給与奉行で管理する 個人番号 - 給与奉行シリーズ年末調整セミナー -
目次 第 1 章給与奉行で個人番号の入力 管理をする 1. 給与奉行で個人番号を管理する場合の業務フロー P 5 2. 個人番号を収集 保管するまでの流れ P 6 3. 個人番号の管理を行うメニュー P 7 4. 事前準備 メニュー権限を設定する P 8 5. 事前準備 個人番号を扱うための権限を設定する P 9 6. 権限管理 個人番号に関する権限の設定例 P 10 7. 個人番号を入力する P 11~14 8. 個人番号データを出力する P 15~17 9. 個人番号データを受け入れる P 18 10. 個人番号を利用 ( 出力 参照 ) する P 19~ 20 11. 個人番号を削除する P 21 12. 個人番号に関する操作履歴を確認する P 22~23 第 2 章 OBC マイナンバーサービスと 給与奉行を連携する 1. 個人番号関連のメニュー P 26 2. 給与奉行と OBCマイナンバーサービス を連携する P 27~28 3. 社員情報を OBCマイナンバーサービス に連携する OBCマイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合 P 29~31 OBCマイナンバーサービスに社員の扶養家族情報を追加する P 32 OBCマイナンバーサービスに社員の変更情報を更新する P 33 退職社員について OBCマイナンバーサービスの利用を停止する P 34 OBCマイナンバーサービスの利用者と 給与奉行の社員を紐付ける P 35
第 1 章 給与奉行で個人番号の 入力 管理をする OBC マイナンバーサービスをご利用のお客様は メニューの使用方法が異なる可能性があります 第 2 章をご確認下さい
1. 給与奉行で個人番号を管理する場合の業務フロー 5
6 2. 個人番号を収集 保管するまでの流れ 給与奉行で入力 管理する場合 < 運用 > < 前準備 > お使いのコンピュータへセキュリティ ウィルス対策を行う あらかじめ お使いのコンピュータに対してセキュリティ対策 ウィルス対策を行いましょう 給与奉行のプログラムをセットアップする 給与奉行のバージョン 2.14 以降をセットアップします 個人番号を収集し 本人確認を行う 個人番号の収集と本人確認を行います 給与奉行で行うことはできません 正社員やパート アルバイトを含めた個人番号を収集するすべての従業員に対して 本人の実在性 と 番号の真正性 を確認しておいて下さい < 給与奉行で行う作業 > 個人番号を登録する < 給与奉行で行う前準備 > メニュー権限を設定する 個人番号を利用 ( 出力 参照 ) する 新しく追加された個人番号処理メニューに対して 個人番号を扱う利用者にメニュー権限を与えます 個人番号を扱うための権限を設定する 個人番号を削除する 個人番号を扱う利用者だけに 個人番号利用権限を与えます 個人番号に関する操作履歴を確認する
7 3. 個人番号の管理を行うメニュー 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]- 各メニュー 回収した個人番号を 社員ごとに一括入力することができます 入力した個人番号を CSV データとして出力するメニューです CSV データで用意した個人番号を給与奉行に受け入れるメニューです 個人番号を参照 入力 削除 出力した操作履歴を確認できるメニューです 個人番号は 社員情報登録とは別に入力 管理します 個人番号の入力 出力 画面参照ができます
4. 事前準備 メニュー権限を設定する 給与奉行を起動する際に 利用者アカウント パスワードを入力している場合は 設定を行います 起動時に右画面が表示されてない場合は 設定する必要はありません 8 以下のメニューの権限設定を行います [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニュー -[ 個人番号操作履歴 ] メニュー [ 個人番号データ作成 ] [ 個人番号データ受入 ] メニューは データでの個人番号のやり取りを行う場合に設定します 付与する権限にチェックを付けます 個人番号を参照 出力できるように設定する場合は 出力 参照 にチェックを付けます 個人番号を入力 修正する場合は 新規 修正 にもチェックを付けます
5. 事前準備 個人番号を扱うための権限を設定する メニュー権限設定を行っていても 個人番号の利用権限がないと各メニューを操作することはできません 個人番号を取り扱う利用者は 個人番号利用権限 を設定します 9 1 [ 導入処理 ]-[2. 運用設定 ]-[1. 会社運用設定 ] メニュー 2 [ 導入処理 ]-[9. 権限登録 ]-[1. 個人番号利用権限登録 ] メニュー 個人番号を扱う利用者だけに個人番号利用権限を与えることで 個人番号を入力 出力等を行うことができる人を絞り込むことができます 個人番号利用制限が許可されていない利用者は 個人番号を利用するメニューや 出力する機能は操作できません 個人番号を扱う利用者だけ - をダブルクリックすると 許可となります 初期値は - と設定されています 個人番号を利用する場合は 必ず設定してください
