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<< このマニュアルの内容 >> ついて ---------------------------------------- P.2 登録 1 伝票の追加登録 1-1 新規追加 ---------------------------------- P.6 : 一時保存 ---------------------------------P.7 1-2 過去伝票照会 複写追加 -------------------- P.10 1-3 承認者へのメール送信 ( 承認依頼 )------------- P.13 2 訂正 削除 2-1 訂正 --------------------------------------- P.14 2-2 削除 ----------------------------------------P.14 3 業務帳票出力 3-1 支払決議書 /Payment Resolution---------------P.15 << 機能概要説明 >> 立替金の精算をします 事前に立替払できる経費を確認してください 立替払いの対象となる案件一覧 ( 下記リンク ) を確認してください http://finance.oist.jp/files/erp_purchase_tate.pdf 立替金メニューの 会議費精算 については 会議費操作マニュアル 会議費支払依頼 ( 立替精算 ) をご参照ください << 提出書類 >> 会計課へ Expense Report 証憑 ( 領収書等 ): 立替日付 内容が明記されているもの (A4 用紙に添付 ) Okinawa Institute of Science and Technology 2/17
<< 画面操作の流れ >> 画面処理フロー 画面説明 新規追加 1 情報を新規登録します 過去伝票照会 2 過去に作成した情報を照会します 変更登録 3 作成済み情報を変更登録します 一時保存 4 登録情報を一時保存します メール送信 5 承認者 ( 上長 ) に承認依頼のメールを送信します 承認者登録 6 承認者情報を登録します << 申請伝票の流れ >> 執行伝票一覧照会 検索 執行伝票状況 をひらく が伝票のステータス状況を表します 1 現場上長承認待ち Supervisor to approve 2 経理担当者確定待ち Account member to confirm 3 外貨建て確認待ち Foreign currency to confirm 4 外貨支払額入力待ち 変更 削除を行いたい場合申請者が過去伝票照会で伝票を呼び出し 変更 削除 をすることができます 会計課にご相談ください 5 経理上長確認待ち Account Manager to approve 6 完了 Completed Okinawa Institute of Science and Technology 3/17
<< 画面を表示 >> Okinawa Institute of Science and Technology 4/17
画面項目 項目説明 必須 ヘッダー部分 1 Action 初期表示は [ 追加 ] となっております 2 法人 法人コード番号を表示します 3 年度 今年度を表示します 4 執行予定番号 執行予定番号を入力します 5 PO No. 画面展開時は 伝票 No. は表示されません 伝票追加時に自動採番されます 6 登録日 登録日 ( システム日付 ) が表示されます 7 伝票タイプ 伝票タイプが表示されます 8 依頼 BU ログインしたユーザの所属 BUが表示されます 9 登録者 ログインユーザIDが表示されます 10 依頼日 システム日付が表示されます 登録日以前の日付入力は許可していません 11 立替者 立替者を入力します 12 件名 ( 英語 ) 件名 ( 英語 ) を入力します 13 件名 ( 日本語 ) 件名 ( 日本語 ) を入力します 14 備考欄 備考欄を入力します 15 合計金額 明細金額の合計を表示します 16 消費税合計額 明細消費税の合計を表示します 17 添付ファイル 添付ファイルを登録します 複数ファイルの登録が可能です 18 登録済み件数 添付ファイルの登録済み件数を表示します 明細部分 1 負担 BU 負担 BUを入力します 2 予算科目 予算科目を入力します 3 財源区分 負担 BU 予算科目に紐づく財源区分が表示されます 4 発生日付 発生日付を入力します 5 摘要 ( 英語 ) 摘要 ( 英語 ) を入力します 未入力の場合 ヘッダの件名 ( 英語 ) が入力されます 6 摘要 ( 日本語 ) 摘要 ( 日本語 ) を入力します 未入力の場合 ヘッダの件名 ( 日本語 ) が入力されます 7 理由コード 理由コードを入力します 8 理由 理由を入力します 9 品目カテゴリ 品目カテゴリ を選択します 10 単価 ( 税込 ) 単価 ( 税込 ) を入力します 11 数量 数量を入力します 12 金額 金額を入力します 13 税額 税額を表示します 14 通貨コード 通貨コードを表示します 15 消費税区分 勘定科目に紐づく消費税区分を初期表示します Okinawa Institute of Science and Technology 5/17
1. 伝票の追加登録 ( 新規 ) 1-1 新規追加 を新規追加します 1) 画面を表示します 2) 立替者欄? から職員検索 選択 3) 内容を入力 4) [ 実行 ] ボタンを押下します 5) 確認メッセージが表示されますので [OK] ボタンを押下します 1 Action: 追加? から職員検索 2 3 4 数字 8 桁の PO No.( 伝票番号 ) が採番されます 添付ファイル登録について PO No.( 伝票番号 ) が採番されると 添付登録が可能になります Okinawa Institute of Science and Technology 6/17
