平成 27 年 12 月 16 日 事業者のマイナンバー制度について 堺市総務局行政部社会保障 税番号制度準備室
マイナンバー制度は 行政を効率化し 国民の利便性を高め 公平 公正な社会を実現する社会基盤です 公平 公正な社会の実現所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため 負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに 本当に困っている方にきめ細かな支援を行うことができます 政の効率化 行政機関や地方公共団体などで 様々な情報の照合 転記 入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます 複数の業務の間での連携が進み 作業の重複などの無駄が削減されます 国 の利便性の向上 添付書類の削減など 行政手続が簡素化され 国民の負担が軽減されます 行政機関が持っている自分の情報を確認したり 行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできます 1
マイナンバーは様々な場面で利用様々な場面で利用します 毎年 6 月の児童手当の現況届児童手当の現況届の際にの際に市区町村にマイナンバーを提示します 市区町村 厚生年金の裁定請求の際に年金事務の際に年金事務所にマイナンバーを提示します 年 事務所 1234 2345 証券会社や保険会社等はマイナンバーの提示を受け 法定調書等に記載法定調書等に記載します 勤務先はマイナンバーの提示を受け 源泉徴収票等に記載します 融機関 顧客の個人番号を法定調書等に記載して税務署などに提出します 従業員やその扶養家族の個人番号を源泉徴収票等に記載して税務署や市区町村に提出します 3456 4567 勤務先 国民の皆さまは行政機関や民間企業等へのマイナンバーの告知が必要となります 2
個人番号 ( マイナンバー ) 法人番号 ( 企業版マイナンバー ) 個人番号 ( マイナンバー ) 法人番号 付番市区町村国税庁 通知 堺市では平成 27 年 11 月 22 日から住民票の住所に簡易書留で通知 同左登記上の所在地に通知 桁数 12 ケタ 13 ケタ 利用制限ありなし 取扱い上 遵守すべき法令 規程等 マイナンバー法 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン等 なし 左記の特定個人情報保護に関わる規定等は及ばない 個人のプライバシーに関わる機微情報であり 法令等に則った厳重な取扱いが必要 国税庁 HP 上での公開情報であり利用方法も自由 3
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通知カード 個人番号カード申請書 表面裏面 5
通知カード と 個人番号カード 通知カード個人番号カード 作成 交付の手続保有者 市区町村から簡易書留で送付 堺市では 11 月 22 日から 12 月中旬予定 ( 申請等の手続は不要 ) 住民登録している全員 個人番号カード交付を受ける際に返納 市区町村に申請し 窓口で受領 交付申請書はプレ印字 スマホでも交付申請可能 発行手数料は初回無料 申請手続を行った者のみ 個人番号の記載 ( 表面 ) ( 裏面 ) 氏名 住所 性別 生年月日記載 ( 表面 ) ( 表面 ) 顔写真 〇 有効期限 有効期限なし 20 歳以上 10 年 20 歳未満 5 年 本人 番号確認 〇 〇 確認 身元確認 〇 6
個人番号カードは 希望者に無料で交付!! 裏面 5 表面 表面に氏名 住所 年 性別 顔写真裏 にマイナンバー等が記載され IC チップ ( 電子証明書 ) が搭載されたプラスチックのカードです! 個人番号カードは 自分のマイナンバーを記載した書面を提出する場面 さまざまな本人確認の場面で利 することができるカードです 7
安全 安 に利 できるの? 本当に便利になるの? 個人番号カードの IC チップには 所得情報や健康情報などのプライバシー性の高い個人情報は入っていません 万一 紛失 盗難にあった場合には 24 時間 365 日コールセンターで対応します 顔写真やパスワードが設定されていますので もともと不正利 されるリスクは限定的です マイナンバーを記載した書類を提出する際 義務付けられている本人確認が 個人番号番号カードなら 1 枚で完了 8
