所蔵資料_情報検索システムマニュアル

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1 東京都公文書館情報検索システム インターネット版利用マニュアル 第 1.3 版 2012 年 10 月 1 日 1

2 1. 検索画面の選択 東京都公文書館情報検索システム では 公文書館の所蔵資料情報を検索することができます トップ画面 このシステムでは キーワードを入力して検索する 簡易検索 詳細検索 と 公文書や資料群 ( 一部 ) を主務課やシリーズの階層から検索する 階層検索 があります すべての検索画面で フリーワード 検索ができます 資料種別選択 枠内から検索したい資料種別のチェックボックスをクリックしてください 2

3 簡易検索画面 (TOP) 詳細検索画面 画面左上の 東京都公文書館ホームページ を クリックすると 公文書館の HP を見ることがで きます 詳細検索 をクリック すると 詳細検索 の 画面になります 簡易検索 で 階層検索画面 検索を指定できる項目資料名 / タイトル / 件名資料年代 ( 和暦 ) 資料年代 ( 西暦 ) 作成者 / 作成主務課 クリック階層をツリーで表示 公文書_ 簿冊 の 作成主務課名 資料 _ 個人アーカイブ等 の シリーズ名 をツリーから検索することができます 詳細検索 で検索を指定できる項目資料名 / タイトル / 件名資料年代 ( 和暦 ) 資料年代 ( 西暦 ) 作成組織 / 作成受入組織作成者 / 作成主務課文書 資料群 ID 文書記号 番号請求番号 3

4 2. 資料を探す (1) 資料の検索 簡易検索 詳細検索 をする時は こちらをクリックしてください 1 検索条件入力 に調べたい資料のキーワードを入力してください 2 資料種別選択 から調べたい資料の種別にチェックしてください 階層検索 をする時は 階層検索 をクリック してください 3 表示件数 を選択します 20 件 50 件 100 件 資料種別紹介 を クリックすると 資料の内容につい て紹介したページ が表示されます 4 検索 をクリックすると 検索が始まります 条件クリア は入力したキーワードをクリアしたい時にクリックします 4

5 詳細検索 簡易検索 画面にある 詳細検索 ボタンをクリックすると こちらの画面になります 簡易検索 よりも検索項目が多くなります 1 検索条件入力 に調べたい資料のキーワードを入力してください 簡易検索 に切り替える時は こちらをクリックしてください 2 資料種別選択 から調べたい資料の種別にチェックしてください 3 表示件数 を選択します 20 件 50 件 100 件 画面下が隠れていますので 画面をスクロールすると表示されます 4 検索 をクリックすると 検索が始まります 5

6 + をクリック 階層検索 簡易検索 詳細検索 の 資料種別選択 内にある 階層検索 ボタンをクリックすると こちらの画面になります ここで検索できるのは 公文書 _ 簿冊 と 資料 _ 個人アーカイブ等 だけです 1 左エリアの 階層検索 から 調べたい資料の 作成主務課 もしくは シリーズ名 を選択してください 公文書_ 簿冊 の 作成主務課 資料 _ 個人アーカイブ等 の シリーズ名 がツリー表示されます 2 階層ツリーから調べたい 課名 または シリーズ名 をクリックしてください 3 下部に検索結果が表示されます + をクリック こちらは 左の階層ツリーを選択した結果から 絞込 検索を行うエリアになります はじめに階層を選択しないと検索できません 課名 をクリック 6

7 (2) 検索アドバイス 1 検索条件入力のポイント 検索条件入力 には 探したい資料の資料名や作成年月 作成者又は資料に使用されていると思われるキーワードを入力してください キーワードは 語句と語句の間に空白を入れることにより 複数の語句検索が可能です 例 : 玉川学校多摩川 注意 入力文字数に制限があります 検索がヒットしない時は 旧字 新字 全角 半角など語句を変えて 再度検索することをお薦めいたします 資料の請求番号は全て 全角 大文字 に統一されています 資料年代( 西暦 ) については 必ず開始と終了の両方を入力してください 閏月 : 探している資料が 閏月 の時にチェックを入れてください 参考 : 閏月のある年月慶応元 (1865) 年 5 月慶応 4(1868) 年 4 月明治 3(1870) 年 10 月 複数入力したキーワードの AND 検索 OR 検索 や 入力したキーワー入力キーワードのドを含めない 部分一致 前方一致 NOT 検索 を 完全一致 後方一致 が選択できます 選択できます フリーワードは NOT 検索 を選択 7 Copyright Tokyo Metropolitan Archives, All rights できません reserved.

