管理者向けコンタクト設定ガイド このガイドの内容 1. 新しいユーザーを G Suite に追加する 2. 古いアドレス帳を読み込む 3. 追加のメールアドレスをユーザーに付与する 4. グループリストを設定する 5. ユーザーをトレーニングする 必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分
コンタクトの機能 Gmail から G Suite コンタクトにアクセスするには [メール] > [連絡先] を選択し [連絡先] ページを表示します contacts.google.com を入力してアクセスすることもできます その際 G Suite アカウントにまだログインしていない場合 は ログインするよう求められます コンタクトを使用すると チーム内で連絡がとりやすく なります グローバル ディレクトリを使えば メールの送信 会議 へのユーザーの招待 ドキュメントの共有などの場面で 相手のアドレスを簡単に見つけることができます グループリストを作成すれば 複数のユーザーに対する メールの送信や招待を一度に行えます すべてのユーザーはそれぞれの個人の連絡先を管理 できます
コンタクトのプレビューをオンにする ステップをクリックすると移動します 管理者はユーザー向けに新しい連絡先管理ツール コンタク トのプレビュー をオンにすることができます このツールを オンにすると 各ユーザーのすべての連絡先が 1 か所にまとめ られ 最も頻繁に連絡する相手が上位に表示されます 重複し ている登録情報を簡単に見つけることも 新しい連絡先が自動 的に更新されるようにすることもできます ユーザー向けにコンタクトのプレビューをオンにするには: 1. G Suite のメールアドレスとパスワードで管理コン ソールにログインします 2. [アプリ] > [G Suite] > [連絡先] をクリックします 3. [連絡先] ページの [詳細設定] をクリックします 4. [すべてのユーザーで新しいコンタクトのプレビューを有効にする] チェッ クボックスをオンにし [保存] をクリックします 詳細: コンタクトのプレビュー
現在のユーザーを確認する 組織に新しく加わったメンバーは ユーザー として管理者 の G Suite アカウントに追加します これにより ユーザー はメールや招待状を送信するためのメインのメールアドレス を付与されます 管理コンソールの [ユーザー] をクリックします 組織内の全ユーザーの一覧が表示されます これは コン タクト内の組織の [ディレクトリ] に表示されるユーザーと同 じです ステップをクリックすると移動します
新しいユーザーを追加する [ ユーザー ] ページには チームのメンバー全員が一覧表示さ れます 新しいユーザーの追加もこのページで行います 1. ページの下部にある をクリックします 2. [ ユーザーを追加 ] を選択します 3. [ 新しいユーザーを作成 ] で ユーザーの姓と名を入力し ユーザー名 (G Suite アドレスの先頭部分 ) とパスワードを 指定します これでユーザーは Gmail などの G Suite サービスにログインできるようになります 注 : 管理者が選択するユーザー名は ユーザーの新しい メールアドレスになります 4. [ 作成 ] をクリックして新しいユーザーを保存します
新しいユーザーがログインするための手順をメールで送信する [作成] をクリックすると 確認のメッセージが表示されます 1. [メールを送信します] をクリックします 2. 新しい G Suite アドレスではなく ユーザーがメールをすぐ に受信できるメールアドレスを入力します ユーザーは G Suite のユーザー名 パスワード 新しい G Suite アカウントにログインするためのリンクが記載されたメールを受 け取ります 注: ログインの手順を受け取るための個人用アドレスをユーザー が持っていない場合は 手順を印刷して配付してください 詳細: ユーザーの他の追加方法
個人の連絡先を G Suite に読み込む 管理者の G Suite アカウントには 組織内の全ユーザーと 共有されている外部の連絡先すべてが含まれます ユーザーと連絡先はコンタクトの [ ディレクトリ ] で検索できます 個々のユーザーは各自の古いメールプログラムから個人の連絡先を読み込むこともできます 古いメールプログラムからデータを読み込む方法については 下のリンクをクリックしてください このガイドの外部にある 連絡先の読み込み手順を示すページに移動します 完了したら このガイドに戻って先に進みます 既存の連絡先が登録されているプログラム Microsoft Outlook 2003~2013 Apple Mail Thunderbird Eudora または Yahoo Hotmail AOL などのウェブメールホスト 別の Gmail アカウント 詳細 : すべての読み込みオプション
ユーザーに追加のメールアドレスを与える 管理者を含む組織内のユーザーが複数のメールアドレ スを必要とする場合は メール エイリアス を追加するこ とによって別のアドレスを付与できます たとえば通常のメールは you@your-domain.com で受 け取り 顧客からの問い合わせは sales@your-domain.com で受け取るといった使い方 ができます メール エイリアスを追加すると どちらのアドレス宛ての メールも同じ受信トレイに届きます