平成 28 年 1 月から 社会保障 税 災害対策の行政手続でマイナンバーが必要になります マイナンバーは社会保障 税 災害対策分野の中で法律で定められた行政手続にしか使えません 社会保障 年金 労働 医療 福祉 税 災害対策 年金の資格取得や確認 給付 雇用保険の資格取得や確認 給付 税務当局に提出する申告書 届出書 調書などに記載 被災者生活再建支援金の支給 被災者台帳の作成事務 ハローワークの事務 税務当局の内部事務 医療保険の保険料徴収 福祉分野の給付 生活保護 など など など このほか 社会保障 地方税 災害対策に関する事務やこれらに類する事務で 地方公共団体が条例で定める事務にマイナンバーを利用することができます 9
民間事業者も 税や社会保障の手続で マイナンバーを取り扱います 従業員の給与 福利厚生 従業員 事業者 年金事務所健康保険組合ハローワーク マイナンバーの提示 社会保険関係手続 給与の支払い保険料の徴収 源泉徴収票給与支払報告書の作成 厚生年金保険被保険者資格取得届の作成 従業員及び事業者のマイナンバーを記載源泉徴収票給与支払報告書の提出従業員及び事業者のマイナンバー ( 又は法人番号 ) を記載 税務署 市町村 商取引外注先 税理士等 マイナンバー ( 又は法人番号 ) の提示 報酬 健康保険被保険者資格取得届の作成 雇用保険被保険者資格取得届の作成 報酬等に係る 支払調書の提出 外注先及び事業者のマイナンバー ( 又は法人番号 ) を記載 10
マイナンバーを記載する書類 ( 参考例 ) 社会保障分野 税分野 健康保険 厚生年金保険被保険者資格取得 保険者資格取得 喪失届報酬月額算定基礎届 / 報酬月額変更届 給与所得の源泉徴収票給与支払報告書退職所得の源泉徴収票特別徴収票報酬 料金 契約金及び賞金の支払調書 健康保険被扶養者 ( 異動 ) 届健康保険 厚生年金保険産前保険産前産後休業産後休業 / 育児休業等取得者申出書 終了届 配当 剰余金の分配及び基金利息の支払利息の支払調書不動産の使用料等の支払調書 国民年金第 3 号被保険者関係届 等 不動産等の譲受けの対価の支払調書 等 健康保険 雇用保険 年金などなどの手続きの場面で提出を要する書面に 従業員等のマイナンバー ( 又は法人番号 ) を記載 税務署等に署等に提出する法定調書等提出する法定調書等に 従業員や株主等や株主等のマイナンバー ( 又は法人番号 ) を記載 11
地方税関係書類へのマイナンバーの記載について 番号利用開始時期について 平成 28 年 平成 29 年 1 月 1 月 2 月 3 月 5 月 平成 27 年 10 月 平成年度個人住民税に係る特別徴収税額の決定通知書の交付 29 平成 年分所得に係る住民税申告 28 平成年分所得に係る給与支払報告書の提出 28 申請書 届出書その他の税務関係書類 個人番号 法人番号の利用開始 個人番号の通知法人番号の通知 公表 12
個人番号 法人番号の記載開始時期について 税目 事務手続きの例 記載開始時期 個人住民税 住民税申告書の提出 給与支払報告書の提出 特別徴収税額の通知 ( 特別徴収義務者用 ) 特別徴収税額の通知 ( 納税義務者用 ) 平成 29 年度以後の年度分の住民税に係る申告 報告から適用 平成 29 年度以後の年度分の住民税に係る通知から適用 当面記載しない 法人市民税 中間申告 確定申告 修正申告 平成 28 年 1 月 1 日以後に開始する事業年度に係 る申告から適用 中間納付額の還付の請求 法人設立 異動等の届出など 平成 28 年 1 月 1 日以後に行われる請求 ( 届出 ) から適用 固定資産税 償却資産に関する申告平成 28 年 1 月 1 日以後に行われる申告から適用 事業所税 確定申告 修正申告 平成 28 年 1 月 1 日以後に開始する事業年度に係 る申告から適用 事業所等の新設 廃止 事業所用家屋貸付等申告書など 平成 28 年 1 月 1 日以後に行われる届出から適用 13