6. 権限管理 個人番号に関する権限の設定例 4.5. でご紹介しました [ メニュー権限 ]/[ 個人番号利用権限 ] の組み合わせによって このような利用者を登録できます 10 パターン 1 利用者 A さん 個人番号の入力 OK 各帳票 メニューより個人番号の出力も OK メニュー権限 各メニューで 入力 出力に 個人番号利用権限 個人番号を入力 出力するので パターン 3 利用者 C さん 個人番号の入力は NG 源泉徴収票メニューより 源泉徴収票の印刷は OK メニュー権限 [ 個人番号一括入力 ] メニューは権限なし [ 源泉徴収票 ] メニューの出力に 個人番号利用権限 個人番号を印刷させてもいいので パターン 2 利用者 B さん 個人番号の入力 OK 各帳票 メニューより個人番号の出力は NG メニュー権限 [ 個人番号一括登録 ] メニューの新規 修正に その他各メニューの出力に 個人番号利用権限 個人番号を入力するので
11 7. 個人番号を入力する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1. 個人番号一括入力 ] メニュー 基本設定 ページ 各社員の個人番号や確認書類を登録します また 社員の扶養家族の個人番号も登録します 個人番号について 今回行う処理内容を選択します 個人番号を新しく入力する時は 入力 を すでに入力済みの個人番号を修正する場合は 修正 を選択します また 処理区分ごとに履歴が残ります 個人番号を入力する順番を設定します 部門ごとに個人番号を回収している場合は 順序を 所属順 にすることで 入力しやすくなります 入力画面に表示させる社員の範囲を指定します 退職者を含めるか 設定することができます
12 7. 個人番号を入力する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1. 個人番号一括入力 ] メニュー 詳細設定 ページ 個人番号を入力する画面上で表示させたい基本情報にチェックを付けます 上記チェックを付けた情報で スクロールした場合でも常に見ることができる 固定項目 にしたい基本情報を選択します 給与奉行内に 個人番号確認書類 1 身元確認書類 2 を保存 参照する場合にチェックを付けます 身元確認書類は 最大 2 枚まで登録できます 各社員に対して 誰が いつ本人確認を行ったかを記録する場合はチェックを付けて入力します 詳細設定で入力した確認者 確認日付は 入力画面から一人ずつ変更することもできます 1 個人番号通知カード 個人番号カードの裏面 住民票の写しなど 2 運転免許証 パスポート 個人番号カードの表面など
13 7. 個人番号を入力する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1. 個人番号一括入力 ] メニュー処理画面 ( 入力処理 ) 太線 [ 条件設定 - 詳細設定 ] ページで設定した基本情報が表示されます 太線の右側からスクロールされます [ 条件設定 - 詳細設定 ] ページで設定すると 確認書類を添付できます クリックすると [ 参照 ] ボタンが表示されます 社員のみ 個人番号を入力します 入力した番号が不正である可能性がある場合はメッセージが表示され 登録できません Enter キーを押した時のカーソルの動きを設定することができます 現在は横に移動します F8[ 移動 ] を押すと下に動きます
14 7. 個人番号を入力する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1. 個人番号一括入力 ] メニュー ( 修正処理 ) 入力済みの社員 扶養親族の個人番号や確認書類の添付を修正することができます 未登録の社員は表示されません 修正時画面イメージ 個人番号が 未登録の社員は表示されません 初めて個人番号を入力する場合は 処理区分を 修正 ではなく 入力 とします
15 8. 個人番号データを出力する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[2. 個人番号データ作成 ] メニュー 基本設定 / 出力設定 ページ 当システムの個人番号データを テキストファイル形式などの個人番号データとして作成します 作成された個人番号データは Microsoft Excel などの他のアプリケーションソフトで使用できます 転送ファイルを選択すると CSV データが作成できます 出力する個人番号を表示する順番を選択します [ 個人番号データ受入 ] メニューで受け入れ可能な形式で作成する場合は [OBC 受入形式 ] を選択します [ 個人番号一括入力 ] メニューで 番号を入力していない社員や扶養親族を出力する場合はチェックを付けます ファイル形式を 転送ファイル と指定した場合 作成するデータの保存先を [ 参照 ] ボタンから指定します
