Index Ⅰ 管理 2 1. 権限の概要 2 権限とは? 2 権限の割り振り 3 2. 権限の詳細 4 権限の上下関係 4 同一権限内での担当分け 5 3. 会員の管理 7 権限の設定 7 会員の登録 11 グループルームの作成 バックアップ 16 バックアップ作成 16 バックアップ

ホームページ運用講座 ( 管理者 )

Index Ⅰ 管理 2 1. 権限の概要 2 権限とは? 2 権限の割り振り 3 2. 権限の詳細 4 権限の上下関係 4 同一権限内での担当分け 5 3. 会員の管理 7 権限の設定 7 会員の登録 11 グループルームの作成 14 4. バックアップ 16 バックアップ作成 16 バックアップファイルの復元 20 5. ファイルクリーンアップ 25 ファイルクリーンアップ手順 25 6. 承認 27 承認手順 27 Ⅱ 補足 28 1. ルームを利用したページ管理 28 ルーム設置のメリット 28 会員の登録 30 ルームの作成 34 既存ルームへの会員の追加 36 モジュールの利用制限 39 新着情報 モジュールの設定 42-1 -

Ⅰ 管理 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) ホームページ作成後は継続して運用していくために NetCommons 上でホームページの管理をする必要があります ここでは 更新に関する権限設定の内容を中心に説明します 1. 権限の概要 初めに権限の概要について 確認しましょう 権限とは? ここでは 更新や記事の承認に関わる重要な概念である 権限に関する基礎的内容について確認します 権限とは? 権限とは端的に言えば NetCommons 上における役割 のことを指します 一人に対し 複数の役割を振り分けることができるため 仕組みを理解するまで少し時間がかかるかもしれませんが 実際運用していく中で 自然と管理や更新に関する権限という考え方が身についていきます NetCommons 上では 関わる人全てに対して権限が割り振られる ことが大前提となります - 2 -

権限の割り振り ホームページ運用講座 ( 管理者 ) ホームページを運用するためには 管理や更新などの担当を設け 組織を構成しておく必要があります ここでは その割り振りをどのようにすべきなのかを確認しましょう 権限割り振りの例 権限 権限 権限 権限 権限 校長 情報担当者 管理者権限 権限 教頭 権限 一般教職員 権限 投稿者権限 生きたホームページを作るためには 全員が記事を投稿できる環境を整える必要があります そのため 最初に全員に対して日々の登録作業を行える 投稿者 ( 主に日誌モジュールについて ) としての権限を与えます 次に 投稿者が登録した記事に対しての承認を行える または NetCommons 自体の管理 ( ホームページのレイアウト変更 権限の管理など全てを含む ) が可能な 管理者としての権限を 特定の人のみに与えます - 3 -

2. 権限の詳細 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) 権限に関する大枠を前項で説明しましたが ここでは 権限についてより深く掘り下げます ホームページの管理に関する重要な部分になるので しっかり理解しておきましょう 権限の上下関係 権限は 管理者権限と投稿者権限の 2 つに分けられると先述しました これらは 役割としての上下関係を持っています 管理者権限 投稿者権限に加え 投稿記事を実際に一般公開するための承認や モジュールの追加 削除を行ったり 利用者の権限を与えたり 奪ったりなど ホームページ運用におけるほぼ全ての部分の変更が行える かなり重要な役割を担っています 投稿者権限 活動記録ページのような 日誌 モジュールが設置された所に 文字の入力や 画像の貼り付けなどが行えます つまり 記事投稿の役割を担っています 投稿者権限の人にとっては できることが少ないように感じてしまう部分もあるかもしれませんが 作業に不慣れな人が誤って他人が書いた記事を消してしまったりするような致命的なミスを防ぐことができる というメリットもあります 初めての人でも 安心して記事の投稿に集中することができます また 記事の情報が不正確であった場合でも 校長の承認が得られなければ公開されないような仕組みとなっています - 4 -