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民間事業者でも制度開始に向けた準備が必要です 2015 年 (H27 年 ) (10 月 ) 2016 年 (H28 年 ) 2017 年 (H29 年 ) 制度 個人番号の通知法人番号の通知 公表 個人番号カードの交付個人番号の利用開始マイナポータル運用開始 事業者の対応 制度開始に向けた準備 ( 社内規程の見直し システム対応 安全管理措置等 ) 番号の取得 本人確認 調書の作成など早期に番号が必要となる場面の例 年始に雇う短期アルバイトへの報酬 講演 原稿作成等での外部有識者等への報酬 3 月の退職 4 月の新規採用 中途退職 番号取得開始可能 従業員等の 従業員の個人番号カード交付申請の取り取りまとめが可能 申請書 申告書 調書等順次番号記載開始 ( 厚生年金 健康保険は 平成 29 年 1 月 ~) 従業員研修等 16
事業者が注意すべき 4 つのポイント 1 取得 1 取得 2 利用 提供 3 保管 廃棄 4 安全管理措置 マイナンバーの取得は 法令で定められた場合だけ! これ以外では 取得できない ということを知ってください! 利用目的はきちんと通知又は公表! 法律の範囲内で利用目的を特定して明示しておく必要があります 源泉徴収票 給与支払報告書にマイナンバーを記載して提出します マイナンバー取得時の本人確認は厳格に! マイナンバーを取得する際は 他人のなりすまし等を防止するため 厳格な本人確認厳格な本人確認を行うを行う必要必要があります 従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を税の手続で事業者に提出する場合 従業員が扶養親族の本人確認をすることになります 17
マイナンバーを従業員などから取得するときは 利用目的の明示と厳格な本人確認厳格な本人確認が必要です 利用目的はきちんと明示! マイナンバーを取得する際は 利 目的を特定して明 ( ) する必要があります ( 例 ) 源泉徴収票作成事務 健康保険 厚 年 保険加 等事務 源泉徴収や年 医療保険 雇 保険など 複数の目的で利 する場合は まとめて目的を示しても構いません 個人番号を取得するときは 個人情報保護法第 18 条に基づき 利用目的を本人に通知又は公表する また 本人から直接書面に記載された個人番号を取得する場合は あらかじめ 本人に対し その利用目的を明示する 本人確認は成りすましりすまし防止のためにも厳格に! マイナンバーを取得する際は 他人の成りすまし等を防止するため 厳格な本人確認を います 本人確認では 1 正しい番号であることの確認 ( 番号確認 ) と 2 手続を っている者が番号の正しい持ち主であることの確認 ( 身元確認 ) を います 18
マイナンバー取得の際の本人確認では マイナンバー ( 番号 ) の確認と身元確認身元確認を行います マイナンバー ( 番号 ) の確認 身元の確認 個人番号カード 通知カード or 住民票 ( 番号付き ) 等 運転免許証 or パスポート 等 上記が困難な場合は 過去に本人確認の上で作成したファイルの確認 等 上記が困難な場合は 健康保険の被保険者証と年金手帳などの 2 以上の書類の提示 雇用関係にあるなど 人違いでないことが明らかと個人番号利用事務実施者が認めるときは 身元 ( 実存 ) 確認書類は要しない 等 19
従業員から扶養親族のマイナンバーを取得する場合 民間事業者が扶養親族の本人確認を実施する必要がある場合があります 扶養親族のマイナンバーのマイナンバーの本人確認が必要国民年金の第 3 号被保険者の届出 扶養親族のマイナンバーのマイナンバーの本人確認は不要扶養控除等申告書の提出 事業者への提出義務者 第 3 号被保険者 従業員は代理人など代理人などとなる 本人確認の必要性 事業者への提出義務者 従業員 本人確認の必要性 従業員のマイナンバー 扶養親族のマイナンバー 従業員のマイナンバー 扶養親族のマイナンバー 20
事業者が注意すべき 4 つのポイント 2 利用 提供 1 取得 2 利用 提供 3 保管 廃棄 4 安全管理措置 事業者は社会保障 税に関する手続書類に従業員等のマイナンバーなどを記載して 役所に提出! 注意 利用目的以外の利用 提供はできません! どんな利用 提供の場面があるの? 雇用保険関係だと 雇用保険被保険者資格取得 ( 喪失 ) 届等健康保険 厚生年金関係だと 健康保険被保険者資格取得 ( 喪失 ) 届等 社員番号や顧客管理番号としての利用は仮に社員や顧客の同意があってもできません! 税関係 だと 源泉徴収票 給与支払報告書等 21
