e-文書法対応を支えるエビデンス管理の考え方

1. 文書管理の重要性 (1) (1) 文書管理とは文書管理 (DMS) 記録管理 (RIM) エビデンス管理新聞雑誌特許公報議事録健康診断記録帳簿書類取引証憑議事録健康診断記録帳簿書類取引証憑帳簿書類取引伝票 ( 完全性が要件 ) 文書管理システムは文書の発生から廃棄まで文書の起案決裁段階のフローシステムを文書管理システムと呼ぶことがあるが本来は文書の作成から廃棄に至るストック段階も含めたトータルを文書管理という Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 3

1. 文書管理の重要性 (2) (2) 文書管理規程の作成は株式上場の条件会社公開としてふさわしい経営管理体制を整備し組織的経営を行うため会社の各業務の運営上一定のルールを設ける必要があるそのため株式公開準備過程で以下のような諸規程を整備し運用することが求められる主な諸規程基本規程定款取締役会規程監査役会規程株式事務取扱規程組織規定組織規程業務分掌規定職務権限規程稟議規程内部監査規程経理規程経理規程原価計算規程月次決算実施要領棚卸実施要領総務関連規程文書管理規程印章管理規程固定資産管理規程人事労務規程就業規則給与規程貸付金規程慶弔見舞金規程旅費規程退職金規程業務関連規程生産管理規程販売管理規程購買管理規程 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 4

2. レコードマネジメントとは (1) (1) レコマネの歴史と ECM の歴史 1893 年シカゴ万博で米国で考案されたバーティカルファイリングが最初とされ 1909 年にわが国にも登場したとされている 1965 年頃からコンピュータ時代に全社的統一データの作成に貢献構造化データと非構造化データ最初からデジタルデータを使うのが ERP 最初は紙や映像で後からデジタル化するのが ECM 次第にオフィスワークはデジタルデータだけで行われるこれを ECM というマイクログラフィックスは米国で 1906 年に提案され 1930 年代から図書館の図書のマイクロ化からスタート 1980 年代に事務の機械化が進み電子文書の作成や文書の電子化に発展ここが ECM のスタートとされる Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 6

2. レコードマネジメントとは (2) (2) 文書管理の目的別電子化方法目的文書の例電子化方法電子化後の紙文書歴史文書ビジネス文書情報検索企業の定款や制度の原本個人の生命と財産の記録永久保存文書業務文書行政文書文書整理や保存年限の決定等リテンションスケジュールで管理 e- 文書法の対象営業秘密法対応文書特許の先使用権の証明文書論文や技術資料他社特許の調査事業化未定資料の蓄積 WEB サイト情報の利用貴重な原本を保全するため電子データは見本としての価値ビジネス文書が最も大量文書の種類毎に電子化方法が異なる電子化コスト + 外部保存との費用対効果を検討し方法を決める電子署名やタイムスタンプ不要文書も多いエビデンス管理は完全性が必要電子署名やタイムスタンプ付与 ( 電子データが原本 ) 完全性が担保できない場合は電子化後も原本保存属性検索や全文検索の利用 PDF と OCR の併用も可能廃棄せず紙のまま保存電子署名 + タイムスタンプの場合は通常原本廃棄税務文書以外の特許や営業秘密対応にもタイムスタンプの価値が高い電子化後は紙文書は廃棄が原則 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 7

3. エビデンス管理とは (1) e- 文書法の技術要件 e- 文書法は技術要件が求められており次の 3 種類の技術要件がある 1 見読性 : スキャニングによりイメージ化文書を生成する場合スキャン文書が後から読める必要がある 2 完全性 : スキャニングする時の担当者が特定でき電子化した時刻と電子化後に改ざんされていない証明が必要 3 検索性 : 大量の電子化文書が蓄積されている場合適切な検索ができなくてはならない e- 文書法の中でも国税関係書類と診療録のスキャナ保存は完全性が求められる (2) 電子署名とタイムスタンプ 1 e- 文書法の技術要件は法令によって要件が異なるが財務文書 ( 会計帳簿書類 ) は電子署名とタイムスタンプが付与されないと紙文書は廃棄不可 2 タイムスタンプは当初 (2005 年 ) は1スタンプ8 円 ~10 円だったが次第に価格が下がり負担が軽減されている 3 入力サービス業者によっては入力料金に含めて格安に付与するサービスを提供している (3) スキャニング要件文書の電磁的保存 ( 経済産業省 ) 国税関係書類 ( 国税庁 ) 診療録 ( 厚生労働省 ) 解像度目安カラー :150dpi モノクロ :200dpi 200dpi 以上 4 ポイント文字の認識 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 階調カラー : 各色 256 階調モノクロ :2 値カラー : 各色 256 階調以上改ざん後の検出実用上支障のない解像度カラー : 各色 256 階調以上 8