メール エイリアスを追加する 自分やチームメンバーに別のアドレスを追加するには: 1. 管理コンソールの [ユーザー] をクリックします 2. アドレスを必要としているユーザーをクリックします 3. [アカウント] をクリックして詳細設定を開き 下の [エイリ アス] セクションまでスクロールします 4. [エイリアスを追加] をクリックし 2 つ目のメールアドレス を入力します 5. ページ下部の [保存] をクリックします この新しいアドレ ス宛てのメールは そのユーザーのメインアドレスと同じ 受信トレイに届きます 詳細: メール エイリアス
グループのメーリング リストを作成する 特定のユーザー グループと定期的に共同作業したりコミュ ニケーションを取ったりする場合は グループリストを作成 します グループリストは 部署 支社 作業グループごとに作成す ると便利です グループ宛てに送信したメールは そのグループに所属す るすべてのメンバーに届きます グループをカレンダーの 予定に招待すると すべてのメンバーに招待状が届きま す グループでドキュメントを共有することもできます では 設定方法を見ていきましょう
組織内にグループを作成する コミュニケーションの効率を高めるために 組織内でプロジェ クト チームや部門のグループを作成できます グループリストを作成する方法の 1 つとして 管理コンソール の [グループ] ページから設定する方法があります 1. G Suite のメールアドレスとパスワードで管理コンソール にログインします 2. [グループ] をクリックします
グループを作成する [ グループ ] ページでは グループの全メンバーにメールを送信したり招待状を送信したりするための 単一のアドレスを作成できます 管理コンソールへのアクセス権を持つユーザーのみが このページでグループを作成できます 1. [ グループを作成 ] をクリックします 2. フォームに入力してグループの名前を指定し メールアドレスを付与します 3. このグループのアクセス権を設定します この設定によって 誰がグループを管理できるかが決まります この設定は後で変更できます 4. [ 作成 ] をクリックします ( 最初のグループを作成した後に次のグループを作成するには をクリックします ) 詳細 : グループのアクセスレベル
グループのメンバーを追加する では グループにメンバーを追加しましょう グループの作成が完 了すると メンバーを追加するページが表示されます 1. グループのページにある [ユーザーを管理] をクリックします 2. 新しいメンバーを追加するには 各ユーザーのアドレスを 別々の行に入力します 3. [追加] をクリックします 4. メンバーをグループのオーナーにするなど 他のオプションを 選択することもできます 自分のグループを見つけるには 管理コンソールの [グループ] をクリックします 詳細: グループの作成
連絡先にメールを送信する チームのユーザーやグループの連絡先アドレスを作成し ておけば 正確なアドレスを覚えていなくてもメールを送れ ます アカウントを作成したユーザーはすべて グローバ ル ディレクトリに自動的に追加されます このディレクトリ には組織内の全ユーザーがアクセスできます Gmail でメールを作成するときは [To] 欄にユーザーの 名前またはアドレスの先頭の数文字を入力します 入力と同時に一致する名前の一覧が表示されるので メールを送りたい相手を選択できます
連絡先のユーザーを会議に招待する Google カレンダーと Google ハングアウトでも入力と同 時に一致する名前が表示されるので 目的の相手を選ぶ ことができます たとえば予定を作成するとします ゲストを追加するため に入力を始めるとグローバル ディレクトリ リストが表示さ れるので 以降の名前は入力せずに目的の名前を選択 できます グループの全メンバーを予定に招待するときは 個々のメ ンバーを追加する代わりにグループ アドレスを入力すると 便利です
連絡先とドキュメントを共有する ドキュメントやスプレッドシートを他のユーザーと共有した い場合も簡単です ドキュメントの上部にある [共有] をクリックし 共有したい ユーザーまたはグループの名前を入力するだけです グ ローバル ディレクトリが開くので 連絡先から目的のユー ザーを選択できます
連絡先に関するチームの ToDo リスト チームのアドレスとグループを作成したら 次は各メンバーが連絡先の管理を開始できるようにサポートしましょう メンバー には次のことを最初に行ってもらうことをおすすめします 各ユーザーが行う操作 : 1. 古い連絡先を G Suite に読み込む 2. 連絡先にメールを送信するための基本操作を学ぶ 3. 個人のメーリングリストを作成する
ユーザー向けのその他のトレーニング 次のステップとして G Suite ラーニング センター gsuite.google.jp/learning-center にアクセスして 管理者とチーム向け の情報とトレーニングをご活用ください ラーニング センターを見る G Suite ユーザーガイド ビジネス使用のためのヒント モバイルの設定
チーム向けのコンタクトの設定が完了しました 学習した内容: ユーザーを G Suite アカウントに追加する アドレス帳を G Suite に読み込む ユーザーに追加のアドレスを与える グループリストを作成する 連絡先のアドレスを簡単に入力する コンタクトを使えるようユーザーをトレーニングする