件で全て取り込まれるため新規コードが取込時の設定と異なる利用者がいる場合は振替データを作成した後個別に編集する必要があります振替データの個別編集方法については資料 5-1 振替データの個別編集をご参照ください 2 個別取込契約口座に登録されている利用者の請求データから個別に選択し取り込みます Ⅰ 振替日を設定 Ⅱ 新規コードを設定 Ⅲ 対象者にチェック Ⅳ 実行を押下します (A) 表示切替口座振替対象請求書 3-3 契約口座の設定に登録済みで全額未入金の請求書が表示されます口座振替対象外請求書上記条件に加え (B) の処理により対象外に設定された請求書または 1 度も取込処理を行っていない初期未収金が表示されます取込処理を行うことにより口座振替対象請求書に変更されます (B) 口座振替対象外に設定口座振替から現金徴収へ変更する等の理由で口座振替を中止する場合に設定します詳細は資料 5-3 口座振替対象 / 口座振替対象外の設定をご参照ください 10

処理を行う場合は以下の処理を極力行わないでください以下の処理を行うと 4-3 振替結果の入力 (A) 媒体入力時に不整合が起こります 1[ 上へ下へ ] による振替データの並び替え 2 振替データの削除利用者請求 ->

11 4-2 媒体出力 4. 運用編請求データより作成した振替データを媒体 (FD 等 ) へ出力します媒体出力後の注意振替データの媒体出力を行なうと媒体入力時のデータと整合性を保つ為に以下の処理が出来なくなります振替データ提出後に媒体出力取消処理を行う場合は以下の処理を極力行わないでください以下の処理を行うと 4-3 振替結果の入力 (A) 媒体入力時に不整合が起こります 1[ 上へ下へ ] による振替データの並び替え 2 振替データの削除利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替媒体出力後の注意 1 振替データの並び替え 2 振替データの削除 Ⅰ 媒体出力を押下します Ⅲ 実行を押下すると媒体に振替データが出力されます Ⅱ 媒体の参照先を選択します振替データ < ファイル名の拡張子 > 金融機関によって拡張子の指定がある場合はファイル名の設定で以下のように設定する必要がありますテキスト形式での提出 ( ファイルの名前 ).txt 拡張子が不要の場合 ( ファイルの名前 ) 11

12 4-3 振替結果入力提出した振替データが金融機関より返却された後当該振替データに振替結果を入力します本項目で行う作業内容は以下の通りです 4. 運用編作業内容 NO 作業内容作業内容 1 振替結果入力 (A) 媒体 ( 返却されたデータ ) から振替結果を取り込みます (B) データ取込を必要とせず振替結果を全て正常入力 ( 全件振替済 ) します振替結果がデータではなく紙ベースで返却される場合はこちらになります 2 確定処理振替結果入力処理が終了後振替データを確定します確定処理を行うと振替不能分の翌月への繰越入金処理が可能な状態になります振替結果正常入力後の振替結果の個別編集作業は資料 5-1 振替データの個別編集をご参照ください振替結果入力利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替 1 振替結果入力 Ⅰ 処理項目を押下して下さい 12

4. 運用編 1-(A) 振替結果入力媒体入力の場合媒体入力を押下後下記画面が開きます返却されたデータの参照先を下記画面より指定します Ⅰ データを選択します Ⅱ 開くを押下しますファイルの種類上記サンプルではファイルの種類がテキスト文書が選択されていますが通常はすべてのファイル

13 4. 運用編 1-(A) 振替結果入力媒体入力の場合媒体入力を押下後下記画面が開きます返却されたデータの参照先を下記画面より指定します Ⅰ データを選択します Ⅱ 開くを押下しますファイルの種類上記サンプルではファイルの種類がテキスト文書が選択されていますが通常はすべてのファイルが初期選択されており拡張子がないファイルも表示されます 1-(B) 振替結果入力全データ正常入力の場合振替結果が全て正常入力 ( 全て振替済 ) された状態に設定されます振替結果が正常でないデータがある場合は個別編集より変更を行ってください個別編集作業は資料 5-1 振替データの個別編集をご参照ください 13

14 4. 運用編 2 振替結果 / 確定処理振替結果入力処理が全て完了したら振替データを確定します確定処理後の状態振替データの確定処理を行なうと口座振替の運用段階が以下の状態に変わります (A) 振替不能分の翌月への繰越 (B) 入金処理が可能な状態利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替振替結果入力処理が完了したら未確定を押下しますチェック! 振替結果が未確定の為入金処理が行なえません未確定振替結果が確定の状態に変更されます確定が行われると入金処理が行えるようになります確定 14

15 4-4 入金処理 4. 運用編全ての振替作業が完了したら確定された振替結果を元に入金処理を行ないます入金処理 / 入金取消は同じ締め対象月において請求書領収書作成が確定済みの場合実行することができません実行するには確定を解除する必要があります口座振替対象者の入金処理口座振替システムで処理をされた請求書で振替結果が振替済みの請求書の入金処理は当該システムより行ないます [ メニュー ]: 利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 請求書 / 領収書作成画面からの入金処理は出来ません振替不能で次月以降に再振替を行わない請求書については資料 5-3 口座振替対象 / 口座振替対象外の設定をご参照ください利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替 Ⅰ 入金処理を押下します < 入金処理の取消!> 口座振替システムより行った入金処理は上記画面入金取消からのみ削除する事が出来ます [ メニュー ]: 利用者請求 -> 請求 / 入金 - > 請求書 / 領収書作成の画面からは削除できません Ⅰ 実行を押下すると設定した締め対象月に入金が行われます 15

