やさしく名刺ファイリング Pro ( 使い方編 ) Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 1
やさしく名刺ファイリング Pro とは? OKI 複合機のスキャナ機能を活用し 大量の名刺やハガキを文字認識 (OCR) し データベース化することで名刺情報を管理 活用するソフトフェアです < やさしく名刺ファイリング Pro 起動画面 > ネットワーク経由で直接保存 名刺スキャン PC の共有フォルダへ メールサーバ経由で保存 PC の任意フォルダへ メールサーバー経由で保存する場合は 受信メールに添付されてあるスキャン画像を任意のフォルダへ手動で入れる必要があります Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 2
目次 1. 名刺をデータベースに登録するには? 4 2. データベースを手動または自動で修正したい 15 3. 名刺を社名でソートしたい 17 4. 名刺を社名で検索したい 18 5. 名刺をサムネイル表示したい 19 Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 3
手順 1)MC780 の原稿ガラス台に名刺を置き 台紙を載せます 台紙は 紙面が濃い色 ( 黒 赤など ) で無地であれば 何を使用しても構いません ( 例. 封筒の裏面 濃単色ベタ印刷物など ) 手書きの文字が含まれていない名刺をご使用ください 置く名刺はオモテ面を下向きにし 5 枚以下にしてください 名刺と名刺の間は 1cmm くらいのスペースを空けてください 手順 2) スキャナカバーを閉じて スキャン To 共有フォルダまたはスキャン To メールを行います 操作方法は次頁を参照してください なお MC780 側のスキャン設定は 以下のようにしてください 解像度 :400dpi 以上読込設定 : カラーファイル形式 :JPEG Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 4
< スキャン To 共有フォルダ操作方法 > 1) 操作パネル上のスキャンボタンを押します 2) スキャン設定をタッチします 3) フルカラー 400dpi をタッチします 4) 原稿サイズをタッチします 5)A4 OK をタッチします 6)OK をタッチします 原稿ガラス台からスキャンする場合 MC780dn は原稿読み取りサイズを 自動 で認識できません 上記赤枠の箇所をタッチし 原稿サイズを必ず指定してください Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 5
7) 共有フォルダに保管 をタッチします 8) リモート 1 をタッチします 9) 保存したい共有フォルダをタッチし OK をタッチします 10) ファイル形式を JPEG にし OK をタッチします Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 6
11) スキャン をタッチします スキャンが開始されます 12) 終了 をタッチします 終了 までタッチしないと 共有フォルダにスキャン保存されませんので 注意してください 以上でスキャン操作は完了です Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 7
< スキャン To E メール操作方法 > 1) 操作パネル上のスキャンボタンを押します 2) スキャン設定 をタッチします 3) フルカラー 400dpi をタッチします 4) 原稿サイズをタッチします 5)A4 OK をタッチします 6)OK をタッチします Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 8
7) E メール送信をタッチします 8) ファイル形式を JPEG にします 9)E メール入力をタッチし 宛先のメールアドレスを入力します 10) 送信 をタッチします スキャンが開始されます Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 9
11) 終了をタッチします 終了 までタッチしないと メール送信が開始されませんので注意してください 以上でスキャン操作は完了です Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 10
手順 3) スキャン ToE メール操作を使った場合 手順 2) で取得した JPEG ファイルを 自分のパソコンの任意のフォルダ ( 例.C: scan) へ手動で入れます 手順 4)PC のスタートメニューより やさしく名刺ファイリング PRO を起動します Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 11
手順 5) 画面が起動したら 画面上部のツールバーより 名刺登録 横の を選び ファイルから自動登録 を選びます ファイルから自動登録 は一度選ぶと この設定は保存されるので 毎回起動するたびに選ぶ必要はありません Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 12
手順 6) 名刺登録 を選び 画像ファイルを選んだ後 開く を選びます 手順 7) 読取処理が開始され 名刺の記載情報 ( 氏名 社名など ) と名刺画像が メイン フォルダの配下に 1 件ずつ登録されます なお データベースの保存は自動保存されるので ワードやエクセルのように メニューから保存を選ぶ必要はありません にチェックを入れます < 自動振り分け機能 > 氏名をもとに 名刺データを五十音ごとのフォルダに自動的に振り分けてくれます < エクスポート機能 > エクスポートしたいデータにチェックを入れ ツール 外部アプリケーション連携 エクスポート Excell へ転送を選ぶと チェックを入れたデータのみ エクセルファイルへ出力できます データベースは追記式です よって 一度に大量の名刺をデータベースに登録したいときは 大量の名刺に対して手順 1)~3) を先に行っておき あとは手順 7)~8) を繰り返すだけです 1 つのデータベースに追記されていきます Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 13
データベースへ登録される情報について 氏名 社名 役職など 以下の赤枠の情報が登録されます < メモ機能 > 1 氏名ごとに 面会日やメモの入力も可能です Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 14
2. データベースを手動または自動で修正したい 名刺の記載情報は 100% 正しくデータベースに登録されるとは限りません ( 誤った文字が登録される 空白が登録されるなど ) したがって データベース登録後は 人間によるチェックが必要です 誤りがある場合 手動または自動で修正します 姓は登録されているが 名が登録されていない < 手動修正の手順 > 1) 上記のメニューより 未確認のレコード をクリックします ( 未確認のレコードのみ表示します ) 2) 修正したいセルをダブルクリックして 修正します 3) どれが確認済みか分かるように レコード情報の 確認済み にチェックを入れます Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 15
2. データベースを手動または自動で修正したい < 自動修正の手順 > 手動修正の手順と比べて 手順 2) が違います 以下のように操作してください 1) 名刺画像ウィンドウ内の 範囲認識 のアイコンをクリックします 2) 名前の部分をカーソルで囲みます 3) 囲んだ部分にカーソルを置いて マウスを右クリックして該当項目を選択します 4) 自動修正が完了します Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 16
3. 名刺を社名でソートしたい 社名 または 社名読み を 2 回クリックすると 昇順または降順でソートされます (1 回クリックすると降順 ) 社名を 2 回クリック 氏名など他の情報も 同様な方法でソートできます 昇順にソートされます Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 17
4. 名刺を社名で検索したい 名刺検索をクリックして 社名欄に社名を入力し 新規検索をクリックします 検索結果が表示されます 社名以外に 氏名やグループでも検索できます Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 18
5. 名刺をサムネイル表示したい 一覧 横の を選んで サムネイル表示 を選ぶと 名刺画像をサムネイル表示することができます サムネイル表示 Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd 19