同一権限内での担当分け ホームページ運用講座 ( 管理者 ) 権限は基本 2 種類しかありませんが 同じ権限に振り分けられている人自体にも それぞれの担当というものが存在します 投稿者権限の場合 校長 校長 情報担当者 3 年主任 教頭 教頭 教員 A 生徒指導 教員 B 1 年主任 教員 C 利用者 給食係 担当 校長や教頭のような管理職以外は それぞれ何らかの担当を与えられます 校務上の担当でも ホームページ上の担当でも 担当の割り振り方はどちらでも構いません 記事を投稿する際は 利用者名ではなく担当名で表示されます このため 上図のように 1 人の利用者が複数の担当を兼務する場合は それぞれの担当に対応したユーザー ID でログインしなければ表示名が変わってしまうため 注意が必要となります このような問題を未然に防ぐため なるべく担当を兼務しないように割り振りましょう - 5 -

管理者権限の場合 校長 承認 情報担当者 利用者 Web 管理者 担当 この権限を有するのは 校長と情報担当者のみとなります 投稿者権限のように 名目上置かれている意味合いの強い担当とは根本的に異なります 投稿された記事は 校長の承認が得られなければ 絶対に公開されることはありません また Web 管理者はホームページのほぼ全てを改変可能です いずれも 非常に重要な役割を持った担当となるため 必要な時以外は基本的にログインしません 特に Web 管理者の ID にはよっぽどの問題が出ない限りはログインしません Web 管理者が 承認権を行使することもできますし 校長がホームページを改変する事も可能です このことは どちらの担当も全く同じ機能を持っていることを表しています ただ 情報担当者は最終決定権を持っていませんので 絶対に承認権を行使してはいけません 管理者となる人は担当の役割について しっかり把握しておきましょう - 6 -

3. 会員の管理 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) Web 管理者はホームページ運用のために 会員 (=NetCommons の利用者 ) の管理 (=ID を与えたり 権限の振り分けを行ったりすること ) を行います 権限の設定 会員の登録を行う前に 投稿者が記事の投稿のみに集中できるよう 管理者側で権限の設定を行っておきます 1) 2) 1) ログイン後のページ上段にある 管理 をクリックします 2) コントロールパネル 内 権限管理 をクリックします コントロールパネル 内の内容は 利用者により異なる場合があります - 7 -

3) 3) 権限管理 ダイアログボックスが開くので モデレータ の 編集 をクリックします 4) 次へ をクリックします 4) - 8 -

5) 6) 7) 8) 5) 次へ をクリックします 6) プライベートルーム の 使用しない にチェックを付けます 7) サイト運営モジュールの選択 の 会員情報 のみチェックを付けます 8) 次へ をクリックします - 9 -

9) 10) 9) 決定 をクリックします 10) 閉じる をクリックします - 10 -

会員の登録 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) ここでは 会員の登録作業の手順を確認します 登録時に権限の設定を忘れないように気を付けましょう 1) 2) 1) コントロールパネル 内 会員管理 をクリックします 2) ダイアログボックスが開くので 会員登録 タブをクリックし 会員登録 画面を表示します - 11 -

3) 4) 6) 5) 7) 3) ログイン ID ハンドル パスワード を入力します ハンドル は 記事投稿時に表示される名称です 担当 名を ハンドル に指定すると管理しやすくなります 4) 権限 の をクリックします 5) モデレータ をクリックします 6) 状態 が 利用可能 になっているか確認します 7) 次へ をクリックします - 12 -

8) 9) 10) 8) パブリックスペース の モデレータ にチェックを付けます 9) 次へ をクリックします 10) 決定 をクリックします 11) 閉じる をクリックし コントロールパネル 画面に戻ります ログイン ID ハンドル パスワード は Web 管理者が管理します - 13 -

グループルームの作成 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) 各利用者が NetCommons にログインした際 最初に表示されるページを作成します 1) 2) 3) 1) コントロールパネル 内 ルーム管理 をクリックします 2) ルーム管理 ダイアログボックスが開くので グループスペース をクリックします 3) ルーム作成 をクリックします - 14 -

4) 5) 6) 7) 8) 4) ルーム名称 に適当な名称を入力します ここでは 学校名を入力しています 名称自体に特別な意味はありませんが 最初に表示されるページのタイトルが ルーム名称 となるため 分かりやすい名称を付けておきましょう 5) すべての会員をデフォルトで参加させる にチェックを付けます ここにチェックを付けておけば 一人ひとりの利用者に対して個別にこの設定をかけなければならない手間が省けます 6) 次へ をクリックします 7) モデレータ にチェックを付けます 8) 決定 をクリックします 9) 閉じる をクリックし コントロールパネル 画面に戻ります - 15 -