8 2 資料種別選択 ( 簡易検索 詳細検索 ) について 左エリアの資料種別のボックスにチェックを入れると 右エリアのボックスすべてにチェックが入ります 右エリア内を個別に選択することもできます 3 資料種別の概要 詳細は検索画面にある 資料種別紹介 をご覧ください 江戸明治期史料 江戸期の史料や写本 江戸図の検索ができます 江戸明治期史料 _ 細目 ( 準備中につき 検索できません ) 公文書 公文書の簿冊名と 東京府 市 都 法令類纂の件名が検索できます 図書 関東大震災 戦災図書資料 オリンピック図書資料 閲覧室開架図書が検索できます 庁内刊行物 東京府 東京市 東京都が発行した刊行物が検索できます 公報 _ 件名 東京府 東京市 東京都の公報件名を検索できます 資料 _ 個人アーカイブズ等 寄贈資料 : 内田祥三関係資料 金子吉衛関係資料 三好豊太郎関係資料 資料 _ 個人アーカイブズ等 _ 細目 一部の個人アーカイブズ資料の細目が検索できます 地図 明治初年 ~ 昭和戦前に作成された東京図と都市整備局が作成した地形図の検索ができ ます 視聴覚資料 ( 準備中につき 検索できません ) その他 錦絵の検索ができます 8

9 4 検索結果の表示と語句説明検索結果一覧と詳細画面などに表示される閲覧利用に関わる箇所の見方を説明します 項目名内容説明利用可否利用可閲覧が可能です 公開区分 資料状態 利用不可公開非公開一部非公開条件付公開良要注意複製利用 閲覧できません 閲覧が可能です 閲覧できません 一部非公開資料が含まれるため 原本での閲覧利用はできません 非公開部分を含まない複製物 DVDでご覧いただきます 個人情報が含まれるため 閲覧時に 個人情報等に関する文書閲覧申請書 を提出していただきます 原本閲覧が可能です 取扱を注意すれば原本の閲覧が可能です 原本保護のため 原本の閲覧はできません DVD MF 複製本などの複製物で閲覧が可能です 利用状態問題なし閲覧利用に問題はありません 複写コード 複写可 複製物から複写可 原本からの電子コピーが可能です ただし 資料の状態により コピーをお断りすることがあります 原本保護のため原本は電子コピー禁止です 複製物 (DVD MF 複製本) からのコピーは可能です 当館は著作権法第 31 条に該当しないため 著作権保護期間中の図書の複写はできません 複写不可 ( 資料保存上 ) 原本保護のため 電子コピー禁止です 複写不可 ( 調査中 ) 著作権について調査中のため コピーできません 資料状態 利用状態 複写コード で閲覧利用が可能と表示されていても 利用可否 が 利用不可 または 公開区分 が 非公開 になっている資料は 閲覧できません 9

10 (3) 検索結果を見る 検索結果画面 ( 簡易 詳細共通 ) 入力した検索キーワード 選択した資料種別 項目名 検索条件が表示されます 戻る をクリックす 検索結果一覧の印刷ができます 印刷されるのは 画面に表示されて いるページのみになります ると検索結果がリセッ トされ 検索画面に戻 ります 検索結果からさらに絞り込みたい時 は キーワードを入力し 絞り込み検 索 をクリックしてください 閲覧票 複写申請票 を 作成することができます 絞り込みを繰り返す際は 必要な検索値を消すと検索対象からはずれてしまいます 必要な値は残して検索してください 絞り込み条件クリア は入力した絞り込みキーワードをクリアしたい時にクリックします 古い順 新しい順 に並び替えることができます 検索結果の一覧は下部に表示されます 検索結果が 5000 件を超えると並び替えできません 再度 絞り込みを行ってください 10

11 検索結果一覧の続き ( 下へスクロール ) 1 概要情報 に表示されている文字をクリックしてください 2 詳細 画面が表示されます 検索結果が 簿冊 データの場合は 概要情報 をクリックすると 簿冊詳細 が表示されます 件名 データの場合は 概要情報 をクリックすると 件名詳細 が表示されます 閲覧したい資料にチェックを入れるボックスです 11

12 検索結果画面 ( 階層 ) 入力した検索キーワード 選択した資料種別 項目名 検索条件が表示されます 検索結果一覧の印刷ができます 印刷されるのは 画面に表示されて いるページのみになります 戻る をクリックす ると検索結果がリセッ トされ 検索画面に戻 ります 閲覧票 複写申請票 を 作成することができます 検索結果からさらに絞り込みたい時 は キーワードを入力し 絞り込み検 索 をクリックしてください 絞り込み条件クリア は入力した絞 検索結果の一覧は下部に表示されます り込みキーワードをクリアしたい時に クリックします 古い順 新しい順 に並び替えることができます 検索結果が 5000 件 を超えると並び替えできません 再度 絞り込みを Copyright Tokyo Metropolitan 行ってください Archives, All rights reserved. 12