1. 伝票の追加登録 ( 一時保存 ) 一時保存 登録情報を一時保存します 新規作成で編集中 または 一時保存伝票から呼び出した件について 伝票を保存することができます ( 承認依頼をしない ) 1) 内容を入力 / 修正します 2) [ 一時保存 ] ボタンを押下します 1 2 Okinawa Institute of Science and Technology 7/17
1. 伝票の追加登録 ( 一時保存 ) 一時保存 ( 照会 ) 一時保存した登録情報を表示します 1) [ 一時保存伝票 ] ボタンを押下します 2) 表示する情報の [ 選択 ] ボタンを押下します 1 2 伝票を表示 一時保存 ( 照会 ) 追加申請一時保存した登録情報を追加実行します 一時保存伝票を照会し Actionが 追加 になっていることを確認し 実行 してください Okinawa Institute of Science and Technology 8/17
1. 伝票の追加登録 ( 一時保存 ) 一時保存 ( 削除 ) 一時保存した登録情報を削除します 1) [ 一時保存伝票 ] ボタンを押下します 2) 削除する情報の [ 削除 ] ボタンを押下します 3) 確認メッセージが表示されますので [OK] ボタンを押下します 1 2 3 画面項目 項目説明 必須 1 オプション 一時保存情報を選択します 2 登録日 登録日を表示します 3 件名 ( 英語 ) 件名 ( 英語 ) を表示します 4 件名 ( 日本語 ) 件名 ( 日本語 ) を表示します Okinawa Institute of Science and Technology 9/17
1. 伝票の追加登録 ( 過去伝票検索 ) 1-2 過去伝票照会申請済み伝票を照会します ( 過去伝票照会では 上長承認前の伝票を修正 削除できます 呼び出した伝票を元に ( 複写し ) 新しく申請をあげることができます ) ここでは 過去伝票照会で選択した伝票を複写し 新しく申請する手順をご紹介します 1) [ 過去伝票照会 ] ボタンを押下します 2) [ 検索 ] ボタンを押下します 3) 検索結果より [ 選択 ] ボタンを押下します 4) Action: 追加にし 内容を確認 修正 5) [ 実行 ] ボタンを押下します 6) 確認メッセージが表示されますので [OK] ボタンを押下します 過去伝票を選択後 Action を [ 追加 ] に変更することにより 複写することが可能です ( 過去伝票からの伝票作成では一時保存はできません ) 1 2 3 次のページへ Okinawa Institute of Science and Technology 10/17
Action: 追加 4 5 新しく PO No.( 伝票番号 ) が採番されます 添付ファイル登録について PO No.( 伝票番号 ) が採番されると 添付登録が可能になります Okinawa Institute of Science and Technology 11/17
画面項目 項目説明 必須 ヘッダー部分 1 伝票経路 伝票経路を表示します 2 TYPE 伝票タイプを表示します 3 法人 法人コードを表示します 4 年度 年度を表示します 5 依頼 BU 依頼 BUを表示します 6 担当者 必要に応じて 担当者を入力します 7 PO No. 必要に応じて 伝票 No. を入力します ( 範囲指定が可能 ) 8 立替者 必要に応じて 立替者を入力します 9 登録日 必要に応じて 登録日を入力します ( 範囲指定が可能 ) 10 負担 BU 必要に応じて 負担 BUを入力します 11 件名 必要に応じて 件名を入力します ( あいまい検索が可能 ) 明細部分 1 PO No. PO No. を表示します 2 件名 件名を表示します 3 起票日 起票日を表示します 4 金額 金額を表示します 5 依頼 BU 依頼 BUを表示します 6 依頼 BU 名称 依頼 BU 名称を表示します 7 担当者 担当者を表示します Okinawa Institute of Science and Technology 12/17
1. 伝票の追加登録 ( 承認依頼 ) 1-3 メール送信 の承認依頼を担当者の上長にメール送信します 1) 実行した伝票の [ メール送信 ] ボタンを押下します 2) 確認メッセージが表示されますので [OK] ボタンを押下します 1 2 Okinawa Institute of Science and Technology 13/17
2. 伝票の訂正 削除 2-1 過去伝票照会 変更登録作成済み伝票を変更登録します 伝票ステータスが現場上長承認待ちの時 変更 削除を行うことが可能です 1) 過去伝票検索より変更したい伝票を選択 (P.7 参照 ) Action を [ 変更 ] にします 2) 変更内容を入力し [ 実行 ] ボタンを押下します 3) 確認メッセージが表示されますので [OK] ボタンを押下します 1 Action: 変更 2 3 2-2 過去伝票照会 削除作成済み伝票を削除します Actionを 削除 にし あとは 変更登録 と同様に進めます Okinawa Institute of Science and Technology 14/17
3. 業務帳票出力 3-1 帳票出力 の帳票 (Expense Report) を出力します 1) 帳票出力 ( メニュー ) をひらく 2) [ 検索 ] を押下 検索結果がでます 3) 帳票出力したい件の左プルダウンから 選択 4) [ 立替金 ] 又は [Print] から帳票出力 1-a 1-A 1-b 1-B 2 ステータスを確認してください ( 現場上長承認待ち がデフォルトではいっています ) Okinawa Institute of Science and Technology 15/17
3. 業務帳票出力 3 4 日本語版 英語版 Okinawa Institute of Science and Technology 16/17
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