事業者が注意すべき 4 つのポイント 3 保管 廃棄 1 取得 2 利用 提供 3 保管 廃棄 4 安全管理措置 必要がある場合だけ保管が可能 が可能 必要がなくなったら廃棄必要がなくなったら廃棄が必要ですが必要です! 雇保関係 健保 年金関係 税関係 必要がある場合に限り 保管し続し続けることができます! 翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合 所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など 作成事務を処理する必要がなくなった場合 保存期間を経過した場合 速やかに廃棄 削除 廃棄や削除を前提として 年や年度ごとにファイリングするなど 保管体制 を今一度確認してみよう! 22
事業者が注意すべき 4 つのポイント 4 安全管理措置 1 取得 2 利用 提供 3 保管 廃棄 4 安全管理措置 マイナンバーをその内容に含む個人情報を漏えいしたり 失くしたりしないために 今から今からできること! 組織的 人的安全管理措置 取扱責任者 事務取扱担当者 担当外の従業員等 適切な教育 わかりました! 担当者を明確にして 担当者以外がマイナンバーを取り扱うことが無いように 従業員のマイナンバー管理をしっかりしないとな! カギ付きの棚を新しく買うか! 棚の配置も考えような! 事業者の事業内容や規模に応じて対応してください! 23
入口人事 給与担当人事 給与担当人事 給与担当人事 給与担当事業者の対応例事業者の対応例事業者の対応例事業者の対応例技術的 物理的技術的 物理的技術的 物理的技術的 物理的安全管理措置カギ付棚を用意カギ付棚を用意カギ付棚を用意カギ付棚を用意担当者以外から担当者以外から担当者以外から担当者以外からむやみに覗き見むやみに覗き見むやみに覗き見むやみに覗き見されない工夫されない工夫されない工夫されない工夫担当者を決め 担当者を決め 担当者を決め 担当者を決め 他の人は他の人は他の人は他の人は情報にアクセスで情報にアクセスで情報にアクセスで情報にアクセスできない仕組みを! きない仕組みを! きない仕組みを! きない仕組みを! ウイルス対策ソフト導入ウイルス対策ソフト導入ウイルス対策ソフト導入ウイルス対策ソフト導入アクセスパスワードを設定アクセスパスワードを設定アクセスパスワードを設定アクセスパスワードを設定シュレッダー用意シュレッダー用意シュレッダー用意シュレッダー用意 24 24 24 24
経産省 HP 掲載 中小企業におけるマイナンバー法の実務対応 p30より 25 http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/downloadfiles/02bangoseido.pdf 25
経産省 HP 掲載 中小企業におけるマイナンバー法の実務対応 P31より 26 http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/downloadfiles/02bangoseido.pdf 26
マイナンバー Q&A( 事業者向け ) 内閣官房ホームページ掲載 Q1 マイナンバーを使って従業員や顧客の情報を管理することはできますか <A1> マイナンバーは法律や条例で定められた社会保障 税 災害対策の手続以外で利用することはできません これらの手続で必要な場合を除き 仮に従業員などの同意があったとしても 民間事業者が従業員や顧客のマイナンバーの提供を求めたり マイナンバーを含む個人情報の収集や保管をしたりすることもできません Q2 マイナンバーを取り扱う業務の委託や再委託はできますか <A2> 例えば 税理士や社会保険労務士 関連業務を提供する企業などに マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です また 委託を受けた者は 委託を行った者の許諾を受けた場合に限り 再委託が可能です 委託や再委託を行った者は 個人情報の安全管理のため 委託 