社内プレゼン資料の作り方 資料作成のプロがこっそり教えるプレゼン資料の簡単シンプル作成術 普段からプレゼン資料を作成している方には 確認とブラッシュアップ のために また急遽プレゼン資料を作成しなければならなくなった方に は 初歩的なノウハウからちょっとした工夫で自作資料を見やすくわか りやすくするアイデアをご提供させていただきます Ver. 1.0 http://ppt-web.jp/
提案書の目的 誰に何を伝えどうしてもらうのかを明確にし 提案書を作りましょう いきなりパワーポイントなどのプレゼンソフトを使って提案書を作成するのではなく コピーの裏紙でもかまいません 誰に何を伝えどうしてほしいのかを定義し 目的のブレが起こらないよう提案書をまとめていきましょう 主に 何を の項目はできるだけ詳しく書くといいでしょう 誰に 何を どうしてほしい 決済者 ( 社長 ) に お客様のリピート率低下という課題を解決するために接客研修の提案を 採用してほしい
理解しやすい資料 社内プレゼン資料は時間のない決済者に対して 短い時間で説明し 納得してもらい 決断してもらうことが重要です 専門用語の多様は止め スライド枚数も5~ 10 枚で作成するとよいでしょう また よくありがちな文字ばかりの資料や細かすぎる情報 小さすぎる文字 意味のないイラストや写真は不必要です これらは理解度を減らす要因と考えてください 1スライド1メッセージを心掛け 必要最低限の情報で組み立てましょう こんなスライドはダメ ビジネスは時間との勝負 第 3 四半 第 4 四半 10 5 第 2 四半 第 1 四半 0 第 1 四半第 2 四半第 3 四半期第 4 四半期期期 意味のあやふやなイラスト文字ばかりのスライドポイントの解らないグラフ 比較しにくい 3D グラフ 多すぎるデータラベル 他にも色を使いすぎる / スライドに入らないからと言って写真の比率を変える / 文字のサイズが小さいほかの資料をスキャンして貼り付けただけ / 細かい表組
プレゼンロジック プレゼンテーションにはある程度決められたロジックがあります 言い換えればこのロジックに従って資料を作成すれば スジの通ったプレゼン資料が出来上がります 本資料の中核になる項目になります プレゼンテーションを構成するロジック
プレゼンロジック で 効果的なプレゼン資料を作成
序論本論結論プレゼンロジックを理解しよう 右の図はプレゼンロジックを基に社内プレゼン資料を構成した制作例です プレゼンテーションは 大きく分けて 序論 本論 結論 の3つのパートで成り立っています このようなロジックでプレゼンテーションを構成すると聞く側にとってもすんなりと理解してもらいやすい資料となります 表紙 次頁では3つの構成をさらに細かく解説するために 例を基にスライドの構成とまとめ方を解説をしていきます 今回は 美容院でのリピート率低下を課題として顧客のリピート率の低下を招いている原因の解明と解決策を提案する社内プレゼン資料として作成してみました ( あくまでサンプルのため 内容や数値はダミーになります )
プレゼンロジックを理解しよう 序論 課題の根拠を提示現状分析から 課題を提起し認識の共有を図ります これからプレゼンする内容について 発表者と聞き手側とで共通の認識を構築するためのパートです 課題の根拠 いま どうなっているのか? という問いかけを説明するスライドです このスライドでは課題の根拠を説明し問題となっている事柄を共有します その際 数値化できる場合は数値を大きく表示し 現状の課題に対する認識を強めます
プレゼンロジックを理解しよう 本論 原因 解決策 効果の提示課題から原因を精査し 問題解決のための商品 サービス 対応策などを具体例で提示し どういう効果があるのかを説明するパートです 提示された課題に対して なぜ そうなのか 原因に結び付く根拠を分析した情報を提示します 右の図では お客様アンケートの結果読みたい本がないことが リピート率の低下の要因になっていると分析し その根拠を数字で表しています 原因の根拠 解決策へ導くための根拠 次に 上記で提示した分析結果から 解決策へ導くための根拠を提示します 同じくアンケートから お客様の希望する本と 店舗でそろえている本のラインナップのギャップを説明しています
プレゼンロジックを理解しよう 本論 原因 解決策 効果の提示 では どうすればよいのか? という疑問に対して 前項の解決策に導くための根拠を基に導き出した回答を提示し その効果を説明します ここでは タブレット端末によるE-Bookの利用 という解決策を提示して 解決策を取り入れることによる効果の説明へとつなげ 効果に対する根拠を提示することで 聞き手を納得へ導きます 解決策 効果の根拠
プレゼンロジックを理解しよう 結論 結論の提示全体の振り返りと 最も重要なポイントの確認をしてまとめるパートです 企画提案をするうえで 企画内容は当然ですが 最も重要な予算の提示がなければ 決済者はOKを出しません 細かすぎる計算式や表組は絶対やめてください シンプルに必要な数字を大きく目立たせることが重要です また スケジュール管理の必要な企画内容であれば スケジュールスライドを用意しましょう 予算 結論 プレゼンテーションの締めくくりとして企画提案内容を簡潔にまとめ 決済者にしっかりと伝えましょう
補足資料の用意 提案内容を裏付ける各種資料集さて ここまではプレゼンテーションを簡潔シンプルに発表するためのスライドのまとめ方を説明してきましたが プレゼンを行う上で省かざるをえなかった情報は 補足資料集 として スライドの後部にまとめておきましょう 資料集 プレゼン後 質疑応答の時間に突っ込んだ質問が出された場合 それに対応する情報として用意しておきます ここで しっかりと検証された情報をまとめておければ 決済側にとっての不安を取り除く要素となります 配布資料として役割なので 文字のサイズについては発表用スライドに合わせる必要はありません
ピーチ内容ライド内容点まとめ スライド毎の内容と要点構成ごとにどのような内容でまとめるとよいかを簡単にまとめた表です 参考にしてください 構成課題原因解決策効果 こちらがわが社の抱える現状の課題です ご覧のような調査結果 ( 数値 ) が出ています 原因として考えられる要因をまとめた集計をご覧ください 特にこの要素が最も重要な要因です では原因を解決する糸口となるデータをご覧ください この問題を解決する解決策はこちらです 効果としてはこのような効果が得られると考えられます 予算 日程まとめスこの提案に伴う予算はこのようになります 今回の提案によって〇を解決し問題の改善をしますス課題となる根拠 原因となる根拠 解決策へ導くための根拠 解決策 効果の根拠 いま どうなっているのか? なぜ そうなのか? ではどうすればいいのか? 遂行予算と日程目するとどうなるのか? 予算 日程まとめ要企画提案内容の 的興味 関心 共感理解納得決済
実践 提案内容の書き出し提案資料を作成するときは いきなりプレゼンソフトを立ち上げて作るのではなく 紙などに伝えたい内容をしっかりと書き出してから資料作成を行いましょう 構成課題原因解決策効果メッセージ根拠イメージ
テンプレート販売 今回サンプルで紹介した社内プレゼン資料のテンプレートデータを弊社サイト PPT-web で販売しております ご希望の方は下記アドレスからご購入ください なお 今後テンプレートデータのラインナップを増やしていく予定です テンプレート販売 :http://ppt-web.jp/ 24 時間受付 電話番号 :052-824-0521 受付時間平日 9:00 17:00 ( 株 ) 一光社プロ