4. エビデンスの保存年限法令による保存年限には 1 年 3 年 5 年 7 年 10 年 30 年永久の 7 種類ある (1) 原本が他部門にあるコピー文書は電子化せず紙のまま 1 年保管後廃棄原本を保管する部門が電子化しコピーを配布されている部門は電子化せず 1 年保管で廃棄が原則 (2) 1 年保存文書は紙のまま廃棄法令では日報類は 1 年保存日次帳票も 1 年保存が普通 1 年保管保存は電子化せず紙のまま廃棄がよい (3) 3 年保存以上から電子化人事部門の社会保険関係文書は 2~3 年保存健康保険は 5 年保存 3 年保存以上の文書は電子化の効果あり (4) 税務関係帳簿書類は 7 年保存法人税法で帳簿書類は 7 年保存紙書類を廃棄するにはカラースキャン電子署名とタイムスタンプなどで完全性が要求されるなお電子署名は最大 5 年の有効期間であるがタイムスタンプの付与によりその有効期間内 ( 通常 10 年 ) は完全性が保たれる (5) 10 年保存以上はデジタルマイクロアーカイブか標準化された電子フォーマットを利用デジタルデータは OS や業務ソフトが短期に更新されるためデジタルデータの 10 年以上の保存には計画的に仕組みを取り入れる必要があるデジタルデータが読取り不能になっても読めるようにデジタルデータをマイクロフィルム化しておく PDF-A が国際標準になったためデジタルデータを PDF-A に変換しておくと長期保存に耐えられる (6) 歴史文書は電子化後も紙を廃棄しない古文書や書画は元の文書の存在に意味がある電子化して閲覧に供するが元の文書は廃棄せず空調設備の完備した部屋で保存する Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 10

5. 文書検索の重要性文書管理において文書検索が最重要課題電子ゴミ箱になり易いので注意が必要 (1) 総務系業務系文書は階層検索情報システム系文書は属性検索全文検索になり易い文書の起案決裁を電子化する文書管理ソフトは検索が全文検索のみが多く検索しにくい文書のストック ( 保管保存 ) を統合したECMは検索に意を尽くすべき階層検索や属性検索 ( キーワード検索メタデータ検索 ) を検討する必要あり (2) 全文検索はタイトル全文とコンテンツ全文検索あり簡易な全文検索は PC に保存されたフォルダやファイル名からの全文検索タイトルが不完全だと検索漏れになる文書の記載内容 ( コンテンツ ) からの全文検索は検索漏れが少ないシソーラス ( 類語 ) 検索も要検討 (3) コンテンツ全文検索は文字認識によるテキスト化が必要コンテンツ全文検索には文字が記載されている文書が対象 OCR による文字認識でテキスト化が必要テキスト化できない画像や写真図形等は全文検索は不可階層検索や属性検索を検討する必要あり (4) 階層分類の標準化を要検討総務系業務系は階層検索に適するが階層検索の作成がかなり難しいのが現実業務全般を知悉している人材でなければ広範囲の階層の構築が困難上場条件の業務分掌規程で分類すると適切な文書分類ができるまたは文書管理に精通したコンサルに依頼するなど標準化する努力をすべき Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 11

6. 国税以外の e- 文書法の対象文書 (1) 法令による技術要件の相違銀行法 21 条では銀行業は帳簿書類を見読性のみの技術要件で電子化すればよいが法人税法施行規則 59 条では普通法人は帳簿書類を見読性完全性検索性の要件が必要国税庁や金融庁は完全性を不可欠とする完全性のためには電子署名とタイムスタンプが必要 (2) JIIMA 発行の e- 文書法対象リスト CD-R は文書種別毎に分類 e- 文書法対象リストは業種別に検索可能でさらに文書を帳簿書類営業上の重要書類業種特有文書に分類して表示完全性を要求されるのは帳簿書類のみ営業上の重要書類と業種特有文書はほとんど見読性のみが技術要件営業上の重要書類 : 定款株主総会議事録取締役議事録株主名簿社員名簿証書類等業種特有文書 : 講習会の記録健康診断記録安全管理者に関する記録旅行業約款定期点検記録等々 (3) 完全性が不要な文書の電子化文書の種類にして2/3 文書量にして1/2は完全性が不要な文書医療及び会計上の帳簿書類以外は完全性を要求されないと判断してよい Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 12