4. バックアップ ホームページ運用講座 ( 管理者 ) 管理者権限の利用者は ホームページ自体を大きく改変する事が可能です 操作を誤って必要な情報を削除してしまった場合は バックアップ機能を使用し 復元 ( リストア ) することが可能です バックアップ作成 ホームページが正常な状態のデータを Web 管理者が定期的にパソコン ( 今回はデスクトップ ) に保存します ここでは その手順について確認しましょう 1) 2) 3) 1) コントロールパネル 内 バックアップ をクリックします 2) バックアップ ダイアログボックスが開くので パブリックスペース をクリックします 3) バックアップ をクリックします - 16 -

4) 5) 4) Web ページからのメッセージ ダイアログボックスが開くので OK をクリックします 5) 同様に OK をクリックします バックアップファイルが作成されます - 17 -

6) 7) 8) 9) 6) パブリックスペース.tar.gz をクリックします 7) ファイルのダウンロード ダイアログボックスが開くので 保存 をクリックします 8) 名前を付けて保存 ダイアログボックスが開くので デスクトップ をクリックします 9) 保存 をクリックします - 18 -

10) 11) 10) 管理 の 削除 をクリックします 11) Web ページからのメッセージ ダイアログボックスが開くので OK をクリックします バックアップファイルは基本的に NetCommons 上では管理せず パソコンへ保存の完了したデータは削除します - 19 -

バックアップファイルの復元 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) パソコンに保存した正常なデータを使用し ホームページを復元します 1) 2) 1) コントロールパネル 内 バックアップ をクリックします 2) バックアップ ダイアログボックスが開くので バックアップファイルの追加 をクリックします - 20 -

3) 7) 4) 5) 3) バックアップファイル ダイアログボックスが開くので 参照 をクリックします 4) アップロードするファイルの選択 ダイアログボックスが開くので デスクトップ をクリックします 5) パブリックスペース.tar.gz をクリックします 6) 開く をクリックします 7) 追加する をクリックします 6) - 21 -

8) 9) 10) 8) 管理 の リストア をクリックします 9) Web ページからのメッセージ ダイアログボックスが開くので OK をクリックします 10) バックアップ ダイアログボックスが開くので リストア をクリックします - 22 -

11) 11) Web ページからのメッセージ ダイアログボックスが開くので OK をクリックします 12) 同様に OK をクリックします 12) - 23 -

13) 14) 13) 管理 の 削除 をクリックします 14) Web ページからのメッセージ ダイアログボックスが開くので OK をクリックします リストア後のファイルも基本的に NetCommons 上では管理せず 削除します - 24 -

5. ファイルクリーンアップ ホームページ運用講座 ( 管理者 ) ページやモジュールなどを削除すると 投稿記事に挿入された ( アップロードされた ) 画像やファイルなどは 紐付けが外れた状態でサーバー内に不要なデータとして残されます ここでは それらの削除手順を確認しましょう ファイルクリーンアップ手順 ファイルクリーンアップの手順について確認しましょう 1) 2) 3) 1) コントロールパネル 内 ファイルクリーンアップ をクリックします 2) 対象モジュール の 該当するモジュールにチェックを付けます 特定のデータを残す場合以外は 基本的に全ての項目にチェックを付けます 3) 削除 をクリックします - 25 -

4) 5) 4) Web ページからのメッセージ ダイアログボックスが開くので OK をクリックします 5) 作業結果を確認後 閉じる をクリックします - 26 -

6. 承認 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) 投稿者が 日誌 モジュールに記事を投稿した場合 承認担当である校長の承認を得てから一般公開されるようになります 承認手順 ここでは 承認の手順について確認しましょう 2) 3) 1) 承認担当用の ID でログインします 2) 日誌 モジュールが設置されているページを開きます ここでは 活動記録 ページになっています 3) タイトルに 未承認 と表示されている記事の 承認する をクリックします 手順としてはそれほど複雑ではありませんが 承認する をクリックした時点で誰でもが閲覧可能な状態となってしまいます 承認依頼が投稿者から事前にあったかを確認し 内容について精査してから承認を行いましょう 記事が承認されるまで 投稿者権限を持った他の担当は 記事が投稿されたこと自体把握できない仕組みになっています この間は 校長と 記事を投稿した担当のみ 閲覧 修正ができるようになっています - 27 -