再委託を受けた者に 必要かつ適切な監督を行わなければなりません 委託 再委託を受けた者には委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に管理する義務が生じます Q3 従業員などのマイナンバーはいつまでに取得する必要がありますか <A3> 従業員にマイナンバーが通知されて以降 取得は可能ですが マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出するまでに取得すればよく 平成 28 年 1 月のマイナンバーの利用開始にあわせて取得する必要はありません 例えば 給与所得の源泉徴収票であれば 平成 28 年 1 月の給与支払から適用され 中途退職者を除き 平成 29 年 1 月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります Q4 マイナンバーの提供を拒まれた場合 どうすればいいですか <A4> 社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは法令で定められた義務であることを周知し 提供を求めてください それでも提供を受けられないときは 書類の提出先の指示に従ってください なお 税の調書等については 国税庁が Q&A を示しており まずはマイナンバーの記載は法律で定められた義務であることを伝え 提供を求め それでもなお 提供を受けられない場合 提供を求めた経過等を記録 保存するなどすれば マイナンバーの記載がないことをもって 税務署が書類を受理しないということはない とされています 27
Q5 契約の締結時点で支払金額が定まっておらず 支払調書の提出要否が明らかでない場合 契約締結時点でマイナンバーの提供を求めることはできますか <A5> 顧客との法律関係等に基づいて マイナンバー関係の事務が発生することが予想される場合として 契約の締結時点でマイナンバーの提供を受けることができると解されます その後 マイナンバー関係の事務が発生しないことが明らかになった場合には できるだけ速やかにマイナンバーを廃棄 削除する必要があります Q6 本人確認はマイナンバーの提供を受けるたびに行わなければならないのですか <A6> 原則 マイナンバーの提供を受ける都度 本人確認を行う必要があります ただし 2 回目以降は個人番号カードなどの提示を受けることが困難であれば 初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でもかまいません Q7 故意でなく 過失でマイナンバーやマイナンバーを含む個人情報を漏えいしてしまった場合でも罰則が適用されるのですか <A7> 過失による情報漏えいに いきなり罰則ということはありません ただし 漏えいの様態によっては 特定個人情報保護委員会からの指導や改善命令が出される可能性はあります また 民事の損害賠償請求がなされる可能性があります 企業の信用 信頼の観点からも適切な安全管理措置の実施をお願いします Q8 法人番号は利用に制限はありますか <A8> 法人番号は利用範囲の制約もなく どなたでも自由に利用できます 法人番号はインターネットで公表されます 法人番号のメリットとしては 1 法人番号を基に法人の名称 所在地などが容易に確認可能 2 鮮度の高い法人の名称 所在地情報が入手可能 3 複数部署やグループ各社での取引情報の集約や名寄せ作業の効率化などが挙げられます 28
もっと詳しく知りたい方は 内閣官房のホームページは マイナンバーマイナンバー で検索 マイナンバー 検索 〇国のマイナンバーコールセンター マイナンバー総合フリーダイヤル 0120 0120 95 95 0178 平日 9:30 30~22 22:00 土日祝 9:30~17:30 (12 月 29 日 ~1 月 3 日を除く ) 〇堺市のマイナンバーコールセンター 072 072 267 267 4050 平日 9:30~17:30 (12 月 29 日 ~1 月 3 日を除く ) 日本語 外国語 ( 英語 中国語 韓国語 スペイン語 ポルトガル語 ) 共通窓口 マイナンバー公式 twitter https://twitter.com/mynumber_pr 29