16 8. 個人番号データを出力する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[2. 個人番号データ作成 ] メニュー 出力設定 / 項目選択 ページ Excel データとして出力したい場合に Excel ファイル を選択します [ 出力開始 ] ボタンを押すと 出力します チェックを付けると 出力する際にパスワードの設定画面が表示されます Excel を開くときにパスワードを要求します ファイル形式を Excel ファイル と指定した場合 出力するときに Excel 画面をすぐに立ち上げる場合は Microsoft Excel を起動する を選択します データを直接メールに添付する場合は Microsoft Outlook でメール送信する を選択します 出力したい項目を選択します 選択済項目 に表示されている項目を出力します [ 選択 ] ボタンで選びます
17 8. 個人番号データを出力する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[2. 個人番号データ作成 ] メニュー出力イメージ CSV 出力をした場合の出力イメージ [OBC 受入形式 ] の場合は そのまま [ 個人番号データ受入 ] メニューで受入できます 条件設定で パスワードを設定する にチェックを付けると 出力時に設定画面が表示されます Excel 出力をした場合の出力イメージ
18 9. 個人番号データを受け入れる 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[3. 個人番号データ受入 ] メニュー 基本設定 / 受入ファイル設定 ページ CSV 形式で作成した個人番号データを 給与奉行に受け入れます 受け入れた個人番号データは [ 個人番号一括入力 ] メニューで確認することができます すでに登録されている個人番号データを上書きする場合はチェックを付けます 受け入れを行うデータの形式を選択します OBC 受入形式 を使用すると データ作成時に OBC 受入形式 で作成したデータを そのまま受け入れることができます 用意した受入データを [ 参照 ] ボタンから選択します 画面下に 選択したデータのプレビュー画面が表示されます
19 10. 個人番号を利用 ( 出力 参照 ) する 源泉徴収票に個人番号の記載が必要な場合に 個人番号を印刷します [ 年末調整 ]-[3. 源泉徴収票 ]-[1. 源泉徴収票 ] メニュー印刷条件設定 あらかじめ入力した個人番号を印字する場合は チェックを付けると 税務署に提出する左側の源泉徴収票に個人番号が印字されます OBC マイナンバーサービスを使用している場合のみ 個人番号を使用するためのログイン画面 電子証明書の選択画面が表示されます
20 10. 個人番号を利用 ( 出力 参照 ) する 提出書類に個人番号の記載が必要な場合に 個人番号を出力 参照します [ 年末調整 ]-[3. 源泉徴収票 ]-[1. 源泉徴収票 ] メニュー 従業員本人の個人番号 左側の税務署提出用のみ個人番号が出力されます 配偶者の個人番号 扶養親族の個人番号 源泉徴収票の様式は変更になる可能性があります
21 11. 個人番号を削除する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1. 個人番号一括入力 ] メニュー ( 削除処理 ) 給与奉行で保管する必要のない個人番号を削除する場合は こちらを選択します 退職社員の個人番号を削除する場合は チェックを付けて退職年月日を指定します F2[ 実行 ] ボタンを押すと個人番号 確認書類 確認者などの情報が削除されます 表示されているすべて人にチェックを付ける場合は F7[ 全選択 ] ボタンを押します
22 12. 個人番号に関する操作履歴を確認する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[4. 個人番号操作履歴 ] メニュー 個人番号に関わる操作履歴を確認することができます どの作業を行った履歴を確認したいかを選択します さらに 検索条件を絞り込むことができます < 設定例 > ttanaka が操作した 履歴を確認したい場合 利用者アカウント にチェックを付けて利用者名を入力します 小山さんの個人番号を操作した 履歴を確認したい場合 氏名 にチェックを付けて 社員名を入力します
23 12. 個人番号に関する操作履歴を確認する 給与奉行で入力 管理する場合 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[4. 個人番号操作履歴 ] メニュー 個人番号に関わる操作履歴を確認することができます 誰が いつ どの社員の個人番号に 対して どのような操作をしたのか を画面上で確認することができます Excel に出力することもできます
OBC マイナンバーサービスのガイドブックや資料 動画は OBC Net サービス 奉行オンラインサービス - 製品ツールダウンロード からダウンロードできます!