13 結果一覧の続き ( 下へスクロール ) 1 概要情報 に表示されている文字をクリックしてください 2 詳細 画面が表示されます この画面上で 左側の階層ツリーの別の課名をクリックすると 検索結果がリセットされ クリックした課名の検索結果一覧が表示されます 閲覧したい資料にチェックを入れるボックスです 13

14 詳細画面 ( 簡易 詳細 階層共通 ) 簿冊詳細 検索結果一覧から 概要情報 をクリックすると 詳細 画面が表示されます クリックすると 画面下の 件名一覧 に移動できます 戻る をクリック すると前の画面に戻 ります 詳細画面の印刷ができます 表示された簿冊に件名データがある場合は 簿冊詳細 画面の下に 件名一覧 が表示されています 件名一覧へ をクリックするか 下へ画面をスクロールしてください 14

15 簿冊詳細 画面の続き ( 下へスクロール ) 件名一覧 が表示されています 1 概要情報 に表示されている文字をクリックしてください 2 詳細 画面が表示されます 15

16 件名詳細 検索結果一覧から 概要情報 をクリックすると こちらの 詳細 画面が表示されます クリックすると 簿冊の詳細情報が表示されます 戻る をクリックすると 前の画面に戻ります 詳細画面の印刷ができます 16

17 階層検索 詳細 画面 基本的な表示内容や動作は 簡易検索 詳細検索 の詳細画面と同じです 異なる点は 階層検索 には左側に階層ツリーが表示されています 戻る をクリック すると前の画面に戻 画面下の 件名一覧 に移動できます ります 詳細画面の印刷ができます 17

18 (4) 画像情報一部の資料は 画像を表示することができます 検索結果一覧から 画像あり ボタンをクリックして表示します 1 画像あり をクリックしてください 2 画像 が表示されます 18

19 画像 の画面を閉じます 画面印刷のボタンはありません ご利用のインターネットブラウザの印刷機能を用いて画面を印刷してください Internet explorer の場合 ファイル をクリック 印刷 表示された 画像 の縮小 拡大はできません 19

20 3. 閲覧申請をする (1) 閲覧票 複写申請票の作成 検索結果のデータが多い場合 複数ページに分割されています 閲覧票作成では 選択 にチェックを入れた後 次ページに画面を移動してもチェックは消えません ただし チェック後印刷しないままトップページに戻るとチェックは解除されてしまいます 閲覧票は 検索ごとに作成してください 1 閲覧したい資料の 選択 ボタンにチェックを入れてください 2 閲覧票 複写申請票印刷 をクリックしてください 3 閲覧票 複写申請票が作成されます 1 2 の動作を繰り返すと 閲覧票に追加されていきます 20

21 閲覧票 チェックをした資料名と請求番号が表示されます 閲覧票を印刷せずに この画面を閉じても閲覧票に表示された情報は消えません 検索結果一覧で 選択 チェックを外すと閲覧票に表示されなくなります 利用不可 非公開 複写申請票 と表示されている資料は閲覧できません 閲覧票の下に複写申請票が続きます 21

22 (2) 閲覧票 複写申請票を印刷する 1ブラウザの ファイル をクリックし 印刷 をクリックしてください 印刷前に 印刷プレビュー を確認してください Internet Explorer をご利用の場合 余白を上下左右 5 mm ヘッダー フッターを印字しない設定にすると 閲覧票 複写申請票をA4サイズ各 1 頁に印刷できます 2 印刷 をクリックしてください 3 閲覧票 と 複写申請票 の2 枚が印刷されます 4 閲覧票 複写申請票 に 必要事項をご記入の上 閲覧室受付カウンターまでお持ちください 22

23 4. その他の印刷機能 (1) 検索結果を印刷する 閲覧室のパソコンで印刷した場合は 有料 1 枚 20 円となります 検索結果一覧印刷 をクリックしてください 検索結果一覧印刷は 画面 (1 ページ ) に表示されているすべてが印刷されます 印刷したい資料を選んで印刷することはできません 不必要な資料が多い場合は 絞り込みを行った上で 印刷してください 23

24 検索結果一覧の印刷用画面 1ブラウザの ファイル をクリックし 印刷 をクリックしてください 2 印刷 をクリックしてください 検索結果の件数が多い場合 印刷枚数は多くなりますので ご注意ください 印刷枚数は 印刷プレビュー をクリックすると確認することができます 24