Ⅱ 補足 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) ホームページ運用に関して テキストの基本的なスタイル以外を用いた場合を想定し 以下に補足資料として掲載します 1. ルームを利用したページ管理 ルームの仕組みを利用すると 該当 ( ルームで構成された ) ページにおいて 管理者 とほぼ同等のページ更新 管理作業を行う ( この権限のことを 主担 と言う ) ことが可能となります 利用者毎にルーム内での権限設定が可能なため 担当者以外にページを書き換えられてしまうような問題は起こりません ルーム 設置のメリット テキストの方式を利用した基本スタイルと ルーム利用スタイルを比較してみましょう 基本スタイル モデレータ 担任 A 教頭給食担当 どのページにおいても モデレータ 権限のみ有する モデレータ は 基本的に 日誌 モジュールを利用し日々の更新作業を行います モデレータ 権限であれば 誤ってページを壊してしまうリスクはなくなりますが 自分の思い描いたページを作りにくいという問題点があります また 新着情報 に掲載される情報が 日誌 モジュールで投稿された記事のみとなるため ホームページ内のそれ以外の更新を速やかに伝えられないという問題点もあります - 28 -

ルーム利用スタイル モデレータ 主担 主担 担任 A 教頭給食担当 ルーム A ルーム B どのページにおいても モデレータ 権限を有し ルーム毎に設定された特定の利用者のみ 主担 権限を有する ルームを利用すると 日誌 モジュール以外も利用し日々の更新作業が行えるようになります レイアウトやページスタイルも設定できるようになるため 自分の思い描いたページが作りやすくなります また 新着情報 に 日誌 モジュールで投稿された記事以外のものも掲載可能となります ホームページのルーム内での更新を速やかに伝えられます 上図のように 複数のルームにおいて 主担 権限を与えられた 教頭 のような利用者を作成することも可能です これとは逆に どのルームにおいても 主担 権限を与えられていない利用者を作成することもできます - 29 -

会員の登録 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) ルームを作成する前に 会員の登録を行いましょう 登録手順はテキストと同じ流れですが 権限設定が異なる点に気を付けましょう 1) 2) 1) ログイン後のページ上段にある 管理 をクリックします 2) コントロールパネル 内 会員管理 をクリックします - 30 -

3) 3) ダイアログボックスが開くので 会員登録 タブをクリックし 会員登録 画面を表示します - 31 -

4) 5) 7) 6) 4) ログイン ID ハンドル パスワード を入力します ハンドル は 記事投稿時に表示される名称です 担当 名を ハンドル に指定すると管理しやすくなります 5) 権限 の をクリックします 6) 主担 をクリックします 7) 状態 が 利用可能 になっているか確認します 8) 次へ をクリックします - 32-8)

9) 10) 11) 9) パブリックスペース と グループスペース内の任意のルームの モデレータ にチェックを付けます ここではルーム名が 中学校 となっています 10) 次へ をクリックします 11) 決定 をクリックします 12) 閉じる をクリックし コントロールパネル 画面に戻ります - 33 -

ルームの作成 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) パブリックスペース ( 一般公開される領域 ) 内に 特定の利用者のみ 主担 権限で管理できる ルームを作成しましょう 1) 2) 3) 1) コントロールパネル 内 ルーム管理 をクリックします 2) ルーム管理 ダイアログボックスが開くので パブリックスペース をクリックします 3) ルーム作成 をクリックします - 34 -

4) 5) 6) 7) 4) ルーム名称 に適当な名称を入力します ここでは 保健 給食 事務 と入力しています ルーム名称 が メニュー に表示されるカテゴリ名となります 5) 次へ をクリックします 6) 主担 権限を与えたい 参加会員 にのみ 主担 にチェックを付けます その他の 参加会員 は モデレータ にチェックを付けておきます 7) 決定 をクリックします 8) 閉じる をクリックし コントロールパネル 画面に戻ります - 35 -