5. 補足 5-1 振替データの個別編集作成した振替データは下記メニュー詳細を見るから個別に編集作業を行うことが出来ます当該メニューより編集できる内容は以下の通りです編集内容 NO 編集内容 1 新規コード 2 振替結果コード編集可能な作業段階媒体出力なし振替結果入力状態オン作業内容

16 5. 補足 5-1 振替データの個別編集作成した振替データは下記メニュー詳細を見るから個別に編集作業を行うことが出来ます当該メニューより編集できる内容は以下の通りです編集内容 NO 編集内容 1 新規コード 2 振替結果コード編集可能な作業段階媒体出力なし振替結果入力状態オン作業内容振替データ作成時の新規コードを変更できます振替結果取込後の振替結果コードを変更できます利用者請求 -> 請求 / 入金 -> 口座振替詳細を見る <1 新規コード編集条件 > 媒体出力が行なわれていない状態 <2 振替結果コード編集条件 > 振替結果入力状態オンの状態 1 新規コード設定 2 振替結果コード設定 16

17 5. 補足 5-2 振替不能分の再振替口座振替が何らかの理由で振替できなかった場合以下の手順より再振替を行うことができます 1 再振替の流れ < 運用例 > 10 月提供分の振替不能分を 11 月に再振替を行う 10 月 11 月一括取込振替不能分を取込むにチェック個別取込対象者にチェック再振替欄にが表示されます 17

5. 補足 5-3 口座振替対象 / 口座振替対象外の設定口座振替の対象である請求データを口座振替から現金徴収に変更する等の理由で中止する場合以下の操作により対象のデータを口座振替対象外に設定することで口座振替の対象から外れ請求書 / 領収書作成画面から入金処理が行えるようになります 1 口座振替対象請求データの口座振替対象外への切替表示切替 : 口座振替対象請求書

18 5. 補足 5-3 口座振替対象 / 口座振替対象外の設定口座振替の対象である請求データを口座振替から現金徴収に変更する等の理由で中止する場合以下の操作により対象のデータを口座振替対象外に設定することで口座振替の対象から外れ請求書 / 領収書作成画面から入金処理が行えるようになります 1 口座振替対象請求データの口座振替対象外への切替表示切替 : 口座振替対象請求書口座振替対象の請求データが表示されます Ⅰ 対象者にチェック入金処理のポイント口座振替対象に設定されている請求データは口座振替より入金処理を行います請求書 / 領収書作成画面から入金が行えません Ⅱ 口座振替対象外に設定を押下します表示切替表示切替 : 口座振替対象外請求書口座振替対象外の請求データが表示されます入金処理のポイント口座振替対象外に設定されている請求データは口座振替から入金処理が行えます請求書 / 領収書作成画面から入金が行えます口座振替対象外に設定を行う事で口座振替対象の請求データが口座振替対象外請求書に移動します 18

テータ移行時の注意口座振替で必要な項目に未設定項目がある場合口座振替の対象口座として設定されませんデータ移行はされますので移行後未設定項目を設定し口座振替で使用するにチェックを入れて登録をしてください基本情報 -> 利用者 -> 疾病状況 /

19 5-4 旧口座情報からのデータ移行 5. 補足旧利用者請求システムにて銀行引落システムをご使用されていた場合利用者個人情報で登録済の口座情報 ( 互換用 ) が口座振替システムで使用する口座情報画面へ自動的にデータ移行が行われテータ移行時の注意口座振替で必要な項目に未設定項目がある場合口座振替の対象口座として設定されませんデータ移行はされますので移行後未設定項目を設定し口座振替で使用するにチェックを入れて登録をしてください基本情報 -> 利用者 -> 疾病状況 / その他 Build24 旧口座情報 < 移行対象 > 金融機関名支店名預金種目口座番号口座名義人顧客番号新口座情報データ移行 Build25 < 移行対象 > 通帳記号口座番号口座名義人口座登録画面銀行口座情報郵便局口座情報 ( 注意 ) 郵便口座情報の場合以下の桁数のものが移行されます通帳記号 :5 桁または 3 桁口座番号 :7 桁または 8 桁 < 口座振替で使用する > 必須入力部分 ( 背景ピンク ) が正常値に設定されているもののみ自動でチェックが入り口座振替システムでの運用が可能になります 19

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運用マニュアル／利用者請求・口座振替.pub ~ 口座振替システム運用マニュアル ~ 本資料では新利用者請求システムに対応した口座振替システムについて導入から運用にいたる全体の流れをご説明いたします目次 1. 仕様口座振替システム概要 2 2. 画面構成トップ画面の画面説明 3 画面関係図 4 3. 導入編利用者口座情報の登録 5 取引先口座の登録 7 契約口座の登録 8 4. 運用編