第 2 章 OBC マイナンバーサービスと 給与奉行を連携する
26 1. 個人番号関連のメニュー OBC マイナンバーサービス で収集 管理する場合 [ 導入処理 ]-[2. 運用設定 ]-[7.OBC マイナンバーサービス運用設定 ] メニュー [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ] - 各メニュー OBC マイナンバーサービス と給与奉行の会社データの紐付けを行います 一番始めに設定して頂くメニューです 給与奉行で登録されている社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携するメニューです OBC マイナンバーサービス で保管している個人番号を参照 入力できるメニューです 基本的にはサービス側で行います 個人番号を CSV データとして出力するメニューです サービス側で出力することができるため 基本的には使用しません CSV データで用意した個人番号を給与奉行に受け入れるメニューです サービス側で行うため 基本的には使用しません 給与奉行で個人番号を参照 入力 削除 出力した操作履歴を確認できるメニューです サービス側でもサービス 給与奉行の操作ログを確認できるため 基本的には使用しません
2. 給与奉行と OBC マイナンバーサービス を連携する 27 [ 導入処理 ]-[2. 運用設定 ]-[7.OBC マイナンバーサービス運用設定 ] メニュー OBC マイナンバーサービス を利用するために 奉行接続情報の貼り付けや 個人番号の保管先を設定します また OBC マイナンバーサービス との接続テストを行い OBC マイナンバーサービス を利用できるかを確認します OBC マイナンバーサービス の [ システム運用設定 ]-[ システム連携 ] ページで奉行連携を する と設定した時に表示される 接続情報 を貼り付けます [OBC マイナンバーサービス運用設定 ] メニューを開くと 接続情報登録画面が立ち上がります
2. 給与奉行と OBC マイナンバーサービス を連携する 28 [ 導入処理 ]-[2. 運用設定 ]-[7.OBC マイナンバーサービス運用設定 ] メニュー OBC マイナンバーサービス を利用するために 奉行接続情報の貼り付けや 個人番号の保管先を設定します また OBC マイナンバーサービス との接続テストを行い OBC マイナンバーサービス を利用できるかを確認します OBC マイナンバーサービス の [ システム運用設定 ]-[ システム連携 ] ページにある 接続情報 を貼り付け [OK] ボタンを押します OBC マイナンバーサービス の利用者 ID とパスワードを入力します 接続設定をしたサービス上の会社名が表示されます 個人番号を OBC マイナンバーサービス 上で管理しない場合のみ 給与奉行 ( 法定調書奉行 人事奉行 ) を選択します 電子証明書を選択します
3. 社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携する [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1.OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニュー ( 基本設定 / 集計対象設定ページ ) 給与奉行の社員情報の内容をもとに OBC マイナンバーサービス の利用者情報を登録 修正します OBC マイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合 29 OBC マイナンバーサービス へ 新しく社員を追加する場合は 利用者情報の初期設定 を選択します 既にサービス上に登録されている利用者に 情報を上書きする場合は 利用者情報の更新 を選択します サービス側に追加する社員を絞り込みます [ 社員番号 ][ 所属 ][ 雇用区分 ] などで絞り込むことが出来ます
3. 社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携する 30 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1.OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニュー ( 詳細設定ページ ) 給与奉行の社員情報の内容をもとに OBC マイナンバーサービス の利用者情報を登録 修正します OBC マイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合 OBC マイナンバーサービス で 社員自身に個人番号を提出させる場合はチェックを付けます 個人番号を郵送や対面などで収集し 総務部で入力するなど サービスを使用して収集しない場合はチェックを付けます チェックを付けると 必要のない利用者 ID パスワードの設定欄がグレーバックとなり 入力する必要がなくなります 社員がサービスにログインする時に使用する 利用者 ID を自動生成することができます 自動生成する ID は [ 設定 ] ボタンを押して設定します 社員がサービスにログインする時に使用する パスワード を設定したり 自動生成ができます ただし サービス側でも自動生成することが出来るため このタイミングで設定をしない場合は 設定しない を選択します 階層指定設定例利用者 A さん給与奉行上の所属 : 営業部第一課 A グループ ( 部門名 ) 100: 営業部 110: 営業部第一課 111: 営業部第一課 A グループ 階層指定 第 1 階層 営業部 階層指定 第 2 階層 営業部第一課 階層指定 第 3 階層 営業部第一課 A グループ 階層に関わらず 各社員の所属する末端階層が表示されます 階層指定 全階層 営業部第一課 A グループ