既存ルームへの会員の追加 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) 作成済みのルームへ 新規に会員を追加する手順を確認しましょう 1) 2) 1) コントロールパネル 内 会員管理 をクリックします 2) ダイアログボックスが開くので 会員登録 タブをクリックし 会員登録 画面を表示します - 36 -

3) 4) 6) 5) 7) 3) ログイン ID ハンドル パスワード を入力します 4) 権限 の をクリックします 5) 主担 をクリックします 6) 状態 が 利用可能 になっているか確認します 7) 次へ をクリックします - 37 -

8) 9) 10) 8) 主担 権限で利用するルームには 主担 にチェックを付け それ以外のルームには モデレータ にチェックを付けます ここではルーム名が 保健 給食 事務 となっています 9) 次へ をクリックします 10) 決定 をクリックします 11) 閉じる をクリックし コントロールパネル 画面に戻ります - 38 -

モジュールの利用制限 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) NetCommons には ルーム毎に利用するモジュールを取捨選択できる機能があります ここでは 保健 給食 事務 ルームにおいて お知らせ と 日誌 モジュールのみ利用できるように設定した場合の手順を確認します 1) 2) 3) 1) コントロールパネル 内 ルーム管理 をクリックします 2) ルーム管理 ダイアログボックスが開くので パブリックスペース をクリックします 3) 保健 給食 事務 ルームの モジュールの利用許可 をクリックします - 39 -

4) 5) 6) 7) 4) 利用を許可したモジュール の 全選択 をクリックします 5) 削除 をクリックします 6) 対象となるモジュール の お知らせ をクリックします 7) 追加 をクリックします 上記手順を参考に 日誌 モジュールも追加します - 40 -

8) 9) 8) 決定 をクリックします 9) OK をクリックします 10) 閉じる をクリックし コントロールパネル 画面に戻ります 上記手順が完了した後で モジュールを追加する場合は問題ありませんが 初めに設定されていたモジュールを外す場合は注意が必要となります 例えば ルーム内において お知らせ モジュールを使用し記事を投稿した後で お知らせ モジュールを外すと お知らせ モジュールが利用不可になるだけではなく その記事自体も削除されてしまいます ( この場合 お知らせ 以外のモジュールを使用して投稿した記事については削除されません ) - 41 -

新着情報 モジュールの設定 ホームページ運用講座 ( 管理者 ) 新着情報 を設置する際 取得する更新情報を特定のルーム内のみに限定することができます この設定を行うことで 全体ではなくカテゴリページ ( ルームで作成された ) 毎の更新情報を掲載できるようになります ここでは 保健 給食 事務 ルーム内 お知らせ と 日誌 モジュールの更新情報が掲載されるように設定した場合の手順を確認します 2) 3) 4) 1) ログイン後 新着情報 を設置したいページを表示します ここでは トップページを使用しています 2) 右上の セッティングモード をクリックし 編集可能状態にします 3) 新着情報 を設置するため 中央カラム内 モジュール追加 の をクリックします 4) 新着情報 をクリックし 新着情報 モジュールの 表示方法変更 画面が表示されたことを確認します - 42 -

5) 6) 7) 8) 9) 5) 表示方法 の ルーム毎に表示する が選択されているのを確認し 指定したルームのみ表示する にチェックを付けます 表示方法 が異なる場合は をクリックし変更します 6) 新着情報 ダイアログボックスが表示されるので 表示するルーム の パブリックスペース をクリックします 7) 削除 をクリックします 8) 表示しないルーム の 保健 給食 事務 をクリックします 9) 追加 をクリックします 10) 決定 をクリックします - 43-10)

11) 12) 11) 表示モジュール の お知らせ と 日誌 にチェックを付けます その他の項目は 上図を参考に任意の設定を行っておきます 12) 決定 をクリックします NetCommons の仕様上 以前作成された お知らせ や 日誌 の記事の中身を再編集した場合は 更新情報として扱われません 更新情報として認識させるためには 新たに お知らせ モジュールを設置し記事を投稿するか 日誌 モジュールの 記事を書く をクリックし別の記事を作成する必要があります - 44 -