3. 社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携する 31 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1.OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニュー 給与奉行の社員情報の内容をもとに OBC マイナンバーサービス の利用者情報を登録 修正します OBC マイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合 入力時画面イメージ 集計対象として サービス側の利用者として登録されていない人が表示されますが その中で OBC マイナンバーサービス で個人番号を管理しない人がいれば 登録対象 のチェックを外します 利用者 ID の自動生成 を行っており 社員番号 と設定していたので自動的に表示されていることが確認できます メールアドレスなど 追加で登録した上でサービス側に取り込みたい項目がある場合は 手入力することができます F12[ 登録 ] ボタンを押すと OBC マイナンバーサービス に利用者を自動登録します
3. 社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携する 32 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1.OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニュー ( 基本設定ページ ) 給与奉行の社員情報の内容をもとに OBC マイナンバーサービス の利用者情報を登録 修正します OBC マイナンバーサービスに社員の扶養家族情報を追加する 新たに個人番号を収集する扶養家族が追加された場合に 扶養家族情報の追加 を選択します < 新しい扶養家族を追加するまでの流れ > 1 給与奉行 [ 社員情報登録 ] メニュー 家族 所得税 ページに 新しい扶養家族を登録 2 給与奉行 [OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニューの 扶養家族情報の追加 より OBC マイナンバーサービス に扶養家族を追加します 給与奉行の [ 社員情報登録 ] メニューで 新しく登録された扶養家族が表示されます サービスと連携する場合は F12[ 実行 ] ボタンを押します 3 OBC マイナンバーサービス で 新しく追加された扶養家族の 個人番号を提出してもらいます
3. 社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携する [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1.OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニュー ( 基本設定 / 詳細設定ページ ) 給与奉行の社員情報の内容をもとに OBC マイナンバーサービス の利用者情報を登録 修正します OBC マイナンバーサービスに社員の変更情報を更新する 登録されている社員の 社員番号 氏名 メールアドレス 所属 家族情報 ( 家族氏名 ) が変更になった際に サービス側の情報を更新します 33 < 変更した社員情報を更新するまでの流れ > 1 給与奉行 [ 社員情報登録 ] メニューで 社員情報を修正します 2 給与奉行 [OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニューの 利用者情報の更新 より OBC マイナンバーサービス に更新された社員情報を送ります 更新をかける項目にチェックを付けます 例えば所属が変更になり 社員情報登録で変更した場合は 所属 にチェックを付けて更新を行います 現在の社員情報登録の情報が表示されます サービス上の所属を変更する社員にチェックを付けて F12[ 登録 ] ボタンを押します
3. 社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携する [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1.OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニュー ( 基本設定 / 集計対象設定 / 詳細設定ページ ) 給与奉行の社員情報の内容をもとに OBC マイナンバーサービス の利用者情報を登録 修正します 退職社員について OBC マイナンバーサービスの利用を停止する 34 退職社員について OBC マイナンバーサービス の利用を停止する場合に使用します 今すぐサービスの利用を禁止する場合は 無効 を選択し 指定した期間から利用を禁止する場合は 有効期限を設定する を指定します 条件設定で設定した内容にしたがって 退職社員が表示されます F12[ 登録 ] ボタンで連携されます 退職年月日を指定できます 範囲指定や 指定した日付より前に退職した社員を絞り込みます
3. 社員情報を OBC マイナンバーサービス に連携する 35 [ 社員情報 ]-[4. 個人番号処理 ]-[1.OBC マイナンバーサービス利用者設定 ] メニュー ( 基本設定 / 集計 対象設定ページ ) 給与奉行の社員情報の内容をもとに OBC マイナンバーサービス の利用者情報を登録 修正します OBC マイナンバーサービスの利用者と 給与奉行の社員を紐付ける OBC マイナンバーサービスに利用者を登録してあり 給与奉行の社員と紐付けを行いたい場合に使用します サービスと給与奉行で すでに連携されている利用者についても確認したい場合はチェックを付けます 左側にサービスの利用者 右側に給与奉行上の社員が表示されます 設定が終わっていない人は 給与奉行上の社員を設定します
OBC マイナンバーサービス の操作方法に迷った時は メインメニュー画面右上から 各メニュー画面右上から 1 2 3 ガイドブックのダウンロード よくあるお問い合わせから検索 説明動画の視聴 - 禁無断転載 - 1 2 各学習ツールを 是非ご活用下さい! 3 著者発行者 株式会社オービックビジネスコンサルタント株式会社オービックビジネスコンサルタント 東京都新宿区西新宿 6 丁目 8 番 1 号住友不動産オークタワー TEL 03-3342-1880 http://www.obc.co.jp SY304H28P